1 POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE DE LA VILLE DE RIMOUSKI PAR Me MARC DOUCET, GREFFIER Octobre...

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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE

DE LA VILLE DE RIMOUSKI

PAR

Me MARC DOUCET, GREFFIER

Octobre 2011

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CONTENU DE LA PRÉSENTATION

I- Dispositions générales;

II- Encadrement du processus contractuel;

III- Encadrement post-contractuel;

IV- Dispositions finales.

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I- Dispositions générales

1. Objectif de la politique;

2. Application;

3. Portée de la politique.

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1. Objectif de la politique

Promouvoir la transparence de l’octroi des contrats municipaux dans le respect des règles relatives à l’adjudication de tels contrats. (Projets de loi 76 et 102)

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Instauration de mesures visant à : - Assurer que tout soumissionnaire ou l’un

de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres d’un comité de sélection relativement à une demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission;

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Instauration de mesures visant à : - Favoriser le respect des lois applicables

qui visent à lutter contre le truquage des offres;

- Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté sous l’égide de cette loi;

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Instauration de mesures visant à :

- Prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;

- Prévenir les situations de conflit d’intérêt;

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Instauration de mesures visant à :- Prévenir toute autre situation susceptible

de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat qui en résulte;

- Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

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2. Application

- Tout contrat d’achat de biens ou services ou de vente (de gré à gré et par appels d’offres sur invitation ou public)

- Responsable : le directeur général

- Contrôle : le maire

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3. Portée de la politique

À l’égard de :

- la Ville;

- les mandataires, adjudicataires et consultants;

- les soumissionnaires;

- les citoyens.

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Portée à l’égard de la Ville

La politique lie le conseil municipal, ses membres, les dirigeants et employés de la Ville.

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Portée à l’égard du mandataire ou consultant

- Tenu de respecter la politique dans l’exercice du mandat confié par la Ville;

- Obligation de signer un engagement de confidentialité.

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Portée à l’égard des soumissionnaires

La politique s’applique à tout document d’appel d’offres auquel les soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer.

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Portée à l’égard des citoyens

Peuvent soumettre au responsable de la gestion des plaintes (directeur général) toutes situations préoccupantes de contravention à la politique dont ils ont connaissance.

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II- Encadrement du processus contractuel

4. Processus pré-appel d’offres et précontractuel

5. Processus d’appel d’offres

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4. Processus pré-appel d’offres et précontractuel

A) Transparence lors de l’octroi d’un contrat

- Normes d’éthique applicables :

Assurer la transparence dans le traitement des dossiers contractuels;

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- Normes d’éthique applicables : Faire en sorte d’appliquer la présente

politique dans le meilleur intérêt de la Ville et de ses citoyens;

Assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs;

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- Normes d’éthique applicables : Éviter tout conflit d’intérêts ou toute

situation qui pourrait entraîner des avantages personnels;

Prévenir toute situation de favoritisme, de malversation, d’abus de confiance, d’apparence de conflit d’intérêt ou autres formes d’inconduite;

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- Normes d’éthique applicables : N’accepter, ne recevoir ou ne solliciter en

aucun cas, pour quiconque y compris lui-même, des gratifications, des avantages, des dons ou autres marques d’hospitalité, quelle que soit sa valeur en échange d’une décision qu’il doit prendre, qui est susceptible d’influer sur son indépendance de jugement ou risquant de compromettre son intégrité. La présente règle ne s’applique pas dans le cas qui relève des règles de bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l’hospitalité et qui est d’une valeur raisonnable dans les circonstances.

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- Normes d’éthique applicables : Prévenir l’utilisation inappropriée des

ressources de la Ville;

Ne pas divulguer, avant l’ouverture des soumissions, et ce, en conformité avec les exigences de la loi, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumission ou d’un document auquel elle renvoie;

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- Mise en concurrence des soumissionnaires

Lors de l’octroi du contrat de 1 000 $ à 24 999 $, demande d’offres d’au moins deux (2) fournisseurs, locaux si possible, ou d’un seul avec justification écrite.

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B)Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres

- Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de rédiger des documents ou d’assister la Ville dans le cadre de l’appel d’offres (signature de l’engagement de confidentialité)

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- Interdiction de fractionnement de contrat sauf pour motifs de saine administration consignés à la recommandation du gestionnaire

B) Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres

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B) Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres

Mise à la disposition des documents d’appel d’offres

Contrat de 100 000 $ et plus :

Système électronique d’appel d’offres (SEAO)

Contrat de 25 000 $ à 100 000 $ :

Vente par le responsable des approvision-nements et de l’opération de l’aéroport

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5. Processus d’appel d’offres

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A) Comité de sélection pour l’analyse des offres pour services professionnels

1. Délégation au directeur général du pouvoir de nommer les membres du comité à partir de la liste d’éligibilité des gestionnaires municipaux.

