01 Manuales RESULTAE. Cómo gestionar una empresa familiar
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Los manuales de RESULTAE son un resumen práctico de situaciones reales que hemos encontrado en los proyectos de organización, reestructuración y crecimiento de empresas en los que hemos trabajado. Con estos manuales pretendemos hacer llegar a empresarios y directivos la síntesis de nuestra experiencia sobre temas específicos e importantes del mundo empresarial poco difundidos, donde la objetividad e independencia de nuestra firma ha aportado soluciones y éxitos.
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Cómo gestionar una empresa familiar1
RESULTAEOrganización, reestructuracióny expansión de empresas
Septiembre de 2014
RESULTAE es una empresa dedicada a la organización, reestructuración y expansión de empresas.
Somos una firma de servicios profesionales que ofrece un servicio de primer nivel en todas las fases del proceso, desde la estrategia hasta la ejecución en tres áreas diferenciadas
OPTIMIZACIÓN DE RESULTADOSServicios profesionales de gestión para aumentar la rentabilidad de las empresas.
• Ventas y marketing. Impulso comercial• Internacionalización de la empresa• Mejora logística integral• Mejora de operaciones• Organización y personas• Innovación y procesos• Reducción de costes• Plan y aplicación de mejoras• Responsabilidad social empresarial
REESTRUCTURACIONESPlanes de reestructuración para reestablecer y garantizar la viabilidad de la compañía lo más rápido posible.
• Organización y Reestructuración de empresas• Gestión de empresas en crisis y reflotamiento• Reestructuración financiera y mejora de tesorería
CORPORATE FINANCEServicios de asesoramiento en fusiones y adquisiciones de empresas, ayudando a encontrar, atraer y cerrar la transacción maximizando el valor de la empresa.
• Finanzas Corporativas
MANUALES RESULTAE | 1 | CÓMO GESTIONAR UNA EMPRESA FAMILIAR
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Los manuales de RESULTAE son un resumen práctico de situaciones reales que hemos encontrado en los proyectos de organización, reestructuración y crecimiento de empresas en los que hemos trabajado.
Con estos manuales pretendemos hacer llegar a empresarios y directivos la síntesis de nuestra experiencia sobre temas específicos e importantes del mundo empresarial poco difundidos, donde la objetividad e independencia de nuestra firma ha aportado soluciones y éxitos.
Queda totalmente prohibida la reproducción total o parcial de este texto.
Este manual es propiedad de RESULTAE.
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MANUALES RESULTAE | 1 | CÓMO GESTIONAR UNA EMPRESA FAMILIAR
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Cómo gestionaruna empresa familiar
1Introducción
Los Órganos de Gobierno• La Asamblea Familiar• Consejo de Familia• Protocolo de Familia
La Junta de Accionistas
El Consejo de Administración• Composición del Consejo• Funciones del Consejo
La Dirección. Profesionalización en gestión
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INTRODUCCIÓN
Las empresas familiares se caracterizan por su conexión con un grupo familiar que ejerce una influenciadirectaensugobiernoygestión.
Las empresas familiares suponen el 85% de las compañías españolas, alcanzan el 70% del PIB y elmismo porcentaje de empleo. Estas son por tanto, el elemento fundamental de nuestra economía.
De forma general, existen unos criterios base para referirnos a una empresa como familiar. Son los siguientes:
• La propiedad se concentra en un núcleo familiar• El núcleo familiar participa del gobierno y/o la
gestión• Existe un interés tangible por mantener un espíritu
ambiciosoypor transmitirelKnowHowpropioque surge de los valores empresariales familiares.
Por otro lado, estas empresas también cuentan con una serie de ventajas competitivas, que estriban precisamente en el carácter familiar que distingue este tipo de empresas.
Entrelasmásnotoriasydestacables:
• El empresario arriesga, necesita el éxito, extrema suempeño.Existeunmayorgradodecompromisoydedicación,deellodependeelfuturoprestigiode la empresa.
• Clara tendencia a la autofinanciación y a lareinversión de beneficios, lo que terminatraduciéndose en un control más riguroso del gasto.
• Perpetuación de una fórmula empresarial propia que cataliza un efecto diferenciador, que desmarca la empresa de otras del mismo sector. Estrategia de dirección propia.
• Un elemento que caracteriza a una empresa familiar es, sin duda, la alta vinculación con sus clientes. Ofrecer servicios de alta calidad a través de una atención más cordial.
• Entusiasmo activo de los trabajadores. Generalmente, aquellos ligados al socio fundador, ya que ayudaron en el inicio de la empresa, sesienten parte de un equipo de la empresa.
