Crear una sociedad financiera:

Estructura organizativa más importante en FI, es la empresa que queremos gestionar, constituida fiscalmente y jurídicamente independiente, dentro de la sociedad financiera se pueden distinguir divisiones a nivel interno. La sociedad financiera la crea el consultor desde la parametrización: SPRO – estructura de la empresa – definición – gestión financiera – tratar, copiar, borrar, verificar sociedad.

a) Copiar, borrar, verificar: icono copiar objeto organizativo, indicamos el código de la sociedad modelo (TEMPLATE ESPAÑA) y el código de la nueva sociedad

Si copiamos las cuentas de mayor luego no se puede cambiar el plan contable de la nueva sociedad: contestar NO en los ejercicios;

OJO lo que se suele contestar en la vida real es SI

mantenemos la moneda de la empresa modelo: ¿Desea asigna otra moneda local a la nueva empresa? NO.

b) Tratar sociedad: cambiar el nombre y los datos de dirección en el último icono de la barra de aplicaciones.

Vamos a comprobar los parámetros globales que se han copiado a la sociedad financiera desde la empresa modelo: SPRO – gestión financiera – parametrizaciones básicas – sociedad – completar y verificar parámetros globales.

Crear el plan contable:

Una vez creada la sociedad financiera vamos a definir el plan contable: SPRO – Gestión financiera – contabilidad principal – cuentas de mayor – datos maestros – preparar – tratar índice plan de cuentas.

Seleccionamos (un clic en el selector de línea) el plan que se toma como modelo (TEMPLATE CAES) y botón copiar como: se indica el código y nombre del nuevo plan, el idioma de actualización de las cuentas y el numero de dígitos de las subcuentas (máximo 10 dígitos, ósea 1D grupo, 2D subgrupo, 3D cuentas, 4D subcuentas, 5y6D 00-99 detalle ), la integración con CO (Controlling: contabilidad de costes) puede ser automática (por cada cuenta de los grupos 6 y 7 creada en FI, SAP crea una clase de costes en CO) o manual (el usuario crea las clases de costes), normalmente se aconseja que sea manual.

Se indica el plan de cuentas para consolidación: si la empresa forma parte de un grupo y las cuentas consolidadas se presentan con un plan distinto del operativo (en este campo se pone el plan de ctas de la empresa matriz)

Se bloquea cuando no se quiere volver a utilizar.

Seleccionar plan CAES y clickar sobre icono copiar.

Modifico el campo Plan cuentas y pongo el Plan cuentas destino que quiero crear:

No puedo Grabar debo clickar sobre el botón verde.

Una vez definido el plan contable, se asigna a la sociedad: SPRO – Gestión financiera – contabilidad principal – cuentas de mayor – datos maestros – preparar – asignar sociedad a un plan de cuentas.

También se puede hacer desde: SPRO – gestión financiera – parametrizaciones básicas – sociedad – completar y verificar parámetros globales.

Un mismo Plan contable se puede asignar a varias sociedades financieras.

Crear subcuentas contable (cuentas de mayor):

Vamos a crear las subcuentas contables, SAP les llama cuentas de mayor. Los datos de las cuentas de mayor se introducen en dos niveles (o segmentos):

- A nivel del plan de cuentas: datos generales, información válida para todas las sociedades que puedan utilizar el plan contable.

- A nivel de la sociedad financiera: datos concretos para una determinada sociedad financiera.

A la hora de hacer asientos se utilizan las cuentas de mayor creadas en la sociedad.

Antes de que el usuario final pueda crear cuentas de mayor, el consultor tiene que realizar una serie de parametrizaciones:

1) Crear grupos de cuentas:

- Crear los grupos de cuentas: los grupos de cuentas determinan los campos que el usuario va a tener que cubrir cuando crea la cuenta a nivel de la sociedad y el status de esos campos (si son obligatorios, opcionales…), normalmente las cuentas se clasifican en grupos según su función: cuentas de gastos, de tesorería, etc.….

SAP distingue entre las cuentas de mayor asociadas y las cuentas auxiliares:

a) las cuentas auxiliares son las “fichas” (el registro maestro) de los acreedores, deudores, donde tenemos todos sus datos y se crean desde los submodulos de AR (cuentas a cobrar) y de AP (cuentas a pagar), al crear la cuenta auxiliar se indica cual es la cuenta de mayor asociada.

b) cuenta de mayor asociada es la cuenta contable que realmente debe de utilizar el sistema al registrar las operaciones con ese acreedor/deudor.

