BIDANG KAJIAN

MANAJEMEN, FUNGSI

MANAJEMEN,

MANAJEMEN

KEARSIPAN, FUNGSI

KESEKERTARISAN,

DAN DOKUMENTASIMembahas: kajian bidang manajemen, fungsi manajemen, manajemen kearsipan dan fungsi kesekertarisan dan dokumentasi di perpustakaan

Meri Maryati

1202785

Kajian Bidang Manajemen

1. Manajemen operasional

Manajemen operasional (sebagian dari para ahli menyebutnya dengan “manajemen operasi” atau “manajemen produksi”) acapkali disebut “pusat laba” (profit center) pertama. Manajemen operasional, yang berhubungan dengan kegiatan untuk menambah menambah nilai barang atau jasa, merupakan bidang yang bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan, pelaksanaan, dan pengawasan dalam sistem organisasi.

Lanjutan...

Dalam pelaksanaannya manajemen

operasional berkaitan dengan:

1) Analisis operasional

2) Rencana operasional

3) Pengawasan operasional

Kajian Bidang Manajemen

2. Manajemen marketing

Manajemen marketing “pusat laba” kedua.

Manajemen marketing mencakup

perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengawasan, terhadap

pelaksanaan marketing perusahaan secara

menyeluruh.

Lanjutan...

Manajemen marketing didukung oleh sitem

informasi marketing. sistem informasi

marketing yakni yang digunakan oleh

perusahaan untuk menghimpun, menganalisis,

menyimpan, dan menyebarkan informasi

marketing yang relevan kepada mereka yang

memerlukan informasi tersebut melalui fungsi

manajemen perkantoran.

Kajian Bidang Manajemen

3. Manajemen Finansial

Manajemen finansial merupakan bidang

manajemen yang berhubungan dengan

penggunaan teknis khusus untuk mengkaji

informasi dan dokumen keuangan suatu

perusahaan. Disamping itu, berhubungan

dengan pengarahan pengawasan arus dana,

baik di dalam maupun diluar perusahaan.

Lanjutan...

Manajemen finansial perlu melaksanakan:

1) pelaporan keuangan

2) ramalan keuangan

3) pengawasan keuangan

Kajian Bidang Manajemen

4. Manajemen Personalia

mempelajari bagaimana para pengusaha

memperoleh, mengembangkan,

menggunakan, menilai, merawat, dan

mempertahankan para anggota. Fungsi

manajemen personalia:

1) fungsi-fungsi manajerial

2) fungsi-fungsi operatif

Kajian Bidang Manajemen

5. Manajemen perkantoran

suatu cabang manajemen yang berhubungan

dengan pelayanan, pencatatan dan

penganalisisan informasi, perencanaan, dan

yang dengan fungsi-fungsi itu manajemen

organisasi merawat aktivanya,

mengembangkan fungsi dan kegiatannya

serta mencapai sasarannya.

Lanjutan...

Tujuan:

1) menerima informasi

2) mencatat informasi

3) memproses informasi

4) menyajikan informasi

5) merawat aktiva

Kajian Bidang Manajemen

6. Metode kerja menejemen perkantoran

lengkap

Dalam metode ini, muncul suatu gejala yang

menunjukan bahwa anggota staf manajemen

perkantoran tidak akan lagi hanya

menanyakan apa yang harus dikerjakannya

kepada manajer puncak, tetapi harus

berfungsi sebagai penasihat sejati terhadap

apa yang harus dilaksanakan oleh manajer

tersebut.

Lanjutan...

Manfaat:

1) memberikan banyak peluang kepada manajer puncak untuk memfokuskan diri pada visi.

2) membebaskan manajer puncak dari aktivitas dan kesibukan untuk menganalisis dan mengevaluasi konsep yang setengah matang dari anggota.

3) membuka jalan yang luas dalam pengembangan inisiatif dan kreativitas para anggota staffnya.

4) memberikan peluang yangnlebar kepada gagasan yang baik merupakan buah pikiran para anggota

staf.

5) membangun sikap berpartisipasi dari para anggota staf bawahan

Meliputi:

1. Kepemimpinan (leading)

2. Perencanaan (planning)

3. Pengorganisasian (organizing)

4. Pengawasan (controlling)

Fungsi Manajemen

Manajemen Kearsipan

Pengertian arsip

menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bernegara.

Pengertian kearsipan

Menurut UU No. 43 tahun 2009 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

Lanjutan...

Manajemen kearsipan

adalah pekerjaan pengurusan arsip yang

meliputi pencatatan, pengendalian, dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,

pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.

Fungsi arsip dibedakan menjadi dua:

1. arsip dinamis secara langsung

2. arsip statis tidak secara langsung

Fungsi Kesekertarisan dan

Dokumentasi di Perpustakaan

Pengertian sekertaris

merupakan salah seorang anggota dalam

mata rantai sistem informasi manajemen yang

berpartisipasi sebagai anggota tim dalam

mengambil bagian dan sekaligus membantu

dalam pembuatan keputusan.

1. Tingkat fungsi kesertarisan

Sekertaris yunior

Juru tik atau stenograf

Sekertaris pribadi

Asisten pribadi

Sekertaris perusahaan

2. Fungsi sekertaris pribadi

Merawat sistem arsip

Menerima tamu

Mengatur pertemuan

Menerima dan memberikan pesan

Mengelola korespondesi

Menggunakan bahasa yang efektif dan efisien

Mengatur agenda perjalanan bisnis

Memelihara janji

Menentukan sistem peringatan dini

3. Fungsi asisten pribadi

Kompetensi yang harus dimiliki untuk

melaksanakan kegiatan sebagai berikut:

1) kemampuan menghimpun informasi

2) kemampuan menyusun laporan

3) kemampuan menyusun proposal

4) kemampuan menjadi sekertaris pertemuan,

termasuk administrasi.

4. Fungsi sekertaris

perusahaan Pada umumnya sekertaris perusahaan harus

mempunyai 9 jenis tugas seperti berikut:

1. arsip

2. kebijaksanaan penyimpanan dan penghapusan arsi

3. hubungan masyarakat

4. kebijakan bantuan perusahaan

5. hubungan dengan pesero

6. rencana pembelian saham dan manajemen resiko

7. manajemen SDM

8. diseminasi laporan

9. konsultasi

Dokumentasi di perpustakaan

Sesuai Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961 tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, yang dimaksud dengan “dokumentasi” ialah dokumentasi pustaka atau dokumentasi literer. Selanjutnya dijelaskan bahwa tugas kewajiban dokumentasi ialah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan tersebut.

Dokumentasi di perpustakaan merupakan Proses mengumpulkan, menyusun dan memelihara buku-buku dan dokumen-dokumen pustaka dengan maksud untuk menyediakannya bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran, dan keperluan-keperluan lain yang sejenis.

Sastradipoera, komaruddin. (2007). Asas-asas Manajemen Perkantoran: suatu pendekatan sistem informasi manajemen. Bandung: Kappa-Sigma.

Purwono. (2010). Dokumentasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan.

Daftar pustaka