ả ệ thống bưu điện. Lớp: 15CĐ ện Sang(NT) · bưu phẩm là:vũ khí, các chất...

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

Sinh viên thực hiện: Nhóm 18 – Lớp: 15CĐ-TP2

: Quản lí hệ thống bưu điện.

Lớp: 15CĐ-TP2.

NHÓM 18: Trần Thiện Sang(NT)

Lê Thanh Hải



Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Bảng kế hoạch tổng quan:

I. Kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: Quản lí bưu điện.

Người lập: Nhóm 18 ngày 5/10/2016.

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quản lí quy trình nhận

thư, hàng hóa.

Hiểu tất cả quá trình

đăng kí chuyển thư,hàng

hóa.

6/10/2016 6/10/2016

2 Quản lí quy trình

chuyển thư, hàng hóa.

Hiểu tất cả quá trình

chuyển thư, hàng hóa. 6/10/2016 6/10/2016

3 Quản lí thông tin

khách hàng.

Biết quá trình nhập và

lưu trử thông tin khách

hàng.

8/10/2016 8/10/2016

4 Quản lí nhân viên Biết được thông tin

nhân viên.

Biết được thời gian làm

việc.

Biết được cánh tính

lương, nhận lương làm

tăng ca. Trừ lương khi

nghỉ và trể giờ.

8/10/2016 8/10/2016

Người thực hiện: Lê Thanh Hải

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Trần Thị Tuyết Người phỏng vấn: Lê Thanh Hải



Địa chỉ:Ấp Phú Mỹ,TT.Cái Tàu Hạ, H.Châu

Thành, T.Đồng Tháp.

Thời gian hẹn:18h30’, Ngày 8/10/2016

Thời gian bắt đầu: 18h30’

Thời điểm kết thúc: 19h45’

Đối tượng:

Nhân viên bưu chính

Dữ liệu thu thập là quy trình đăng ký

chuyển fax thư, hàng hóa.

Quản lý quy trình chuyển thư, hàng hóa.

Người được hỏi là nhân viên bưu chính ở bộ

phận tiếp nhân thư, hàng hóa.

Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: vấn đề tiếp nhận đăng ký

và chuyển fax thư, hàng hóa.

Để được đăng ký chuyển fax thư, hàng

hóa thì cần khai báo những gì?

Các trường hợp khách hàng không đươc

chuyển hàng hóa, bưu phẩm?

Trường hợp mất hay làm hư hỏng thư từ

hàng hóa, bưu phẩm thì phải giải quyết

như thế nào?

Người dùng có thể khai báo về loại hình

chuyển dịch vụ muốn sử dụng để chuyển

thư, hàng hóa, bưu phẩm như thế nào?

Kết thúc phỏng vấn.

Cảm ơn thông tin mà cô đả cung cấp!

Ước lượng thời gian:

1 phút

2 phút

2 phút

15 phút

25 phút

20 phút

10 phút

Dự kiến tổng cộng:1h15’

Dự án: Quản lý bưu điện. Tiểu dự án: Quản lý quy trình nhận và chuyển thư

và hàng hóa, bưu phẩm.

Người được hỏi: Trần Thị Tuyết 18h30’, ngày 6/10/2016

Người hỏi: Lê Thanh Hải

Ghi chú:

Câu hỏi:

Câu 1: Để được đăng ký chuyển thư, hàng

hóa cần khai báo những gì?

Trả lời:

Đối với thư từ để bưu điện chấp nhận cần phải có

phong thư có dán tem và ghi rõ địa chỉ người gữi

và người nhận. Còn đối với hàng hóa và bưu phẩm

khách hàng phải khai báo rõ đó là loại hàng nào:



Câu 2: Các trường hợp khách hàng không

được

phép chuyển thư, hàng hóa, bưu phẩm?

Câu 3: trường hợp làm hư hỏng thư, hàng

hóa, bưu phẩm khách hàng thì giải quyết

như thế nào?

Câu 4: Người dùng có thể khai báo về loại

hình chuyển dịch vụ muốn sử dụng để

chuyển thư, hàng hóa, bưu phẩm như thế

nào?

thông thương, thủy tinh, hàng hóa có giá trị cao…,

kích thước của bưu phẩm(đả đóng gói hay

chưa).cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hóa đơn chứng

từ đi kèm để dự tính trước mức giá. Kiểm tra lại

một lần nữa thông tin về các thông tin bưu gửi trên

vận đơn như số lượng, trọng lượng, cước phí (nếu

có).

