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MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALICorso di riqualificazione – passaggi dall’area A alla p. e. B 1

La semplificazione amministrativa:

D.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445

Elisa Bucci2008

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia

di documentazione amministrativa

E’ articolato in sette capi:

•Capo I – Definizione e ambiti di applicazione

•Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie

•Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive

•Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti

•Capo V – Controlli

•Capo VI – Sanzioni

•Capo VII – Disposizioni finali

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari

in materia di documentazione amministrativa

Le norme del testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono

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DEFINIZIONI: art. 1

• il documento amministrativo è “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”

il documento amministrativo è “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse… “ (art. 22 c. 1 lettera d – L. 241/1990)

il documento amministrativo è “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse… “ (art. 22 c. 1 lettera d – L. 241/1990)

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445I soggetti tenuti ad applicare obbligatoriamente le

disposizioni

• Tutte le pubbliche amministrazioni

• I gestori di servizi pubblici nei rapporti con l’utenza (soggetti anche privati che, a seguito di concessioni amministrative, gestiscono servizi di pubblico interesse quali ad es. assistenza sanitaria, trasporto pubblico, fornitura di luce, gas e acqua, riscossione dei tributi..)

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Autenticazione di copie

• Consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare – la data e il luogo del rilascio, – il numero dei fogli impiegati, – il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché– apporre la propria firma per esteso ed – il timbro dell'ufficio – se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il

pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio

• Le copie autenticate possono essere validamente prodotte in luogo degli originali

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Autenticazione di copie

Ufficio……Io sottoscritto (nome cognome) _____________________________

ai sensi dell’art. 18 del d.p.r. 28.12.2000 n. 445

attesto che la presente copia, composta di n. ____fogli,

è conforme all’originale

luogo e data Il funzionario incaricato (qualifica rivestita)

timbro dell’ufficio firma per esteso

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Autenticazione di copie

• L'autenticazione delle copie può essere fatta – dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale– dal pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale– dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il

documento– da un notaio– dal cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario

incaricato dal sindaco – dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro

dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso

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Modalità alternative all’autenticazione di copie

La conformità all’originale di una copia :– di un atto rilasciato o conservato da una pubblica

amministrazione

– di una pubblicazione

– di un titolo di studio

– di un titolo di servizio

– dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati

può essere attestata con una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà che può essere

apposta anche in calce alla copia stessa

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Autenticazione di sottoscrizioni

L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da

produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita se:

• la sottoscrizione è stata apposta in presenza del dipendente addetto, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive

• l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore

La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione

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Documenti di identificazione

documento di identità

carta d'identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto

cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità

prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare

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Documenti di identificazione

Documenti di riconoscimento equipollenti alla carta di identità:

• Il passaporto;• La patente di guida e la patente nautica;• Il libretto di pensione;• Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;• Il porto d’armi;• Le tessere di riconoscimento munite di fotografia e di timbro

(o altra segnatura equivalente) rilasciate da un’amministrazione dello Stato

(articolo 35)

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Certificato

Documento rilasciato da una pubblica amministrazione avente funzione di cognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, fatti o qualità personalicontenuti in albi, elenchi o registri pubblici (ad es.

certificati di residenza) o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni

pubbliche (ad es. certificati medici) (art. 1 - definizione di certificato presente per la prima volta in un testo

normativo)

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Accertamenti d'ufficio – art. 43

• Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all'art. 46,

– data e il luogo di nascita, residenza, cittadinanza; – godimento dei diritti civili e politici; – stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; – stato di famiglia, esistenza in vita; – nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; – iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;– appartenenza a ordini professionali; – titolo di studio, esami sostenuti– qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di

formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; …– possesso e numero del codice fiscale …– stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di

studente;

……..che siano attestati in documenti già in loro possesso oche comunque esse stesse siano tenute a certificare

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Accertamenti d'ufficio – art. 43

In luogo di tali atti o certificati le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad

– acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti,

– ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato

La richiesta di tali atti costituisce violazione dei doveri d’ufficio

I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di

validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi

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Dichiarazione sostitutiva di certificazione

