1. ORGANO DE DIRECCION. 1.1. Asamblea General de Accionistas. de Buen... · 2017. 1. 26. ·...

23
1. ORGANO DE DIRECCION. 1.1. Asamblea General de Accionistas. La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la Entidad y está integrada por los accionistas inscritos en el Libro de Registro de Accionistas, reunidos conforme a las prescripciones de los estatutos y de la ley. 1.1.1. Funciones. Corresponde a la Asamblea de Accionistas ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes: a) Elegir a los miembros de la Junta Directiva con sus respectivos suplentes y señalarles su remuneración. b) Designar al Revisor Fiscal y su Suplente, señalarles su remuneración y establecer las apropiaciones necesarias para el suministro de los recursos humanos y técnicos destinados al desempeño de sus funciones. c) Darse su propio reglamento. d) Reformar los estatutos. e) Decretar la capitalización de utilidades. f) Resolver sobre la disolución de la Sociedad, antes de vencido el término de su duración o sobre las prórrogas de éste. g) Decidir sobre el cambio del domicilio social, sobre la fusión de la Sociedad con otra u otras entidades, sobre la incorporación en ella de otra u otras entidades, y en general sobre las reformas que afecten las bases fundamentales del contrato o que aumenten las cargas de los accionistas. h) Ordenar que en una determinada emisión de acciones ordinarias se prescinda del derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones presentes en la reunión. i) Decretar la distribución de utilidades, la cancelación de pérdidas y la creación de reservas no previstas en la Ley o en estos estatutos. j) Ordenar toda emisión de bonos en los términos fijados por la Ley. k) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la Sociedad. l) Estatuir y resolver sobre todos los asuntos que le corresponda como suprema autoridad directiva de la Sociedad y que no hayan sido expresamente atribuidos a ningún otro órgano o funcionario. m) Crear y colocar acciones preferenciales sin derecho a voto; sin embargo, éstas no podrán representar más del porcentaje (%) máximo establecido por la Ley. En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones: Examinar la situación de la Entidad, dentro de los límites que le impone la ley. Aprobar o improbar, en sus reuniones ordinarias, las cuentas, el balance y el estado de pérdidas y ganancias. Considerar y aprobar los informes de los administradores sobre el estado de los negocios sociales y de los negocios fiduciarios, así como el informe del Revisor Fiscal que ordena la Ley. Remover libremente cualquier empleado o funcionario de la Fiduciaria cuya designación le corresponda.

Transcript of 1. ORGANO DE DIRECCION. 1.1. Asamblea General de Accionistas. de Buen... · 2017. 1. 26. ·...

  • 1. ORGANO DE DIRECCION. 1.1. Asamblea General de Accionistas. La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la Entidad y está integrada por los accionistas inscritos en el Libro de Registro de Accionistas, reunidos conforme a las prescripciones de los estatutos y de la ley. 1.1.1. Funciones. Corresponde a la Asamblea de Accionistas ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes: a) Elegir a los miembros de la Junta Directiva con sus respectivos suplentes y señalarles su remuneración. b) Designar al Revisor Fiscal y su Suplente, señalarles su remuneración y establecer las apropiaciones necesarias para el suministro de los recursos humanos y técnicos destinados al desempeño de sus funciones. c) Darse su propio reglamento. d) Reformar los estatutos. e) Decretar la capitalización de utilidades. f) Resolver sobre la disolución de la Sociedad, antes de vencido el término de su duración o sobre las prórrogas de éste. g) Decidir sobre el cambio del domicilio social, sobre la fusión de la Sociedad con otra u otras entidades, sobre la incorporación en ella de otra u otras entidades, y en general sobre las reformas que afecten las bases fundamentales del contrato o que aumenten las cargas de los accionistas. h) Ordenar que en una determinada emisión de acciones ordinarias se prescinda del derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones presentes en la reunión. i) Decretar la distribución de utilidades, la cancelación de pérdidas y la creación de reservas no previstas en la Ley o en estos estatutos. j) Ordenar toda emisión de bonos en los términos fijados por la Ley. k) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la Sociedad. l) Estatuir y resolver sobre todos los asuntos que le corresponda como suprema autoridad directiva de la Sociedad y que no hayan sido expresamente atribuidos a ningún otro órgano o funcionario. m) Crear y colocar acciones preferenciales sin derecho a voto; sin embargo, éstas no podrán representar más del porcentaje (%) máximo establecido por la Ley. En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:

    Examinar la situación de la Entidad, dentro de los límites que le impone la ley.

    Aprobar o improbar, en sus reuniones ordinarias, las cuentas, el balance y el estado de pérdidas y ganancias.

    Considerar y aprobar los informes de los administradores sobre el estado de los negocios sociales y de los negocios fiduciarios, así como el informe del Revisor Fiscal que ordena la Ley.

    Remover libremente cualquier empleado o funcionario de la Fiduciaria cuya designación le corresponda.

  • Autorizar a los administradores cuando se lo soliciten previa presentación de la información pertinente, para participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.

    Adoptar la decisión de entablar la acción social de responsabilidad contra los administradores, con una mayoría de la mitad más una de las acciones representadas en la reunión. Existe acción social de responsabilidad contra los administradores de la sociedad y será tomada por la Asamblea General de Accionistas, aunque no conste en el orden del día.

    La convocatoria podrá realizarse por un número de accionistas que represente por lo menos el veinte por ciento (20%) de las acciones en que se halle dividido el capital suscrito. La decisión se tomará por la mitad más uno de las acciones representadas en la reunión, e implicará la remoción del administrador respectivo. Cuando adoptada la decisión por la Asamblea General de Accionistas, no se inicie la acción social de responsabilidad dentro de los tres (3) meses siguientes, ésta podrá ser ejercida por cualquier administrador, el revisor fiscal o por cualquiera de los accionistas en interés de la sociedad. En este caso, los acreedores que representen por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del pasivo externo de la sociedad, podrán ejercer la acción social, siempre y cuando el patrimonio de la sociedad no sea suficiente para satisfacer sus créditos. Lo dispuesto en este artículo se entenderá sin perjuicio de los derechos individuales que correspondan a accionistas y a terceros. 2. ORGANOS DE ADMINISTRACION 2.1. La Junta Directiva. En su calidad de máximo órgano administrativo su actividad se dirige a aprobar la estrategia general de la sociedad fiduciaria y a alinear los planes de quienes gestionan la entidad con los intereses de todos los accionistas y de la sociedad. Se compone de cinco (5) miembros o vocales de reconocida solvencia moral y competencia profesional, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para periodos de un (1) año, en la forma prevista en los estatutos. Cada vocal o miembro principal de la Junta Directiva tendrá un suplente personal, elegido en la misma forma que el principal. La Junta Directiva elige de su seno un Presidente y un Vicepresidente quienes presiden en su orden las sesiones. Se reúne una vez al mes, en las fechas que ella misma señale y siempre que sea convocada por su Presidente, por el Presidente de la Fiduciaria, por el Revisor Fiscal o por tres (3) de sus miembros que estén actuando como principales. Puede funcionar con la presencia de la mayoría absoluta de sus miembros. Sus decisiones son tomadas con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros que la componen. 2.1.1. Principios de actuación de los directores.

    Los directores representan a todos los accionistas de la Fiduciaria, de tal manera que ejercerán sus funciones en interés de todos ellos y de la Fiduciaria en general.

    Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente.

  • Participarán activamente en las reuniones de Junta y de los Comités a los que pertenezcan, para lo cual revisarán y analizarán de manera previa a las sesiones la documentación que les suministre la administración de la Fiduciaria.

    Contratarán directamente u ordenarán a la administración la contratación de asesores externos cuando lo consideren necesario para el ejercicio de sus funciones.

    Desempeñaran sus funciones de buena fe exenta de culpa, con la debida diligencia y cuidado.

    Actuarán con lealtad a la Fiduciaria de tal manera que se abstendrán de actuar en situaciones de conflictos de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea de Accionistas.

    Se abstendrán de revelar cualquier información confidencial obtenida en ejercicio de su cargo, aún después de haber terminado el ejercicio de su cargo.

    Informarán a la Fiduciaria de todas las reclamaciones judiciales, administrativas o de cualquier índole dirigidas en su contra que por su importancia pudieran incidir gravemente en la reputación de la sociedad.

    2.1.2 Funciones. Corresponde a la Junta Directiva ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes: a) Nombrar y remover en cualquier tiempo al Presidente y fijar su asignación. b) Establecer y suprimir, previos los requisitos legales, las sucursales y agencias que estime convenientes. c) Crear cuando juzgue conveniente, otros cargos como asesores de la Junta Directiva señalándoles sus funciones y remuneración. d) Crear los empleos necesarios para el funcionamiento de la Sociedad, fijándoles su remuneración y funciones. e) Presentar a la asamblea general ordinaria de accionistas, en asocio del Presidente, un informe con cortes a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año, que establezca la situación de la Sociedad, el balance del último ejercicio y el proyecto de distribución de utilidades. f) Reglamentar la colocación de acciones en los casos y en la forma establecidos en la Ley y en estos estatutos. g) Nombrar, cuando lo estime conveniente, juntas asesoras o consultivas para las sucursales o agencias de la Sociedad, fijándoles sus atribuciones y remuneraciones. h) Aclarar, previa consulta con la Superintendencia Financiera, el sentido de los artículos de estos estatutos cuando se presentare alguna duda, de lo cual deberá informar a la Asamblea General en la próxima reunión. i) Dictar el reglamento de la Sociedad, el de sus sucursales o agencias que se establecieren y el de la misma Junta Directiva. j) Ordenar la convocación de la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias cuando así lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la Sociedad. k) Aprobar el reglamento de manejo de los patrimonios fideicomitidos y de funcionamiento de los Consejos de la Administración de Fideicomisos que se lleguen a establecer. En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:

    Delegar en Comités formados por uno o más de sus miembros o en funcionarios de la Fiduciaria, las facultades que considere necesarias.

  • Crear cuando lo juzgue conveniente otros cargos como asesores de la Junta Directiva, señalándoles sus funciones y remuneración.

    Aprobar y modificar el Código de Buen Gobierno presentado por el Presidente de la Fiduciaria, en el cual se compilen todas las normas, mecanismos y procedimientos exigidos por las disposiciones vigentes.

    Velar porque el Código de Buen Gobierno regule la prevención, manejo, divulgación y solución de las situaciones generadoras de conflictos de interés que puedan presentarse entre los accionistas y los directores, los administradores o los altos funcionarios y entre los accionistas controladores y los accionistas minoritarios.

    Velar porque se cumplan las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno que adopte la Fiduciaria y establecer procedimientos que garanticen que los accionistas y demás inversionistas puedan presentar sus reclamos sobre posibles violaciones al mencionado Código.

    2.1.3. Independencia de la Junta Directiva. De acuerdo con la ley, la Junta Directiva no podrá estar integrada por número de miembros principales y suplentes vinculados laboralmente a la Fiduciaria que puedan conformar por sí mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier decisión. Así mismo, no podrá haber en la Junta Directiva un mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil. Finamente, no podrán ser miembros de la Junta Directiva quienes ejerzan o hayan ejercido, dentro del año anterior a su designación, en un cargo directivo, funciones de inspección y vigilancia o control en la Superintendencia Financiera relacionadas directamente con la actividad de la Fiduciaria; quienes tengan litigio pendiente con la entidad, o quienes se hayan desempeñado como revisor fiscal, auditor interno o defensor del cliente de la entidad durante el año anterior. 2.2. Presidente y Suplentes. La Fiduciaria tendrá un presidente, que será el representante legal del mismo y como tal el ejecutor y gestor nato de los negocios y asuntos sociales. Estará directamente subordinado y deberá oír y acatar el concepto de la Junta Directiva, cuando de conformidad con la ley y con los estatutos sea necesario, y en tal caso obrar de acuerdo con ella. El período del Presidente será de un (1) año, pudiendo ser reelegido indefinidamente. El Presidente tendrá los suplentes que designe la Junta Directiva y que lo reemplazarán en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. Al fijar la remuneración del Presidente, la Junta Directiva tendrá en cuenta sus calidades, experiencia, responsabilidades, generación de valor agregado a la entidad y la situación financiera de la misma. 2.2.1. Funciones. Corresponde al Presidente ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:

  • a) Representar legalmente a la Sociedad ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden administrativo o jurisdiccional. b) Ejecutar u ordenar todos los actos y operaciones correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las Leyes y en estos estatutos. c) Nombrar aquellos empleados que no sean designados por la Asamblea General o la Junta Directiva. d) Dirigir la correspondencia y negocios de la Sociedad. e) Otorgar los poderes necesarios para que otra u otras personas, representen en forma transitoria a la Sociedad en asuntos de carácter judicial, administrativo, comercial o fiscal. f) Cumplir y hacer cumplir los estatutos sociales y las determinaciones de la Asamblea General y la Junta Directiva. g) Convocar a la Asamblea General de Accionistas y a la Junta Directiva de la Sociedad. h) Tomar todas las medidas que reclame la conservación y seguridad de los bienes sociales. i) Tomar todas las medidas y celebrar los actos y contratos relativos a los bienes que integran cualquiera de los patrimonios fideicomitidos, pudiendo obrar libremente en cuanto que tales medidas o negocios no excedan los límites fijados por el consejo de administración si lo hay, nombrado para tal fideicomiso o fideicomisos o a las instrucciones de manejo de los patrimonios fideicomitidos. j) Renunciar a la gestión de la Sociedad en determinado fideicomiso, previa autorización de la Junta Directiva y del Superintendente Financiero. k) Practicar el inventario de los bienes fideicomitidos, prestar los mismos en los casos a que haya lugar. l) Proteger y defender los patrimonios fideicomitidos, contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente. m) Pedir instrucciones al Superintendente Financiero cuando tenga fundadas dudas acerca de la naturaleza y alcance de las obligaciones de la Sociedad o cuando debe esta apartarse de las autorizaciones contenidas en el acto constitutivo, cuando así lo exijan las circunstancias. n) Dar cumplimiento a la finalidad o finalidades previstas para cada uno de los patrimonios fideicomitidos y procurar el mayor rendimiento de los bienes que integran los mismos. o) Convocar a sesiones a los consejos de administración de los Fideicomisos que se llegaren a crear por disposición de la Junta Directiva para determinado fideicomiso, tipo de fideicomiso o grupo de fideicomisos. p) Ejercer todas aquellas funciones que le sean asignadas por la Asamblea general o la Junta Directiva. En materia de Buen Gobierno, le competen las siguientes funciones:

    Velar porque se suministre al mercado información oportuna, completa y veraz sobre sus estados financieros y sobre su comportamiento empresarial y administrativo.

