ÍNDICE€¦ · Web view1.2¿Cómo subir texto de Word a la web?2. 1.3¿Cómo subir las...
16
PROCESOS OPERATIVOS ÍNDICE 1 WEB.................................................................... 2 1.1 Proceso para subir eventos del Capítulo con fecha programada........2 1.2 ¿Cómo subir texto de Word a la web?.................................2 1.3 ¿Cómo subir las presentaciones de los eventos?......................2 1.4 ¿Cómo subir las notas de prensa?....................................3 1.5 ¿Cómo subir preguntas frecuentes?...................................3 1.6 ¿Dónde se publica la Newsletter?....................................3 1.7 ¿Cómo actualizar miembros en la web?................................3 1.8 ¿Cómo agregar nuevos datos en tablas?...............................4 1.9 ¿Cómo subir imágenes desde el backend?..............................4 2 EVENTOS................................................................ 4 2.1 Cargar evento con PDUs en la plataforma PMI.........................4 2.2 ¿Cómo armar eventos con Eventioz?...................................5 2.3 Envío de Diplomas adjunto (Expositores).............................5 2.4 Envío de Diplomas adjunto (Asistentes)..............................6 2.5 Envío link de Encuesta + Diploma+PDUs...............................6 2.6 Formulario de Seguros para eventos..................................7 3 MEMBRESÍAS............................................................. 7 3.1 Respuesta a nuevos miembros que formalmente ingresan por PMI........7 3.2 Respuesta a nuevos miembros que informan que se hicieron miembros. . .8 3.3 Respuesta para los que NO renovaron su membresía....................8 3.4 Respuesta para los que SI renovaron su membresía……………………………………………………………………………..9 4 CONSULTAS FRECUENTES................................................... 9 4.1 Respuesta a quienes desean ser Voluntarios.........................10 4.2 Respuesta a quienes completaron el formulario de Voluntarios…………………………………………………………10 4.3 Respuesta a consulta frecuente de capacitación / consultoría.......11 5 OTROS................................................................. 11 5.1 Tips para el envío de mails........................................11 5.2 Cómo autorizar pagos desde e-banking...............................11 1
Transcript of ÍNDICE€¦ · Web view1.2¿Cómo subir texto de Word a la web?2. 1.3¿Cómo subir las...
PROCESOS OPERATIVOS
ÍNDICE
1 WEB........................................................................................................................................................................................................ 21.1 Proceso para subir eventos del Capítulo con fecha programada.........................................................21.2 ¿Cómo subir texto de Word a la web?....................................................................................................21.3 ¿Cómo subir las presentaciones de los eventos?...................................................................................21.4 ¿Cómo subir las notas de prensa?..........................................................................................................31.5 ¿Cómo subir preguntas frecuentes?.......................................................................................................31.6 ¿Dónde se publica la Newsletter?..........................................................................................................31.7 ¿Cómo actualizar miembros en la web?................................................................................................31.8 ¿Cómo agregar nuevos datos en tablas?................................................................................................41.9 ¿Cómo subir imágenes desde el backend?.............................................................................................4
2 EVENTOS.............................................................................................................................................................................................. 42.1 Cargar evento con PDUs en la plataforma PMI......................................................................................42.2 ¿Cómo armar eventos con Eventioz?.....................................................................................................52.3 Envío de Diplomas adjunto (Expositores).............................................................................................52.4 Envío de Diplomas adjunto (Asistentes)...............................................................................................62.5 Envío link de Encuesta + Diploma+PDUs..............................................................................................62.6 Formulario de Seguros para eventos.....................................................................................................7
3 MEMBRESÍAS...................................................................................................................................................................................... 73.1 Respuesta a nuevos miembros que formalmente ingresan por PMI...................................................73.2 Respuesta a nuevos miembros que informan que se hicieron miembros...........................................83.3 Respuesta para los que NO renovaron su membresía..........................................................................83.4 Respuesta para los que SI renovaron su membresía……………………………………………………………………………..9
4 CONSULTAS FRECUENTES........................................................................................................................................................... 94.1 Respuesta a quienes desean ser Voluntarios......................................................................................104.2 Respuesta a quienes completaron el formulario de Voluntarios…………………………………………………………10
4.3 Respuesta a consulta frecuente de capacitación / consultoría..........................................................115 OTROS................................................................................................................................................................................................. 11
5.1 Tips para el envío de mails...................................................................................................................115.2 Cómo autorizar pagos desde e-banking...............................................................................................115.3 Cómo utilizar la base de datos con envío de mailings.........................................................................125.4 Cómo enviar la Newsletter mensual a la base de datos......................................................................125.5 Cómo enviar el e-blast cada 15 días a la base de datos………………………………………………………………………12
1
1 WEB
1.1 Proceso para subir eventos del Capítulo con fecha programada
1. El Líder del Branch y/o el responsable de comunicaciones del Branch y/o el responsable de comunicaciones del Capítulo, envía comunicado de evento al asistente del Capítulo ([email protected]) 2. La asistente lee la info y edita errores de gramática y/o interpretación3. La asistente sube la info del evento desde el backend de la web4. La asistente revisa si lo que subió se ve bien desde Explorer y Firefox. No siempre lo que se ve desde el back-end es lo mismo que queda en la web.
