1 Anlagenbuchhaltung Arbeitskreise zum NKHR-MV 05.05.2008 – 08.05.2008.

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Anlagenbuchhaltung

Arbeitskreise zum NKHR-MV

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1. Wesen der Anlagenbuchhaltung

2. Aufbau der Anlagenbuchhaltung

3. Allgemeine Anforderungen an eine Anlagenbuchhaltung

4. Eingliederung in das Rechnungswesen

5. Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung

6. Ermittlung der aktivierungspflichtigen Aufwendungen

7. Organisatorische Eingliederung der Anlagenbuchhaltung

8. Personelle Besetzung

9. Internes Kontrollsystem

10. Aktivierungsrichtlinie

11. Exkurs

Inhalt

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Wesen

• Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung.

• Nebenbuchhaltungen sind Bestandteile des Rechnungs-wesens, in denen buchungsrelevante Daten erzeugt oder verwaltet werden.

• Die Prüfung erfolgt durch die Anwender.

• Die Freigabe erfolgt durch den Bürgermeister.• An eine Nebenbuchhaltung sind die gleichen Anforderungen

zu stellen wie an die Hauptbuchhaltung. • Bei der Führung der Anlagenbuchhaltung sind die Grundsätze

ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten.

§ 26 Abs. 4 S. 2 – 4 GemHVO-Doppik

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Allgemeine Anforderungen• In der Anlagenbuchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle zeitnah

zu erfassen, die eine Veränderung des Anlagevermögens bedingen, damit die tatsächliche Vermögenslage unter Beachtung der GoB in einer angemessenen Zeit erkennbar ist.

• Zu beachten sind dabei insbesondere die Kriterien des wirtschaftlichen Eigentums sowie die des Realisations- und Imparitätsprinzips.

• Die Anlagenbuchhaltung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn sich sachverständige Dritte (Mitarbeiter des Rechnungshofes, von Rechnungsprüfungsämtern, Bilanzbuchhalter, Wirtschafts-prüfer, Steuerprüfer) darin zurechtfinden.

• Der Überblick muss anhand der Anlagenbuchhaltung und der Belege überwiegend ohne weitere Auskünfte zügig gewonnen werden können.

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Allgemeine Anforderungen• Die Anlagenbuchhaltung muss Auswertungen zulassen nach

– der Haushaltsgliederung und nach dem Produktrahmenplan

Dies wird im wesentlichen durch die Zuordnung von Kontennummernkreisen bzw. durch die Erfassung von Kostenträgern und Kostenstellen, nach denen eine Aus-wertung möglich sein muss, gewährleistet.

– der sachlichen Ordnung

Dies ist durch die Zuordnung der Vermögensgegenstände zu einzelnen Sachkonten zu gewährleisten.

– der zeitlichen Ordnung

In der Anlagenbuchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle voll-ständig nach der zeitlichen Entstehung zu erfassen und im Grundbuch bzw. einem gesonderten Grundbuch nachzu-weisen.

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Allgemeine Anforderungen• Die Aufzeichnungen in der Anlagenbuchhaltung sind lückenlos

zu führen. Der Nachweis betrifft die immateriellen Vermögensgegenstände, die Sachanlagen und die Finanzanlagen. Auch die im Bau befindlichen Anlagen und die Anzahlungen auf das Anlagevermögen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.

• Die Eintragungen in der Anlagenbuchhaltung müssen nicht täglich erfolgen. Sie müssen jedoch zumindest monatlich vorgenommen werden.

• Sofern Abkürzungen, Schlüssel u.ä. verwendet werden, müssen Schlüsselverzeichnisse u.ä. über deren eindeutige Bedeutung vorliegen.

• Eintragungen dürfen nicht mehr in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist.

• Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.

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Allgemeine Anforderungen

• Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS§ 26 Abs. 10 GemHVO-Doppik– Zwingende Beachtung der GoBS als Ergänzung zu den

allgemeinen GoB– Prüfung und Freigabe von Programmen.– Einsatz gültiger Programme (d.h. Einsatz freigegebener

Programme)– Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenverarbeitungsvor-

gänge (Erfassung, Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe)– Lückenlose Dokumentation von Eingaben und

Veränderungen– Sicherung gegen unbefugte Eingriffe durch wirksame

Zugriffs- und Zugangskontrollen (Zugangsberechtigungen)

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Allgemeine Anforderungen– Sicherung der erfassten Daten gegen Verlust, Wegnahme

und nachträgliche unbefugte Veränderungen durch eine ausreichende Datensicherung.

– Die in der Anlagenbuchhaltung erfassten Daten müssen während ihrer Aufbewahrungsfrist (gemäß § 29 GemHVO-Doppik 10 Jahre) sowohl lesbar als auch maschinell auswertbar sein.

– Berichtigungen von verarbeiteten Daten sind protokollierungspflichtig, Buchungsbelege sind zu erstellen.