    Presentar a la Junta Directiva para su aprobación, un Código de Buen Gobierno con todas las normas y mecanismos exigidos por la ley, los reglamentos, la Asamblea General de Accionistas, los estatutos, y en general las mejores prácticas de buen gobierno corporativo. Este Código se mantendrá permanentemente a disposición de los accionistas e inversionistas para su consulta en la Secretaría General de la Fiduciaria.

    2.3. Información sobre Directores, Presidente y Suplentes. La información sobre los administradores podrá ser consultada en el sitio web: www.grupohelm.com 2.4. Comités de Apoyo. Los siguientes son Comités de apoyo a la gestión de los administradores y hacen parte del sistema de control interno de la Fiduciaria:

  • Comité de Inversiones de Fondos de inversión colectiva Comité de Riesgos Comité de Fideicomisos Comité de Auditoria Comité CPLAFT Comité de SARC Comité de Cumplimiento Normativo del Grupo 2.4.1. Comité de Inversiones – Fondos de Inversión Colectiva Finalidad. El Comité de Inversiones es responsable del análisis de las inversiones y de los emisores, así como del análisis y propuesta de definición de los cupos de inversión y las políticas para adquisición y liquidación de inversiones de los Fondos de Inversión Colectiva administradas. Se reunirá mínimo una vez al mes. Los miembros de este comité se considerarán administradores de conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 o cualquier otra norma que lo modifique, sustituya o derogue. El Comité de Inversiones será el mismo para todas los Fondos de Inversión Colectiva administradas por la Fiduciaria, salvo que en el reglamento de la respectiva Cartera se especifique lo contrario. Composición. El Comité de Inversiones estará compuesto por cinco (5) miembros así: - Gerente de Riesgos Financieros de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz) - Un miembro de la Junta Directiva de Helm Fiduciaria / VP Filiales - Por el Presidente de Helm Fiduciaria (Gerente General) - Por la Gerente Financiera de Helm Fiduciaria - Un Gerente Comercial

    Cuando se considere necesario, el Comité de Inversiones podrá citar a más personas de la Fiduciaria, quienes tendrán voz pero no voto. Funciones. Evaluar la composición del portafolio y definir la estrategia de inversión y los límites en los recursos a administrar. Analizar las fluctuaciones en las tasas de interés y en general el movimiento de las variables macroeconómicas. Realizar un seguimiento permanente al mercado evaluando la situación de los diferentes emisores en cuanto a sus tasas de captación y negociación en el mercado primario y secundario y la oferta de nuevos títulos. . Analizar los informes de VAR y Sensibilidad de los Fondos de Inversión Colectiva suministrados por el área de Riesgos de la sociedad fiduciaria. De conformidad con lo establecido en los reglamentos de los Fondos de Inversión Colectiva, analizar el porcentaje de liquidez de las mismas y definir su monto y composición, en todo caso, atendiendo los límites establecidos en los reglamentos respectivos. 2.4.2. Comité de Riesgos.

  • Finalidad. El Comité de Riesgos tendrá como objetivo definir las políticas y procedimientos y controlar las actividades relacionadas con las operaciones de portafolio de la Fiduciaria. El Comité de Riesgos asumirá las funciones que mencionan los capítulos VI, XVIII y XXI de la Circular 100 Básica Contable y Financiera. El Comité deberá reunirse ordinariamente por lo menos una (1) vez cada mes. Podrá también celebrar reuniones extraordinarias cada vez que la situación o circunstancias lo ameriten. Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el Vicepresidente Financiero o el Vicepresidente de Riesgo, con una antelación no inferior a tres (3) días calendario. Composición. Los miembros del Comité son designados por la Junta Directiva y estará compuesto por siete (7) miembros así:

    - Vicepresidente de Riesgo de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz) - Gerente de Riesgos Financieros de CorpBanca Colombia S.A. (matriz) - Gerente de Riesgo Operativo de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz) - Un miembro de la Junta Directiva de Helm Fiduciaria / VP Filiales - Presidente de Helm Fiduciaria (Gerente General) - Gerente de Riesgos de Helm Fiduciaria - Un Gerente Comercial Helm Fiduciaria

    Podrán asistir como invitados los funcionarios de la Fiduciaria o del grupo financiero por invitación de cualquiera de los miembros del Comité. Para sesionar y adoptar decisiones válidas, es necesaria la asistencia de por lo menos cinco (5) de los miembros del Comité. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría simple de sus miembros. De toda reunión del Comité, ordinaria o extraordinaria, debe dejarse una constancia escrita que permanecerá en la entidad, bajo medidas adecuadas de seguridad y conservación. Funciones.

    Asegurar la correcta ejecución de la estrategia de riesgos definida por la Junta Directiva.

    Definir y asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos que cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio, en especial los riesgos de mercado, crédito y liquidez.

    Proponer límites y controles de riesgos a la Junta Directiva.

    Asesorar a Junta Directiva y la Alta Gerencia en la definición de la estructura de límites de pérdidas máximas y velar por su cumplimiento.

    Conocer en detalle las posiciones asumidas, los productos operados y los riesgos alcanzados, en especial su valor en riesgo VAR, y su implicación sobre el capital en riesgo de la Fiduciaria.

    Definir los niveles de autorización para los excesos temporales de límites, que deben ser ratificados por la Junta Directiva de la Fiduciaria.

  • Proponer metodologías para el control de riesgo crediticio de las operaciones de portafolio.

    Informar a la alta gerencia de los resultados obtenidos en relación con los riesgos asumidos por la Fiduciaria en los negocio de portafolio.

    Proponer metodologías y esquemas para la gestión de riesgos operativos y legales relacionados con el negocio de portafolios.

    Velar por la capacitación del personal.

    Propender por el establecimiento de sistemas adecuados de información de riesgos financieros.

    Establecer políticas y límites para la gestión de riesgos de los fideicomisos, cuando aplique.

    Definir el Plan de Contingencia

    Definir los escenarios de stress para el análisis de liquidez 2.4.3. Comité de Fideicomisos. Finalidad. Cuando la ejecución del contrato de fiducia así lo requiera, se reunirá el Comité de Fideicomisos, el cual tiene como finalidad definir las políticas específicas para cada contrato, sin exceder los lineamientos generales de la Fiduciaria, ni los límites establecidos por las normas de los organismos de control. Composición. El Comité de Fideicomisos está conformado por los lideres de cada una de las áreas que se vean involucrada en la ejecución del negocio fiduciario especifico. Funciones.

    Asegurar la correcta ejecución del negocio fiduciario.

    Definir las políticas, metodologías y procedimientos que regulen la ejecución del negocio fiduciario.

    Proponer límites y controles en la ejecución del negocio fiduciario. 2.4.4. Comité de Auditoría. Finalidad. El Comité de Auditoría tiene como finalidad realizar un control permanente sobre el desarrollo operacional de la compañía, analizando el trabajo realizado por las áreas de control de Helm Fiduciaria S.A. Composición. El Comité de Auditoría está conformado por:

  • 3 Miembros de la Junta Directiva Miembros Invitados Podrán asistir como invitados los funcionarios de la Fiduciaria o del grupo financiero por invitación de cualquiera de los miembros del Comité. Así como el Contralor, la Revisoría Fiscal y el Auditor Interno. Funciones.

