PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN

SMK BAHRUL ULUUM KAWALIDisusun Oleh : WMM

Nomor : POS 4.2.3

Prosedur PengendalianDokumenEdisi : 1

Revisi : 0

Berlaku sejak : 1 Juli 2013

Halaman : 26 dari 27 Halaman

Amal Ilmiah Ilmu Amaliyah

PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN

SMK BAHRUL ULUUM KAWALI

Perhatian: Dokumen ini tidak boleh disalin/dikopi atau digunakan untuk keperluan komersial atau tujuan lain baik seluruhnya maupun sebagian tanpa ijin sebelumnya dari Kepala SMK Bahrul Uluum Kawali.

LEMBAR PENGESAHAN

NAMAJABATANTANDA TANGANTANGGAL

DISUSUN

DIPERIKSA/DiverifikasiWakil Manajemen Mutu (WMM)

DISAHKAN

Drs. E. Mahmud, M.MKepalaSekolah

STATUS REVISI

NoRevisiNo.HalamanBagian yang direvisiDisetujui OlehTanggal

WMM

Pengendali Dokumen

-----------------------------

DAFTAR ISIhalHalaman Judul 1Status Revisi .2Daftar Isi ..3Dagram Alir ..41. Tujuan ..52. Ruang Lingkup 53. Referensi ...54. Definisi ..55. Prosedur 66. Lampiran/Dokumentasi .14

DIAGRAM ALIR

Diagram alir prosedur pengendalian Dokumen seperti berikut :

IdentifikasiDokumen

Daftar DokumenPemilihan Dokumen

Cap warna hijauCap warna merahDokumen DikendalikanDokumen Tidak Terkendali

Dokumen Dibuat Terjilid/ dalam ordner

Diberi Tanda

Gambar 1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen

1. Tujuan :Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan dan pengendalian Dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.

2. Ruang Lingkup :Prosedur ini dipakai untuk semua Unit Kompetensi Keahlian dan untuk semua dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari SMK.....

3. Referensi / Acuan : Dokumen SNI ISO 9001:2008 Dokuemn SNI ISO 9000:2005 Pedoman Mutu Pengendalian Dokumen Klausal 4.2.3

4. Definisi : Master DokumenAdalah naskah dokumen asli dokumen lengkap dengan tanda-tanda keabsahan, tetapi tanpa tanda cap dikendalikan. Dokumen MutuMeliputi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Form atau formulir Dokumen TerkendaliDokumen yang telah diberi cap warna hijau dan apabila terjadi perubahan terhadap dokumen maka WMM berkewajiban memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen lama telah ditarik. Dokumen Tidak TerkendaliAdalah dokumen yang didistribusikan dengan tujuan sebagai informasi dan apabila terjadi perubahan / revisi terhadap dokumen WMM tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru. Dokumen diberi cap warna merah dan ditulis tidak terkendali.

5. Prosedur5.1 Tanggung Jawab PengendalianTanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian dokumen serta wewenang untuk menyetujui dirincikan dalam Tabel Pengendalian Dokumen sebagai berikut

5.2 Identifikasi Dokumen5.2.1. Salinan Pedoman Mutu berstatus COPY TERKENDALI diidentifikasikan dengan no.urut, garis miring (/), kode Kompetensi Keahlian penerima, garis miring (/), huruf PM, garis miring (/), tahun terbit, tanda sambung (-) dan bulan terbit.Contoh : 04/WH/PM/12-05 04: Nomor urut WH: Waka Humas PM: Pedoman Mutu 12: Tahun terbit 2012 11: Bulan terbit Nopember 5.2.2. 5.2.2.Prosedur Operasi Standar diidentifikasikan dengan kode huruf POS spasi, diikuti nomor yang terdiri atas digit awal dari nomor Klausul Pedoman Mutu yang bersangkutan.Contoh : POS 4.2.3 PENGENDALIAN DOKUMEN. POS: Menyatakan Prosedur Operasi Standar 4.2.3.: Nomor Prosedur berdasarkan nomor pada Pedoman Mutu . Judul: PENGENDALIAN DOKUMEN.5.2.3. 5.2.3.Instruksi Kerja diidentifikasikan dengan kode IK, spasi, nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), Kompetensi Keahlian yang menerbitkan, sebuah titik (.), dan nomor urut dan judul.Contoh : IK 4.2.3. AGR.1 METODE PENGENDALIAN REKAMAN IK: Menyatakan Instruksi Kerja 4.2.3.: Berasal dari POS 4.2.3 Pengendalian Dokumen AGR: Kompetensi Keahlian yang menerbitkan (Agronomi) 1: Nomor urut Judul: METODE PENGENDALIAN REKAMAN5.2.4. 5.2.4.Formulir diidentifikasikan dengan kode F, spasi diikuti nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), Kompetensi Keahlian yang menerbitkan, sebuah titik (.), nomor urut, dan judul.Contoh : F 4.2.3. AGR.7 DAFTAR FORMULIR. F: Menyatakan Formulir 4.2.3.: Nomor POS yang bersangkutan AGR: Kompetensi Keahlian yang menerbitkan (Agronomi) 7: Nomor urut formulir dari POS dan Kompetensi Keahlian terkait Judul: DAFTAR FORMULIR5.2.5. Dokumen Pendukung, diidentifikasikan sesuai nomor, tanggal dan judulnya5.2.6. Dokumen Luar / referensi diidentifikasikan menurut aturan yang berlaku di SMK Negeri 1 Mojosongo.

