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Técnicas que se usan comunmente en una

auditoria para evaluar a un proveedor de BioComercio

Ético

Entrenamiento BioComercio Ético México – Abril 2015

Rodrigo de PrósperoAndrés Venegas S.

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Contenido

Técnicas de auditoria usualmente recomendadas

Auditoria como Herramienta de verificación:- Definiciones claves sobre auditorías- Principios de auditoria- Actividades (pasos) en las auditorias

Métodos de Muestreo

Inicio de la auditoria

Preparación de actividades de auditoria

Ejecución auditoria

Preparación y distribución de reporte

Término de la auditoria

Reunión apertura Evaluación de la Organización

respecto criterios pre-definidos (p.e. Estándar de BioComercio)

Generación de Hallazgos Preparación de Conclusion de

auditoria Reunión de Cierre Reunión de Cierre

Elaboración del reporte de auditoría

Distribución del reporte de auditoría

Seguimiento a la Auditoría

Auditoria de Seguimiento

PROCESO DE AUDITORIA

REUNIÓN DE APERTURA

Elementos de reunión de apertura: Presentación formal de las partes presentes Explicar Propósito de la auditoria: Objetivos,

alcance y criterios Presentación de la organización visión general de la Organización y sus sistema de producción Explicar y acordar, Plan de Auditoría (actividades contempladas, lugares, tiempos,

duración, etc.) Explicar Métodos a utilizar en la auditoría (muestreo, entrevistas, visitas de

campo, etc.) Procedimientos y criterios que se utilizarán para el reporte de hallazgos, sistema

de puntuación, y determinación de No Conformidades. Explicar de manera muy clara el Tratamiento y seguimiento de los hallazgos

detectados y las implicancias para la organización. Acordar Aspectos de logística (traslados, implementos, traductor, comunicación,

etc.)

*** Se recomienda generar un registo de la reunión

EJECUCIÓN AUDITORIA

1

Tamaño y complejidad de la Organización: superficie, N° sitios, N° productos o ingredientes.

Tipo de sistema de Producción: Cultivos tradicionales, colecta silvestre, agroforestería Sitios de producción o Unidades de Manejo: propias, de terceros, públicas, Áreas

Protegidas, Areas Indigenas, etc. Derechos sobre la tierra: legales (propios, arriendo, conseción), consuetudinario, otros. Aspectos de trazabilidad: puntos de origen control, transformación y almacenamiento Sistemas de Gestión: sistemas de control, monitoreo, calidad, capacitación, RRHH, etc.

Procesos involucrados: producción, extracción, transformación, trasladoOtros sistemas de certificación ya implementados: Organico, FSC,

Personas involucradas en el proceso: trabajadores permanentes, part time, externos, comunidades locales, etc.

Alcance de la auditoría - Qué vamos a evaluar?

EJECUCIÓN AUDITORIA

ES IMPORTANTE GENERAR UN AMBIENTE DE CONFIANZA, LA

AUDITORIA ES PARA AYUDAR A MEJORAR NO JUSGAR, ACUSAR, O CASTIGAR A LA ORGANIZACION NI SUS EMPLEADOS

Fuente de Información

Recolección por medio de

muestreo apropiado

Evidencia de auditoría

Hallazgos de auditoría

Revisión y preparación

de conclusiones

Conclusiones de la auditoría

Deben seleccionarse

aquellas fuentes que entreguen

información relevante a los

objetivos y alcance de la

auditoría.

Objetivo del muestreo es proveer información que el

auditor tenga confianza de alcanzar

los objetivos de la auditoria

Debe seleccionarse adecuadamente el

Método de Muestreo que será utilizado

durante la auditoría

Son los resultados de la evaluación

de la evidencia de la auditoría

contrastada con los criterios de evaluación, en

este caso con el Estándar de

BioComercio Ético

Los hallazgos de Auditoría indica

Conformidad o No Conformidad

Registros, declaraciones de hechos, o

cualquier información

que son pertinentes

para evaluar el cumplimiento

del Estándar de BioComercio

Ético y que son verificables.

Revisar los hallazgos de la auditoría

Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones,

Preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan de auditoría;

Discutir el seguimiento a la auditoría, según sea aplicable.

PASOS DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Solo información verificable debería ser aceptada como evidencia de auditoría.

2

La selección de una fuente de información puede variar de acuerdo a la realidad del auditado, el alcance y los recursos disponibles

Fuen

tes

de In

form

ació

nEntrevistas con empleados y otros actores

Observaciones de actividades, el ambiente y condiciones que rodean el trabajo

Documentos: políticas, procedimientos, planes, normas, protocolos

Registros: toma de datos, capacitación, actas de reunión, reportes de auditorías, mediciones, etc.

Consulta a grupos de interés

Reportes de otras certificaciones

FUENTES DE INFORMACIÓN

Sistema de Gestión (P 4)

- Política y Procedimientos escritos para asegurar el uso sostenible de los recursos, derechos de los trabajadores e igualdad de genero.

- Plan o programa de capacitación

Sostenibilidad Económica (P 3 , 4 y 5)

-Reportes de la contabilidad- Sistema de cálculo de sus costos de operación -Constancias de pago de impuestos, compromisos laborales, etc.-Contrato de ventas / acceso a los recursos

Cumplimiento legislación

(P 3, 5, 6 y 7)

- Ambiental: Plan de Manejo o Extracción validado por la autoridad ambiental o experto, controles sanitarios, etc.

- Laboral: contratos trabajadores, planillas de sueldos, registro inspecciones.

- Uso de la tierra: derechos de propiedad, contratos de arriendo o conseción, permiso de extracción.

