03 Grundlegende Stammdaten in ERP (03/15)

Stammdaten vs.

Bewegungsdaten

Daten in ERP & SAP

Stammdaten vs. Bewegungsdaten

Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert

bleiben

Bewegungsdaten ergeben sich aus einem Geschäftsprozess

Stammdaten sind (meistens) notwendig, um einen Geschäftsprozess im

ERP-System abwickeln zu können, oder stellen zumindest die „Vorlage“ für

Daten dar - damit man die Daten nicht immer wieder eingeben muss

Stammdaten referenzieren immer Organisationsstrukturen!

Beispiel (Erfassung eines Kundenauftrags im Verkauf):

– Kunde muss im System als Stammdatum gepflegt sein

– Das zu verkaufende Produkt (Material) muss im System als Stammdatum gepflegt

sein

– Der Preis sollte im System als Stammdatum gepflegt sein

– Der Auftrag selbst wird ein Bewegungsdatum werden – weitere Bewegungsdaten

sind der Bestand des Produkts (Materials), die Lieferung, der Transport

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 2

Exkursion: Der Auftragsbearbeitungsprozess

Folie aus “Methoden (Grundlagen) der WI”


Bestellung

als Auftrag

eingeben

[Laud]

Exkursion: Architektur eines integrierten Systems

Folie aus “Methoden (Grundlagen) der WI”

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 4 [Laud]

Stammdaten vs. Bewegungsdaten (2)

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 5 Datenbank des ERP-Systems

Beispiel: Abbildung auf Auftragsabwicklungsprozess

Tabellen für

Bewegungsdaten

Tabellen für Stammdaten Applikation

für Vertrieb

Vertriebs-

prozess

nutzt

Select …

Update/ Insert

Identifikation von Stammdaten

Identifikation von Stammdaten

– Stammdaten können „sprechend“ sein, oder „nicht-sprechend“ kodiert vorliegen

– „sprechende“ Stammdaten sind für den Nutzer oftmals intuitiver zu verstehen,

aber systemseitig/ prozessseitig nicht immer optimal – sie enthalten Information

über die Semantik des Objekts direkt in der entsprechenden Kodierung

Beispiel: Materialnummern nach gewissem Schema – etwa ein Rohmaterial hat

immer eine „0“ an einer gewissen Stelle - Beispiel: TTTT0NN

Kodierung der Stammdaten

– Durch interne Nummer – Nummer wird durch System generiert

Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum über Referenzen, wie Texte,

Klassifikation

– Durch externe Nummer - Nummer wird extern vorgegeben

Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum durch Kenntnis der Nummer – etwa da

die Nummer „sprechend“ kodiert ist


Kunden und Lieferanten

Stammdaten

Kunden & Lieferantenstamm

Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.1 im Buch von Benz!

Prozesse mit Geschäftspartnern eines Unternehmens:

– Beschaffung und Vertrieb von Sach- und Dienstleistungen

Benötigt: Information über Lieferanten und Kunden

– Daten werden in SAP in entsprechenden Stammsätzen, mit Bezug auf

die Organisationsstrukturen, gepflegt.

– Was müssen wir über unsere Kunden/ Lieferanten wissen ?


Definition Kunde (Debitor)

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon:

– Tatsächlicher oder potenzieller Nachfrager auf Märkten. Kunden können

Einzelpersonen oder Institutionen (organisationales Kaufverhalten) mit

mehreren Entscheidungsträgern sein. Sog. Schlüsselkunden sind aus der

Anbietersicht aufgrund ihres Kaufvolumens oder anderen Merkmalen von bes.

Bedeutung (Key Account Management).

Definition laut SAP:

– Geschäftspartner, mit dem Geschäftsbeziehungen im Hinblick auf die Abgabe

von Produkten und/oder Dienstleistungen bestehen können.


Kundenstamm (Debitorenstamm)

Zentrale Datenhaltung von Kundenstammsätzen in einem SAP-ECC-System

– Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt

– Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt

Kundenstammsätze werden von der Buchhaltung und dem Vertrieb genutzt

– Sichten-Konzept

Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen


Vertriebsweg,

Sparte,

Verkaufsorganisation

(Benz, 2011)

Definition Lieferant (Kreditor)

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur für Kreditor):

– 1. Begriff:

a) I.e.S.: Gläubiger einer Unternehmung aus den auf Kredit bezogenen Waren

(Gläubiger).

b) I.w.S.: Gläubiger aller Art, z.B. auch Bank- und Darlehensgläubiger,

Maschinenlieferanten.

– 2. Buchung: Die Konten der Kreditoren werden in den Büchern des

Unternehmens beim Warenbezug erkannt (Gutschrift ins Haben) und bei

Begleichung der Rechnung belastet (Lastschrift ins Soll); häufig in Form des

Kontokorrents.

