ครูกนกรัตน์ บุญไชโยโรงเรียนสมเด็จพิทยาคม สพม.24

� สํานักงานอัตโนมัติเป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี และเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุดโดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยัดการทํางานลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยัดค่าใช้จ่าย

� 1 เพื่อให้เข้าใจถึงความหมายของคาํว่า “สํานักงานอัตโนมัติ”� 2 เพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของสํานักงานอัตโนมัติ� 3 เพื่อให้เข้าใจถึงกระบวนการการทํางานของระบบสํานักงาน

อัตโนมัติอัตโนมัติ� 4 เพื่อให้ทราบถึงเทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสํานักงานอัตโนมัติ� 5 เพื่อให้ทราบถึงเหตุผลของการเปลี่ยนมาใช้ระบบสํานักงาน

อัตโนมัติ

� สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกต์ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติ โดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือ (Manual) ให้มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ว่า OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือการเพิ่มประสิทธิภาพงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยัดค่าใช้จ่าย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลข่าวสารไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

� กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) ”อัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสํานักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ”

� เดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) ”ในภาพกว้างแล้ว สํานักงานเดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) ”ในภาพกว้างแล้ว สํานักงานอัตโนมัติก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สําหรับคิดและดําเนินงานกับสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สํานักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สํานักงานในอนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น”

� ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995) ”สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการที่เกี่ยวข้องกับการประสาน โต้ตอบกันของผู้ที่อยู่ในสํานักงานโดยอาศัยระบบและเทคโนโลยีเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ”

� ครรชิต มาลัยวงศ์ (ครรชิต มาลัยวงศ์ 2536) ”แนวคิด และวิธีการนํา� ครรชิต มาลัยวงศ์ (ครรชิต มาลัยวงศ์ 2536) ”แนวคิด และวิธีการนําคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์สํานักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสํานักงานสามารถทํางานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทั้งภายในและภายนอก

� สํานักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุม และการตัดสินใจ”

ตัวอย่างของระบบสํานักงานอตัโนมัติ

� ยกตัวอย่างที่ทําให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ได้แก่ การนําคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานร่วมกับโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เช่นการทํา จดหมายเวียน แต่ก่อนที่จะนําคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ในยุคก่อนไดใ้ช้เครื่องพิมพ์ดีดในการพิมพ์จดหมายที่จะส่งออกไปยังภายนอกที่ละฉบับ ซึ่งอาจเกิดความล่าช้า หรือความผิดพลาดได้ แต่เมื่อนําโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดมาช่วยในล่าช้า หรือความผิดพลาดได้ แต่เมื่อนําโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดมาช่วยในการพิมพ์จดหมาย พนักงานแค่เพียงพิมพ์รายชื่อของลูกค้าเก็บไวใ้นฐานข้อมูล และเมื่อต้องการที่จะใช้งานก็เพียงผนวกตัวจดหมาย และฐานข้อมูลลูกค้าเขา้ด้วยกันก็สามารถที่จะพิมพ์จดหมายได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถเก็บฐานข้อมูลลูกค้าไปใช้ในโอกาสต่อไปได้อีกด้วย ทําให้สะดวก ประหยัดเวลาในการใช้งาน

� ในส่วนของการส่งจดหมายภายในองค์กร ถ้าได้นํา E-Mail เข้ามาประยุกต์ใช้ ทําให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลด้านงานสารบรรณไม่จําเป็นต้องเดินส่งเอกสารให้เสียเวลา เพียงแต่ส่งจดหมายผ่านทางระบบ E-Mail ระบบก็จะส่งข่าวสารไปยังผู้รับปลายทางได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังระบบก็จะส่งข่าวสารไปยังผู้รับปลายทางได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถกระจายข่าวสารได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง

� การประยุกต์ใช้สํานักงานอัตโนมตัิโดยส่วนใหญ่แล้วเพื่ออํานวยความสะดวกต่อผู้ใช้งานระบบสํานักงานอัตโนมัตินั่นเอง ทาํให้การทํางาน ทําได้สะดวก รวดเร็ว ยิ่งขึ้น ในหัวข้อนี้ได้นําเสนอวัตถุประสงค์หลักของการนาํระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้งาน ดังนี้ของการนาํระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้งาน ดังนี้

� 1. ความสะดวกรวดเร็ว� เมื่อองค์กรได้นําระบบสํานกังานอัตโนมตัิเข้ามาใช้งานจะเปน็การลด

การทํางานในลักษณะแบบทํามือ ให้เป็นแบบอัตโนมตัิมากขึ้น จึงทําให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว เช่น เปลี่ยนการส่งจดหมาย ให้เป็นแบบให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว เช่น เปลี่ยนการส่งจดหมาย ให้เป็นแบบการส่งแบบอีเมล์ จะเห็นว่าเพียงแค่คลิก ผู้รับก็สามารถที่จะรับข้อความในอีเมล์ได้เลย โดยที่ไม่จําเป็นต้องรอเป็นวัน หรืออาทิตย์ อย่างเช่นส่งเป็นจดหมายแบบเดิม นี่กค็ือความสะดวกรวดเร็วที่เกิดขึ้นจากการใช้ระบบสํานกังานอัตโนมตัิ