Các trường hợp khách hàng không được

chấp nhận đăng ký chuyển thư, hàng hóa,

bưu phẩm là:vũ khí, các chất dể gây cháy

nổ, các chất gây nghiện,…và thư không

dược dán tem hay phong bì bị hư hỏng.

Trường hợp này thì bưu điện sẽ cử nhân

viên đến để xem xét lại, căn cứ vào hóa đơn,

chứng từ và thời gian chuyển. Còn đối với

vấn đề hư hỏng hàng hóa, bưu phẩm thì căn

cứ vào mức độ hư hòng để bồi thường cho

khách hàng.

Khách hàng điền đủ thông tin vào vận đơn

theo như đã được hướng dẫn, sau đó kiểm

tra lại cũng với nhân viên chuyển phát của

công ty. Ghi đầy đủ và chính xác thông tin

người nhận. Khai báo về loại hình dịch vụ

muốn sử dụng: chuyển phát nhanh,

thường, chuyển phát nhanh hẹn giờ, chuyển

phát nhanh hỏa tốc,…

Các cẩu hỏi đưa ra là những vấn đề đơn giản mà

các nhân viên có thể gặp hằng ngày.

Người thực hiện: Trần Thiện Sang

Người được hỏi: Nguyễn Xuân Thắm Người phỏng vấn: Trần Thiện Sang

Địa chỉ: Ấp Phú Mỹ, TT.Cái Tàu Hạ,H. Châu

Thành, T. Đồng Tháp

Thời gian hẹn:15h, ngày 8/10/2016

Thời Điểm bắt đầu: 15h5’


Đối tượng:

Người được hỏi: nhân viên bưu chính

Dữ liệu thu thập là quy trình lưu trữ thông

Người được hỏi là nhân viên bưu chính làm công

việc nhập thông tin khách hàng.



tin khách hàng, quản lý nhân viên.

Chương trinh:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Xin phép ghi âm

Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề lưu trữ thông

tin khách hàng.

Câu 1: trình độ tin học của các nhân viên

như thế nào?

Câu 2: khi có yêu cầu tìm kiếm dữ liệu

khách hàng thì phải mất bao lâu để tìm và

độ chính xác của thông tin được truy xuất?

Câu 3: cách tính tiền chi trả lương cho

nhân viên khi đi làm đầy đủ và làm thêm

trong những dịp lể, còn khi nghĩ ốm hay

văn mặt thì bị trừ như thế nào ?có công

thức cụ thể hay không?

Câu 4: chị cảm thấy như thế nào khi có

một phần mềm giúp cho việc nhập và

quản lý, lưu trữ, tìm kiếm thông tin khách

hàng nhanh hơn?

Kết thúc buổi phỏng vấn.

Cám ơn chị đả cung cấp thông tin!

Ước lượng thời gian:

1 phút

2 phút

2 phút

15 phút

20 phút

10 phút

15 phút

Dự kiến tổng cộng:1h05’’

Dự án: Quản lý bưu điện Tiểu dự án: quản lý thông tin khách hàng

Người thực hiện: Trần Thiện Sang

Người được phỏng vấn: Nguyễn Xuân

Thắm(Quản lí)

Người phỏng vấn: Trần Thiên Sang

Địa chỉ:Ấp Phú Mỹ Hiệp, TT. Cái Tàu Hạ, H.

Châu Thành, T. Đồng Tháp

Thời gian hẹn: 15h, ngày 8/10/2016

Thời điểm bắt đầu:15h5’


Câu 1: Trình độ tin học của các nhân viên như

thế nào ?

Trả lời:

Tất cả nhân viên bưu điện đều phải có trình

độ tin học đáp ứng được yêu cầu quản lí và sử



Câu 2: Để quản lí dữ liệu khách hàng chính xác

và hiệu quả nhất thì cần phải có công cụ gì hổ

trợ, biện pháp quản lí ?

Câu 3: Biện pháp chăm sóc khách hàng hiệu

quả ?

Câu 4: cô cảm thấy như thế nào khi có một phần

mềm giúp cho việc nhập và quản lý, lưu trữ, tìm

kiếm thông tin khách hàng nhanh hơn?

dụng các phần mềm đang triển khai. Vì hiện tại các

dịch vụ bưu chính phục vụ khách hàng đều phải sử

dụng phần mềm.

