Golspie  High  School    

 

 

Higher  Administration  &  IT    

Administrative  Practices    

Outcome  1:    Provide  an  account  of  the  factors  contributing  to  the  effectiveness  of  the  

administrative  function    

1.2 Effective  Teams    

   

Pupil  Notes  &  Tasks  

Effective  teams    1 Provide an account of the factors contributing to the effectiveness of the

administrative function by: 1.2 Describing the characteristics of effective teams    

By  the  end  of  this  unit  you  will  know  and  understand:    • features  of  effective  teams    • team  formation    • skills  of  team  members  —  need  for  diversity    • benefits  of  teams  to  individuals  and  the  organisation    

     Team  Working    A  team  can  be  defined  as  a  group  who  have  been  specially  formed  for  a  particular  purpose  –  to  achieve  a  particular  aim.  A  team  is  characterised  by  3  factors:    • a  shared  purpose  or  goal  • a  sense  of  belonging  to  a  team  (having  an  identity)  • a  dependence/reliance  on  each  other.      Factors  of  an  Effective  Team?    The  following  are  the  characteristics  that  make  an  effective  team:    Team  Composition      

Consideration  should  be  placed  on  factors  such  as  personality,  interests,  age  and  backgrounds  when  forming  a  team.      

Team  Development    

A  group  of  people  who  have  worked  together  before  will  know  each  other  and  will  develop  more  quickly.    

Nature  of  the  Task      

Everyone  in  the  team  needs  to  believe  in  the  task  to  be  undertaken.  The  clearer  the  task  and  the  more  involved  the  members  feel,  the  more  effectively  the  team  will  work  together.    

Team  Maintenance      

It  is  important  that  the  people  who  belong  to  a  team  identify  themselves  as  part  of  the  team  and  are  given  opportunities  to  develop  as  part  of  the  team.  Opportunities  should  be  given  both  inside  and  outside  the  workplace  for  the  team  to  take  part  in  activities  that  allow  their  relationship  as  a  team  to  develop.  There  should  be  regular  

meetings  held  to  discuss  issues  and  sort  out  problems.    

Leadership   It  is  important  that  a  team  has  an  effective  leader  who  can  motivate  the  team  towards  their  goal  and  minimise  any  conflict  in  the  team.    

   

Leadership    One  of  the  essential  components  of  effective  teams  is  appropriate  leadership.  A  leader  can  be  described  as  someone  who  influences  others  towards  the  achievement  of  goals.    They  must  also  minimise  any  conflict  in  the  team  and  maintain  good  communication  links  with  all  members  of  the  team  to  ensure  information  is  passed  efficiently.  They  should  if  possible  use  modern  technology  such  as  e-­‐mail  and  the  intranet  to  aid  them.      Instead  of  having  to  coerce  followers  to  achieve  a  task,  a  good  leader  will  motivate  people  to  willingly  work  towards  their  goals.  He  or  she  will  do  this  by  such  means  as:    • Setting  a  clear  vision  or  goals  for  the  team,  as  well  as  setting  out  clear  guidelines  and  

procedures  for  the  team  to  follow.    • Meeting  the  needs  of  the  team  (information,  communication,  etc.)  Each  member  of  the  

team  should  feel  they  have  an  opportunity  to  express  their  opinions/ideas.    • Meeting  the  needs  of  the  individuals  within  the  team  (support,  training,  etc.)  Issues  which  

make  team  members  unhappy  should  be  discussed  and  possible  solutions  found.    • Meeting  the  needs  of  the  task  in  hand  (resources,  use  of  team  skills,  etc.)    • Liaising  between  the  team,  management  and  other  work  areas.      

Benefits  of  Good  Leadership    • All  team  members  will  feel  more  motivated  and  gain  more  job  satisfaction  

• Good  relationship  within  the  team  making  it  more  productive  

• Good  use  of  delegation  making  employees  more  motivated  

• Improved  communication  leading  to  better  decision  making  

• Keeping  the  team  on  track  so  that  they  meet  their  targets  

• Everyone  knows  what  the  team  has  to  do  and  also  their  individual  roles  

• Good  leadership  encourages  team  members  to  support  each  other  

• Better  career  prospects  because  individual  has  developed  due  to  good  leadership  

• Good  leadership  can  lead  to  a  successful  organisation  

 The  kind  of  leadership  required  by  a  team  will  depend  on  a  number  of  factors  –  whether  it  is  a  new  or  established  team,  how  effective  the  team  is  and  how  complex  the  task  is,  etc.  A  directing  leader  is  more  necessary  in  a  less  experienced,  less  effective  team,  however,  more  experienced  or  effective  teams  will  often  need  a  leader  who  is  more  a  coordinator  of  activity  and  provider  of  resources  as  they  will  need  less  direction.  The  more  effective  a  team  is,  the  more  the  members  will  interact  with  one  another  and  take  on  roles  to  support  one  another  –  there  is  less  need  for  a  leader  to  direct  operations,  but  rather  to  pull  things  together  and  support  the  activity.      

