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1
DISEÑO, EJECUCION Y EVALUACION DE PROYECTOS
DE INTERVENCION ORGANIZACIONAL
Ps. Juan Guerrero, MSPDEPARTAMENTO DE PSICOLOGIA
Universidad Nacional de Colombia
ADAPTADO DE:
EZEQUIEL ANDER-EGG ET AL.
DISEÑO DE PROYECTOS SOCIO-CULTURALES. BUENOS AIRES: LUMEN, 1998
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PLANTEAMIENTO DEL TEMA (PARA QUE DISEÑAR PROYECTOS
EN LAS ORGANIZACIONES)
CONCRETAR LO QUE SE QUIERE REALIZAR
INSTRUMENTAR LAS DECISIONES COMBINANDO RECURSOS (HUMANOS, TECNICOS, FINANCIEROS Y MATERIALES)
TENER UN FLUJO DE ACCION PARA EL LOGRO DE PRODUCTOS Y RESULTADOS
DISPONER DE CRITERIOS DE EVALUACION DE RESULTADOS
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DISEÑO DE UN PROYECTO (AGENDA GENERAL)
DENOMINACION DEL PROYECTO
NATURALEZA DEL PROYECTO
ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR
METODOS Y TECNICAS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DETERMINACION DE RECURSOS
ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
INDICADORES DE EVALUACION DEL PROYECTO
FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES
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4
PRECISIONES CONCEPTUALES
PLAN PARAMETRO TECNICO-POLITICO DENTRO DEL CUAL SE ENMARCAN PROGRAMAS Y
PROYECTOS LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE EL DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIÓN
PROGRAMA CONJUNTO ORGANIZADO Y COHERENTE QUE OPERACIONALIZA UN PLAN
PROYECTO CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONCRETAS Y COORDINADAS QUE SE REALIZAN CON EL
FIN DE PRODUCIR BIENES, SERVICIOS Y CONOCIMIENTO CAPACES DE SATISFACER NECESIDADES O RESOLVER PROBLEMAS
ACTIVIDAD MEDIO DE INTERVENCION SOBRE LA REALIDAD REALIZACION SECUENCIAL E INTEGRADA DE DIVERSAS ACCIONES NECESARIAS PARA
LOGRAR LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS DE UN PROYECTO
TAREA ACCION QUE OPERACIONALIZA UNA ACTIVIDADCON MAXIMO GRADO DE
CONCRECION
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A MANERA DE EJEMPLO
PLAN: EXPANSION DE LA EMPRESA “B & A”
PROGRAMA: CONSTRUCCION DE NUEVAS SEDES
PROYECTO: PLANTA DE PRODUCCION DE LETICIA
ACTIVIDAD: COLOCACION DE CIMIENTOS
TAREA: INYECCION DE CONCRETO
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DENOMINACION DEL PROYECTO
CARACTERIZACION EN POCAS PALABRAS DE AQUELLO QUE SE QUIERE HACER (TITULO SINTETICO)
NO CONFUNDIR EL TITULO CON EL ENUNCIADO DEL PROBLEMA
UNA DENOMINACION INADECUADA NOS PUEDE LLEVAR A FORMULACION ERRADA DE OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
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NATURALEZA DEL PROYECTO
DESCRIPCION DEL PROYECTO(QUÉ SE QUIERE HACER)
CARACTERIZACION Y DESCRIPCION DE LA IDEA CENTRAL
CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO DENTRO DEL PROGRAMA
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NATURALEZA DEL PROYECTO
JUSTIFICACION DEL PROYECTO(POR QUÉ SE HACE)
ARGUMENTACION LOGICA PARA REALIZAR EL PROYECTO
EXPLICAR LA PRIORIDAD DEL PROBLEMA
JUSTIFICAR PORQUE EL PROYECTO FORMULADO ES LA SOLUCION MAS VIABLE
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NATURALEZA DEL PROYECTO
MARCO INSTITUCIONAL(ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN)
NATURALEZA JURIDICA, ADMINISTRATIVA, INSTALACIONES Y SERVICIOS, RECURSOS HUMANOS DE LA INSTITUCION QUE EJECUTARA EL PROYECTO