Khách hàng bưu chính hiện nay có 3 nhóm khách

hàng lớn và quan trọng đó là nhóm : khách hàng

Hành chánh công, nhóm khách hàng Doanh nghiệp

và nhóm khách hàng Cá nhân. Phải có chương

trình quản lí dữ liệu khách hàng. Đơn vị phân

công một cán bộ quản lí trực tiếp và hạn chế thay

đổi nhân sự tại bộ phân này. Vì khi thay đổi nhân

viên quản lí khả năng bị mất khách hàng cào và tốn

thời gian tìn hiểu lại nhu cầu của các đối tượng

khách hàng này.

Tùi theo đối tượng khách hàng có chính sách chăm

sóc cho phù hợp bằng các hình thức khuyến mãi,

khuyến mại, chi hoa hồng, trích thưởng.

Nếu như có một phần mềm giúp cải thiện tốc độ

nhập và quản lý, lưu trữ, tìm kiếm thông tin khách

hàng nhanh hơn thì dó là một việc vô cùng tốt đối

với nhân viên bưu điện, nhưng cũng cần chú ý đến

tín dể sử dụng vì các nhân viên làm việc lâu năm

đã làm quen với các phần mềm trước nên việc giữ

nguyên giao diện ban đầu để cho nhân viên lâu

năm có thể sử dụng dể dàng như trước.

Nhận xét: các câu hỏi đặt ra là những vấn đề mà các nhân viên văn phòng thường gặp phải, nên việc

trả lời cung đơn giàn và tốn không nhiều thời gian.

II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu.

1.1 Môi trường hoạt động của một bưu

điện huyện.

Qua khảo sát thực tế tại bưu điện Ấp Phú Mỹ

Hiệp, TT. Cái Tàu Hạ, H. Châu Thành, T. Đồng

Tháp, chúng tôi đã thu thập được một số dữ liệu

sau đây:



Bưu điện bắt đầu mở cửa đón khách được chia 2

ca:

Sáng: từ 7h30 đến 11h30

Chiều từ 13h30 đến 17h30

Vì là một cơ quan chi nhánh trực thuôc tổng

Cty bưu chinh nên quy mổ nhỏ chỉ gồm các phòng

như: Khu tiếp tân, phòng kế toán, hội trường và

phòng giám đốc.

1.2 Các hoạt động và nguyên tắc

quản lý.

Có các quầy cung cấp dịch vụ gồm:

Quầy Bưu chính chuyển phat :nhận gũi bưu

phẩm, bưu kiện, chuyển phát nhanh EMS,…

Quy trình nhận gửi gồm: hỏi khách hàng muốn sử

dụng dịch vụ nào, cung cấp ấn phẩm, hướng dẩn cách ghi,

kiểm tra nội dung bưu gửi, cân trọng lượng, tính cước, thu

tiền, trao biên lai(hoặc hóa đơn) cho khách hàng.

Quầy cung cấp dịch vụ Tài chính bưu chính:

nhận gửi và chi trả dịch vụ Chuyển tiền, tiết kiệm bưu điện,

thu hộ, chi hộ(cho các ngân hàng)

Có 2 loại: chuyển tiền bưu điện và chuyển tiền

nhanh PayPost. Tùy theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của

khách hàng, cấp ấn phẩm, hướng dẩn cách ghi, kiểm tra

lại bằng cách đọc lại thông trên phiếu gửi tiền cho khách

hàng nghe, nhập vào chương trình, thu tiền, in biên lai,

trao biên lai cho khách hàng (hoặc hóa đơn).



Dịch vụ thu hộ chi hộ cho các ngân hàng hiện nay đang

triển khai rất mạnh.

Dịch vụ Tiết kiệm của ngân hàng bưu điện Liên

Việt bao gồm: huy động tiền gửi theo các loại có kì hạn

và gửi góp, cho vay tín dụng cho đối tượng là cán bộ hưu

trí, cán bộ công chức lực lượng vũ trang.

Quầy Phân phối truyền thông: bán lẻ hàng tiêu

dùng gồm các loại: nước giặt, bột giặt, xả vải…,bán bảo

hiểm phi nhân thọ.

Quẩy dịch vụ Cấp đổi giấy phép lái xe:

Khách hàng có yêu cầu cấp đổi giấy phép lái xe cung cấp

cho nhân viên bưu điện giấy phép lái xe, nhân viên kiểm tra thời

hạn sử dụng của CMND còn trong hạn 15 năm, kiểm tra thông

tin về giấy phép lái xe trên phần mềm do Sở giao thông vận tải

cung cấp hoặc kiểm tra trên trang web. Nếu có dữ liệu trùng

khớp cung cấp đơn xin cấp đổi, hướng dẩn cách ghi, nhập dữ

liệu vào phần mềm, chụp hình, ghi biên lai, thu tiền, trao biên lai

thu tiền và phiếu hẹn cho khách hàng, thông báo ngày nhận kết

quả.

