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1. ADMINISTRACIN: CONCEPTOS Y GENERALIDADES

Hay autores que entienden a la administracin como una propiedad exclusiva de la empresa,

algunos la manejan como un proceso inherente a sus funciones, otros le adjudican la categora de

ciencia, tcnica o arte; todas estas aproximaciones son vlidas porque responden a un

determinado momento de la vida, en tiempo y espacio.

La administracin, en primera instancia, es una actividad nica y exclusivamente humana, ya que

el hombre la desarrolla a travs de todo un proceso de raciocinio, y no como uno de estmulo-

respuesta. Como producto humano tiende a ser manipulada por los rasgos y la personalidad de

quien la genera, por lo tanto en ocasiones puede manifestarse como un concepto de arte,

utilizando tcnicas de motivacin y liderazgo. A continuacin se presentan 3 definiciones:

a) La actividad humana que tiene como objetivo coordinar los recursos con los que cuenta una

organizacin y lograr en forma eficiente y satisfactoria los objetivos individuales e

institucionales.

b) La Administracin tambin conocida como Administracin de empresas es la ciencia social,

tcnica y arte que se ocupa de la planificacin, organizacin, direccin y control de los

recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la

organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser

econmico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organizacin.

c) Es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus

actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las

mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones que lo

llevarn a un posicionamiento en los mercados tanto nacionales como internacionales.

El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a

Empresas privadas y pblicas; Instituciones pblicas y Organismos estatales, y a las distintas

instituciones privadas.

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2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es la manera como el rea administrativa de la empresa, aplica el manejo de un conjunto

de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la visin, misin y

objetivos trazados por los empresarios.

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para

aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.

El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones:

3.1. PLANEACIN:

Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa

predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las

operaciones de un futuro deseable, posible y probable. Los elementos de una buena planificacin

para tener en cuenta son:

3.1.1. Diagnstico:

Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas

expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas.

Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma completa los

alcances reales de la empresa.

3.1.2. Objetivos Definidos:

Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado en la fase de

planeacin. Por su duracin, en el logro de resultados pueden ser a largo (ms de dos aos),

mediano (dentro de los dos aos) y corto plazo (hasta por seis meses).

Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisin de la direccin en

establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo

estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo

de cada una de las actividades del plan. Una de las herramientas valiosas de la administracin es la

determinacin de: Que es lo que se va a hacer, DONDE lo va a hacer, QUIEN lo va a hacer, COMO

lo va a hacer, CUANDO y en CUANTO tiempo se va a hacer.

3.1.3. Seleccin de Estrategias:

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La direccin escoger la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el plan,

previo anlisis de cada situacin en particular, por lo tanto elegir la ms acertada decisin para la

empresa. La mejor estrategia debe abarcar todas las reas de la empresa y debe sincronizar las

actividades entre produccin, finanzas, mercadeo y personal. Tambin el plan tendr flexibilidad

que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse.

3.1.4. Criterios de Evaluacin:

La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medicin

permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan lograr en cada paso de lo

estipulado en el plan.

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3.2. ORGANIZACIN:

El ordenamiento de todas y cada una de las reas de la empresa es una de las funciones

principales que le atae a la administracin en forma permanente, porque con ello es muy seguro

lograr los resultados que se esperan. Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el

tiempo, el trabajo, los recursos humanos y los recursos financieros.

El espacio: Distribuir un rea fsica de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso.

(Dependencias)

El tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la

oportunidad requerida por la administracin

El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan

desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administracin la eficiencia y efectividad

necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.

El Recurso Humano: La continuada subordinacin como elemento esencial en el contrato laboral

se convierte en una herramienta fundamental para la organizacin de las personas en las

empresas, ya que desde su ingreso la persona sabe a qu dependencia esta asignada y quien es su

jefe inmediato, de quien debe recibir directamente las rdenes y a quien rinde cuentas de las

tareas asignadas.

Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es tambin otro elemento

esencial de la ley de contratacin laboral actual en nuestro entorno empresarial, por lo tanto las

empresas disean y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a cada cargo y la

responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecucin de las mismas.

El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato, la honestidad y otros valores

cuando se practican por las personas para lograr los objetivos de la empresa, ofreceran como

resultado un ambiente laboral provechoso para la administracin.

Los Recursos Financieros: La organizacin de como la direccin, distribuir y aplicar los dineros

destinados para cada actividad, es el ingrediente ms efectivo para ejecutar todas y cada una de

las actividades y tareas que componen el proceso administrativo.

La asignacin de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y costos,

permitir el uso racional de ellos y por lo tanto la obtencin de los resultados esperados en la

operacin, as mismo la colocacin de esos recursos en el sitio correcto y con los rendimientos

favorables, darn cumplimiento a sus compromisos y obligaciones contradas por la empresa.

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3.3. LA DIRECCIN

El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinacin y gua delega en

otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con responsabilidad

y cumplimiento motivados, por alcanzar los objetivos como un equipo organizado. Para tener el

reconocimiento como un lder dirigente, por lo menos se debe tener las siguientes cualidades

personales a saber:

3.3.1. La Comunicacin:

Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por las diferentes situaciones que

se presentan a diario y que tienden a encontrar soluciones, para la toma de decisiones por parte

de la direccin, es una de las habilidades ms importantes que puede desarrollar un lder para ser

exitoso. Se entiende que habr una informacin que por algn motivo no debe salir de la

direccin. Para esto, se utilizar los medios que estn a su alcance por ejemplo: Outlook, folletos,

comunicacin interna, circulares, reuniones, mesas de trabajo, videoconferencias, telfonos y

cualquier otro medio disponible en el momento.

Esto se lograr, si el lder se hace entender por las dems personas con quien se comunica

y su mensaje es bien recepcionado; para lograrlo, la comunicacin debe ser precisa y clara,

direccionada a la persona indicada, permanente, muy sincera y respetuosa, motivando la

asistencia y participacin con puntualidad por parte del invitado.

Tambin podemos permitir que la comunicacin sea interactiva, esto quiere decir que el mensaje

puede ir en cualquier direccin por ejemplo de dirigido a dirigente y de dirigente a dirigido.

3.3.2. La Motivacin

Esfuerzo fsico y mental que desarrolla el trabajador con la mejor voluntad, con buen

estado anmico y el entusiasmo necesario, para la obtencin de un buen resultado, en las

actividades relacionadas con lo laboral y personal. Est en la mente de un gran dirigente,

mantener un buen clima organizacional dentro de la empresa y para lograr este cometido, debe

manejar buenas relaciones interpersonales, con todo el personal que se encuentra bajo sus

rdenes, tratando en todo momento de alcanzar un alto grado de colaboracin.

Un tercer elemento esencial, es la remuneracin pactada en el contrato laboral, por la

actividad tareas que se van a desarrollar, la cual exige un cumplimiento a cabalidad por las

partes y de esta manera un trabajador dispuesto a brindar todo el apoyo que necesita la direccin.

Tambin encontramos otros aspectos, que bien orientados por un buen dirigente, se alcanza un

clima laboral muy provechoso como son:

La estabilidad laboral

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La participacin activa en los programas

La justicia aplicada en situaciones igualitarias

Un trato amable y respetuoso

Oportunidad en actividades de desarrollo personal.

El reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.

3.3.3. La Autoridad

Capacidad que tiene el lder para impartir rdenes y que las dems personas las cumplan,

estas se pueden ejercer cuando: El perfil o competencia para las funciones asignadas, le

demuestran a los subalternos que se tiene el conocimiento y la preparacin para desarrollarlas

con eficiencia y efectividad objetiva, podr demostrar la capacidad suficiente y de esta forma

guiarlos a la consecucin de resultados ptimos, para las necesidades de la empresa. Esta

autoridad bien aplicada y tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que

intervienen en el proceso, ser el camino ms acertado y seguro para el equipo.

Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la autoridad de los

individuos y para esto, se tiene que hacer el esfuerzo de mostrar las virtudes y calidades humanas,

sobre todo las naturales y en lo posible corregir los defectos que pudieren entorpecer el normal

desarrollo del trabajo en los dems.

La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y un gran respeto hacia el

lder por parte del resto del equipo y esto se manifiesta cuando los resultados son los esperados

por todos en la empresa, imprimindole en cada oportunidad la solucin a los problemas en

beneficio de la empresa.

Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las mejores

alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas segn su prioridad. Para lo

cual se observa, analiza, compara y se escoge la que dar los mejores resultados.

3.4. EL CONTROL

Es quizs uno de los elementos ms importantes del proceso administrativo, ya que nos

permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a

dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, hasta el punto de ser tomado como

modelo japons, llamado control de calidad total y que posteriormente fue implementado en el

resto del mundo.

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Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados

obtenidos, permite evaluar los resultados y as de esta manera, encontrar las posibles soluciones a

los ajustes de las metas preestablecidas en el plan.

4. LA EMPRESA.

Aunque la administracin es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar,

comercial, etc.). Su campo de accin ms representativo es la empresa.

La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio

de una retribucin que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa el factor humano

es decisivo y la administracin establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos

intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

4.1. CONCEPTO DE EMPRESA.

Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva), para

mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los

empleados.

La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin y dedicada a las

actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios, con fines lucrativos y la

consiguiente responsabilidad. Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la

direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio

humano en el que la propia empresa acta. Es la unidad productiva o de servicio que, constituida

segn aspectos prcticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administracin para

lograr sus objetivos.

4.2. CLASIFICACIN DE LA EMPRESA.

A. Por su giro.

Industriales: Las empresas industriales se dedican a la extraccin y transformacin de

recursos naturales renovables y no renovables, as como, a la actividad agropecuaria y a la

manufactura de bienes de produccin y de bienes de consumo final.

Comerciales: Estas empresas se dedican a la compra y venta de productos terminados y

sus canales de distribucin son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas y los

comisionistas.

De servicio: Las empresas de servicio ofrecen productos intangibles y pueden tener fines

Lucrativos o no lucrativos.

B. Por sectores econmicos

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Agropecuario: Agricultura, Ganadera, Silvicultura y Pesca.

Industrial: Extractiva y de Transformacin.

De servicios: comercio, Restaurantes, Transporte, Comunicaciones, Alquiler de inmuebles,

Profesionales, Educativos, Mdicos, Gubernamentales, Financieros.

C. Por el origen de su capital

Publicas: En este tipo de empresas el capital proviene del Estado, para satisfacer las

necesidades que la iniciativa privada no cubre.

Privadas: El origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas

particulares y no interviene ninguna partida del presupuesto destinado hacia las empresas

del Estado.

Transnacionales: El capital de estas empresas proviene del extranjero, ya sean privadas o

pblicas.

Mixtas: El capital de las empresas mixtas proviene de dos o todas las formas anteriores.

D. Por su tamao.

Micro.

Pequea.

Mediana.

Grande.