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2. Désignation par le directeur général du greffier ou de l’assistante greffière à titre de secrétaire du comité de sélection et des trois membres du comité.

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3. Aucun lien hiérarchique entre les membres du comité.

4. Au moins un des membres du comité doit avoir des connaissances dans le domaine visé par l’appel d’offres.

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5. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité :

- Procède à l’ouverture des offres aux heures et date stipulées dans l’appel d’offres;

- Statue sur la conformité des offres reçues;

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5. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité:

- Constitue le dossier d’analyse des offres et le transmet au comité de sélection pour l’évaluation des offres;

- Préside et agit à titre de secrétaire, pour animer les travaux du comité de sélection lors de la rencontre préliminaire et lors de la réunion d’évaluation;

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5. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité :

- Rédige la fiche de cheminement de recommandation à soumettre au directeur général pour acceptation par résolution du conseil municipal.

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6. Déclaration solennelle des membres du comité :

- Engagement à juger les offres des soumissionnaires, sans partialité, faveur ou considération;

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6. Déclaration solennelle des membres du comité :

- Attestation qu’ils ne possèdent aucun intérêt pécuniaire ou lien d’affaires avec les soumissionnaires;

- Affirmation qu’ils ne divulgueront en aucun cas leur mandat et garderont le secret de leurs délibérations.

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7. Processus d’évaluation :

- Attribution à la soumission, eu égard à chaque critère de pondération, d’un nombre de points;

- Évaluation individuelle de chaque soumission sans en connaitre le prix et sans les comparer;

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7. Processus d’évaluation :

- Signature de l’évaluation par les membres du comité.

- Travail à l’atteinte du consensus en comité;

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B) Rôles et responsabilités des employés et dirigeants municipaux

1. Confidentialité et discrétion

Obligation de faire preuve de discrétion absolue avant et après tout processus d’appel d’offres et de conserver la confidentialité des informations à leur connaissance.

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1. Confidentialité et discrétion

Obligation de s’abstenir en tout temps de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que les soumissions n’ont pas été ouvertes.

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2. Loyauté

Obligation de s’abstenir en tout temps de se servir de sa fonction afin de favoriser l’octroi d’un contrat en faveur d’un soumissionnaire en particulier.

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3. Dénonciation obligatoire d’une situation de collusion, truquage, trafic d’influence, intimidation ou corruption

Tout membre du conseil, dirigeant municipal ou employé de la Ville qui a connaissance ou auquel l’on porte à son attention une pratique suspecte ou une telle situation doit obligatoirement le dénoncer au directeur général.

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4. Déclaration d’intérêt

- Obligation des dirigeants et des employés municipaux de remplir une déclaration d’intérêt;

- Engagement de discrétion absolue et de confidentialité;

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- Engagement de ne pas divulguer le nom des soumissionnaires avant l’ouverture des soumissions;

- Engagement de ne pas favoriser un fournisseur ou soumissionnaire, notamment lors de la rédaction des documents d’appels d’offres;

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- Déclaration d’absence de conflit d’intérêt;

- Déclaration et description du conflit d’intérêt potentiel.

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C) Obligations des soumissionnaires

1. Déclaration d’absence de collusion et de tentative d’influence auprès d’un comité de sélection.

- absence d’entente avec un concurrent relativement aux prix, à la décision de présenter ou non une soumission ou de présenter une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

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2. Déclaration relative aux communications d’influence auprès de la municipalité.

3. Déclaration d’intérêt.

- liens familiaux, financiers ou autres susceptible de créer un conflit d’intérêts direct ou indirect avec les membres du conseil, les dirigeants ou employés de la Ville.

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4. Déclaration devant témoin.


5. Inscription obligatoire au registre des lobbyistes.

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6. Avantages à un employé, dirigeant, membre du conseil, comité de sélection

Il est strictement interdit à un soumissionnaire d’effectuer des offres, dons, paiements, cadeaux, rémunérations ou tout autre avantage à un employé, dirigeant, membre du conseil ou du comité de sélection.


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7. Obligation de produire avec sa soumission la déclaration du soumissionnaire sous peine de rejet automatique de sa soumission.


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D) Transmission d’information aux soumissionnaires

1. Nomination d’un responsable de l’information aux soumissionnaires

Pour chaque appel d’offres, un responsable des informations adminis-tratives et techniques à fournir aux soumissionnaires est nommé.

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2. Le responsable de l’information aux soumissionnaires émet les addendas au besoin.