Conservación de la Biodiversidad

P1

- Identificacion de las áreas de protección, especies amenazadas (mapas, estudios)

- Manual de buenas practicas para conservar y/o recuperar la biodiversidad

- Protocolo para la determinación y control de tasas de extracción

DOCUMENTOS COMO FUENTE DE INFORMACIÓN

Nivel de Toma de Decisiones

Empleados

• Áreas claves (producción, procesamiento, contabildiad,etc.)• Áreas de alto reisgo salud y seguridad• Grupos de enfoque (énfasis): Trabajadores temporales,

Mujeres, sindicatos, o grupos de trabajadores organizados, Trabajadores migrantes, “menores de edad”, otros.

ENTREVISTAS COMO FUENTE DE INFORMACIÓN

Nivel de productor

• Asociaciones productivas, grupos organizados (directiva, responsable del almacenamiento y traslado, Asesor(es) Técnicos)

• Productor individual y sus familias,

• Director, Gerente Geneal, Gerentes o Responsables de Areas

Otros Grupos de Interés

• Audoridades Locales, ONGs, Juntas de Vecinos, Universidades, Escuelas, Comunidades vinculadas al areas de impacto, otros grupos interesados en promover el uso sostenible y la conservacion de la biodiversidad.

Áreas de procesamiento Sitios o puntos de almacenamiento Areas de almacenamiento y

manipulacion de químicos Areas de Cultivos y Colecta Silvestre Áreas de desechos Áreas de protección cercanas o a las

de producción

INSPECCIONES DE CAMPO

INSPECCIÓN DE CAMPO COMO FUENTE DE INFORMACION

Es recomendable que la planificación considere momentos y lugares que permitan observar las acciones o faneas en ejecución.

Antes de la unión de cierre el equipo debería reunirse para:

a) Revisar los hallazgos de una auditoría y otra información relevante recopilada durante el proceso de auditoría

b) Llegar a aun acuerdo respecto a las conclusionesc) Preparar recomendaciones si corresponded) Discutir seguimiento de la auditoría si corresponde

Que aspectos deberían ser tratados en las conclusiones

- Grado de conformidad con los criterios de auditoría y Solides de Sistema de Gestión de la organización auditada

- Efectividad en la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión

- Logro de los objetivos de la auditoría: alcance y criterios evaluados- Causa raíz de los hallazgos - Elaborar recomendaciones si corresponde- Otros aspectos considerados relevantes para ser discutidos en la reunión de

cierre.

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PREPARACIÓN DE CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA

Propósito de una reunión de cierre

Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría Definir siguientes pasos

Aspectos que deberían ser informados y confirmados en una reunión de cierre

- Aspecto formal: agradecimientos por facilitar auditoria- Presentación de hallazgos y conclusiones (asegurar de que sean debidamente

comprendidas y aceptadas por la organización auditada)- Recomendaciones de mejora, si corresponde- Cualquier actividad post-auditoría que corresponda señalar (implementación

de acciones correctivas, seguimiento, proceso de apelación, etc.)

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REUNION DE CIERRE

Técnicas de Muestreo

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Ejemplos:

Cuando no todas las áreas de producción o sitios de procesamiento de una Organización pueden ser evaluadas durante auditoria.

Cuando no todos los productores individuales que abastecen a la organización pueden ser entrevistados durante la auditoría

Cuando no toda la información/documentación puede ser revisada durante la auditoría

E.g. Debido a distancias, limitaciónd e recursos, limitaciones logisticas, tamaño y complejidad de la Organzación.

Cuándo se requiere la aplicación de un muestreo?.

SELECCIÓN DE UNA MUESTRA

EL OBJETIVO del muestreo en auditoría es proveer información tal que el auditor tenga la confianza de que podrá alcanzar los objetivos de auditoría.

RIESGO: si la muestra no es representativa la conlusión del auditor puede ser SESGADA y ser diferente su hubiese evaluado el 100% de la población.

Proveer información tal que el auditor tenga la confianza de que se podrán alcanzar los objetivos de la auditoría

Paso

s M

uest

reo

1. Establecer objetivos del plan de muestreo

2. Selección grado y composición de la población

3. Selección Método

4. Tamaño de la Muestra

5. Realizar muestreo

6. Compilar, evaluar, reportar documentar resultados

Muestreo Basado en Juicio

Muestreo Estadístico

PASOS Y TIPOS DE MUESTREO

1. Muestreo basado en Juicio: responde a la experiencia, conocimiento y habilidades del equipo auditor. Como inconveniente no se obtiene una estimación estadística.

2. Muestreo al Azar: La selección no se basa en consideraciones predeterminadas, cada unidad de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionada.

3. Muestreo Estratificado: requiere la división de la población en sub grupos y selección al azar en cada uno de ellos.

4. Muestreo basado en Hallazgo: utilizado cuando se descubre un error o un suceso que requeriría una intestigación mas intensiva.

El uso de una o o mas de las metodologías quedará a criterio del equipo auditor o responsable de la auditoría

TIPOS DE MUESTREOS

EJERCICIO

Que tipo de fuente de información es la más adecuada para obtener evidencias de cumplimiento?

a) Documentaciónb) Entrevistasc) Inspección de Camposd) Acciones combinadas

Que medio de verificación local (actores claves, normativa, documentos) nos ayudaría para determinar cumplimiento a los indicadores de BioComercio Ético.

EJERCICIO

UEBT Verificador

Fuente de información

Adaptación Local

Ejemplo 1:La organización es formalmente constituida de acuerdo con los reglamentos locales

Documentación Verificable a través del siguiente documento: Copia CNPJ Regularizado

Ejemplo 2:Reportes financieros son verificados externamente cuando son exigidos por Ley

Entrevista para determinar como abordan el tema

No existe esta obligación para cooperativas y asociaciones de productores, entonces el verificador fue retirado

Información disponible en

www.uebt.org