– Es sind ausschließlich qualifizierte elektronische Signaturen (§ 2 Nr. 3 Signaturgesetz) zulässig.

– Zwingende Trennung der Verantwortung für die Hard- und Software von der Sachbearbeitung oder der Verantwortung für die Anlagenbuchhaltung.

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Aufgaben der Anlagenbuchhaltung• Nachweis und Fortschreibung der Vermögensgegenstände des

Anlagevermögens– dem Grunde nach (mengenmäßiger Bestandsnachweis)– der Höhe nach (wertmäßiger Bestandsnachweis)

• Nachweis der – immateriellen Vermögensgegenstände– Sachanlagen– Finanzanlagen– ggf. der aktivierten Kosten für die Ingangsetzung und

Erweiterung der Verwaltung• Erstellung der Anlagenübersicht (siehe Muster)• Nachweis der Investitionen je Teilhaushalt / Produkt • Bereitstellung der Abschreibungen und Zuschreibungen je

Teilergebnisrechnung (je Produkt)• Bereitstellung von Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung

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Aufgaben der Anlagenbuchhaltung• Differenzierte Darstellung der Anlagenzugänge bewertet mit

Anschaffungs- / Herstellungskosten je Vermögensgegenstand

• Differenzierte Fortschreibung der Anschaffungs- / Herstel-lungskosten in den Perioden nach der erstmaligen Erfassung

– Nachaktivierungen

– Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung

– Anschaffungs- oder Herstellungskostenminderungen

– Teilabgänge /Totalabgänge

• Nachweis der kumulierten Anschaffungs- oder Herstellungs- kosten zum Ende des Haushaltsjahres der zum Bilanzstichtag bilanzierungspflichtigen Vermögensgegenstände

• Erfassung der Abschreibungsdauer je Vermögensgegenstand

• Verteilung der Anschaffungs- / Herstellungskosten über die Abschreibungsdauer eines Vermögensgegenstandes

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Aufgaben der Anlagenbuchhaltung• Differenzierte Darstellung der planmäßigen und außer-

planmäßigen Abschreibungen des Haushaltsjahres je Vermögensgegenstand

• Differenzierte Fortschreibung der planmäßigen und außer-planmäßigen Abschreibungen in den Perioden während der Nutzungsdauer eines Vermögensgegenstandes – Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen

Außenprüfung– Zuschreibungen als Wertaufholung nach dem Wegfall der

Gründe für eine außerplanmäßige Abschreibung– Abgang von kumulierten Abschreibungen aufgrund von

Teilabgängen / Totalabgängen • Nachweis der kumulierten planmäßigen und außerplan-

mäßigen Abschreibungen (in der Summe und getrennt) zum Ende des Haushaltsjahres

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Aufgaben der Anlagenbuchhaltung• Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung

– Nachweis der Buchverluste und Buchgewinne bei Anlageabgängen

– Bereitstellung von Daten für ein Anlagenmanagement (Immobilien-, Straßenmanagement)

– Bereitstellung von Daten für den Abschluss von Versicherungen (u.a. Sach- und Haftpflichtversicherung)

– Nachweis des Versicherungsschutzes und der Versicherungswerte

– Bereitstellung von Daten für die Kosten und Leistungs-rechnung auf der Grundlage historischer Anschaffungs- oder Herstellungskosten

– Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten und von Abschreibungen auf der Grundlage von Wieder-beschaffungswerten für die Kalkulation

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Aufgaben der Anlagenbuchhaltung• Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung

– Nachweis von Grundstücksverträgen (Miet- und Pachtverträge, Belastungen auf eigenen Grundstücken und Rechte an fremden Grundstücken)

– Bereitstellung von Daten für die Beitragsveranlagung und für die Anforderung von Kostenerstattungen

– Bereitstellung von Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen

– Bereitstellung von Daten für die steuerliche Gewinnermittlung der Betriebe gewerblicher Art

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Eingliederung in das Rechnungswesen• Abhängigkeit von

– Aufgaben, die der Anlagenbuchhaltung übertragen wurden

– Datenverarbeitungslandschaft in der Gemeinde

• Alternative 1:

– Anlagenbuchhaltung dient ausschließlich dem Nachweis der Vermögensänderungen und des Vermögensnachweises

– Erstellung des Anlagennachweises für den Jahresabschluss

– Bereitstellung von Daten zur Vorbereitung einer körperlichen Bestandsaufnahme

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Eingliederung in das RechnungswesenAlternative 1.1:– Vermögensänderungen werden in der Finanzbuchhaltung

erfasst– Manuelle Übernahme der Vermögensänderungen aus der

Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich)– Manuelle Übergabe der Abschreibungen in die

Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich)Alternative 1.2:– Vermögensänderungen werden in der Finanzbuchhaltung

erfasst– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur

Übernahme der Vermögensänderungen aus der Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich)

– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen in die Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich)

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Eingliederung in das RechnungswesenAlternative 1.3:– Vermögensänderungen werden in der Anlagenbuchhaltung

erfasst– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur

Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich)– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur

Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich)

Alternative 1.4:– Vermögensänderungen werden in der Auftragsabrechnung

(Bestellwesen) erfasst und über eine automatische oder manuelle Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen

– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich)

– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich)

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Eingliederung in das RechnungswesenAlternative 1.5:– Vermögenszugänge werden in der Auftragsabrechnung

(Bestellwesen) erfasst und über eine automatische oder manuelle Schnittstelle ins GIS (Gebäudemanagementsystem, Straßenmanagementsystem) übernommen und von dort über eine automatische oder manuelle Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen

– Vermögensabgänge werden im GIS o.ä. erfasst und über eine Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen

– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich)

– Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich)

– Automatische Schnittstelle zum GIS o.ä. zur Übergabe der Abschreibungen

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Eingliederung in das RechnungswesenAlternative 2:– Der Anlagenbuchhaltung sind zusätzliche Aufgaben

zugeordnet:Alternative 2.1:– Bereitstellung der Daten für die Beitragsermittlung und die

Anforderung von Kostenerstattungen– Durchführung von Beitragsermittlungen und Anforderung von

Kostenerstattungen– Zusätzliche Schnittstelle zur Debitorenbuchhaltung zur

Übergabe der Sollstellungen– Zusätzliche Schnittstelle zur Sonderpostenbuchhaltung,

sofern diese nicht in die Anlagenbuchhaltung integriert ist

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Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 2.2:

– Bereitstellung von Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen

– Erstellung von Verwendungsnachweisen

– Zusätzliche Schnittstelle zur Sonderpostenbuchhaltung, sofern diese nicht in die Anlagenbuchhaltung integriert ist

Alternative 2.3:

– Bereitstellung von Daten für ein Gebäude- oder Straßenmanagementsystem bzw. GIS

– Bereitstellung von zusätzlichen Schnittstellen

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Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung

Gemäß § 37 Abs. 2 und 4 GemHVO-Doppik sind erhaltene zweckgebundene Zuwendungen für die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens sowie Zuschüsse aus Beiträgen und ähnlichen Entgelten als Sonderposten auszuweisen.

– Der Verordnungsgeber schreibt keinen besonderen Nachweis der Sonderposten vor.

– Der Nachweis richtet sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

– Als den GoB entsprechend wird ein Nachweis angesehen, der entsprechend einer Anlagenübersicht aufgebaut ist.

– Anregung an das Projekt: Vorgabe eines Musters zur Argumentation gegenüber Softwareunternehmen

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Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung

Gemäß § 37 Abs. 2 und 4 GemHVO-Doppik sind die Sonder-posten ertragswirksam entsprechend der Abschreibung der damit finanzierten Vermögensgegenstände aufzulösen.

– Die Vorgabe des Verordnungsgebers bezieht sich auf• planmäßige Abschreibungen• außerplanmäßige Abschreibungen• Zuschreibungen• Veränderungen der planmäßigen Abschreibungen

aufgrund der Verlängerung oder Verkürzung von Nutzungsdauern, sofern diese nicht auf geförderten Nachaktivierungen beruhen

– Bei Anlageabgängen und Anlageteilabgängen sind die Sonderposten ebenfalls in Abgang zustellen.

– Bei Umgliederungen ins Umlaufvermögen sind die entsprechenden Sonderposten ebenfalls umzubuchen (Sonstige Sonderposten).

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Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung

– Bei der unentgeltlichen Übertragung von Vermögens-gegenständen des Anlagevermögens auf der Grundlage von Rechtsvorschriften sind von dem Rechtsnachfolger nicht nur die Werte der Anlagen sondern auch die Sonderposten unverändert zu übernehmen

Fazit:– Aufgrund der Vielzahl der Sonderposten sowie der damit

finanzierten Vermögensgegenstände wird eine automa-tische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung dringend empfohlen.

– Erfolgt keine automatische Verknüpfung ist durch Dienst-anweisung zu regeln, wie die Verknüpfung manuell durch-zuführen ist.

– Im Rahmen des IKS sind Prüfungen hinsichtlich der Verknüpfung vorzusehen.

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Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung

– DV-technische Lösungen in der Praxis u.a.:• Automatische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der

Sonderpostenbuchhaltung bei der Führung von zwei getrennten Systemen.

• Automatische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung bei der Führung in einem ein-heitlichen System, das jedoch getrennte Auswertungen (Anlagen / Sonderposten) zulässt.

• Keine Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonder-postenbuchhaltung, jedoch Vermerk bei dem entsprechen-den Vermögensgegenstand, dass es einen korrespondieren-den Sonderposten gibt; bei Bedarf ist der entsprechende Sonderposten manuell zu korrigieren.