Team  Formation/Roles    According  to  Meredith  Belbin,  a  leading  management  theorist,  there  are  clear  roles  that  team  members  will  adopt.  Meredith  Belbin  suggested  that  there  are  clear  team  roles  and  if  these  are  identified  when  the  team  is  formed,  it  will  be  more  effective.        Belbin’s  Team  Roles  are  as  follows:        

 

 Usually  people  are  clearly  strong  in  one  role  or  another;  however,  most  people  can  take  on  other  roles  as  well.  What  is  important  for  effective  teams  is  that  there  is  a  balance  between  ‘thinkers’  and  ‘doers’.      

Team  Size    Belbin  also  suggested  that  careful  consideration  should  be  given  to  the  size  of  a  team  and  that  teams  of  around  four  to  six  people  are  the  most  effective.  If  a  team  is  too  large  there  is  a  danger  of  sub-­‐groups  developing  and  if  a  team  is  too  small  there  is  a  danger  of  one  person  dominating  the  team.      

Skills  of  Team  Members    Leadership  skills   A  leader  is  someone  who  influences  others  towards  the  achievement  

of  goals.  A  good  leader  will  be  able  to  motivate  the  team  by  setting  a  clear  vision  and  communicating  information  to  team  members.  A  good  leader  will  provide  support  to  all  members  of  the  team  and  be  able  to  minimise  conflict.    

Listening  skills   Team  members  should  be  able  to  listen  to  each  other’s  ideas  and  points  of  view.  

Communication  skills   Team  members  should  be  able  to  put  their  thoughts  into  words  for  everyone  to  understand.  Team  members  should  be  able  to  communicate  both  verbally  and  in  writing.  

 (Also  see  notes  on  Skills  required  for  Effective  Time  and  Task  Management)      

   

Benefits  of  Teams  to  Individuals    Increased  morale  and  motivation  

Individuals  working  in  a  team  will  have  a  greater  sense  of  involvement  and  this  can  improve  job  satisfaction.    

Shared  knowledge  and  skills  

Teams  can  greatly  benefit  from  sharing  ideas  and  knowledge  with  one  another,  which  can  help  develop  an  individual’s  role  within  the  organisation.    

Risk-­‐taking   Individuals  working  in  teams  have  the  ability  to  share  the  risk,  which  encourages  them  to  try  out  new  ideas  that  they  might  not  have  tried  as  an  individual.    

Sense  of  being  valued  and  belonging  

Individuals  working  in  a  team  may  have  an  increased  feeling  of  belonging  and  team  identity.    

   

Costs  of  Teams  to  Individuals    There  are  also  some  possible  costs  (disadvantages)  to  the  individual:  o If  they  are  not  comfortable  within  the  team,  individuals  could  suffer  from  stress  o Conflict  can  result  from  personality  clashes  within  the  team  o Strong  personalities  in  the  team  may  not  allow  other  individuals,  who  may  be  

quieter,  to  flourish  o The  individual  may  be  so  focused  on  working  for  the  overall  good  of  the  team  that  

they  put  their  own  ideas  on  the  back  burner.  This  lack  of  innovative  thinking  may  keep  the  team  from  moving  forward  

   

Benefits  of  Teams  to  the  Organisation    Multi-­‐skilling   Teams  allow  the  workforce  to  be  more  flexible  and  to  adapt  to  needs  as  

required,  for  example  of  a  member  of  staff  is  absent,  then  other  members  of  the  team  can  cover  their  duties  between  them.    

Responsibility   Effective  teams  need  less  supervision  as  they  are  more  likely  to  take  on  more  responsibility.  This  could  result  in  layers  of  management  being  reduced,  which  would  reduce  costs  for  an  organisation.    