• Afán de superación marcado por una evidente capacidad de progreso, que se traduce en motivación de la alta dirección y del sociofundador. Estos valores y sensaciones sonfácilmente transmisibles a los trabajadores, lo que ayuda a crear un ambiente próspero y aencaminarlo fácilmente en la dirección adecuada o deseada.
Las empresas familiares, por su especial composición, se ajustan a estándares especiales en referencia a la organización de sus órganos de gobierno.
En este sentido, las empresas familiares, cada vez más, comienzan a tomar conciencia de la necesidad de organizarsuestructurainternaydehacerextensibleéstaorganizaciónalasrelacionesempresa-familiayevitarasímuchosdelosproblemasquehistóricamentehansufrido.
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Los problemas más importantes que minan el buen funcionamiento de las empresas familiares, son:
• La relaciones entre la empresa y la familia.Tengamos en cuenta que los objetivos no siempre coinciden entre ambos grupos.
• Lasucesiónyelrelevoenlaboresdegestión.Lanueva composición de los órganos de Gobierno.
• La falta, a veces, de profesionalización.• Pérdida de fronteras en materia de derechos y
obligaciones cuando nos referimos a un accionista que a la vez es empleado.
• Problemas en materia de ampliación de capital, de suscripción preferente, y de intercambioaccionarial en general.
De estos problemas surge la necesidad de que este tipo de empresas contemplen la aplicación de mecanismos especiales de resolución de conflictos,extendiendo el gobierno más allá del Consejo de Administración, evitando así la confusión entre interesesfamiliaresyempresariales.
A lo largo de las próximas páginas se tratará la estructura de funcionamiento y la interconexiónentre:
A. Los Órganos de Gobierno B. La Junta de Accionistas C. El Consejo de AdministraciónD. La Dirección
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A. LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO
Teniendo en cuenta las circunstancias de la empresa, muchasvecesesinteresantecontarconunProtocoloFamiliar, para regular ciertas situaciones que pueden resultar especialmente complicadas si no se han previsto y reglamentado, como pueden serla sucesión, el control o la gestión en períodos de transición.
Paraevitarconflictosyposiblespérdidasdeconfianzanacidas de cambios en la relaciones entre las diferentes ramas de la familia, es conveniente contar con pactos regulatoriosquefaciliten laperfectacohesiónde lafamiliayasíasegurarlasupervivenciadelaempresa.
Por tanto, el objetivo principal del Protocolo Familiar será regular losmecanismos y procedimientos queregirán las reglas del juego entre la familia, la empresa yelpatrimonioatravésde:
LA ASAMBLEA FAMILIAR
Al principio, no existen ramas familiares pero con el paso del tiempo se amplían. Es necesario entonces constituirunórganoserioconpoderyconsistencia,no reemplazable por charlas informales para tratarasuntos de interés común.
Funciones:• Mantenerlacohesiónfamiliar• NexodeuniónentreEmpresayFamilia
Se regularán, en cada caso, asuntos como el número de participantes, la presencia de familiares políticos, ylosrequisitosparaformarparte.
CONSEJO DE FAMILIA
El Consejo de familia debe constituirse cuando la familia comienza a crecer y el número decomponentes de la Asamblea Familiar comienza a ser excesivo, lo que entorpece el funcionamiento normal de la misma.
Paraevitarestasituaciónymantener laeficacia, lasfunciones que adopta el Consejo de Familia son las siguientes:
• Ejercer de nexo conductor entre la Empresa y la Familia: Mejorar la calidad de gestión ytransmitir las ideas de la familia al Consejo de Administración.
• Foro de Debate: Para tratar temas que afectan a la Familiayalaempresa.
• Impulsar la creación de un Protocolo Familiar: Formarlassugerencias,controlarsurealizaciónyasegurar su cumplimiento.
El Consejo de familia asumirá todas las competencias necesarias para el normal funcionamiento de la empresa,yademás,asumirálassiguientesdeformaordinaria:
• Ejercerán la titularidad de los derechos propiosde la condición de socio de la empresa.
• Se encargará de gestionar el intercambio accionarial.
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• Estará capacitado para asumir el nombramiento y el cese de los componentes de los órganosadministrativos de la empresa, la propuesta de consejeros familiares e independientes.
• Establecerá los límites pecuniarios con los que se retribuirá a los familiares propietarios.
• Fijará los parámetros que pautarán el mecanismo de incorporación de familiares a la plantilla de la empresa. Normalmente compuesta únicamente por familia directa, dejando fuera a la familia política.
