專案管理及電子化探討 專案管理及電子化探討 --華夏科技管理機制華夏科技管理機制 PMSPMS 介紹介紹

簡報人簡報人 : : 何堅信何堅信華夏科技資深顧問經理華夏科技資深顧問經理

2006/5/182006/5/18

華夏科技股份有限公司華夏科技股份有限公司

AgendaAgenda

• Project Management Definition and Concept Project Management Definition and Concept

• The Spirit of AsiaTEK Management SystemThe Spirit of AsiaTEK Management System

- Overview- Overview

- Introduction of AsiaTEK PMS Management System- Introduction of AsiaTEK PMS Management System

- The Duty of Manager- The Duty of Manager

- Description of PMS- Description of PMS

Project Management Definition and Project Management Definition and ConceptConcept

Why Project Management?

• Executives are facing increasingly complex challenges today, such as:– Rapid technological advancements– Escalation for salaries, raw material and

equipment costs– Limited in how far they can cut manpower

without risking corporate profitability• Almost all of today’s executives are in agreement

that project management is the solution to major corporate problems involves better control and use of limited existing corporate resources.

Project Management Definition and Concept WHAT IS A PROJECT?

Small projects: building a wood deck..Complex projects: Launching space shuttle…Multiple projects…A PROJECT is…

A temporary endeavor undertaken to create an unique product or service to achieve the goals and objectives of an organization.

In a PROJECT… * There are unique deliverables * A project has a beginning and an

end, phases and project life cycle

* A project has many constrains

Project Management Definition and Concept WHAT IS PROJECT DELIVERABLES ?

ANY MEASURABLE, TANGIBLE, VERIFIABLE OUTPUT THAT MUST TO COMPLETE THE PROJECT REQUIREMENTS

Examples of Project Deliverables:• Market analysis report• Feasibility study report• Project description• Project plan• Product specifications• Prototype of new product• Tests of the new product• Enhancement or revision to the new product• Deliver and acceptance

WHAT IS PROJECT MANAGEMENT?Project Management is…

directing the… nature,

quantity, and

timing

of… resources,

skills, and

knowledge (and to satisfy stakeholders objectives)

to complete a particular task

within… technical

financial, and

schedule

… constraints

Project Management Definition and Concept WHAT IS PROJECT PHASE ?

A process of collecting project activities. Examples are:

Phase 1: Determine Need and Feasibility Phase 2: Create Project Plan Phase 3: Create Product Specifications Phase 4: Create Prototype Product Phase 5: Test and Implement Deliverables

Project Management PhasesProject Management Phases

I.Determine

Need &Feasibility II.

Make aProject

Plan

III.Define Specs

V.QC & Implement

Deliverables

IV.Create

Deliverables

Project Management Definition and Concept WHAT IS PROJECT LIFE CYCLE ?

A process of collecting decision requirements for the stakeholders of project phases for the purpose of determining the control needs. Examples are:

Phase 1: Determine Need and Feasibility—culminates in a formal approval of the project concept or a “go or no go” decision

Phase 2: Create Project Plan—Getting the project plan approved by sponsors before work begin.

Phase 3: Create Product Specifications—obtaining approval of the specifications from sponsors and stakeholders.

Project Management Definition and Concept WHAT IS PROJECT LIFE CYCLE ?

Phase 4: Create Prototype Product—Obtaining sponsor approval for each deliverable or services

Phase 5: Test and Implement Deliverables—Sponsor or stakeholder accepts the full production of the product.