    Apoya a la Presidencia y a la Junta Directiva en el seguimiento y control del cumplimiento de las políticas establecidas.

    Vela porque se respondan oportuna y correctamente los requerimientos de información enviados por los entes de control como la Superfinanciera y la DIAN.

    2.4.5. Comité de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - CPLAFT Finalidad. El Comité tiene como finalidad realizar un control sobre la legalidad del origen de los recursos administrados a los clientes del grupo financiero. Composición. El Comité de Oficiales de Cumplimiento está conformado por los siguientes miembros:

    - Un miembro de Junta Directiva - El Oficial de Cumplimiento de Corpbanca Chile - Primer Representante Legal de la Fiduciaria - Segundo Representante Legal de la Fiduciaria - El Oficial de Cumplimiento de Helm Fiduciaria

    Funciones. El objeto de este comité será (a) definir las políticas, objetivos generales, y formular las normas de actuación de los diferentes órganos de la Entidad en materia de PLA/FT para su posterior aprobación por la Junta Directiva, así como la coordinación de éstos, (b) planificar y coordinar las actividades de cumplimiento de las políticas y procedimientos sobre las materias definidas por la Fiduciaria, relacionadas con el SARLAFT, (c) tener conocimiento de la gestión desarrollada y operaciones analizadas por el Oficial de Cumplimiento, (d) aprobar el Plan Anual de Cumplimiento, (e) promover la información y capacitación de los colaboradores de Helm Fiduciaria, en relación con las obligaciones y responsabilidades que la normativa relativa a la gestión del riesgo de LA/FT, le imponen a las Entidades Financieras, (f) hacer seguimiento a las actuaciones, funcionamiento y problemática de la prevención del LA/FT, así como adoptar medidas y desarrollar la normativa interna necesaria para gestionar este riesgo, (g) determinar las acciones a seguir sobre la comunicación de actividades sospechosas dentro del marco de la Ley (aquellas operaciones que sean consideradas como sospechosas, serán informadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), conforme a los procedimientos existentes), y (h) aprobar la parametrización de las señales de alertas o alertas tempranas, utilizadas para el control de la operativa sensible, con el fin de identificar operaciones inusuales. La numeración anterior no es excluyente, de manera que la Junta Directiva o este Comité, podrán agregar

  • cualquier otra función que estimen necesaria, sea con carácter permanente, específico o esporádico.

    Presidente y Secretario. La Presidencia del Comité estará a cargo del Miembro de la Junta

    Directiva. La secretaría del mismo estará a cargo del Oficial de Cumplimiento Suplente o en

    su defecto del Jefe de Prevención de Lavado de Activos.

    Periodicidad.

    El Comité se reunirá mensualmente o con la frecuencia que la Administración estime

    pertinente.

    Quórum.

    El Comité deliberará con al menos la mitad más uno de sus Miembros y decidirá con al

    menos la aprobación de la mitad más uno de sus Miembros asistentes.

    2.4.6. Comité SARC Finalidad. Este comité deberá reunirse con el fin de evaluar el comportamiento del riesgo de crédito de

    portafolios de inversiones en facturas u otros activos de contenido económico, conocer la

    ejecución de las políticas relacionadas con el riesgo de Crédito y a su vez efectuar las

    recomendaciones a que haya lugar.

    El sistema de información sobre nivel de exposición y riesgo del portafolio en activos de

    derecho económico tales como facturas, será revisado en el Comité de Riesgo de Crédito.

    Este comité servirá como un mecanismo de comunicación entre la Junta Directiva y los encargados del manejo integral de Riesgo de Crédito de la Fiduciaria para los portafolios de inversiones en facturas u otros activos de contenido económico. Además cumplirá una función que permita anticipar procesos y sucesos al interior de la Fiduciaria, mediante el seguimiento al cumplimiento de las políticas establecidas en el Manual SARC.. Composición. En este comité participarán el Presidente o Gerente General de la Fiduciaria, el Vicepresidente

    de Inversiones, el Gerente de Carteras Colectivas o Fondos de Inversión Colectiva, el Gerente

    Nacional de Carteras y un funcionario de la Vicepresidencia de Riesgo de Crédito del banco

    matriz. Asimismo, podrán asistir como invitados funcionarios del Master Service y/o BPO del

    fondo de facturas, quienes participarán con voz pero sin voto y cualquier otro funcionario que el

    mismo comité considere pertinente invitar.

    Funciones.

    Asegurar la correcta ejecución de la estrategia de riesgos de crédito definida en los reglamentos de las Carteras o Fondos de Inversión Colectiva que manejen portafolios de inversiones en facturas u otros activos de contenido económico y/o en el Manual SARC.

    Definir y asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos que cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio, donde hayan inversiones en facturas u otros activos de contenido económico.

    Proponer límites y controles de riesgo de Crédito a la Junta Directiva.

  • Realizar un seguimiento permanente al comportamiento de los pagadores.

    Proponer cupos de inversión para los pagadores de facturas al Comité Central de Crédito o el ente que haga sus veces, para su aprobación.

    Analizar los límites de concentración por pagador de los portafolios de inversiones en facturas u otros activos de contenido económico.

    Analizar las situaciones que generaron el no pago de las facturas y las provisiones realizadas y definir planes de acciones comerciales, independientes a las políticas sobre recuperaciones definidas en el Manual SARC.

    Proponer castigos a la Junta Directiva

    2.4.7 Comité de Cumplimiento Normativo del Grupo

    Funciones.

    Es el Comité encargado de definir frente a eventos particulares, el cumplimiento o no de lo

    establecido en el Código de Conducta General y en el Código de Conducta de los Mercados

    de Valores y demás normativa complementaria, actual o futuras, y le corresponde, efectuar el

    establecimiento y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento del Código

    de Conducta General y en el Código de Conducta de los Mercados de Valores, así como la

    interpretación, gestión y supervisión de las normas de actuación contenidas en el mismo y la

    resolución de los conflictos que su aplicación pudiera plantear.

    Composición. El Comité de Cumplimiento está conformado por los siguientes miembros:

    - Un Miembro de la Junta Directiva del Banco que defina la misma, - El Presidente del Banco, - El Responsable de la Vicepresidencia de Gestión Humana, - El Responsable de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa, - El Responsable de la Vicepresidencia Jurídica, - El Responsable de la Vicepresidencia de Cumplimiento. - El Gerente de Cumplimiento de Banco CorpBanca (Chile). Podrá asistir con voz pero sin

    voto el Director o Jefe del área o Dirección de Cumplimiento de Banco CorpBanca Colombia S.A.

    Presidente y Secretario.

    La Presidencia del Comité estará a cargo del Miembro de la Junta Directiva. La secretaría

    del mismo estará a cargo del Director o Jefe del área de Cumplimiento de Banco CorpBanca

    Colombia S.A.

    Periodicidad.

    El Comité se reunirá mensualmente o con la frecuencia que la Administración estime

    pertinente.

    Quórum.

    El Comité deliberará con al menos la mitad más uno de sus Miembros y decidirá con al menos la aprobación de la mitad más uno de sus Miembros asistentes.

