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1 Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Inhalt:...
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1Projektorganisation
WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
• Inhalt: Modelle der Projektorganisation
• Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion
• Ergebniserwartung: Kenntniserwerb bezüglich gängiger
Projektorganisationsformen
Projektorganisation
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Projektorganisation: Begriffsbestimmung
Gesamtheit der Organisationseinheiten und der
aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen
zur Realisierung eines Projektes.
(DIN 69901)
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Mindestbestandteile der Projektorganisation
Projektauftrag Bestimmung Projektleiter Genehmigung Zielsetzung / Planung Zuweisung Ressourcen Strategische Projektentscheidungen Prioritätsentscheidungen
Auftraggeber
Projektvorbereitung und -planung Überwachung und Steuerung Herbeiführen von Entscheidungen Berichterstattung Dokumentation Führung des Projektteams
Projektleiter
Mitwirkung bei Planung und Steuerung Termin-, Kosten- und fachgerechte Durchführung übernommener Projektaufgaben Informations- und Berichtspflicht Einhaltung projektorganisatorischer Regelungen
Projektbearbeitende Stellen
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Unterschiedliche Projektorganisationsformen
Projektmanagement in der Linie
Einfluß-Projektorganisation
Auftrags-Projektorganisation
Matrix-Projektorganisation
Reine Projektorganisation
Grad des Überschreitens von Bereichen
Projekt-größe
Bei der Anwendung sind die Funktionsbereiche und die Branchen zu berücksichtigen.
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Projektleitung in der
Matrixorganisation
Projektleitungin der
Fachabteilung
Projektleitung in der
Organisation
Steigende Größe und Komplexität
Anzahlder
Projekte
Unterschiedliche Projektorganisationsformen
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Koordination Matrix Reine PO
Bedeutung für Unternehmen
Umfang des Projektes
Unsicherheit bzgl. Zielerreichung
Technologie
Zeitdruck
Projektdauer
Komplexität
Bedürfnis nach zentraler Steuerung
Mitarbeitereinsatz
Projektleiter-Persönlichkeit
gering
gering
gering
Standard
gering
gering
mittel
nebenamtlich (Stab)
abhängig von
groß
groß
groß
kompliziert
mittel
mittel
mittel
groß
Teilzeit(variabel)
qualifiziert,sozialkompetent
sehr groß
sehr groß
sehr groß
neu
hoch
lang
hoch
sehr groß
hauptamtlich
vielseitig,sehr fähig
Organisationsform
Unterschiedliche Projektorganisationsformen
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Einfluß-ProjektorganisationBei der Einfluß-Projektorganisation übt der Projektmanager eine Stabsfunktion ohne Weisungsbefugnis aus. Er verfolgt den Ablauf des Projektes und berät seinen Vorgesetzten über durchzuführende Maßnahmen. Alle Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse und daher auch die Gesamtverantwortung liegen beim Vorgesetzten des Projektmanagers.
Bei der Einflußorganisation werden
die das Gesamtprojekt betreffenden Koordinationsfunktionen formell nicht durch den Projektmanager wahrgenommen und
Entscheidungen vom Projektmanager zu seinen Vorgesetzten bzw. zur Unternehmensleitung delegiert, was häufig zu einer Überlastung der Unternehmensleitung bzw. des Vorgesetzten des Projektmanagers führt.
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Einfluß-Projektmanagement in einer funktionalen Stammorganisation
Geschäftsführung
Projektmanager Controlling
Einkauf Vertrieb Forschung undEntwicklung Produktion Finanzen
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Reine ProjektorganisationBei der Reinen Projektorganisation werden die Kompetenzen formell auf den Projektmanager übertragen. Alle an der Durchführung eines Projektes beteiligten internen Organisationsteilnehmer werden dem Projektmanager unterstellt.
StammorganisationProjektorganisation
Aus der Abbildung (Patzak, Rattay 1995) wird die Ausgliederung der Projektmitarbeiter aus der Stammorganisation und ihre direkte Unterstellung unter den Projektmanager ersichtlich.