Project Management Definition and Concept Common Project Problems

Poor estimates and plans Lack of quality standards and measures Inadequate specification of work Lack of knowledge of application area Lackof up-to-date documentation Lack of communication between users and technicians Changing statutory requirements Deadline pressure Lack of quality control

Project Management ProcessProject Management Process

I.Determine

Need &Feasibility

II.Make aProject

Plan

III.Define Specs

V.QC & Implement

Deliverables

IV.Define

Deliverables

Planning

Controlling Closing

Initiating Executing

Project Management ProcessProject Management Process

Planning

Controlling Closing

Initiating Executing

Project Process is a series of actionsdesigned to bring out specific results

QualityPlan Staffing

PlanCommunications

Plan

EssentialPlanning

DiscretionaryPlanning

ProcurementPlan

Risk MgmtPlan

Project Management ProcessProject Management Process

Planning

Controlling Closing

Initiating Executing

Project Process is a series of actionsdesigned to bring out specific results

SourceSelection

InformationDistribution

Solicitation

Proj Plan Execution

TeamDevelopment

ContractAdministration

Project Management ProcessProject Management Process

Planning

Controlling Closing

Initiating Executing

Project Process is a series of actionsdesigned to bring out specific results

QualityControl

Scope ChangeControl

Cost Control

ProgressReporting

Proj ChangeControl

QualityAssurance

Risk Control

Project Management ProcessProject Management Process

Planning

Controlling Closing

Initiating Executing

Project Process is a series of actionsdesigned to bring out specific results

ScopeVerification

AdministrativeClosure

ContractClose-Out

The Spirit of AsiaTEK Management The Spirit of AsiaTEK Management SystemSystem

• OverviewOverview• Introduction of AsiaTEK PMS Management Introduction of AsiaTEK PMS Management

SystemSystem• The Duty of ManagerThe Duty of Manager• Description of PMSDescription of PMS

AgendaAgenda

• OverviewOverview• Introduction of AsiaTEK PMS Management Introduction of AsiaTEK PMS Management

SystemSystem• The Duty of ManagerThe Duty of Manager• Description of PMSDescription of PMS

The develop goal of The develop goal of management system of AsiaTEK management system of AsiaTEK

The Balance of discipline and CreativityThe Balance of discipline and Creativity

StrategyStrategy

The framework The framework of Management Systemof Management System

Finance

Customer

Service

Value Chain

& SOP

Interaction

& Grow up

Note:The view of balance score card

華夏價值華夏價值AsiaTEK Value™ AsiaTEK Value™

Vertical integration Framework of Vertical integration Framework of AsiaTEK Management SystemAsiaTEK Management System

Goal & future

framework

Basic architecture – AsiaTEK Value

Cost Management System

PMS

Information System of Cost Management

Horizontal integration Framework of Horizontal integration Framework of AsiaTEK Cost Management SystemAsiaTEK Cost Management System

Cost Quality Time Flexibility Value

1.ABC Cost& Management

4.Capacity & Performance Management

3.Manpower planning

2.Cost & Budget Management

1.Cost of quality

2.Good ratio

1.Lifecycle of Product & Project

2.Turnover ratio

2.Risk Management

Value chain analysis

3.Quality of customer Service

5.Lifecycle Cost of Product & Project

1.Varied & Compose of Product & Project

Integrated Strategical Cost Management Integrated Strategical Cost Management

Goal & future

framework

Basic architecture – AsiaTEK Value

Cost Management System

PMS

Integrated Strategical Cost ManagementIntegrated Strategical Cost Management

Goal & future

framework

Basic architecture – AsiaTEK Value

PMS

Integrated Strategical Cost Management Integrated Strategical Cost Management

Goal & future

framework

Basic architecture – AsiaTEK Value

Information System of Cost ManagementCost Quality Time Flexibility Value

Performance Evaluate SystemReward system

AgendaAgenda

• OverviewOverview• Introduction of AsiaTEK PMS Management Introduction of AsiaTEK PMS Management

SystemSystem• The Duty of ManagerThe Duty of Manager• Description of PMSDescription of PMS

PMS PMS 的管理邏輯的管理邏輯

Information System of Cost ManagementCost Quality Time Flexibility Value

1.ABC Cost& Management

4.Capacity & Performance Management

3.Manpower planning

2.Cost & Budget Management

1.Cost of quality

2.Good ratio

1.Lifecycle of Product & Project

2.Turnover ratio

2.Risk Management

Value chain analysis

3.Quality of customer Service

5.Lifecycle Cost of Product & Project

1.Varied & Compose of Product & Project

AActivityctivity B Basedased C Costingosting ManagementManagement 作業基礎成本及管理的概念作業基礎成本及管理的概念

