1. 2 Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd...
-
Upload
maria-devos -
Category
Documents
-
view
216 -
download
1
Transcript of 1. 2 Agenda Conceptuele definitie archiveringsregels Logisch bewaken archiveringsregel Geïntegreerd...
1
2
Agenda
•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten
3
Gemeente
Werking gemeente
Alles bewaren Kwaliteit
Documentatie up-to-date
Goede service bieden
Alle regels
begrijpen en
opvolgen
Productiviteit
verhogen
Kosten vermind
eren
Samenwerken
Vooruit denken
4
Invalshoeken
Document / Dossier
Actief / Archivering
Beveiliging
Rollen
Afdeling
Eigenschappen / zoeken
Acties / Flow
5
Focus presentatie
Elektronisch geïntegreerd in
beheersapplicaties
Elektronisch manueel beheerd
Papier
6
Fases
Actief Bewaren Verwijderen of archief
7
Archiveringsregels relateren tot
Dossiers
Dossierbeheer (aanvragen, subsidies, personeel,
financieel, aankoop)
Projecten
Submappen / documenttypes / vernieuwingen
Documenten
Documenttypes
Versies / Levenscyclus /
Afdelingen / Rollen
Workflow
Niet gestart / lopend / afgesloten
Gekoppeld aan : dossier, document,
persoon, …
8
Onderscheid
•Conceptuele definitie archiveringsregels en documentatie hiervan• Logische definitie / configuratie regels in de pakketten• Logische uitvoering• Fysieke uitvoering / overzetting
9
Dossiers
• Papier (gescand), office documenten, emails• Afdelingen werken samen
Centraal Repertorium
• Bouwdossier, sociaal dossier, personeelsdossier, aankoopdossier, …
• beleidsprioriteiten, wetgeving
Regels per dossiertype
• Actief / Afgesloten• Andere : nazorg, …• Archiefregels per status / dossiertype• Eventueel extra regels (doc.type, submap)
Status
10
Per documenttype
• Vaste lijst documenttypes• Gebruik document types per
afdeling / applicatieMethode
• Inkomend factuur – bewaren 7 jaar.• Inkomende brief - – bewaren 5 jaar.• Klacht – bewaren 5 jaar.
Voorbeeld
11
Workflow
12
Agenda
•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten
13
Verhoudig ICT en Archivering
Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties• (Semi)Automatische
uitvoering (periodiek)
Archivering apart beheerd• Vergt dikwijls manuele
ingrepen
14
Archivering apart beheerd
• Dossiers -> niet actieve mappen manueel verplaatsen
• Mappen per jaar• Mappen met documenttype• -> beperkend
Mappenstructuur ifv archivering
• Versnellen : zoeken op oude bestanden • plaats ruimen• Ongebruikte mappen ontdekken
• Ad hoc document archiveren / bestanden opkuisen• Impact : te veel manueel werk, niet systematisch,
vergeten, …
Ad hoc archiveren
15
Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties
• Kleinere set data• wegens automatische regels• onderscheid actief en archivering (data en/of
documenten)• Verhoging performantie• Backup kleiner (sneller, goedkoper)
Operationeel
• Duidelijker voor gebruiker• Up-to-dateEenvoud
• Gepubliceerde regels• KwaliteitBeleid
16
Postverwerking• Reg / acc. / verw.
