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QM-Dokumentenlenkung

Florian Tüchler

November 2016

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Agenda

Kurze Persönliche Vorstellung

Dokumentenlenkung und Bereitstellung

Live-Demo

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Gesamtsicht QM

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Stakeholder

Betrieb

Organisation

Strategie

QM Gesamtsicht

4

StrategieStrategie, Vision, Mission

ProzesseStrategie, Vision, Mission

OrganisationOrganigramm, Stellen

QM HandbuchGelenkte Dokumente

MaßnahmenZentrales Aufgabenmanagement, CAPA, Wirksamkeitsprüfung, Freigaben, …

IdeenmanagementOrganisationsideen, KVP

Audit ManagementPlanung, Fragenkataloge,

Bewertung

ReklamationenKlassisches REKLA

RisikoRisikobewertung

Non ConformitiesAbweichungsmanagement

CIRSCritical Incident Reporting

ComplianceEinhaltung

Mitarbeiter

Kunden

Lieferanten

Normen/Gesetze

Investoren

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Dokumentenlenkung und Bereitstellung

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Dokumentenerstellung und Freigabe

Die Erstellung von Dokumenten kann auf der Basis von bestehenden Vorlagen erfolgen.

Beim Anlegen eines Dokumentes werden die gewünschten Metadaten, Berechtigungsgruppen, Rollen usw. vergeben. Mit diesen Daten wird anschließend der Freigabeprozess aber auch der Berechtigungsprozess angestoßen.

Nach Freigabe erfolgt die automatische Auslieferung im definierten Zielformat an die festgelegten Stellen. Auch die Zuordnungen und Berechtigungen werden hier automatisch auf Grund der Metadaten vergeben.

Features

Dokumentenvorlagen

„Auslieferung“ in verschiedenen

Formaten

Mehrstufiger Freigabeprozess

Rechteänderung während dem

Freigabeprozess

Automatische PDF Umwandlung

Wasserzeichen Funktion

Rollen (Vorgesetzte) aus Drittsystem

möglich

Laufende Verständigungen

Aufgabenmanagement

Gelenkte Vorlagedokumente

Cockpitfunktionen (Prozessstatus)

…

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Freigabeprozess

Start

Erstellen

Prüfen

Freigeben

Veröffentlichen

Übersetzungen

Wiedervorlage

BeantragenJe nach dem wie „tief“ der Freigabeprozess

gestaltet ist könnte er so aussehen.

Die Ausprägungen, die Aufgaben pro Schritt und

auch der Startpunkt können gemeinsam

erarbeitet und gestaltet werden.

Avanade Österreich kann sie auch an dieser

Stelle organisatorisch begleiten.

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Freigabeprozess

Starten des Prozesses• Festlegen Autor

• Festlegen Prüfer

• Festlegen Zielgruppe

• Befüllen der Parameter (Metadaten)

• Auswahl „Auslieferformat“

• Festlegen Sprache

• Definition der Verantwortlichen

• Verständigungen

• Rechte vergeben

• …

Start

Erstellen

Prüfen

Freigeben

Veröffentlichen

Übersetzungen

Wiedervorlage

Beantragen

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Freigabeprozess

Erstellen / Bearbeiten• Durchführung durch den Autor

• Bearbeiten des Dokuments

• Zugriff auf Inputs

• Versionierung während der Bearbeitung

• Setzen von Rechten

• Setzen des Status

• Verständigungen

– an Prüfer

– an QM

– …

• Erstellen der nächsten Aufgaben

• …

Start

Erstellen

Prüfen

Freigeben

Veröffentlichen

Übersetzungen

Wiedervorlage

Beantragen

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Freigabeprozess

Prüfung des Dokumentes• Bearbeitung / Kontrolle durch den Prüfer

• Zugriff auf Hinweise

• Versionierung während der Bearbeitung

• Ablehnen und Retour

• Freigabe und Weiterleitung

• Setzen von Rechten

• Setzen des Status

• Verständigungen

– an Prüfer

– an QM

– …

• Freigabe des Dokuments

• Beliebig viele Prüfinstanzen

• Parallele und/oder serielle Prüfung

• …

Start

Erstellen

Prüfen

Freigeben

Veröffentlichen

Übersetzungen

Wiedervorlage

Beantragen

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Freigabeprozess

Veröffentlichung• Umwandlung in das Zielformat

• Auslieferung an die Veröffentlichungsstelle(n)

