0 Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des ressources humaines Atlas dans des pays en...

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Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des ressources humaines

Atlas dans des pays en crise

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Agenda

Objectifs

Points d’intégration

Vue d’ensemble du projet

Vue d’ensemble du processus des ressources humaines

Rôles & Responsabilités

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Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle

Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle:

• Mettre en avant les changements clefs sous le système Atlas et leur impact sur les processus principaux

• Renforcer les compétences en termes du processus en mettant l’accent sur les points d'intégration

• Pratiquer quelques transactions spécifiques du système en utilisant l’outil OnDemand - permettre aux personnes d’effectuer des transactions en Atlas dans leur domaine fonctionnel

• Parler des rôles et responsabilités• Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de

l’outil OnDemand

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Le scénario du bureau de pays de Cofokama servira de base pour nos discussions

• Nous sommes le bureau de pays de Cofokama - nous sommes chargés de relever le défi d'aider le Cofokama à se reconstruire suite à la lutte pour l'indépendance

• Afin de reconstruire la région, administrer et gérer le pays à l'avenir, le Cofokama a énormément besoin de personnes qualifiées et instruites

• Le bureau de pays de Cofokama veut mettre en place un programme d’urgence d’éducation et de formation pour réaliser le suivant :– organiser un programme de formation professionnelle

immédiate et de courte durée, et– développer la politique de l’éducation et de la formation au

Cofokama

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L'équipe de P.M. nous a demandée de recruter un FTE supplémentaire pour le projet - nous passerons par les étapes principales dans le processus de recrutement

Plan de travail

Créer la demande de poste

Créer le poste

Embaucher un candidat

Saisir les données des candidats

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Agenda

Objectifs





7

Les transactions des projets dans le Schéma opérationnel intégré

Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet

Activer le projetActiver le projet

Finalisation du ProjetFinalisation du Projet

Financement du projetFinancement du projet

Elaboration du projetElaboration du projet

Gérer les contributions

Gérer les contributions

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gestion desévénements personnels

Gestion desévénements personnels

Gestion des événements professionnels

Gestion des événements professionnels

SéparationSéparation

Gérer les talents& la performanceGérer les talents& la performance

Gérer l’apprentissage

Gérer l’apprentissage

Gestion de la carrièreGestion de la carrière

Gestion postes vacantsGestion postes vacants

EmbaucherEmbaucher

Préparer & traiterle bon de commande

Préparer & traiterle bon de commande

Recevoir & accepterles biens ou servicesRecevoir & accepterles biens ou services

Gestion des StocksGestion des Stocks

Initiative d’achat

Initiative d’achat

Gestion paiementsGestion paiements

Effectuer audits financiers

Effectuer audits financiers

Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Gestion des fournisseursGestion des fournisseurs

Traitement& salairesTraitement& salaires

Approuver un poste

Approuver un poste

Evaluation du projetEvaluation du projet

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facturationContratsComptes

à recevoir

GERER LES

CONTRIBUTIONS

GERER L’ACTIF DU PROJET (inventaire)

Gestiondes biens

ActifActif

Actif

DETAILLLER LA PLANIFICATION 1

LE SUIVI DU PROJET

PROJETS

SUBVENTIONS

Grandlivre

Traitement& salaires

Initiatives d’Achats

RéceptionComptes à

payer

Bonsde Commande

Matching à 3

GERER LESDEPENSES

Embaucher

Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés

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Agenda

Objectifs





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Vue d’ensemble du projet d’urgence d’éducation et de formation


L'équipe de la gestion de projet (P.M.) a créé une proposition pour le programme d’urgence d'éducation et de formation

La proposition a été copiée d'un projet précédent et a été modifiée pour l’adapter aux besoins spécifiques du programme de Cofokama – ceci a épargné l'équipe de P.M. une quantité considérable de travail et a facilité la préparation de la proposition dans un délais plus court

L'équipe a alors commencé à définir les activités de projet et le budget afférent en détail et ensuite le projet était approuvé

Vu que nous avons actuellement une nouvelle structure budgétaire, regardons à quoi ressemblera ce nouveau budget

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Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet

Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau

Ressource

Activité

Projet

CO

Définition PeopleSoft

Entité Opérationnelle

Fournit la structure pour une activité

Analyse des tâches – les taux GMS sont assignables à ce niveau

Budgets sont faits au niveau des activités

Ressources allouées aux différentes activités

Un résultat est obtenu grâce une série

d'activités

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Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités

Préparer Proposition

Définir budget

Définir activités

Définir proposition

Évaluation en interne

Négocier les

conditions

Le budget s’effectue au niveau des activités

Définir projet

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Name of Activity (description)

Duration of Activity (estimate)

Activity Budget (total budget for activity)

Budget Periods

Cost Recovery Rate (FA rate & base)

1. La formation professionnelle

2 mois US$ 273,420 1. 13/10/03 – 31/12/03

5%

2. La planification et le développement d’une politique éducative

14 mois US$ 84,000

US$ 262,500

1. 13/10/03 – 31/12/03

2. 01/01/04 – 31/12/04

5%

5%

3. Activités de suivi

9 mois (4 semaines)

US$ 0

US$ 52,500

1. 13/10/03 – 31/12/03

2. 01/01/04 – 31/12/04

N/A

5%

L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (1/3)

Les activités de définition


Définir budget

Définir activités



Négocier les

conditions

Définir projet

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Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet

• Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget d'ici le dernier jour (31 décembre) de l'année

• Par exemple, un budget prévu pour courir du 1er octobre jusqu’au 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusqu’au 31 décembre et un autre du 1er janvier jusqu’au 31 janvier .

• La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet

• La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet

• Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes

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Inputs Needed for Each Activity

Estimated Cost to Finance each Input

Who will Finance Each Activity

For UNDP portion, which department pays cost share amount

1. La formation professionnelle

• EQUIP• PERINT• TRAVEL• MISC

• US$ 44,000• US$ 80,000• US$ 20,000• US$ 116,400

Donateur de l’UE 10013

N/A

2. Planification & Développ- ement politique éducative

• PERINT• TRAVEL• MISC

• US$ 50,000• US$ 15,000• US$ 15,000


N/A


• N/A • N/A N/A N/A


Définition du budget : Période Budgétaire 1 13/10/03 – 31/12/03


Définir budget

Définir activités



Négocier les

conditions

Définir projet

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Inputs Needed for Each Activity

Estimated Cost to Finance each Input

Who will Finance Each Activity

For UNDP portion, which department pays cost share amount

1. La Formation professionnelle

• N/A • N/A N/A N/A

2. Planification & développ-ement politique éducative

• PERINT• TRAVEL• MISC

• US$ 190,000• US$ 30,000• US$ 30,000


N/A


• PERINT• TRAVEL

• US$ 30,000 • US$ 20,000


N/A


Définition du budget : Période budgétaire 2 01/01/04 – 31/12/04


Définir budget

Définir activités



Négocier les

conditions

Définir projet

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Le plan de travail annuel (AWP) remplacera l’actuel document de projet

Le plan de travail annuel (AWP) contient :

• Output prévu précisant:

• Les objectifs annuels

• Activités pour atteindre l’output précisant:

• Le temps nécessaire pour mener à terme les activités

• Objectifs réalisables par rapport à l’activité

• Ressources prévues précisant:

• Personne responsable

• La source des fonds

• Description budgétaire

• Montant du budget

AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus d’une section narrative

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Le Format proposé du budget– proposition de S&H

Plan annuel de projet

Année ____________

Timing BUDGET PREVU

Output prévus

Précisez les rendements que le projet est censé atteindre/faciliter – ajoutez tout repère/indicateur approprié

Activités clé/

Objectifs annuels de rendement

Enumérez toutes les activités visant le rendement indiqué

Q1

Q2

Q3

Q4

PARTIE RESPO

NSABLE Origine des

fonds

Description

Budgétaire

Montant

Nécessite de définitions précises

des Output

Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output

Sources de financement identifiées

par ligne budgétaire

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Year: 2004Dépt: HondurasTitre du projet : Gouvernance DémocratiquePartenaire exécutant: Congress

Proj ID Rendement prévu Activités clé Personne responsableQ1 Q2 Q3 Q4 Fonds DonateurDescription Budgétaire Montant

ID justification d'EXT Descr de l'activité Act_SCH Fonds de l'organisme exécutantDonateurN° de compte / Cat Budgétaire

1234 réforme législative Entretien du parti poitique x x Congress 30000 10015 700102 Consultant 300,000pour rehausser la transparence du Congress 30000 10015 700000 Matériels 20,000processus juridique Préparation des lois x x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100,000

Congress 30000 10015 700000 Consultant 500,000Discussion du projet de loi x x Congress 30000 10015 700000Materials 20,000

Congress 30000 10015 700000 Service 50,000Congress 30000 10015 700000 DSA seminar 80,000

campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100,000TOTAL 1,170,000

1300 Des outils de communicationpréparer la stratégie de x Congress 30000 10015 700000 Consultant 300,000y compris le site du congress ,communication Congress 30000 10015 700000 Matériels 20,000création d'un réseau médiatiqueLegislation Design x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100,000

Congress 30000 10015 700000 Consultant 500,000Préparation des lois x Congress 30000 10015 700000 Matériels 20,000

Congress 30000 10015 700000 Service 50,000Congress 30000 10015 700000 DSA pour les partcicipants80,000

campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100,000TOTAL 1,170,000

Activités de suivi Time FrameLapse de temps1234 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 30,0001300 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 20,000

Congress 30000 10015 700000 Déplacements 30,000TOTAL 80,000GRAND TOTAL 2,420,000

Lapse de temps Budget

Conception du document budgétaire pour PS

Final report format may vary

Fonds/Donateurs détails des

Origine des fonds

Description des lignes de budget

ExampleExemple

Ressources liées à l'activité :

budget centré sur l’activité

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Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet d’urgence d’éducation et de formation

Expected Outputs

Key Activities/ Annual Output

Targets

Timeframe Responsible Party

Planned Budget

Q1 Q2 Q3 Q4 Source of Funds

Budget Description

Amount

Monitoring Activities Timeframe Responsible Party

Budget

Q1 Q2 Q3 Q4 Budget Line Description

Amount

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Le projet a été approuvé, le donateur a payé le premier acompte et les activités sont maintenant en cours

• L’équipe de PM team a énuméré les détails spécifiques du projet (l’équipe de projet, les activités, les délais, étc.)

• Le financement du projet a été boulé – l’UE est le seul donateur• Le projet a été approuvé par tous les dépositaires principaux,

les documents nécessaires ont été signés et le projet a été lancé

• Nous venons de recevoir de l’UE le premier acompte pour notre projet – maintenant l'équipe de P.M.fait en sorte que le plan de projet devienne une réalité

• L'équipe de P.M. cherche à acheter les marchandises et à embaucher quelqu'un pour le projet, ils veulent faire le suivant:

– acheter 48 boites d’outils et 96 bleus de travail, et – Embaucher un expert ayant une expérience dans le

développement de politiques

État du projet

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La nouvelle embauche pour le projet est à temps plein - s'ils étaient sur un contrat SSA ou un contrat de services ils seraient contrôlés dans la module des achats

La gestion des contrats SSA et des contrats de service:

• Le paiement des SSA et des contrats de service de l’embauche pour le projet seront faits à travers la module des achats dans PS

• Ceci pourrait être contrôlé par le RH ou l'équipe de CAPM, selon la façon dont le bureau décide de partager les responsabilités

• Si c’est au RH de contrôler les SSA et les contrats de service ils devront faire ainsi à travers la module des achats

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Passons par les étapes nécessaires du processus de recrutement pour pouvoir embaucher le

candidat approprié en utilisant les détails fournis par l'équipe de P.M.

L'équipe de P.M. a demandé que nous les aidons à embaucher à plein temps un expert en matière éducatif de développement de politique

• Pour le poste de conseiller en politique d'éducation, le Programme des Nations Unies pour le développement (le PNUD) au Cofokama recrute un coordonnateur à long terme, responsable de la gestion d'un programme d’urgence d'éducation et de formation et du développement d'un programme de politique d'éducation en coopération avec le gouvernement de Cofokama

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Nous devons travailler avec les équipes de P.M. et des finances pour créer le poste et la demande de poste

La gestion de projet

Points d’intégration : Unité/région responsable

Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par l’équipe de P.M. aussi bien que par celle des ressources humaines

Poste / Processus de création de la demande de poste

Approbation du poste

Vérification du budget

pour le poste

Déterminer la source de financement

Poste vacant/ besoin identifié

Créer le poste

Création de la demande de

poste


RH Finances Finances RH

25

Nous devons travailler avec l'équipe de P.M. pour recruter un candidat approprié pour le projet

Points d’intégration : Unité/région responsable

Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par l’équipe de P.M. ou ou par celle des ressources humaines


RH RH

Processus de la création de poste

Contrat

OffreApprobation

Sélectio

n candida

t

Mener entretiens

Réception des CV

Développer les critères

de tri

Publier poste

Fixer les entretiens

RHLa gestion de projet

RHRH

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Agenda

Objectifs





27

Il y a 9 processus principaux dans la gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humainesLa gestion des ressources humaines

1. La gestion des postes vacants1. La gestion des postes vacants

Les ressources humaines incorporent des procédés pour développer et contrôler une stratégie globale de ressources humaines basée sur des buts du PNUD et des résultats désirés, identifiant et développant les compétences requises pour réaliser ces buts, l’embauche et la rétention du personnel, la gestion des contrats et des systèmes d'évaluation de la performance.

2. Embaucher2. Embaucher

3. La gestion des talents et des performances3. La gestion des talents et des performances

4. La gestion des connaissances4. La gestion des connaissances

5. La gestion de carrière5. La gestion de carrière

6. La gestion des événements professionnels6. La gestion des événements professionnels

7. La gestion des événements personnels7. La gestion des événements personnels

8. La séparation8. La séparation

9. Traitement & Salaire9. Traitement & Salaire

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Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine des ressources humaines dus à l'exécution d'ERP

La gestion des ressources humainesLa gestion des ressources humaines

1. La gestion des postes vacants1. La gestion des postes vacants

2. Embaucher2. Embaucher

3. La gestion des talents et desperformances3. La gestion des talents et desperformances

4. La gestion des connaissances4. La gestion des connaissances

5. La gestion de carrière5. La gestion de carrière

6. La gestion des événements professionnels6. La gestion des événements professionnels

7. La gestion des événementspersonnels7. La gestion des événementspersonnels

8. La séparation8. La séparation

9. Traitement & Salaire9. Traitement & Salaire

Des changements dans l’environnement ERP

• Délégation des responsabilités au bureau de pays, utilisation des patrons, séparation des postes des individus

• Moins de traitement par papier qui prend du temps, possibilité d’utiliser le recrutement en ligne

• ‘Systémisation’, un processus profilé

• Systémisation’, un processus profilé

• ‘Systémisation’, un processus profilé

• Dépistage du personnel à travers l’organisation • ‘Systémisation’, un processus profilé• , pour garder une trace de l’historique et

permettre le libre-service• Systémisation’, un processus profilé

• Saisie de données par les bureaux de pays, différentes formes de paiement, une interface directe avec le GL, les revenus et les déductions effectué à travers le système de paie

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AgendaObjectifs Points d’intégrationVue d’ensemble du projet

Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire


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La gestion des postes au PNUD/UNOPS/FNUAP

A l'Onu, le peronnel est classifié par poste. Des codes de travail sont utilisés pour la classification générale, mais des postes sont utilisés pour l’identification unique de chaque rôle lié au code de travail. Par exemple, une position liée au code de travail de l’assistant administratif pourrait se référer à un adjoint administratif au département de marketing ou à un adjoint administratif au service des ressources humaines. Les postes ont habituellement un rapport linéaire avec des employés, à la différence des codes de travail, qui ont habituellement un rapport multiple.

L'Onu a décidé d‘utiliser la pleine gestion de postes, ceci signifie que chaque employé a besoin d'un poste. Pour le PNUD, la gestion de postes sera décentralisée au niveau des bureaux de pays pour des postes spécifiques, à savoir les postes financés à partir de ressources secondaires et de chacun des postes de niveau série 300.

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La gestion de postes pour le Programme de Cofokama

Au cours de l’élaboration de la proposition pour le programme d’urgence d'éducation et de formation, l'équipe de P.M. a décidé de recruter un FTE supplémentaire qui remplira un rôle double: Servir de conseiller en politique d'éducation (rôle principal) Prendre en charge la gestion de projet de ce projet en

particulier Aujourd'hui vous avez reçu une demande par e-mail de l'équipe

de P.M. pour créer le poste pour ce FTE supplémentaire Allons voir en détail le processus commercial de gestion de

postes vacants

32

La gestion des postes vacants

Approbation du poste

Vérification du budget pour le

poste

Déterminer la source de financement

Poste vacant/ besoin

identifié

Processus de la création de poste

Créer le poste

Principales modifications sous ERP

Répertoire du ToR

Contrôle des engagements

A détailler de façon complète


Création de la demande de poste

Mise en projet

Plan Comptable

Approbation en ligne

Suppression de la certification

Décentralisation



RH Finances Finances RH

Saisie des données à la source

Stockage électroniquedes documents

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Déterminer les données nécessaires pour créer un poste

Avant qu'on ne puisse créer une position, on doit s'assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles

PeopleSoft vous oblige de finir la transaction d’un seul coup, vous ne pouvez pas laisser la création de poste en suspens

Pour ce scénario, les données requises pour créer le poste pour le nouveau membre du projet devront venir de l'équipe de P.M.

Utilisons OnDemand pour déterminer les données nécessaires pour créer un poste. Au cours de l'exemple, préparez une liste de toute l'information requise

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OnDemand comprend quatre étapes – voyons au cours de notre identification de ce qu’il faut pour créer un poste

Voyez-le!

Sachez-le!

Faites-le!

Essayez-le!

4ème étape à effectuer lorsque le

système est ‘live’

Comment faire

35

Création de poste dans OnDemand

Nous créerons maintenant un poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.orgCliquez sur Human Resources Management sous

la colonne des titres à gauche de l’écranCliquez sur Position ManagementCliquez sur Learn about Position Management…Cliquez sur Create a Position

Ici on vous montrera comment créer un poste

http://ondemandweb.undp.org/






36

Avez-vous reçu toutes les informations nécessaires?

Vérifiez l'information que vous avez reçue de l'équipe de P.M. (polycopiés) avec la liste de données nécessaires que vous venez de créer. Avez-vous toutes les informations nécessaires pour la création de poste ?

Si la réponse est non, il faudra recontacter l’équipe de PM team avant de créer le poste

Match?

37

La création de poste – la décentralisation pour le PNUD

Chacun des postes LOCAUX de série 100 peuvent être créés localement à l’exception des postes approuvés par le Conseil exécutif, les postes non affectés et ceux de niveau général - Aucun besoin de venir voir l’OBR

Vérifiez le document de type de poste (polycopié) pour plus de détails

La gestion des postes exigera dorénavant que des postes soient crées pour TOUT LE personnel qui sera payé à travers le livre de paie global

Tout en améliorant le processus d'affaires, il décale également la responsabilité (c.-à-d. les bureaux de pays sont maintenant responsables)

Le cadre de contrôle doit assurer la division de travail proportionnée et des points de contrôle financier suffisants (séparation des responsabilités)

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Exercice – il faut les faire avant de lancer le Live Pilot

Pour l’exercice, vous devez créer la demande de poste dans OnDemand avant que nous ne fassions l'exercice dans Live pilot

Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management

sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Create a Job Requisition

Ici on vous montrera comment créer une demande de poste






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Rôle de l'administrateur de poste dans la gestion des postes vacants

L’administrateur de poste va créer/modifier un poste ou son financement

pour les NOUVEAUX postes – changement de statut à ‘PROPOSE’

Type de Contrat - Détermine le type de poste

Niveau– Détermine le groupe de paie

Durée – Détermine les dates réelles

Plan Comptable - Détermine les lignes de distribution du poste

Pourcentages – Détermine le Pourcentage de chaque ligne de distribution

Autres données – fournit d’autres données nécessaires pour pouvoir enregistrer le poste

Transmettre à l’administrateur des finances pour approbation

40

Rôle de l'administrateur des finances dans la gestion des postes vacants

L’administrateur des finances fera le suivant:

Vérifier le type de poste et les conditions budgétaires

Vérifier les combinaisons du Plan Comptable

Vérifier les fonds disponibles contre la disponibilité des fonds des combinaisons du Plan Comptable

Approuver la création de poste ou le changement de répartition des fonds

Informer l’administrateur de poste de son approbation ou des modifications effectuées

Ensuite l’administrateur de poste changera le statut à ‘Approuvé’

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42

L'équipe de P.M. a créé le TOR pour le poste supplémentaire et a publié une annonce sur le site Web du PNUD

Plusieurs candidats ont postulé et vous, en tant que l'équipe RH, avez fait une présélection des candidats appropriés

Les informations sur les candidats pré-sélectionnés seront saisies dans le système

Des entretiens d’embauche avec les candidats restants ont été tenus et, dans un effort partagé avec l'équipe de P.M., vous avez choisi un candidat approprié pour le poste

Le candidat choisi sera offert un contrat

Voyons de près le processus d’embauche

Le recrutement pour le Programme de Cofokama

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Le processur d’embaucherA détailler de façon

complète


Tout au long du processus il y a une interaction intense avec l'équipe de P.M.

Contrat

OffreApprobation

Sélection du

candidat

Mener entretiens

Réception CV

Développer critères de tri

Publier l’annonce

Le processus d’embaucher

Fixer entretiens d’embauche



RH RHRHLa gestion de projet

RHRH

Approbation en ligne

Suppression de la certification

Décentralisation

Saisie des données à la source

Stockage électronique des documents

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Réception des CV – quel lien avec PeopleSoft?

PeopleSoft nous permet de stocker et de dépister les informations sur les candidats (par exemple l'adresse, parcours éducatif, et même des CV et lettres de motivation complets)

On peut décider d'enregistrer les informations sur tous les candidats reçus, seulement pour ceux qui ont été sélectionnés pour un entretien ou juste celles du candidat sélectionné pour le poste.

Au Cofokama on a décidé de n’enregistrer que les informations des candidats interviewés afin que le comité ait accès à toutes les informations avant la tenue des entretiens

Passons à OnDemand pour voir comment enregistrer les informations de candidat. Créez une liste du des informations nécessaires de base pour enregistrer les informations de candidat

45

Ajouter un candidat externe à une demande de poste

Nous ajouterons maintenant les candidats externes à la demande de poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Add an External applicant

Ici on vous montrera comment ajouter des informations sur les candidats externes







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Création de l’offre et du contrat

Le candidat pour le poste de conseiller en politique d'éducation a été choisi par le comité et maintenant nous devons refléter ceci dans PeopleSoft

Le statut du candidat sélectionné changera de “020 – Postulé” (ou “060 – Entretien”) à “080 – Prêt pour l’embauche”

Le statut des autres candidats à cette demande de poste changera de“020 – Postulé” to “110 - Rejeté”

Vous préparerez le contrat du candidat sélectionné

47

Mise à jour des informations du candidat dans OnDemand

Nous mettrons à jour maintenant l'information sur un candidat pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Update/View/Correct Applicant info

Ici on vous montrera comment modifier les informations d’un candidat







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L’embauche d’un candidat dans OnDemand

Nous embaucherons maintenant l’un des candidats en tant que membre de projet dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.orgCliquez sur Human Resources Management

colonne des titres à gauche de l’écranCliquez sur Hire Cliquez sur Learn about the Hire processCliquez sur Hire 100/300 series local & 300 IP

Ici on vous montrera comment embaucher quelqu’un pour un poste spécifique







49




50

Transactions pour gérer les talents et les performances - pas lors du premier lancement de PS

PeopleSoft Définir le cadre de nos

compétences

Assigner des compétences aux postes

Évaluation des compétences personnelles

Comparaison des compétences

Exécuter la recherche de compétences

En Externe

RCA (Évaluation des résultats et des compétences)

CRG (Groupe d’examen des carrières)

RCAC (Centre d‘évaluation du Coordonnateur Résident)

SME (Exercice de gestion de la succession)

LEAD

Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

51




52

Transactions pour gérer les connaissances – pas lors du premier lancement de PS

PeopleSoft Définition des ressources de

formation

Définition des détails du programme/du coût

Gérer le Budget de formation

Sélection des Participants

Gérer la Participation

Le traitement des demandes de formation

Rapports de formation/de programme

En externe Cours d'atelier

La formation en externe

VDA (École virtuelle du développement) / MDC (Centre de développement de la gestion)

Congés sabbatiques / EAP (Programme d'Aide d'Éducation)

ICDL

Réseaux De Pratique

CMSCW Atelier sur les qualités relationnelles et la gestion du changement

MSP/MSMP (Prog.de gestion) Formation ERP


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54

Transactions pour la gestion de carrière – pas lors du premier lancement de PS

PeopleSoft Évaluation des résumés de

carrière

Dépistage des compétences / Accomplissements

Préparation du plan de carrière

Rapports de carrière

Identification des postes clés

La planification de la succession

En externe

Consultation de carrière

Recherche d’emploi

SME (Exercice de gestion de la succession)


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La gestion des mandats (organisation événementielle)

Il y a différents changements d'organisation possibles qui sont reflétés dans la section des mandats: Ré-affectations (avec et sans la demande de poste) Changements de salaire Promotions (y compris l’indemnité de fonctions - SPA) Rétrogradations Congés spéciaux (avec ou sans paie)


Tout le personnel du bureau de pays (de séries

100 & 300) est géré dans un seul système

Les données RH précises et à jour sur des postes et

les employés sont saisies et préservées localement

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Exercices supplémentaires sur la gestion des mandats dans OnDemand

Pour l’exercice, il faut réaffecter un employé dans OnDemand

Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Manage Assignments (Organization Events) Cliquez sur Learn about Reassignments Cliquez sur Reassignments resulting from Ad Hoc/SME Re-organization

Ici on vous montrera comment réaliserune ré-affectation







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Transactions pour gérer les événements personnels

PeopleSoft Changement de statut marital

Changement de statut de visa

Changement de nationalité

Modification des personnes à charge

Congé annuel/maladie

Octroi des indemnités

Récupération des avances (octroyées dans la module des finances)

PA

IE

RH

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Exercices supplémentaires sur la gestion des événements de la vie dans OnDemand

Comme exercice, il faut faire une changement personnel pour un employé dans OnDemand

Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Manage Life Events Cliquez sur Learn about Personal Data Cliquez sur Enter a marital status change

Ici on vous montrera comment changer les données personnelles







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Séparation et arrêt (1/2)

La séparation désigné sous le nom “Termination” dans PeopleSoft

La séparation change le statut de l’employé en inactif et l'employé reste sur le livre de paie jusqu’à la veille de la date réelle de l'arrêt

La séparation déclenche également un avis d'e-mail aux directeurs des ressources humaines

Une séparation ne calculera aucun montant dû à l'employé tel que les soldes exceptionnels de congé, l'indemnité de la séparation ni aucun montant à récupérer par l'organisation de l'employé tel que le paiement des factures de téléphone, les avances sur les déplacements ou la documentation (LP's, G4's)

Ces calculs continueront à être effectués en dehors de du système et seront inclus dans le dernier chèque de règlement

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Séparation et arrêt(2/2)

Notez qu'à moins que l'administrateur du livre de paie en est informé, le dernier chèque de règlement sera transmis automatiquement à l'employé

L'administrateur de livre de paie retiendra le salaire final jusqu'à ce que tous les calculs pour le chèque de règlement soient complet

Si l'employé choisit de participer aux avantages post emploi (after service benefits), ceci doit être enregistré aux pages d'inscription des avantages

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Exercices facultatifs – vous pouvez vérifier le processus d’une séparation dans OnDemand

Exercices facultatifs – vous pouvez vérifier le processus d’arrêt dans OnDemand

Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Separation & Termination Cliquez sur Learn how to process terminations Cliquez sur Process separation or Process separation – Separation package SLWFP

Ici on vous montrera comment traiter une séparation







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Livre de paie– Le Cycle de vie

BudgetEmbaucher un employé

Poste

Lancer le livre de paie

Inscrire l’employé

dans le livre de paie

Traiter lesentrées du

livre de paie

Inscriptiondes

avantages

Effectuerle paiementde salaires

Flux des informations

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La structure de base du livre de paie (1/2)

• Pay Entity : est la banque et la devise de source.

• Pay Group : est un groupement logique des employés payés en même temps. Ils partagent les mêmes caractéristiques.

• Payee : l’employé qui reçoit le salaire.

• Eligibility Group : éléments spécifiques pour

lesquels une certaine population de bénéficiaire

peut être éligible.

• Element Group : sont des groupes personnalisés de revenus, de déductions ou d'éléments d'absence.

• Element : sont les modules du livre de paie. (codes de taux, dates, durées, formules, listes de processus, règles d’arrondissement, des revenus, des déductions)

Element Element

Element Group Element Group

Eligibility Group

Payee

Pay Group

Pay Entity

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L’idée de base du livre de paie(2/2)

• Payroll Run Control : Lancement du livre de paie ou du processus d’absence

• Calendar Group ID : Quelles périodes seront traitées lors d’un lancement spécifique du livre de paie.

• Calendar ID : Quels bénéficiaires seront traités. Rassemble le groupe de salaire et la période.

• Run Type ID: Quels éléments seront traités. Par exemple, le livre de paie ou les absences.

• Calendar Period ID: Quelle période de paie sera traitée.

Payroll Run Control

Calendar

Group ID

Calendar ID

Run Type IDCalendar

Period ID

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Traductions dans la terminologie de l’Onu

• Payroll Run Control: Des processus en lots lancés au niveau global suivant un planning établi par le PNUD.

• Pay Group: quels employés seront traités:

• MAC_PM (personnel national)

• MAC_INT (personnel international – ALD’s)

• Calendar ID : Quels employés seront traités et et

pour quelle période.

• MAC_PM 2003M04 MAC_PMA 2003M04

• = MAC (Pays)

• = PM (paiement mensuel) PMA (Absences mensuelles)

• = 2003 (année)

• = M04 (Mois)

Payroll Run Control

Pay Group

Calendar ID

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Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand

Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand

Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Global Payroll Cliquez sur les différents sous-menus

Ici on vous montrera comment changerles données du livre de paie


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• Nous avons embauché un expert en matière de politique d'éducation pour le programme d’urgence d'éducation et de formation

• Nous avons acheté, et avons payé l'équipement de formation (l’équipe de CAPM en coopération avec les équipes de P.M. et de FRM)

• Nous avons reçu et avons saisi l’échéancier de remboursement des contributions et des contributions liées dans Atlas

• Le RR a demandé un rapport détaillant le progrès du projet par rapport aux activités exécutées aussi bien que l’état financier du projet

• Le P.M. a créé un rapport en utilisant Atlas qui fournira au RR les informations à jour sur le programme d’urgence d’éducation et de formation

Mise à jour du projet

Mise à jour du projet:

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Agenda

Objectifs





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Rôles et Responsabilités au service des ressources humaines

6 profils d'utilisateur ont été identifiés dans la module RH d’Atlas :

Manager HRGPAdministrateur des ressources humainesAdministrateur du livre de paie globalAdministrateur de posteResponsable du traitement des absencesSuper-Utilisateur commercial

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Schéma du processus RH - Rôles et responsabilités

Entrée du livre de

paieAbsencesRevenus & Déductions

Gestion de poste

Embauche de

l’employé

Établir lien Employé au groupe de

salaire

Lancer le livre de paie

Processus central en batch

Payer vos employés

Rôle:AdministrateurDe poste

Rôle:Administrateur des Ressources humaines

Rôle:Responsable du traitement des absences & Administrateur du livre de paie global

Rôle:Administrateur livre de paie global

Maintenant voyons en détail chaque profil d’utilisateurMaintenant voyons en détail chaque profil d’utilisateur

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HRGP Manager – qui sera-t-il?

Membres d'une équipe de gestion dans un bureau qui ont des responsabilités dans le domaine des ressources humaines et du livre de paie

Les directeurs d’un bureau de pays pourraient inclure le RC/RR, le directeur de pays, le DRR, le directeur des opérations, et dans quelques bureaux l'ARR. Les directeurs à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau

Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

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HRGP Manager – que fera-t-il/elle dans PS?

L'accès de HRGP Manager permet l'examen des données et des transactions, aussi bien que des rapports dans tout le système Atlas RH/ livre de paie global. Il permet les managers de regarder les dossiers historiques, actuels et futurs. Il permet également aux managers de mettre à jour des dossiers futurs

Un manager peut aussi ajouter un dossier dans les domaines suivants: Recrutement, RH, benefits, le livre de paie & le traitement des absences

Pour plus de détails veuillez vérifier à la polycopié sur les profils d'utilisateur

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Administrateur des ressources humaines– qui sera-t-il?

Un employé qui effectue un ensemble de transactions dans les domaines suivants - recrutement, ressources humaines et benefits. En fonction de la taille du bureau, elle peut être exécutée par un ou plusieurs employés

L’administrateur RH dans un bureau de pays peut être le chef du personnel, le responsable des ressources humaines ou le directeur des opérations. L'administrateur RH à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau


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Administrateur des ressources humaines – que fera-t-il/elle dans PS? (1/2)

Recrutement - écrit l'information des candidats sur la liste finale, enregistre le processus d'entretien, enregistre l'information RH de du candidat réussi. Dans la vague 2, E-Recrute aura automatisé toutes ces étapes

‘Ressources humaines – traite une embauche directement ou à partir d’un tableau des candidats, saisit toutes les données personnelles et biographiques, prépare les contrats, saisit les coordonnées d’urgence, le passeport et les données de la carte d’identité, saisit des données du poste (par exemple le poste, le département, le lieu, le plan de salaire, la catégorie). Traite tous autres Actions/Raisons (actions de personnel) qui ont lieu pendant la durée du service de l’employé, par exemple des promotions, des ré-affectations, du SLWOP et des séparations.

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Administrateur des ressources humaines – que fera-t-il/elle dans PS? (2/2)

Benefits - saisit des données sur des personnes, les bénéficiaires et les membres du ménage, traite des changements à ces derniers, inscrit les employés et dépendants/bénéficiaires dans l'assurance-maladie, la assurance-vie et les fonds de pension de retraite. Installent des indemnités telles que l'allocation de langue. Installent ASHI et ASLI pour des retraités et des employés dans SLWOP

Traitement des fournisseurs – Dans la Module des achats, saisit/modifie les données sur les fournisseurs dans le Tableau de fournisseur, lance des demandes, écrit des ordres d'achat, prépare les contrats. On accordera à l'administrateur RH l'accès sécurisé dans la module des achats pour traiter cette transaction particulière

Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

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Administrateur du livre de paie global– qui sera-t-il?

Un employé qui exécute les fonctions de livre de paie qui sont habituellement déterminées avec l'aide du point focal RH. En fonction de la taille du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés.

Administrateur GP dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations. L’administrateur GP à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau


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Administrateur du livre de paie global – que fera-t-il/elle dans PS?

Effectuer des transactions ayant un impact sur le livre de paie telles que les revenus et les déductions uniques ou récurrentes, les primes, le paiement d'heures supplémentaires et l'allocation de transport

Administration de la rétroactivité, des récupérations et des ajustements Maintien des calendriers d’absence pour le lieu en question Validation des résultats d'essai du livre de paie avant le dernier

lancement de la paie Maintien des données bancaires des employés Dépistage et ajustement des soldes de congé ayant un impact sur la

paie Communication de l’activité du livre de paie aux Managers. Production de rapports et d’enquêtes de paie Production des fiches de paie pour les employés La gestion des recevables et des sommes à payer ayant un impact sur

le livre de paie y compris la facturation des avantages pour les retraités et SLWOP

Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

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L’administrateur des ressources humainescontre

L’administrateur du livre de paie global

Pour assurer une bonne séparation des responsabilités, il est vivement recommandé que l'administrateur GP et

l’administrateur RH ne devraient pas être le même individu.

83

Administrateur de poste– qui sera-t-il?

Un employé qui exécute les fonctions de budget qui détermine les dispositifs de financement pour la création et les prolongements des postes clés et des postes secondaires au du PNUD (OBR seulement). En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés

L’administrateur de poste dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations - ou quelqu'un dans le PSU.. L'administrateur de poste à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes

L’administrateur de poste au sein du PNUD (au niveau local) pourrait être aussi l’administrateur GP

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Administrateur de poste– que fera-t-il/elle dans PS?

Création ou mises à jour/modifications des postes dans le Tableau de postes

Association du plan comptable aux postes sur le Tableau de distribution de poste

Des ajustements/amendements du plan comptable si besoin est

Reportage des données du poste Reportage des données du plan comptable par rapport à

ces postes Des ajustements/amendements du GL si besoin est Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la

polycopié sur les profils d'utilisateur

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Responsable du traitement des absences – qui sera-t-il?

Un employé qui rassemble et surveille les dossiers d’absence pour les employés. En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés

Les moniteurs de congé dans un bureau local peuvent être au niveau d'associé, d’assistant ou de secrétaire. Les moniteurs de congé à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau


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Le responsable du traitement des absences – que fera-t-il/elle dans PS?

Entrer, modifier ou mettre à jour les dossiers de congé des employés

Produire des équilibres de congé pour distribution et signature

Pour plus d’informations veuillez consulter la polycopié sur les profils d’utilisateur

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Super-utilisateur – qui sera choisi?

Se rapporte à l'accès de plus haut niveau de sécurité à toutes les fonctionnalités et à toutes les actions dactylographiées dans Atlas

Ce niveau de l'accès est global -- il fournit l'accès d'utilisateur à toutes les fonctionnalités au sein d’Atlas

Le profil de super-utilisateur sera accordé à quelques directeurs principaux au niveau du siège -- ce profil d'utilisateur sera également accordé par la suite au niveau sous-régional ou régional

Les super-utilisateurs auront également des remplacements afin de garantir le déblocage permanent à tout moment

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Super-utilisateur – que fera-t-il/elle dans PS?

Sera censé connaître ou apprendre toutes les transactions des profils d'utilisateur précédents

Il/elle devra pouvoir exécuter toutes les transactions dans toute les modules concernées

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Mieuxtravailler!!

Accès en ligne aux données RH,

au livre de paieet aux rapports

• Plus besoin de chasser les gens – l’information est au bout des doigts!

Tout en un seul système

• Possibilités augmentées de gestion de ressources humaines, procédures claires dans toute l'organisation

Partage global des données RH

• Partage des connaissances/ expériences avec d’autres centres d’activité/bureaux de pays, le partage des données sur le personnel (p.ex. les transferts)

Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines(1/2)

Nouvelles capacités/ Nouveaux outils

Avantages Résultat

90

• Plus de responsabilité au niveau du bureau de pays permet plus d'agilité dans des processus RH. Le bureau de pays peut répondre plus rapidement et de manière plus précises aux situations spécifiques du pays/projet

Délégation de certaines tâches

au bureau de pays (p.ex.la

création de poste) Mieux

travailler!!• Permet la flexibilité parce que les

fonctions principales peuvent être exécutées à distance. Les transactions RH peuvent être exécutées par d'autres bureaux de pays et être approuvées en ligne par l’employé désigné

Le système intégrétient compte des lieux multiples

d'accès simultanément

Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines (2/2)

Nouvelles capacités/ Nouveaux outils

Avantages Résultat

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Questions-réponses

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