• Keine Verknüpfung von Anlagenbuchhaltung und Sonderpostenbuchhaltung.

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Aktivierungspflichtige Aufwendungen

• Anschaffungs- / Herstellungskosten sind Bewertungsober- und –untergrenze - § 33 Abs. 1 GemHVO-Doppik

• Unterscheide Anschaffungskosten / Herstellungskosten, da

– unterschiedlicher Umfang der zu aktivierenden Aufwendungen

(bei Anschaffungen keine Aktivierung von Gemeinkosten)

– unterschiedlicher Abschreibungsbeginn

– unterschiedliche Aktivierung dem Grunde nach bei immateriellen Vermögensgegenständen (kein Ansatz von selbst hergestellten immateriellen Vermögensgegenständen)

– kein Ansatz von Fremdkapitalzinsen bei der Anschaffung

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Aktivierungspflichtige Aufwendungen

Wann liegt eine Herstellung vor?– Anschaffung eines unfertigen Vorproduktes, das

weiterbearbeitet wird,– Bei der Zusammensetzung von mehreren gleichwertigen

Vermögensgegenständen– Abfolge von mehreren Anschaffungsvorgängen

(Generalunternehmer)– Hersteller ist, wer das Risiko der Herstellung trägt

(Bei Software ist entscheidend, wer das Funktionsrisiko trägt. Trägt das Risiko der Lieferant, dann liegt eine Anschaffung vor).

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Aktivierungspflichtige AufwendungenAnschaffungskosten• Anschaffungskosten müssen unmittelbar dem Erwerb eines Ver-

mögensgegenstandes dienen. Kosten, die nur in einem mittel-baren Zusammenhang stehen, sind nicht aktivierbar (Objekt-besichtigung in Vorbereitung der Anschaffung)

• Kosten müssen sich auf den Erwerbsvorgang beziehen; kein Ansatz von Vermittlungsprovisionen oder Beratungskosten

• Gesondert in Rechnung gestellt Finanzierungskosten sind keine Anschaffungskosten

• Nachträgliche Aufwendungen zur Erlangung der Betriebsbereit-schaft (entsprechend der Zweckbestimmung nutzbar) sind Anschaffungskosten (Aufstellung und Montage, Aufwendungen für eine Umrüstung zur Erlangung der Betriebsbereitschaft, nicht jedoch Inspektionskosten eines fahrbereiten Fahrzeugs)

• Keine Rückstellungsbildung für künftige Anschaffungskosten (Jedoch Rückstellungsbildung für noch nicht in Rechnung gestellte Anschaffungskosten für bereits erfolgte Anschaffung)

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Aktivierungspflichtige Aufwendungen

Zusammensetzung der Anschaffungskosten• Anschaffungspreis, bereinigt um Anschaffungspreisänderungen

– Anschaffungspreisänderungen sind auch dann anzusetzen, wenn sie in einem größeren zeitlichen Abstand zum Anschaffungsvorgang erfolgen.

– Minderungen aufgrund• Schlechtlieferung (Verhandlungsweg oder Prozess)• Rabatte (von Lieferern oder auch Vermittlern)• Skonti• Boni, nur wenn direkt einem Anschaffungsvorgang

zuzurechnen• endgültige Vermessung eines Grundstücks

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Aktivierungspflichtige Aufwendungen

Anschaffungsnebenkosten– Einzelkosten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem

Erwerb und der Versetzung in einen betriebsbereiten Zustand

– Sowohl interne als auch externe KostenGrunderwerbsteuer, Frachten, Rollgelder, Besichtigungen nach der Kaufentscheidung

Sonderfälle:• Aufteilung auf mehrere Vermögensgegenstände

– entsprechend der vertraglichen Vereinbarung, sofern diese nicht willkürlich ist, ansonsten sachgerechte Schätzung

– kein Ansatz von Sachgesamtheiten; die Bilanzierung von Sachgesamtheiten widerspricht dem Grundsatz der Einzel-bewertung. Zulässige Ausnahmen von der Einzelbewertung sind die Gruppenbewertung und der Festwert.