DEPARTAMENTO Y/O PROGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTORA DONDE SE INSERTARA EL PROYECTO
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NATURALEZA DEL PROYECTO
FINALIDAD DEL PROYECTO (IMPACTO QUE SE ESPERA LOGRAR)
SON LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA AL CUAL PERTENECE EL PROYECTO
FIN ULTIMO QUE JUSTIFICA LA EXISTENCIA DEL PROYECTO
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NATURALEZA DEL PROYECTO
OBJETIVOS DEL PROYECTO(PARA QUÉ SE HACE, QUÉ SE ESPERA OBTENER)
LOGROS DEFINIDOS QUE SE BUSCA ALCANZAR (EFECTOS QUE SE BUSCA ALCANZAR)
DEBEN SER FORMULADOS ADECUADAMENTE– OBJETIVO GENERAL (PROPOSITO CENTRAL DEL
PROYECTO)
– OBJETIVOS ESPECIFICOS (PASOS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO GENERAL)
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NATURALEZA DEL PROYECTO
METAS DEL PROYECTO(CUÁNTO SE QUIERE HACER)
OPERACIONALIZACION DE LOS OBJETIVOS
CUANTO SE QUIERE LOGRAR CON LA REALIZACION DEL PROYECTO, EN QUE PLAZO DETERMINADO Y EN QUE ESPACIO DELIMITADO
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NATURALEZA DEL PROYECTO
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO(A QUIÉN VA DIRIGIDO)
IDENTIFICAR LOS BENEFICIARIOS INMEDIATOS Y BENEFICIARIOS FINALES O INDIRECTOS
DELIMITAR EL “GRUPO-META” INDICANDO:– SITUACION GENERAL (p.e. NIVEL DE INGRESOS), – OCUPACION (p.e. PERSONAL ADMINISTRATIVO), – ACCESO A SERVICIOS (p.e. SUBSIDIO PARA
EDUCACION)
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NATURALEZA DEL PROYECTO
PRODUCTOS DEL PROYECTO(RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES)
PRIMER NIVEL DE RESULTADOS A LOS QUE SE LLEGA
CONDICION PREVIA PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS
LA GENERACION DE PRODUCTOS DEPENDE DE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES
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NATURALEZA DEL PROYECTO
LOCALIZACION FISICA Y COBERTURA ESPACIAL DEL
PROYECTO(DÓNDE SE HARÁ, QUÉ ABARCARÁ)
DETERMINAR EL AREA DONDE SE UBICARA EL PROYECTO– MACRO-LOCALIZACION (p.e. REGION)– MICRO-LOCALIZACION (p.e. BARRIO)
DETERMINAR EL AREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO Y NUMERO DE BENEFICIARIOS
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OPERACIONALIZACION DE ACTIVIDADES Y TAREAS A
REALIZAR*(CON QUÉ ACCIONES SE GENERAN LOS PRODUCTOS)
ESPECIFICACION E INVENTARIO DE LAS TAREAS A REALIZAR
DISTRIBUCION DE UNIDADES PERIODICAS DE TIEMPO (FECHA DE INICIO Y TERMINACION DE CADA ACTIVIDAD)
ORDENACION Y SINCRONIZACION DE LAS MISMAS
INDICACION DE LA CANTIDAD Y CALIDAD DE INSUMOS NECESARIOS (HUMANOS, SERVICIOS, EQUIPOS, ETC.) ASIGNADOS POR ACTIVIDAD
* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”
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METODOS Y TECNICAS(MODALIDADES DE OPERACIÓN)
SELECCIÓN Y COMBINACION DE TECNOLOGIAS APROPIADAS Y TECNOLOGIAS NO OBSOLETAS DE ALTO RENDIMIENTO
SELECCIONAR LA ALTERNATIVA QUE MEJOR SE ADAPTE A LOS FINES DEL PROYECTO Y AL CONTEXTO EN QUE SE UTILIZARA
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CALENDARIZACION DEL PROYECTO*(CUÁNDO OCURRIRÁ)
DISTRIBUCION UNIFORME DEL TRABAJO, PLAZOS REALISTAS PROPORCIONADOS A CADA ACTIVIDAD
DIAGRAMA DE VISUALIZACION DE GANTT (CUÁNDO ESTAN PREVISTAS LAS TAREAS?)