Definition laut SAP:

– Geschäftspartner, von dem Materialien oder Dienstleistungen bezogen werden

können.


Lieferantenstamm (Kreditorenstamm)


Zentrale Datenhaltung von Lieferantenstammsätzen in einem SAP-ECC-System


– Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt

Lieferantenstammsätze werden von der Buchhaltung und dem Einkauf genutzt

– Sichten-Konzept

Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen

(Benz, 2011)

Frage ….

Warum verlinken wir den Kundenstamm und

den Lieferantenstamm mit der Buchhaltung ?

– Warum nicht nur mit dem Vertrieb und dem

Einkauf ??


Rolle des Abstimmkontos

Das externe Rechnungswesen im SAP-System ist in ein Hauptbuch und mehrere

Nebenbücher untergliedert.

Das Hauptbuch ist Grundlage für die Erstellung von Bilanz sowie GuV und enthält

Forderungs- und Verbindlichkeitskonten.

Lieferanten und Kunden werden aus auf Nebenbüchern als Offene-Posten-

Buchhaltung geführt.

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 14 (Benz, 2011)

Exkursion: Grundlagen Buchführung

Basis: Buch von Wünsche (BWL für IT-Berufe – Kapitel 7)

Prinzip der doppelten Buchführung


Verbuchung eines

Geschäftsvorfalls

(Wünsche, 2010)

Exkursion: Grundlagen Buchführung (2)

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 16 Industriekontenrahmen

(Wünsche, 2010)

Beispiel einer Bilanz

Aktivseite:

– Wie werden meine Mittel verwendet ?

– Welche Arten von Vermögen ?

– Wo ist es investiert ?

Passivseite:

– Quellen des Kapitals ?

– Wie bin ich finanziert ?

Basiert auf buchhalterischen Transaktionen

Existiert pro Buchungskreis – ebenso die

zugeordneten Konten (wie etwa Sachkonten)

Details zu Bilanzen: Gabler Wirtschaftlexikon

http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/bilanz

.html

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 17 (Wikipedia)

Bilanzgliederung nach § 266 HGB

Exkursion: Grundlagen Buchführung (3)

Bestandskonten

Bankkonten

Erfolgskonten


(alle Bilder aus Wünsche, 2010)

Bemerkung: Komplette Geschäftsvorfälle sehen in unserem ERP-

System in Detail etwas anders aus als im Buch von Wünsche

Datenbereiche Kundenstamm

Pflege der Allgemeinen Daten pro Kunde

Pflege der Buchungskreisdaten pro Kunde & Buchungskreis


(Benz, 2011)

(Benz, 2011)

Datenbereiche Kundenstamm (2)

Pflege der Daten pro Vertriebsbereich


(Benz, 2011)

Datenbereiche Lieferantenstamm

Pflege der Allgemeinen Daten pro Lieferant

Pflege der Buchungskreisdaten pro Lieferant & Buchungskreis


(Benz, 2011)

(Benz, 2011)

Datenbereiche Lieferantenstamm (2)

Pflege der Daten pro Einkaufsorganisation


(Benz, 2011)

Materialien

Stammdaten

Materialstamm

Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.2 im Buch von Benz!

Geschäftsprozesse eines Industrieunternehmens verwenden oft

Materialien:

– Die beschafften und vertriebenen Sach- und Dienstleistungen

Benötigt: Information über Material

– Art des Material (Rohstoff, Betriebsstoff, ..)

– Art der Beschaffung (einzeln, auf Palleten, in Fässern)

– Wert im Lager

– Art der Lagerung (zusammen mit …)


Definition Material/ Materialstamm

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur Material):

– Stoffe; Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe der Fertigung sowie

Kleinmaterial, bezogene Normteile, einbaufertige Aggregate, wiederverwertbare

Reststoffe etc., d.h. vorwiegend Ausgangsstoffe der Produktion. Halb- und

Fertigerzeugnisse und selbst gefertigte Bestandteile gehören nicht zum

Material.

Definition laut SAP (Material):

– Gut, das Gegenstand der Geschäftstätigkeit ist.

– Mit einem Material wird gehandelt, es wird bei der Fertigung eingesetzt,

verbraucht oder erzeugt.

Definition laut SAP (Materialstamm):

– Im Materialstamm werden alle in einer Firma vorkommenden Materialien und

deren wesentliche Daten geführt.


Materialstamm


Stammdatum zur Abbildung aller Produkte (Fertigwaren, Zwischenprodukte, Rohmaterial)

Zentrale Datenhaltung von Materialstammsätzen in einem SAP-ECC-System


– Von den meisten Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt

Material besitzt eine Reihe von Sichten, die den Prozessen der verschiedenen Abteilungen zugeordnet sind

– Sichten-Konzept

Sichten bezogen auf Vielzahl von Organisationsstrukturen, wie Werk, Vertriebsorganisation, Vertriebswerk,

Lagerort, etc

Sichten entsprechen den

Geschäftsprozessen für

das Material!!