利用作業次數、時數、專案案號及作業類別等成本動因來作為評估組織各項成本流向的依據，藉此判斷組織運作之績效與流程改善的依據，同時也提供組織分配各項成本的精確成本動因 。

Cost & Budget ManagementCost & Budget Management成本及預算管理成本及預算管理

1. 專案成本預估及前置成本預估

2.P&L 及 ROI 分析

3. 專案成本管理 - 人力、採購、外包及管銷費用

Manpower planningManpower planning人力規劃人力規劃

1.Manpower Resource Planning Report1.Manpower Resource Planning Report

2.2. 人力規劃差異分析人力規劃差異分析

Capacity & Performance ManagementCapacity & Performance Management產能及績效管理產能及績效管理

1.1. 有償及有效時數有償及有效時數2.2. 人力分布派圖人力分布派圖

Lifecycle Cost of Product & ProjectLifecycle Cost of Product & Project產品及專案生命週期成本產品及專案生命週期成本

Cost of qualityCost of quality品質成本品質成本

是一抽象的數量化分析是一抽象的數量化分析 ,, 可以用產品導入可以用產品導入時程的變動來作為計算的標準時程的變動來作為計算的標準 ,, 或者是產品或者是產品測試的次數測試的次數、、人力及投資金額為計算的標準人力及投資金額為計算的標準 ,,是公司為提供品質所付出的代價分析是公司為提供品質所付出的代價分析

Good ratioGood ratio良率良率

DTSDTS

Quality of customer ServiceQuality of customer Service客服品質客服品質

DTSDTS

Lifecycle of Product & ProjectLifecycle of Product & Project產品及專案生命週期產品及專案生命週期

專案時數週報及專案卡專案時數週報及專案卡

Turnover ratioTurnover ratio週轉率週轉率

和產品及專案生命週期相似和產品及專案生命週期相似，， 換算出 換算出產品的最大收入可能性產品的最大收入可能性

Varied & Compose of Product & ProjectVaried & Compose of Product & Project產品及專案的變化性及組合產品及專案的變化性及組合

利用系統所蒐集到之成本及作業資料來作為利用系統所蒐集到之成本及作業資料來作為決策分析之依據決策分析之依據 ,, 擬定產品及專案的變化性及擬定產品及專案的變化性及組合策略組合策略 ,, 同時管理風險同時管理風險

Risk managementRisk management風險管理風險管理

• 利用系統所蒐集到之成本及作業資料來作為決利用系統所蒐集到之成本及作業資料來作為決策分析之依據策分析之依據 ,, 擬定管理風險策略擬定管理風險策略

AgendaAgenda

• OverviewOverview• Introduction of AsiaTEK PMS Management Introduction of AsiaTEK PMS Management

SystemSystem• The Duty of ManagerThe Duty of Manager• Description of PMSDescription of PMS

Role of the Project Manager

Project Management Skills

What skills are important to be successful PM?

Survey results from business, industry and government sectors identified that a Project Manager must have the following categories of skills:

1. Technical

2. Communication

3. Management

4. Negotiation

Role of ManagerRole of Manager

Management SOP Measurement Optimal

CMMI Level Five Model

主管在管理體系中應扮演的角色主管在管理體系中應扮演的角色• 1.1. 建立管理系統的正確資料。建立管理系統的正確資料。• 2.2. 要求團隊執行標準作業程序要求團隊執行標準作業程序• 3.3. 透過系統透過系統，，在每週進行人力規劃及工作的工時預估在每週進行人力規劃及工作的工時預估

