1 DT/SIBiBIBLIOTECAFORNECEDOR planilhas Recebe as planilhas, analisa, controla a verba de cada...

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DT/SIBi BIBLIOTECA FORNECEDOR

Recebe as planilhasplanilhas , analisa, controla a verba de cada Unidade , consolida os dados, prepara os lotes p/ o

pregão e encaminha à Reitoria, por e-mail

INÍCIO

Prepara planilhasplanilhas, de acordo c/ a verba disponível

e encaminha ao DT/SIBi, por e-mail

Planilhas com

Títulos

Solicita às Bibliotecas planilhas de livros planilhas de livros preenchidas, por e-

mail

Distribui a verba e informa às

Bibliotecas, por e-mail

PROGRAMA DE LIVROSFluxo de Aquisição Centralizada - Pregão

2



Material com NF

1

Recebe material, assina canhoto da NF

com “a conferir” e assina NF no verso

datando o recebimento da

mesma

A

Após realização do pregão, recebe da Reitoria dados do

mesmo (Fornecedor, nº Contrato, prazo de validade) e

planilhas c/ resultados planilhas c/ resultados . Encaminha às Bibliotecas, por

e-mailResultado do pregão

Recebe os dados e planilhas c/ resultado planilhas c/ resultado

p/ controlep/ controle e conferência do material a ser

recebido

Assina o Contrato na Reitoria e envia o

material com NF às Bibliotecas e NF-

Eletrônica ao DA/RUSP

Confere material com as

Planilhas de Planilhas de Controle Controle e com a Nota Fiscal

1ª

Conferênci

a do

Material

3


Assina NF no verso,

acusando recebimento do material

Preenche “Comunicado de Recusa do Material” e

envia por e-mail ao fornecedor. Encaminha, c/ protocolo, NF

assinada e cópia impressa

do “Comunicado” ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias 5 dias

úteisúteis do recebimento da

NF

1

B

Confere Material.

Ok ?S N

Encaminha NF original original

assinada ao DT/SIBi, no

prazo de 5 dias 5 dias úteisúteis do

recebimento da NF

2C

Comunicado de Recusa do Material


4


Assina, data, escaneia e devolve o Comunicado às Bibliotecas, c/ cópia ao

DT/SIBi, por e-mail

Comunicado assinado

devolvido por e-mail

Substitui material

recusado e envia à

Biblioteca , c/ NF, em até 30

dias

Recebe comunicado e aguarda a troca do material, em até 30

dias

Comunicado de Recusa de Material

Material c/ NF

2

FIM

NF originaloriginal assinada

B

A

Recebe as Notas Fiscais e

encaminha, à Reitoria, p/ pagamento

Recebe N. Fiscais + “Comunicado”, insere dados na planilha de controle. Envia os

documentos ao DA/RUSP

Recebe comunicado, p/

ciência

Material recusad

o


5


Análise física do Material

Ok?N

Preenche “Comunicado de Recusa do Material ” e

envia ao fornecedor, c/

cópia ao DT/SIBi, por e-

mail

C

G D

Insere dados da compra na planilha planilha de controlede controle

S


2ª

Conferência

do Material Faz análise física do

material em até 10 dias úteis10 dias úteis do recebimento da

NF

6


Acusa o recebimento do Comunicado e devolve

assinado à Biblioteca, por Fax / e-mail

Comunicado assinado, devolvido por e-mail

Substitui o material

recusado e envia à

Biblioteca

Recebe comunicado e aguarda a troca do

material

Comunicado de Recusa de Material

Material c/ NF

D

Recebe material e

confere com a Planilha de Planilha de

Controle Controle e NF

C

Recebe Comunicado de Recusa de Material, insere

dados na planilha de controle. Envia os docs. ao

DA/RUSP

Material recusad

o


7


E

Encaminha informação de títulos esgotados à

Reitoria

Recebe, da Reitoria, Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar

informações

O item está esgotado?

Devolve, à Reitoria,

Protocolado, c/ deferimento do

pedido e informa às

Bibliotecas os itens

esgotados, por e-mail

S N


Protocolado c/

indeferimento do pedido

Recebe informação e registra os itens

esgotados na planilha de controle

FIM


8


Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento

/ indeferimento de itens esgotados e devolve

assinado ao DA/RUSP, por e-mail

No caso de indeferimento, envia material

c/ NF à Biblioteca

Material c/ NF

A


9


F

Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de

entrega do material à Reitoria

Recebe, da Reitoria, Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material e manifesta-se de acordo

com cláusulas do Contrato

Prazo de prorrogação aceito?


Protocolado c/ deferimento do pedido

S N


Protocolado c/ indeferimento

do pedido


10


Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento

/ indeferimento de prorrogação de prazo devolve assinado ao DA/RUSP, por e-mail

No caso de indeferimento,

envia material c/ NF à Biblioteca

Material c/ NF

A


11



Envia planilha com número de

tombo ao DT/SIBi

planilha com número de

tombo

FIM

G

Recebe planilha das Unidades, consolida

dados e envia arquivo à Reitoria, por e-mail

Recebe, da Reitoria, cópia da Nota de

Anulação dos valores ref. aos itens esgotados e multas aplicadas aos fornecedores, faz o

controle das verbas de cada Unidade e informa às Bibliotecas o saldo

disponível

Carimbos utilizados na conferência (verso da NF)

Ver página 2

Ver página 3


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