Klachten en Meldingen• Ref. klacht
Notulenbeheer• Agenda
• Andere : Facturen,
Dossierbeheer• Koppeling aan dossier
Arco DocRoom Routing
Voorbeelden beheersapplicaties
17
Beschikbaarheid documenten
• Snelste media• Tragere media
Online beschikbaar
• Automatisch teruggehaald• Kan worden ter beschikking gesteld
• mits interventie ICT• Mits gebruikersoperatie
Offline beschikbaar
• VerwijderdNiet meer beschikbaar
18
Emails in categorieën
• In beheersapplicatie toevoegen• Op de centrale mappenstructuur plaatsen• Niet : in aparte mail mappen
Emails gekoppeld
aan kerntaken
• in aparte mailbox laten (actief / archief) • of in mail mappen plaatsen
Emails buiten kerntaken
• Privé-mails• Onbelangrijke / ongewenste emailsAndere
19
Emails archiveringsimpact
• Vallen onder algemene archiveringsdefinitie
Emails gekoppeld
aan kerntaken
• AandachtspuntEmails buiten kerntaken
• Geen specifiek archiveringsdoelAndere
20
- Formaat : msg, HTML, RTF
21
Uniciteit document
• Geldig voor email en voor document• Berekening of document uniek is (basis is hash code)• Automatische actie indien dubbel :• Document (indexen) 2 x opslaan• Bestand 1 x opslaan• Melding dubbel : • Via een rapport• Is een query op de dubbels• Bv per project of projectleider• Eventueel emailbericht periodiek•Mogelijkheid tot vergelijken van de dubbels document• Niet interactief (aandacht op performantie)
22
Automatische overname properties (eigenschappen)
• Subject • From• To• Cc• Date• Bijlagen
Document
• Titel• Datum• (Auteur)
23
Emails in mailbox archiveren
• Persoonlijke mail mappen• Mail archief• Kan op goedkopere schijven dan de
actieve mailbox
Herleggen naar server
locatie
• Automatisch archiveren• Mails op tragere dragers worden
automatisch (trager) opgehaald• Vergt bijkomende hardware /
software
Storage Management
Software / Hardware
24
Agenda
•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten
25
Technieken mbt harde schijven
•Snelste technologische evolutie•Meeste verbreide technologie•Enorme opslagcapaciteiten•Sterk gedaalde prijzen•Groot aanbod (leveranciers, types)•Hoge beschikbaarheid
26
Passend gebruik techniek harde schijven
• DAS : direct verbonden schijven• NAS : eigen systeem verbonden aan
het netwerk• SAN : opslag hangt aan servers en is
flexibel inzetbaar
Breed aanbod
technieken
• Snelle compacte schijven : on-line data• Tragere grote schijven : documenten,
archiefdata• Hiervoor verschillende back-up
strategie
Passend inschakelen
van
27
Backup strategie
• Gekoppelde snelle schijven in RAID
• Backup op snelle magnetische tapes
On-line data
• Replicatie op andere schijven (mirroring, copie op NAS in ander gebouw, ..)
• Eventueel tape backup
Archief, on-line
documenten
28
Backups en lange termijn
•Geen enkele harde schijf of tape garandeert bewaring op lange termijn•Beschikbaarheid garanderen door :•Magnetische schijf : replicatie op andere schijven•Backups opnieuw maken (bv. 1 x / jaar)
29
ICT
• Voldoende recente hardware• Met correct hardware contract
Hardware correct
• Overkoepelt applicaties en afdelingen• 1 server per applicatie niet rendabel• Door echt beleid en visie meer doen zonder
budgetverhogingInfrastructuur
• Juist kwalificaties (intern of extern)• Betrouwbaarheid moet evidentie zijn
Kwaliteit ICT-procedures
en personeel
30
Optische schijven
• Evolutie : • technieken (CD, DVD, UDO, Blue-Ray, …)• capiciteiten• Standalone of jukebox varianten• Professioneel gebruik voor grote volumes heeft dalende tendens • Verschillen in MTBF en software stabiliteit• Verschil in methode wegschrijven • Multisession of niet• Mikken op geregeld wegschrijven of eerder eenmalig schijf vullen
31
Appliance
• Appliance• Garantie rechtsgeldigheid• Niet zomaar uitwisbaar•Maatregelen rond LT bewaring• Fysische bescherming schijven• Ingebouwd storage management en near-line• Storage Management HW en SW• Gericht aanbod van specifieke hardware vendors• Gemengd gebruik van hardware technologieën
32
Agenda
•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten
33
Bestandstypen
• Oorspronkelijk formaat behouden• Leesbaarheid : • passende viewer, • Backwards compatibiliteit
• Omzetten : • Wat : • Alleen lezen : PDF (v. 1.X, PDF/A)• Zelfde type formaat, maar recenter• Andere standaarden, bv ODF• Hoe : • Handmatig• Batch • Wanneer : • Meteen als bijkomend bestandstype (PDF)• Nadien (PDF)
34
PDF/A (ISO)
• 1 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.4• 1a volledig doch grafisch niet steeds waarheidsgetrouw• 1b grafisch correcte weergave. Met metadata, digitale
handtekening. Enkele beperkingen (geen bijlagen, geen versleuteling, …)
• 2 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.7• Backwards compatible• Diverse verbeteringen•Ondersteunt functies PDF 1.5, 1.6, 1.7
35
Versie compatibiliteit
•PDF 1.7 – Acrobat Reader 9, 8•PDF 1.6 – Acrobat Reader 7•PDF 1.5 – Acrobat Reader 6•PDF 1.4 – Acrobat Reader 5•PDF 1.3 – Acrobat Reader 4