Higher  productivity   Because  of  the  increased  morale  and  motivation  of  employees,  the  organisation  could  benefit  from  increased  productivity  and  lower  staff  turnover.    

Risk-­‐taking   Teams  are  more  likely  to  take  risks  and  this  can  give  an  organisation  a  competitive  edge.    

Suggested  activities    1. In  groups  of  four  to  six,  discuss  the  Belbin  team  roles  and  decide  which  group  member  

would  fall  into  each  role  and  explain  why.    2. Carry  out  internet  research  on  the  website  www.mindtools.com  and  access  the  Toolkit  

areas  for  team  management  and  leadership  skills.  Take  notes  on  your  research.    3. On  the  website  www.mindtools.com  there  is  a  range  of  video  links  which  can  be  accessed  

in  the  resources  section.  Please  note  that  these  are  used  through  YouTube  so  some  centres  may  not  have  access  to  them.  

 4. In  the  group  established  in  the  first  activity  try  some  of  the  team-­‐building  exercises  from  

the  website  www.businessballs.com.    Questions    1. Discuss  the  advantages  to  the  individual  and  the  organisation  of  working  as  part  of  a  team.    2. Describe  the  benefits  of  good  leadership  within  a  team.    3. Discuss  the  features  of  an  effective  team.    4. Describe  ways  in  which  a  team  can  be  affected  by  poor  leadership.    5. Describe  the  Belbin  team  roles.        

 1   Explain  the  advantages  to  the  individual  and  the  organisation  of  working  as  part  

of  a  team.    

8  marks  

 2   Describe  the  benefits  of  good  leadership  within  a  team.  

 4  marks  

3   Describe  the  features  of  an  effective  team.    

6  marks  

4   Describe  ways  in  which  a  team  can  be  affected  by  poor  leadership.    

6  marks  

5   Describe  the  Belbin  team  roles.    

9  marks  

6   “Successful  teams  need  effective  leaders”.  Outline  4  qualities  of  an  effective  leader.    

4  marks  

7   Explain  why  some  teams  are  more  effective  than  others.    

8  marks  

8   Describe  the  advantages  and  disadvantages  to  an  individual  of  working  as  part  of  a  team.    

8  marks  

9   Describe  why  a  team  may  be  ineffective.    

8  marks  

10   Outline  4  skills  you  would  expect  to  see  in  an  effective  team  leader.    

4  marks  

11   Describe  the  benefits  of  an  effective  team.    

6  marks  

         

 AS  O1/  New  

Outcome  1.2   PA

PER/  

SECT

ION/  Q

 Describing  the  characteristics  of  effective  teams  

Marks

 

1  2014  1/Q1  

Outline  4  skills  you  would  expect  to  see  in  an  effective  team  leader.   4  

2  2014  1/Q3  

Discuss  the  benefits  of  an  effective  team.   6  

6  2010  2/Q1c  

Outline  4  benefits  of  good  leadership.   4  

9  2008  1/Q3  

Describe  3  ways  in  which  a  team  may  be  affected  by  poor  leadership.   6  

     

SOLUTIONS    1   Explain  the  advantages  to  the  individual  and  the  

organisation  of  working  as  part  of  a  team.    

8  marks   2007  Section  2  Question  2  (b)  (Command  word  changed  from  discuss  to  explain)  Notes  Page  19  

   Individual    Increased/improved  motivation/moral  …    Feeling  of  involvement  …    Better  promotion  prospects  …    Individual  can  develop  greater  skills  …    Good  support  for  one  another  …      Organisation    Better  decision  making  …    Increased  productivity  …    More  ideas  generated  …    Improved  communication  …    Multi-­‐skilled  workforce  …    When  working  as  a  team  people  are  more  willing  to  take  risks  which  can  be  beneficial  to  the  organisation.        