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Reine Projektorganisation: Vorteile
volle Konzentration auf das Projekt
rasche Entscheidungsfindung aufgrund kurzer Kommunikationswege
größere Entscheidungs- und Handlungsspielräume im Projekt
starke Identifikation der Organisationsteilnehmer mit den Projektzielen
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Reine Projektorganisation: Nachteile
Probleme bei der Mitarbeiterabstellung aus den Abteilungen der
Stammorganisation
Probleme bei der kontinuierlichen Auslastung der Organisationsteilnehmer
Die Mitarbeiter sind von ihren Fachkollegen und damit von der Know-how
Entwicklung der Stammorganisation abgeschnitten
Rückgliederung der Mitarbeiter in die Abteilungen der Stammorganisation
problematisch
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Objektorientierte Aufbauorganisation
(aus RKW: PMF)
Unternehmensleitung
Produktgruppe A
Produkt A1
Produkt A2
Produkt A3
Produktgruppe B
Produkt B1
Produkt B2
Produkt B3
Produktgruppe C
Produkt C1
Produkt C2
Produkt C3
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Funktionsorientierte Aufbauorganisation
F & E Produktion AbsatzBeschaffung FinanzierungAdministration
Unternehmensleitung
Projekt-gruppe A
Projekt-gruppe B
Projekt-gruppe A
Projekt-gruppe B
Projekt-gruppe A
Projekt-gruppe B
(aus RKW: PMF)
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Gemischtorientierte Organisation eines Unternehmens
Unternehmens-Gesamtaufgabe
Planungs- undEntscheidungsprozeß
Ausführungsprozeß
Funktion Funktion ObjektObjekt
Funktion: Tätigkeiten, wie z.B. Fertigen, Verkaufen, FinanzierenObjekt: Materieller oder immaterieller Natur, wie z.B. Produkt, Kunde, Gebiet
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Formen der Aufbauorganisation
Linienorganisation
Stablinienorganisation
Matrixorganisation
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Die Ablauforganisation: BegriffsbestimmungDer Ablauforganisation kommt die Aufgabe zu, den Arbeitsprozeß zu
strukturieren. Diese Strukturierung erfolgt entweder im Rahmen der
gegebenen Aufbauorganisation oder löst eine Änderung der
Aufbauorganisation aus.
Die Projektorganisation plant, steuert und überwacht das Vorgehen bei der
Strukturierung der Ablauforganisation.
Ausgangspunkt für die Ablauforganisation die Problemerkennung. Daran
schließt sich die Problemanalyse und die Projektplanung an. Der
Organisations- bzw. Projektauftrag enthält dabei die Aufgabenstellung für
eine ablauforganisatorische Tätigkeit.
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Die ablauforganisatorische Systementwicklung gliedert sich in drei Hauptaufgaben:
Die Ablauforganisation: Aufgaben
Systemanalyse:
Systemgestaltung:
Systemeinführung:
Um ein neues System entwickeln zu können, ist es erforderlich, das bisherige System einschließlich seiner Schwachstellen zu kennen. Ferner müssen die Anforderungen an das neu zu erstellende System detailliert in Erfahrung gebracht werden. Daher ist die Durchführung einer Systemanalyse erforderlich.
Die Erkenntnisse der Systemanalyse bilden dann die Grundlage für die Neu- und Umgestaltung des Systems bis zur Einführungsreife.
Ist das System einführungsreif, so ist es in dem Unternehmen, für das es gestaltet wurde, zu implementieren bzw. zu realisieren. Den Abschluß der ablauforganisatorischen Aufgabenstellung bildet die Kontrolle, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden.
(nach Patzak)
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Vor- und Nachteile der Grundformen der Aufbauorganisation
FunktionsorientierteAufbauorganisation
ObjektorientierteAufbauorganisation
Sie entspricht dem Bearbeitungsfluß im Unternehmen.
Sie bietet Spezialisierungsmöglichkeiten in betrieblichen Funktionen.
Sie fördert das Ressortdenken, d.h. die Verbindung zum Produkt fehlt.
Die wirtschaftlichen Ziele beschränken sich mehr auf Eigenbeeinflußbarkeit, weniger auf den Gesamtnutzen.
Es ist ein hoher Koordinationsaufwand zwischen den Funktionsbereichen erforderlich.
Entscheidungen werden produktbezogen und dadurch schneller getroffen.
Vorgabe von Gewinnzielen auf einzelne Organisationseinheiten ist möglich.
Fixkosten lassen sich verursachungsgerecht auf die Produkte verrechnen.
Keine Spezialisierungsvorteile, da die betrieblichen Funktionen dezentral ausgeführt werden.
Sie eignet sich nicht für Unternehmen mit stark differenzierter Produktpalette.
Vorteile
Nachteile
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Linienorganisation
Bei der Linienorganisation sind alle Abteilungen in einen einheitlichen
Instanzenweg eingegliedert. Von der Unternehmensleitung bis zum Arbeiter
existiert eine eindeutige hierarchische Linie der Weisungsbefugnis und
Verantwortung.
