ườ Đẳnngg KKỹỹ TThhuuậậtt LLýý TTựự TTrrọọnngg · Quá trình bán hàng:...

——————•¤†¤•——————

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề Tài:QuảnLí Cửa Hàng Văn Phòng Phẩm

Lớp : 11CĐ-TM2

Nhóm 1: Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Trần Hữu Thiện Nguyễn Văn Danh Bùi Thế Lân Nguyễn Thành Việt Nguyễn Ngọc Nhân

I. Bảngkếhoạchphỏng vấntổngquanhệthốngvàcácbảngphỏng

vấncụthểtừngchủđề :

1. Bảngkế hoạch phỏngvấn tổngquan hệ thống:

Kếhoạchphỏngvấntổngquanhệthống

Hệthống:Quảnlý cửa hàng văn phòng phẩm Hồng Hoa

Ngườilập:Nhóm1 Ngàylập:7/10/2010

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết

thúc

1 Quá trình nhập thêm

hàng, thông tin tưng loại

mặt hàng.

Biết rõ thông tin từng

mặt hàng, cần nhập thêm

loại mặt hàng nào, số

lượng bao nhiêu.

7/10/2013 8/10/2013

TTrrưườờnngg CCaaoo ĐĐẳẳnngg KKỹỹ TThhuuậậtt

LLýý TTựự TTrrọọnngg

2 Quá trình phân loại và

quản lí từng loại mặt

hàng.

Nắm được quá trình phân

loại và quản lí từng loại

mặt hàng.

7/10/2013 8/10/2013

3 Quản lí quá trình bán

từng loại mặt hàng.

Nắm được số lượng mặt

hàng đã được bán. Các

thủ tục mua bán, hình

thức và đối tượng giao

dịch

7/10/2013 8/10/2013

4 Quá trình quản lí, kiểm

kê và xử lí các mặt hàng

tồn kho, hàng hư hỏng,

hết hạn sử dụng.

Biết được loại mặt hàng

đã bị hư hỏng hay hết

hạn và cách xử lí.

7/10/2013 8/10/2013

5 Quá trình quản lí nhân

viên, hệ thống trang thiết

bị.

Nắm được tình hình

chung của nhân viên

cũng như hệ thống máy

móc hiện có..

7/10/2013 8/10/2013

2. Các bảngkế hoạchphỏngvấn cụ thể: a. Kếhoạchphỏngvấnvà phiếuphỏngvấnthứ1:

Kếhoạchphỏngvấn

Ngườiđượchỏi: Lâm Thị Hồng Hoa Ngườiphỏngvấn: Nguyễn Thành Việt

Địa chỉ:6 Nguyễn Văn Trỗi, P. 17, Q. Phú

Nhuận,Tp. Hồ Chí Minh .

Thờigianhẹn: 7/10/2013

Thờiđiểmbắtđầu:8h00

Thờiđiểmkếtthúc: 8h20

Đốitượngđượchỏilà:Chủ cửa hàng

Cầnthuthậpdữliệu:Thông tin về các loại

mặt hàng và các mặt hàng nhập thêm mới.

Cầnthỏathuận: Xem quá trình nhập thêm

hàng và các loại mặt hàng .

Cácyêucầuđòihỏi:

Vaitrò,vịtrí,trìnhđộ,kinhnghiệmcủa

ngườiphỏngvấn

Chươngtrình:

Giớithiệu

Tổngquanvềdựán

Tổngquanvềphỏngvấn

o Chủ đề đề cập

Chủđề:Câuhỏivàtrảlời.

Ướclượngthờigian:

2phút

2phút

3phút

15phút

Tổnghợpcácnộidungchính.

Ýkiếncủangườiđượchỏi.

Kếtthúc

4phút

2phút

2phút

(Dựkiếntổngcộng:30phút)

Phiếuphỏngvấn

Dựán: Quản lí cửa hàng văn phòng phẩmHồng Hoa.

Tiểudựán:Quá trình nhập hàng và thông tin từng loại mặt hàng.

Ngườiđượchỏi: Lâm Thị Hồng Hoa Ngày:7/10/2013

Ngườihỏi: Nguyễn Thành Việt

Câu hỏi Trả lời

1. Cửa hàng có những loại mặt hàng nào? Đơn vị tính của các mặt hàng đó là gì?

Nhiều loại mặt hàng lắm, và tùy theo từng loại mà có đơn vị riêng

2. Cửa hàng có thường xuyên nhập thêm các mặt hàng mới không?

Có, cửa hàng chúng tôi thường xuyên cập nhật các mặt hàng mới để đấp ứng nhu cầu mua dùng của khách hàng.

3. Khi nhập thêm, cửa hàng có cần kiểm

tra số lượng và nguồn gốc các mặt hàng không?

Có, chúng tôi cần phải kiểm tra kĩ nguồn

gốc của các mặt hàng để đảm bảo chất lượng.

4. Hình thức nhập thêm hàng như thế nào ?

Nhập theo loại hoặc theo nhà cung cấp.