  • 3. DE LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS 3.1. Accionistas. La Fiduciaria lleva un registro de accionistas inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá, en el cual se anotan los nombres de los accionistas, la cantidad de acciones que a cada cual le corresponde, las enajenaciones, traspasos, prendas, usufructos, embargos y demandas judiciales, así como cualquier otro acto sujeto a inscripción. Las acciones de la Fiduciaria son libremente negociables y transferibles conforme a las leyes. Para que la transferencia surta efectos con relación a la Fiduciaria y terceros se requiere su registro en el Libro de Accionistas de la Fiduciaria. 3.1.1. Derechos de los Accionistas. Todos los accionistas tendrán los siguientes derechos:

    Recibir un trato equitativo.

    Acceder a la misma información que se suministre a todos los accionistas de su misma clase, con igual detalle y oportunidad.

    Ser convocados y participar en las deliberaciones de las Asambleas Generales de Accionistas y votar en ellas.

    Participar en los dividendos de la entidad, de acuerdo con el número de acciones que posean, siempre que la asamblea adopte la decisión de distribuir tales dividendos.

    Negociar libremente las acciones con sujeción a la ley y a los estatutos.

    Inspeccionar libremente los libros y papeles de la entidad, dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la Asamblea General en que se examinen los estados financieros de fin de ejercicio.

    Recibir en caso de liquidación de la entidad una parte proporcional a los activos sociales, una vez pagado el pasivo externo de la sociedad.

    Solicitar sin impedimento alguno el estudio técnico previsto en el artículo 62 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, para los casos de fusión y escisión. En los casos en que se compruebe que se ha impedido o restringido el ejercicio de este derecho, los accionistas respectivos podrán solicitar que se contrate una auditoría financiera con una firma de reconocida trayectoria, la cual tendrá por objeto determinar el valor de las entidades y la relación de intercambio.

    Elevar consultas verbales o escritas de manera previa o durante las asambleas. 3.1.2. Deberes de los Accionistas. Los accionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad. Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información de la sociedad o relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos. 3.2. Inversionistas.

  • Tienen tal carácter quienes invierten recursos en los Fondos de Inversión Colectiva y/o fondos privados de capital administrados por la Fiduciaria. 3.2.1. Derechos de los Inversionistas. Todos los inversionistas tienen los siguientes derechos:

    Acceder a la misma información que se suministre a todos los inversionistas de su misma clase, con igual detalle y oportunidad.

    Que se les absuelvan los interrogantes que tengan en relación con la información que se les haya suministrado y que esté relacionada con la protección de sus derechos.

    Los inversionistas de los Fondos de inversión y/o Fondos de Capital Privado administrados por la Fiduciaria tendrán, además, los siguientes derechos:

    Participar en los resultados económicos generados del giro ordinario de las operaciones de la cartera colectiva y/o fondo de capital privado.

    Examinar, dentro de los términos fijados en cada Reglamento, los documentos relacionados con la cartera colectiva y/o el fondo de capital privado, a excepción de aquellos que se refieran exclusivamente a los demás inversionistas, los cuales nunca podrán ser consultados por los inversionistas diferentes del propio interesado, en la forma y términos previstos en el reglamento.

    Negociar sus participaciones en la cartera colectiva, de conformidad con la naturaleza de los documentos representativos de dichas participaciones.

    Solicitar la redención total o parcial de sus participaciones en la cartera colectiva y/o en el fondo de capital privado, de conformidad con lo establecido en el reglamento.

    Ejercer los derechos políticos derivados de su participación, a través de la asamblea de inversionistas.

    Convocar la asamblea de inversionistas de conformidad con lo establecido en los reglamentos.

    3.2.2. Deberes de los Inversionistas. Los inversionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad y deberán abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de intereses. Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información de la sociedad o relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos, así como de utilizarla para obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado del ejercicio de los derechos inherentes a su calidad de inversionista. El incumplimiento de estos deberes implicará una violación al contrato mediante el cual se vincularon a la sociedad. Los inversionistas de los Fondos de Inversión y/o Fondos de Capital Privado administrados por la Fiduciaria tendrán, además, las siguientes obligaciones:

    Aceptar y cumplir el contenido de los reglamentos de los Fondos de Inversión Colectiva y/o Fondos de Capital a los que se hayan vinculado.

  • Suministrar completa y oportunamente la información y documentos que le solicite la Sociedad Administradora, en especial la establecida por la ley y la Superintendencia Financiera para prevenir el lavado de activos provenientes de actividades delictivas. Igualmente es obligación del suscriptor actualizar la información y documentación por lo menos una vez al año y cada vez que se presenten modificaciones a la misma.

    Efectuar los aportes y solicitar las redenciones, de conformidad con los procedimientos y parámetros establecidos en los reglamentos.

    Informar a la Sociedad Administradora la cuenta bancaria que será utilizada para redimir los derechos, para consignar los recursos que sobrepasen los límites de concentración por inversionista o para el desarrollo del proceso de liquidación, y cualquier otro procedimiento operativo que lo requiera.

    Si lo requiere la Sociedad Administradora, presentar el documento representativo de la inversión o su equivalente, para solicitar la redención parcial o total de los derechos en ellos representados.

    Las demás establecidas por las normas vigentes. 3.3. Mecanismos que permiten a los accionistas e inversionistas reclamar el cumplimento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno. El representante legal de la Entidad velará por el cumplimiento de los estatutos y de las normas y disposiciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva. Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar solicitudes respetuosas ante la entidad, cuando crean que ha habido incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno, y en estos casos, la administración de la Entidad a través de EL CONTRALOR, dará respuesta clara y suficiente al solicitante, con la mayor diligencia y oportunidad. Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar quejas o reclamaciones ante el Revisor Fiscal, por el incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno. Para estos efectos, la Entidad dará cumplida y oportuna respuesta a los requerimientos que con ocasión de la queja efectúe el Revisor Fiscal, y atenderá las observaciones que señale el Revisor Fiscal sobre el particular, cuando se establezca la existencia del mencionado incumplimiento. El Presidente de la Entidad tomará las provisiones para dar a conocer al mercado, a los inversionistas y accionistas, los derechos y obligaciones de éstos, así como la existencia y contenido del presente código. El texto del presente código deberá quedar a disposición de los accionistas, en el Despacho de EL CONTRALOR, en el domicilio principal de la Entidad, o mediante cualquier otro medio de carácter electrónico que permita el acceso de cualquier persona a su contenido. LA CONTRALORÍA será la dependencia encargada de la atención al accionista y al inversionista, bajo la dirección de EL CONTRALOR de la misma. Dicha oficina servirá como enlace entre los accionistas, los inversionistas y los órganos de gobierno de la Entidad, y se ocupará de la gestión necesaria para atender oportunamente las necesidades y requerimientos. 4. MECANISMOS DE CONTROL. 4.1. CONTROLES EXTERNOS

