1 Etika dan Tatacara Penggunaan E-mel Etika Penggunaan E-mel ...
Click here to load reader
Transcript of 1 Etika dan Tatacara Penggunaan E-mel Etika Penggunaan E-mel ...
1
Etika dan Tatacara Penggunaan E-mel Etika Penggunaan E-mel Mel elektronik atau singkatannya ‘e-mel’ merupakan satu perantara
penghantaran, penerimaan dan penyimpanan maklumat bertulis, gambar dan video
melalui kaedah sistem elektronik. E-mel bukan sahaja telah menjadi medium
penggantian surat-surat yang di hantar secara pos, bahkan turut menjadi alat
komunikasi formal bagi sesuatu urusan pekerjaan pada masa sekarang. Oleh itu,
dalam memastikan penggunaan e-mel rasmi yang disediakan kepada semua
pengguna e-mel IDFR tidak disalahgunakan, diperjelaskan etika penggunaan e-mel
untuk panduan penggunaan e-mel yang betul dan beretika :-
1. Semua akaun e-mel rasmi jabatan adalah hak milik jabatan dan bukan hak
milik individu. Oleh itu, pihak jabatan mempunyai hak untuk mengawasi dan
memantau sebarang penggunaan akaun e-mel yang disediakan kepada
pengguna.
2. E-mel adalah alat untuk komunikasi rasmi jabatan dan semua pengguna
mempunyai tanggungjawab untuk menggunakan kemudahan ini dengan
betul, cekap, berkesan, beretika dan berbudi bahasa pada sepanjang masa
dan keadaan.
3. E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi
sebarang bahan yang berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang
menyalahi undang-undang.
4. Adalah dinasihatkan supaya tidak menghantar salinan mesej kepada orang
lain yang tidak memerlukannya, terutama kepada kumpulan e-mel jabatan
(email groups). Ia bertujuan untuk mengelakkan bebanan ke sistem e-mel
jabatan terutamanya bagi mesej yang mempunyai lampiran yang banyak dan
bersaiz besar.
2
5. Lampiran fail yang difikirkan kurang penting sama sekali tidak perlu
dihantarkan kepada pengguna lain, dalam usaha untuk mengelakkan
penyebaran virus, sebagai contohnya bagi fail dalam format .exe, .com dan
.bat.
6. Penerimaan e-mel dari yahoo.groups, google.groups dan kumpulan e-mel
internet lain ke sistem e-mel jabatan adalah juga tidak digalakkan. Ini kerana
ia boleh menyebabkan penyebaran spam dan virus ke akaun e-mel
pengguna itu sendiri. Pengguna dinasihatkan supaya mendaftar dan
menggunakan e-mel percuma di internet yang lain bagi proses penghantaran
dan penerimaan e-mel daripada kumpulan e-mel internet tersebut .
7. Semua e-mel yang telah diimbas dan dikenalpasti sebagai spam atau
mengandungi virus adalah sama sekali tidak boleh dihantarkan kepada
pengguna lain dan ianya dikawalselia oleh system firewall jabatan.
8. Pastikan had saiz dan bilangan fail yang ingin dilampirkan melalui sesuatu e-
mel tidak terlalu bersaiz besar. Semua e-mel (termasuk lampiran fail) tidak
boleh melebihi saiz 10 MB, bagi mengelakkan serangan e-mel bombing
atau penafian perkhidmatan ke atas sistem e-mel jabatan.
9. Pengguna bertanggungjawab bagi memaklumkan kepada pentadbir e-mel
sekiranya bercuti atau berkursus panjang atau juga bertukar keluar dari IDFR.
Pemakluman ini adalah untuk membantu pihak teknikal e-mel memantau
pengoperasian e-mel jabatan dan juga akan melaksanakan kerja-kerja
penyekatan capaian atau penghapusan akaun e-mel yang didapati tidak aktif
lebih daripada tiga puluh (30) hari secara berterusan.
Tatacara Penggunaan E-mel Rasmi
Setiap kakitangan kerajaan akan disediakan dengan akaun e-mel rasmi jabatan.
Oleh itu, adalah dinasihatkan bahawa setiap pengguna e-mel menggunakan e-mel
mengikut prosedur yang betul, seperti mana panduan berikut :-
3
1. Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-Mel rasmi dan
alamat e-mel penerima yang betul.
2. Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat e-Mel
persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan
sebagainya.
3. Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan
dalaman agensi atau dengan pelanggan luar.
4. Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan e-
mel.
5. Menulis tajuk di bahagian atas mesej e-mel dengan jelas.
6. Penggunaan huruf besar kandungan e-Mel adalah tidak digalakkan dan
dianggap tidak beretika. Sebaik-baiknya, gunakan gabungan huruf besar dan
huruf kecil.
7. Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh
penerima.
8. Menggunakan bahasa formal di dalam e-mel rasmi.
9. Menggunakan kemudahan ‘Reply’ untuk menjawab e-Mel tanpa sebarang
perubahan kandungan asal e-mel.
10. Memastikan kemudahan ‘Reply To All’ digunakan jika jawapan perlu disalin
kepada semua penerima e-mel.
11. Tidak menggunakan kemudahan ‘Auto-Reply’ kecuali untuk memaklumkan
pegawai lain yang boleh dihubungi sekiranya pegawai berkenaan berada di
luar pejabat yang tiada kemudahan Internet.
4
12. Menggunakan kemudahan ‘Forward’ untuk memanjangkan e-mel kepada
penerima lain tanpa sebarang perubahan.
13. Memastikan kemudahan ‘Copy To’ (cc) jika sesuatu e-mel perlu
dimaklumkan kepada penerima yang berkaitan sahaja.
14. Memastikan kemudahan ‘Blind CC’ (bcc) digunakan bagi tujuan khusus dan
terkawal (bukan sewenang-wenangnya).
Disediakan oleh : Unit ICT, Seksyen Perpustakaan dan ICT,
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Korporat, IDFR. 9 Disember 2011