WARNING!El asistente que opere el backend debe ser muy cuidadoso de no borrar lo que está allí porque se borra del sitio y no se puede recuperar.Error frecuente: al querer borrar un evento o noticia, por error se borra otro ya que no es muy amigable el backend y podría haber confusión de a qué archivo corresponde la palabra “borrar”. Revisar bien la lógica antes de apretar borrar.
1.2 ¿Cómo subir texto de Word a la web?
1. Editar el texto en Word, pasar corrector ortográfico, etc2. Pegar texto en un Bloc de notas 3. Copiar texto desde el Bloc de notas4. Pegar texto en el backend y luego editar (Fuente Verdana)
1.3 ¿Cómo subir las presentaciones de los eventos?
1. Subir el archivo en la carpeta “presentaciones”. No subir en “documentos” u otro lugar.2. Subir siempre el archivo en pdf (nunca en ppt abierto)3. Colocar el siguiente nombre al archivo: añomesdiaapellido.pdf. Ejemplo 100605lledo.pdf4. Colocar el link al archivo siempre como “Ventana nueva”.
2
1.4 ¿Cómo subir las notas de prensa?
1. Subir el archivo en la carpeta “prensa”.2. Subir siempre el archivo en pdf3. Colocar el siguiente nombre al archivo: añomesdiamedio.pdf . Ejemplo 100605losandes.pdf4. Colocar el link al archivo siempre como “Ventana nueva”.
1.5 ¿Cómo subir preguntas frecuentes?
No copiar y pegar desde Word sin antes depurar. Caso contrario, se rompen los acentos y signos del resto de las preguntas de esa sección.
1.6 ¿Dónde se publica la Newsletter?
1. Subir Newsletter en la web Recursos / Newsletter2. Subir Newsletter en la sección Novedades3. Enviar Newsletter por mail a todos los miembros4. Bajar Newsletter antigua de la sección novedades (dejarla solamente en Recursos /
Newsletter)5. Enviar mail a miembros
1.7 ¿Cómo actualizar miembros en la web?
1. Bajar listado de miembros actualizada del DEP (web privada para Líderes de PMI)2. Editar la planilla de Excel dejando solamente los campos: Numeración (1,2, ….n), Id PMI,
Nombre, Apellido, Certificación, Empresa, Provincia.3. Formatear planilla de Excel para que quede una hilera en cada fila.4. Copiar y pegar planilla de Excel desde el backend de la web pminuevocuyo
3
1.8 ¿Cómo agregar nuevos datos en tablas?
Clic sobre la Fila. Clic botón derecho del mouse. Fila / Insertar filas.
Nota: tipear el texto, no copiar directamente de Word o del Mail
1.9 ¿Cómo subir imágenes desde el backend?
Banner lateral derecho y sección educaciónFormatear el tamaño de la imagen a 128x77 pixels para que no pierda calidad al subir otro tamaño
Sección Gestión: subir imagen con tamaño 128x128
En cualquier cuadro de texto del backend1) El logo debe estar editado en el tamaño necesario (ej. logos capítulos aliados 150x40 píx.)