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Aktivierungspflichtige AufwendungenSonderfälle:• Unentgeltlicher Erwerb

Vorsichtig zu schätzender sonst üblicher Anschaffungswert bei gleichzeitigem Ansatz eines Sonderpostens

• Zuschüsse und Subventionentatsächliche Anschaffungskosten bei gleichzeitigem Ausweis eines Sonderpostens oder einer Rücklage

• TauschAnsatz mit dem Buchwert des hingegebenen Vermögensgegen-stands ggf. unter Berücksichtigung von Ausgleichszahlungenkeine Aufdeckung stiller Reserven

• Erwerb auf RentenbasisRentenbarwert zum Zeitpunkt des Erwerbs (Erstverbuchung);spätere Änderungen der Rente verändern den Kaufpreis nicht

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Aktivierungspflichtige AufwendungenHerstellungskosten• Aufwendungen für den Verbrauch von Gütern oder

Dienstleistungen– für die ursprüngliche Herstellung eines

Vermögensgegenstandes– für die nachträgliche Herstellung eines

Vermögensgegenstandes• Wiederherstellung eines voll verschlissenen Vermögens-

gegenstandes• Änderung der betrieblichen Funktion (Wesensänderung)• Erweiterung• eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende

wesentliche Verbesserung

Alles was nicht Herstellung ist, ist Erhaltung (laufender Aufwand des Haushaltsjahres).Keine exakte Abgrenzung in der GemHVO-Doppik vorgegeben.

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Aktivierungspflichtige AufwendungenWiederherstellung bei Vollverschleiß• Vermögensgegenstand ist zur Gänze unbrauchbar geworden

(u.a. Fundamente, tragende Innen- und Außenwände, Geschossdecken)

• Unter Verwendung von nutzbaren Teilen entsteht ein neuer Vermögensgegenstand

• Nach Teilzerstörung durch Brand liegen Herstellungskosten im Sinne der Erweiterung (Substanzmehrung) vor

Wesensänderung• Funktion, Zweckbestimmung ändert sich

(Umbau eines Lagerhauses in ein Bürohaus, Umbau eines Bürohauses in ein Wohnhaus)

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Aktivierungspflichtige AufwendungenErweiterung• Bestehender Vermögensgegenstand wird als Ganzes und nicht

nur in Teilen erweitert (Substanzmehrung)• Einbau bisher nicht vorhandener Teile zur Aufrechterhaltung der

Funktionsfähigkeit stellen Erhaltungsaufwand dar (Einbau zusätzlicher Heizkörper, Steckdosen, Anbringung einer zusätzlichen Fassadenverkleidung, Versetzen von Wänden)

• Einbau nicht vorhandener Bestandteile mit neuer Funktion (Markiseneinbau, Alarmanlage, zusätzliche Trennwände)

• Nicht selbstständig nutzbare Anbauten, Aufstockungen um weitere Geschosse, Ausbau Dachgeschoss zur Schaffung zusätzlicher Büroräume, nicht jedoch Schaffung einer höheren Raumhöhe bei Dacherneuerung, wenn keine Zunahme der Nutzfläche

• Wiederherstellung der Bausubstanz nach Brand• Ablösebeträge für Stellplatzverpflichtungen, wenn die

Maßnahme selbst aktivierungspflichtig ist

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Aktivierungspflichtige AufwendungenWesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand

hinaus• Zustand zum Zeitpunkt der Erstbilanzierung ist zum Vergleich

heranzuziehen• Maßnahmen, die zu Nachaktivierungen führten, sind zusätzlich

zu berücksichtigen• Wesentliche Verbesserung gegenüber dem Zustand vor

Durchführung der Maßnahme reicht nicht aus• Verbesserung muss am ganzen Vermögensgegenstand

stattfinden, Verbesserungen lediglich von Teilen des Vermögensgegenstandes stellen Erhaltungsaufwand (Aufwand des Haushaltsjahres) dar

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Aktivierungspflichtige AufwendungenMaßnahmen müssen in ihrer Gesamtheit

– über eine zeitgemäße substanzerhaltende Erneuerung hinausgehen

– den Gebrauchswert des Gebäudes insgesamt deutlich erhöhenErhöhung des Gebrauchswertes erfolgt insbesondere durch Modernisierung der Einrichtungen, die den Gebrauchswert maßgeblich bestimmen (Heizungs-, Sanitär-, Elektroinstal-lationen, Fenster, nicht jedoch Türen, Zargen, Fußböden)Jede einzelnen Maßnahme für sich ist als Erhaltung und damit als Aufwand zu betrachten.Werden durch Bündelung in einer Maßnahme drei der vier maßgeblichen Bereiche betroffen, ist eine Standardan-hebung und damit eine wesentliche Verbesserung gegeben (Aktivierung)

– für die Zukunft eine erweiterte Nutzungsmöglichkeit schaffen

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Aktivierungspflichtige AufwendungenZusammentreffen von Herstellungskosten mit

Erhaltungsaufwendungen• Grundsätzlich sachgerechte Aufteilung der Aufwendungen auf

Herstellungskosten und Erhaltungsaufwendungen Beispiel:Im Zusammenhang mit der Herstellung eines Anbaus an ein bestehendes Gebäude werden die Fenster im bestehenden Gebäude ausgetauscht (Erhaltung)

