1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯurt.volgograd.ru/about/legal-basis/2014.12.30/ИПД КТР.pdf ·...

УТВЕРЖДЕНА

приказом комитета тарифного регулирования Волгоградской области от 01 сентября 2014 г. № 134-ВН

Инструкция по делопроизводству

в комитете тарифного регулирования Волгоградской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в комитете тарифного регулирования

Волгоградской области – совокупность правовых норм регулирующих деятельность

по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитет

тарифного регулирования Волгоградской области (далее именуется – Комитет).

Инструкция по делопроизводству в комитете тарифного регулирования

Волгоградской области (далее именуется – Инструкция) разработана в целях установления

единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся

в деятельности Комитета и поступающих в Комитет документов, а так же

совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Положением о комитете тарифного

регулирования Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства

Волгоградской области от 06 февраля 2014 г. № 32-п "Об утверждении Положения о комитете

тарифного регулирования Волгоградской области", Положением о межведомственном

электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти

Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской

области от 26 февраля 2013 г. № 78-п (в ред. от 24 марта 2014 г. № 144-п) "Об утверждении

Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах

исполнительной власти Волгоградской области", Правилами делопроизводства в органах

исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением

Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении

Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области"

и иными правовыми актами регулирующими деятельность в сфере делопроизводства

и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами

независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая

подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью

информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального

характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие

служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ

к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации

и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской

Федерации и Волгоградской области.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы

с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

В отношении бухгалтерской, научно-технической и другой специальной

документацией требования Инструкции распространяются лишь в части в части

не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные

требования к работе с указанной документацией.

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39C88ADB643C808865125AE85DF4EE017AD14D31BD6182B8E8CAA83C015A259A3F6EK8N1G

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39C88ADB643C808865125AE858F3E4017AD14D31BD6182B8E8CAA83C015A259A3F6EK8N1G

2

1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной

информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного

документооборота (далее именуется – АСЭД), предназначенной, в том числе,

для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти

Волгоградской области.

1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование

делопроизводства в Комитете осуществляет уполномоченное структурное подразделение

Комитета (далее именуется – служба делопроизводства).

1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников),

отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных

подразделениях Комитета устанавливаются приказами Комитета.

Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников),

осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета,

устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только

в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего

с документами.

Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.

При утрате документов проводится служебная проверка.

1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае

увольнения, сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному

сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя

увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе

сотрудника.

1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.

Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную

законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции

Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены своим руководителем

с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.11. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства

в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской

области и Комитета регулирующими деятельность по созданию и организации работы

с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.

1.12. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке,

направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Комитета

(далее именуется – ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии

министерства культуры Волгоградской области (далее именуется – ЭПМК).

1.13. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа

о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.

1.14. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета

и доводится до сведения сотрудников Комитета.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального

письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов

по признакам содержания и целевого назначения;

3

дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу

или участку деятельности Комитета;

деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера,

направляемый (полученный) средствами почтовой связи;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных

документов и организацию работы с ними;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом

местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный

в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;

документирование – фиксация информации на материальных носителях

в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения

до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным

порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации – обращение пользователя информацией в устной

или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной

власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного

самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим

лицам о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника

документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых

в Комитете, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленное в Комитет или его должностному лицу

письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина

в Комитет;

объем документооборота – количество документов, поступивших в Комитет

и созданных им за определенный период;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных

правилами документирования;

печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись

в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

руководство – председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской

области (далее именуется – председатель), заместитель председателя, руководители

структурных подразделений Комитета – уполномоченные рассматривать документы и давать

указания по их исполнению;

система электронного документооборота – информационная система,

обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,

управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

служба делопроизводства – структурное подразделение Комитета, на которое

возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение

делопроизводства в других структурных подразделениях Комитета;

служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-

справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной

власти Волгоградской области;

телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый

4

(полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых

фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере

деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) – копия документа (письменного, графического,

изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам

факсимильной связи;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии

с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа

(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного

характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других

отметок;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев

их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения

в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена

к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным

образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица,

подписывающего информацию;

электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-

справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте; электронное

письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

электронный документ – документированная информация, представленная

в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием

электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-

телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной

системы;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного

на бумажном носителе;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое

ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным

порядком оформления.

3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Состав документов Комитета

3.1.1. В деятельности Комитета создаются:

а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора

и Правительства Волгоградской области;

б) постановления Комитета;

в) приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;

г) протоколы заседаний, совещаний (коллегиальных, совещательных, экспертных

органов, рабочих групп и т.д.);

д) планы, отчеты, заключения;

е) записки (служебные, аналитические, пояснительные и т.д.);

ж) письма;

5

з) факсограммы, телефонограммы;

и) доверенности;

к) договоры, контракты, соглашения.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются

и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).

3.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения

фиксируются:

а) в протоколах заседания коллегии Комитета;

б) в протоколах совещаний председателя;

в) в протоколах заседаний и совещаний совещательных органов и рабочих групп.

3.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование

оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений

(согласований) и других документов.

3.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться

документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

3.2. Реквизиты документов

3.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 3.6.2,

устанавливаются размеры полей:

3,00 см – левое;

1,00 см – правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см – нижнее.

3.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов

Губернатора Волгоградской области и (или) Правительства Волгоградской области

подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными

нормативными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы

и (или) аппаратом Губернатора и Правительства Волгоградской области.

3.2.3. Документы, создаваемые в Комитете имеют состав реквизитов, определенный

правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства

в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут

использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно",

"Подлежит возврату", "Контроль" и др.

Указанные дополнительные реквизиты размещаются на верхнем поле документа

справа.

3.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом

и назначением.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.

3.3. Бланки документов

3.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на листах

бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и (или) в виде

электронных документов и имеют установленный состав реквизитов и порядок

их расположения.

3.3.2. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба

Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:

а) бланк приказа Комитета;

6

б) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;

в) бланк постановления Комитета;

г) общий бланк Комитета;

д) бланк протокола заседания коллегии Комитета.

3.3.3. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области

разрабатываются в соответствии с требованиями закона Волгоградской области

от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области"

и изготавливаются типографским способом.

Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены

средствами оргтехники.

3.3.4. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа.

Образец бланка приказа Комитета приведен в приложении 2.

3.3.5. Бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов содержит

реквизиты:



в) справочные данные о Комитете;



е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов приведен

в приложении 3.

3.3.6. Бланк постановления Комитета содержит реквизиты:







Образец бланка постановления Комитета приведен в приложении 4.

3.3.7. Общий бланк Комитета с продольным расположением реквизитов содержит

реквизиты:



в) справочные данные о Комитете;




Образец общего бланка Комитета с продольным расположением реквизитов приведен


3.3.8. Бланк протокола заседания коллегии Комитета содержит реквизиты:





7


е) место составления (издания) документа;

и) визы.

Образец бланка протокола заседания коллегии Комитета приведен в приложении 6.

3.3.9. При необходимости изготовления типографским способом бланков Комитета

с изображением герба Волгоградской области (далее именуются – гербовые бланки),

организация данной работы возлагается на службу делопроизводства.

3.3.10. При получении из типографии, гербовые бланки подлежат учету в журнале

учета поступления гербовых бланков.

3.3.11. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы

делопроизводства.

3.3.12. До выдачи сотрудникам, гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу

в службе делопроизводства.

3.3.13. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись, согласно журналу учета

выдачи гербовых бланков.

3.3.14. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам

не допускается.

3.3.15. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или)

утрату гербовых бланков.

3.3.16. Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные

типографским способом, возвращаются в службу делопроизводства для их списания

и уничтожения по акту.

Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых

бланков приведены в приложении 7.

3.4. Проекты законов Волгоградской области

3.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее

именуется – законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение

актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов

законопроектной деятельности Правительства Волгоградской области, соответствующих

поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.

3.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную

Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г.

№ 1-ОД, Законом Волгоградской области от 01 октября 2002 г. № 736-ОД "О законах и иных

областных нормативных правовых актах" и постановлением Волгоградской областной Думы

от 24 февраля 2005 г. № 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.4.3. Проекты законов Волгоградской области готовят сотрудники Комитета

на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо

в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного

подразделения и своими должностными обязанностями.

3.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном

порядке визируется руководителем структурного подразделения Комитета уполномоченного

по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта и отчётности.

Образец оформления законопроекта приведён в приложении 8.

3.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области,

постановлений Правительства Волгоградской области

3.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

8

постановлений Правительства Волгоградской области.

3.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора

Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области и их

согласование, осуществляются в порядке, установленным нормативными правовыми актами

Волгоградской области и регламентом аппарата Губернатора и Правительства


3.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области,

постановлений Правительства Волгоградской области готовят специалисты Комитета

на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо

в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного


3.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или

распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Правительства

Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного

подразделения Комитета уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или)

бухгалтерского учёта и отчётности.

Образец оформления проекта постановления Правительства Волгоградской области

приведен в приложении 9.

3.6. Постановления Комитета

3.6.1. Для определения основных направлений деятельности в сфере государственного

регулирования цен (тарифов, расценок, ставок и тому подобного) на товары (услуги)

и принятия соответствующих решений в Комитете образуется коллегия.

В соответствии с Положением о Комитете, утвержденным постановлением

Правительства Волгоградской области от 06 февраля 2014 г. № 32-п "Об утверждении

Положения о комитете тарифного регулирования Волгоградской области", решения,

принимаемые на заседаниях коллегии Комитета, оформляются постановлениями.

3.6.2. Проекты постановлений и приложения к ним оформляются на стандартных

листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером 12. В таблицах могут

использоваться шрифты меньших размеров.

Верхнее поле проекта постановления устанавливается равным 2 сантиметрам, левое

поле – 2,75 сантиметра, правое – 2,25 сантиметра, нижнее – 2 сантиметрам.

При оформлении проекта на двух и более страницах вторая и последующие страницы

нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

Проекты постановлений имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа,

наименование (заголовок) документа,

текст документа,

подпись должностного лица,

виза.

Образец оформления проекта постановления приведен в приложении 10.

3.6.3. Наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ – печатается шрифтом

Times New Roman размером 12 обычной насыщенности, прописными буквами центрованным

способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего

поля, слова "КОМИТЕТ ТАРИФНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

печатаются в одну строку и отделяются от первого слова реквизита одинарным

междустрочным интервалом.

3.6.4. Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос: "О чем"? издан

документ. Заголовок является обязательным реквизитом проекта постановления

и составляется ко всем проектам содержащим текст объемом более 4–5 строк.

9

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа с прописной

буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк,

печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

3.6.5. Текст документа отделяется от заголовка 2–3 одинарными междустрочными

интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу)

и постановляющую часть. В констатирующей части должны содержаться ссылки на законы

и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный

документ, с указанием наименования акта, даты, номера и заголовка. Преамбула

в постановлениях завершается словом "п о с т а н о в л я е т" и печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются

в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "Комитет тарифного

регулирования Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая часть проектов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими

цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также

может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается

ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты и др.), которые предлагается

утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному

проекту постановления и являются его неотъемлемой частью.

Проект по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской

Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий

закон или акт. В проектах постановлений употребляются полные официальные

наименования органов и организаций.

3.6.6. Подпись должностного лица отделяется от текста 3 одинарными

междустрочными интервалами, состоит из слов "Председатель комитета тарифного

регулирования Волгоградской области", инициалов имени, отчества и фамилии. Слова

"Председатель комитета тарифного регулирования" и "Волгоградской области" печатаются

от границы левого поля в две строки через междустрочный интервал 12 пт от границы левого

поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования

должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке

подписи ограничивается правым полем.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок)

документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости

размещения текста проекта постановления на одной странице.

3.6.7. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта

постановления в нижней его части.

3.6.8. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей,

шрифты при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании

текстов постановлений. Допускается печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем

основная часть документа, но не менее 9.

3.6.9. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице

приложения в правом верхнем углу без отступа от верхнего поля прописными буквами

пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" размером шрифта 10. Ниже через один междустрочный

интервал дается ссылка на дату и номер постановления. Все составные части реквизита

10

выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через

междустрочный интервал 12 пт.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению комитета тарифного реуглирования Волгоградской области от №

При наличии нескольких приложений к постановлению на них проставляются

порядковые номера арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах

приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения".

Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.6.10. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые

положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий и т.п.) на самом

приложении в правом верхнем углу без отступа от верхнего поля прописными буквами

пишется слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово

"УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения

(Порядок – УТВЕРЖДЕН, Положение – УТВЕРЖДЕНО, Инструкция – УТВЕРЖДЕНА,

Правила – УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением комитета тарифного регулирования Волгоградской области от №

3.6.11. Заголовок к тексту приложения печатается шрифтом обычной насыщенности

и выравнивается по центру относительно границ текста через междустрочный интервал 12 пт.

Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными

буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут

отделяться от первой строки одним междустрочным интервалом. Заголовок не подчеркивается

и точка в конце его не ставится.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и от текста приложения двумя-

тремя междустрочными интервалами.

3.6.12. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы

нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер

подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой,

(например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта,

разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут разделяться

на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта

(например, 1.2.2.1.), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами

с закрывающей круглой скобкой.

3.6.13. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении

на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора

Word.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем

существительным в именительном падеже.

11

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной

буквы, а в двух- и многоярусной – заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной

буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы,

если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически

не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего"

двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин

в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке

текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах

таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке

боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре,

дроби – по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные,

сотые – под сотые и т.д.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы

(наименование и номера граф) повторяется на каждой странице.

3.6.14. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если

примечание одно, то после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается

с прописной буквы. Если примечаний несколько, после слова "Примечания" ставится

двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание"

("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечаний печатается

через междустрочный интервал 12 пт.

3.6.15. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется

звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через междустрочный

интервал 12 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина

черты – одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После

символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится

точка.

3.6.16. Пояснительная записка к проекту постановления печатается шрифтом Times

New Roman размером 12 на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида документа;

б) наименование (заголовок) документа;

в) текст документа

г) подпись должностного лица.

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы

верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается

по центру.

Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита

междустрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 междустрочный

интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце

заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, к которому

подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту постановления комитета тарифного регулирования

Волгоградской области "Об установлении тарифов…"

12

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом

24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через 1 междустрочный интервал.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия, включающее в себя

развернутую характеристику проекта, его целей, основных положений.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3 междустрочными интервалами

и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи,

расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

3.6.17. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном

порядке проекты постановлений распечатываются на гербовых бланках.

Возражения по проекту постановления, возникающие при согласовании, излагаются

в докладной записке, которая прилагается к проекту.

Датой постановления является дата проведения заседания коллегии Комитета

и оформляется словесно-цифровым способом.

Постановления нумеруются сквозной нумерацией в пределах календарного года.

Нумерация постановлений состоит из дробного числа, в котором перед дробным знаком

указывается сквозной номер, а само дробное число содержит порядковый номер вопроса по

повестке заседания коллегии Комитета.

Копии постановлений заверяются печатью "Для постановлений" и рассылаются

адресатам согласно подписанному исполнителем реестру адресатов для рассылки документа.

Подпись должностного лица отсутствует на копиях постановлений. Достоверность

рассылаемых копий заверяется печатью.

После тиражирования постановление, оформленное на гербовом бланке, направляется

на подписание председателю и подшивается в дело.

3.6.18. Изготовление копий постановлений в большем количестве экземпляров, чем

указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

Повторное тиражирование и рассылка копий, а также изготовление копий ранее

принятых постановлений допускается только с разрешения председателя Комитета.

Замена ранее разосланных копий постановлений производится по указанию

председателя Комитета.

3.7. Приказы Комитета

3.7.1. В целях реализации полномочий Комитета и организации его деятельности

путем установления обязательных правовых предписаний в Комитете издаются приказы.

Приказы Комитета делятся на приказы по основной (профильной) деятельности

и приказы по личному составу.

3.7.2. Проекты приказов разрабатываются сотрудниками структурных подразделений

Комитета на основании поручений председателя Комитета, его заместителей, либо

в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного


3.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки

проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта

приказа.

3.7.4. Подготовка приказа включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;

в) согласование проекта приказа;

г) подписание проекта приказа;

д) регистрацию приказа;

13

е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным

и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями действующего

законодательства.

В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации,

Волгоградской области и (или) Комитета случаях и порядке, проект приказа до его

подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения

независимой антикоррупционной экспертизы.

3.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта

приказа прилагает пояснительную записку с кратким обоснованием необходимости принятия

приказа.

Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу

ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов

подлежащих изменению или признанию утратившими силу.

В случае если после издания приказа возникнет необходимость рассылки

его экземпляров или копий, или ознакомления с приказом, автор проекта приказа готовит

реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.

3.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта

приказа и приложений к нему:

автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;

заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;

непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних

в проекте приказа предусматриваются поручения;

сотрудником структурного подразделения уполномоченного по осуществлению

правового обеспечения деятельности Комитета (далее именуется – юридическая служба).

В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением

полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием

средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчётности, а так же финансовой

статистической отчётности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учёт

и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном

порядке визируется сотрудником структурного подразделения Комитета уполномоченного

по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учёта и отчётности.

Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником,

уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Комитете (далее именуется –

кадровик).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей

и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа.

Например:

Иванов Иван Иванович

подпись

наименование должности

"___" ________201_г.

Петров Петр Петрович

подпись

наименование должности

"___" ________201_г.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются

в докладной записке, которая прилагается к проекту.

14

3.7.7. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его

согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.

Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания),

возникшие при согласовании, направляются на подпись, только по прямому указанию

председателя, отданному автору проекта приказа.

3.7.8. Проекты приказов (приказы) печатаются на бланках приказа Комитета.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие

реквизиты: "Наименование (заголовок) либо аннотация документа", "Текст документа",

"Подпись должностного лица", "Визы".

Наименование (заголовок) документа является обязательным реквизитом приказа

и составляется ко всем приказам, содержащим текст объемом более 4-5 строк. Заголовок

должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?". Точка

в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления

(издания) документа" через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными

интервалами, печатается от левой границы текстового поля через 1,5 междустрочных

интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца

начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы)

и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,

послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях",

"во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа,

то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа,

издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое

печатаются в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя

(исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются

арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном

пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные

лица Комитета. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения

о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то

его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку

на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст

пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Наименование (заголовок)

документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости

размещения текста приказа на одной странице.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие

страницы нумеруются.

Виза ознакомления с приказом должностных лиц, которым предусматриваются

задания, оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен(а)

"___" ________201_г. подпись

расшифровка

15

Если количество должностных лиц, до сведения которых необходимо довести приказ,

более 5 (пяти), то исполнитель оформляет лист ознакомления.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3 одинарными междустрочными

интервалами и состоит из наименования должности лица подписывающего документ, личной

подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица подписывающего документ печатается от левой

границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются

от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования

его должности.

Приложения к проектам приказов оформляются аналогично требования,

предъявляемым к оформлению приложений к проектам постановлений Комитета.

Датой приказа является дата его подписания, оформляется цифровым или словесно-

цифровым способом.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа


3.7.9. Приказы регистрируются кадровиком по порядку номеров в пределах

календарного года. Приказы по основной (профильной) деятельности, по личному составу,

распоряжения регистрируются отдельно. К номерам приказов прибавляются буквенные коды

в соответствии с системой регистрации, например:

приказы по личному составу: № 01-ОК;

приказы по основной (профильной) деятельности: № 77-ВН.

Подлинники приказов хранятся в отделе правового обеспечения, государственной

службы и кадров. Копии приказов на бумажном носителе заверяются печатью (штампом)

отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров и направляются

исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым

и подписываемым исполнителем.

Образец оформления приказа приведен в приложении 11.

3.8. Правила, положения, инструкции и другие документы Комитета

3.8.1. Правила – правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида

деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

3.8.2. Положение – нормативный правовой акт, детально регламентирующий

правовой статус и организацию деятельности, порядок организации и процедуру какого-либо

вида деятельности.

3.8.3. Инструкция – подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения

и определения порядка применения соответствующего нормативного правового акта либо

с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

3.8.4. Регламент – нормативный акт, регулирующий внутренний порядок

деятельности организации, коллегиального или совещательного органа.

3.8.5. Правила, положение, инструкция, регламент утверждаются приказами

Комитета.

3.8.6. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует

общему порядку подготовки проектов приказов Комитета.

Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги

формата А4.

3.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции,

регламента являются:

точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих

множественный смысл;

16

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при

необходимости – предварительное определение используемых понятий, сокращений,

аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов

действий, т.е. полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности

изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых

действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

3.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения,

инструкции, регламента – текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы

должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

3.8.9. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению

мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

Форма планов табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание)

работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения;

примечание или отметка об исполнении (контроль). Каждый из перечисленных элементов,

в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или

мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или

вопроса и отдельных этапов. Графа "Исполнитель" может состоять также из двух составных

частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации

и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания

выполнения запланированного мероприятия.

Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название

вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту,

подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются

на листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями структурных

подразделений-разработчиков, визируются заместителями председателя Комитета

и утверждаются председателем Комитета.

3.8.10. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности

за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий,

представляемый руководителю структурного подразделения, организации или

вышестоящему органу.

Отчёт оформляется на листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами отчета

являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет о работе

подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления,

заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В заголовке отчета указываются:

наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых

сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии...", "Отчет о работе

отдела...");

отчетный период (за 2012 год, за период с января по июнь 2013 года, за I квартал 2014 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором

анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит

результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета

должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем

структурного подразделения; отчеты о работе организации в целом подписываются

руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет

17

о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе

организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения.

К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

3.8.11. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии

или эксперта по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций,

на заявления об установлении цен (тарифов) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса,

на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение

существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа

или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу

рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста

заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Заключение может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или

документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны", "По проекту ... замечаний

нет", "Экспертом предлагается…".

Заключение оформляется на листе бумаги формата А4 и подписывается специалистом

или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое

учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью председателя Комитета

или его заместителей.

3.8.12. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий

просьбу работника.

Заявление адресуется председателю Комитета или его заместителям. Заявление

оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются:

наименование структурного подразделения, название документа, дата, адресат, фамилия,

имя, отчество и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса

("Прошу перевести...", "Прошу предоставить..." и др.), затем излагаются детали затронутого

вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу

прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография

и др.). Заявление подписывается автором.

Образец заявления:

Председателю

комитета тарифного регулирования

Волгоградской области

фамилия имя отчество

от консультанта отдела…

фамилия имя отчество

Заявление

Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск с …

Дата Подпись

18

3.8.13. Перечень (список) – документ, содержащий систематизированное

перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения

на них определенных норм или требований. Текст, как правило, оформляется в виде

таблицы.

Перечни (списки) подписываются должностными лицами, составившими их.

Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или

вышестоящим органом.

Перечисление лиц осуществляется в алфавитном порядке, инициалы ставятся после

фамилий, указываются должность и место работы.

3.9. Протоколы заседаний (совещаний) Комитета

3.9.1. Протокол заседания (совещания) – документ, предназначенный для фиксации

хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях)

коллегиальных, совещательных, экспертных и других органов в Комитете.

3.9.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время

заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов

решений и других материалов.

В зависимости от состава участников, повестки заседания, масштаба принимаемых

решений протоколы Комитета подразделяются на протоколы заседаний коллегии Комитета

и протоколы заседаний различных координационных и совещательных органов (комиссий,

советов, рабочих групп и др.).

3.9.3. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) – (далее именуется

– повестка заседания) – печатается на листе формата А4 шрифтом Times New Roman 12.

В повестке заседания в обязательном порядке указываются:

а) гриф утверждения;

б) количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению

вопросов;

в) фамилии, инициалы и должности докладчиков;

г) дата и время проведения заседания;

д) место проведения заседания;

е) наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки

заседания;

ж) визы.

Повестка заседания составляется сотрудником Комитета, являющимся секретарем

заседания (совещания) на основании регламента коллегиального органа и указаний

председателя и (или) руководителя коллегиального (совещательного) органа.

При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых

вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.

Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим)

координационного, совещательного органа или рабочей группы.

Утверждённая повестка заседания, координационных, совещательных органов

и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-

справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.), необходимые

для ознакомления участниками совещания (заседания), тиражируются и передаются и (или)

рассылаются по числу участников, в порядке и в сроки установленные положениями

о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.

Организация и проведение совещаний председателя только с сотрудниками Комитета

допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов

докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов

(таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).

19

Образец оформления повестки заседания приведен в приложении 12.