2) Ingresamos a la sección donde se quiere insertar la imagen.
3) Clic en Insertar/Editar Imagen (icono amarillo con montaña)
4) Ver Servidor
5) Browse (Examinar). Buscar archivo en PC. Upload. Se actualiza el listado de imágenes.
6) Clic sobre la imagen a insertar. OK.
7) Agregar link sobre la imagen en nueva ventana
2 EVENTOS
2.1 Cargar evento con PDUs en la plataforma PMILog in to the CCRS using your pmi.org username and password - https://www.pmi.org/ccrs/ When you register (by clicking on the “Become a Provider Representative” link in the green column on the left-hand side), you will be prompted initially to give your training organization’s Provider ID and password to enter the system so it is linked to PMI.org. You will only need to do this once:
Nombre de evento: PMINCañomesdiaRevisor del evento: un PMP que sea una persona distinta a la que armó los contenidos del evento.
Al finalizar el evento:Informar a los miembros PMPs que ingresen a https://www.pmi.org/ccrs/ con su clave y contraseña de PMI para registrar las PDUs del evento en la Categoría A. Buscar evento por su nombre.
4
2.2 ¿Cómo armar eventos con Eventioz?1. Ingresar a http://eventioz.com/ 2. Login con clave y contraseña del Capítulo3. Dashboard / Crear un evento4. Completar todos los datos del evento, luego clic en Guardar5. Copiar el formulario de otro evento: Webinar 10 tips para un líder ágil. Guardar cambios.6. Precios. Completar información.7. Contenidos. Completar información.8. Diseño. Seleccionar diseño.9. Cambiar Estado “sin publicar” a “abierto”10. Pestaña integración. Copiar el código fuente del cuadro “integrar todo el sitio web”.11. Ingresar al backend del Capítulo. Cargar nuevo evento. Pegar código fuente de Eventioz seleccionado previamente la pestaña “Fuente HTML” en el backend.12. Cualquier cambio que se realice en los contenidos del evento, se actualizará de manera automática en la web del Capítulo.
2.3 Envío de Diplomas adjunto (Expositores)
Estimado xxxxx,
En nombre de todo el equipo de voluntarios te damos las gracias por haber participado como expositor de XXXXXXX.
Tú presentación fue excelente y los participantes quedaron muy conformes, por lo que logramos un proyecto exitoso.
Te adjuntamos tu diploma.
Esperamos contar con tu presencia en nuestras próximas actividades.
Cordiales Saludos,
Pablo LledóPresidente
Tel: +54(9261)[email protected]
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
5
2.4 Envío de Diplomas adjunto (Asistentes)Estimado xxxxx,
Adjuntamos su correspondiente Certificado de Participación a la XXXXXX
Esperamos contar con su presencia en nuestras próximas actividades y lo invitamos a asumir la tarea de difundir nuestra profesión y contribuir con nuestro crecimiento.
Cualquier consulta no dude en comunicarse con nosotros.
Saludos Cordiales,
Lorena Lemos
2.5 Envío link de Encuesta + Diploma + PDUsEstimado XXXX,
Fue un placer contar con su presencia en XXXXXXXX
Con el fin de seguir creciendo en cada uno de nuestros encuentros, solicitamos su colaboración para completar la Encuesta de Satisfacción, haciendo clic AQUÍ.
Al completar la misma recibirá su correspondiente Diploma y las instrucciones para reportar PDUs (PMP). En caso que no pueda obtenerlo, envíenos un mail a [email protected] solicitándolo.
Esperamos contar con su presencia en nuestras próximas actividades y lo invitamos a asumir la tarea de difundir nuestra profesión y contribuir con nuestro crecimiento.
Cualquier consulta estamos a su disposición.
Saludos cordiales,
Lorena Lemos **Asistente
Tel: +54(9261)[email protected] www.pminuevocuyo.org
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
2.6 Formulario de Seguros para eventos1. Completar el Component Insurance Event Questionnaire Form
6
2. Enviar 30 días antes del evento a Nancy Berger ([email protected])
3 MEMBRESÍAS
3.1 Respuesta a nuevos miembros que formalmente ingresan por PMI:
Estimado xxxxxx,
Te damos la bienvenida como nuevo miembro de PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter.