Kennzeichnende Merkmale: Verrichtungszentralisation
Einfachunterstellung
Ausschließlich Vollkompetenz
Die Linienorganisation ist durch eine „reine“ Baumstruktur gekennzeichnet.
Jede Stelle hat einen einzigen Vorgesetzten, jeder Vorgesetzte hat mehrere
unterstellte Mitarbeiter. Es handelt sich um eine Organisationsform mit
autoritärer Stellung des Vorgesetzten.
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Linienorganisation: Struktur
Teilefertigung
Montage
Verkauf
Faktura
Disposition
Einkauf
Fertigung Vertrieb Beschaffung
Leitung
(nach Patzak,Rattay)
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Linienorganisation
Eindeutige Unter- bzw. Überstellungsverhältnisse Einheitliche Kommunkations- und Berichtswege Klare Aufgaben-, Befugnis- und Verantwortungsabgrenzung Vorgesetztenausgerichteter Entscheidungsprozeß Gute Übersichtlichkeit Einfache Steuer- und Betreubarkeit der Mitarbeiter
In größeren Unternehmen Überlastung der Führungskräfte Zusammenarbeit und Teamwork sind erschwert Gefahr der Bürokratisierung Geringe Entscheidungsqualität, da keine Spezialisierung gegeben ist Betonung des hierarchischen Denkens
(nach Patzak)
Vorteile:
Nachteile:
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Stablinienorganisation
Bei der Stablinienorganisation handelt es sich um eine Variante der
Linienorganisation, bei der gewisse Funktionen im Rahmen einer Stabsstelle
erfüllt werden. Der Instanzenweg wird beibehalten. Einzelnen Instanzen
können jedoch Stabsstellen zugeordnet werden, die eine vorbereitende,
planende, überwachende und beratende Funktion wahrnehmen.
Die Stabsstellen verfügen jedoch über keinerlei Weisungsbefugnis.
Kennzeichnende Merkmale: Verrichtungszentralisation
Einfachunterstellung
Voll- und Teilkompetenz
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Stablinienorganisation: Struktur
Teilefertigung
Montage
Verkauf
Faktura
Disposition
Einkauf
Fertigung Vertrieb Beschaffung
Leitung Organisation
Wertanalyse
(nach Patzak,Rattay)
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Stablinienorganisation
Entlastung der Führungskräfte von Aufgaben Bessere Entscheidungsqualität durch Einbeziehung von Spezialisten Ausgleich zwischen dem Spezialistendenken und der Gesamtbetrachtung durch die Linie Einheitlicher Instanzen- und Kommunikationsweg Klare Zuständigkeitsabgrenzung
Konfliktmöglichkeit zwischen der Linien- und der ihr zugeordneten Stabsstelle Gefahr der Überdimensionierung der Stabsstelle - Wasserkopfbildung Manipulationsmöglichkeit der Stabsstelle durch ihr Spezialwissen Geringere Entscheidungstransparenz Gefahr der Trennung der Führungsmannschaft eines Unternehmens in Manager und Technokraten
(nach Patzak)
Vorteile:
Nachteile:
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MatrixorganisationDie Matrixorganisation ist eine Kombination von funktionsorientierter und objektorientierter Organisationsstruktur.Objektstellen können z.B. bestimmte Projekte sein. Typische Funktionsbereiche sind dagegen z.B. Fertigung und Konstruktion. Bei dieser Organisationsform kooperieren die verschiedenen Bereiche miteinander, ohne daß die übergeordnete Leitungsinstanz eingeschaltet wird, wie es bei einer Linienorganisation der Fall wäre. Eine gute Kommunikation ist hier sehr wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Kennzeichnende Merkmale: Objektzentralisation
Mehrfachunterstellung
Vollkompetenz oder
Teil- und Vollkompetenz
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Matrixorganisation
Forschung &Entwicklung Beschaffung Produktion Absatz Finanzierung
Administration
ProjektNeuprodukt A
ProjektSortiment B
ProjektNeuverfahren
Unternehmensleitung
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Matrixorganisation
Sicherung der Unternehmenseinheitlichkeit Nutzung von Spezialisierungsvorteilen Entlastung der Geschäftsleitung Problemlösung durch Spezialisten Flexibilität und Reaktionsfähigkeit
Konfliktgefahr durch Mehrfachunterstellung Gefahr des Eingehens unbefriedigender Kompromisse Bedarf an vielen Führungskräften Hohe Kostenintensität Tendenz zur Bürokratisierung
(nach Patzak,Rattay)
Vorteile:
Nachteile:
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