04.KSI-ABC

5/14/2018 04.KSI-ABC - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/04ksi-abc 1/9

Konsep Sistem Informasi A 4

MAIL MERGE pada Microsoft Office

Apakah yang dimaksud dengan Mail Merge?

Anda mungkin pernah mendengar, disekitar tempat kerja, tempat pendidikan dan lain-lain.

Kalau Mail Merge adalah sarana untuk membuat surat-surat, benarkan demikian?

Sebenarnya tidak salah, Mail Merge adalah salah satu fitur yang diberikan oleh Word Processor

untuk menempatkan konten dari data yang ada baik dalam bentuk database, spreadshet, list

teks dalam bentuk tabel, ke dalam dokumen Word Processor.

Fitur ini bukan hanya untuk membuat surat-surat saja namun juga dapat untuk mencetak data

pada label, amplop, ataupun direktori.

Dalam membuat Mail Merge terdapat 2 hal yang dibutuhkan yaitu dokumen dan data.

Dokumen berfungsi sebagai layout (susunan, rancangan, ataupun draft surat) yang bersifat

statis, sedangkan data (yang dapat disimpan dalam file word processor, spreadsheet, maupun

database) sifatnya dinamis.

Berikut langkah-langkah membuat Mail Merge:

1. Buatlah terlebih dahulu Dokumen Utama

sebagaimana layaknya penulisan dokumen biasa

2. Pilih menu Tools – Letters and Mailings – Mail Merge Wizard…

3. Akan muncul menu Mail Merge seperti pada tampilan

disamping berikut

4. Step 1, Pilih Letters, Klik Next: Starting document

5. Step 2, Pilih Use the current document, Klik Next:

Select recipients

6. Step 3, Pilih Type a new list, Klik Next: Write yourletter

7. Maka akan muncul menu untuk mengisi data seperti

berikut

Copyleft©tsetiaji Halaman 1




8. Untuk memilih field-field yang digunakan klik tombol Customize tampil menu

9. Setelah data diisi (pada langkah ke 7) klik tombol Close, kemudian tampil





10. Ketik Nama File, kemudian klik tombol Save

11. Step 3, Pilih Use an existing list, Klik Next: Write your letter

12. Step 4, Pilih More items…, Klik Next: Preview your letters

13. Step 5, Klik << atau >> untuk melihat hasil lalu klik Next: Complete the merge

14. Step 6, Pilih Print…, untuk mencetak surat yang sudah jadi

.




Konsep Sistem Informasi B 4

dBASE III+

dBase III adalah suatu paket database management system. Yang dimaksud dengan databasemanagement adalah penyimpanan data menurut aturan tertentu untuk memudahkan

pencarian ataupun pengolahan data. Misalnya seoarng dokter di tempat prakteknya,

menyimpan daftar pasien berdasarkan abjad, atau dalam satu kantor dengan masing-masing

pegawai diidentifikasi dengan nomor tertentu.

Hirarki data dalam database dapat digambarkan sebagai berikut :

– Field : bagian (item) terkecil dari suatu database – Record : kumpulan beberapa field yang saling berkaitan & membentuk informasi – File : kumpulan dari semua record yang sejenis –

Database

: gabungan berbagai file yang terpadu

Contoh :

FILE PEGAWAI

record 1 NO

001 DEPT

01 NAMA

ANI ALAMAT

Jl. Nangka 12 GAJI

300000 record 2 002 03 BENI Jl. Anggrek 15 250000 record 3 010 05 SANDRA Jl. Salemba 31 400000

field 1 field 2 field 3 field 4 field 5 JENIS FILE DALAM DBASE III

1. Database File ( .DBF)

Database file adalah file yang terdiri dari record-record yang berguna untuk

penyimpanan data.

2. Database Memo File ( .DBT)

Database memo file adalah file pembantu dari database file yaitu digunakan untuk

menyimpan isi dari memo field.