• Será el órgano competente para decidir sobre los cambios estructurales que se acuerden en el Protocolo Familiar.
El Consejo familiar, por su condición de especial importancia,yyaquesetratadeunórganocuyofinesprocurarlaeficaciaóptimadelaempresa,deberáajustarse a ciertas pautas:
Composición:Para que sea operativo, no debe ser un órgano con másdeochomiembros;Siemprelosnecesariosparaque todas las ramas de la familia estén representadas, y siempre teniendo en cuenta, que en cada caso,convendrá elegir a la persona que pueda estar más capacitada para desempeñar la labor.
Incompatibilidades: Para evitar confusión de intereses, no es recomendable que los miembros del Consejo de Familia coincidan conpersonasqueyaostentenuncargorepresentativoen el Consejo de Administración. Como norma general, la familia política quedar excluida.
Vigencia: Los miembros del Consejo no deberían ser permanentesyesconvenienteestablecerunoslímites,con el objetivo de que se establezca una rotación mediante la cual se consiga una representación más ecuánime, por ejemplo dos años.
Calendario de reuniones:Estableceruncalendariodereunionesyunordendeldía para cada una de ellas.
Cuórum:EnlosConsejosdeFamilialomáshabitualesquelosderechosdevotoseanproporcionalesalcapitalquecada persona representa.
PROTOCOLO DE FAMILIA
Debe constituirse como respuesta a la necesidad surgida en el seno de la familia para establecer documento que exprese con claridad la cultura familiar. Será asumido como norma de actuación parasituacionespresentesyfuturas.
El Protocolo Familiar debe ser entendido como resultado del consenso familiar, teniendo en cuenta que el Protocolo tendrá carácter contractual, por lo que será vinculante en todos los aspectos que regule paratodoslosfamiliaresqueaélseadhieran.Comomecanismodecontrolyparaasegurarlacontinuidadpráctica de la empresa separando cuestiones familiares y empresariales, la firma del protocolodeberá tomarse como condición indispensable para que un miembro de la familia adquiera titularidad sobre acciones o participaciones de la empresa.
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Este principio protocolario supone la base para establecer ciertos límites que también fijará elProtocolo:
• Se establecerá el procedimiento para tomar decisiones.
• Se establecerán los criterios que se deberán tener en cuenta para que los familiares accedan a puestos directivos o como empleados en la empresa.
• El Protocolo también fijará ciertas pautas deconducta para los familiares, que en ciertos ámbitos de la vida privada podrían devengar conflictos de intereses a nivel interno en laempresa.
• Se acordarán, en el Protocolo, los mecanismos de resolucióndeconflictos,yensucaso,mecanismosalternativosparadicharesolución.
• Sucesión en la propiedad, en el órgano de gobiernoyenlagestión.
• En el Protocolo se reflejará la vigenciareglamentaria de la Asamblea y el Consejo deFamilia.
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B. LA JUNTA DE ACCIONISTAS
Se trata del órganoque asume elmayor poder dedecisión de la empresa. Se convoca de forma anual osemestral,ytodoslosaccionistastienenderechoaacudir,tenervozyvoto.
Las funciones, son:
• Aprobación de las Cuentas Anuales.• Selección de Auditores externos a la empresa.• Nombramiento, seguimiento y control del
Consejo de Administración.
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C. EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Es el del órgano principal de gobierno de la empresa. El Consejo se encargará de:
• Definirlaestrategia• Aprobar el Presupuesto Anual• Seguirycontrolarlagestióndelosejecutivos
COMPOSICIÓN DEL CONSEJO
La composición original del Consejo de Administración de la empresa familiar suele arrojar figurascoincidentesenpropiedadydirección.Enocasionesromper esta jerarquía resulta complicado, pero cada vezconmásfrecuencia,ymuchasvecesdebidoalasucesión generacional, se afronta con normalidad la posibilidad de profesionalizar este órgano.
Estehechonosuponeunaamenaza,yaqueelConsejoes nombrado por la Junta de Accionistas, que sí es figuralatentedelapropiedaddelaempresa,yquevela por mantener a salvo los intereses empresariales incluso cuando éstos suponen la delegación en terceras personas.
Por ello, es importante la presencia de los siguientes perfilesenelConsejo:
• Consejerosligadosalapropiedadyalafamilia• Consejeros que pertenezcan al equipo directivo• Consejerosexternosaladirecciónyalafamilia
Laconjuncióndeestosperfilesprocurarálacorrectadefensa de los intereses de la empresa. Es muyimportante que exista mayoría de consejeros querepresentan a la propiedad.