Pertenecer a nuestra comunidad te permitirá acceder a importantes beneficios, tales como: Networking, Bolsa de trabajo, Eventos Internacionales y Nacionales, Publicaciones, Información de actualidad, Newsletter, e-blast, Reuniones de miembros, Jornadas Cuyanas, Congreso Anual, Webinars, Website, etc.
Tu usuario y contraseña para acceder a la sección privada de Recursos en la web www.pminuevocuyo.org es:
usuario: pmicuyo contraseña: cuyo1988
En agradecimiento y como cordial bienvenida queremos otorgarle una botella de vino que podrás retirar en el stand del Capítulo durante nuestro próximo evento presencial. Además, si deseas que tu nombre figure en nuestra web, entre el selecto grupo de miembros, lo deberás solicitar por escrito respondiendo a este mail.
Esperamos contar con tu presencia en nuestras próximas actividades y te invitamos a difundir nuestra profesión para contribuir con nuestro crecimiento.
Cualquier consulta, no dudes en comunicarte con nosotros a [email protected].
Cordiales saludos,
Pablo LledóPresidente
Tel: +54(9261)[email protected]
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
7
3.2 Respuesta a nuevos miembros que informan que se hicieron miembros
Estimado xxxxx,
Gracias por contactarte con nosotros.
El proceso de registro con PMI puede demorar hasta una semana. Cuando recibamos el comunicado formal de PMI de que ya eres socio de PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter te estaremos informando con un mail de bienvenida.
Saludos Cordiales,
Lorena Lemos **Asistente
Tel: +54(9261)[email protected] www.pminuevocuyo.org
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
3.3 Respuesta para los que NO renovaron su membresía.
Estimado xxx,
Según nuestros registros, ya venció tu membresía con PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter.
Puedes realizar la renovación de tu membresía directamente desde nuestra web: http://www.pminuevocuyo.org/miembros.php?id_texto=32
Si tienes alguna duda, estamos a tu disposición para darte soporte durante la renovación.
Si decidieras NO renovar tu membresía, agradeceríamos que nos informes el motivo para que podamos seguir mejorando los servicios de nuestro Capítulo.
Valoramos mucho tus sugerencias y desde ya muchas gracias por tu atención.
Cordiales saludos,
Lorena Lemos **Asistente
8
Tel: +54(9261)[email protected] www.pminuevocuyo.org
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
3.4 Respuesta para los que SI renovaron su membresía.
Estimado XXX,
Muchas gracias por haber renovado tu membresía con nuestro Capítulo: PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter.
Seguirás recibiendo beneficios, tales como: Networking, Bolsa de trabajo, Eventos Internacionales y Nacionales, Publicaciones, Información de actualidad, Newsletter, e-blast, Reuniones de miembros, Jornadas Cuyanas, Congreso Anual, Webinars, Website, etc.
Agradecemos tu interés y profesionalización por la Dirección en Proyectos y esperamos seguir contando con tu participación en nuestros eventos.
Cualquier consulta o sugerencia de mejora para nuestro Capítulo, no dudes en comunicarte con nosotros a [email protected].
Cordiales saludos,
Pablo LledóPresidente
Tel: +54(9261)[email protected]
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
4 CONSULTAS FRECUENTES
4.1 Respuesta a quienes desean ser VoluntariosEstimado XXX,
9
El Capítulo y sus Branches están conformados por distintos Comités orientados a desempeñar diversas funciones, los cuales están conformados por voluntarios capaces de desarrollar dichas actividades.
Te invitamos a participar como Voluntario del Capítulo, completando el siguiente Formulario con un detalle de tus preferencias y disponibilidad de horarios.
Saludos Cordiales,
Lorena Lemos
4.2 Respuesta a quienes completaron el formulario de Voluntarios
Estimado XXXX,
Te damos la bienvenida al equipo de Voluntarios 2011.
Contamos con tu compromiso pro-activo para llevar a cabo los proyectos que seleccionaste entre tus preferencias:
Xxxxx xxxxx
Cada proyecto cuenta con un Sponsor que forma parte del Board, quién será patrocinador de apoyo al Project Manager (PM) del mismo.