  • 4.1.1. Superintendencia Financiera. Le corresponde a la Superintendencia Financiera, como organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ejercer la inspección, vigilancia y control de quienes ejerzan la actividad financiera y organizar, regular y promover las actividades realizadas a través del mercado público de valores, así como efectuar el seguimiento y supervisión de los agentes que actúan en dicho mercado. Para el efecto, de manera general, sus objetivos son los siguientes: 1) Velar para que las instituciones financieras mantengan solidez económica y coeficientes de liquidez adecuados; 2) Supervisar la actividad de las entidades vigiladas para que la prestación del servicio se cumpla de acuerdo con las normas legales en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia; 3) Prevenir situaciones que puedan derivar en la pérdida de confianza del público; 4) Supervisar el cumplimiento de los mecanismos de regulación prudencial, en particular respecto de las filiales del exterior; 5) Velar para que la actividad se desarrolle dentro de buenas prácticas comerciales y reglas de libre mercado; 6) Ejercer una función de control consistente en velar por la calidad, oportunidad y suficiencia de la información remitida al mercado público de valores. 4.1.2. Revisoría Fiscal. La Fiduciaria tendrá un Revisor Fiscal con un suplente, elegido por la Asamblea General de Accionistas para periodos iguales al de la Junta Directiva, en las mismas condiciones de reelección o remoción. El suplente reemplazará al principal en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. Las funciones del Revisor Fiscal son incompatibles con el desempeño de cualquier otro cargo o empleo en la Sociedad o de alguna de sus subordinadas. El Revisor no podrá ser accionista de la Sociedad ni asociado o empleado de la Sociedad matriz; tampoco podrá estar ligado por matrimonio o por parentesco dentro del cuarto (4o.) grado de consanguinidad, (1o.) primero civil o segundo (2o) de afinidad, o sean consocios de los administradores y funcionarios directivos, con el cajero, con el tesorero o con el contador o auditor. El Revisor Fiscal tendrá las demás incompatibilidades señaladas en la Ley. 4.1.2.1. Funciones. Corresponde al Revisor Fiscal ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes: a) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Sociedad y las actas de la Asamblea general y de la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas, e impartir las instrucciones necesarias para tales fines. b) Inspeccionar asiduamente los bienes sociales y procurar que se tomen oportunamente las medidas para la conservación y seguridad de los mismos y de los que la Sociedad tenga en custodia, a cualquier título. c) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales. d) Cerciorarse de que las operaciones que se ejecutan o cumplan por cuenta de la Sociedad están conformes con la Ley, con los estatutos y con las disposiciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General de Accionistas, a la Junta Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que note en los actos de la Sociedad y en el desarrollo de sus negocios. f) Autorizar con su firma los balances, con dictamen o informe correspondiente. g) Convocar las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

  • h) Las demás que le impongan las Leyes y las que le encomiende la Asamblea y que sean compatibles con la naturaleza de su cargo y con las señaladas en los apartes anteriores. 4.1.2.2. Información sobre la Revisoría Fiscal. La información sobre la Revisoría Fiscal podrá ser consultada en el anexo del presente documento. 4.2. CONTROLES INTERNOS. 4.2.1 Auditoría Interna. La Fiduciaria cuenta, a nivel de Grupo Financiero, con un Departamento de Auditoría Interna que reporta a la Presidencia de la Fiduciaria y cuya misión es apoyar a la entidad en la evaluación los procesos y resultados verificando el cumplimiento de políticas y controles adoptados por la administración mediante la presencia en diferentes áreas, utilizando como insumo los estudios de control y mapas de riesgos elaborados y aprobados por la misma entidad. Dentro de sus funciones se encuentra la de evaluar el desempeño del negocio con base en el plan estratégico, verificar el cumplimiento y eficiencia de las operaciones y el control interno, además de lo que se indica a continuación:

    Diseñar mecanismos de monitoreo que permitan efectuar y planear trabajos de auditoría en forma continua.

    Evaluar el control interno identificando debilidades en áreas y productos de mayor riesgo, sugiriendo las recomendaciones para mejorar procesos, controles y servicios.

    Evaluar el cumplimiento de los objetivos previstos por la administración de la Fiduciaria.

    Verificar la eficiencia de los procesos, la confianza en la información financiera y el cumplimiento de regulaciones.

    Participar en la creación de esquemas de control descentralizado y en la divulgación e implementación de políticas de autocontrol.

    Las auditorías o revisiones regulares se basan en programas de trabajo previamente establecidos y diseñados de acuerdo con las necesidades de revisión de las distintas dependencias de la Fiduciaria. Estas corresponden a planes de trabajo para períodos de 6 meses o un año preparados por la misma Auditoría Interna. Existen auditorías o exámenes especiales que obedecen a situaciones relacionadas con investigaciones operativas o administrativas, análisis o estudio de hechos contables, crediticios, financieros, etc., referentes a operaciones o transacciones efectuadas por la Fiduciaria, las cuales pueden ser solicitadas por la administración o llevadas a cabo según el propio criterio de la Auditoría Interna. Los planes de trabajo de la Auditoría Interna para los exámenes regulares han de proyectarse sobre revisiones de una muestra representativa de oficinas, departamentos, áreas, entidades u operaciones auditables, se hace lo propio mediante examen y evaluación para una muestra significativa de aplicaciones, software, hardware y en general lo relacionado con Tecnología de Información a través de su área de sistemas. La determinación del universo a auditar en un período, se hará con base en la calificación de factores críticos dentro de los cuales se cuenta el nivel de riesgos y el impacto que puedan

  • tener estos en el negocio. Se dispone si se estima necesario, la realización de un número adicional de revisiones regulares con el propósito específico de efectuar pruebas sustantivas en oficinas o exámenes de productos y servicios especiales. De conformidad con los resultados obtenidos en las revisiones regulares precedentes, el Auditor General determina la mayor o menor intensidad y frecuencia con que las Unidades Auditables deben ser examinadas. 4.2.2. Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. La Fiduciaria ha adoptado y tiene implementado un Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que contempla el cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Colombiano y demás normas emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, lo mismo que las recomendaciones y mejores prácticas internacionales en esta materia. Las políticas, controles y procedimientos implementados, dentro de un concepto de administración del riesgo, son acciones que buscan la debida diligencia para prevenir el uso de nuestra institución por elementos criminales para propósitos ilícitos. Dichas acciones incluyen entre otros aspectos, el conocimiento del cliente y de sus operaciones con nuestra entidad, definición de segmentos de mercado por nosotros atendidos, monitoreo de transacciones, capacitación al personal y reportes de operaciones sospechosas a la autoridad competente. Los procedimientos y reglas de conducta sobre la aplicación de todos los mecanismos e instrumentos de control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo están contemplados en el Manual del SARLAFT y en el Código de Conducta aprobados por la Junta Directiva, los cuales son de obligatorio cumplimiento por todos los funcionarios de la entidad. Para verificar el cumplimiento del mencionado sistema, la Fiduciaria ha designado un oficial de cumplimiento que se encuentra debidamente posesionado ante la Superintendencia Financiera. 4.2.2.1. Información sobre el Oficial de Cumplimiento La información sobre el Oficial de Cumplimiento podrá ser consultada en el anexo del presente documento. 4.2.3. Contralor Normativo La Sociedad Administradora cuenta con un Contralor Normativo, que no se encuentra vinculado laboralmente con la sociedad fiduciaria. El Contralor Normativo es nombrado por la Junta Directiva de la Fiduciaria y es el encargado de supervisar el cumplimiento de las normas aplicables a la gestión de los Fondos de Inversión Colectiva administrados y demás obligaciones señaladas en el artículo 21 de la Ley 964 de 2005. La identificación y los datos de contacto del Contralor serán dadas a conocer a través del sitio web de la Sociedad Administradora. Las funciones del Contralor Normativo se ejercerán sin perjuicio de las que correspondan al Revisor Fiscal y al Auditor Interno, de conformidad con la legislación aplicable. 5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y MECANISMOS DE INFORMACION.

  • 5.1. Transparencia.

    La Fiduciaria prepara y presenta la información relevante a sus accionistas y al mercado en general.

    La información que se divulga es correcta y veraz.

    La información se transmite en forma equitativa y de manera oportuna 5.2. Mecanismos de Información. 5.2.1. Informe de Gestión. Este informe se prepara con una periodicidad semestral y compila el informe de la Junta Directiva y del Presidente a los accionistas. Incorpora los siguientes aspectos:

    La situación de la Fiduciaria, el balance del último ejercicio y el proyecto de distribución de utilidades.

    La información y análisis sobre los factores de riesgo esenciales para la Fiduciaria, así como las políticas y estrategias que se utilizarán para enfrentar dichos riesgos. Para este efecto se incluirá información sobre el riesgo del sector, riesgo de mercado, dependencia de proveedores o contratos esenciales, los riesgos derivados de sus vínculos con controlantes y los riesgos del entorno económico.

    Políticas de control interno de la Fiduciaria, el cumplimiento de las mismas y los hallazgos relevantes del Comité de Auditoría.

    La evaluación sobre el cumplimiento de los mecanismos de Buen Gobierno. 5.2.2. Estados Financieros y sus notas. Los estados financieros al cierre de cada ejercicio, junto con el de los Fideicomisos, Fondos de Inversión Colectiva y Fondos Privados administrados por la Fiduciaria, previa autorización de la Superintendencia Financiera, se publican en un diario de amplia circulación nacional una vez aprobados por la Asamblea General de Accionistas. Las notas a los mismos, que detallan las principales cuentas, se pueden consultar en la Secretaría General de la Fiduciaria. 5.2.3. Dictamen del Revisor Fiscal. El Revisor Fiscal dictamina los estados financieros de cierre de ejercicio para lo cual certifica la veracidad de los mismos, su fidelidad frente a la contabilidad de la Fiduciaria y la de los Fideicomisos, Fondos de Inversión Colectiva y Fondos Privados administrados por la Fiduciaria, y en el mismo expresa todas las salvedades que estime pertinentes, así como la indicación de toda situación de riesgo o incumplimiento de normas. 5.2.4. Remisión de la Información a la Superintendencia Financiera. Para efectos de supervisión la Fiduciaria remite periódicamente la información requerida por este ente de control. En particular, se puede consultar en la página web de la Superintendencia Financiera (www.superfinanciera.gov.co) la siguiente información: los valores de los Fondos de Inversión Colectiva administradas y las tasas de rentabilidad, entre otros. 5.2.5. Calificadoras de Riesgo. Anualmente, la Fiduciaria solicita la revisión de la calificación de algunas de los Fondos de Inversión Colectiva por ella administradas. Dentro de estos procesos de calificación, las calificadoras de riesgo permanentemente evalúan la sociedad como administradora de

  • portafolios y los riesgos de mercado y crediticios del portafolio. La calificación otorgada es revelada al mercado y consta en un anexo del presente documento. 5.2.6. Mecanismos adicionales de Divulgación. Además de los mecanismos de información antes mencionados, la Fiduciaria mediante el mecanismo de información relevante, comunica a la Superintendencia Financiera todo hecho relevante u operación o acto extraordinario o significativo de trascendencia para la Fiduciaria y/o los negocios fiduciarios administrados, en los términos previstos en la normatividad vigente. 5.2.7. Mecanismos de divulgación de información para los inversionistas de Fondos de inversión colectiva: La Fiduciaria como sociedad administradora de Fondos de Inversión Colectiva y/o Fondos de Capital Privado, pondrá a disposición de los inversionistas y demás interesados, toda la información necesaria para el adecuado entendimiento sobre la naturaleza de la Cartera Colectiva y/o Fondo de Capital Privado y de la inversión en la misma, a través de los mecanismos descritos en cada reglamento, los cuales, según el caso, son:

    . Extracto de Cuenta.

    . Rendición de Cuentas.

    . Ficha Técnica.

    . Prospecto de Inversión. Adicionalmente, la Fiduciaria cuenta con el sitio web www.helmfiduciaria.com.co, en el que se podrá consultar de manera permanente y actualizada la información relacionada con las Fondos de Inversión Colectiva y/o Fondos de Capital Privado que se detalla en cada uno de los reglamentos. 6. NORMAS DE ETICA Y CONFLICTOS DE INTERES. 6.1. Reglas de Conducta La Fiduciaria ha expedido en cumplimiento de la normatividad vigente, las normas sobre conducta y las sanciones a aplicar, las cuales se encuentran contenidas en el Código de Conducta y el Reglamento Interno de Trabajo y se aplicarán armónicamente con el presente Código de Buen Gobierno. Los administradores, además de los deberes consagrados en la ley, en los estatutos y en el presente documento, se sujetan a las siguientes reglas de conducta, las cuales se hacen extensivas a todos los funcionarios de la entidad. Tales reglas de conducta son las siguientes:

    Abstenerse de ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones, comisiones o cualquier otra forma de remuneración personal en transacciones o negocios que involucren a la Fiduciaria.

    Dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la Fiduciaria que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios propios o de terceros.

    Guardar reserva de la información confidencial que conozcan en el ejercicio de sus funciones.

    Abstenerse de utilizar para sí o para un tercero información privilegiada.

    Esmerarse en la prestación del servicio a la clientela, de manera eficiente y oportuna.

  • Atender con amabilidad, moderación y eficiencia las inquietudes y reclamos de los clientes.

    Abstener de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales entren en conflicto con sus relaciones con la Fiduciaria.

    Abstenerse de ser contraparte o representantes de clientes ante la entidad.

    Abstenerse de utilizar su sitio y elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.

    6.2. Conflictos de Interés. Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. 6.3. Resolución de los Conflictos de Interés. 6.3.1. De los Administradores. De acuerdo con la normatividad vigente, los administradores deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Fiduciaria o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea de Accionistas. En estos casos, el administrador suministrará a la Asamblea toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere accionista. En todo caso, la autorización sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la entidad. 6.3.2. De los Funcionarios. Los funcionarios deberán abstenerse de participar en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa del superior jerárquico. 6.3.3. En el manejo de Fondos de inversión colectiva y/o Fondos de Capital Privado. Helm Fiduciaria S.A. cuenta con mecanismos que permitan establecer un adecuado manejo de la información relativa a los Fondos de Inversión Colectiva para evitar conflictos de interés y el uso indebido de información privilegiada, incluyendo la reserva o confidencialidad que sean necesarias. No obstante, a continuación se describen posibles situaciones generadoras de conflictos de interés, y su respectivo manejo para mitigarlo: La celebración de operaciones donde concurran las órdenes de inversión de varios Fondos de Inversión Colectiva, fideicomisos o portafolios administrados por una misma sociedad sobre los mismos valores o derechos de contenido económico, caso en el cual se realizará una distribución de la inversión sin favorecer ninguna de las carteras partícipes, en detrimento de las demás. La inversión, directa o indirecta, que la sociedad administradora pretenda hacer en los Fondos de Inversión Colectiva que administra, sin superar el quince por ciento (15%) del valor de la