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3. Visite de chantier

- autorisée par le directeur général sur recommandation du directeur du service génie-travaux publics.

- visite sur une base individuelle.


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- limitée au projet de réfection d’ouvrages existants dont l’ampleur peut être difficilement décrite de façon précise aux documents d’appels d’offres.

3. Visite de chantier

- tenue par le responsable de l’information aux soumissionnaires qui compile les questions et émet un addenda s’il y a lieu.

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E) Droit de non-attribution du contrat

- Prix beaucoup plus élevés que les taux du marché ou par rapport à l’estimation des couts.

- Prix manifestement trop bas de nature à compromettre l’exécution du contrat ou de beaucoup inférieur à la valeur du bien mis en vente.

53

F) Interdiction du retrait d’une soumission après l’ouverture

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G) Gestion des plaintes

Responsable : directeur général

Mesures :

- apporte les ajustements ou correctifs requis.

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- transmet si nécessaire ses recommandations au conseil muni-cipal ou au besoin au MAMROT ou aux autorités compétentes en matière de crimes et d’entrave à la libre concurrence.


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- l’auteur de la plainte peut l’adresser au maire en cas de conflit d’intérêt du directeur général ou directement au MAMROT ou autres autorités compétentes.


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III - Encadrement post-contractuel

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6. Gestion de l’exécution du contrat

7. Obligation de non-sollicitation à l’embauche

8. Sanctions pour irrespect de la politique

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6. Gestion de l’exécution du contrat

1. Modifications au contrat initial

Le responsable du projet doit faire une demande de modification écrite avec motifs au directeur général;

Modification accordée seulement si constitue un accessoire au contrat et n’en change pas la nature et ne pouvait de manière prévisible être inclus au contrat initial;

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Une modification entrainant une dépense inférieure à 10 % du cout du contrat, jusqu’à un maximum de 50 000 $ peut être autorisée par écrit par le directeur général;


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Pour une dépense supérieure à 50 000 $, le maire peut écarter le processus décisionnel quant aux modifications de contrat dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux;


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2. Gestion des dépassements de couts

Mêmes principes que pour les modifications à un contrat.

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7. Obligations de non-sollicitation à l’embauche

Interdiction pour un soumissionnaire ancien, actuel ou futur de retenir les services ou d’engager un dirigeant ou un employé de la Ville ayant participé à l’élaboration d’un appel d’offres de la Ville en vertu duquel un contrat lui a été octroyé pendant la période d’un an suivant la fin du contrat.

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IV – Dispositions finales_____________________________________

8. Sanctions pour irrespect de la politique

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A) Sanctions pour le membre du conseil

Tout membre du conseil qui sciemment contrevient à la politique est passible :

de toute perte ou préjudice subi par la Ville et

déclaré inhabile à exercer pendant 2 ans.

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Test

Sciemment : en pleine connaissance de cause

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Test

Contravention : (Notion d’inconduite définie par l’arrêt Bourbonnais vs Parenteau – (Cour d’appel du Québec, 19 décembre 2007 – 500-09-016927-063)

Tout geste posé qui s’éloigne de la norme à laquelle on doit s’attendre d’une personne exerçant une fonction publique et qui est posé en vue de lui procurer, directement ou indirectement, un avantage matériel (ou moral).

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B) Sanctions pour le dirigeant ou employé

Toute contravention est passible de sanctions disciplinaires en fonction du principe de la gradation des sanctions et de la gravité de la contravention (suspension sans salaire ou renvoi)

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C) Sanctions pour le mandataire ou consultant

Outre toute pénalité prévue au contrat, peut voir son contrat résilié et voir son nom retiré du fichier des fournisseurs de la Ville pour une période de 5 ans (contrat de gré à gré ou sur invitation)

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D) Sanctions pour le soumissionnaire

Possibilité de rejet automatique de la soumission si le manquement est d’une gravité le justifiant et de voir son nom retiré du fichier des fournisseurs pour une période de 5 ans (contrat de gré à gré ou sur invitation)

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E) Sanctions pour le membre du comité de sélection

Peut voir son nom retiré de la liste des candidats au comité de sélection et est susceptible de faire face à une poursuite en dommages-intérêts dans le cas où sa conduite cause un préjudice à la Ville.

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Conclusion

Un code d’éthique et de déontologie en surplus (PL 109, sanctionné le 2 décembre 2010)

Toute municipalité a jusqu’au 2 décembre 2011 pour adopter un code d’éthique et de déontologie des élus municipaux et jusqu’au 2 décembre 2012 pour les employés municipaux.

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MERCI DE VOTRE ATTENTION

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