3.9.4. Состав реквизитов протокола:

а) Герб Волгоградской области1;





е) место составления (издания) документа;

ж) наименование (заголовок) документа;

з) текст документа;

и) подпись должностного лица;

к) визы.

3.9.5. Протокол заседания коллегии Комитета готовится секретарем коллегии

на основании записей, составленных во время заседания, представленных тезисов докладов

и выступлений, справок, проектов решений и др.

Первый лист протокола оформляется на гербовом бланке протокола заседаний

коллегии Комитета. Остальные на обычных листах бумаги с применением шрифта Times

New Roman размером 12.

Датой протокола является дата заседания коллегии. В случае если заседание коллегии

проходило, например 15 и 16 июля, то в протоколе реквизит "Дата документа" должен быть

оформлен следующим образом:

15-16 июля 2014 г.

Протоколу присваивается номер, состоящий из дробного числа, в котором перед

дробным знаком указывается порядковый номер в пределах календарного года, а само

дробное число содержит порядковый номер постановления Комитета.

Ниже через два междустрочных интервала после реквизита "Место составления

(издания) документа" располагается наименование (заголовок) документа, который

печатается в две строки полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вводная часть отделяется от наименования (заголовок) документа двумя

междустрочными интервалами и составляется по схеме:

Председательствующий: И.О.Фамилия

Секретарь: И.О.Фамилия

Присутствовали:

Фамилии приглашенных с указанием должности и места работы располагаются

в алфавитном порядке. Если приглашенных больше пяти, то список присутствующих

оформляется приложением к протоколу.

Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются через один междустрочный интервал после

вводной части без отступа от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Вопросы

повестки дня нумеруются.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки

дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – КОЛЛЕГИЯ

РЕШИЛА. Наименование разделов печатается полужирным шрифтом и выравнивается

по центру.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола

или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления

1 Только для протокола заседания коллегии Комитета.

20

прилагается".

В разделе "СЛУШАЛИ" указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается

содержание доклада.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы должностных лиц,

выступавших на заседании, и краткое содержание выступлений при рассмотрении

соответствующего вопроса.

В разделе "КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА" протокольно записывается решение, поручения,

сроки исполнения с указанием ответственных лиц (при необходимости).

Далее указываются результаты голосования: "за – ", "против – ", "воздержалось – ",

"единогласно".

Наименования организаций, упоминаемых в протоколе заседания коллегии,

приводятся в полном соответствии с их официальным названием.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается

в тексте протокола либо оформляется в виде приложения.

Протокол подписывается председательствующим, членами коллегии,

присутствовавшими на заседании, и секретарем. Пункты протокола визируются сотрудником

структурного подразделения Комитета, готовившим вопросы к обсуждению (каждый лист).

Отказ от подписания, а также внесение исправлений в протокол коллегии,

не допускается. Возражения по протоколу, возникающие при согласовании, излагаются

в докладной записке.

Подлинник протокола хранится в деле. Заинтересованным лицам, определенным

действующим законодательством Российской Федерации, направляются выписки

из протокола.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется

секретарем коллегии.

Сроки подготовки протокола заседания коллегии Комитета и выписок из него

определены действующим законодательством Российской Федерации.

3.9.6. Протоколы заседаний (совещаний) различных координационных

и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и др.) печатаются на листах

бумаги формата А4 с применением шрифта Times New Roman размерами 12–14.

Реквизит "Наименование Комитета" – "Комитет тарифного регулирования

Волгоградской области" печатается прописными буквами шрифтом 14 без отступа

от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал

и выравнивается по центру.

Наименование вида документа ПРОТОКОЛ – печатается шрифтом 14 полужирной

насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя

одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания например "Протокол заседания экспертного совета" –

отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами,

печатается шрифтом 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал

и выравнивается по центру.

Место составления (издания) документа "Волгоград" – печатается шрифтом 12 через

два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется

чертой и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два

междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Регистрационный номер протокола

обозначается арабскими цифрами.

Секретарями заседаний (совещаний) протоколам присваиваются порядковые номера

в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы

21

совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера

протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола оформляется шрифтом 12–14 и состоит из двух частей: вводной

и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председательствующего,

секретаря, присутствовавших на заседании лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 5 человек, во вводной части протокола

делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 15 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов

власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные

наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный

интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень

рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием

докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются

с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими

цифрами. В протоколах оперативного совещания повестка дня может отсутствовать.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки

дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или

прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола

делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится

полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. После решения

приводятся итоги голосования: "За - ..., против -..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается

в тексте протокола после соответствующего решения.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными

междустрочными интервалами и включает наименование должности лица,

председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки

подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы

текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности

без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке

ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи

председательствовавшего на заседании 1–2 междустрочными интервалами.

Срок подготовки протокола не должен превышать 5 дней. Конкретный срок

подготовки протокола может определить председательствующий.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется

сотрудником структурного подразделения Комитета, ответственным за проведение заседания

(совещания).

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся

в структурном подразделении Комитета, ответственном за проведение заседания

(совещания), вместе с оригиналом протокола.

22

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям

и должностным лицам в соответствии с реестром рассылки. Реестр составляет и подписывает

сотрудник структурного подразделения Комитета, готовившего рассмотрение вопроса.

3.9.7. Протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. Подробное написание

составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения

вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания,

прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции. В краткой форме опускается ход

обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части

указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря,

а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после

слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих,

а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Список отделяется

от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой

дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога

"О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки

на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных

лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1

междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем.

Текст протокола оперативного совещания состоит из перечисления поручений

с указанием фамилии ответственных лиц и сроков исполнения.

Образцы оформлений протоколов заседаний (совещаний) приведены в приложении 13.

3.9.8. Выписка из протокола заседания коллегии Комитета – документ,

представляющий собой копию части протокола для информирования заинтересованных

организаций и лиц о принятых решениях.

Выписка из протокола печатается на стандартных листах бумаги формата А4. При

этом воспроизводятся следующие реквизиты: дата, номер, заголовок, вводная часть текста,

вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение

вопроса и принятое решение. Подписями председателя и секретаря выписка

не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется

реквизит "Отметка о заверении копии", который оформляется лицом, выдающим копию

и заверяется печатью "Для документов".

Образец оформления выписки из протокола представлен в приложении 14.

3.10. Письмо

3.10.1. Письма Комитета готовятся как:

а) доклады о выполнении поручений;

б) сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам

правовых актов Губернатора и (или) Правительства Волгоградской области;

в) запросы;

г) ответы на запросы;

д) информационные письма.

3.10.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации,

Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том

числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата

23

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата

Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств,

международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской

Федерации, а так же письма, подписываемые руководителями двух и более органов

исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются,

оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской

области.

3.10.3. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов

на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими

нормативными правовыми актами и уточняются указаниями по исполнению документа

(резолюциями).

Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма

самостоятельно с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии

с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.

3.10.4. Проекты писем готовят сотрудники Комитета на основании поручений

председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке,

в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения Комитета и своими

должностными обязанностями.

Письма печатаются на бланке письма Комитета с продольным расположением

реквизитов.

К проекту письма, подготовленному на бланке письма Комитета, прилагается второй

экземпляр проекта письма на листе формата А4, который визируется:

автором проекта письма и его непосредственным руководителем;

заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства,

заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию

ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

3.10.5. Дополнительно к реквизитам бланка письма, при оформлении писем

в Комитете используются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) наименование (заголовок) либо аннотация документа;

в) текст документа;

г) отметка о наличии приложений;

д) визы согласования документа;

е) подпись должностного лица.

ж) отметка об исполнителе.

Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления

реквизитов документов, приведенных в приложении 1.

3.10.6. Исполнители и руководители структурных подразделений несут

ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной

информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Официальный характер документов требует высокого качества, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

Письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной

власти Волгоградской области, оформляются на листе бумаги формата А4 (без бланка),

24

при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области – авторов

документа, указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям,

поступившим запросам.

В письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый…!" – в начале

письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию) в заключительной части письма (перед

подписью). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию...",

"Направляем на рассмотрение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Комитет тарифного регулирования Волгоградской

области предлагает рассмотреть возможность...").

3.10.7. Право подписи служебных писем либо перечень должностных лиц, имеющих

право подписи, устанавливается приказом Комитета.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,

отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его

заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего

документ, и его фамилия.

Образец оформления служебного письмо приведен в приложении 15.

3.11. Факсограмма (факс)

3.11.1. Поступающие через факсимильную связь письма и другие документы (далее

именуется – факс) приравниваются к аналогичным документам на бумажном носителе.

3.11.2. Порядок обработки, распределения и прохождения, поступающих в Комитет

факсов, аналогичен порядку, установленному для документов с отметками,

характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

3.11.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю

в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее

факс.

3.11.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Комитетом через факсимильную

связь, и хранения их копий, аналогичен порядку, установленному для писем.

3.11.5. Оригинал документа, отправленного по факсимильной связи, отправляется

адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на верхнем поле документа

справа.

3.11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения),

выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается

на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего

структурного подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой

о времени отправки;

поступившие факсограммы передаются в службу делопроизводства.

3.12. Телефонограмма

3.12.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях,

когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

25

3.12.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими

реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего

телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3.12.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям

к изложению письма.

3.12.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм

и подписывается лицом, от имени которого она передается.

3.12.5. После передачи (приёма) телефонограммы производится сверка текста

телефонограммы с принимающим (передающим).

Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:

"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего

телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты)

и дата.;

"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона,

по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы

и минуты), дата.

Отметка о приеме (передаче) телефонограммы заверяется подписью сотрудника,

принявшего (передавшего) телефонограмму.

3.12.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена

лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.

3.12.7. Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном

экземпляре на листе бумаги формата А4 с применением шрифта Times New Roman размер

шрифта 12–14.

Телефонограмма составляется ответственным исполнителем, визируется начальником

структурного подразделения и подписывается председателем Комитета либо его

заместителями.

В случае передачи телефонограммы нескольким организациям ответственным

исполнителем прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 16.

3.13. Служебные записки

3.13.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками

Комитета применяются служебные записки, которые являются справочно-

информационными документами. Служебные записки могут составляться по указанию

руководства или по инициативе конкретного сотрудника. Авторами записок являются

сотрудники Комитета.

В Комитете применяются следующие виды служебных записок: докладные и

объяснительные записки (далее именуется – Записки).

3.13.2. Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-

либо вопрос с выводами и предложениями автора. Составляется с целью проинформировать

руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию

определенного решения. Докладные записки могут носить и чисто информационный

характер. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний,

работ.

26

3.13.3. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо

происшествия (действия, факта), составляемый работником и представляемый

вышестоящему должностному лицу (может оформляться рукописным текстом).

3.13.4. Состав реквизитов при оформлении Записки:

а) адресат;

б) дата документа;

в) регистрационный номер2;

г) наименование вида документа;

д) текст документа;

е) отметка о приложениях;

ж) подпись;

и) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов Записки аналогичен порядку

напечатания и размещения реквизитов на бланке письма Комитета.

3.13.5. Записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной

форме.

Структура текста Записки зависит от цели её создания.

Реквизит "Виза" оформляется, в случае если Записка пишется на имя руководителя

структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора

служебной записки, на имя заместителя председателя или председателя.

Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:

осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителями

председателя, заместителем председателя и руководителем структурного подразделения,

подчиняющегося непосредственно председателю, заместителем председателя

и председателем;

осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного

руководителя о представлении регулярных отчётов (информации);

связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением

к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

3.13.6. Оригинал Записки хранится в структурном подразделении Комитета, в которое

она направлена на исполнение. Копия остается в структурном подразделении,

ее подготовившем.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 17.

3.14. Доверенность

3.14.1. Доверенность выдается сотрудникам Комитета и оформляется по правилам,

установленным настоящей Инструкцией для писем с учётом требований гражданского

законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.

3.14.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником

юридической службы и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а так же

непосредственным руководителем этого сотрудника.

Доверенность подписывается председателем или лицом, осуществляющим

его полномочия (исполняющим обязанности) и скрепляется гербовой печатью Комитета.

3.15. Договоры, соглашения, контракты

3.15.1. Договоры, соглашения, контракты (далее именуются – договоры)

подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного

2 Только для докладных записок.

27

и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором

правоотношений и обязательств сторон.

3.15.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учетом необходимости

своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей),

полномочий (функций) структурного подразделения, в котором он работает (служит)

или полномочий Комитета в целом.

Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения к

функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов являющихся предметом

договора или иным сотрудником по прямому указанию председателя.

3.15.3. Порядок согласования и направления проекта договора на подписание

председателем или иным уполномоченным лицом, соответствует порядку, установленному

настоящей Инструкцией для приказов Комитета.

Порядок обработки, распределения и прохождения, поступающих в Комитет

договоров, аналогичен порядку, установленному настоящей Инструкцией для писем.

3.16. Акт

3.16.1. Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для

подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение 18).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты могут

составляться специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается приказом

председателя Комитета. Акты могут составляться и постоянно действующими на регулярной

основе комиссиями.

3.16.2. Обязательными реквизитами акта являются:

а) название вида документа;

б) дата;

в) номер;

г) место составления;

д) заголовок к тексту

е) текст;

ж) отметка о наличии приложений;

з) подпись;

и) гриф утверждения.

3.16.3. Акт оформляется на обычном листе бумаги формата А4 с применением

шрифта Times New Roman размером 12.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт". Например:

акт проверки финансово-хозяйственной деятельности муниципального учреждения, акт

списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта

указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ,

нормативный документ с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт

(председатель, члены комиссии).

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной

работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание

акта может быть разделено на пункты, может содержать материал, представленный в виде

таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая

должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В заключительной части акта обязательно указывается количество составленных

экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством

28

заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки

о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они

имеются).

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Организация документооборота в Комитете основывается на следующих

принципах:

а) централизация операций по приему и отправке документов;

б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут

(маршрутизация документов);

в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой

необходимостью;

д) однократность регистрации документов;

е) устранение необоснованных согласований проектов документов;

ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

з) внесение конкретных резолюций, точно определяющих ответственного

исполнителя, соисполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

4.1.2. В документообороте Комитета в соответствии с особенностями

технологической обработки выделяются документопотоки:

а) поступающая (входящая) документация;

б) отправляемая (исходящая) документация;

в) внутренняя документация.

4.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации

выделяются:

письма (обращения) граждан, а так же письма и запросы, направляемые в адрес граждан;

документы проверок и административного производства;

обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы и письма, направляемые

в Волгоградскую областную Думу;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области,

а так же письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской

области;

документы, поступившие из Федеральных органов государственной власти, в том

числе их территориальных подразделений, а так же письма, и запросы, направляемые

Федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным

подразделениям;

документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской

области и иных субъектов Российской Федерации, а так же письма, и запросы направляемые

органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской

Федерации;

документы, поступившие от иных юридических и физических лиц не указанных

в настоящем пункте и письма и запросы, направляемые в их адрес.

4.1.4. В составе внутренней документации выделяются:

а) нормативные и не нормативные правовые акты Комитета;

б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных

органов, рабочих групп и т.д.);

29

в) планы, отчеты, заключения;

г) записки (аналитические, докладные, пояснительные, и т.д.);

д) доверенности;

е) договоры, контракты, соглашения.

4.1.5. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи,

фельдъегерской связи, электронной связи и курьерской связи (нарочным).

4.1.6. Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства

следующие этапы:

а) первичная обработка;

б) регистрация;

в) предварительное рассмотрение;

г) передача руководству на рассмотрение;

д) передача исполнителям;

е) помещение в дело после исполнения.

4.1.7. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых

и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются

службой делопроизводства и представляются председателю в установленном им порядке.

4.1.8. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

используются обязательные сведения о документах установленные нормативными

правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется

централизовано сотрудником службы делопроизводства.

При первичной обработке документов проверяется правильность адресования

и целостность упаковки.

Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма документы,

пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю

с сопроводительным письмом, в порядке и в сроки, установленные нормативными

правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей

Инструкцией.

4.2.2. Документы, проходят первичную обработку в день поступления, при

поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",

"Оперативно" незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются

председателю или в случае его отсутствия – заместителю председателя по профилю

деятельности.

Если документы получены по факсу, проверяется общее количество страниц,

его соответствие количеству страниц, указанному на документе. В случае каких-либо

несоответствий или плохого качества переданного текста, об этом незамедлительно

сообщается отправителю.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты

и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Электронные сообщения, адресованные председателю или направленные

в адрес Комитета, распечатываются и докладываются председателю или в случае его

отсутствия – заместителю председателя по профилю деятельности.

Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа

к документу без вскрытия конверта передается председателю, остальная поступившая

(входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов

и приложений, cooтветствие адресов.

30

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним – составляется акт

в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается

к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка

"Документ получен в поврежденном виде".

4.2.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или

когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения

документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты

уничтожаются в установленном порядке.

Штрихкодовый идентификатор заказного почтового отправления фиксируется

сотрудником службы делопроизводства в верхнем правом углу первого листа документа.

4.2.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые

и не подлежащие регистрации документы.

Не подлежат регистрации:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных

мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению,

плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

4.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

4.3.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их

первичной обработки и независимо от способа их доставки.

4.3.2. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",

"Оперативно" регистрируются незамедлительно.

Остальные документы, поступившие в Комитет, проходят регистрацию до окончания

дня поступления.

4.3.3. После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном

носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК,

в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут

прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся

в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее именуется –

РКК). Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации

проставляются АСЭД автоматически.

4.3.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих

регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка

о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера

документа.

4.3.5. Все поступившие (входящие) документы регистрируются службой

делопроизводства. Исключение составляют документы кадрового делопроизводства,

которые регистрируются отделом правового обеспечения, государственной службы и кадров

в соответствующих журналах учета, а именно:

а) документы воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

б) документы, содержащие персональные данные;

31

в) документы с грифом "Для служебного пользования" по кадровым вопросам,

воинскому учету и аттестации рабочих мест.

4.3.6. Регистрация поступающих (входящих) документов осуществляется в АСЭД,

за исключением документов административного производства и документов с грифом

"Для служебного пользования", которые регистрируются в автоматизированной базе данных

"Делопроизводство".

4.3.7. При регистрации в АСЭД входящим документам присваивается

регистрационный номер, состоящий из:

индекса Комитета в структуре органов исполнительной власти Волгоградской

области;

проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах

календарного года,

например: № 31/777.

4.3.8. При регистрации в автоматизированной базе данных "Делопроизводство"

входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Комитета;

строчной буквы "к";



например: № 10к/777.

4.3.9. Формат регистрации документов кадрового делопроизводства: 001-К, где 001 –

порядковый номер документа в пределах календарного года; К – индекс входящих

документов отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров.

4.3.10. После регистрации в АСЭД к РКК прикрепляется электронный образ

документа.

Если документ поступил на бумажном носителе, то после проставления

регистрационного номера, документ сканируется. При сканировании необходимо

использовать следующие параметры: размер документа – А4; формат файла – PDF; цветовая

палитра – ч/б; разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).

Если документ поступил в электронном виде, то проверяется правильность его

оформления, адресования, комплектность, формат файла (PDF). В случае соответствия всем

требованиям, электронный образ прикрепляется к РКК.

4.4. Предварительное рассмотрение поступивших (входящих) документов

4.4.1. Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы

делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации

документов требующих обязательного рассмотрения председателем и документов

не требующих такового.

4.4.2. Документы, поступившие в Комитет по вопросам, не требующим обязательного

рассмотрения председателем, направляются в соответствии с распределением полномочий

заместителям председателя или руководителям структурных подразделений Комитета.

4.4.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения

является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.

Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению председателем,

а также полномочия иных сотрудников Комитета по рассмотрению поступающих

(входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Комитета

32

в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской

области.

4.5. Передача поступающих (входящих) документов руководству

на рассмотрение и передача исполнителю

4.5.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству

только после их регистрации и предварительного рассмотрения.

4.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику

службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее

именуются – резолюции).

Резолюция содержит:

указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для

исполнения действия;

указание на срок в течение которого либо до истечения которого необходимо

исполнить предписанное действие;

личную подпись автора резолюции;

дату проставления резолюции.

Указание на срок в течение которого либо до истечения которого необходимо

исполнить предписанное действие может не выражаться конкретной датой и содержать

выражения: "в установленный законом срок" и т.п.

Резолюция председателя, заместителя председателя пишется на бланке для резолюций

и поручений.

В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным

за исполнение документа в целом является сотрудник указанный первым (верхним) либо

сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

4.5.3. В конце рабочего дня распечатывается журнал входящих документов,

зарегистрированных в АСЭД за день. Сотрудники структурных подразделений Комитета

получают поступившие документы на бумажных носителях под роспись в журнале.

Получение документов работниками структурных подразделений осуществляется

в течение рабочего дня с момента их доставки по каналам АСЭД, срочные документы –

в течение часа после их получения, а весьма срочные – немедленно.

При получении документов, зарегистрированных в автоматизированной базе данных

"Делопроизводство", исполнители расписываются в регистрационно-контрольной карточке

документа.

Ошибочно поступившие в структурное подразделение документы должны быть

незамедлительно возвращены исполнителем в службу делопроизводства.

Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

4.6. Помещение в дело после исполнения

4.6.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам,

установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

4.6.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками

структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Комитета сформировано

дело или сотрудниками службы делопроизводства – если дело сформировано в службе


4.6.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа


33

4.7. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

4.7.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии

с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской

области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.

4.7.2. Работникам структурных подразделений Комитета (непосредственным

исполнителям) в процессе исполнения входящего документа необходимо следующее:

внимательно изучить и понять материалы, связанные с его исполнением

(действующие нормативные правовые акты, организационно-распорядительные и иные

служебные документы);

определить возможные связи документа с иными документами, находящимися

на исполнении, т.к. возможны случаи, когда к ранее поступившему документу поступают

дополнительные запросы, уточняющие содержание первоначального (в этом случае

в обязательном порядке учитывается первоначальная резолюция);

сформировать собственную позицию по вопросам, относящимся к заданию;

подготовить обоснованные, логически и стилистически грамотные проекты

документов, которые исчерпывающе реализуют задание;

в необходимых случаях согласовать проект отправляемого (исходящего) документа

с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого

(исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется

подпись заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном

порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработать проект отправляемого (исходящего) документа по замечаниям,

полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа провести

его повторное согласование);

в целях недопущения ошибок и опечаток сотрудник должен внимательно прочитать

и проверить подготовленные проекты;

к проекту документа приложить все, имеющие отношение к исполнению задания

черновики, а также материалы, связанные с исполнением задания;

предоставить проект отправляемого (исходящего) документа на визирование

(согласование) непосредственному руководителю, соисполнителям, курирующему

заместителю председателя Комитета, при необходимости – сотруднику отдела правового

обеспечения, государственной службы и кадров;

предоставить на подпись проект отправляемого (исходящего) документа

председателю Комитета (его заместителю);

после подписания итогового документа вышестоящим руководством

зарегистрировать отправляемый (исходящий) документ;

после регистрации отправляемый (исходящий) документ предоставить для отправки

в общий отдел (в необходимых случаях подготовить и завизировать список рассылки

отправляемого (исходящего) документа с указанием почтовых адресов).

4.7.3. Структурное подразделение Комитета, указанное в поручении первым, является

основным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения

организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного

исполнителя, который организует работу соисполнителей, определяет порядок согласования

и подготовки итогового проекта документа.

Основному исполнителю документа предоставлено право созыва соисполнителей

для выработки совместного решения и координации работы.

4.7.4. Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока,

отведенного на исполнение поручения, представляют основному исполнителю предложения

по ответу, подписанные руководителем структурного подразделения.

34

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления

своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений

соисполнителем основной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего

поручение.

4.7.5. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей

осуществляется в соответствии с резолюцией председателя Комитета (его заместителя),

давшего поручение, на докладной записке, обосновывающей причины необходимости

изменения ответственного исполнителя. Докладная записка на имя председателя Комитета

(его заместителя) представляется ответственным исполнителем в течение 3-х дней с даты

оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

После принятия решения председателем Комитета (его заместителем) первичный

основной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей

и представляет оригинал новой резолюции в общий отдел для внесения соответствующей

корректировки.

4.7.6. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения

в установленный срок, ответственный исполнитель до истечения половины установленного

срока исполнения поручения представляет лицу, давшему поручение, докладную записку

о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой

даты исполнения.

Срок исполнения срочных поручений не продлевается.