  • cartera colectiva al momento de hacer la inversión. La participación deberá conservarse durante el plazo mínimo de un año. La inversión directa o indirecta de los recursos de la cartera colectiva en valores cuyo emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea la matriz, las subordinadas de ésta, las subordinadas de la sociedad administradora o algún vinculado. Esta inversión sólo podrá efectuarse a través de sistemas de negociación de valores debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia. El monto de los recursos invertidos en los valores de que trata el presente numeral no podrá ser superior al treinta por ciento (30%) de los activos de la respectiva cartera colectiva. Tratándose de Fondos de Inversión Colectiva que inviertan en acciones no inscritas en bolsa o de valores que no se negocien a través de sistemas de negociación de valores debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, siempre que se desee invertir en acciones o valores de vinculados, el Comité de Inversiones del Fondo de Inversión Colectiva deberá dejar constancia escrita de las razones objetivas que llevaron a tomar la decisión de inversión y, si ha ello hubiere lugar, el vinculado deberá abstenerse expresamente de participar en el proceso de toma de decisión. En todo caso, la inversión no podrá superar el 10% del valor de la Cartera. Para los efectos de los dos párrafos anteriores, se entiende como vinculados las personas naturales o jurídicas que tienen con la Fiduciaria, su matriz o sus filiales, vínculos de administración y/o de propiedad directa o indirecta superior al 10% y las sociedades donde cualquiera de las personas enunciadas anteriormente, tengan participación directa o indirecta superior al 10%. Igualmente, se entenderá como vinculados los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil de las personas naturales antes mencionadas, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada, por escrito dirigido a la Fiduciaria, bajo la gravedad de juramento. La realización de depósitos en cuentas corrientes o de ahorros en la matriz o las subordinadas de ésta. En ningún caso el monto de estos depósitos podrá exceder del diez (10) por ciento del valor de los activos de la respectiva cartera. 6.3.4. En la Custodia de Fondos de Inversión Colectiva administrados por la Fiduciaria, en

    la que el proveedor de este servicio sea una entidad vinculada:

    En el evento que exista duda respecto a la realización de una determinada operación, transacción o actuación en la medida en que conlleve o pueda conllevar un conflicto o potencial conflicto de interés, se dará cumplimiento a los procedimientos establecidos en El Código de Conducta General y el Código de Conducta en los Mercados de Valores del Grupo CorpBanca, que contienen de manera integral la regulación sobre la administración de los conflictos de interés. La resolución y manejo de una situación de conflicto de interés, en todo caso deberá ser resuelto en aras de proteger el interés de los inversionistas o participantes en los fondos de inversión colectiva administrados por la Fiduciaria.

    7. GRUPOS DE INTERES. En sus relaciones con los grupos de interés, la Fiduciaria reconoce y asegura plenamente sus derechos y persigue el beneficio mutuo entre las partes, dentro de un marco de transparencia y legalidad. 7.1. Relaciones con los Proveedores.

  • La Fiduciaria cuenta con un Registro de Proveedores, en el cual se inscriben todas las personas que pretendan entablar relaciones contractuales con la Entidad, y en el que se consigna la hoja de vida del Proveedor, su experiencia, especialidades y en general todos los aspectos relevantes para llevar a cabo el proceso de adjudicación y contratación. La Fiduciaria no contrata con proveedores que no se encuentren inscritos en el mencionado registro. No podrán formar parte del registro de proveedores las siguientes personas:

    Aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o que no cumplan con todos los requerimientos de conocimiento establecidos en el SARLAFT (Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).

    Quienes sea cónyuges o compañeros permanentes o se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el funcionario que haya presentado la solicitud de compra de un bien o servicio. Igualmente, el funcionario no contratará con personas jurídicas de las cuales sea socio o representante legal.

    El presidente de la Entidad establecerá una escala de atribuciones para efectos de la aprobación de las contrataciones y la calificación de los proveedores. En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio, antes de tomar la decisión de adjudicación. Respecto de los contratos que así se establezca, estos deberán estar amparado por pólizas de cumplimiento, de acuerdo con los riesgos propios de cada contrato en particular, las cuales deberán ser tomadas con una Compañía Aseguradora legalmente constituida en Colombia, en las cuales la Entidad figure como beneficiaria. Todo contrato deberá contar con el previo visto bueno, de carácter general o particular, emitido por el área jurídica de la Entidad. Todo empleado, director o administrador que se encuentre incurso en un conflicto de interés respecto de una negociación, deberá informarlos a sus inmediato superior, y abstenerse de participar en ella. En caso de no dar cumplimiento a esta disposición, la persona se someterá a las acciones y sanciones civiles, penales y laborales que correspondan. Existe un procedimiento previamente definido para realizar las Compras de la Fiduciaria. 7.2. Relaciones con los Empleados. La Fiduciaria selecciona de manera cuidadosa sus empleados, para lo cual ha establecido políticas de contratación adecuadas. Así mismo, la Fiduciaria elabora planes concretos de inducción, capacitación y desarrollo profesional. Estos planes deberán comprender sistemas de seguimiento a cada uno de los funcionarios de tal forma que se garantice que durante su permanencia en la entidad éstos observarán un comportamiento adecuado con sus niveles de responsabilidad en la Fiduciaria y en su entorno social. 7.3. Relaciones con los Clientes.

  • Los clientes constituyen la razón de ser de la Fiduciaria. De ahí que hace parte de la misión de esta entidad el proveer soluciones financieras integrales a clientes seleccionados. En la Fiduciaria se establece las relaciones sobre valores de transparencia, integridad, confianza, respecto, excelencia en el servicio, atención personalizada, trabajo en equipo, orientación al logro e innovación. Los clientes cuentan con mecanismos internos de atención de quejas y reclamos y con el defensor del cliente. 7.3.1. Defensor del Cliente. El defensor del cliente de la Fiduciaria actúa como vocero de los clientes o usuarios de la respectiva institución y conoce las quejas relativas a la prestación de sus servicios. En anexo al presente Código se mantendrá actualizada la información relativa al Defensor del Cliente Financiero y sus calidades. 7.3.2. Procedimiento SQR. Se establece como objetivo de este procedimiento la respuesta de las solicitudes, quejas y reclamos en tiempos óptimos, para lo cual se identifican al interior de la organización quienes son los responsables de dar respuesta y se garantiza que la misma se imparta en plazos que se identifiquen óptimos. 7.4 Relación con proveedores para la administración de Fondos de Inversión Colectiva La administración de Fondos de Inversión Colectiva puede conllevar la selección de proveedores específicos (Master Service, Gestor de Fondos de Inversión, BPO, Distribuidores y/o Custodios, etc..) para lo cual la Fiduciaria deberá firmar con cada uno de ellos un contrato que contemple las obligaciones, derechos y responsabilidades de las partes, de acuerdo a las disposiciones de ley vigentes. El reglamento del respectivo Fondo de Inversión Colectiva deberá definir la estructura necesaria para la operación del Fondo. La Fiduciaria aplicará respecto de estos proveedores la política para el registro de proveedores seleccionados, de acuerdo al numeral 7.1. del presente documento, 7.5. Relaciones con la Comunidad en General. La Fiduciaria contribuye al progreso económico y social de país y aporta al bienestar de la comunidad en general en la medida en que su actuación empresarial se rige no sólo por el principio de cumplimiento de la ley sino igualmente por principios éticos.