Serás contactado directamente por cada uno de los PM para coordinar las actividades de los proyectos en cuestión.
Desde PMI Nuevo Cuyo agradecemos tú colaboración y te invitamos a asumir la tarea de difundir nuestra profesión y contribuir con nuestro crecimiento.
Saludos Cordiales,
Lorena Lemos **Asistente
Tel: +54(9261)[email protected] www.pminuevocuyo.org
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
4.3 Respuesta a consulta frecuente de capacitación / consultoría
10
Pregunta: Quiero ser ExpositorRespuesta: Si usted se paga todos sus gastos lo podemos tener en cuenta en algún seminario.
Pregunta: Les ofrezco consultoría con descuento para sus miembros / Organicen un seminario y les hago un descuentoRespuesta: Si quieres ofrecer capacitación/consultoría a través de nuestro Capítulo, deberías formar parte de nuestros Sponsors. Adjuntamos la política de Sponsoreo.
5 OTROS
5.1 Tips para el envío de mails
1º - Colocar bien el título de asunto. No responder un mail con otro asunto para preguntar un tema distinto.
2º - Pensar antes de enviar el mail quienes deberían estar en copia. Generalmente más de 3 CC: puede ser una señal de que podrían estar copiando a más personas de las necesarias.
3º - Si uno está en copia, no tiene obligación de responder. Menos aun de responder nuevamente con copia a todos con frases tales como “ok”, “qué buena idea”, etc.
4º - No enviar mails con más que 2 “ciclos” de envío y recepción. O sea, esos mails que para entenderlos hay que empezar desde bien abajo. En su lugar, hay que hacer un resumen ejecutivo de la historia y luego el pedido concreto.
5º - No enviar attachments innecesarios, ni reenviar e-mails innecesarios.
6º - No enviar e-mails de más de 30 renglones. En su lugar adjuntar un documento de Word. 7º - Reserve el (!) sólo para acciones inmediatas.
5.2 Cómo autorizar pagos desde e-banking1º - Ingresar a homebanking sección empresas de Santander Rio.2º - Cuentas / Transferencias a otros bancos (o lo que corresponda)3º - Completar formulario / Agregar4º - Clic en icono que dice “Usted ha ingresado 1 transferencia” / Aceptar5º - Clic en “Siguiente” (dejando el formulario sin cargar nada) / Guardar sin firmar6º - Informar a los firmantes de la cuenta para que autoricen la operación:
a) Solicitudes / Autorización / Transferencia a otros bancosb) Autorizar con claves digitales cargadas previamente en el Banco
5.3 Cómo utilizar la base de datos con envío de mailings Cualquier mail masivo a la base de datos del Capítulo requiere de la aprobación previa del Board, excepto que exista una política aprobada por el Board que mencione lo contrario.
11
5.4 Cómo enviar la Newsletter mensual a la base de datos.El comité de comunicaciones elabora la Newsletter mensual y la envía para revisión del Board 48 hs antes de su publicación. En caso que el Board no solicite cambios, la asistente enviará la Newsletter a toda la base de datos vía mail una vez transcurridas las 48 horas con el siguiente mensaje:
Estimado xxxx,
Te invitamos a visitar la Newsletter del PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter haciendo clic AQUÍ
Esperamos que realmente sea un Valor Agregado a la Gestión de sus Proyectos.
Cualquier sugerencia y aporte serán bienvenidos.
Cordiales Saludos,
Ing. Mónica González, MBA, PMPMarketing y Comunicaciones
Tel: +54(9261)[email protected]
“Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI”
5.5 Cómo enviar el e-blast cada 15 días a la base de datos. El comité de comunicaciones elabora el e-blast y lo envía para revisión del Board 48 hs antes de su publicación. En caso que el Board no solicite cambios, la asistente enviará el e-blast a toda la base de datos vía mail una vez transcurridas las 48 horas con el siguiente mensaje y la imagen jpg en el cuerpo del mail (no adjunta):
Estimado XXXX,
Te adjuntamos el e-blast de este mes con los principales eventos y novedades del Capítulo.En caso que no puedas ver la imagen, puedes ingresar AQUÍCordiales saludos, Ing. Mónica González, MBA, PMPMarketing y Comunicaciones
12