DIAGRAMA PERT (RELACIONES ENTRE TAREAS, SIMULTANEIDAD, RUTA CRITICA)
METODO ABC (CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y TAREAS, DURACION DE LAS ACTIVIDADES, RUTA CRITICA)
* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”* EN ESTA ETAPA PUEDE SER UTIL USAR UNA APLICACION COMO EL “MICROSOFT PROYECT 2003”
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HUMANOS CANTIDAD DE PERSONAL, CUALIFICACION REQUERIDA, FUNCIONES A REALIZAR
MATERIALES EQUIPOS, INSTRUMENTOS, PRUEBAS PSICOLOGICAS, INFRAESTRUCTURA FISICA
TECNICOS ENTREVISTA PSICOLOGICA, DESARROLLO DE SOFTWARE PARA APLICACIÓN Y CALIFICACION DE PRUEBAS
FINANCIEROSCALENDARIO FINANCIERO: QUIÉN O QUÉ FINANCIA QUÉ
DETERMINACION DE RECURSOS DEL PROYECTO(QUIÉNES Y CON QUÉ SE REALIZARA EL PROYECTO)
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GASTOS DE PERSONAL (NUMERO DE PERSONAS, CALIFICACION, DEDICACION, REMUNERACION)
VIATICOS TRANSPORTE, ALOJAMIENTO, ALIMENTACION, COMUNICACIONES
LOCALESREACONDICIONAMIENTO, ALQUILER
MATERIAL Y EQUIPO MOBILIARIO, COMPUTADORES, TELEFAX, FOTOCOPIADORA
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PUBLICOS, LIMPIEZA, IMPUESTOS, LIBROS Y REVISTAS
IMPREVISTOS 5% DEL TOTAL DEL PRESUPUESTO
BENEFICIOS INGRESOS FINANCIEROS GENERADOS POR EL MISMO PROYECTO
MATRIZ FINANCIERA DEL PROYECTOINCLUYE FUENTES DE FINANCIAMIENTO, DETALLE DE RECURSOS, UNIDADES QUE SE REQUIEREN, VALOR MONETARIO DE CADA UNIDAD, COSTO TOTAL
COSTOS DE EJECUCION DEL PROYECTO
(RECURSOS EXPRESADOS EN DINERO)
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ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (I)(CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO)
INSERCION DEL PROYECTO EN EL ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (INDICANDO COMO DESEMPEÑAR LAS TAREAS, ADEMAS DE NORMAS TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS A SEGUIR)
FUNCIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO (QUIÉN ES EL RESPONSABLE Y DE QUÉ TAREAS)
RELACIONES DEL PERSONAL (NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE INFORMACION, CONSULTA Y ASESORIA, MECANISMOS DE COORDINACIÓN)
SISTEMAS DE EVALUACION (FORMAS Y MECANISMOS DE CONTROL OPERACIONAL Y SUPERVISION TECNICA DEL PERSONAL DEL PROYECTO)
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ORGANIZACIÓN Y GESTION DEL PROYECTO (II)(CÓMO SE GESTIONARÁ Y ORGANIZARÁ EL PROYECTO)
TRES OPCIONES DE ORGANIZACION DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN FUNCIONALEL PROYECTO SE LLEVA A CABO DENTRO DE UN ORGANISMO YA EXISTENTE CON FUNCIONARIOS, PROFESIONALES Y TECNICOS DEL MISMO. ES UNA ACTIVIDAD MAS DE DICHO ORGANISMO