• Einzelmaßnahmen, die für sich genommen teils Herstellungs- teils Erhaltungsaufwendungen darstellen, sind insgesamt als Herstellungskosten zu behandeln, wenn die Maßnahmen in einem engen sachlichen (bautechnischen) Zusammenhang stehen, auch wenn sich diese über mehrere Jahre erstreckenBeispiel:Im Zuge der Herstellung einer Überbauung (Verbindung zwischen zwei Gebäuden im 2. OG) sind Ausbesserungs-arbeiten an den Fundamenten der bestehenden Gebäude erforderlich (Aktivierung)

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Aktivierungspflichtige AufwendungenVorschlag zur Diskussion:

Abgrenzung von Investition und Erhaltungsmaßnahmen Straßen• Betriebliche Unterhaltung (Aufwand)

Winterdienst, Grünpflege, Straßenreinigung, verkehrstechnischer Dienst, Fahrbahnmarkierungen, Schutzplanken

• Bauliche Unterhaltung (Aufwand)Kleinflächige Flickarbeiten, Vergießen von Rissen, Ausbesse-rung von Korrosions- und Oberflächenschutzsystemen

• Erneuerung der Deck- und Binderschicht (Investition)Anpassung der Restnutzungsdauer auf höchstens 20 Jahre

• Erneuerung der Deck- und der Tragschicht (Investition)Anpassung der Restnutzungsdauer auf höchstens 30 Jahre

• Erneuerung des kompletten Oberbaus (Deck-, Trag-, Frostschutzschicht (Investition)Verlängerung der Restnutzungsdauer auf höchstens 35 Jahre

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Aktivierungspflichtige AufwendungenAbgrenzung von Investition und Erhaltungsmaßnahmen Straßen• Um- und Ausbau (Investition)

Verbreiterung, Anbau Radwege, Knotenpunktausbau, Anbau zusätzlicher Fahrstreifen, Verbreiterung der Fahrbahn für Fahrbahnteiler

Vorschlag zur Diskussion:Ermittlung Teilabgang bei aktivierungspflichtiger Teilerneuerung• Deckschicht 15 % bei Bauklasse II und III (4 Schichten)• Deckschicht 20 % bei Bauklasse IV (3 Schichten)• Binderschicht 30 bei Bauklasse II• Binderschicht 20 % bei Bauklasse III• Tragschicht 30 % bei Bauklasse II• Tragschicht 35 % bei Bauklasse III• Tragschicht 40 % bei Bauklasse IV• Frostschutzschicht 25 % bei Bauklasse II• Frostschutzschicht 30 % bei Bauklasse III• Frostschutzschicht 40 % bei Bauklasse IV

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Organisatorische Eingliederung

• Keine Vorgaben durch den Landesgesetzgeber• Der Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen

geführt werden (§ 26 Abs. 4 GemHVO-Doppik)• In einer Dienstanweisung hat der Bürgermeister die Aufbau-

und Ablauforganisation zu regeln (§ 28 Abs. 2 GemHVO-Doppik)

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Organisatorische Eingliederung

• Mögliche Organisationsformen– Dezentrale Anlagenbuchhaltung in den einzelnen

Organisationseinheiten, die die Investitionen durchführen• Nachteile:

Hohe Schulungskosten aufgrund der Anzahl der zu schulenden MitarbeiterHohe Fehlerquote, da Mitarbeiter nur „nebenher“ mit der Anlagenbuchhaltung betraut sindHohe Aufwendungen zur Sicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität in der Verwaltung

Gefahr der nicht exakten Zuordnung der Ausgaben zu den einzelnen Investitionen

• Vorteile:Kurze Wege bei der Abstimmung der Investitionsausgaben

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Organisatorische Eingliederung

• Mögliche Organisationsformen– Zentrale Anlagenbuchhaltung

• Nachteile:Höherer Aufwand bei der Abstimmung der Investitions-ausgaben

• VorteileGeringere Schulungskosten aufgrund der Spezialisie-rung einzelner MitarbeiterMinimierung der Fehlerquote durch die Spezialisierung der MitarbeiterSicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität in der VerwaltungVier-Augen-Prinzip durch Kontrolle der auf eine In-vestition gebuchten Ausgaben bzw. Auszahlungen

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Personelle Besetzung

Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter bei zentraler Anlagenbuchhaltung

• Abhängig von den Aufgaben, die der Anlagenbuchhaltung übertragen werden

• Grundvoraussetzung:– Teamfähigkeit, da zentrale Abteilung– Fundierte Kenntnisse in der doppischen Bilanzierung und

Bewertung von Vermögensgegenständen– Fundierte Kenntnisse in der Haushaltsbewirtschaftung– Fundierte Kenntnisse in der Erstellung eines doppischen

Jahresabschlusses

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Personelle Besetzung

• Zusatzkenntnisse:– Nachweis der Verwendung von Fördermitteln– Grundkenntnisse in der Beitragsveranlagung– Grundkenntnisse im Vergaberecht– Technische Grundkenntnisse– Grundkenntnisse GIS– Grundkenntnisse im Steuerrecht– Erfahrungen Immobilienmanagement – Erfahrungen Straßenmanagement