5.3 Metode Pengendalian Dokumen5.3.1. Status Terkendali Dokumen terkendali diberi stempel COPY TERKENDALI berwarna hijau. Dokumen induk/master tidak distempel karena digunakan sebagai copy master. Dokumen terkendali harus selalu dilakukan verivikasi dan revisi apabila diperlukan perubahan, sedangkan dokumen lama ditarik kembali untuk dimusnahkan. Dokumen yang tidak berlaku lagi tetapi perlu disimpan sebagai referensi harus distempel dengan kode KADALUWARSA 5.3.2. Status Edisi dan RevisiEdisi diberi kode huruf besar (A,B,C, dst). Edisi baru membatalkan dan menggantikan semua edisi dan revisi sebelumnya.Revisi diberi nomor angka (1,2,3,4 dst) dan tanggal sampai ada edisi baru yang mencakup semua perubahan. Revisi baru membatalkan revisi sebelumnya.Setiap halaman yang direvisi harus diidentifikasi dengan kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, nomor halaman dan jumlah halaman.5.3.3. Prosedur RevisiUsulan Revisi dokumen harus ditinjau dan kemudian harus disahkan oleh pihak yang berwenang sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Nota perubahan / revisi (status dafatar revisi) harus disimpan/dipelihara oleh WMM.

5.4 Pengendalian dan Pengesahan Dokumen5.4.1. Pengendalian dan Pengesahan Pedoman Mutu.WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan Pedoman Mutu sebelum diterbitkan berkas asli dan semua salinan Pedoman Mutu hjarus diperiksa oleh WMM dan Disahkan oleh Kepala SMK ..... Revisi pada Pedoman Mutu disahkan oleh Kepala SMK .... setelah ditinjau oleh WMM.Pengendalian Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM dengan menggunakan :1). Lembar Pengendalian Dokumen Pedoman MutuYang berisi kode edisi, revisi ke, klausul, nomor dan jumlah halaman uraian revisi, disetujui dan tanggal revisi2). Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu.Memuat nomor urut, nomor salinan, Kompetensi Keahlian pemegang salinan (copy) terkendali, kode bagian, nama dan tanda tangan penerima dan tanggal terima. Semua salinan Pedoman Mutu yang dibagikan kepada yang menerima dan berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu 3). Nota Perubahan.Usulan revisi Pedoman Mutu dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian, diperiksa oleh kepala Kompetensi Keahlian dan WMM dan harus disetujui oleh Kasek. Setelah revisi disetujui oleh Kasek, revisi Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM. Berkas Pedoman Mutu yang asli disimpan oleh WMM (sebagai copy master). Pedoman Mutu atau bagian Pedoman Mutu yang sudah kadaluwarsa harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan untuk dimusnahkan. Apabila salinan Pedoman Mutu yang telah kadaluwarsa akan disimpan, maka salinan tersebut dicap KADALUWARSA berwarna merah.

5.4.2. Pengendalian dan Pengesahan Prosedur Operasi Standar (POS) Penyusunan POS dilakukan melalui koordinasi antara WMM dengan Perwakilan Kompetensi Keahlian. Berkas POS yang asli dan revisinya disahkan oleh WMM. Pengendalian POS dilakukan oleh WMM dan didelegasikan kepada Kepala Kompetensi Keahlian sesuai dengan bidangnya dan yang menggunakan. Daftar POS yang berisi nomor identifikasi, Judul POS, jumlah halaman, kode terbitan, nomor revisi dan tanggal revisi. Lembar Pengendalian POS, berisi nomopr identifikasi, judul POS, jumlah halaman, uraian revisi disetujui/disahkan oleh dan tanggal revisi Daftar Pemegang Salinan Terkendali POS, yang berisi nomor salinan, nomor identifikasi, judul POS, jumlah halaman, kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, Kompetensi Keahlian penerima, dan tanggal terima.