Los grupos de cuentas se parametrizan en SPRO: gestión financiera – contabilidad principal -- cuentas de mayor – datos maestros – preparar – definir grupos de cuentas.

a)Posicionar en el plan contable de los grupos de cuentas origen a copiar

Seleccionar los grupos de cuentas que quiero copiar y pulsar Copia como:

Modificar el campo PlCtas y ponemos nuestro plan de cuentas destino en todas las filas:

Luego pulsar y el sistema informa , después hay que pulsar en

grabar y el sistema informa .

2) Crear cuenta de remanente:

Hay que indicar la cuenta de remanente. SAP a las cuentas de los grupos 1 a 5 les llama cuentas de balance y a las cuentas de los grupos 6 y 7 cuentas de beneficios. Al cierre del ejercicio las cuentas de balance van al asiento de cierre y de ahí al asiento de apertura y empiezan el nuevo año con el mismo saldo que tenían al cierre del anterior, las cuentas de beneficios se saldan con la cuenta (129) resultados del ejercicio en el asiento de regularización y empiezan el nuevo año con saldo cero, SAP la regularización y cierre lo realiza a través del arrastre de saldos.

Se indica en: SPRO - gestión financiera – cuentas de mayor – datos maestros – preparar – especificar cuenta de remanente:

Cuenta de beneficios: X que significa todas las cuentas

Cuenta de remanente: (129) resultados del ejercicio.(129000 porque nuestro plan contable es a 6 dígitos).

Si la cuenta no existe saldrá un error amarillo de aviso, pero podemos continuar y crearla luego.

Pulsar Grabar.

Crear cuenta mayor en el plana contable:

Para crear la cuenta de mayor en el plan contable: finanzas – gestión financiera – libro mayor – datos maestros –

tratamiento individual – en el plan: indicamos código de la cuenta (con todos los dígitos) y el plan contable e INTRO.

Si no existe la cuenta sale este mensaje, para que la creemos: menú cta. mayor – crear o icono crear. También se pueden crear cuenta en el plan usando otra cuenta (del mismo plan o de otro) icono “como modelo”.

Si hemos contabilizado algún apunte, se pueden modificar todos los campos menos el Grupo de cuentas :

Crear cuenta mayor en la sociedad:

Una vez creada la cuenta de mayor en el plan hay que crearla en la sociedad (las cuentas que se utilizan al registrar los asientos son las creadas en la sociedad): finanzas – gestión financiera – libro mayor – datos maestros – tratamiento individual – en la sociedad.

En control se indica:

- Moneda : si se pone la moneda local se puede contabilizar en la cuenta importes en cualquier moneda y se convierten a moneda local (ML). En nuestro caso €

- Saldos solo en moneda local : para trabajar solo en importes convertidos a €.

- Visualización de partidas individuales (PI): indicamos si al ver los movimientos de la cuenta queremos visualizar cada cargo y abono o solo los totales de cada período contable y el saldo.

- Clave de clasificación: Indica el orden por el cual serán ordenados los movimientos en los extractos.

En entrada banco indicamos el grupo de estatus de campo que determina los campos que aparecen cuando se utiliza la cuenta para una contabilización. Los grupos de estatus de campo entre los cuales puede elegir el usuario al crear la cuenta en la sociedad dependen de la variante de estatus de campo que tiene asignada la sociedad (es uno de los parámetros globales que se copian a la sociedad desde la sociedad modelo).

Hay una transacción que permite que el usuario pueda crear cuentas de mayor simultáneamente en los dos niveles (en el plan y en la sociedad): Finanzas – gestión financiera – libro mayor – datos maestros – tratamiento individual – central (FS00).

Las cuentas de mayor se pueden crear con gestión de partidas abiertas (PA), las partidas abiertas son partidas pendientes, partidas que tiene que ser saldadas (compensadas) con otra para quedar a cero, las partidas que están cerradas para el sistema están compensadas. Para poder gestionar una cuenta con PA tiene que estar activada la visualización de PI.

Crear variantes de estatus de campo :

Las variantes de estatus de campo se parametrizan en: SPRO – gestión financiera – parametrizaciones básicas – documento – posición del documento – control -actualizar variante estatus campo. Una vez creada se asigna a la sociedad en: SPRO – gestión financiera – parametrizaciones básicas – documento – posición del documento – control – actualizar variante status de campo

ó SPRO – gestión financiera – parametrizaciones básicas – sociedad – verificar y completar parámetros globales.

Doble click en Grupos de status de campo (izquierda) y se abre:

Luego seleccionar Grupo de status de campo y lupa:

Pincha en cada titulo en azul para ver detalle.

El grupo de cuentas (que se indica al crear la cuenta en el Plan) determina los campos que aparecen cuando el usuario crea la cuenta en la sociedad y el status de esos campos (obligatorios, opcionales…).

El grupo de estatus de campo (que se indica al crear la cuenta en la sociedad) determina los campos que aparecen al contabilizar con la cuenta y si son obligatorios, opcionales…