時時，，確實安排內容，並設定團隊成員的工作目標。確實安排內容，並設定團隊成員的工作目標。• 4.4. 透過系統上的正確資料與團隊中每個人員互動。透過系統上的正確資料與團隊中每個人員互動。• 5.5. 透過系統上的正確資料，以客觀的數量化資料進行透過系統上的正確資料，以客觀的數量化資料進行

管理。管理。• 6.6. 回饋管理系統各項管理流程改善方案。回饋管理系統各項管理流程改善方案。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料

• Garbage In ! Garbage Out !Garbage In ! Garbage Out !• 協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性。。 • Time sheet & Call report Time sheet & Call report 審核要領審核要領。。 • 報表的閱讀要領報表的閱讀要領。。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料

• Garbage In ! Garbage Out !Garbage In ! Garbage Out !• 協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性。。 • Time sheet & Call report Time sheet & Call report 審核要領審核要領。。 • 報表的閱讀要領報表的閱讀要領。。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料

• Garbage In ! Garbage Out !Garbage In ! Garbage Out !• 協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性。。 • Time sheet & Call report Time sheet & Call report 審核要領審核要領。。 • 報表的閱讀要領報表的閱讀要領。。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Time sheet Time sheet 審核要領審核要領

Time SheetWorking Report

單向工時作業互動式工作溝通平台 - 透過工作內容的了解及工作執行的要求

達到工作溝通的目的

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Time sheet Time sheet 審核要領審核要領

五要領五要領• 1.1. 反應真實專案及工作項目反應真實專案及工作項目• 2.2. 反應真實投入時數 反應真實投入時數 -- 以工作目的為以工作目的為 ChargeCharge 的原則的原則• 3.3. 充分說明工作內容充分說明工作內容• 4.4. 專案進度應依工作項目完工比率來估計專案進度應依工作項目完工比率來估計 ,, 而非時數耗而非時數耗

用率用率• 5.5. 專案問題應要求團隊利用此平台反應出來專案問題應要求團隊利用此平台反應出來 ,, 審核主管審核主管

亦應確實回覆亦應確實回覆三不可三不可• 1.1. 不可因案號時數不足不可因案號時數不足 ,, 找有剩的案號找有剩的案號 ChargeCharge• 2.2. 沒有工作不可沒有工作不可 ChargeCharge 有償專案有償專案• 3.3. 工作內容說明不可與作業類別相同及模糊不清工作內容說明不可與作業類別相同及模糊不清

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Time sheet Time sheet 審核要領審核要領

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Time sheet Time sheet 審核要領審核要領

上線說明

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Call reportCall report 審核要領審核要領

第一步要求

業務發展階段的確實落實

See ： PMS 業務階段分類辦法原則

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Call reportCall report 審核要領審核要領

第二步第二步1.1. 基本資料的正確性要求基本資料的正確性要求2.2. 按照「按照「 PMSPMS 業務階段分類辦法原則 」 之要業務階段分類辦法原則 」 之要求求，， 完成各階段基本工作及資料蒐集要求 完成各階段基本工作及資料蒐集要求。。

3.3. 無正式案號嚴格禁止派遣支援人力無正式案號嚴格禁止派遣支援人力。。 4.Call Report4.Call Report 中的中的 Call Report summaryCall Report summary 應簡應簡潔切題潔切題 ,, 勿談論無關的事項勿談論無關的事項。。

5.5. 主管之意見除系統回應外主管之意見除系統回應外 ， ， 若無法充分指示，若無法充分指示， 應與當事人直接聯絡，若有相關人員，應轉 應與當事人直接聯絡，若有相關人員，應轉發該發該 Call ReportCall Report 給其他有關人員了解或協助給其他有關人員了解或協助。。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Call reportCall report 審核要領審核要領 --Call ReportCall Report 輸入輸入

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Call reportCall report 審核要領審核要領 --Call Report-Call Report- 主管主管

審核審核

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料Call reportCall report 審核要領審核要領

