Funciones en Excel (I)Las Funciones de Bsqueda y Referencias

Jose Ignacio Gonzlez GmezDepartamento de Economa Financiera y Contabilidad - Universidad de La Lagunawww.jggomez.eu

INDICE1 Para qu las funciones de bsqueda o referencias? ................................................................... 12 Generalidades ............................................................................................................................................... 13 Sintaxis bsicas de las principales funciones de bsqueda y referencias............................ 23.1 BUSCARV-BUSCARH / CONSULTAV-CONSULTAH.................................................................. 2

3.1.1 Generalidades............................................................................................................................. 23.1.2 Sintaxis y argumentos de la funcin BUSCARV - CONSULTAV ................................. 23.1.3 Sintaxis y argumentos de la funcin BUSCARH CONSULTAH ............................... 2

3.2 COINCIDIR. Concepto, sintaxis y argumentos .......................................................................... 33.3 INDICE. Concepto, sintaxis y argumentos.................................................................................. 33.4 Buscar por dos criterios en Excel: Frmula matricial combinando ndice y coincidir.Obtener el precio segn marca y modelo ................................................................................................. 44 Casos planteados ......................................................................................................................................... 64.1 Introduccin ......................................................................................................................................... 64.2 BUSCARV................................................................................................................................................ 6

4.2.1 Caso 1: Hoja Buscar 1. Renta y tasa de impuestos ........................................................ 64.2.2 Caso 2: Hoja Buscar 1. ID del producto y precio ............................................................ 64.2.3 Caso 3: Hoja Operarios............................................................................................................ 64.2.4 Caso 4: Hoja Vtas....................................................................................................................... 6

4.3 BUSCARH ............................................................................................................................................... 64.3.1 Caso 5: Hoja Fechabusqueda ................................................................................................ 64.3.2 Caso 6: Clasificacin de clientes .......................................................................................... 7

4.4 COINCIDIR ............................................................................................................................................. 74.4.1 Caso 7: Tickets del da ............................................................................................................. 74.4.2 Caso 8: Productos con ventas ms altas .......................................................................... 74.4.3 Caso 9: Guaguas, clculo del tiempo de espera .............................................................. 7

4.5 INDICE .................................................................................................................................................... 84.5.1 Caso 10: Distancia entre poblaciones ................................................................................ 84.5.2 Caso 11. Sucursales y ventas mensuales ........................................................................... 85 Bibliografa..................................................................................................................................................... 9

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 11 Para qu las funciones de bsqueda o referencias?Como casos o ejemplos en los que se pude aplicar estas funciones tendramos lossiguientes:Buscar

Teniendo una escala de descuentos segn categoras de clientes, comopodramos aplicar una tasa de descuento a un cliente determinado segn sucategora (funcin buscar o consulta).

Conocido el cdigo de un producto como seleccionar el precio o el proveedor enuna base de datos (funcin buscar o consulta).

El precio de la cerveza esta basado en la hora de solicitud del mismo (happyhours), conociendo en el ticket la hora de demanda como determinar el precioque debemos aplicar (funcin buscar o consulta).

Tengo una matriz con las ventas mensuales por sucursal, seleccionando lasucursal y mes obtener las ventas correspondientes (funcin ndice).

Tenemos en nuestra hoja de calculo 10.000 referencias y nombres de clientes ynos podra interesar conocer una formula que devuelva el numero de fila en quese encuentra concretamente el cliente Pedro Gonzlez (funcin coincidir).

Dada la lista de trabajadores de nuestra empresa, como conocer el trabajador conel salario mas alto o como el nombre del trabajador con el decimo salario masalto (funcin coincidir).

2 GeneralidadesCon este conjunto de funciones debsqueda se pretende dar solucin acuestiones relacionadas con lalocalizacin de texto o valoressiguiendo un determinado criterio.Como ms representativa de estasfunciones tenemos:

ELEGIR. Elige un valor de unalista de valores.

BUSCARH-CONSULTAH.Busca en la fila superior de unamatriz y devuelve el valor de lacelda indicada.

BUSCAR. Busca valores de unvector o una matriz.