• Setzen des Status

• Verständigungen

• Möglicherweise Weiterleitung an Übersetzung

• Rechte vergeben

• …

Start

Erstellen

Prüfen

Freigeben

Veröffentlichen

Übersetzungen

Wiedervorlage

Beantragen

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Finden von Dokumenten

Das Auffinden von Dokumenten kann über verschiedene Wege erfolgen.

Das QM Handbuch verfügt über eine klassische Strukturierungsmöglichkeit welche das Auffinden über die logische Zugehörigkeit zu Prozessen oder Bereichen erlaubt.

Darüber hinaus bieten grafische Möglichkeiten wie die Prozesslandschaft oder andere Schaubilder die Möglichkeit zur Navigation.

Über die Nutzung von Suchmöglichkeiten können Dokumente auch auf direktem Wege gefunden werden. Hier stehen Suchfenster und SharePoint Search zur Auswahl.

Features

Volltextsuche

Grafische Navigation

Beliebige Suchstufen

Strukturierte Suche über Ansichten

Beliebige Ansichten möglich

Suchfenster (Schnellsuche)

…

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Dokumentenfeedback

Zur Optimierung der weiteren Entwicklung von Dokumenten und Prozessen besteht für den Benutzer die Möglichkeit, Bemerkungen oder Ideen zu dem jeweiligen Dokument einzubringen.

Diese Ideen stehen dann in weiterer Folge beim Überarbeiten der Dokumente zur Verfügung.

Die Lösung kann so eingestellt werden, dass beim Überarbeitungsprozess auf die Vorschläge und Inputs hingewiesen und hingeführt wird.

Optional kann auf die eingebrachten Hinweise ein Feedback eingeführt werden

Features

Beliebige Inputs zu

Dokumenten

Hinweis bei der Überarbeitung

Optional Verständigungen

„Ideenmanagement“ für QM

Dokumente

Änderungshinweise

…

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Überarbeitung und Wiedervorlage

Pro Dokument können Spielregeln definiert werden, wann das Dokument wieder bearbeitet werden muss bzw. wie lang die Gültigkeitsdauer des Dokuments ist.

Auf Grund dieser Daten kann das Dokument automatisch zur definierten Zeit wieder vorgelegt werden und der Freigabeprozess wird wieder gestartet.

Dem QM Manager stehen auch für diese Funktion optimierte Cockpits zur besseren Übersicht zur Verfügung. Diese können auch mit grafischen Darstellungen angereichert werden.

Features

Gültigkeitsdatum

Wiedervorlagedatum

Wiedervorlageprozess

Einsteuern in den Freigabeprozess

Versionierung

Cockpitfunktionen

Aufgabenmanagement

…

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Bestätigte Kenntnisnahme

Bei der Erstellung von QM Dokumenten können Personen oder Gruppen definiert werden, welche ein Dokument nachvollziehbar zur Kenntnis nehmen müssen.

Diese Kenntnisnahmen müssen in weiterer Folge für Recherchen zur Verfügung stehen.

Die Avanade Lösung ermöglicht optional diese automatisierten Kenntnisnahmen zu managen und verfügt über einen entsprechenden Prozess und das dazu gehörige Aufgabenmanagement.

Features

Kenntnisnahmeprozess

Aufgabemanagement

Recherchemöglichkeit

Eingeleitet bei der

Dokumentenerstellung und Freigabe

…

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Optimierte Usability

Avanade bringt die Funktionen und Suchen auf einer aufgeräumten Oberfläche zusammen.