4.7.7. В случае если поручение руководства Комитета не исполнено в установленный

срок, основной исполнитель в течение 3-х дней после истечения срока, установленного

для исполнения поручения, представляет председателю Комитета (заместителю) объяснения

о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение

поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности,

предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Объяснения, представляемые председателю Комитета, визируются его заместителем

(в соответствии с распределением обязанностей).

4.7.8. Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

имеющие в тексте пометки "срочно", "незамедлительно", "в кратчайшие сроки",

"в возможно короткие сроки" или аналогичные – в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" – в 10-дневный срок.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца

(до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет,

то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится

на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.7.9. Исполнение поручений Губернатора и Правительства Волгоградской области

осуществляется в соответствии с Порядком осуществления контроля за исполнением

поручений Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области,

вице-губернатора – председателя Правительства Волгоградской области, вице-губернатора –

руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, утвержденным

правовым актом Губернатора Волгоградской области.

4.7.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник Комитета

обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, другому сотруднику

по указанию начальника соответствующего структурного подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение

сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы начальнику соответствующего

структурного подразделения с обязательным уведомлением о такой передаче работника

общего отдела.

consultantplus://offline/ref=6FE194D22A7789A8E65908AE2FB1402B38CA3FF62E9FBBABB5C8942BAD5800783838663230AE1F3B976AAAZCp4M

35

4.7.11. При переходе на другую работу или увольнении сотрудник должен все

числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки передать по акту,

согласованному с начальником общего отдела.

4.7.12. Исполнители имеют право делать пометки на документе о времени его

поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате

и результате окончательного исполнения.

4.7.13. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих

документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут

быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.8. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.8.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего)

документа в Комитете возлагается на структурное подразделение или должностное лицо –

основного исполнителя документа.

4.8.2. До предоставления на подпись руководству основной исполнитель проверяет

правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие

необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок,

разъясняющих содержание подготовленных документов, реестра рассылки и т.д.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник

указанного документа.

4.8.3. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся

сопроводительные письма.

4.8.4. Основным исполнителем готовится два экземпляра документа:

первый – с подписью руководителя и оформленный на бланке, установленной формы,

для отсылки адресату;

второй – с подписью руководителя и визами должностных лиц, оформленный

на листах бумаги формата А4, подшивается в дело.

4.8.5. Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным

исполнителем, а также руководителем структурного подразделения или его заместителем,

при необходимости – работниками других структурных подразделений (визы проставляются

на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии)

документа).

4.9. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

4.9.1. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные председателем Комитета

или его заместителями, регистрируются в АСЭД.

Исключение составляют:

отправляемые (исходящие) документы проверок и административного производства;

отправляемые (исходящие) документы с пометкой "Для служебного пользования";

отправляемые (исходящие) документы кадрового делопроизводства.

4.9.2. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа

проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе,

в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их

подписания или на следующий рабочий день.

4.9.3. При регистрации в АСЭД исходящим документам присваивается

регистрационный номер, состоящий из:

индекса Комитета в структуре органов исполнительной власти Волгоградской

области;

36

проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел Комитета;


календарного года;

например: № 31-10-07/777.

4.9.4. При регистрации в автоматизированной базе данных "Делопроизводство"

входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Комитета;

строчной буквы "к";



например: № 10к/777.

Формат регистрации отправляемых (исходящих) документов кадрового

делопроизводства: 001–ОК, где 001 – порядковый номер документа в пределах календарного

года, ОК – индекс исходящих документов отдела правового обеспечения, государственной

службы и кадров.

4.9.5. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет проверку правильности

оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия

количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки.

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются

на доработку.

4.10. Отправка исходящих документов

4.10.1. Отправку исходящих документов производит служба делопроизводства,

проверяя правильность оформления отправляемых (исходящих) документов и производя

сортировку по способу отправления, указанному исполнителем (простая, заказная и др.).

4.10.2. Исходящие документы, предназначенные для отправки информации в виде

телефонограмм и средствами факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства

с обязательным указанием номера телефона/факса адресата.

4.10.3. Обработка службой делопроизводства документов, отправляемых из Комитета,

включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование,

упаковку, проставление стоимости почтовых услуг, составление реестра для простых

почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу курьеру

в соответствии с договором оказания почтовых услуг.

4.10.4. Документы для отправки передаются в службу делопроизводства

оформленными согласно Инструкции. Исполнителем готовится необходимое количество

копий полного пакета отправляемых (исходящих) документов с указанием почтовых

адресов.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица,

подписавшего документ.

4.10.5. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.

Исходящие документы, принятые службой делопроизводства в рабочие дни

до 15 часов (в пятницу – до 14 часов), отправляются адресатам в день их приема.

Документы, переданные в службу делопроизводства позже указанного времени,

отправляются адресатам на следующий рабочий день.

Документы особой срочности, подписанные руководством Комитета в рабочие дни

после 15 часов, отправляются исполнителем документа.

37

Отправлять документы Комитета без присвоенных соответствующих исходящих

номеров не допускается.

4.11. Прохождение и регистрация внутренних документов

4.11.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления

соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения -

поступающих документов.

4.11.2. Докладные записки создаются в электронной форме и регистрируются

в АСЭД.

Докладные записки создаются на бумажном носителе в случаях:

если докладная записка содержит персональные данные гражданина или сведения

ограниченного доступа;

если докладная записка содержит сообщение о возникновении конфликта интересов,

факте склонения к совершению коррупционного правонарушения или сообщение об ином

нарушении законодательства.

4.11.3. Договоры регистрируются уполномоченным в соответствии с приказом

Комитета сотрудником в системе защищенного электронного документооборота "Комита

Курьер JE".

4.12. Учет и анализ объемов документооборота

4.12.1. Под объемом документооборота понимается количество документов,

поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах

регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр подлинника

документа или экземпляр копии документа (если это единственный экземпляр документа).

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования

документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо

и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.12.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования

организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых

в делопроизводстве.

4.12.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков

и содержания документов, поступающих в Комитет, и создаваемых им, ведется в целях

рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины,

качества и эффективности принимаемых решений.

4.12.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой

делопроизводства и предоставляются председателю в составе годового отчета или в виде

докладной записки за требуемый период.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает в себя:

постановку документа на контроль;

организацию и регулирование хода исполнения;

подготовку информации о результатах исполнения;

снятие документа с контроля;

информирование руководства о состоянии исполнения документов.

38

5.2. Контроль исполнения документов обеспечивают: председатель, заместители

председателя, руководители структурных подразделений Комитета, сотрудники службы


5.3. Централизованно, в службе делопроизводства на контрольный учет ставятся:

документы, поставленные на контроль председателем;

обращения граждан;

поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области, отданные

Комитету (председателю) в соответствующих постановлениях и распоряжениях;

поручения Губернатора, Председателя Правительства, заместителей Председателя

Правительства Волгоградской области, отданные во всех видах входящих документов;

документы, переадресованные в Комитет на исполнение;

запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных

подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.

5.4. Передача документов, указанных в пункте 5.3, на исполнение без постановки

на контрольный учет запрещается, за исключением срочных поручений со сроком

исполнения три дня и менее.

5.5. Организацию работы по документальному оформлению контрольного учёта

документов осуществляет руководитель службы делопроизводства.

5.6. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа

ставится отметка о контроле, проставляемая штампом "Контроль".

К документу, поставленному на контрольный учет, составляется контрольная

карточка с указанием:

реквизитов контролируемого документа;

краткого содержания поручения (резолюции);

исполнителя (исполнителей);

контрольного срока или сроков исполнения;

отметок о снятии документа с контроля, решении изменить срок исполнения

документа и (или) состав исполнителей;

указания на основание снятия документа с контроля, изменения срока исполнения

документа и (или) состава исполнителей;

подписи и даты получения документа исполнителем (исполнителями).

5.7. При постановке документа на контрольный учет, дата контроля исполнения

наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа, либо

в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ

подлежит срочному или оперативному рассмотрению.

5.8. Решение о снятии документа с контрольного учета принимает руководитель

структурного подразделения после анализа документов, свидетельствующих о полном

исполнении контрольного документа в установленный срок.

5.9. Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа

и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства

в контрольной карточке, с проставлением даты изменения или снятия документа

с контрольного учета, указания оснований (в том числе реквизитов отправляемого

(исходящего) документа, докладной записки и т.п.).

6. Рассмотрение обращений граждан

6.1. Работа по рассмотрению обращений граждан поступивших в Комитет

в письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются – обращения)

осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ

"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и правовыми актами

Комитета, регулирующими осуществление приема граждан, обеспечение своевременного

39

и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие

по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством

Российской Федерации срок.

6.2. Поступившие обращения регистрируются в электронной базе данных

"Делопроизводство".

6.3. Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись

уполномоченным лицам только с приложением поступившего обращения.

6.4. Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами

формируются в дела согласно номенклатуре дел Комитета.

7. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД КОМИТЕТА

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Документальный фонд Комитета – совокупность документов, образующихся

в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы,

созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими

государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими

и физическими лицами.

7.1.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень

заголовков дел, образующихся в деятельности Комитета, с указанием сроков их хранения

и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими

указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области уполномоченных

в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства

и документооборота.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете,

положений о его структурных подразделениях и других документов, регламентирующих

деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов,

образующихся в деятельности Комитета.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела,

систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является

основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.3. Руководители структурных подразделений Комитета не позднее 15 ноября

текущего года, письменно предоставляют в службу делопроизводства свои предложения

по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Комитета.

7.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Комитета

в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении,

разрабатывает номенклатуру дел.

Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного

структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры

и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения

в действие.

7.1.5. Номенклатура дел Комитета составляется службой делопроизводства на основе

номенклатур структурных подразделений Комитета.

7.1.6. Номенклатура дел Комитета подписывается руководителем службы

делопроизводства, согласовывается ЭК Комитета, направляется на согласование ЭПМК

министерства культуры по Волгоградской области, после чего утверждается приказом

Комитета, в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего

года.

40

Утверждённая номенклатура дел Комитета вводится в действие с 1 января

следующего года.

7.1.7. Номенклатура дел утверждается приказом Комитета после согласования

с ЭПМК министерства культуры Волгоградской области:

один раз в 5 лет;

в случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета.

В случае изменения полномочий и (или) структуры Комитета, номенклатура

утверждается приказом Комитета и вводится в действие в срок не позднее одного месяца

со дня вступления в силу правового акта об изменении полномочий и (или) структуры

Комитета.

7.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:

для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;

для направления в государственное казённое учреждение Волгоградской области

"Центр документации новейшей истории Волгоградской области";

для использования в работе службой делопроизводства;

для хранения в архиве Комитета.

Из номенклатуры дел Комитета специалистом службы делопроизводства

оформляются выписки для каждого структурного подразделения.

7.1.9. Если в течение года в Комитета возникают новые документированные участки

работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел

структурных подразделений и номенклатуру дел Комитета.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Комитета оставляются

резервные номера.

7.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел Комитета работником службы

делопроизводства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно

постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Комитета, сообщаются

письмом в государственное казённое учреждение Волгоградской области "Центр

документации новейшей истории Волгоградской области", о чем в номенклатуре дел

проставляется отметка с указанием реквизитов письма.

Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 19.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела

в соответствии с номенклатурой дел Комитета и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях

Комитета.

7.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Комитета или на уничтожение

хранятся по месту их формирования.

7.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного

документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок

помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-

регистраторы для обеспечения физической сохранности.

7.2.5. Руководители структурных подразделений Комитета несут ответственность

за сохранность документов и формирование их в дела.

7.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально,

корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел

указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается

на внутренней стороне шкафа.

41

7.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела

(папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами АСЭД.

7.2.8. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать

следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию

заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением

переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен

иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры

и черновики;

документы располагать по мере их поступления.

7.2.9. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более

4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении указанных параметров заводится очередной том. При наличии

в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе

с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1" и т.д.

7.2.10. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,

формируются копии документов органов государственной власти Российской Федерации

и Волгоградской области (законы, постановления, распоряжения) по основной деятельности

(копии), поступившие для исполнения.

7.2.11. Положения, правила, уставы, инструкции, регламенты являющиеся

приложениями к правовым актам, группируются вместе с утвердившими их правовыми

актами.

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их

проектов и отдельно от утвердивших их правовых актов.

7.2.12. Приказы по профильной деятельности, приказы по административно-

хозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела

приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

7.2.13. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется

в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-

запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся

в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела

предыдущего года.