2   Describe  the  benefits  of  good  leadership  within  a  team.    

4  marks   2010  Section  2  Question  1  (c)  Notes  Page  17  

  • All  team  members  will  feel  more  motivated  and  gain  more  job  satisfaction  • Good  relationship  within  the  team  making  it  more  productive  • Good  use  of  delegation  making  employees  more  motivated  • Improved  communication  leading  to  better  decision  making  • Keeping  the  team  on  track  so  that  they  meet  their  targets  • Everyone  knows  what  the  team  has  to  do  and  also  their  individual  roles  • Good  leadership  encourages  team  members  to  support  each  other  • Better  career  prospects  because  individual  has  developed  due  to  good  leadership  • Good  leadership  can  lead  to  a  successful  organisation  

   3   Describe  the  features  of  an  effective  team.  

 6  marks   2010  Section  2  

Question  4  (d)  (Command  word  changed  from  discuss  to  describe)  Notes  Page  16  

   • It  is  important  all  members  have  a  clear  idea  of  what  they  are  there  to  achieve  –  they  

will  have  clear  goals  

• Believe  in  shared  goals  –  therefore  will  have  a  common  direction  • Team  members  support  one  another  when  working  on  projects  together  –  leads  to  

better  decision  making/more  risks  taken  • Shared  knowledge  …  means  there  is  better  coverage  of  any  absences  • It  is  important  to  have  people  who  have  different  skills  and  personalities  –  leads  to  

better  productivity  • Strong/Open  communication  between  team  members  -­‐  team  members  should  be  

encouraged  to  express  their  opinions  -­‐suggesting  ideas  and  being  prepared  to  compromise  

• Team  should  have  a  good  leader  with  effective  leadership  skills  helping  and  supporting  others  with  their  tasks  

• The  longer  the  team  is  together  the  more  effective  it  is  likely  to  be  –  a  team  will  work  as  a  cohesive  group,  pulling  together  -­‐  targets  being  met  –  more  deadlines  are  met  

• An  effective  team  is  normally  small  –  Belbin  states  4-­‐6  people    Notes  Accept  Belbin’s  team  roles  but  max  of  one  description  (2  marks)  

4   Describe  ways  in  which  a  team  can  be  affected  by  poor  leadership.    

6  marks   2008  Section  1  Question  2  Notes  Page  17  

  • The  team  will  be  unclear  on  what  they  have  to  do  and  as  a  result  resources  may  be  wasted  and  the  job  may  not  be  done  properly.  

• Conflict  will  exist  between  team  members  and  the  job  may  not  get  done  properly.  • The  group  is  unlikely  to  be  motivated  and  they  will  take  longer  than  anticipated  to  

meet  their  targets.  • Morale  will  be  poor  and  there  is  likely  to  be  a  high  staff  turnover.  • Individuals  working  separately  are  less  effective  than  a  team  therefore  output  will  

be  less.  • A  team  with  poor  leadership  will  not  be  properly  monitored  and  therefore  likely  to  

do  the  minimum  required/just  sufficient  to  get  the  job  done.  • They  are  unlikely  to  be  able  to  work  under  pressure  and  team  members  will  suffer  

from  stress  or  sustain  a  standard  of  work  for  any  length  of  time.    

5   Describe  the  Belbin  team  roles.    

9  marks   Notes  Page  18  

  The  Ideas  Person    This  is  someone  who  is  creative,  imaginative  and  has  the  ability  to  solve  problems.    The  Motivator  This  is  someone  who  can  get  things  moving  and  drive  the  team  forward.    The  Organiser  This  is  someone  who  can  plan  and  co-­‐ordinate  activities,  and  pulls  things  together.    The  Implementer  This  is  someone  who  can  get  tasks  started  and  turn  ideas  into  actions.    The  Checker  This  is  someone  who  can  monitor  and  ensure  that  tasks  have  been  carried  out  correctly.  

 The  Finisher  This  is  someone  who  ensures  that  tasks  are  completed  on  time.    The  Go-­‐getter  This  is  someone  who  develops  contacts  and  can  seek  out  resources.    The  Team  Player  This  is  someone  who  thinks  about  the  people  in  the  group  and  listens  to  others  to  minimise  conflict.    The  Specialist  This  is  someone  who  can  provide  vital  knowledge  and  skills.    

6   “Successful  teams  need  effective  leaders”.  Outline  4  qualities  of  an  effective  leader.  