COINCIDIR. Busca valores deuna referencia o matriz. Ilustracin 1 DESREF. Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia

dada. BUSCARV-CONSULTAV. Busca en la primera columna de una matriz y se

mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda, etc IMPORTARDATOSDINAMICOS. Devuelve los datos almacenados en un

informe de tabla dinmica INDICE. Usa un ndice para elegir un valor de una referencia o matriz

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 23 Sintaxis bsicas de las principales funciones de bsqueda y

referencias3.1 BUSCARV-BUSCARH / CONSULTAV-CONSULTAH

3.1.1 GeneralidadesLas funciones BUSCARV-BUSCARH han sido sustituidas por CONSULTAV-CONSULTAH respectivamente, pero en todo caso su significado es similar al igual quesu sintaxis.Esta funcin nos permite buscar valores en un rango de la hoja tanto vertical (haciendouso de la funcin BUSCARV o CONSULTAV) como horizontal (BUSCARH oCONSULTAH)En una bsqueda vertical, la operacin de bsqueda comienza en la primera columna deun rango de una hoja de clculo.En una bsqueda horizontal la operacin de bsqueda comienza en la primera fila de unrango de una hoja de clculo.

3.1.2 Sintaxis y argumentos de la funcin BUSCARV - CONSULTAVBusca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila paradevolver el valor de una celda

Ilustracin 23.1.3 Sintaxis y argumentos de la funcin BUSCARH CONSULTAH

Ilustracin 3

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 3Esta funcin realiza lo mismo que la funcin BUSCARV(), pero con la diferencia quebusca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve unvalor que est dentro de la misma columna del valor encontrado.

3.2 COINCIDIR. Concepto, sintaxis y argumentosComo hemos comentado al comienzo de este captulo, esta funcin sirve por ejemplopara localizar en nuestra hoja de clculo que contiene las referencias de 10.000 clientesy nos podra interesar conocer una formula que devuelva el numero de fila en que seencuentra concretamente el cliente Pedro Gonzlez.

As esta funcin nos permite encontrar dentro de una matriz la primera ocurrencia deuna coincidencia de una cadena de texto o numero.

Deberamos utilizar la funcin coincidir en vez de una funcin de bsqueda(BUISCARV o BUSCARH) en situaciones en las cuales queremos la posicin de unvalor en un rango en vez del valor de una celda en particular.Destacar que la funcin coincidir es frecuentemente muy usada cuando esta combinadacon otras funciones como, BUSCARV, INDICE, MAX, etc.La sintaxis es la siguiente:

Ilustracin 4COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; tipo_de_coincidencia)

3.3 INDICE. Concepto, sintaxis y argumentosDevuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La funcin INDICEpresenta dos formas: matricial y de referencia. Es decir, dentro de un rango especificadopor matriz, devuelve el valor de la celda que se encuentre en la interseccin de una fila yuna columna en particular.

INDICE(matriz; num_fila; num_columna)Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda que se encuentra en lasegunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir A4.

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Ilustracin 53.4 Buscar por dos criterios en Excel: Frmula matricial combinando

ndice y coincidir. Obtener el precio segn marca y modelohttp://exceltotal.com/buscar-por-dos-criterios-en-excel/En este caso intentaremos buscar un valor en base a doscriterios, es decir en base al valor de dos columnasencontraremos el valor en una tercera columna.Supongamos que tenemos una tienda de telfonosmviles y la lista de precios est organizada tal y como semuestra en la Ilustracin 6.Lo que deseamos es buscar el precio de un aparato enbase a su Marca y su Modelo. Para ello colocaremos losvalores que busco dentro de las celdas B1 y B2: Ilustracin 6

Ilustracin 7

En base a estos dos criterios necesitamos encontrar elprecio correspondiente. Lo primero que haremos esnombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene losdatos de manera que la frmula sea ms simple deentender. Los rangos nombrados sern los siguientes. Ilustracin 8Formulacin: formula matricial combinando COINCIDIR E INDICE

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 5Para alcanzar el objetivo usaremos las funciones COINCIDIR e INDICE y lascombinaremos para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Esimportante notar que la frmula que vamos a utilizar debe ser una frmula matricial porlo que despus de ingresarla en la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin deteclas CTRL + MAYS + ENTRAR.La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo esla siguiente:

{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}Observamos el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Ilustracin 9Primero explicaremos el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatenael contenido de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de unarreglo que contiene todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 dela funcin COINCIDIR indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin(nmero de rengln) donde se encuentre la coincidencia.Una vez que conocido la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo estraer el precio por lo que la funcin INDICE nos ayuda a obtener ese dato con tan soloespecificar el rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que esprecisamente el resultado de la funcin COINCIDIR.

Temas relacionados: Mirar tambin la funcin DESREF con INDICE y COINCIDIR enotros temas

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 64 Casos planteados

4.1 IntroduccinBasados en la hoja de clculo 01 Funciones de Bsqueda y Referencias vamos aanalizar un conjunto de casos propuestos con su respectiva solucin en el que seemplean las distintas funciones analizadas en este documento.