7.2.14. Перед передачей в архив Комитета, руководителем структурного

подразделения с участием сотрудника службы делопроизводства проводится проверка

наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел

и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел,

при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации

или ликвидации Комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия состояния документов и дел проводится путем сверки индексов

по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным

на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

42

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте установленной формы.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

7.2.15. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения производится

с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором, указанное дело,

сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения для работы

осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела.

В ней указывается название структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому

дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении

и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных

подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании

их письменных запросов с разрешения председателя и по актам установленной формы.

7.2.16. Сотрудники структурного подразделения, в котором сформировано дело,

пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе

временно изымают документы с обязательным вложением листа-заместителя с указанием:

кто, и на какой срок, взял документ, личной подписью и датой.

7.2.17. Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в порядке,

установленном законодательством Российской Федерации с оставлением в деле заверенной

копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в установленном

порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.

7.2.18. Контроль надлежащего формирования и ведения дел, соблюдения требований

делопроизводства, документооборота, положений настоящей Инструкции и иных

нормативных правовых актов осуществляют сотрудники службы.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение

предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в Комитете создается

постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании Положения,

утверждаемого председателем Комитета.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения

осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Комитета работниками,

ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим

руководством работника общего отдела, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования

надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комитета,

а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых

истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании

законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации,

Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной

номенклатуры дел Комитета.

43

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел

постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу

(в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций), а также акты

о выделении дел к уничтожению.

7.3.3. В каждом структурном подразделении Комитета описи на дела постоянного

хранения составляются ежегодно под методическим руководством работника общего отдела,

ответственного за архив. По этим описям документы сдаются в архив Комитета.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень

единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия

содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой

(порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является

номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше

10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи

не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для

подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит работник общего отдела,

ответственный за архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение

в соответствующий государственный архив.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование

структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством.

В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела

в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его

новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие

элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования

и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования

и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации

на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело

состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное

в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по

согласованию с общим отделом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые

вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью

заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же",

при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе

описи заголовок воспроизводится полностью);

44

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи

пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они

помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование

многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить

полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово

"Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях

их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой

на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись,

в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый

и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел

в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его

должности, согласовывается с общим отделом и утверждается руководителем структурного

подразделения.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах,

один из которых передается вместе с делами в общий отдел, а второй остается в качестве

контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.3.4. По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам

экспертизы ценности документов, дела Комитета подлежат оформлению и передаче

на архивное хранение в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций,

одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Оформление дел производится работниками, ответственными за делопроизводство

при методической помощи и под контролем работника общего отдела, ответственного

за архив.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока

хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению 20;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 21;

внутренней описи документов дела (при необходимости) по форме согласно

приложению 22;

подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки

дела.

Описи дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 23.

7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых

истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов

к уничтожению в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется

на дела всего Комитета. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения

истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела

с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее

01 января 2011 г.).

45

7.4.2. Согласованные ЭК Комитета акты о выделении документов к уничтожению

утверждаются председателем Комитета только после утверждения ЭПМК описей дел

постоянного срока хранения.

7.4.3. После утверждения председателем Комитета актов о выделении документов

к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию). Способ

уничтожения документов фиксируется в акте, где обязательно указывается дата совершения

действия, и подписывается всеми членами комиссии.

7.4.4. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Комитета проставляется

отметка "Уничтожено. См. акт от… №…" с указанием должности, подписи и расшифровки

подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

7.5. Передача дел на архивное хранение

7.5.1. В архив Комитета (далее именуется – архив) передаются дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года,

в котором документы были помещены в дело на хранение.

7.5.2. Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих

Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской

области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения

государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной

гражданской службы Волгоградской области.

7.5.3. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.

7.5.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат

и хранятся в структурных подразделениях Комитета, а по истечении сроков хранения

подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником

службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений

Комитета.

7.5.6. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение

деятельности архива Комитета (далее именуется – архивист), с проставлением в двух

экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи

указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также

подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

7.5.7. При ликвидации структурного подразделения Комитета, руководитель

ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных

мероприятий, организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление

дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого

и выполняющее все или часть его полномочий

При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого

и выполняющего все или часть его полномочий дела передаются в архив независимо

от сроков хранения.

7.5.8. При реорганизации Комитета, руководители структурных подразделений

в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех

имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за сохранность

и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся

правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо

от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре

дел).

46

7.5.9. При ликвидации Комитета, руководители структурных подразделений в период

проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся

документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за сохранность

и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение

Волгоградской области "Центр документации новейшей истории Волгоградской области",

источником комплектования которого является Комитет, независимо от сроков хранения, а

документов по личному составу в государственное казённое учреждение Волгоградской

области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан

Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной

номенклатуре дел.

8. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

8.1. Общие положения работы с электронными документами

и электронными образами документов

8.1.1. В Комитет создаются, обрабатываются и хранятся:

документы, создаваемые в электронной форме без предварительного

документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов

предварительно созданных на бумажном носителе.

Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки

и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного

документирования на бумажном носителе, а так же электронных образов документов,

полученных в результате сканирования документов предварительно созданных на бумажном

носителе – соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля,

исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе,

с учётом особенностей установленных настоящим разделом.

8.1.2. К документам, создаваемым исключительно в электронной форме

без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется –

электронный документ), относится переписка между Комитетом и участниками АСЭД

по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым,

административно-хозяйственным вопросам, а так же о согласовании проектов правовых

актов и (или) содержащая в качестве приложений:

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих

персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым

действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или

Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном

носителе.

8.1.3. В электронный образ документа, полученного в результате сканирования

документа предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется – образ)

переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Комитет на бумажном

носителе или созданных в Комитете на бумажном носителе и подлежащих регистрации,

за исключением правовых актов и их проектов, обращений граждан, документов,

содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов,

к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или

47

Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном

носителе.

8.1.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются

и хранятся в АСЭД, дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном

носителе.

Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ

или образ, зарегистрированный в АСЭД.

Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов)

регистрируется как один документ.

8.1.5. Электронный документ и его реквизиты должны быть оформлены

в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих

делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти

Волгоградской области и настоящей Инструкции.

8.1.6. Электронные документы подписываются средствами электронной подписи

(далее именуется – ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской

Федерации и Волгоградской области регулирующими порядок использования ЭП.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке

в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.1.7. Состав электронных документов используемых в деятельности Комитета

и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается

приказом Комитета с учётом особенностей документооборота, осуществляемых Комитетом

полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации

и Волгоградской области.

Виды электронных документов и (или) образов используемых в деятельности

Комитета формируются в дела указываются в номенклатуре дел Комитета и индексируются

в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном

носителе.

8.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному

хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных

законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

8.1.9. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они

были сформированы, отправлены или получены.

8.1.10. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением

соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего

возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

8.1.11. После истечения установленного срока хранения:

электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;

электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение

в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.2. Организация работы с электронными документами

и электронными образами документов

8.2.1. Электронные документы, образы и (или) электронные документы

с прикрепленными образами, поступают по АСЭД с РКК.

8.2.2. Электронные документы, в том числе электронные документы

с прикреплёнными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят

проверку:

а) подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

б) правильности адресата;

48

в) наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или)

электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит

обработке в АСЭД, при отрицательном – незамедлительно возвращается отправителю

с указанием причин возврата.

8.2.3. В случае соблюдения установленных к документу требований электронный

документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется

и направляется на предварительное рассмотрение.

После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном

носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК,

в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут

прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.

Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения

с подлинником документа.

8.2.4. При передаче электронных документов, образов и (или) электронных

документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а так

же их отправке и последующем их хранении, вместе с электронными документами и (или)

электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются,

хранятся) их регистрационные данные.

8.2.5. Для сканирования документа в целях создания образа и последующего

вложения в АСЭД используются следующие параметры:

размер документа – зА4;

формат файла – PDF;

цветовую палитру – ч/б;

разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).

8.2.6. Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным

образом, направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.

Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению)

путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа,

внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации

об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

8.2.7. Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа

с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута

прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи

"На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем, и имеющем право

снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения

электронного документа.

8.2.8. Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа

с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД, заключается в следующем:

ознакомление с поступившим (входящим) документом;

согласование и (или) перенаправление поступившего (входящего) документа

на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления

задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) документа

путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием

информации о сотруднике, осуществляющем контроль и сроках исполнения;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) документа, осуществляемое

внесением информации об исполнении в РКК или путем прикрепления файла с отчетом

об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа

и (или) электронного документа с прикрепленным образом;

49

снятие электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным

образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач

сотрудником имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

8.2.9. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов

и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется

с использованием АСЭД и включает в себя:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа, создание РКК

и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения

и прикрепление файла документа к РКК);

формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования документа,

проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа

с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.

8.2.10. Направление исполненного электронного документа и (или) электронного

документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения

согласно номенклатуре дел Комитета.

В АСЭД заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ направляется

в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

8.2.11. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе,

проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

8.3. Организация работы с бумажными копиями электронных документов

8.3.1. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется

уполномоченными лицами Комитета, внесенными в Региональный реестр уполномоченных

лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии

электронных документов.

8.3.2. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную

отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан:

___________________________________________________________________________ (Ф.И.О. лица, которому выдан сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование Комитета, фамилия, инициалы и собственноручная подпись

заверившего электронный документ уполномоченного лица Комитета, внесенного

в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской

области, заверяющих копии электронных документов.

8.3.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется

в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем

электронный документ.

8.3.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными.

8.4. Функции пользователей АСЭД и маршруты

прохождения электронных документов

8.4.1. Председатель, заместители председателя, руководители структурных

подразделений, осуществляют в АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

50

подписание отправляемых (исходящих) документов;

исполнение электронных документов.

8.4.2. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет в АСЭД следующие

действия:

регистрацию поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов

на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, подлинность ЭП лица

подписавшего документ, правильность адресата, наличие приложений;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

8.4.3. Сотрудники Комитета, являющиеся исполнителями документов, осуществляют

в АСЭД следующие действия:

исполнение поступающих электронных документов;

доработка электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

создание отправляемых (исходящих) электронных документов.

8.4.4. Для поступающих (входящих) электронных документов маршрутом их

прохождения в АСЭД является:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

8.4.5. Для отправляемых (исходящих) электронных документов маршрутом их

прохождения в АСЭД является:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверка правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;


отправка электронного документа;

снятие с контроля электронного документа.

8.4.6. Для внутренних электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД

является:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);


рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

9. Изготовление, учет, хранение и уничтожение печатей, штампов

9.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков

на бумагу.

Штамп – устройство, содержащее клише для проставления отметок справочного

характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

51

9.2. В соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области

от 06 февраля 2014 г. № 32-п "Об утверждении Положения о комитете тарифного

регулирования Волгоградской области" Комитет имеет печать с изображением герба


9.3. Кроме печати с изображением герба Волгоградской области в Комитете

используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для

осуществления установленных полномочий.

9.4. Печати и штампы Комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве

и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает

заместитель председателя или руководитель структурного подразделения по согласованию

с председателем.

9.5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются

в соответствующих структурных подразделениях Комитета и передаются руководителю

структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению материально-

технического обеспечения деятельности Комитета.

9.6. Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником службы

делопроизводства в журнале учета печатей и штампов. Форма журнала приведена


Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под роспись в указанном

журнале.

9.7. В структурных подразделениях Комитета печати и штампы хранятся в сейфах или

металлических шкафах.

Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Комитета, и (или)

вынос печатей, штампов из помещений Комитета (за исключением печатей для

опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей

и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.

9.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат

передаче руководителю структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению

материально-технического обеспечения деятельности Комитета, с записью в журнале учета

печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии комитета тарифного регулирования Волгоградской области от 11 августа 2014 г. № 2

52

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к инструкции по делопроизводству в комитете тарифного регулирования Волгоградской области

ПРАВИЛА

оформления реквизитов документов

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий

требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows

версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта:

от 12 до 14, диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных

допускается применение шрифтов меньших размеров.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы – 1,25 см.

Герб Волгоградской области (реквизит 023)

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов

Комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД

"О гербе и флаге Волгоградской области".

На бланках документов Комитета герб Волгоградской области изображается

в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа

и центрируется. Размеры изображения герба для печати на бланках: высота – 17 мм, ширина

– 12,75 мм.

Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08)

Полное наименование – комитет тарифного регулирования Волгоградской области –

располагается на бланках документов и соответствует наименованию, установленному

Положением о Комитете. Сокращенное наименовании не указывается.

Наименование Комитета печатается прописными буквами шрифтом Times New

Roman 14 полужирной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Должность лица – автора документа (реквизит 31)

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках

резолюций и поручений должностных лиц Комитета. Наименование должности лица,

подписавшего документ, указывается под наименованием Комитета.

Справочные данные о Комитете (реквизит 09)

Справочные данные о Комитете включают в себя: почтовый адрес, номер телефона,

факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта, код

3 Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Реквизит "Должность лица, подписавшего документ", пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" – как 32.

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39D687CD0863858C6A495EE551A7BA537C861261BB34C2F8EE9FEB780C5AK2N4G

53

организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий

и организаций), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер органа

исполнительной власти Волгоградской области проставляется в соответствии с документами,

выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер

налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии

с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

Реквизит "справочные данные о Комитете" печатается шрифтом Times New Roman 9

обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида издаваемого документа (постановление, приказ, протокол и т.д.)

включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при

подготовке документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа печатается прописными буквами шрифтом Times New

Roman 14 обычной насыщенности от левой границы текстового поля.

Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа – "Волгоград" – указывается во всех

бланках документов, за исключением бланков писем и бланков резолюций.

Место составления или издания документа печатается шрифтом Times New Roman 12

обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.

Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные,

служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент,

план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или

утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа или

непосредственно составителем при подготовке документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является

дата более поздней подписи.

Дата документа может проставляться двумя способами: цифровым и словесно-

цифровым.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,

разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр

не ставится), например: 27.08.2014.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя

цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами, например 07 июля 2014 г. Проставлять

ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Отметка для проставления даты печатается от левого края текстового поля путем

проставления 24 подчерков, шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой

регистрации различных видов документов, принятой в Комитете. Регистрационный номер

присваивается документу после его подписания (утверждения).

54

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных

косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа

и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований

организаций в заголовочной части документа.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он

включен в массив документов организации, находится под контролем и ответственностью

организации.

Регистрационный номер документа печатается шрифтом Times New Roman 12

обычной насыщенности, в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции от левого края

текстового поля путем проставления знака "№", пробела, 11 подчерков шрифтом Times New

Roman 12 обычной насыщенности.

Ссылка на исходящий номер и дату документа (реквизит 13)

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав

реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа.

Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты

поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной

информации.

В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа

адресанта дается в начале текста письма, например:

"Комитетом тарифного регулирования Волгоградской области рассмотрено письмо

от 03.09.2012 № 77 по вопросу обращения Смирновой Л.П. с просьбой проверить

правильность применения тарифов на маршруте…".

Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам,

структурным подразделениям, гражданам.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Строки реквизита "Адресат"

выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно

самой длинной строки реквизита.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные

наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления,

организаций.

При адресовании документа в орган государственной власти, другим юридическим

лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном

падеже, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

или

Администрация Калачевского муниципального района Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации

входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в

дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией и пробелом не отделяются,

например:

55

Руководителю Федеральной службы по тарифам И.О.Фамилия

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый

адрес, например: ОАО "Волгоградоблэлектро" Шопена ул., д.13, Волгоград, 400075

Если документ адресуют физическому лицу, то сначала указывают фамилию, а затем

инициалы получателя и почтовый адрес, например:

Иванову И.И.

Садовая ул., д. 5, кв. 12 г.Калач-на-Дону, Калачевский район Волгоградская область, 404507

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (нескольким

должностным лицам), то они указываются обобщенно, например: Администрации муниципальных районов и городских округов Волгоградской области

или

Руководителям учреждений, организаций

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед

вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов

исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых адресов и готовится

необходимое количество копий для рассылки. Реестр рассылки визируется исполнителем

документа.

Почтовый адрес не указывается только в документах, направляемых в высшие органы

государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные

органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" оформляется в соответствии

с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства

Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг

почтовой связи":

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

почтовый индекс.

56

Наименование (заголовок) либо аннотация документа (реквизит 18)

Наименование (заголовок) либо аннотация документа – краткое содержание

документа. Составляется ко всем документам за исключением документов, имеющих текст

небольшого объема (до 4–5 строк).

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных;

письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, и оформляется

под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4–5 строк по 28–30 знаков

в строке и печатается без отступа от левой границы текстового поля.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие

регистрационные формы базы данных.

Текст документа (реквизит 20)

Документы составляются с учетом особенностей официально-делового стиля, вида

документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно

быть изложено кратко и логично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить

на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...комитет тарифного регулирования Волгоградской

области постановляет...; ...коллегия решила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем

на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили

(постановили).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных

нормативных правовых актов, указываются: наименование вида документа, наименование

органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его

регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации

от 29 декабря 2011 г. № 1178 "О ценообразовании в области регулируемых цен (тарифов)

в электроэнергетике".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или

анкеты.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы – 1,25 см.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие

страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими

цифрами без каких-либо дополнительных выделений, размер шрифта 10–12.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование

(заголовок) документа", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений",

consultantplus://offline/ref=08B5B33FAF065FAAD2C1305A6F220CC570B913DCD67C5941A45AC83CECw4M3M

57

"Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности

в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также

слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный

абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание"

и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте

выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь

заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы без точки

в конце. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками

с точкой на конце. Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так,

чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

Если служебное письмо заканчивается этикетной фразой "С уважением,", то она

печатается под текстом, через 2–3 междустрочных интервала без абзаца.

Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора текста:

знаки препинания не отделяются пробелом от предшествующего текста, допускается

отделять пробелом только вопросительный знак;

не отделяются пробелом от цифр знаки "процент", "градус", "минута", "секунда",

например: 45%;

одним пробелом цифра отделяется от знаков "№" и "§", но при вводе нужно

использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни

разорван при переносе (комбинация клавиш для неразрывного пробела: Ctrl+Shift+Пробел);

дефис пробелами не отделяется, пример: 10-процентный;

отделяется пробелами тире, например: Иванов – главный специалист;

тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", пример:

2010–2011 гг.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую

строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 01 сентября, 150 руб.);

знаки №, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например, Санкт-Петербург);

наращения к цифрам, например: 25-го.

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.

В случаях многократного упоминания в документе того или иного объекта (круга

объектов), а равно неоднократного употребления того или иного понятия, при первом

упоминании о таком объекте (круге объектов), понятии приводится его полное, а затем

в скобках сокращенное наименование по форме: "далее именуется – ..." либо "далее – ",

в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование.

Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем

и приложений к постановлениям, приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам,

положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого

поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается

количество листов и количество экземпляров приложения:

58

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются,

указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество

экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о

его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение,

отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31.03.2007 № 17 и приложение к нему, всего на 11 л.

На приложениях к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам,

инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка

о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу

и выравнивается по левому краю.

Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается

наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к приказу комитета тарифного регулирования Волгоградской области от 07.07.2014 № 77

Гриф согласования (реквизит 23)

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти

и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом

согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек

и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование

организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты

согласования.

59

Заголовок реквизита СОГЛАСОВАНО печатается без отступа от левой границы

текстового поля и отделяется от последующих строк полуторным междустрочным

интервалом.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом,

протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель



Подпись И.О.Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета тарифного регулирования


от 07.07.2014 № 31-10-10/117

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю

документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы

согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе

в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист

согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает

содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор)

в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

Виза (реквизит 24)

Согласование проекта документа с должностными лицами оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия)

и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего

документ, например:

Заместитель председателя




Дата

60

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актов

Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, вице-

губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, аппарата Губернатора

и Правительства Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего

листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Комитета, визы

проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения

и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело,

или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату

по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.)

визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе

к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа

должностными лицами.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза

дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Председатель комитета тарифного регулирования



Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе

и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица (реквизит 22)

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ,

личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия

Подпись печатается через 2-3 междустрочных интервала под текстом документа, под

отметкой о наличии приложения. Наименование должности печатается без отступа от левой

границы текстового поля через один междустрочный интервал. Расшифровка подписи

располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы

текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Последняя буква

в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера обязательна.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой

черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если

должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует,

документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы

за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии

с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность

61

лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ

могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим

обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка),

подпись оформляется следующим образом:

И.о. председателя комитета тарифного регулирования Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи

располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии

должностей.

Председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия

Заместитель председателя комитета тарифного регулирования Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности,

но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Председатель Председатель комитета тарифного регулирования комитета информационных технологий Волгоградской области Волгоградской области

Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц,

подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с

распределением, например:

Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии (по алфавиту) Подпись И.О.Фамилия


Гриф утверждения (реквизит 16)

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Устанавливаются два способа утверждения документа: утверждение документа

правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом,

к компетенции которого относится решение вопроса.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа

состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования

должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов,

62

фамилии), даты. Заголовок реквизита УТВЕРЖДАЮ отделяется от последующих строк

полуторным междустрочным интервалом.

УТВЕРЖДАЮ председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия Дата

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения

состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА),

согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила,

программа), наименования вида документа в творительном падеже (постановлением), его

даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом комитета тарифного регулирования Волгоградской области от 26.04.2014 № 77

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи

располагают на одном уровне.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению:

акты (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению и т.д.);

задания (технические задания и т.д.);

инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности;

внутреннего трудового распорядка и т.д.);

номенклатуры дел;

нормативы (расхода материалов, численности работников и т.д.);

описи дел;

отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций,

на которые распространяются определенные льготы и т.д.);

планы (производственные; внедрения новой техники; работы совета и т.д.);

положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);

программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

сметы (расходов, использования средств и т.д.);

структура и штатная численность;

штатные расписания и изменения к ним;

формы унифицированных документов.

Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи

должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях,

63

предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск

печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного

лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего

документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится

в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати:

акты (приема-передачи, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах т.д.);

договоры и соглашения;

командировочные удостоверения;

письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

учредительные документы организаций;

реестры (рассылки почтовые, бюджетных поручений);

сметы расходов;

справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных

ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.);

удостоверения;

штатные расписания и изменения к ним;

копии постановлений комитета для рассылки.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику

документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под

текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте

нахождения подлинника документа, слово "Верно" ("Копия верна"), наименование

должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату

заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую

организацию), например:

Подлинник документа находится в деле комитета тарифного регулирования Волгоградской

области № _______ за _______ г.

Копия верна

Главный специалист Подпись И.О.Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка

о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):

"Всего в копии ____ л.". При заверении штампом "Копия верна" каждого листа

многостраничной копии документа, отметка "Верно" проставляется на лицевой или

оборотной стороне последнего листа копии документа.

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются

проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону

последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно

размером 5–6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

64

В данном документе прошито

и пронумеровано 17 (семнадцать) листов

Наименование должности работника

юридической службы


" ____ " ___________201___ г.

М.П.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой

или оборотной стороны последнего листа документа (размер шрифта 10-12).

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона,

например:

Иванов Иван Иванович

(8442) 35-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя

с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе

документа проставляется в соответствии со специальными требованиями,

предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно

на бланке для резолюций и поручений или на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание

поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Иванову И.И., Петрову П.П.,

Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2014

Подпись Дата

Отметка о контроле документа (реквизит 19)

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль,

с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа (реквизит 28)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело",

указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя

или руководителя структурного подразделения и даты.

65

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях

исполнения документа: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его

исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается

и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения,

в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс 19.09.2014

В дело № 10-12


02.11.2014

или

Издан приказ от 01.04.2014 № 7

"О создании экспертной комиссии"

В дело № 07-15


12.04.2014

Отметка о поступлении документа (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа в Комитет содержит входящий регистрационный

номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в правой нижней

части лицевой стороны первого листа документа.

Отметка о конфиденциальности (реквизит 32)

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих

информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной

информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной

информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной

власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии,

утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г.

№ 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией

ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти

и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии", и постановлением

Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. № 503 "Об утверждении Инструкции

о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах

исполнительной власти Волгоградской области" отметка о конфиденциальности

на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид

"Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа

документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе ГОСТ Р

6.30-2003) приведены для продольного бланка на Рисунке 1.