Semua salinan POS yang dibagikan kepada yang berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar Pemegang Salinan (Copy) terkendali POS.4). Nota Perubahan.Usulan revisi POS dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian diperiksa oleh Kepala Kompetensi Keahlian dan WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian dan harus disetujui oleh WMM. Setelah usulan revisi disetujui WMM, revisi POS dilakukan Kompetensi Keahlian yang bersangkutan. Berkas POS yang disimpan WMM/Perwakilan Kompetensi Keahlian sesuai dengan bidangnya POS atau bagian dari POS yang sudah kadaluwarsa arus ditarik ari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila POS yang telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut diberi cap Kadaluwarsa.5.4.3. Pengendalian dan Pengesahan Instruksi Kerja (IK) Instruksi Kerja (IK) disusun dan diterbitkan oleh Kompetensi Keahlian yang bersangkutan Instruksi Kerja (IK) yang asli disimpan dan revisinya disahkan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masing. Pengendalian dilakukan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masing dengan menggunakan 1). Daftar Instruksi Kerja, yang berisi nomor identifikasi IK, judul IK, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan tanggal revisi.Kompetensi Keahlian menerbitkan Daftar Instruksi Kerja, menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian sesuai dengan bidangnya. 2). Nota PerubahanUsulan revisi IK dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian diperiksa oleh Kepala Kompetensi Keahlian yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian revisi Instruksi Kerja (IK) dilakukan oleh Kompetensi Keahlian yang bersangkutan. Instruksi Kerja (IK) yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan IK telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap KADALUWARSA. 5.4.4. Pengendalian dan Pengesahan FormulirFormulir disusun dan diterbitkan oleh Kompetensi Keahlian yang bersangkutan.Formulir yang asli disimpan maupun revisinya disahkan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masing.Pengendalian dilakukan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masing dengan menggunakan :1). Daftar Formulir, yang berisi nomor identifikasi F, judul F, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan tanggal revisi. Kompetensi Keahlian menerbitkan Daftar Formulir menyimpanj aslinya dan memberikan satu salinan yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian sesuai dengan bidangnya.2). Nota PerubahanUsulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian diperiksa oleh Kepala Kompetensi Keahlian yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian revisi Formulir dilakukan oleh Unit Kerja yang bersangkutan. Formulir yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan formulir telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap KADALUWARSA5.4.5. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen PendukungDokumen Pendukung disusun dan diterbitkan oleh Kompetensi Keahlian yang bersangkutanDokumen Pendukung yang asli disimpan maupun revisinya disahkan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masingPengendalian dilakukan oleh Kepala Kompetensi Keahlian masing-masing dengan menggunakan : 1). Daftar Dokumen Pendukung, yang berisiidentifikasi DP, judul DP, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan tanggal revisi. Umit Kerja enerbitkan Daftar Dokumen Pendukung, menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian sesuai dengan bidangnya. 2). Nota Perubahan Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian iperiksa oleh Kepala Kompetensi Keahlian yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian revisi Formulir dilakukan oleh Kompetensi Keahlian yang bersangkutan.Dokumen Pendukung yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan DP telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap KADALUWARSA dengan cap warna merah.

5.4.6. Pengendalian Brosur / Leflet Brosur disusun dan diterbitkan oleh Waka Humas dalam rangka menunjang kegiatan promosi.Sebelum diterbitkan, rancangan brosur harus mendapat persetujuan Kepala Sekolah. Pengendalian brosur dilakukan oleh Waka Humas dengan menggunakan : 1). Daftar Brosur dengan Daftar Pengendali Dokumen/brosur yang berisi nomor identifikasi, judul Brosur, jumlah halaman, kode terbitan, nomor revisi tanggal revisi, dan bentuk Brosur. Waka Humas menyimpan naskah asli dari daftar brosur dan memberikan satu salinannya yang berstatus TERKENDALI. 2). Nota PerubahanUsulan revisi brosur dapat diajukan oleh semua anggota Kompetensi Keahlian diperiksa oleh Waka Humas dan harus disetujui oleh Kepala Sekolah. Setelah usulan revisi disetujui, revisi brosur dilakukan oleh Waka Humas.5.4.7. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Luar (Referensi) Dokumen seperti Peraturan Pemerintah, Keppres, Kepmen, Kep.Dirjen dan dokumen-dokumen lainnya yang digunakan sebagai referensi harus ditinjau dan disahkan oleh WMM sebelum penggunaannya.Pengendalian dokumen Luar/Referensi (Form-13) yang berisi nomor identifikasi, judul, tempat simpan dan keterangan pelengkap. Kompetensi Keahlian yang menerbitkan Daftar Dokumen Luar/Referensi menyimpan aslinya dan memberikan satu salinannya yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Kompetensi Keahlian sesuai bidangnya.Dokumen luar yang disahkan sebagai referensi, maka :1) Harus berstempel SAH TERKENDALI, apabila dokumen tersebut milik Kompetensi Keahlian yang bersangkutan.2)Apabila dokumen tersebut bukan milik Kompetensi Keahlian yang bersangkutan (misal milik perpustakaan), harus dibuatkan daftarnya dan daftar tersebut distempel SAH TERKENDALI.Dokumen luar/referensi yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempet penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila dokumen luar/referensi yang telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi) maka dokumen tersebut harus dicap TIDAK SAH.

