1- LE SECRÉTARIAT AUJOURD'HUI2- UNE FORMATION COMPLÈTE3- UNE PÉDAGOGIE ADAPTÉE

AU COURS DES DERNIÈRES ANNÉES LE PERSONNEL DE SECRÉTARIAT A AUGMENTÉ D'UN TIERS ENVIRON

EMPLOYÉS ADMINISTRATIFS

Élargissement des compétences

par l'expérience professionnelle et la formation

SECRÉTARIAT

EXTENSIONS DES COMPÉ-

TENCES VERS :

°Le secrétariat de direction ;

°Le secrétariat spécialisé (médical, juridique...) ;

°L'assistance commerciale ;

°Les métiers de l'entreprise (assurance, formation, immobilier) ;

°Les métiers de la publication ;

°Les métiers de la documentation ;

°La gestion administrative du personnel.

1) Accueil et relations avec les collaborateurs de l'entreprise et les partenaires extérieurs

2) Traitement des informations et édition de documents

3) Organisation et planification des activités du service

4) Gestion des dossiers liés aux différentes fonctions de l'entreprise

5) Activités du domaine comptable.

LES PRINCIPALES QUALITÉS D'UNE SECRÉTAIRE :

o Qualité et rigueur de l'expression écrite et orale

o Initiative et autonomie dans la gestion et la coordination des activités

o Aisance relationnelle

o Adaptabilité, disponibilité par rapport aux demandes et esprit d'équipe

o Rigueur et sens des responsabilités

o Discrétion et respect de la confidentialité

o Tenue et comportement adaptés à la situation professionnelle.

Le Baccalauréat Professionnel se prépare en deux ans, en milieu scolaire et en milieu professionnel, après l'obtention du Brevet d'Enseignement Professionnel Métiers du secrétariat.

Les objectifs de la formation sont de permettre aux élèves :

De maîtriser les techniques de communication interne et externe, d'organisation et de gestion de dossiers fonctionnels

De maîtriser les outils bureautiques et les techniques de comptabilité

De mieux se préparer aux prises de responsabilité, en acquérant une complète autonomie dans l'organisation et la gestion de leur travail.

Outre l'apprentissage des techniques spécifiques aux matières professionnelles, les élèves reçoivent un enseignement qui leur permet d'approfondir un certain nombre d'aptitudes et de connaissances générales :

Capacité de communication et d'expression écrites et orales en langue française

Compréhension d'une langue étrangère (anglais) dans le cadre de tâches professionnelles

Connaissance des mécanismes économiques contemporains

Connaissance de l'environnement juridique des entreprises et de la législation sociale

Capacité d'utiliser l'outil mathématique et statistique.

Elle s'effectue sous la forme de périodes de Formation en Milieu Professionnel (P.F.M.P.) d'une durée de quatre mois sur les deux années de formation soit :

* Huit semaines la première année (en une ou deux périodes maximum)

* Huit semaines la deuxième année (en une ou deux périodes maximum).

Un tuteur technique, choisi par l'entreprise, dirige les activités de l'élève et participe à son évaluation.

Pendant les Périodes de Formation en Milieu Professionnel, les activités confiées aux élèves doivent leur permettre :

* D'appréhender le fonctionnement et la structure interne de l'entreprise

* De situer l'entreprise dans le contexte économique national et international

* De participer et de s'intégrer dans une équipe.

Afin qu'ils puissent mettre en pratique les connaissances acquises au lycée, les élèves doivent participer dans l'entreprise à des tâches administratives variées et utiliser les outils informatiques, bureautiques et télématiques.

L'une des activités confiée au jeune dans l'entreprise fait l'objet d'une Étude à caractère professionnel présentée à l'examen.