3. Memory File ( .MEM)

Memory file berfungsi untuk menyimpan isi dari memory variabel yang akan

digunakan. Dapat menyimpan mksimum 256 memori variabel. Untuk membuat file ini

gunakan perintah ‘SAVE’ dan jika akan membaca kembali maka gunakan perintah

‘RESTORE’.

4. Command File ( .PRG)

Command file adalah file yang berisikan instruksi (program). File ini dibuat dengan

menggunakan perintah MODIFY COMMAND. Untuk mengetahui hasil dari file

(mengeksekusi) program tersebut digunakan perintah DO.





5. Report Form File ( .FRM)

Report form adalah file laporan yang berisikan field-field dari suatu database file yang

akan dicetak ke layar atau printer. Cara membuatnya melalui perintah CREATE REPORT.

6. Text Output File ( .TXT)Text output file adalah file yang berisikan ASCCI standard.

7. Index File ( .NDX)

Index file adalah file yang berisikan key (field-field yang diindex).

8. Format File ( .FMT)

Format file adalah file yang berisi program untuk menangani bentuk penampilan data

di layar.

JENIS DATA

Dalam dBase II data-data terbagi dalam beberapa tipe :

– Character String (C) adalah semua karakter yang ada dalam tabel ASCII.

– Numerik (N) adalah angka-angka, baik positip maupun negatip.

– Logical (L) adalah suatu data yang hanya mempunyai dua kemungkinan yaitu benar atau

salah. Pada dBase III, benar direpresentasikan oleh .T. dan salah direpresentasikan oleh

.F.

– Date (D) adalah data yang digunakan untuk menyimpan tanggal. Pada dBase III, tanggal

direpresentasikan dengan dua cara, pertama cara amerika (MM/DD/YY) dan kedua cara

Eropa (DD/MM/YY). MM adalah bulan, DD adalah tanggal dan YY adalah tahun.

– Memo (M) digunakan untuk mengatur besar block yang sesuai dengan naskah yang kita

buat.

OPERATOR

Operator berfungsi untuk melakukan suatu operasi antar dua item yang berjenis data

sama, untuk memperoleh suatu hasil tertentu. Jenis operator ada 3 buah:

1) Operator Matematika

Operator matematika dilakukan pada data numerik yang menghasilkan nilai dengan

jenis data numerik juga.

Simbol-simbol yang digunakan pada operasi matematika ini adalah : / (pembagian), *

(perkalian), + (penjumlahan), – (pengurangan), ̂ atau ** (pangkat).

Urutan prioritas masing-masing operasi adalah : pangkat, perkalian dan pembagian,

penjumlahan dan pengurangan.

2) Operator Relasi

Operator relasi dapat dilakukan antara dua data dengan jenis numerik, karakter string,

dan tanggal. Operator relasi memberikan hasil benar (.T.) atau salah (.F.).





Contoh :

Misalkan nilai A = 10 dan B = 15

Jika Nilai C = A < B, D = B < A

Maka Nilai C adalah .T. dan D adalah .F.

3) Operator Logika

Operator logika memberikan hasil benar (.T.) atau salah (.F.) dari operasi dua ekspresi

ekspresi logika. Operator logika pada dBase III ada 3 buah yaitu : .AND. .OR. dan .NOT.




Konsep Sistem Informasi C 4

KONSEP INFORMASI

DEFINISI INFORMASI

Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi

dan sebagainya. Tetapi ada beberapa gagasan yang mendasari pemakaian istilah “informasi”

dan sistem informasi.

Definisi umum untuk “informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut:

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya

dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi.

Dengan perkataan lain, sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi, Ataulebih tepatnya, sistem pengolahan yang mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna atau informasi bagi penerimanya.

Penyimpanan

Data Pengolah Informasi

Transformasi data menjadi informasi

Dengan adanya hubungan data dan informasi ini, maka kedua kata tersebut seharusnya tidak

saling ditukar pemakaiannya.