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Internes Kontrollsystem

Aufbau• 1. Schritt: Prozessdefinition

Aktivierung von angeschafften oder hergestellten Vermögensgegenständen des Anlagevermögens

• 2. Schritt: ProzesszieleVollständige, zeitlich korrekte Erfassung und eine den landesrechtlichen Vorschriften entsprechende Bewertung

• 3. Schritt: RisikoanalyseKeine vollständige ErfassungKeine Aktivierung zum Zeitpunkt der BetriebsbereitschaftBewertung entspricht nicht die landesrechtlichen Vorschriften

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Internes Kontrollsystem

Aufbau• 4. Schritt: Festlegung interner Kontrollen

Richtlinie über die Organisation der Nebenbuchhaltung und deren Einbindung in die HauptbuchhaltungRichtlinie zur Anlage und Änderung der Stammdaten (u.a. Anlagenummern)Erarbeitung einer AktivierungsrichtlinieAbstimmung der Anlagenzugänge in der Anlagenbuchhaltung mit den Auszahlungen in den Teilfinanzrechnungen und den auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung erfassten InvestitionsausgabenAbstimmung der Aufwendungen aus Abschreibungen und Buchverlusten aus Anlageabgängen sowie der Erträge aus Zuschreibungen und Buchgewinnen aus Anlageabgängen

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Aktivierungsrichtlinie

Mindestbestandteile • Abgrenzung des Begriffs „Vermögensgegenstand“• Abgrenzung von Anlage- und Umlaufvermögen• Abgrenzung der einzelnen Bilanzposten des

Anlagevermögens• Abgrenzung von aktivierungspflichtigen Investitionen und

laufenden Erhaltungsmaßnahmen• Abgrenzung von Herstellung und Anschaffung• Bestimmung des Zeitpunktes der Betriebsbereitschaft

(Abschreibungsbeginn)• Bestandteile der Herstellungskosten sowie der

Anschaffungskosten (Inanspruchnahme von Bewertungswahlrechten und Bewertungshilfen ist eindeutig zu regeln)

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Aktivierungsrichtlinie

Mindestbestandteile • Bestimmung der Anschaffungs- / Herstellungskosten in

Sonderfällen (Sachleistungen der Bürger, unentgeltliche Vermögensübertragungen aufgrund besonderer Rechtsvorschriften, Tausch, Umlegungsverfahren, Übernahme von Infrastrukturvermögen vom städtebaulichen Sondervermögen)

• Verweis auf die landeseinheitliche Abschreibungstabelle • Festlegung zulässiger Abweichungen von der

landeseinheitlichen Abschreibungstabelle• Behandlung der Geringwertigen Vermögensgegenstände• Vornahme von außerplanmäßigen Abschreibungen• Bestimmung des nicht abschreibbaren Restbuchwertes• Erfassung der Anlagenabgänge• Ausweis von Buchgewinnen und Buchverlusten

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Aktivierungsrichtlinie

Mindestbestandteile

• Abstimmung der Investitionsauszahlungen mit der jeweiligen Teilfinanzrechnung

• Abstimmung der Investitionsausgaben mit der den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung

• Abstimmung mit der Haushaltsplanung

• Abstimmung der Investitionsausgaben mit vorgeschalteten Verfahren (GIS, Auftragsabrechnung)

• Abstimmung mit den Verpflichtungsermächtigungen

• Abstimmung mit der Sonderpostenbuchhaltung

• Abstimmung mit Verwendungsnachweisen

• Abstimmung mit Beitragsveranlagungen

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nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten - Exkurs

• Abschreibungen nach nachträglichen Änderungen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten

Erfolgt bei abnutzbaren Vermögensgegenständen des Anlagevermögens nach dem Jahr der Anschaffung oder Herstellung eine Änderung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, dann berechnet sich – unabhängig vom Zeitpunkt der nachträglichen Änderung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten – die Jahresabschreibung aufgrund der Höhe der geänderten Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Es erfolgt keine zeitanteilige Abschreibung auf die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

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Behandlung geringwertiger VG im laufenden Betrieb - Exkurs

• Erfassung geringwertiger beweglicher Vermögensgegenstände des Anlagevermögens (Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 410 Euro)– Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter Be-

rücksichtigung planmäßiger linearer Abschreibungen, berechnet auf der Grundlage der in der landeseinheitlichen Abschreibungs-tabelle festgesetzten wirtschaftlichen NutzungsdauernDer Zugang wird in der Anlagenbuchhaltung grundsätzlich für jeden Vermögensgegenstand einzeln nachgewiesen. Es erfolgt gleichfalls auf dem entsprechenden Konto der Anlagenbuch-haltung die Verbuchung der planmäßigen linearen Abschreibung. Zum jeweiligen Bilanzstichtag wird der Vermögensgegenstand mit dem jeweiligen Restbuchwert in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen. Die Ausbuchung erfolgt dann, wenn tatsächlich ein Abgang zu verzeichnen ist. Soweit dies möglich ist, kann die Gruppenbewertung in Anspruch genommen werden.