TỔNG HỢP SỐ LIỆU VÀ BÁO CÁO

Phân công một nhân viên phụ trách nghiệp vụ làm công

tác kiểm tra kiểm soát và tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.

Từ ngày 1 đến ngày 3 của tháng sau báo cáo số liệu tháng

trước tất cả các nghiệp vụ phát sinh.

Xuất file dữ liệu trên các phần mềm cung cấp, đối chiếu

với doanh thu nộp cho bộ phận kế toán, đồng thời báo cáo số

liệu về bộ phận quản lí nghiệp vụ bưu điện tỉnh.



BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

BFD

QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI QUẦY GIAO

DỊCH BƯU ĐIỆN

GIAO DỊCH VIÊN

KHÁCH HÀNG

DỊCH VỤ

ĐÓNG CHUYỂN VÀO

BỘ PHẬN KHAI THÁC

KIỂM TRA(thu tiền,xuất

biên lai…)

CẬP NHẬT VÀO HỆ

THỐNG BÁO CÁO

THỐNG KÊ

THỐNG KÊ BÁO CÁO



Lược đồ ERD

Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ

Nhân viên(Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại).

Hóa đơn gửi(Mã hóa đơn, #Mã nhân viên, #Mã khách hàng gửi, #Mã khách hàng

thanh toán, #Mã khách hàng nhận, trọng lượng hàng, thời gian gửi, cước phí).

Chí tiết hóa đơn( Mã hóa đơn, #Mã tính chất hàng, #Mã hóa đơn, số lượng).

Khách hàng gửi(Mã khách hàng gửi, hộ tên khách hàng gửi, địa chỉ, số điện thoại, số

chứng minh nhân dân).

Hình thức thanh toán(Mã hình thức thanh toán, tên hình thức thanh toán, diển giải).

Khách hàng nhận(Mã khách hàng nhận, họ tên khách hàng nhận, địa chỉ số điện

thoại).

Tính chất hàng gửi(Mã tính chất hàng, tên tính chất hàng, giải thích).



Từ điển dòng dữ liệu

Nhân viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số diện

thoại

Quản lí hệ thống bưu điện huyện Mô hình quan niệm loại thực

thể: Nhân viên

Ngày lập: 26/11/2016

STT Tên thuộc tính Diển giải Kiểu Kích thước Ghi chú

1 Mã nhân viên Text 9 Khóa

2 Tên nhân viên Text 30

3 Ngày sinh Date/time Dd/mm/yy

4 Địa chỉ Text 50

5 Số điện thoại number 14

Khách hàng gửi(Mã khách hàng gửi, Tên khách hàng gửi, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh

nhân dân)

Quản lí hệ thống bưu điện Mô hình quan niệm loại thực

thể:Khách hàng gửi

Ngày lập: 26/11/2016

STT Tện thuộc tính Diển giải Kiểu Kích thước Ghi chú

1 Mã khách hàng gửi Text 10 Khóa

2 Tên khách hàng gửi Text 30


4 Số điện thoại Number 14

5 Số chứng minh nhân dân Number 9

Hình thức thanh toán(Mã hình thức thanh toán, tên hình thức thanh toán, diển giải)

Quản lí hệ thống bưu điện Mô hình quan niệm loại thực

thể: Hình thức thanh toán

Ngày lập: 16/11/2016

STT Tên thuộc tình Diển giải Kiểu Kích thước Ghi chú

1 Mã hình thức thanh toán text 10 Khóa

2 Tên hình thức thanh toán text 20

3 Diển giải text 50



Khách hàng nhận(Mã khách hàng nhận, tên khách hàng nhận, địa chỉ, số điện thoại)

Quản lí hệ thống bưu điện Mô hình quan niệm loại

thực thể: Khách hàng nhận

Ngày lập: 26/11/2016


1 Mã khách hàng nhận Text 10 Khóa

2 Tên khách hàng nhận Text 30


4 Số điện thoại Number 14

Tính chất hàng gửi(Mã tính chất hàng gửi, tên tính chất hàng gửi, giải thích)


thực thể: Tính chất hàng gửi

Ngày lập: 26/11/2016


1 Mã tính chất hàng gửi Text 10 khóa

2 Tên tính chất hàng gửi Text 30

3 Giải thích text 50

Hóa đơn gửi(Mã hóa đơn, #Mã nhân viên, #Mã khách hàng gửi, #Mã khách hàng

thanh toán, #Mã khách hàng nhận, trọng lượng hàng, thời gian gửi, cước phí)