Weitere Org-Einheiten

existieren, wie:

- Vertriebsweg,

- Verkaufsorganisation

(Benz, 2011)

Wichtige Sichten eines Materialstammes

Grunddaten

– Grunddaten sind übergreifend und gelten für das gesamte Unternehmen

– Daten liegen organisatorisch auf Mandantenebene

– Beispiele: Materialkurztexte, Mengeneinheiten, Abmessungen und Gewichte

Buchhaltung

– Buchhaltungsdaten des Materials liegen (bei uns) auf Werksebene – ein Material wird pro Werk einheitlich

bewertet

– Dies bedeutet, dass für ein bestimmtes Material z.B. nur einen Wert pro Werk existiert, mit dem es

buchhalterisch bewertet wird. Auch wird es pro Werk nur auf einem bestimmten Konto geführt

– Beispiele: Preis (i.S. des Werts) des Materials



Disposition

– Disposition eines Materials wird pro Werk gleich durchgeführt – es gibt jedoch

einige wenige Parameter, die pro Lagerort definierbar sind

– „Disposition“ des Materials definiert Dinge, wie die Art der Planung (verbrauchs-

oder plangesteuert), verantwortliche Planer, Vorgaben für

Wiederbeschaffungszeiten, Losgrößen, etc

– Auf Lagerortebene können einige Dispositionsparameter verfeinert werden –

etwa ob ein Material dieses Lagerortes an der Disposition teilnimmt

– Beispiele: verantwortliche Planer, Verfahren der Planung, Verfahrung der

Losgrößenbildung, Rundungsfaktoren, Minimale & Maximale Losgrößen



Einkauf

– Einkaufsdaten eines Materials werden hauptsächlich werksspezifisch gepflegt

es gibt auf Ebene der Einkaufsorganisation lieferantenspezifische Ergänzungen (etwa

durch den Einkaufsinfosatz)

Einige Daten liegen nur auf Mandantenebene

– Einkaufsdaten beschreiben Dinge wie Bestellmengen, Verantwortliche

Personen, Mahnverfahren (falls nicht rechtzeitig geliefert wird)

– Bestelltexte (etwa lieferantenspezifische Bezeichnungen) sind pflegbar (auf

Mandantenebene)

– Beispiele: Bestellmengeneinheit, Einkäufer, Warengruppe



Vertrieb

– Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Vertriebs gepflegt (Vertriebsorganisation und Vertriebsweg), für den

Datenanteil der diesen Sichten zuordbar ist – dies sind die wirklich verkaufsbezogenen Daten

– Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Werkes gepflegt – dies sind die logistischen Daten – das Material muss

nach dem Verkauf aus einem Werk geliefert werden

– Einige Vertriebsdaten gelten für den gesamten Mandanten

– Vertriebsdaten beschreiben Verkaufsmengeneinheiten, Steuern, Vertriebstexte, Daten können gruppiert werden – etwa

aus Gründen der Preissteuerung. Daten beschreiben die Art des Versands.

– Beispiele: Vertriebsmengeneinheit, Vertriebsbüro, Versandpunkt

Arbeitsvorbereitung

– Arbeitsvorbereitungsdaten werden hauptsächlich werksspezifisch gepflegt

– Es werden Dinge beschrieben, die die Produktion beschreiben wie die Fertigungsmengeneinheit, Produktionsspezifische

Zeiten

– Beispiele: Fertigungsmengeneinheit, Rüstzeit, Übergangszeit


Materialart

Materialien, die gleiche oder ähnliche Eigenschaften bezüglich der

Businessprozesse, wie Einkauf, Produktion und Vertrieb aufweisen, werden in

unserem ERP-System Materialarten zusammengefasst

Es existiert eine Reihe von Standard-Materialarten – es ist jedoch auch möglich,

diese zu erweitern

– Rohstoffe (ROH) - Rohstoffe werden ausschließlich fremdbeschafft. Sie enthalten zwar

Einkaufsdaten, jedoch keine Arbeitsvorbereitungsdaten.

– Halbfabrikate (HALB) - Diese Materialien können eigengefertigt oder fremdbeschafft

werden. Sie enthalten Arbeitsvorbereitungsdaten und Einkaufsdaten.

– Fertigerzeugnisse (FERT) - Fertigerzeugnisse sind oft Materialien, die ein Unternehmen

selbst herstellt. Weiterhin sind sie für den Verkauf bestimmt. Sie enthalten nicht unbedingt

Einkaufsdaten, wohl aber Vertriebssichten.

Materialarten sind ein wesentliches steuerndes Element im Materialstamm und

anderen Stammdatenfunktionen (z.B. Stücklistenpflege) – steuert z.B. die

Sichtenauswahl beim Materialstamm, die verfügbaren Felder


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