ระบบการทํางานของอีเมล์

ระบบการทํางานของอีเมล์

� อีกกรณีหนึ่งก็คือการประยุกตใ์ช้ในการประชุมทางไกล ทําให้บุคคลที่อยู่คนละสถานที่สามารถที่จะประชุมงาน ทําให้เกิดความสะดวก ลดต้นทุนการประชุม ได้เป็นอย่างดี

การใช้ระบบสํานักงานอัตโนมัติในการประชุมทางไกล

� 2. ลดจํานวนเอกสารข้อสําคัญที่สุดของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้งานก็คือ การลดจํานวนเอกสารนั่นเอง เช่นกรณีของการประชุม เนื่องจากการประชุมในแต่ละครั้งอาจต้องใช้เอกสารในการประชุมเป็นจํานวนมาก เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมมีจํานวนมาก หรือเอกสารประกอบการประชุมมีจํานวนมาก ดังนั้นทําให้สูญเสียกระดาษมาก หรือเอกสารประกอบการประชุมมีจํานวนมาก ดังนั้นทําให้สูญเสียกระดาษไปเป็นจํานวนมาก เมื่อนําเทคโนโลยีเกี่ยวกับ E-book มาใช้งาน ก็จะช่วยลดจํานวนเอกสารได้เป็นอย่างมาก ทําให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไป เช่น ค่าถ่ายเอกสาร ค่ากระดาษ เป็นต้น หรือการนําระบบ E-Document เข้ามาช่วยในการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ทําให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูล และง่ายต่อการจัดการต่าง ๆ เป็นต้น

การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการรวบรวมข้อมูล ทําให้ช่วยลดจํานวนเอกสารลงได้จํานวนมาก

การประยุกต์ใช้งานของธนาคารโดยการออก Statementsแบบ paperless (ไม่ใช้กระดาษ)

� 3. ใช้สารสนเทศให้เกิดประโยชน์

ปัจจุบันนี้ได้มีการนําเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลข่าวสาร หรือแม้กระทั่งข้อมูลขององค์กร ซึ่งข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นสามารถนํามาประมวลผลเพื่อก่อให้เกิดสารสนเทศ สารสนเทศสามารถนํามาประมวลผลเพื่อก่อให้เกิดสารสนเทศ สารสนเทศสามารถอยู่ได้ในลักษณะต่างๆ ได้เช่น แสดงผลเป็นรายงาน แสดงผลเป็นกราฟ เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้งานก็สามารถนําสารสนเทศนั้นไปใช้งานให้เกิดประโยชน์ได้ เช่น นําไปช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

การใช้สารสนเทศให้เกิดประโยชน์

� 4. ความยืดหยุ่นในการทํางาน� ระบบสํานักงานอัตโนมัติที่ดีควรที่จะมีความยืดหยุ่นในการทํางาน

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อนําซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เวิร์ดมาใช้งาน โปรแกรมนี้ก็สามารถที่จะประยุกต์ใช้งานได้หลายด้านเช่นสร้างโปรแกรมนี้ก็สามารถที่จะประยุกต์ใช้งานได้หลายด้านเช่นสร้างเอกสารทั่วไป สร้างรายงานการเงิน สร้างสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ เป็นต้น

โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดมีความยืดหยุ่นในการทํางานสูง

� 5. สามารถขยายงานต่อไปในอนาคต� ระบบสํานกังานอัตโนมัติทีด่ีควรที่จะรองรับการขยายงานในอนาคต

เพื่อที่จะทําให้ระบบมีความสมบูรณ์มากขึ้น

� 1. วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้� ก่อนที่จะนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้ในสํานักงาน ควรที่จะ

วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งานก่อนว่า ผู้ใช้งานแต่ละคนต้องการอะไร บางคนอาจต้องการอุปกรณ์ที่ทันสมัย บางคนอาจต้องการอะไร บางคนอาจต้องการอุปกรณ์ที่ทันสมัย บางคนอาจต้องการซอฟต์แวร์ที่รองรับการใช้งาน บางคนอาจต้องการให้มีการจัดอบรม เป็นต้น ดังนั้นในการวิเคราะห์ความต้องการก็สามารถทําได้โดยการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่นการออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรสามารถแสดงความคิดเห็น หรือความพึงพอใจต่อการเปลี่ยนแปลงในกรณีที่นําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช้

การใช้แบบสอบถามเพื่อหาความต้องการของผู้ใช้

วิเคราะห์ความต้องการของผูใ้ช้งานระบบสํานักงานอัตโนมัติ

� 2. การออกแบบระบบ และอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ� จากการสอบถาม หรือการสัมภาษณ์ ทําให้สามารถทราบความ

ต้องการของผู้ใช้ระบบสํานักงานอัตโนมัติ จากนั้นควรที่จะให้ผู้เชี่ยวชาญในการจัดระบบสํานักงานอัตโนมัติ ทําการวิเคราะห์ และผู้เชี่ยวชาญในการจัดระบบสํานักงานอัตโนมัติ ทําการวิเคราะห์ และออกแบบระบบ เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากระบบสํานักงานอัตโนมัติให้มากที่สุด เช่นวิเคราะห์ว่าต้องจัดผังองค์กรแบบไหน ต้องมีอุปกรณ์อะไรบ้างภายในสํานักงาน ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรทราบถึงองค์ประกอบหลักที่ต้องมีอยู่ภายในสํานักงานอัตโนมัตินั่นเอง

การวิเคราะห์ และออกแบบระบบสํานกังานอัตโนมตัิ

� 3. การจัดหาอุปกรณ์� เมื่อวิเคราะห์ และออกแบบระบบสํานักงานอัตโนมัติเป็นที่เรียบร้อย

จะทําให้รู้ความต้องการเบื้องต้นว่าในสํานักงานต้องการอะไรบ้าง ดังนั้นจึงนําความต้องการนั้นมาใช้ในการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ว่าดังนั้นจึงนําความต้องการนั้นมาใช้ในการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจ ะ เ ป็ น อุ ป ก ร ณ์ สํ า นั ก ง า น เ ช่ น โ ต๊ ะ เ ก้ า อี้ ตู้ เ ก็ บ ข อ ง เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอื่น ๆ อีก

ตัวอย่างของอุปกรณ์สํานกังาน

� เห็นได้ว่าการจัดหาอุปกรณ์นั้นก็ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ เนื่องจากอุปกรณ์สํานักงาน มีหลากหลายชนิด และรูปแบบ ดังนั้นควรที่จะศึกษาหาข้อมูลจากหลาย ๆ แห่ง เช่น จากเว็บไซต์จากร้านขายอุปกรณ์สํานักงาน หรือการเปิดซองประมูล เป็นต้น จะทําให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนยิ่งขึ้น

� จากนั้นนําข้อมูลที่ได้มาศึกษาเปรียบเทียบ และนําเข้าที่ประชุมเพื่อจากนั้นนําข้อมูลที่ได้มาศึกษาเปรียบเทียบ และนําเข้าที่ประชุมเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์ที่เหมาะสมกับลักษณะงาน โดยอาจมีทางเลือกใหม่ ๆ เช่น การเช่า การเช่าซื้อ หรือการซื้อ ตามและงบประมาณที่มีอยู่ โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาต่อมาก็คือการบริการหลังการขาย และการฝึกอบรม ซึ่งเป็นถือสิ่งที่จําเป็นที่สุด เนื่องจากจะทําให้บุคลากรเกิดความรู้ความสามารถในการทํางาน และสามารถนําความรู้ที่ได้จากการอบรมมาแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลังได้

การเตรียมความพร้อมของสํานักงานเพื่อปรับปรุงให้เป็นสํานักงานอัตโนมัติ

� 4. การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งอปุกรณ์ และการจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน

� เมื่อซื้อวัสดุอุปกรณ์ หรือซอฟต์แวร์ ต่าง ๆ บริษัทที่ขายสินค้า จะทําหน้าที่ในการฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงานของบริษัท จะทําหน้าที่ในการฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงานของบริษัท ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเงื่อนไข และข้อตกลงของแต่ละบริษัทดังนั้นทางองค์กรที่ซื้อสินค้า ควรที่จะจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมต่อการรับการอบรม

ควรจัดเตรียมห้องประชุม หรือห้องอบรมให้พร้อม

การจัดฝึกอบรมเพื่อให้ความรู้ต่อพนักงาน

� 5. การประเมินผล และการบํารุงรักษาระบบ� การประเมินผล ถือว่าเป็นการทดสอบประสิทธิภาพของระบบ

สํานักงานอัตโนมัติ อาจทําได้โดยการทําแบบสอบถาม ถามพนักงานในองค์กรถึงระบบสํานักงานอัตโนมัติที่ ใ ช้ ว่าเกิดปัญหา หรือ อุปสรรค์อะไรบ้าง หรืออาจตรวจสอบจากความพึงพอใจของลูกค้าที่อุปสรรค์อะไรบ้าง หรืออาจตรวจสอบจากความพึงพอใจของลูกค้าที่มีต่อองค์กร ก็เป็นได้

� ทั้งนี้การประเมินผลเพื่อให้ทราบถึงปญัหาที่อาจจะเกิดขึ้น เช่นอาจเกิดจากอุปกรณ์ชํารุด หรือจากบคุลากรไม่มีความชํานาญในการใช้งาน เป็นต้น เมื่อทราบถึงปญัหาจะได้แก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง

ทีมงานคอยให้ความช่วยเหลือในการดูแลรักษาระบบผ่านระบบ Call Center