thực thể: Hóa đơn gửi

Ngày lập: 26/11/2016


1 Mã hóa đơn Text 10 Khóa

2 Mã nhân viên Text 9

3 Mã khách hàng gửi Text 10

4 Mã khách hàng thanh toán Text 10

5 Mã khách hàng nhận Text 10

6 Trọng lượng hàng Text 5

7 Thời gian gửi text 4

8 Cước phí number 10

Chí tiết hóa đơn(# Mã hóa đơn, #Mã tính chất hàng, #Mã hóa đơn, số lượng)




thực thể: Chi tiết hóa đơn

Ngày lập: 26/11/2016


1 Mã hóa đơn text 10 khóa

2 Mã tính chất hàng text 10

3 Số lượng number 6

Mô tả dòng dữ liệu

Nhân viên(Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại).

Mỗi nhân viên cần có 1 mã nhân viên để phân biệt nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa

chỉ, số điện thoại.

Khách hàng gửi(Mã khách hàng gửi, hộ tên khách hàng gửi, địa chỉ, số điện thoại,

số chứng minh nhân dân).

Mỗi khách hàng khi gửi sẻ có mã khách hàng gửi , họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng

minh nhân dân để phân biệt.

Hình thức thanh toán(Mã hình thức thanh toán, tên hình thức thanh toán, diển

giải).

Khi thanh toán khách hàng sẽ chọn hình thức thanh toán gồm: mã hình thức thanh toán, tên

hình thức thanh toán để phân biệt và diển giải để hiểu phương thức của loại hình thức thanh

toán đã chọn.

Khách hàng nhận(Mã khách hàng nhận, họ tên khách hàng nhận, địa

chỉ số điện thoại).

Khi hàng được đóng gói để chuyển đi sẽ có một mã khách hàng nhân, họ tên khách hàng địa

chỉ để phân biệt và số điện thoại để khi bưu diện nhận dược hàng sẽ báo cho người nhận.

Tính chất hàng gửi(Mã tính chất hàng, tến tính chất hàng, giải thích).



Mỗi món hàng được khách đem gửi sẽ có nhiều tính chất như: lỏng, rắn, dể vở…để phân

biệt thì với mỏi tính chất sẽ có một mã tính chất hàng, tên tính chất hàng để phân biệt và giải

thích để nhân viên cẩn thận khi kiểm tra.

Hóa đơn gửi(Mã hóa đơn, #Mã nhân viên, #Mã khách hàng gửi, #Mã

khách hàng thanh toán, #Mã khách hàng nhận, trọng lượng hàng, thời

gian gửi, cước phí)

Với mỏi hóa đơn gửi sẽ có mã hóa đơn, #mã nhân viên, #mã khách hàng gửi, #mã

khách hàng thanh toán, #mã khách hàng nhận trọng lượng thời gian gửi, cước phí để

phân biệt.

Chí tiết hóa đơn(Mã hóa đơn, #Mã tính chất hàng, số lượng).

Chi tiết hóa đơn sẽ ghi các thông tin mã hóa đơn, #mã tính chất hàng, số

lượng để phân biệt.

Điều kiện ràng buộc

1. Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị:

a. Số lượng > 0

Bối cảnh : Chi tiết hóa đơn

n ChiTietHoaDon Thì n*[SoLuong]>0 Điều kiện:

Bảng tầm ảnh hưởng:

Thêm

Sửa

Xóa

Chi tiết hóa đơn +

Số Lượng

+/- -

Số Lượng



b. Nhân Viên được phân biệt bằng mã nv i. Bối cảnh: Thực thể nhân viên

ii. mãnv [Nhan Vien] Thì mãnv1 [NhanVien]#mãnv2

[NhanVien]

iii. Bảng tầm ảnh hưởng:

Thêm Sửa Xóa

NhanVien +

Manv

+/- -

Manv

c. NCC được phân biệt bằng mãncc i. Bối cảnh: thực thể NhàSX

ii. Mãncc [NCC] thì mãncc1 [NCC]# mãncc2 [NCC] iii. Bảng tầm ảnh hưởng :

Thêm Sửa Xóa

NCC +

MaNCC

+/-

-

MaNCC

:

ả ệ thống bưu điện. Lớp: 15CĐ ện Sang(NT) · bưu phẩm là:vũ khí, các chất...

Documents

Transcript of ả ệ thống bưu điện. Lớp: 15CĐ ện Sang(NT) · bưu phẩm là:vũ khí, các chất...