4  marks   2007  Section  2  Question  2  (a)  Notes  Pages  17  &  18  

   • Good  communication  skills  −  could  be  written  or  verbal.    • Able  to  build  trust  and  relationships  within  the  team.    • Able  to  listen  to  ideas  so  that  all  the  team  are  included.    • Able  to  influence  others  towards  the  achievement  of  goals.    • Able  to  think  clearly  …    • Analyse  problems  …    • Know  how  to  delegate  …    • Able  to  motivate  …    • Able  to  deploy  team  skills  effectively  …    • Able  to  ensure  conflict  is  kept  to  a  minimum  …      

     7   Explain  why  some  teams  are  more  effective  than  

others.  8  marks   2011  Section  2  

Question  5  (c)  (Command  word  changed  from  discuss  to  explain)  Notes  Pages  16-­‐18  

   • Team  composition  relating  to  right  balance  of  people  (roles)    • The  nature  of  the  task:  how  challenging  the  task  is,  how  structured  it  is  and  whether  

the  team  members  believe  in  the  task    • Presence  of  a  good  leader  –  helps  to  promote  a  positive  atmosphere  –  provide  good  

co-­‐ordination  –  manage  conflict    • Availability  of  good  training  to  support  the  team    • Team  members  support  one  another  when  working  on  projects  together  –  leads  to  

better  decision  making/more  risks  taken      

• It  is  important  all  members  have  a  clear  idea  of  what  they  are  there  to  achieve  –  they  

will  have  clear  goals    • Believe  in  shared  goals  –  therefore  will  have  a  common  direction    • Shared  knowledge  …  means  there  is  better  coverage  for  any  absences    • It  is  important  to  have  people  who  have  different  skills  and  personalities  –  leads  to  

better  productivity    • Strong/Open  communication  between  team  members  -­‐  team  members  should  be  

encouraged  to  express  their  opinions  -­‐  suggesting  ideas  and  being  prepared  to  compromise    

• The  longer  the  team  is  together  the  more  effective  it  is  likely  to  be  –  a  team  will  work  as  a  cohesive  group,  pulling  together  -­‐  targets  being  met  –  more  deadlines  are  met    

• An  effective  team  is  normally  small  –  Belbin  states  4-­‐6  people      

 8   Describe  the  advantages  and  disadvantages  to  an  

individual  of  working  as  part  of  a  team.  8  marks   2012  Section  2  

Question  5  (c)  (Command  word  changed  from  discuss  to  describe)  Notes  Page  19  

  Advantages    • More  likely  to  take  risks,  as  these  are  shared    • Increased  motivation  and  morale    • Being  able  to  share  knowledge  and  increase  skills  by  learning  from  others    • There  is  a  sense  of  being  valued  and  belonging    • Greater  job  satisfaction    • Individual  team  members  will  benefit  in  terms  of  support  they  receive  from  other  

team  members    • Team  members  could  have  a  greater  chance  of  promotion  as  a  result  of  gaining  a  

greater  range  of  skills  from  working  within  a  team          Disadvantages      

• If  they  are  not  comfortable  within  the  team,  individuals  could  suffer  from  stress    • Conflict  can  result  from  personality  clashes  within  the  team    • Strong  personalities  may  not  allow  other  individuals  to  flourish    

   

9   Describe  reasons  why  a  team  may  be  ineffective.   8  marks   2013  Section  2  Question  3  (c)  (Command  word  changed  from  discuss  to  describe)  Notes  Pages  16-­‐18  

   Team  composition  Factors  such  as  personality,  interests,  age  and  backgrounds  may  not  have  been  considered  Team  members  may  be  too  similar  

It  is  important  to  have  people  who  have  different  skills  and  personalities  The  longer  the  team  is  together  the  more  effective  it  is  likely  to  be.    Size  of  team    Leadership  Poor  leadership  will  lead  to  demotivation  –  and  lack  of  direction    Nature  of  task  Team  members  may  not  have  a  clear  idea  of  what  they  are  there  to  achieve  –  they  will  not  have  clear  goals    Team  maintenance  May  be  lack  of  opportunities  for  the  team  to  come  together  informally.  Need  to  be  given  time  to  allow  relationships  to  develop  through  teambuilding  events,  social  gatherings  etc      

10   Outline  4  skills  you  would  expect  to  see  in  an  effective  team  leader.  

4  marks   2014  Section  1  Question  1  

   • Having  the  necessary  technical  expertise  and  knowledge  required  for  the  job    • Able  to  build  trust  and  relationships  within  the  team    • Able  to  listen  to  ideas  so  that  all  the  team  are  included    • Able  to  influence  others  towards  the  achievement  of  goals    • Able  to  motivate  all  members  of  the  team  to  achieve  targets    • Able  to  think  clearly  …    • Good  communication  skills  …    • Analyse  problems  …    • Know  how  to  delegate  …    • Able  to  deploy  team  skills  effectively  …    • Able  to  ensure  conflict  is  kept  to  a  minimum  …    • Asking  for  help  when  you  require  it  –  rather  than  putting  the  task  off  because  it  is  