ORGANIZACIÓN POR PROYECTO EXISTE UN RESPONSABLE GENERAL DEL PROYECTO Y SE CREAN ESPECIFICAMENTE PARA ESTE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y UNA UNIDAD OPERATIVA QUE DESAPARECEN CUANDO EL PROYECTO TERMINE
ORGANIZACIÓN MATRICIALES UNA MEZCLA DE LAS DOS OPCIONES ANTERIORES. EL PROYECTO TIENE UN DIRECTOR QUE TIENE AUTORIDAD SOLO SOBRE EL PERSONAL TECNICO EN ASPECTOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO. EL RESTO DEL PERSONAL PERTENECE A DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO RESPONSABLE Y DEPENDEN DE UNA DOBLE JEFATURA
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EVALUACION DEL PROYECTO (I)(CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS
METAS)
LOS INDICADORES SON PATRONES DE MEDIDA PARA MOSTRAR EL AVANCE DE UNA ACTIVIDAD, CON RELACION A LAS METAS ESTABLECIDAS
VARIAS CLASES DE INDICADORES:
– INDICADORES DE INSUMOSENTREGA DE INSUMOS
– INDICADORES DE PRODUCTOS
OBTENCION DE SUS PRODUCTOS
– INDICADORES DE EFECTOLOGRO DE OBJETIVOS
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EVALUACION DEL PROYECTO (II) (CON QUÉ INDICADORES SE MEDIRÁ EL AVANCE HACIA LAS METAS)
CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS INDICADORES:
– INDEPENDENCIACADA META U OBJETIVO DEBE TENER UNO O VARIOS INDICADORES PROPIOS
– VERIFICABILIDADLOS INDICADORES DEBE PERMITIR VERIFICAR EMPIRICAMENTE LOS CAMBIOS QUE SE VAN PRODUCIENDO EN EL PROYECTO
– VALIDEZLOS INDICADORES DEBEN MEDIR LO QUE REALMENTE PRETENDEN MEDIR
– ACCESIBILIDADSE DEBEN USAR INDICADORES QUE REQUIEREN DATOS YA EXISTENTES, O QUE SE PUEDEN OBTENER FACILMENTE
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FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES DEL IMPACTO DEL PROYECTO
(RELACIÓN MEDIOS-FINES-CONDICIONES)
FACTORES QUE ESTAN FUERA DEL CONTROL DE LA GERENCIA DEL PROYECTO PERO QUE DEBEN PRODUCIRSE PARA LOGRAR EL IMPACTO PROPUESTO
EN EL DISEÑO DEL PROYECTO DEBE PRECISARSE CUALES SON LOS FACTORES EXTERNOS DE LOS QUE DEPENDE SU ÉXITO E IMPACTO. EN ESTE SENTIDO, LOS FACTORES EXTERNOS DEBEN SER:
REALISTASDEBEN TENER UNA ALTA PROBABILIDAD DE ACONTECER
PRECISOSINDICAR EN CONCRETO LA FUENTE CON BASE EN LA CUAL SE SEÑALA EL FACTOR
COMPLETOSSEÑALAR TODOS LOS FACTORES EXTERNOS QUE DETERMINAN EL ÉXITO DEL PROYECTO
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CRITERIO DE EVALUACION DEL MODULO DISEÑO DE UN PROYECTO DE INTERVENCION
EN UN NUCLEO ORGANIZACIONALPROBLEMÁTICO SELECCIONADO
1. SEGURIDAD INDUSTRIAL
2. CAPACITACION DE PERSONAL
3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
4. SELECCIÓN DE PERSONAL
5. AUSENTISMO
6. PSICOLOGIA DEL MERCADEO
7. OTROS...