• Può essere prodotta per attestare stati, qualità personali e fatti indicati tassativamente all’art. 46

• Deve essere sottoscritta dall’interessato, senza nessuna particolare formalità

• I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento

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Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati,

qualità personali e fatti, a sua diretta conoscenza e non ricompresi nell’elencazione dall’art. 46

Tale forma può essere utilizzata anche per:• Attestare la conformità all’originale della copia di un documento

(art. 19)

• Dichiarare lo smarrimento di un documento, al fine di ottenere un duplicato, nei casi in cui la legge non preveda l’obbligo di denuncia (art. 47)

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Ampliamento dei soggetti destinatari

Ampliamento dei soggetti che possono avvalersi dell’autocertificazione

I privati, se manifestano il loro consenso

I cittadini non appartenenti all’U.E., purché con permessi di soggiorno, limitatamente a fatti certificabili o attestabili in Italia da soggetti pubblici (fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero) I cittadini non appartenenti all’U.E., purché con permessi di soggiorno, in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante

Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni

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Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni

Eliminazione del requisito dell’autentica della firma per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà unificandole alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni

E’ sufficiente per entrambe la mera sottoscrizione fatta in presenza del dipendente addetto oppure fatta non in sua presenza ma allegando copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità dell’interessato

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Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni

Semplificate le dichiarazioni di chi non sa o non può firmare

Semplificate le dichiarazioni di coloro che sono impediti temporaneamente per motivi di salute

Vengono raccolte dal pubblico ufficiale senza la presenza di due testimoni e dell’autentica della loro sottoscrizione

Vengono presentate, dinanzi al pubblico ufficiale, dal coniuge o in assenza dai figli o in mancanza da altro parente o collaterale fino al III grado

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Semplificazione della documentazione

amministrativa - Innovazioni

Acquisizione diretta (art. 43):Divieto per le Amministrazioni pubbliche di richiesta di

atti o certificati concernenti stati, qualità personali o fatti (elencati nell’art. 46) attestati in altri documenti o che esse sono tenute a certificare

Accettazione delle dichiarazioni sostitutive Accertamento d’ufficio

Indicazione, da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni

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Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni

Si passa dall’emanazione di certificati

Non con l’acquisizione delle certificazioni

al controllo delle dichiarazioni sostitutive di certificazione

ma con una conferma da parte dell’amministrazione che detiene le informazioni di quanto dichiarato dall’interessato

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Semplificazione della documentazione

amministrativa - Innovazioni

I controlli (art. 71)

• hanno il compito principale di evitare che l’uso delle autocertificazioni non veritiere possa viziare il processo decisionale delle amministrazioni, inducendole ad adottare provvedimenti diversi da quelli che avrebbero adottato se fossero state in possesso di informazioni corrette

• sia a campione, sia nei confronti di quelle dichiarazioni che danno adito a fondati dubbi

• necessario attivare una modulistica che contenga modalità ed effetti dei controlli (sanzioni previste dagli artt. 75 e 76)

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Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni

Sanabilità delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità(“la regolarizzazione o rettifica delle dichiarazioni incomplete fornite non fa riferimento alla differente ipotesi di dichiarazioni non veritiere nel loro contenuto” . Consiglio di Stato sez. V - sent. n. 2131

dell’8.5.2007)

Il funzionario competente a ricevere la documentazione deve dar notizia all’interessato per consentirgli la regolarizzazione o il completamento della dichiarazione onde evitare che il procedimento si arresti

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Sanzioni a carico del funzionario per violazione dei doveri d’ufficio

Per violazione dei doveri d’ufficio si intende il mancato compimento di una certa attività prevista come obbligatoria per legge; comporta

l’applicazione di sanzioni disciplinari

Costituisce violazione dei doveri d’ufficio (art. 74)

la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni testo unico;

la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;

il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento;

la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni

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Sanzioni a carico del dichiarante

Qualora dal controllo (previsto dall’art. 71) emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefìci eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75)

Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi (art. 73)

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Sanzioni penali a carico del dichiarante (art.76)

Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia

L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.

Se i reati suindicati sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte