“ CÓMO SER COMPETITIVO SIN FRACASAR EN EL INTENTO ” SIN FRACASAR EN EL INTENTO ”
06 Ponencia: ¿Cómo empezar o seguir en BPM sin arruinarnos en el intento?
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Cloud BPM Discovery Seminar - Cómo Empezar o Seguir en BPM sin Arruinarse en el Intento
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proceeditCloud BPM Discovery Seminar
Cómo Empezar o Seguir en BPM sin Arruinarse en el Intento
Cloud BPM Discovery Seminar - Cómo Empezar o Seguir en BPM sin Arruinarse en el Intento
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Tres buenas Preguntas … y sus Respuestas
¿Qué es lo más
importante en BPM?¡Empezar!
Porque, cuanto más se tarda en
empezar, más beneficio (dinero $!)
se pierde cada día que pasa.¿Porqué?
Pero, ¿cómo empezamos,
… o seguimos? ???
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Dos Formas de Empezar … o Seguir
1) Mapa de Procesos.
2) Descripción formal de todos los Procesos.
3) Desarrollo a medida de cada Proceso.
1) Lista corta de Procesos.
2) Priorización del próximo Proceso a desarrollar.
3) Despliegue rápido por reutilización/personalización.
Tradicional1
Ágil2
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Metodología proceedit
Taller “BPM Think & Go
WorkShop”
20 horas presenciales.
Dirección General (parcial) y
Directivos Funcionales
Descubrimiento y pre-Análisis
de Procesos 360º.
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Pasos 1 > 6 Metodología proceedit
Analizar1
Lista Corta2
Categorizar3
Escoger 1!4
Desplegar5
Encadenar6
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Equipo de Trabajo
Dirección
Comercial
Operaciones
Administración
Finanzas
Recursos Humanos
Organización y Procesos
Calidad, Auditoría, Control
TI
Consultoría Externa
BPM Think & GoWorkShop
Abre y cierraNecesarios
Responsables Funcionales según
procesos
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Pao 1 - Analizar
Como primer paso debe comprobarse que la
organización esté preparada para la implantación
de Procesos automatizados. Puntos a verificar: ¿la
Dirección, apoya firmemente el proyecto?, ¿los
Sistemas Corporativos, están preparados para
servir/aceptar los datos/documentos a tratar?, ¿los
futuros Usuarios Clave, están preparados y podrán
aceptar el cambio?, … Un buen soporte para este
análisis es la utilización de una Matriz de Madurez
de la Empresa.
Analizar1
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Ejemplos de Matrices de Madurez
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Paso 2 – Lista Corta
Preparar una lista corta de entre 10 y 30 posibles
procesos de negocio de la organización, candidatos
a ser optimizados y automatizados, seleccionando:
los más críticos; los que tengan, aparentemente,
un mayor supuesto potencial de ahorro por
automatización; con la mayor rotación (número de
instancias al mes); que representen una mayor
parte del esfuerzo; que tengan un claro potencial
de externalización; del que se reciben más quejas
de los clientes; …
Lista Corta2
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Criterios para Selección Lista Corta de Procesos
1. Alta rotación (instancias por mes).
2. Tratamiento intensivo de
documentos.
3. Alto impacto (utilización por muchos
usuarios internos y externos y por
varios departamentos).
4. Poca complejidad (poca integración
con aplicaciones corporativas).
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Ideas para Selección Lista Corta de Procesos (Top 20)
1. Alta, Modificación y Baja de
Empleado.
2. Seguimiento de Oportunidades.
3. Gestión de Artículos y Realización de
Ofertas.
4. Gestión de Pedidos de Clientes.
5. Planificación, Lanzamiento y
Seguimiento de Actividades.
6. Ingreso, Clasificación, Extracción,
Registro y Revisión Normalizados de
Documentos de Entrada (Mail Box).
7. Edición, Revisión, Aprobación,
Emisión y Registro Normalizados de
Documentos de Salida.
8. Almacenamiento y Distribución de
Documentos de Entrada y Salida.
9. Gestión de Pedidos a Proveedores.
10. Imputación de Horas a Proyectos.
11. Imputación de Gastos a Proyectos.
12.Gestión y Contabilización de
Anticipos y Gastos de Viaje.
13.Organización y Seguimiento de
Reuniones.
14.Gestión de Recursos Compartidos.
15.Gestión de las Decisiones por
Consenso.
16. Facturación de Servicios a Clientes.
17. Ingreso, Tratamiento y
Contabilización Automatizada de
Documentos Contables.
18.Gestión de Quejas y Reclamaciones.
19.Solicitud y Control de Vacaciones.
20.Gestión de Impagados y Recobros.
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Paso 3 - Categorizar
Cada uno de los Procesos de la lista corta se
categorizan por varios criterios: Madurez, Rotación,
Beneficio, Impacto, Complejidad y Riesgo,
expresados de forma numérica. El valor o nivel de
cada criterio se calcula con datos fáciles de obtener
de la propia organización y otros, de mayor
complejidad, los proporcionamos basados en la
experiencia de proceedit en proyectos de
automatización de más de +550 Procesos BPM.
Categorizar3
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Criterios de Categorización
Suma-Producto del importe estimado
en Riesgos x probabilidad de ocurrencia
Número de Tareas del Proceso
+ número de Conectores a establecer
Ahorro en Personal y Documentos +
Incremento de Servicio – Coste BPaaS
% de Empleados y colaboradores
Externos afectados por el Proceso
Número de Instancias
del Proceso que se instancian por mes
Índice de 0 a 9 según
el resultado de la Matriz de Madurez
Rotación
Impacto
Beneficio
Madurez
Complejidad
Riesgo
+
+
+/-
+/-
-
+
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Paso 4 – Escoger 1!
Se asigna un peso a cada criterio y se ordena la
lista corta de Procesos según la resultante de
ponderar los valores asignados a cada criterio de
cada Proceso. Este procedimiento se repite en dos
o tres iteraciones, de forma recursiva para,
finalmente, escoger el primer o el próximo proceso
a desplegar, con el máximo consenso entre los
participantes en el taller BPM Think & Go
WorkShop, de manera que sea la decisión de todos.
Escoger 1!4
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Criterios de Categorización
Lista Corta de Procesos y Priorización
Criterio de Priorización >
Madurez RotaciónBeneficio
NetoImpacto Riesgo
Complejidad
Índice
Signo + + + +/- +/- - ∑P
Factor de Ponderación >
0,10 0,10 0,20 0,,10 0,20 0,30 1,0
Unidad > GradoMiles de Instancia
s/Mesk€/Mes
% Empleado
sk€ x %
Tareas + Conectore
sNo. Prioridad
Proceso A 5 2.000 25 5 1.200 40
Proceso B 3 100 10 90 600 50
Proceso C 9 5 2 25 -200 24
Proceso D 7 5.000 200 2 500 50
Proceso E 1 400 80 56 300 6
Proceso F 4 1.200 120 33 -800 120
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Priorización y Selección del Próximo Proceso
Lista Corta de Procesos y Priorización
Criterio de Priorización >
Madurez RotaciónBeneficio
NetoImpacto Riesgo
Complejidad
Índice
Signo + + + +/- +/- - ∑P
Factor de Ponderación >
0,10 0,10 0,20 0,,10 0,20 0,30 1,0
Unidad > GradoMiles de Instancia
s/Mesk€/Mes
% Empleado
sk€ x %
Horas Esfuerzo No. Prioridad
Proceso A 4,5 3,6 1,0 0,3 9,0 2,7 3,6 3
Proceso B 2,3 0,2 0,4 9,0 6,3 3,5 2,6 4
Proceso C 9,0 0,0 0,0 2,4 2,7 1,4 1,9 5
Proceso D 6,8 9,0 9,0 0,0 5,9 3,5 5,6 1
Proceso E 0,0 0,7 3,5 5,5 5,0 0,0 1,8 6
Proceso F 3,4 2,2 5,4 3,2 0,0 9,0 4,3 2
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Paso 5 - Desplegar
Analizar, desarrollar o personalizar, integrar,
desplegar, operar, monitorizar y micro-externalizar
el primer o el próximo Proceso a ser implementado,
siguiendo para ello las 3 etapas de la cadena de
valor: 1 Optimización (OPEX), 2 Automatización
(BPM-SOA) y 3 µExternalización (µBPO), ya sea
con recursos propios internos, recursos externos o
formando equipos mixtos con personal propio y
consultoras especializadas externas (lo más
aconsejable).
Desplegar5
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Cadena de Valor en 3 Pasos
Excelencia Sostenida
Automatización
Optimización
µExternalización
OPEX
BPM-SOA
µBPO
1
2
3
33% $
27% $
10% $
Objetivo >
Externalización por
Tareas, no por Procesos
o por Departamentos
Presentation - The BPaaS Company
Cadena de Valor - OPEX
Ahorros
Leyen
da
de T
ipo
s
de T
areas
Proceso Actual
Proceso µExternalizado
Proceso Normalizado y Formalizado
Proceso Optimizado
Proceso Automatizado
??
? ??
??
?? ?
??
tarea
Co
ste
Duración
25 %1
40 %1
25 %1
10 %1
70 %
Ahorro
BPM-
SOA
OPEX
OPT
OPEX
BPAµBPO
0
1
2
3
4
1 - Datos de ahorros obtenidos de fuentes y experiencias diversas, propias y de terceros.Tareas Externalizadas
Sin Valor Añadido
Automatizables
Ahorros
Alto Valor Añadido, Internas
Valor Añadido Medio, Externalizables
Bajo Valor Añadido, Externas
Presentation - The BPaaS Company
Cadena de Valor – BPM-SOA
Data Base
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea n
Actores >
Proceso >
Acciones
Content Base
Contenido Datos
¡Conduce
la Acción! BPM
Registran
el Pasado
ERP
/CRM
Guardan el
Contenido
DMS
/ECM
Trans
acción 1
Transacciones
SOA SOA SOA
Presentation - The BPaaS Company
Cadena de Valor - µExternalización Tarea a Tarea
Operadores µBPO
Usuarios
del Cliente
I D
F
Compuerta Desviadora para aplicación de
Reglas de Negocio para desvío a
Operación Externa
Tarea Personal 1
Interna
Tarea Personal 2
Externalizable T
Tarea Personal 2
Externalizable
Tarea 4
Automatizada
Tarea poco crítica, de complejidad y valor
añadido medio, que se puede realizar
internamente o externalizarse dependiendo
de la mayor o menor demanda o de la
menor o mayor disponibilidad de recursos
internos para realizarla
Tarea crítica que
siempre se realiza
internamente
Operaciones ExternasOperaciones Internas
Tarea Personal 3
Externa
Temporizador para Desvío a
Operación Externa por
superar tiempo máximo de
realización de la Tarea
Tarea de poco valor
añadido, baja complejidad
y criticidad que siempre se
externaliza
Desvío a Operación Externa
por superar un máximo de
Tareas en cola
µBPO
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Paso 6 - Encadenar
Los perfiles implicados en las etapas de la cadena
de valor OPEX>BPM-SOA>µBPO son distintos, por
tanto, finalizada la fase OPEX del primer Proceso A,
el equipo BPM-SOA toma el relevo para actuar
sobre el mismo y el equipo de OPEX aborda ya el
Proceso B. Igualmente, una vez automatizado el
Proceso A, entra el equipo de µBPO a atacar la fase
de µExternalización, quedando liberado el equipo
BPM-SOA para el Proceso B, encadenando así las
etapas OPEX>BPMA>µBPO.
Encadenar6
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Priorización y Selección del Próximo Proceso
OPEX BPM-SOA μ BPO
1
2
2
3
33
Process A
OPEX>
BPM-SOA>
μBPO
4
4
4Process D
Process C
Process B
Process
Deployment
Sequence
Process
Deployment
Engine
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Planificación Encadenada del Despliegue BPM
Proceso
A
Proceso
B
μExternalización
Proceso C
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12
Optimización
Automatización
μExternalización
Optimización
Automatización
Optimización
Automatización
μExternalización
OPEX
BPM-SOA
μBPO
1 nuevo Proceso
cada 2 meses
por Equipo
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Servicios Integrados BPaaS
Contenidos
AplicacionesCliente
Final
Procesos
Ad
min
istr
ació
n
550+Procesos BPM
“prêt-à-porter”Soporte Operacional
Servic
ios B
PaaS
• OCR
• ICR
• BPMS
• BRMS
In
terfa
ces
• CRM
• ERP
• dyPAS
• …
• SSE
• DBs
• ECM
• DSM
• Bigdata
• …
• Inbox
• BI
• BAM
• CPM
Infraestructura/Plataforma• DaaS
• IaaS
• PaaS
• Safety
• ESB
• LDAPs
• ADs
• …
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Modelo BPaaS sin Barreras de proceedit
Sin coste ni compromiso hasta no ver la solución funcionando a
plena satisfacción del cliente (con todos los “ya ques”, probado
por usuarios claves e integrado con aplicaciones en pruebas).
Sin inversión ni riesgos tecnológicos.
Sin ataduras con fabricantes … para siempre > fácil migración.
100 % personalizado e integrado con sus aplicaciones
corporativas.
Datos y documentos donde el cliente diga.
A bajo coste, siempre < 25 % del ahorro tangible.
Todo agrupado en una sola cuota mensual, variable según
demanda de recursos.
Sin costes operativos netos.
Sin cuotas ni permanencias mínimas.
Sin costes internos escondidos.
No es un sueño … ¡es proceedit!
¡ Ni CAPEXNi OPEX !
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Por qué Empezar … o Seguir con proceedit
Potencia y
Cobertura
Producto
Factoría
BPM
Modelo de
NegocioAcademia
Servicios
BPaaS
Paid-by-
Savings
Clúster
Multinacional
+35 Miembros
Catálogo +550
Procesos
prêt-à-porter
Costes < 25 %
del Beneficio
0 Inversión
Low cost:
< 0,15 €/Tarea
Talleres
OPEX>BPM-
SOA>µBPO
Try & buy or
lease =
0 Riesgo
Estándar >
Reutilización
Vendor
Independent >
Migración
¡ Ni CAPEXNi OPEX !
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Modelo Ni CAPEX - Ni OPEX
Pruebas Operación con Ahorro Neto
Día Inicio
Operación0
ROI < 1
Semana
Ah
orro B
ru
to
Cu
ota
BP
aaS
Ah
orro N
eto
Facturación
Mes 4-6
Amortización Cuota BPaaS
Ahorro
Bruto
Ahorro
Neto
Coste BPaaS
siempre < 25 %
del Beneficio Bruto
30
Línea de
Ahorro Bruto
Punto
Muerto
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¿Qué le aporta BPaaS by proceedit?
BPaaS by
proceedit
SusProcesos
de Negocio
OPEX
ASM>SOA>BPM
µBPO
Automatiza
µExternaliza
Ahorra
Monitoriza
Tracea/Audita
0,7 US$ netos x Tarea realizada
Qué, quién, cuándo cómo, porqué, … ?
KPIs en Tiempo
Real
Optimiza
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A qué nos Dedicamos?
Conseguimos que el despliegue BPaaSsea abordable y
sostenible y, por lo tanto, ¡masivo!
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¿Preguntas?
¿Preguntas?
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Contact Information
Jordi Morera, proceedit
Business Development Director
+34 669 437 871
Josep Cos, proceedit
Managing Director
+34 660 193 163
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V 01 P 33
Gratitud
¡Muchas gracias
por su atención!
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Formación en Academia proceedit
OperacionesTecnologíaNegocioEstrategia
Nivel 1
Generalista
Nivel 2
Especializado
Nivel 3
Experto
BPM Discovery
Seminar
BPM Think & Go
WorkShop
SOA
WorkShop
BPM Coaching Seminars
Cursos
OPEX & BPM
Cursos
ASM>SOA>BPMSCursos µBPO
ASM>SOA>BPMµBPO
WorkShop
ASM
WorkShop
OPEX
WorkShop
BPM
WorkShop
BPM Deployment
WorkShop
µBPO
OPEX