too  difficult  or  you  are  not  sure  where  to  start    • Using  planning  aids  –  to  help  prioritise  work    • Being  organised  to  look  ahead  and  plan  but  also  to  monitor  progress  and  

achievement.    • Control  and  monitoring  of  others  involved  in  the  task  (supervision).    • Sticking  to  Priorities  List  –  this  will  help  ensure  that  urgent  and  must  be  done  

tasks  are  completed    • Assertiveness  –  being  able  to  say  no  to  tasks  that  would  be  outwith  a  person’s  

capability  or  time  scale.    • Resource  Management  –  ensuring  that  appropriate  staff  and  equipment  are  

utilised  effectively  eg  buying  software  to  perform  a  task  rather  than  manual  completion.    

• Evaluation  –  ability  to  reflect  on  task  with  a  view  to  improve  and  minimise  problems  

 Notes    

Must  be  more  detail  than  simply  identifying  the  skill    The  skill  should  be  placed  in  a  context    Watch  that  it  is  not  the  same  answer  with  just  the  skill  changed    

11   Describe  the  benefits  of  an  effective  team.   6  marks   2014  Section  1  Question  3  (Command  word  changed  from  discuss  to  describe)    

  Individual    • Increased/improved  motivation  …    • Feeling  of  involvement  …    • Better  career  prospects  because  individual  has  developed  due  to  good  

leadership    • Individual  can  develop  greater  skills  …    • Good  support  for  one  another  …    

 Organisation    

• Believe  in  shared  goals  –  therefore  will  have  a  common  direction    • Everyone  knows  what  the  team  has  to  do  and  also  their  individual  roles    • Team  members  support  one  another  when  working  on  projects  together  –  leads  

to  better  decision  making/more  risks  taken    • It  is  important  to  have  people  who  have  different  skills  and  personalities  –  leads  

to  better  productivity    • The  longer  the  team  is  together  the  more  effective  it  is  likely  to  be  –  a  team  will  

work  as  a  cohesive  group,  pulling  together    • The  strengths  and  weaknesses  of  individuals  are  balanced  within  the  team    • Shared  knowledge/skills  means  that  absences  can  be  covered    • More  ideas  generated  …    • Improved  communication  …    • Multi-­‐skilled  workforce  …    • Can  work  on  own  –  less  need  for  monitoring    

 Notes    There  is  no  need  to  answer  specifically  on  individual  or  organisation.    Max  one  for  team  leader  if  different  points  made    Team  leader  can  be  awarded  2  if  the  second  statement  is  an  extension  of  the  first      

       

 AS  O1/  New  

Outcome  1.2   PA

PER/  

SECT

ION/  Q

 Describing  the  characteristics  of  effective  teams  

Marks

 

1  2014  1/Q1  

Outline  4  skills  you  would  expect  to  see  in  an  effective  team  leader.   4  

   

More  than  naming,  but  not  a  detailed  description.    Candidates  will  not  be  expected  to  develop  their  answers.      Having  the  necessary  technical  expertise  and  knowledge  required  for  the  job    Able  to  build  trust  and  relationships  within  the  team    Able  to  listen  to  ideas  so  that  all  the  team  are  included    Able  to  influence  others  towards  the  achievement  of  goals    Able  to  motivate  all  members  of  the  team  to  achieve  targets    Able  to  think  clearly  …    Good  communication  skills  …    Analyse  problems  …    Know  how  to  delegate  …    Able  to  deploy  team  skills  effectively  …    Able  to  ensure  conflict  is  kept  to  a  minimum  …    Asking  for  help  when  you  require  it  –  rather  than  putting  the  task  off  because  it  is  too  difficult  or  you  are  not  sure  where  to  start    Using  planning  aids  –  to  help  prioritise  work    Being  organised  to  look  ahead  and  plan  but  also  to  monitor  progress  and  achievement.    Control  and  monitoring  of  others  involved  in  the  task  (supervision).    Sticking  to  Priorities  List  –  this  will  help  ensure  that  urgent  and  must  be  done  tasks  are  completed    Assertiveness  –  being  able  to  say  no  to  tasks  that  would  be  outwith  a  person’s  capability  or  time  scale.    Resource  Management  –  ensuring  that  appropriate  staff  and  equipment  are  utilised  effectively  eg  buying  software  to  perform  a  task  rather  than  manual  completion.    Evaluation  –  ability  to  reflect  on  task  with  a  view  to  improve  and  minimise  problems    Notes    Must  be  more  detail  than  simply  identifying  the  skill    The  skill  should  be  placed  in  a  context    Watch  that  it  is  not  the  same  answer  with  just  the  skill  changed  

 

   

2014  1/Q3  

Discuss  the  benefits  of  an  effective  team.   6  

   If  no  attempt  at  discussion  then  only  50%  of  the  marks  available.  If  no  discussion,  please  mark  “No  D”.      