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39D687CD086385896D4F57E85EFAB05B258A1066B46BD5FFA793KEN8G

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39C88ADB643C808865125AE85CF4E3077AD14D31BD6182KBN8G

66

Рисунок 1

СХЕМА

расположения реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

28 30 29

23 24 26

27

21 22 25

20

18 17

11 12 15

08 31 09 10 16

02 32 19

20 10

3

73

17

18

20

40

20

16

210

297

13 14

20

10

67


КОМИТЕТ ТАРИФНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________ № ___________

Волгоград

Образец бланка приказа Комитета

68



Рокоссовского ул., д.62, Волгоград, 400050. Тел. (8442) 35-29-05. Факс (8442) 35-29-45. E-mail: [email protected]

ОКПО 95242243, ОГРН 1063444056048, ИНН/КПП 3444134770/344401001.

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Образец бланка письма Комитета

69



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________________ № ___________

Волгоград

Образец бланка постановления Комитета

70




ОКПО 95242243, ОГРН 1063444056048, ИНН/КПП 3444134770/344401001.

________________________ № ___________

Волгоград

Образец общего бланка Комитета

71



ПРОТОКОЛ

________________________ № ___________

Волгоград

Образец бланка протокола заседания коллегии Комитета

72


1. Форма журнала учета поступления гербовых бланков

№

п/п

Наименование

вида бланка

Дата

поступления

Дата и номер

сопроводительного

документа


организации –

поставщика

бланков

Количество

экземпляров

бланков

Серия и

номера

гербовых

бланков

1 1 2 3 4 5 6

2. Форма журнала выдачи гербовых бланков

№

п/п

Дата выдачи

бланков


вида бланков

Получатель бланка

(структурное

подразделение)

Ф.И.О.

получателя

бланков

Должность


бланков

Кол-во

бланков,

серия и

номера

бланков

Подпись


бланков и дата

Приме-

чание

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Формы журналов учета поступления и выдачи гербовых бланков

73


Внесен Правительством


Проект

ЗАКОН

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения,

комплектования, учета и использования документов архивного фонда

Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм

собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в

Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Губернатор

Волгоградской области И.О.Фамилия

Подготовлен

министерством культуры


05 сентября 2013 г.

Образец оформления законопроекта

74



ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О передаче имущества из государственной собственности Волгоградской

области в муниципальную собственность Быковского городского поселения Быковского муниципального района Волгоградской области

В соответствии с Федеральным законом от 22 августа 2004 г. № 122-ФЗ

"О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации

и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской

Федерации в связи с принятием федеральных законов "О внесении изменений

и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах организации

законодательных (представительных) и исполнительных органов

государственной власти субъектов Российской Федерации" и "Об общих

принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации",

на основании решения Быковской городской Думы Быковского городского

поселения Быковского муниципального района Волгоградской области

от 02 августа 2011 г. № 31/182 "О приеме государственного имущества

в муниципальную собственность Быковского городского поселения Быковского

муниципального района" Правительство Волгоградской области

п о с т а н о в л я е т:

1. Передать безвозмездно из государственной собственности

Волгоградской области в муниципальную собственность Быковского

городского поселения Быковского муниципального района Волгоградской

области имущество согласно приложению.


Вице-губернатор – председатель Правительства Волгоградской области И.О.Фамилия

Образец оформления проекта постановления Правительства Волгоградской области

consultantplus://offline/ref=EDCADAB517F44AADBC39D687CD086385896B4B57E75CFAB05B258A1066KBN4G

75



КОМИТЕТА ТАРИФНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об установлении тарифов на услуги по передаче тепловой энергии

для потребителей…

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 190-ФЗ

"О теплоснабжении", постановлением Правительства Российской Федерации

от 22 октября 2012 г. № 1075 "О ценообразовании в сфере теплоснабжения" ...,

комитет тарифного регулирования Волгоградской области п о с т а н о в л я е т :

1 Установить и ввести в действие…


Председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской области И.О.Фамилия

Образец оформления проекта постановления Комитета

consultantplus://offline/ref=24F0B66D3721EF454903D544AAC0589BA0BA5C8F5DFB91240CD92E7840OBE2O

76

Продолжение приложения 10

ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению комитета тарифного регулирования Волгоградской области от №

ПОРЯДОК

применения розничных цен, установленных настоящим постановлением

1. Розничные цены на газ установлены в условиях реализации газа населению …

(Далее текст не приводится).

Образец оформления приложения к проекту постановления Комитета

77



ПРИКАЗ

________________________ № ___________

Волгоград

Об утверждении сводной номенклатуры дел

комитета тарифного регулирования Волгоградской области

В соответствии Перечнем типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации

от 25 августа 2010 г. № 558 п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую сводную номенклатуру…


Председатель


Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия

Образец оформления приказа Комитета

78


УТВЕРЖДАЮ председатель комитета тарифного регулирования Волгоградской области

_______________ И.О.Фамилия

Повестка

заседания коллегии комитета тарифного регулирования Волгоградской области

дата

Обсуждаемые вопросы Докладчик Время

1. Об установлении тарифов на холодную воду для

потребителей… И.О.Фамилия 10-00

2. Об установлении тарифов на тепловую энергию для

потребителей …" И.О.Фамилия 10-10

3. О внесении изменений в постановление… И.О.Фамилия 10-20

4. Разное

Секретарь коллегии И.О.Фамилия

Образец оформления повестки заседания коллегии Комитета

79



ПРОТОКОЛ

________________________ № ___________

Волгоград

Заседание коллегии Управления по региональным тарифам

Администрации Волгоградской области


Члены коллегии: И.О.Фамилия

Секретарь: И.О.Фамилия


ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об установлении тарифов на тепловую энергию…

2. Об установлении тарифов на электрическую энергию…

1. Об установлении тарифов на тепловую энергию …

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – на экспертизу были представлены материалы по установлению тарифов на

выработку и транспорт тепловой энергии для потребителей…

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – согласны с предложением эксперта…

КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:

Установить тарифы на тепловую энергию…

Голосовали "за" единогласно.

Секретарь коллегии Подпись И.О.Фамилия

Члены коллегии Подпись И.О.Фамилия

Образец оформления протокола заседания коллегии Комитета

80



ПРОТОКОЛ

заседания Экспертного совета по ценам и тарифам в электроэнергетике

Волгоград

________________________ № ___________

Председательствующий – И.О.Фамилия

Секретарь – И.О.Фамилия

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О …

Докладчик

2. О …

Докладчик

СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия – краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1….

1.2. …

Председательствующий Подпись И.О.Фамилия

Секретарь Подпись И.О.Фамилия

Образец оформления полного протокола заседания (совещания)

81


ПРОТОКОЛ

совещания у председателя комитета тарифного регулирования


И.О.Фамилия

Волгоград

________________________ № ___________


Наименование должности - И.О. Фамилия




(Фамилии в алфавитном порядке)

________________________________________________________________________________

I. О подготовке материалов на заседание коллегии комитета тарифного регулирования


_______________________________________________

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Усилить контроль….

2. Начальникам отделов подготовить….

II. О выполнении поручения

_______________________________

(Фамилия, Фамилия)

1. Подготовить запрос…


Образец оформления краткого протокола

82


"____" __________20___ г.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА №___

заседания коллегии комитета тарифного регулирования Волгоградской области


Члены коллегии: И.О.Фамилия


Об установлении индивидуальных тарифов

на услуги по передаче электрической энергии

СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия – текст доклада

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия – краткая запись выступления

КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:

1.

2.

Голосовали "за" единогласно

Секретарь коллегии И.О.Фамилия

Образец оформления выписки из протокола заседания (совещания)

83




ОКПО 95242243, ОГРН 1063444056048, ИНН/КПП 3444134770/344401001.

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Уважаемый … !

Направляем постановление комитета тарифного регулирования

Волгоградской области от 07 июля 2014 г. № 17/1 "Об установлении

тарифов…".

Приложение: на 3 л. в 1 экз.


Фамилия Имя Отчество

(8442) 35-00-00

Образец оформления письма Комитета

Руководителю Федеральной службы по тарифам И.О.Фамилия

84


Генеральному директору ОАО "Волгограднефтемаш" И.О.Фамилия

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Дата №

Уважаемый…!

Вы или Ваш представитель (по доверенности) приглашаетесь на заседание коллегии

комитета тарифного регулирования Волгоградской области по вопросу утверждения

тарифов….



Передал: должность И.О.Фамилия

тел.

Принял: должность И.О.Фамилия

тел.

время:

Образец оформления телефонограммы

85


Наименование структурного подразделения комитета

Председателю комитета тарифного регулирования Волгоградской области И.О.Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Дата №

В связи с переименованием министерства топлива, энергетики

и тарифного регулирования Волгоградской области в комитет тарифного

регулирования Волгоградской области необходимо изготовить новые печати

(штампы)…


Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

Образец оформления докладной записки

86


Комитет тарифного регулирования


АКТ УТВЕРЖДАЮ

________________ № ________________ председатель комитета тарифного

наименование отдела, составившего

документ

регулирования Волгоградской области

______________________ И.О.Фамилия

"_____" _______________ 20___г.

об уничтожении гербовых бланков

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству комитета тарифного

регулирования Волгоградской области комиссия в составе:

1._________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, должность)



Составили настоящий акт об уничтожении испорченных гербовых бланков комитета

путем _____________ в количестве: (метод уничтожения)

бланков приказов __________ шт.;

бланков постановлений __________шт.




Образец оформления акта

87


Комитет тарифного регулирования Волгоградской области

УТВЕРЖДЕНО приказом комитета тарифного регулирования Волгоградской области от №

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №

на 2014 год

Индекс

дела Заголовок дела Количество ед.хр. Срок хранения дела и

номер статей по перечню Примечание

1 2 3 4 5

Название раздела

Начальник общего отдела комитета тарифного регулирования Волгоградской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭК комитета тарифного Протоколом ЭПМК министерства культуры регулирования Волгоградской области Волгоградской области от № от № Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в комитете тарифного

регулирования Волгоградской области

По срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой ЭПК

1 2 3 4

постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет

включительно)

Итого:

Начальник общего отдела комитета тарифного регулирования Волгоградской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

Образец оформления сводной номенклатуры дел Комитета

88



____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения Комитета)

ИНДЕКС ДЕЛА №__________ ТОМ №_____

(заголовок дела)

__________________________ (крайние даты)

на ________________ листах

хранить __________________

Образец оформления обложки дела

89


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________ лист(ов), (цифрами и прописью)

с №___________ по №__________, в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов

1 2

___________________________________ ___________ _________________ (наименование должности лица, оформившего лист-заверитель) (подпись) (инициалы, фамилия)

__________ (дата)

Образец оформления листа-заверителя дела

90


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____

№

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номера

листов дела

Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого ____________________________________________________ документов. (количество документов цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________. (цифрами и прописью)

___________________________________ ___________ _________________ (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись) (подпись) (инициалы, фамилия)

__________ (дата)

Образец оформления внутренней описи документов дела

91



____________________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись ______________И.О.Фамилия

"_____" _______________ 20___г.

ОПИСЬ №_____

№

п/п

Индекс дела Заголовок

дела

Крайние даты Количество

листов

Срок

хранения

Примечание

1 2 3 4 5 6 7

В данную опись внесено ________________________ дел с №________ по №________ (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства Подпись И.О.Фамилия

__________ (дата)

Передал ___________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись И.О.Фамилия

__________ (дата)

Принял __________________________________________ дел (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника службы делопроизводства Подпись И.О.Фамилия

__________ (дата)

Образец оформления описи дел структурного подразделения Комитета

92


№

п/п

Оттиск

печати

(штампа)


печати

(штампа)

Дата

получения

печати

(штампа) от

изготовителя

Предприятие-

изготовитель, дата

и номер

сопроводительного

документа

Кому выдана

(должность,

подразделение)

1 2 3 4 5 6

Роспись

работника

Дата возврата

печати

Роспись

работника

Дата уничтожения

печати

Дата, номер

акта 7 8 9 10 11

Форма журнала учета печатей и штампов

93


Примерный перечень документов,

не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД

1. Документы, содержащие персональные данные.

2. Документы административного производства.

3. Постановления Комитета.

4. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы:

балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий,

акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора,

платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.

5. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов,

подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и

контроля.

6. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги

или презентационные материалы.

7. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей

корреспонденции, для сканирования которых необходимы дополнительные

технические устройства (например: сканер формата А3, фотоаппарат и т.п.).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯurt.volgograd.ru/about/legal-basis/2014.12.30/ИПД КТР.pdf ·...

Documents

Transcript of 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯurt.volgograd.ru/about/legal-basis/2014.12.30/ИПД КТР.pdf ·...