Aufrufe von Funktionen, Übersichten zu Aufgaben finden sich direkt an der Stelle wo sie gebraucht werden. Die Bedienung wird damit noch selbsterklärender und intuitiver.

Auch Aufrufe von QM Dokumenten aus der gesamten SharePoint Landschaft sowie persönliche Links sind möglich.

Features

Suchfenster

Funktionsknöpfe

Logische Navigation

Aufgabensammler

Lenkung durch Prozesslandkarten

Standardnahe Umsetzung

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Mitgeltende Dokumente

Bei der Erstellung von QM Dokumenten kann auf mitgeltende Dokumente verweisen und auch verlinkt werden.

Diese mitgeltenden Dokumente unterliegen unter anderem auch einem Freigabeprozess. Beim Löschen von Dokumenten wird auf diese Verknüpfungen geachtet und entsprechende Sperrhinweise gebracht.

Features

Gelenkte mitgeltende

Dokumente

Prüfen der „Vernetzung“ von

Dokumenten

Verlinkung von Dokumenten

…

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Rechtestrukturen

Die Berechtigungen für die Dokumente werden auf der Ebene der Dokumente vergeben und werden im Freigabeprozess festgelegt.

Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt dann automatisiert durch den Freigabeworkflow.

Auf diese Weise können in einem zentralen Handbuch „personalisierte Informationen“ bereitgestellt werden.

Damit können auch vertrauliche Verfahrensanweisungen über ein zentrales System gefahren werden.

Features

Berechtigungsvergabe

im Prozess

Berechtigung gegen unterschiedliche

Quellen möglich

Rechtevergabe am Dokument

AD Integration

Synchronisation optional aus

Fremdsystemen (z.B. HR) möglich

…

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Sprachen

Die Dokumentenlenkungslösung von Avanade erlaubt den Umgang mit Dokumenten und Oberflächen in mehreren Sprachen.

Der Freigabeprozess kann den Übersetzungsprozess an passender Stelle einbauen und verschiedene zusammengehörige Sprachversionen verwalten.

Die Freigabe erfolgt pro Sprache und läuft (wenn gewünscht) durch den Standard Freigabeprozess.

Die Umsetzung der Sprachunterstützung am SharePoint erfolgt durch das Zusatztool POINTFIRE, welches ein standardnahes Handling der verschiedenen Sprachen erlaubt.

Auch mehrsprachige Oberflächen können damit optimal unterstützt werden.

Features

Beliebige viele

Inhaltssprachen

Standardnahe Umsetzung

Oberflächensprachen

Standard Tool

Laufende Erweiterbarkeit

Verwendbar am gesamten SharePoint

…

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Aufgabenmanagement

Für das optimale Abarbeiten der verschiedenen Prozesse steht in der Lösung ein zentrales Aufgabenmanagement zur Verfügung.

Es können damit an zentraler Stelle die jeweiligen Aufgaben der Mitarbeiter und die entsprechenden Status eingesehen und gesteuert werden.

Das Aufgabenmanagement kommt an unterschiedlichen relevanten Stellen zum Einsatz.

Features

Workflowaufgaben

Manuelle Aufgaben

Aufgabencontrolling

Nutzung von SharePoint Standards

Standardnahe Erweiterungen

Aufgabencockpit

…

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Verwaltbarkeit

Die optimale Pflege und Weiterentwicklung des Systems wird in der Avanade Lösung durch einige Ansätze sichergestellt.

Die Umsetzung erfolgt auf der Basis von Standards und kann damit jederzeit von Ihnen aufgegriffen und weiter entwickelt werden.

Die Verwendung von Standardzusätzen ermöglicht Ihnen eine äußerst effiziente Realisierung und sichert uns gleichzeitig zu einem hohen Maß die Versionssicherheit bei neuen SharePoint Versionen.

Features

Rechtesystem

Parameterdatenbanken

Customizing Ansatz

Standard Zusatzprodukte

Nintex

Muhimbi

POINTFIRE

Filterzen

Versionssicherheit

„No Code“ Strategie

…

Herzlichen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit!