Mise en valeur des pratiques exemplaires – ressources d'approvisionnement durables

pour les municipalités, les établissements d’enseignement supérieur, les écoles et les services de santé et services sociaux (MESSS)

Office of Sustainability, Université Dalhousie, 2012

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Table des matières

1.0 But du présent guide……………………………………………………………………………………..p. 3

2.0 Politiques d’approvisionnement durable ………………………………………………………..p. 3

2.1 Documentation pour les politiques et les programmes d’approvisionnement durable …..p. 6

3.0 Demande de propositions (DP)…............…………………………………………………………..p. 8

3.1 Documentation sur les DP………………………………………………………………….…….p. 13

4.0 Appels d’offres…………………………………………………………………………………………...p. 14

4.1 Documentation sur les appels d’offres…………………………………………………...p. 17

5.0 Dernières réflexions……………………………………………………………………………………...p. 17

6.0 Références……………………………………………………………………………………………………..p. 18

Le projet intitulé « Building ENERGY STAR® Knowledge in Nova Scotia Municipality, Academia, School, and University (MASH) sector » (portant sur l'avancement des connaissances sur l'initiative ENERGY STAR au sein du secteur des municipalités, des établissements d'enseignement supérieur, des écoles et des hôpitaux), mené par l'Université de Dalhousie, a été rendu possible notamment grâce à la contribution financière de Ressources naturelles Canada.

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1.0 But du présent guide

Au cours des dernières années, de plus en plus d’organismes ont adopté la responsabilité sociale d'entreprise (RSE) ou pris des engagements en matière de durabilité. De ce fait, les organismes et les établissements ont commencé à intégrer leurs valeurs en matière de durabilité aux modèles d’approvisionnement comme moyen privilégié de passer de la parole à l’acte (Strandberg Consulting, 2011, paragraphe 2).

La présente trousse d’outils vise à réaliser ce qui suit :o résumer les pratiques exemplaires existantes en matière de clauses d’achat et de ressources

d’approvisionnement; o mettre en évidence des exemples précis de la façon d’intégrer les principes propres à ENERGY STAR

dans les politiques, les demandes de propositions et les soumissions.

2.0 Politiques d’approvisionnement durable

L’approvisionnement durable intègre des facteurs sociaux et environnementaux aux considérations financières. Les clauses à inclure pour les achats devraient en définitive refléter ces principes fondamentaux. Acheter en fonction des solutions de remplacement durable retenues signifie acheter des produits et des services qui ont une incidence réduite sur la santé humaine et l'environnement, tout en améliorant les conditions sociales et environnementales (The Cooperators, 2012).

Les politiques d’approvisionnement durables sont mises en pratiques par tous les ordres de gouvernement et beaucoup d’organismes du secteur des municipalités, des établissements d’enseignement supérieur, des écoles et des services de santé et services sociaux (MESSS). Travaux et Services publics gouvernementaux Canada (2012) s’attendent à ce que l’application de leur politique d’achat écologique soit avantageuse pour l’environnement grâce à l’atteinte de différents objectifs en la matière, notamment :

La réduction des émissions de gaz à effet de serre et de contaminants atmosphériques; L’amélioration de l’efficacité énergétique et de l’utilisation de l’eau; La réduction des substances appauvrissant la couche d'ozone; La réduction des déchets et la promotion de la réutilisation et du recyclage; La réduction des déchets dangereux; La réduction des produits chimiques et des substances toxiques et dangereux.

Du côté des provinces, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse énonce dans sa politique d’achat durable plusieurs objectifs importants ayant pour but de soutenir l’environnement, l’économie et la société en réalisant ce qui suit :

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Faire en sorte que les besoins de biens, de services, de construction et d’installations du gouvernement soient satisfaits dans le cadre d'un processus ouvert, juste et transparent qui maximise la concurrence et la valeur pour le gouvernement;

Faire en sorte que les soumissionnaires reçoivent un préavis et une possibilité raisonnables de faire une offre;

Favoriser le développement économique en faisant en sorte que tous les fournisseurs de la Nouvelle-Écosse ayant les capacités voulues aient l’occasion de faire affaires avec le gouvernement;

Offrir des programmes d’approche qui encouragent la concurrence et l’innovation chez les entreprises de la Nouvelle-Écosse, qui en retour, contribueront à la prospérité durable de la Nouvelle-Écosse;

Faire en sorte que les décisions du gouvernement en matière d’achat tiennent compte des avantages pour l’environnement et le tissu social de la Nouvelle-Écosse;

Adhérer à toutes les ententes qui créent des possibilités économiques pour les Néo-Écossais; Traiter les soumissionnaires de l’extérieur de la province de la même façon que leur province ou

territoire traiterait les soumissionnaires de la Nouvelle-Écosse; Assumer la responsabilité des décisions d’achat.

Du côté des municipalités, la Ville d’Ottawa a élaboré une liste de vérifications des achats écologiques qui énonce les principaux aspects des facteurs stratégiques :

Absolument nécessaire Cet achat est-il absolument nécessaire à notre bon fonctionnement? Peut-on s’en passer?

Durable Est-ce construit pour durer? L’article nécessite-t-il beaucoup d’entretien? Quel est le coût global de

possession?

Faible consommation d'énergie et de carburant Le produit permet-il d’économiser de l’argent sur l’énergie ou le carburant?

Source locale Peut-on acheter le produit d’une source locale fiable? Faut-il moins de carburant ou d’énergie pour

amener le produit dans notre milieu de travail?

Source responsable Le fabricant fournit-il la preuve de pratiques environs responsable? Le fabricant paie-t-il aux travailleurs

des salaires et des avantages sociaux standard?

Réutilisable Peut-on utiliser le produit plusieurs fois pour le même usage ou pour différents usages? Peut-on

l’emprunter, le louer ou favoriser son utilisation?

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Peu ou pas d’incidence sur l’environnement Le matériau de la source est-il facilement renouvelable? Y a-t-il une incidence négative sur

l’environnement dans la récolte, la production, le transport, l’utilisation ou de l’élimination du produit? Est-ce renouvelable?

Dimension appropriée Le produit peut-il être plus petit, plus léger ou fait avec moins de matériaux?

Parmi les dispositions se trouvant souvent dans les politiques d’achat durables figurent des phrases comme (Warren Wilson College, 2012) :

Réutilisation des matériaux existants; Réduction des émissions de gaz à effet de serre; Réduction de la consommation d’eau et d’énergie; Achat de matériaux recyclés ou remis en état qui ont une faible incidence sur l’environnement dans leur

production, leur emballage, leur utilisation, et finalement, leur élimination, plutôt que l’achat de matériaux neufs;

Achat de matériaux et de services fournis localement là où ils sont offerts, en privilégiant les entreprises détenues et exploitées par des intérêts locaux;

Achat de produits faits de ressources renouvelables; Éviter les matériaux toxiques quand il existe d’autres choix; Les produits ENERGY STAR devraient être achetés si la possibilité est donnée ou de Duke University.

« Dans les domaines où la cote ENERGY STAR existe, Duke achètera les produits certifiés ENERGY STAR ou qui répondent aux exigences de rendement de la certification ENERGY STAR. Dans les domaines où il n’y a pas de lignes directrices, Duke University cherchera des produits écoénergétiques. »

Ont également recours à des politiques des associations régionales, comme des groupes d’achat régionaux (p. ex, Interuniversity Services Incorporated- ISI) et des organismes du secteur des MESSS. ISI travaille auprès de divers établissements pour découvrir et promouvoir des possibilités « d’acquérir des biens et des services à valeurs améliorées et à coûts réduits » (ISI, 2012). ISI est un groupe d’achat qui représente la plupart des universités et des collèges au Canada atlantique. L’organisme a adopté une politique en matière de durabilité en 2010. Avec chaque produit de base pour lequel on fait une demande de propositions ou un appel d’offres, les critères de durabilité sont établis et évalués. L’Université Dalhousie a intégré les clauses relatives à la durabilité dans la politique d’achat de l’université. En plus de ce qui précède, une politique de construction durable a été élaborée et des critères de durabilité précis sont inclus dans les documents de demande de propositions et d’appel d’offres.

Devenir un participant ENERGY STAR est une bonne façon pour les organisations et les établissements d’intégrer la durabilité dans leurs pratiques d’achat. Le symbole ENERGY STAR aide les consommateurs à trouver les gros

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appareils électroménagers et d'autres appareils susceptibles de leur permettre d'économiser l'énergie. La marque indique quels produits sont les plus performants de leur catégorie en matière d'efficacité énergétique. L’Université Dalhousie participe à ENERGY STAR et fait la promotion de l’utilisation des produits ENERGY STAR sur le campus. Il existe divers produits ENERGY STAR qui conviendraient au secteur des MESSS, notamment (Ressources naturelles Canada, 2012) :

Les appareils électroniques Les produits de fenestration (fenêtres, portes et puits de lumière) L’équipement de chauffage, de refroidissement et de ventilation L’équipement d'éclairage Les gros appareils électroménagers L’équipement de bureau Les produits commerciaux Les nouvelles maisons

Parmi les activités de promotion et les projets ENERGY STAR de l’Université Dalhousie à ce jour figure la présentation de modules de trois heures sur l’achat durable comprenant une formation ENERGY STAR dans le cadre du programme de certificats de durabilité des employés, qui offre des conférences midi d’une heure et qui travaille avec des partenaires à vérifier les produits et à changer ceux qui ne sont pas certifiés ENERGY STAR pour des produits qui le sont. Parmi les exemples récents, mentionnons le changement de 491 vieux réfrigérateurs et congélateurs sur le campus pour les versions ENERGY STAR, le changement de 38 vieilles machines à laver pour de nouvelles machines ENERGY STAR et la vérification de l’équipement de cuisine et établissement d’un calendrier de remplacement en fonction du remboursement et des émissions pour le nouvel équipement ENERGY STAR.

Les hôpitaux sont un autre exemple d’établissement du secteur des MESSS qui adopte des politiques d’achat durable. L’approvisionnement durable est une stratégie importante de réduction de la production de déchets d’un hôpital (Strashok et coll., 2010). Selon Strashok et coll. (2010), une politique d’approvisionnement pour les hôpitaux devrait :

Comprendre des dispositions sur le matériau d’emballage dans les spécifications du fournisseur; Réduire l’utilisation de matériaux toxiques; Demander qu’on rationalise l’emballage; Acheter en vrac pour réduire la quantité d’emballage; Assurer la longévité du produit; Acheter des produits locaux et des produits alimentaires saisonniers; Acheter des aliments biologiques dans la mesure du possible; Éliminer l’eau embouteillée dans la mesure du possible; Acheter le moins de désinfectant et de produits sanitaires toxiques possible.

2.1 Documentation pour les politiques et les programmes d’achat durable

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10 Steps to Starting a Sustainable Purchasing Programhttp://www.responsiblepurchasing.org/publications/tensteps.pdf

Whistler 2020: Sustainable purchasing guidelines http://www.whistler2020.ca/whistler/site/genericPage.acds?context=1967998&instanceid=1967999

Buy Smart: Guide to the Business Case & Benefits of Sustainability Purchasing http://www.buysmartbc.com/_Library/Resources/resource_bsn_business_case_to_sustainability_2008.pdf

Metro Vancouver Sustainable Region Initiative: Sustainable Purchasing Guide http://www.metrovancouver.org/about/publications/Publications/SustainablePurchasing1.pdf

Reeve Consulting: The 2011 Report on the State of Municipal Sustainable Procurement in Canada – Trends & Best Practices http://www.buysmartbc.com/_Library/Resources/Municipal_Sustainable_Purchasing_in_Canada_2011.pdf

Greening Greater Toronto: Commitment to Buy Green — Green Purchasing Guide http://www.partnersinprojectgreen.com/files/GreenPurchasingGuide.pdf

Strandberg Consulting: Global Scan of Sustainable Purchasing Practices http://www.buysmartbc.com/_Library/Resources/BSN_Summary_of_Practices_Insurance_2011.pdf

Association for Advancement of Sustainability in Higher Education (AASHE) – Sustainable Procurement policies and resources. — http://www.aashe.org/resources/resources-sustainable-purchasing-higher-education/ (pour accéder à certains dossiers, il faut être membre de l’AASHE).

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3.0 Demande de propositions (DP)

Une demande de propositions (DP) est un document dont les organismes se servent pour obtenir des soumissions de fournisseurs potentiels pour un produit ou un service (Rouse, 2007). Elle permet de recueillir des renseignements sur les biens et les services nécessaires à l’évaluation des soumissions en concurrence en fonction de critères précis (ITP, 2012). La DP demande des renseignements sur la démarche de l’entreprise, son procédé, son expérience, en plus de renseignements spécifiques au projet, comme l’organisation de l’équipe, le calendrier et la grille tarifaire (AIA, 2012). « L’acheteur a recours à la DP quand il cherche la solution la plus avantageuse pour régler un problème ou pour livrer un bien ou un service, mais qu’il ne sait pas exactement comment procéder » (Travaux et Services publics des Territoires du Nord-Ouest, 2010, p. 4.1)

L’intégration de dispositions dans votre DP et vos contrats qui communiquent clairement l’engagement de votre établissement envers des objectifs de développement durable est un excellent moyen d’encourager les fournisseurs à offrir davantage de produits et de services durables (American Hospital Association, 2012). Les DP devraient être faites sur mesure pour répondre aux besoins particuliers de chaque projet. Divers biens et services s’obtiennent au moyen de DP, notamment les services d’alimentation, les consultants, la gestion de la conception et de la construction de bâtiments, la construction et la démolition, la conception de cuisine et les voyages. On trouvera ci-dessous des dispositions contractuelles générales :

Dispositions générales de DP

Les organisations xx prennent en considération des facteurs sociaux et environnementaux en même temps que des facteurs financiers dans leurs décisions d’achat. Par conséquent, les considérations écologiques suivantes seront appliquées dans l’évaluation des produits et services lorsqu'il y a lieu.

Réduction de la quantité d’articles achetés en choisissant par exemple de réduire le nombre nécessaire, la location, le partage ou la réutilisation d’un article existant.

L’achat d’équipement usagé pour minimiser la consommation des ressources nécessaires à la fabrication de nouveau et la nécessité de jeter l’équipement usagé.

Achat de nouveaux articles qui :o minimisent la consommation de ressources, d’énergie et d’eau pendant la fabrication,

l’exploitation et à la fin de leur vie;o répondent aux exigences de certification les plus récentes d’ENERGY STAR (dans tous les

domaines pour lesquels une cote d’ENERGY STAR existe) ou répondent aux exigences de rendement de la certification ENERGY STAR;

o répondent aux normes de l'Electronic Product Environmental Assessment Tool (EPEAT), niveau Argent ou supérieur;

o raccourcissent le trajet des matériaux bruts et des biens finis;o sont durables, ont une longue vie, sont réutilisables ou à remplissages multiples;o minimisent la nécessité de matériaux d’emballage et sont emballés dans des matériaux

réutilisables et recyclables;

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o sont non-toxiques ou très peu, et de préférence biodégradable, lorsque possible;o sont produits localement pour les avantages économiques et environnementaux, lorsque

possible;o minimiser les effets sur la santé et la sécurité pour les personnes qui participent à la fabrication,

à l’exploitation et à l’élimination des articles; o viennent d’entreprises qui mettent constamment de l’avant des pratiques de développement

durable et de responsabilité sociale;o sont des produits qui respectent les spécifications de programmes de certification de tierces

parties comme la certification équitable, Éco-Logo, Green Seal et Canada biologique, lorsque possible;

o souscrivent aux pratiques de travail qui excluent le travail des enfants et les ateliers de misère et qui procurent un salaire équitable et suffisant.

De plus, les politiques, documents et lignes directrices sur le développement durable de l’organisation devraient être cités dans la DP destinée aux fournisseurs. Les dispositions uniformisées peuvent aussi être intégrées dans les DP. Le fait d’insérer une « clause écologique » dans tous les contrats de DP est un moyen d’étendre l’influence environnementale dans un secteur de marché (Richmond, 2012). Il est possible pour les établissements d’avoir des exigences en matière de soumission et des demandes de contrat qui obligent les entreprises ou les fournisseurs éventuels à détenir une « certification écologique certifiée » (Green Clean Institute, sans date). Par exemple, une clause écologique pourrait être énoncée comme suit : « Comme entreprise soucieuse de l’environnement et désireuse de participer aux pratiques durables qui ont une incidence sur notre collectivité et notre monde, nous demandons à l’ensemble des services et des fournisseurs de manifester un engagement comparable à l’égard de l’environnement en fournissant une certification d’entreprise écologique provenant d’une vérification effectuée par un organisme national. La préoccupation à l’égard de l'écoblanchiment et de l’application éthique des pratiques durables incite notre entreprise à demander à tous les fournisseurs de faire vérifier leur conformité en matière d’environnement. » – Green Clean Institute, sans date.

Une autre clause écologique pouvant être insérée dans toutes les DP peut être formulée comme suit : « En harmonie avec l’« Environmentally Preferred Purchasing » de l’Environmental Protection Agency (EPA), nous (exigeons/préférons/souhaitons) que toutes les soumissions comprennent une certification écologique indépendante de l’entreprise, des produits ou des travailleurs dans le cadre du contrat proposé. La certification écologique porte sur tous les aspects de l’exploitation de l’entreprise souvent appelés les « pratiques écologiques ». L’autoévaluation du mérite en matière d’environnement ne règle pas les préoccupations à l’égard de l'écoblanchiment. Par conséquent, la démonstration d’une exploitation crédible au plan environnemental par en examen indépendant devrait être une exigence minimale pour l’ensemble des vendeurs, des fournisseurs et des relations d’affaires. » — Green Path Guide, 2012

Selon Baxter International Inc. (2012), les DP peuvent demander aux fournisseurs de produire :

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Leur énoncé de politique et de mission; Une description des initiatives de l’entreprise en matière de développement durable et les résultats; Une liste des prix reçus en matière de développement durable; La divulgation des infractions et des amendes relatives à environnement au cours des trois dernières

années; Des renseignements détaillés sur les achats de divers fournisseurs, tout particulièrement en ce qui a trait

aux produits et services dans le cadre de la DP (s’il y a lieu); De l’information sur les autres initiatives qui appuieraient les autres objectifs [de votre organisation] en

matière de développement durable.

L’initiative « Green Campus » de l’Université Harvard (2010) fournit d’autres exemples du genre de dispositions en matière de développement durable pouvant être intégrées dans les DP pour les entrepreneurs et les consultants :

Démontrer des pratiques institutionnelles qui font la promotion de la durabilité, y compris des mesures visant à accroître l’efficacité et l’utilisation des ressources renouvelables et à diminuer la production de déchets et de matériaux dangereux, tant dans les activités de l’établissement que dans celles de ses fournisseurs;

Promouvoir la santé, la productivité et la sécurité de la communauté de l’établissement par la conception et l’entretien de l'environnement bâti;

Améliorer les écosystèmes de la santé et diversifier les espèces indigènes; Mettre au point des instruments de planification pour permettre l’analyse comparative des

répercussions de la durabilité et appuyer le processus décisionnel socialement responsable basé sur l’économie à long terme et l’environnement;

Favoriser la demande de renseignements sur l’environnement et l’apprentissage institutionnel au sein de la communauté de l’établissement;

Établir des indicateurs de la durabilité permettant la surveillance, la reddition de compte et l’amélioration continue.

Clauses de DP spécifiques

Récupération du fabricant

Exiger une preuve de réutilisation ou de recyclage (American Hospital Association, 2012) :o « Tous les fournisseurs d’appareils électroniques…doivent produire des services de gestion de la

récupération pour leurs produits à la fin de la vie de ceux-ci. Les vendeurs doivent donner l’assurance que ces services fonctionneront en conformité avec toutes les lois environnementales applicables. La préférence d’achat doit être accordée aux appareils qui intègrent une conception visant la préservation de l’environnement. » — Section 1610 (déchets électroniques) de l’État du Maine, titre 38, chapitre 16 : Sale of Consumer Products Affecting the Environment.

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Considérations sur l’emballage

Il faudrait obliger tous les fournisseurs à se servir de matériaux d’emballage recyclés ou biodégradables (American Hospital Association, 2012) :

o « Il est souhaitable que tous les emballages de carton ondulé contiennent au moins 35 % de matériaux postconsommation recyclés et soient assortis d’une certification du fabricant ou du fournisseur de carton permettant de vérifier le pourcentage réel de contenu recyclé. » — Alameda County, Californie

Nettoyage écologique

Il importe de préciser les caractéristiques souhaitées pour les produits chimiques. Les dispositions suivantes sont adaptées de « Custodial RFP » du ministère de l’Intérieur des États-Unis (American Hospitality Association, 2012) :

o « Un produit propre offert qui représente les cinq caractéristiques suivantes à des niveaux vérifiables ou démontrés recevra une attention plus favorable que les autres produits, en supposant que le produit réponde par ailleurs aux exigences d’efficacité :

Minimise l’irritation de la peau, des yeux et de l’appareil respiratoire; Est partiellement ou complètement biodégradable; Évite les adjuvants non nécessaires, y compris les colorants et les parfums; Est emballé dans des contenants recyclables ou réutilisables, ce qui réduit au minimum

l’utilisation de matériaux non recyclés; Satisfait aux autres normes pertinentes ou les dépasse dans l’ensemble ou en partie (p. ex.,

les normes de Green Seal) — Custodial RFP (ministère de l’Intérieur des États-Unis).

L’Université Dalhousie a élaboré un document d'orientation sur le nettoyage vert comportant des objectifs et des exigences spécifiques pour les soumissions qui seraient intégrées dans une DP pour des nettoyants, des produits d’entretien, de l’équipement et des recouvrements de plancher écologique.

Conception et aménagement des bâtiments

On a souvent recours aux DP pour la conception et l’aménagement des bâtiments, leur construction et la gestion des services de construction. Selon American Institute of Architects (2012), une disposition sur la durabilité portant sur des objectifs de projet spécifiques et s’apparentant à celle de la DP de la Ville de Portland pour son Green Investment Fund (2002) pourrait comprendre ce qui suit :

Conception du site écologique : contrôle de l’érosion sur place, purification de l’eau et réduction de la pollution, et gestion des eaux pluviales (rigoles de drainage biologiques, toitures végétalisées, filtration des eaux de pluie, etc.);

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Transport : promotion de la bicyclette, de la marche et du recours au transport en commun; Réduction des déchets : réutilisation de bâtiments, recyclage sur le lieu de travail et utilisation efficace de

matériaux; Gestion sur place des eaux usées et des déchets organiques, comme les réseaux d’eaux grises et le

traitement biologique des eaux usées; Efficacité énergétique : enveloppes thermiques efficaces, chauffage efficace de l’espace et de l’eau,

éclairage, contrôles et surveillance et appareils électroménagers; Énergie renouvelable : énergie photovoltaïque, pompes thermiques, éoliennes, microturbines et pile à

combustible; Utilisation efficace de l’eau, tant l’eau domestique que l’eau d’irrigation, y compris la collecte de l’eau de

pluie pour l’irrigation et la chasse d’eau des toilettes.

Matériaux et ressources : Enveloppe de bâtiment durable et matériaux ou assemblages de longue durée de vie; Matériaux à contenu recyclé; Matériaux plus sécuritaires et moins toxiques, comme des solutions de remplacement au bois traité au

CCA; Application innovatrice de matériaux naturels (caractérisée par l’énergie grise peu élevée, la

disponibilité locale, le bon rendement, le caractère biodégradable, la sécurité et l’esthétique) comme la paille, la terre et autres composites;

Qualité environnementale intérieure, réduction de la pollution, sécurité des travailleurs et des occupants, assainissement de l’air, contrôle de l’humidité et confort thermique.

Service d’alimentation

On a souvent recours aux DP pour les services d’alimentation. Il importe d’intégrer des dispositions relatives à la durabilité dans les DP portant sur les services d’alimentation. Par exemple, la Portland State University a inclus dans sa DP de service d’alimentation l’énoncé suivant :

Durabilité — approvisionnement en général : PSU soutient et encourage l’approvisionnement de biens produits de manière respectueuse de l’environnement et socialement responsable.

i. L’entrepreneur doit soutenir et assurer l’offre de produits alimentaires qui répondent aux normes de durabilité, équivalentes à celles de Food Alliance, pour ce qui est de la réduction des pesticides, de la conservation du sol et de l’eau, de la conservation de l’habitat, de soins des bestiaux, de produits sans OGM et des conditions de travail sécuritaires et équitables dans toute la mesure du possible au cours de la réalisation du contrat.

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ii. L’entrepreneur doit employer des produits nettoyants écologiques et durables dans toute la mesure du possible au cours de la réalisation du contrat, en mettant l’accent sur l’utilisation de produits biodégradables, moins toxiques et en réduisant au maximum les colorants et les parfums non nécessaires.

iii. L’entrepreneur doit participer aux futures initiatives d’éducation sur le campus visant à sensibiliser et à faire comprendre l’agriculture durable, les avantages de l’agriculture, des aliments de proximité, des produits biologiques et des produits et systèmes écologiques (p. ex., le recyclage et le compostage).

iv. Tous les soumissionnaires doivent répondent à la question suivante : Indiquez précisément comment votre entreprise traite les questions relatives à la durabilité dans le service d’alimentation pour obtenir le meilleur effet possible au plan environnemental, social et économique.

Durabilité – approvisionnement d’aliments de proximité : PSU aimerait intégrer une part importante d’approvisionnement local d’aliments dans les services d’aliments de son campus, et ce, afin de contribuer à la vitalité de l’économie, à la durabilité de l’environnement et à la qualité de la vie dans la région.

i. L’entrepreneur doit, dans la mesure du possible, établir des partenariats productifs avec les cultivateurs locaux – local étant défini comme produits cultivés et transformés dans le Nord-Ouest (Oregon, Washington, Idaho et nord de la Californie) en mettant l’accent sur les produits cultivés et transformés dans les États d’Oregon et de Washington dans un rayon de 150 milles du campus.

ii. L’entrepreneur doit s’efforcer de répondre à des normes équivalant à celles de la Food Alliance pour ce qui est de l’approvisionnement des aliments, l’étiquetage et la mise en marché de tous les aliments cultivés localement et biologiques.

iii. L’entrepreneur produira des rapports annuels et trimestriels à la PSU confirmant le pourcentage réel du coût des ventes qui sont locales.

iv. L’entrepreneur produira des rapports annuels et trimestriels à la PSU confirmant le pourcentage réel du coût des ventes qui sont organiques.

v. Tous les soumissionnaires doivent répondre aux questions suivantes (les réponses des soumissionnaires seront comparées dans le cadre du processus de sélection) :

1. Que pensez-vous de l’approvisionnement d’aliments biologiques et locaux? Quel pourcentage de vos achats actuels est local (voir la définition ci-dessus?

2. Quel niveau (pourcentage du coût des ventes) des fruits et des légumes vous engagez-vous à acheter localement pour la PSU? Quel niveau (pourcentage du coût des ventes) de bœuf, de poulet, de poisson, d’œufs,

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et de produits laitiers vous engagez-vous à acheter localement pour la PSU? Veuillez indiquer le niveau (pourcentage du coût des ventes) de produits biologiques que vous vous engagez à fournir à la PSU.

3. Veuillez nommer 10 de vos producteurs locaux préférés.

4. Veuillez soumettre des exemples de menus saisonniers de printemps, d’été, d’automne et d’hiver qui intègrent des aliments achetés localement.

5. Veuillez nommer et décrire l’ensemble des efforts de conservation et de transformation d’aliments achetés localement pour la consommation en hiver et au printemps (saisons sans culture).— Shuman, Portland State University, 2005

3.1 Documentation sur les DP

Harvard Green Campus Initiative: Recommended Language for Inclusion in RFPS http://www.greencampus.harvard.edu/sites/all/themes/green-ofs/theresource/new-construction/rfp-language/documents/RFP_Contractor.pdf

International Tourism Partners: Sustainability Criteria In RFPs - Thinking Green for the Corporate Marketplace http://www.tourismpartnership.org/images/content/downloads/pdf/sustainability_criteria_in_rfps.pdf

The American Institute of Architects: Writing the Green RFP http://www.aia.org/practicing/groups/kc/AIAS074658

Environmental Protection Agency: Database of Environmental Information for Products and Services- Contract language, specifications, and policies http://yosemite1.epa.gov/oppt/eppstand2.nsf/Pages/Contracts.html?Open

Food Alliance and the Association for the Advancement of Sustainability in Higher Education: A Guide to Developing a Sustainable Food Purchasing Policy http://www.aashe.org/documents/resources/pdf/food_policy_guide.pdf

4.0 Appels d’offres

« Un appel d’offres s’utilise lorsque l’acheteur sait exactement quel bien ou service il veut et qu’il cherche le meilleur prix de livraison possible » (Travaux et Services publics des Territoires du Nord-Ouest, 2010, p. 4.1). Il y a trois aspects communs à toutes les propositions faisant suite à des appels d’offres, à savoir un aperçu de l’entreprise, les réponses aux spécifications et les prix. Les soumissionnaires sont habitués à différents biens et services, y compris le papier, le matériel audiovisuel, les meubles, les véhicules et les appareils électroménagers.

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Beaucoup d’entreprises se serviront de la structure de la DP pour formuler leur réponse, en mettant en corrélation chaque section pour faciliter la comparaison pour le client (Conjecture Corporation, 2012).