 

AS  O1/  New  

Outcome  1.2   PA

PER/  

SECT

ION/  Q

 Describing  the  characteristics  of  effective  teams  

Marks

 

Individual    Increased/improved  motivation  …    Feeling  of  involvement  …    Better  career  prospects  because  individual  has  developed  due  to  good  leadership    Individual  can  develop  greater  skills  …    Good  support  for  one  another  …    Organisation    Believe  in  shared  goals  –  therefore  will  have  a  common  direction    Everyone  knows  what  the  team  has  to  do  and  also  their  individual  roles    Team  members  support  one  another  when  working  on  projects  together  –  leads  to  better  decision  making/more  risks  taken    It  is  important  to  have  people  who  have  different  skills  and  personalities  –  leads  to  better  productivity    The  longer  the  team  is  together  the  more  effective  it  is  likely  to  be  –  a  team  will  work  as  a  cohesive  group,  pulling  together    The  strengths  and  weaknesses  of  individuals  are  balanced  within  the  team    Shared  knowledge/skills  means  that  absences  can  be  covered    More  ideas  generated  …    Improved  communication  …    Multi-­‐skilled  workforce  …    Can  work  on  own  –  less  need  for  monitoring      Notes    There  is  no  need  to  answer  specifically  on  individual  or  organisation.    Max  one  for  team  leader  if  different  points  made    Team  leader  can  be  awarded  2  if  the  second  statement  is  an  extension  of  the  first  

 

6  2010  2/Q1c  

Outline  4  benefits  of  good  leadership.   4  

   

More  than  naming,  but  not  a  detailed  description.    Candidate  will  not  be  expected  to  develop  their  answers        ·∙  All  team  members  will  feel  more  motivated  and  gain  more  job  satisfaction    ·∙  Good  relationship  within  the  team  making  it  more  productive    ·∙  Good  use  of  delegation  making  employees  more  motivated    ·∙  Improved  communication  leading  to  better  decision  making    ·∙  Keeping  the  team  on  track  so  that  they  meet  their  targets    ·∙  Everyone  knows  what  the  team  has  to  do  and  also  their  individual  roles    ·∙  Good  leadership  encourages  team  members  to  support  each  other    ·∙  Better  career  prospects  because  individual  has  developed  due  to  good  leadership    ·∙  Good  leadership  can  lead  to  a  successful  organisation      

 

9  2008  1/Q2  

Describe  3  ways  in  which  a  team  may  be  affected  by  poor  leadership.   6  

   

Award  one  mark  for  outline  plus  one  for  additional  comment,  illustration  or  example.    The  team  will  be  unclear  on  what  they  have  to  do  and  as  a  result  resources  

 

AS  O1/  New  

Outcome  1.2   PA

PER/  

SECT

ION/  Q

 Describing  the  characteristics  of  effective  teams  

Marks

 

may  be  wasted  and  the  job  may  not  be  done  properly.  Conflict  will  exist  between  team  members  and  the  job  may  not  get  done  properly.  The  group  is  unlikely  to  be  motivated  and  they  will  take  longer  than  anticipated  to  meet  their  targets.  Morale  will  be  poor  and  there  is  likely  to  be  a  high  staff  turnover.  Individuals  working  separately  are  less  effective  than  a  team  therefore  output  will  be  less.  A  team  with  poor  leadership  will  not  be  properly  monitored  and  therefore  likely  to  do  the  minimum  required/just  sufficient  to  get  the  job  done.  They  are  unlikely  to  be  able  to  work  under  pressure  and  team  members  will  suffer  from  stress  or  sustain  a  standard  of  work  for  any  length  of  time.    Notes:  Development  points  must  be  different  for  each  way  described  to  gain  each  second  mark.  Accept  similar  points  to  question  1