“Data”, bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol mewakili

kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter-karakter yang dapat

berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah

dalam bentuk struktur data, struktur file dan database.

“Informasi”, dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima

informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.

2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada

informasi yang telah ada.





4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu

sebelumnya.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna

karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

Singkatnya istilah “data” dan “informasi” sering salah tukar pemakaiannya. Tetapi ada

perbedaannya yaitu data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi.

Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dapat dianggap

memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data.

MODEL SISTEM KOMUNIKASI

Sebuah model sederhana sistem komunikasi terbentuk sebagai berikut :

Sumber Saluran Tujuan

Ada sebuah pemancar yang memungkinkan simbol-simbol kode di kirim melalui sebuah

saluran kepada sebuah penerima. Pesan yang keluar dari sebuah sumber ke pemancar secara

umum disandi (encoded) sebelum dapat dikirim melalui sebuah saluran komunikasi dan harus

diuraikan (decoded) kembali oleh sebuah penerima agar pesan dapat dipahami si tujuan.

Saluran tadi biasanya bukan penyalur pesan sandi yang sempurna karena bising (noise) dan

distorsi. Ciri ini tampak dalam diagram sebuah sistem komunikasi yang diperluas berikut :

SumberPemancar /Penyandi

SaluranPenerima /Pengurai

Tujuan

Bising &

Distorsi

Ada perbedaan antara bising denga distorsi. Distorsi disebabkan oleh suatu operasi yang

diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain. Bising adalah gangguan tidak menentu dan takterduga. Tujuan sebuah sistem komunikasi adalah membuat reproduksi pesan yang dipilih dari

sumber ke tujuan.

ENTROPI

Istilah “entropi” dipinjam dari termodinamika. Yaitu ketidak teraturan relatif (relative disorder)

atau keteracakan (randomness) dalam sebuah sistem. Informasi adalah sebuah ukuran

keteraturan dalam sebuah sistem dan merupakan lawan dari entropi. Tetapi, rumusan

informasi kerap disebut sebagai “fungsi entropi”. Alasannya adalah karena informasi

diperlukan untuk mengurangi keraguan atau ketidakteraturan atau entropi yang harus

dikurangi.





REDUNDANSI

Sebuah komunikasi jarang terdiri dari informasi yang lengkap komposisinya. Selalu ada saja

elemen yang redundan (kelebihan). Redundansi nampaknya secara sekilas buruk karena

menunjukkan adanya elemen yang tidak diperlukan. Tetapi sedikit redundansi dapat dipakaiuntuk pengendalian kesalahan.

REDUKSI DATA

Kendala (contraints) pada sistem informasi dan manusia sebagai pengolah data menyebabkan

perlunya dipakai beberapa cara untuk mengurangi banyaknya data yang disimpan atau

disajikan untuk dipakai manusia. Metode yang dipakai adalah :

1. Klasifikasi dan Kompresi

Disamping memancarkan semua butiran (item) data indivisu, sistem dapat

menggolongkan butir untuk volume data. Keseluruhan penggolongan (klasifikasi) yang

berbeda-beda menyatakan pemampatan/kompresi data.

Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambilan keputusan.

2. Peringkasan dan Penyaringan Keorganisasian

Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian untuk mendapatkan data

dan saluran komunikasi yang disediakan bagi pengguna. Bila tidak ada prosedur resmi

untuk menggolongkan, meringkas dan menyampaikan pada para pengambil keputusan,

maka isyarat-isyarat dapat tersaing oleh elemen-elemen keorganisasian.

3. Inferensi (Pengambilan Keputusan)March dan Simon memakai istilah “penyerapan tak tentu” untuk reduksi data yangt

timbul bila inferensi/kesimpulan di tarik dari seperangkat data inferensi (bukan data)

tersebut yang dikomunikasikan dalam organisasi. Ini menyebabkan reduksi data yang

cukup besar.


04.KSI-ABC

Documents

Transcript of 04.KSI-ABC