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Behandlung geringwertiger VG im laufenden Betrieb - Exkurs

– Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vorgenommenen Vollabschreibung auf 1 Euro je Vermögensgegenstand - § 34 Abs. 5 GemHVO-DoppikDer Zugang wird in der Anlagenbuchhaltung grundsätzlich für jeden Vermögensgegenstand einzeln nachgewiesen. Es erfolgt gleichfalls auf dem entsprechenden Konto der Anlagenbuchhaltung die Verbuchung der Vollabschreibung auf den Erinnerungswert von 1 Euro. Zum Bilanzstichtag wird der Vermögensgegenstand mit dim Erinnerungswert in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen. Die Ausbuchung erfolgt dann, wenn tatsächlich ein Abgang zu verzeichnen ist. Soweit dies möglich ist, kann die Gruppenbewertung in Anspruch genommen werden.

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Behandlung geringwertiger VG im laufenden Betrieb - Exkurs

– Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten und Vollabschreibung auf den Erinnerungswert von 1 Euro je Vermögensgegenstand im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sowie Erfassung eines fiktiven Abgangs im Jahr der Anschaffung oder Herstellung - § 31 Abs. 5 S. 2 GemHVO-Doppik

Zugang wird auf einem Sammelkonto pro Jahr in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen. Ebenso wird auf diesem Konto die Abschreibung und der Abgang im Jahr der Anschaffung oder Herstellung erfasst, so dass zum Jahresabschluss kein Vermögensgegenstand mehr in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen wird.

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Behandlung geringwertiger VG in der Eröffnungsbilanz - Exkurs

• Erfassung geringwertiger beweglicher Vermögensgegenstände in der Eröffnungsbilanz (Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 410 Euro)

– Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um planmäßige lineare Abschreibungen für die Zeit zwischen der Anschaffung oder Herstellung und dem Eröffnungsbilanzstichtag

– Ansatz mit dem Erinnerungswert von 1 Euro je Vermögensgegenstand. Der Erinnerungswert gilt sowohl als Anschaffungs- oder Herstellungskosten als auch als Restbuchwert

– Kein Ansatz in der Eröffnungsbilanz

Welche Vermögensgegenstände wie behandelt werden wird in der Inventuranweisung festgelegt.

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Behandlung geringwertiger VG in der Eröffnungsbilanz - Exkurs

– Die Gruppenbewertung kann in Anspruch genommen werden.

– Sofern möglich, kann ein Festwert angesetzt werden (nur Alternative 1)

Wahl der Alternativen sollte bestimmt sein durch die Art und Weise wie geringwertige Vermögensgegenstände in der Folgezeit behandelt werden.

Welche Vermögensgegenstände wie behandelt werden wird in der Inventuranweisung festgelegt.

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Behandlung geringwertiger VG in der Eröffnungsbilanz - Exkurs

• Erfassung beweglicher Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung in der Eröffnungsbilanz (Anschaf-fungs- oder Herstellungskosten 410 Euro bis 5.000 Euro)– Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten

vermindert um planmäßige lineare Abschreibungen für die Zeit zwischen der Anschaffung oder Herstellung und dem Eröffnungsbilanzstichtag

– Ansatz mit dem Erinnerungswert von 1 Euro je Vermögensge-genstand. Der Erinnerungswert gilt sowohl als Anschaffungs- oder Herstellungskosten als auch als Restbuchwert

– Die Gruppenbewertung kann in Anspruch genommen werden.– Sofern möglich, kann ein Festwert angesetzt werden (nur

Alternative 1)

Welche Vermögensgegenstände wie behandelt werden wird in der Inventuranweisung festgelegt.

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Exkurs

• Erinnerungswert von 1 Euro

Der Ansatz eines Erinnerungswertes von 1 Euro wird vielfach nicht mehr als erforderlich angesehen und eine Vollabschreibung auf 0 € gefordert, da die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zum Abgang eines Vermögensgegenstandes weiterhin in der Anlagen-buchhaltung mitgeführt werden und ggf. bei der Gruppenbewer-tung auch die Anzahl der in der Gruppe zusammengefassten Ver-mögensgegenstände aus der Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind.

In der Praxis hat sich der Ansatz eines Erinnerungswertes von 1 € bewährt, da,

– aufgrund fehlender Mengenangaben bei der Gruppenbewer-tung Teilabgänge nicht ohne weiteres erfasst werden können,

– teilweise Totalabgänge nur gebildet werden können, wenn noch ein Restbuchwert von 1 Euro oder mehr steht.