1 Procedimentos do Programa em matéria de verificações.
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Reporte da execução à Autoridade de Gestão
PEDIDOS DE REEMBOLSO
Com a aprovação dos pedidos de financiamento, torna-se necessário o acompanhamento e verificação da sua execução.
Neste contexto, o reporte de informação e a troca de fluxos financeiros entre as Entidades Beneficiárias e a Autoridade de Gestão, em conformidade com a aprovação efetuada, realiza-se ao longo da execução do projeto através dos Pedidos de Reembolso.
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Reporte da execução à Autoridade de Gestão
› Como efetuar um pedido de reembolso? Através da submissão dos formulários de “Pedido de Reembolso”, via
SIIFSE, de modo a reportar à autoridade de gestão a execução financeira e execução física, com o consequente pedido de reembolso de despesas realizada.
› Quando? A periodicidade dos pedidos de reembolso, deve ser mínima mensal, ou
seja o mínimo período de tempo considerado de reporte é de um mês de execução.
› Quais os pedidos de reembolso obrigatórios? Pedido de reembolso intermédio (IAE) com reporte da execução a 31 de
Dezembro, e pedido de saldo final.
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O Ciclo de Vida do pedido de reembolso
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
AUTORIDADE DE GESTÃO
VERIFICAÇÃO
DECLARAÇÃO DE DESPESA
GLOBAL PARA CERTIFICAÇÃ
O
Submissão PR
(Via SIIFSE)
CERTIFICAÇÃO
PEDIDOS DE
PAGAMENTO À CE
AUTORIDADE DE PAGAMENTO
Reembolso
ReembolsoReembolso
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Procedimentos da Autoridade de Gestão em matéria de verificações
Tipo de Verificações As atividades de verificação efetuadas junto das entidades beneficiárias podem ser de dois tipos:
› Verificações administrativas, realizadas nas instalações do programa, procedendo-se à solicitação de um conjunto de elementos às entidades beneficiárias do POAT FSE.
› Verificações no local, realizadas no espaço onde estão em funcionamento as ações aprovadas às entidades beneficiárias ou onde estas tenham a respetiva documentação técnica e contabilística, no âmbito dos pedidos de financiamento aprovados pelo POAT FSE .
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Procedimentos da Autoridade de Gestão em matéria de verificações
› Todos os pedidos de reembolso submetidos à Autoridade de Gestão serão alvo de verificação.
› Todos os pedidos de financiamento, serão alvo de uma verificação no Local, pelo menos uma vez no decurso do desenvolvimento do projeto.
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Circuito de verificação administrativa
VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Submissão PR
Selecção da amostra (min. 20%)
Notificação à entidade para
envio de documentos
Análise documental
Envio dos documentos
(formato papel ou electrónico)
Entidade Beneficiária Notificação da
análise do pedido de reembolso
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
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Circuito Verificação no Local
VERIFICAÇÕES NO LOCAL
Submissão PR
Selecção da amostra (min. 20%)
Notificação de marcação da visita no
local
Análise documental no local
Entidade Beneficiária
Notificação da análise
do pedido de reembolso
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
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Check Lists utilizadas nas verificações
As check lists de verificações, incidem essencialmente sobre os seguintes pontos:
Verificação do dossier técnico e financeiro;
Verificação dos contratos do pessoal externo afeto ao pedido de financiamento, consultores e dos fornecedores;
Verificação do cumprimento dos procedimentos de contratação pública;
Verificação do cumprimento das regras de informação e publicidade
Verificação da validade e legalidade dos documentos contabilísticos bem como do comprovativo do pagamento efetivo da despesa; (conceito de despesa efetivamente paga)
Verificação da aposição do carimbo nos documentos;
Verificação da natureza da despesa apresentada;
Verificação do cumprimento das obrigações fiscais;
Verificação do correto tratamento das receitas:
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Estrutura de custos por rubrica
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Principais aspetos a ter em conta por rubrica
Táxi: devidamente fundamentado e a título
excecional
Kms dentro das localidadesLimites
Valor máximo elegível Ajuda de Custo nacional 43,39
euros (Despacho Normativo n.º 12/2012)
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Principais aspetos a ter em conta por rubrica
Seminários, Encontros, Workshops
Pessoal externoAtenção aos limites máximos dos consultores(Despacho Normativo n.º 12/2012)
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Principais aspetos a ter em conta por rubrica
Aquisições de Equipamentos
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Obrigada pela
atenção !