FUNCIONES DEL CONSEJO
El consejo es el encargado de diseñar la estrategia de laempresa,yvelarporsucumplimientoasumiendolas siguientes funciones:
• DefinirlaestrategiayelaborarunPlanEstratégicoescrito.Puedeserunprocesocostosoyrequieratiempo, pero es necesario. Según las características de la empresa, deberá ser confeccionado por el equipo de la propia empresa, o deberá ser apoyado por la colaboración de externos,contando con el impulso necesario del Consejo.
• Implantación del Plan Estratégico.• Diseño y aprobación del Presupuesto anual,
teniendoencuentaobjetivosclaros,mediblesyalcanzables. Estos objetivos, serán transmitidos al equipo ejecutivo, que lo desarrollará, siendo el Consejo quien, en última instancia, deberá aprobar y corregir su forma definitiva. Se trata de untrabajocoordinadoentreelconsejoyladirecciónejecutiva de la empresa. El presupuesto, asentado en los cimientos del Plan Estratégico, será el manual diario del que debe servirse el Equipo de Gestión para consolidar la línea de actuación de todalaempresadeformacohesionada.
• ColaboraryprestarsuayudaalaDirecciónGeneralyalosdirectivospara:Definirestrategias,elaborarpresupuestos y analizar distintas oportunidadesde negocio.
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• Focalizar la atención en temas importantes: La visióndelconsejodebeseralargoplazoygeneral,sin centrarse en el día a día y conduciendo lamarchadelaempresaconanticipaciónysinmirarpor el retrovisor. Para ello es esencial que cuente con información precisa.
Porúltimo,cabedestacarlafuncióndeseguimientoycontrol que ejerce el Consejo, que comprende, entre otras, las siguientes:
• Supervisiónde laestrategiacorporativaydesugestión.
• Seguimientodelamarchadelaempresa.• Nuevas contrataciones y ceses del cuerpo
directivo• Adecuación de la actuación empresarial a los
límites legales.• Fijación de Niveles salariales acorde a la situación.• Gestionar el propio consejo.• Representaralaempresa,haciendodeembajador.
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D. LA DIRECCIÓN:PROFESIONALIZACIÓN EN GESTIÓN
Una buena organización requiere diferenciar los objetivosyfuncionespropiosdelospropietariosdeaquellos que deben estar a cargo de los directivos.
Cabe destacar que estos intereses no siempre coinciden y que una buena gestión no suponenecesariamente que la Dirección esté ocupada por el empresario.
Esta situación junto con la competitividad de los mercados lleva a que seamuchomás convenienteprofesionalizar la gestión, manteniendo la propiedad el control del Consejo de Administración.
Enesteprocesoesimportantecuidarelperfildelaspersonas ajenas a la propiedad que ocuparán los puestosdegestión,yaqueserádevitalimportanciaque tenganexperiencia suficiente, que conozcan laproblemática empresarial y que estén al día de lacoyunturaquerodeaalaempresafamiliar.
Las ventajas de profesionalizar la gestión son:
• Distinguir entre los intereses familiares yempresariales
• Poderaprovecharlaexperienciadeprofesionalesajenos, con experiencia aplicable a nuestra empresa
• Eliminarposicionesconflictivasycomprometidasendecisionestácticasyoperativas.
• Establecer un sistema, unas normas, una sistemática de trabajo independientemente de las personas que ocupen puestos de responsabilidad en la empresa
• Ponerenmarchaunsistemadeobjetivosmediblesyalcanzablesypoderagilizarsisedieraelcaso,elreemplazamiento de personas por no alcanzar los objetivos marcados.
En este sentido, hay que tener en cuenta que elComité de Dirección asumirá la gestión con el Director General el frente como máximo responsable del día a día. Asimismo, es fundamental contar con un Presupuesto y un Plan de Gestión anualcomo base para desarrollar el trabajo, poniendo a disposición de cada director de área su presupuesto correspondiente.
Del mismo modo, será imprescindible que los miembros del Comité de Dirección conozcan sus funciones y responsabilidades para poder tomardecisionesysaberquédecisioneslescorrespondenycuáles pertenecen a la esfera de del Consejo.
Es fundamental diseñar el organigrama de trabajo, con criteriosdeobjetividad,profesionalidadyadaptadoalas necesidades de la empresa, donde los responsables de cada área dependen directamente de la Dirección General. Además, es de vital importancia comunicar el esquema de funcionamiento para que sea asumido portodos:empleados,gestores,consejerosyfamilia.