6. Lampiran/Dokumentasi1.Lampiran, Form-01, Daftar Distribusi Dokumen.2.Lampiran, Form-02, Penarikan Dokumen3.Lampiran, Form-03, Revisi Dokumen.4.Lampiran, Form-04, Berita Acara Pemusnahan Dokumen.5.Lampiran, Form-05, Daftar Seluruh Dokumen.6.Lampiran, Form-06,.Daftar Induk Dokumen7.Lampiran, Form-07, Daftar Dokumen8.Lampiran, Form-08, Daftar Induk Dokumen Luar.9.Lampiran, Form-09, Daftar Dokumen Luar/referensi.10.Lampiran, Formulir-10, Daftar induk Brosur/Leaflet.11.Lampiran, Formulir-11, Daftar Brosur/Leaflet.

F-4.2.3-WMM. 01LAMPIRAN :DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NoJenis DokNomor DokUnit PenerimaNomor Copy/SalinanTanggal DistribusiNamaPenerimaTanda Tangan

MengetahuiWakil Manajemen Mutu,

Pengendali Dokumen,

PENARIKAN DOKUMENF-4.2.3-WMM. 02

Rincian DokumenNamaNomor

Jenis Dokumen1.Pedoman Mutu

2.Prosedur Operasi Standar

3.Instruksi Kerja

4.Formulir

Dari :

JumlahUraian

Catatan :

Diserahkan oleh,

---------------------------------Ditarik oleh,

-----------------------------

F-4.2.3-WMM. 03REVISI DOKUMEN

Nomor : Tanggal :

Rincian DokumenNamaNomor

Jenis Dokumen 1.Pedoman Mutu

2.Prosedur Operasi Standar

3.Instruksi Kerja

4.Formulir

Revisi ke :12345678910

NoTata usaha, bidang dan sub bidang yang Direvisi

Alasan RevisiUraian Revisi

Catatan :

Diketahui oleh WMM,

---------------------------Diajukan oleh :

----------------------------

Disetujui olehKepala Sekolah,

Drs. E. Mahmud, M.M.NIP. 196012111986031003

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

F-4.2.3-WMM. 04

Nomor :Tanggal :

Pada hari ini tanggal . Bertempat di .. oleh .. telahDimusnahkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

NoNama Arsip/Dokumen/FormulirNomorArsip/Dokumen/Formulir

Demikian Berita Acara pemusnahan dokumen ini dibuat atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih.

Mengetahui WMM,

---------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Perwakilan,

----------------------------

F-4.2.3-WMM. 05DAFTAR SELURUH DOKUMEN

NO.JUDULIDENTIFIKASIREVISI TANGGAL

LAMABARU

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11

Daftar Distribusi Dokumen

Penarikan Dokumen

Bukti Penerimaan Dokumen

Berita Acara Pemusnahan Dokumen

Daftar Seluruh Dokumen

Daftar Induk Rekaman

Daftar Rekaman

Daftar Induk Dokumen Luar

Daftar Dokumen Luar/Referensi

Daftar Induk Brosur/Leaflet

Daftar Brosur/Leaflet

Ket *) : Memuat aktifitas pada ...../Instalasi

Mengetahui WMM,

---------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

----------------------------

DAFTAR INDUK DOKUMEN

F-4.2.3-WMM. 06

NoJudulDokumenNomorKodeTempatPenyimpananPenanggungJawabKet

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------

DAFTAR DOKUMEN

F-4.2.3-WMM. 07NoJudulDokumenNomorKodeTempatPenyimpananPenanggungJawabKet

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------

DAFTAR INDUK DOKUMEN LUAR

F-4.2.3-WMM. 08NoJudulDok. Luar/RefNomorKodeDistribusi

Mulai berlakuKet

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------

DAFTAR DOKUMEN LUAR/REFERENSI

F-4.2.3-WMM. 09NoJudulDok. Luar/RefNomorKodeDistribusi

Mulai berlakuKet

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------

DAFTAR INDUK BROSUR/LEAFLET

F-4.2.3-WMM. 10NoJudulBrosur/LeafletNomorKodeLama Penyimpanan

Ket

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------

DAFTAR BROSUR/LEAFLET

F-4.2.3-WMM. 11NoJudulBrosur/LeafletNomorKodeLama Penyimpanan

Ket

Mengetahui WMM,

-------------------------------Ciamis, 1 Juli 2012Pengendali Dokumen,

-------------------------------