Les professeurs privilégient une démarche pédagogique consistant à baser leurs enseignements sur des exemples concrets, des expériences vécues, des cas réels d'entreprises. Le principe est le suivant :

Les jeunes gens en formation observent, analysent, manipulent, réalisent et expérimentent

L'enseignant organise la mise en commun des observations

L'enseignant synthétise, complète, structure et conceptualise

Les élèves réutilisent s'entraînent, transfèrent et maîtrisent.

I) Les matières professionnelles :

1- La communication

Les élèves apprennent à :

Établir et faciliter la relation de communication dans une situation de face à face, dans une situation d'échange téléphonique et dans une communication médiatiséeParticiper à la valorisation de l'image de l'entrepriseS'adapter à l'environnement, au travail en équipe, à une situation de permutabilité des postes de travailRéceptionner et diffuser un message écritRédiger des messages écrits à caractère courantProduire, éditer, archiver des messages écrits

Prendre des notes

Utiliser les outils de communication.

2- L'organisation

Les élèves apprennent à :

Gérer des dossiersParticiper à la gestion des fournitures, des matériels et des logicielsGérer le poste de travail et exploiter les ressources logiciellesGérer un budgetGérer le tempsOrganiser et planifier une réunion, une manifestation couranteOrganiser et planifier un déplacementAssurer la continuité des activités du service.

3- La gestion des dossiers fonctionnels

Les élèves apprennent à :

oParticiper aux opérations précédant les ventesoParticiper aux opérations liées à la venteoParticiper au suivi des ventesoParticiper à l'action commerciale de l'entrepriseoPréparer les achatsoPasser des commandesoAssurer le suivi des achatsoPréparer et participer aux décisions relatives aux choix commerciauxoParticiper aux opérations de recrutementoParticiper aux tâches liées à la formation du personneloParticiper à la gestion des absences et congés

oParticiper aux travaux relatifs à la sécurité

oParticiper aux travaux de paie

oParticiper aux travaux relatifs au départ des salariés

oParticiper aux activités liées à la représentation du personnel.

4- La comptabilité

Les élèves apprennent à :

oTenir la comptabilité clientsoTenir la comptabilité fournisseursoComptabiliser les opérations de trésorerieoComptabiliser la paieoGérer les opérations relatives à la T.V.A.

5- Économie-Droit

Les élèves s'entrainent à :

oObserver et analyser une situation d'entreprise (caractériser son contexte, son activité principale, son organisation et sa structure, ses performances...)

oMettre en évidence un problème de gestion et comparer des solutions envisagées

oDégager les incidences juridiques d'une situation d'entreprise

oAnalyser un document économique et/ou juridique

oAnalyser, représenter, interpréter des données quantitatives ou statistiques

oConsulter, mettre à jour, exploiter une documentation juridique ou économique

oAnalyser un contrat.

I) Les matières générales :

1) Français : Maîtriser la communication et l'expression écrites et orales en langue française.

2) Histoire-Géographie : Analyser et comprendre des situations historiques ou géographiques.

3) Langue vivante étrangère : Comprendre une langue étrangère et s'exprimer dans cette langue à partir de thèmes liés à la vie socio-professionnelle en général ou à un aspect de la civilisation dans le pays.

4) Mathémathiques : Utiliser l'outil mathématique et statistique. Mobiliser ses connaissances et mettre au point un raisonnement pour résoudre un problème en liaison avec une situation professionnelle.

5) Éducation artistique-arts appliqués : Apprendre à commenter des croquis ou des esquisses d'après un ou plusieurs documents ayant trait directement ou indirectement à l'environnement professionnel (objets - images - espaces).

6) Éducation physique et sportive : Développer ses capacités sportives.

En établissement scolaire, les jeunes bénéficient de conditions de travail semblables à celles d'une entreprise moderne.

Utilisation, régulière, de matériels et d'équipements professionnels :

OrdinateursInternet Logiciel de communicationFaxImprimantesScannersMinitelMise à disposition d'une documentation juridique, fiscale, comptable, économique etc... favorisant le travail en autonomie.