Ilustracin 104.2 BUSCARV

4.2.1 Caso 1: Hoja Buscar 1. Renta y tasa de impuestosEn este caso se plantea una escala de renta y una tasa impositiva y queremos aplicar latasa correspondiente a distintos niveles de renta que le corresponde segn la tablaestablecida.

4.2.2 Caso 2: Hoja Buscar 1. ID del producto y precioEn este caso tenemos una tabla con los datos del cdigo de producto y precio yqueremos aplicar una funcin tal que establecido el cdigo de un producto me asigne elprecio que le corresponde.

4.2.3 Caso 3: Hoja OperariosEsta hoja contiene el cdigo de empleado, salario y aos de experiencia. Debemosconfigurar la sintaxis de la formula correctamente que nos permita, dado un cdigo deempleado nos de su salario y otra frmula que nos de los aos de experiencia

4.2.4 Caso 4: Hoja VtasEl archivo vtas contiene el volumen de ventas por vendedor y familia de artculos paraun periodo determinado. Se pide, seleccionando un nombre de vendedor a travs de unaformula nos muestre la cantidad de artculos vendidos en ese periodo.

4.3 BUSCARH4.3.1 Caso 5: Hoja Fechabusqueda

Precio del producto cambia en funcin del precio de venta del producto. En este caso elprecio del producto cambia en funcin de la fecha de venta. Dado una fecha de venta deun producto determinar su precio.

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 74.3.2 Caso 6: Clasificacin de clientes

En esta hoja tenemos clasificados nuestros clientes en 4 grupos segn unos niveles decalidad establecido atendiendo a destinas variables como son frecuencia de compra,volumen de compras, plazo de cobro, rigurosidad en el pago, etc

De esta forma y segn la puntuacin media obtenida de los distintos tems y suponderacin se obtiene una puntuacin media de los clientes para los 4 niveles decalidad establecidos:

1. Frecuencia de compra2. Volumen de compra3. Devolucin de productos elevada4. Morosidad y/o retraso en pagos alta

De esta forma estos son asignados a un determinado grupo y por tanto se establece elgrado de pertenencia de cada cliente a un grupo determinado segn los resultados de laencuesta que pueden ir de (0 a 10).

CalidadAsignado a Cod. Clientes 1 2 3 4 Calidad

4 1 9 8 6 8 8

Se pide escribir una frmula que nos determine la puntuacin obtenida al agrupoasignado.

4.4 COINCIDIR4.4.1 Caso 7: Tickets del da

Contamos con los nmeros de tickets ordenados correlativamente correspondientes a lasventas del periodo y que han sido 30 operaciones. Se pretende aplicar una funcin quenos permita determinar el nmero de ticket a partir del cual las ventas acumuladas delperiodo superan los 10.000

4.4.2 Caso 8: Productos con ventas ms altasContamos con la relacin completa de los 256 productos de nuestra empresa y elvolumen de unidades vendidas en el ltimo periodo. Debemos seleccionar una formulay programarla que nos permita obtener el cdigo de identificacin de aquel productoque ms se ha vendido.

4.4.3 Caso 9: Guaguas, clculo del tiempo de esperaTenemos la relacin de los tiempos promedio de paso por nuestra parada de las distintasguaguas que hacen el recorrido hasta la estacin central (en minutos). Debemosseleccionar una formula y programarla para que para cada tiempo de pase desde laprimera guagua nos de la cantidad de tiempo que hay que esperar para la siguiente masprxima.

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 84.5 INDICE

4.5.1 Caso 10: Distancia entre poblacionesTenemos a disposicin la relacin de distancias de una serie de municipios en formatomatricial y queremos seleccionar dos municipios y obtener la distancia que los separa.4.5.2 Caso 11. Sucursales y ventas mensuales

Disponemos de todas las ventas mensuales del primer trimestre del ao de nuestrassucursales. Debemos seleccionar una funcin y programarla que nos permita obtener elimporte de ventas que corresponde a la sucursal 2 para el mes de marzo as como lasventas totales del mes de abril para la empresa.

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 95 Bibliografahttp://office.microsoft.com/es-es/excel-help/lista-de-funciones-de-hoja-de-calculo-por-categoria-HP010079186.aspxhttp://www.aulaclic.es/excel2010/t_6_4.htmhttp://www.funcionesexcel.com/categoria/busqueda.htm