上線說明

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料

• Garbage In ! Garbage Out !Garbage In ! Garbage Out !• 協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性協助管理系統建立營運基礎資料的正確性與可用性。。 • Time sheet & Call report Time sheet & Call report 審核要領審核要領。。 • 報表的閱讀要領報表的閱讀要領。。

建立管理系統的正確資料建立管理系統的正確資料報表的閱讀要領及介紹報表的閱讀要領及介紹

• 1.1. 專案時數週報表專案時數週報表• 2.Manpower Resource Planning Report2.Manpower Resource Planning Report• 3.3. 人力規劃差異分析人力規劃差異分析

人力規劃及工作的工時預估人力規劃及工作的工時預估

• 透過系統透過系統，，在每週進行人力規劃及工作的工時預估時在每週進行人力規劃及工作的工時預估時，，確實安排內容，並設定團隊成員的工作目標。確實安排內容，並設定團隊成員的工作目標。

AgendaAgenda

• OverviewOverview• Introduction of AsiaTEK PMS Management Introduction of AsiaTEK PMS Management

SystemSystem• The Duty of ManagerThe Duty of Manager• Description of PMS

SOP-SOP- 標準作業流程標準作業流程

SOP-DCSOP-DC

MRP-MRP- 人力資源規劃人力資源規劃

Quantitatively Manage the organization & MPRQuantitatively Manage the organization & MPR

Quantitatively Manage the ProjectQuantitatively Manage the Project

專案各作業成本比較表

-

100

200

300

400

500

600

700

800

前置階段 顧問及會議 系統分析 系統設計 程式設計 轉檔及測試 安裝 文件製作 教育訓練

作業類別

投入人時

固*-PDM

立*-PDM

美*-PDM

PMSPMS 簡介簡介

• 概述概述– 以專案管理之方式，進行內部績效控管以專案管理之方式，進行內部績效控管

• 系統說明系統說明• 畫面說明畫面說明• 上線展示上線展示

AsiaTEK ABC-PMSAsiaTEK ABC-PMS

• Web Base - Web Base - 全球化跨國管理全球化跨國管理• e-Business - e-Business - 專案流程及文件電子化專案流程及文件電子化• EIS - EIS - 即時反應現況即時反應現況• MRP - MRP - 人力需求預測精確度增加人力資源有人力需求預測精確度增加人力資源有

效利用效利用• Audit - Audit - 專案時程通知自動化專案時程通知自動化• KPI - KPI - 績效評估依據績效評估依據• SOP – SOP – 共同之作業標準共同之作業標準• ABC – ABC – 精確分析作業成本及績效精確分析作業成本及績效

PMSPMS 簡介簡介

• 概述概述• 系統說明系統說明• 畫面說明畫面說明• 上線展示上線展示

專案績效管理專案績效管理 -- 整體概念整體概念

FinanceFinanceFinanceFinance

e-HRe-HRe-HRe-HR

文件管理文件管理文件管理文件管理PMSPMSPMSPMS

問題單問題單問題單問題單

權限控管

WebWeb 架構∕架構∕ Workflow∕Workflow∕ 線上簽核線上簽核WebWeb 架構∕架構∕ Workflow∕Workflow∕ 線上簽核線上簽核

ERP

進銷存進銷存進銷存進銷存

PortalPortalPortalPortal

專案控管專案控管專案控管專案控管

SalesMgt.

SalesMgt.

案號類別案號類別

一般行政案號一般行政案號

無償專案無償專案

研發案號研發案號

有償專案有償專案專案專案

案號凍結案號凍結

案號管理案號管理

前置作業中 執行中 保固中

開立開立 轉執行轉執行 轉保固轉保固 關閉關閉

案號類別案號類別

科目科目

專案性質專案性質

部門權限部門權限

個人權限個人權限

轉執行日轉執行日

個人權限個人權限

前置成本預估前置成本預估 專案成本預估專案成本預估

轉維護日轉維護日

專案運作專案運作專案進度預估 ( 每月預計投入人月 )專案進度預估 ( 每月預計投入人月 ) 專案人員工時預估 ( 每人每月投入工時 )專案人員工時預估 ( 每人每月投入工時 )