Dans la production d’une soumission, il existe des points d’ordre général que les établissements ne devraient pas perdre de vue (University of Aberdeen, sans date) :

Planifiez un processus. Convenez des dates qui seront importantes et de qui participera à chaque étape. Établissez un moyen d’enregistrer le processus d'appel d'offres du début à la fin. Il est recommandé que

les services gardent un registre de tous les exercices d’appel d’offres. Un exemple de formulaire d’enregistrement d’appel d’offres est inclus dans le présent guide (voir Dossier d’appel d’offres dans la présente section — Exemple 7 : Dossier d’appel d’offres standard).

Allouez suffisamment de temps et de ressources pour gérer le processus. La réalisation de certains exercices d’appel d’offres peut exiger de 40 à 60 heures de travail et il n’est pas possible d’arrondir les coins.

Explorer bien le marché. Dans la plupart des situations, il est préférable de s’assurer que tous les fournisseurs possibles aient la chance de présenter une offre. Décidez s’il est nécessaire d’inviter les candidats, d’annoncer l’avis de marché à l’échelle locale ou nationale, dans les revues spécialisées ou dans la revue European Journal.

Décidez si le processus sera « ouvert » ou « restreint ». Est-il nécessaire d’inviter les entreprises à répondre à des critères pour présenter une offre (restreint) ou donnerez-vous la documentation relative à l’appel d’offres à toute personne qui la demande?

Gardez un dossier de tous les fournisseurs qui ont présenté une offre ou qui ont été invités à le faire

Au cours des quatre dernières années, l’Université Dalhousie a ajouté de l’information sur la durabilité à un certain nombre de DP et d’appels d’offres, y compris celles touchant l’alimentation et la construction, la consultation et les services de démolition, et la cuisine, le parc automobile, le papier, le nettoyage, l’audiovisuel et l’équipement et les produits de nettoyage.

Voici deux exemples de disposition sur la durabilité pour les camions de parcs et les appareils multifonctionnels :

Critères d'adjudication pour véhicule de parcs (camion) Véhicule électrique ou économique en carburant ayant une cote de consommation de carburant

combinée d’au moins 6,5 L au 100 km (36,2 mg) ou moins. Capable de transporter jusqu’à ½ tonne. Arrière ouvert avec capacité de déchargement. Légal sur les autoroutes de la Nouvelle-Écosse et les routes de la municipalité régionale de Halifax (pour

les campus d’Halifax de l’Université Dalhousie). Quatre roues motrices. D’occasion ou neuf. Un véhicule neuf doit avoir une garantie de 12 mois. Un véhicule d’occasion doit

avoir une garantie de trois mois et moins de 80 000 km.

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Au moins deux sièges. Fonctions normales comme le chauffage dans la cabine, dégivrage, radio, essuie-glaces, klaxon, feu de

jour. Vignette d'inspection des véhicules automobiles. Service d’entretien situé dans la région. Transmission automatique.

Devra être soumis à un essai sur la route et à une évaluation mécanique.

Disposition d’appel d’offres pour un appareil multifonctionnel

Comment la consommation d’eau est-elle réduite dans la fabrication du produit? Veuillez suggérer des stratégies pour réduire le nombre de véhicules du parc de véhicules et le nombre

d’appareils à fonction unique dans le contexte d’un établissement? Les fonctions de gestion de l'énergie ERNERGY STAR du produit doivent être activées à la réception. Le produit doit être en conformité avec les plus récentes spécifications techniques ENERGY STAR pour

l’équipement de formation d'images au moment de l’acceptation du produit. Cette spécification comprend les exigences de rendement énergétique pour l’ensemble des logiciels frontaux numériques, des extensions de fonctionnalités, des blocs d'alimentation externes et des combinés sans fil pouvant être inclus avec l’écran multifonction. Des points additionnels seront accordés si le produit est plus éconergétique que spécifié dans les dernières spécifications ENERGY STAR pour le rendement énergétique.

Le produit doit être certifié par le fabricant comme étant conforme aux limites de la classe A ou B en matière d'émissions de bruit radioélectrique des appareils numériques comme il est prévu dans le Règlement sur le matériel brouilleur (ICES-003) d'Industrie Canada ou aux exigences américaines équivalentes (classe A ou B de la FCC) concernant les appareils numériques, comme il est stipulé dans les Radio Interference Regulations.

Combien de watts le ou les produits consomment-ils dans chacun des modes suivants : actif, prêt, sommeil, en attente et éteint?

Quel est le délai par défaut avant de passer à chacun des modes d'alimentation de veille successifs? Le produit ou les produits ont-ils une fonction qui les éteint automatiquement? Quel pourcentage des machines est remis à neuf, révisé ou réusiné et intègre des pièces réusinées? Le fournisseur emploie le moins d’emballage possible ou s’organise pour reprendre l’emballage pour le

réutiliser. Tous les produits devraient être reçus avec impression recto verso par défaut. Tous les produits disposent d'un mode recto verso. Les produits sont compatibles avec le papier recyclé contenant jusqu’à 100 % de fibres recyclées après

consommation. Le fournisseur passe prendre les cartouches de toner usagées ou paie d’avance son renvoi par la poste. Le fabricant démonte et réusine les cartouches d’imprimante en fin de vie.

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Le fournisseur doit offrir une garantie de reprise en fin de vie et doit fournir une preuve adéquate de sa capacité d’assurer la réutilisation, l’élimination ou le recyclage des déchets respectueux de l’environnement et socialement responsable.

Fabriqué sans utilisation de CFC, de HCFC ou de HCF dans l’une ou l’autre des étapes du processus de fabrication.

Le produit ne doit pas contenir les substances dangereuses suivantes : le plomb, le mercure, le cadmium, le chrome hexavalent, le polybromobiphényle (PBB) ou l’éther diphénylique polybromé (EDP).

Une preuve adéquate que ces substances ne sont pas contenues, comme un rapport technique ou une certification attestant qu’elles répondent aux exigences prévues par la loi.

À combien de kilomètres de distance les produits ont-ils été fabriqués et expédiés? L’éclairage de fond des moniteurs LCD ne doit pas contenir plus de 3 mg de mercure en moyenne par

lampe. N’émet pas d’ozone à une concentration dépassant 1,5 mg/h. N’émet pas de poussière à une concentration dépassant 4 mg/h. N’émet pas de composés organiques volatils (mg/h) à une concentration dépassant 10 mg/h. N’utilise pas de procédé de traitement au mouillé. Les procédés de traitement au mouillé émettent des

concentrations de composés organiques volatils (COV), des composés gazeux susceptibles de causer des maux de tête et des symptômes pouvant s’apparenter à ceux de la grippe chez les occupants.

La production du produit devrait respecter les normes de travail international. Le fournisseur et le fabricant du produit final sont tenus de démontrer l’existence et l’accessibilité

publique d’une méthode d’entreprise écrite de gestion écologique et durable. Le fournisseur doit respecter, voire même dépasser, toutes les normes de sécurité et de rendement

gouvernementales et industrielles applicables, les lois et les règlements gouvernementaux pertinents pour le Canada atlantique.

Le produit est-il certifié par le programme Choix environnemental (Éco-Logo)? Le produit est-il certifié par d’autres systèmes reconnus de certification en matière d’environnement et

de développement durable? L’équipement doit être loué pendant [X] ans. Au cours de cette période, le fournisseur doit garantir un

service de soutien sur place comprenant la réparation et le retrait de l’équipement.

L’information sur les appels d’offres en matière de durabilité rassemblée pour les appareils multifonctionnels a été adaptée à partir des ressources suivantes :

O UNEP. 2008. Sustainable procurement guidelines for OFFICE IT equipment — www.pnuma.org/industria/documentos/Reunion%20SUN/05SP%20guidelines%20office%20IT%20-%20Product%20Sheet%20-%20final.pdf

O SEATTLE MUNICIPAL VENDOR QUESTIONS: http://www.seattle.gov/environment/Documents/VendorQuestionnaire.pdf

O ENERGY STAR SPECIFICATIONS: http://oee.nrcan.gc.ca/residential/business/manufacturers/specifications/imaging-equipment.cfm?attr=12 and http://www.energystar.gov/index.cfm?c=copiers.pr_proc_copiers

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o ECO LOGO – TECHNICAL SPECIFICATIONS — http://www.terrachoice-certified.com/common/assets/criterias/ccd-035officemachines(nov282008).pdf

4.1 Documentation sur les appels d’offres

Green Tenders: An Action Plan on Green Public Procurement http://www.procurement.ie/sites/default/files/green_tenders_-_an_action_plan_on_green_public_procurement_0.pdf

Metro Vancouver’s Sustainable and Green Procurement Procedureshttp://www.metrovancouver.org/bids/Bidding%20Documents/MetroVancouverSustainableGreenProcurementInformationPackage.pdf

Including Environmental Information in Tendering – ICLEIhttp://deep.iclei-europe.org/fileadmin/template/projects/procuraplus/files/CD-ROM/Printed_Manual/Procura__Manual_Chapter3_01.pdf

Dernières réflexions

Les achats durables sont un important moteur de la durabilité dans l’économie, car c’est par la chaîne d’approvisionnement que les acheteurs font valoir leur engagement envers la promotion du mieux-être social, de la prospérité économique et d’un environnement sain (Strandberg Consulting, 2011). La compréhension des principes des achats écologiques est fondamentale dans la limitation des effets qu’ont les entreprises, les gouvernements et la coopération sur les ressources naturelles, les écosystèmes et le mieux-être des humains (UC Berkley Extension, sans date). Par les objectifs et les politiques en matière d’achat durables, les organisations peuvent être plus efficaces dans la gestion des risques sociaux et environnementaux que comporte leur chaîne d’approvisionnement. Il est donc essentiel que le secteur des MESSS poursuive la mise en œuvre de pratiques d’achat durable. Une première étape facile est d’acheter uniquement des articles ENERGY STAR.

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Références

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Warren Wilson College. (2012). Purchasing pattern language principles. Extrait en 2012 de http://www.warren-wilson.edu/~ELC/sustainability/purchasing_practices.php

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