Time Sheet∕ 每週工作計畫∕每週工作進度∕會議記錄∕問題單Time Sheet∕ 每週工作計畫∕每週工作進度∕會議記錄∕問題單

專案人員分配專案人員分配前置成本預估前置成本預估

專案成本預估專案成本預估

保固完工記錄保固完工記錄合約基本資料合約基本資料

專案時程∕構型記錄專案時程∕構型記錄

人力預估人力預估

• 工作計畫工作計畫 -- 主管預估主管預估– 主管∕主管∕ PMPM 預估成員下週參與總工時預估成員下週參與總工時

• 專案進度預估專案進度預估– PMPM 預估專案執行期間每月投入總工時預估專案執行期間每月投入總工時

• 專案每週工作進度預估專案每週工作進度預估– PMPM 預估本週應完成事項進度預估本週應完成事項進度

• 專案人員每月工時預估專案人員每月工時預估– PMPM 預估未來預估未來 66 個月每月投入之人員及工時個月每月投入之人員及工時

作業記錄流程作業記錄流程

PM預估PM預估

員工輸入員工輸入

主管審核主管審核

本週 Time Sheet本週 Time Sheet

員工輸入員工輸入PM評核PM評核

主管評核主管評核

稽核人員抽驗

稽核人員抽驗

上週 Time Sheet上週 Time Sheet

上週 本週 下週

下週工作計畫下週工作計畫

共同作業輸入共同作業輸入

Time SheetTime Sheet 控管控管

日期日期

個人工時使用角色個人工時使用角色

案號案號 作業類別作業類別工時工時

額外工時額外工時 備註備註

部門權限部門權限

個人權限個人權限

案號科目案號科目個人工時使用角色個人工時使用角色

Time Sheet 內容

預期效益預期效益

• 縮短內部管理制度建立時程縮短內部管理制度建立時程• 專案資料透明化專案資料透明化• 節省人力調整時間節省人力調整時間• 問題快速反應，提升客服效率問題快速反應，提升客服效率• 累積專案執行經驗累積專案執行經驗

PMSPMS 簡介簡介

• 概述概述• 系統說明系統說明• 畫面說明畫面說明• 上線展示上線展示

操作介面操作介面

整體操作介面整體操作介面

作業項目

作業類別

功能鍵

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查詢畫面查詢畫面畫面名稱 ( 畫面編號 )

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人員管理人員管理

組織圖組織圖

Time SheetTime Sheet 介面介面

依據部門及個人案號權限帶出

依據部門及個人案號權限帶出

最近一個月用過之案號先行帶出

最近一個月用過之案號先行帶出同公司不同

工作天數同公司不同工作天數

同公司不同工作時數

同公司不同工作時數

不同案號不同作業類別不同案號

不同作業類別

可輸入額外工時可輸入

額外工時

審核過不允許修改審核過

不允許修改 可共同輸入可共同輸入 結合工作計畫結合工作計畫

工時分配圖工時分配圖

人才庫搜尋人才庫搜尋

專案經歷查詢專案經歷查詢

業務管理業務管理

Call ReportCall Report 輸入輸入

Call Report-Call Report- 主管審核主管審核

未成交專案執行情形未成交專案執行情形

客戶清單客戶清單

專案管制專案管制

Time Sheet – PMTime Sheet – PM 評核評核

專案工作報告表專案工作報告表

專案報告專案報告

專案卡專案卡

未成交專案執行情形列表未成交專案執行情形列表

未成交專案執行情形未成交專案執行情形

專案研發成本表專案研發成本表

專案管理費用查詢專案管理費用查詢

客戶問題清單客戶問題清單

權限控管權限控管

角色權限設定角色權限設定

員工角色設定員工角色設定

案號使用權限列表案號使用權限列表

員工權限查詢員工權限查詢