5. Khi nhập hàng thì nhà cung cấp có báo giá hay cửa hàng có cần thương lượng lại giá với nhà cung cấp không ?

Nhà cung cấp sẽ báo giá, chúng tôi sẽ căn cứ vào đó để điều chỉnh giá.

b. Kếhoạchphỏngvấnvà phiếuphỏngvấnthứ2:


Ngườiđượchỏi: Lâm Thị Hồng Hoa Ngườiphỏngvấn: Nguyễn Trần Hữu Thiện


Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh .


Thờiđiểmbắtđầu: 8h30



Cầnthuthậpdữliệu:Thông tin về quá trình quản

lí và phân loại mặt hàng.

Cầnthỏathuận: Xem qua quá trình quản lí và

phân loại mặt hàng.




Chươngtrình:

Giớithiệu




Chủđề:Câuhỏivàtrảlời.



Kếtthúc


3phút

3phút

3phút

10phút

4phút

3phút

2phút


Phiếuphỏngvấn


Tiểudựán: Quá trình quản lí và phân loại mặt hàng

Ngườiđượchỏi:Lâm Thị Hồng Hoa Ngày:7/10/2013

Ngườihỏi: Nguyễn Trần Hữu Thiện


1. Các mặt hàng mới nhập về có cần phân loại lại và nhập mã mới không ?

Có.

2. Từng loại mặt hàng trong cửa hàng sẽ được phân loại như thế nào ?

Cửa hàng sẽ phân theo giá và theo từng loại mặt hàng.

3. Cửa hàng sẽ bố trí các mặt hàng thế

nào để tiện cho việc nhập hàng và bán ra ?

Để theo từng thùng lúc nhập, ngoài cửa

hàng thì sẽ trưng bày từng mẫu để bán. Tùy từng loại mặt hàng mà bố trí khác nhau để tiện cho khách hàng có thể xem và mua sắm.

4. Cửa hàng có lưu lại thông tin của các

loại mặt hàng cũng như của nhà cung cấp không ? nếu có thì lưu ở đâu ?

Có, thường thì viết lên tại thùng cho tiện

việc lấy, hoặc nếu nhập 1 số ít thì tự nhớ luôn do cửa hàng cũng nhỏ.

5. Thường thì cửa hàng kiểm hàng trong kho bao lâu 1 lần?

Cũng tùy, chúng tôi sẽ kiểm hàng vào cuối ngày hoặc là sáng hôm sau.

c. Kếhoạchphỏngvấnvà phiếuphỏngvấnthứ3:


Ngườiđượchỏi: Lâm Thị Hồng Hoa Ngườiphỏngvấn: Nguyễn Ngọc Nhân







Cầnthuthậpdữliệu:Thông tin về quá trình bán

hàng. Quản lí hàng tồn kho, hư hỏng, hết hạn.

Cầnthỏathuận: Xem qua quá trình bán hàng.

Quản lí hàng tồn kho, hư hỏng, hết hạn.




Chươngtrình:

Giớithiệu




Chủđề1:Câuhỏivàtrảlời.

Chủđề 2:Câuhỏivàtrảlời.



Kếtthúc


2 phút

3 phút

3 phút

10phút

10phút

5phút

3phút

2phút


Phiếuphỏngvấn


Tiểudựán:Quá trình bán hàng. Quản lí hàng

tồn kho, hư hỏng, hết hạn.


Ngườihỏi: Nguyễn Ngọc Nhân


Quá trình bán hàng:

1. Cửa hàng có lưu lại doanh thu hàng

định kì vào 1 khoảng thời gian nhất định ko?

Có, hàng ngày sau đó hàng tháng sẽ cộng

lại để tính toán thu, chi.

2. Cửa hàng có cần phải lưu lại thông tin khách hàng cũng như các mặt hàng đã bán ra trong ngày để tiện giải quyết những vấn đề phát sinh sau này ?

Các mặt hàng đã bán ra trong ngày thì cần phải thiết phải lưu vì phải để thống kê doanh thu sau mỗi kì .Còn thông tin khách hàng đến mua trực tiếp thì thường là không

cần.

3. Nhân viên bán hàng có cần phải viết báo cáo quá trình bán mua mỗi ngày

không ?

Có.

4. Phương thức tính tiền ở cửa hàng như thế nào?

Khách hàng đến mua trực tiếp tại cửa hàng xong sẽ tới quầy thu ngân tính tiền. Quầy thu sẽ chịu trách nhiệm việc kiểm tra mặt hàng cũng như giá cả. Cuối cùng là thu tiền và in biên lai đưa lại cho khách.

Quản lí hàng tồn kho, hư hỏng, hết

hạn:

1. Nếu hàng hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng do lỗi nhà sản xuất thì cửa hàng có được đổi lại ko? Và đổi với hình thức nào?

Có được đổi chứ, chúng tôi sẽ tổng kết lại số lượng, nếu nhiều quá thì sẽ đổi lại toàn bộ lô hàng đó cho ngày sản xuất và nhà sản xuất sẽ đến đổi lại tận nơi

2. Đối với những mặt hàng bị hư hỏng do nguyên nhân trực tiếp từ khách đến xem hàng thì cửa hàng sẽ xử lí như thế nào?

Nếu cửa hàng phát hiện được thì sẽ xử lí theo qui định, tức là khách hàng đó bắt buộc phải mua lại mặt hàng mà họ đã gây hư hỏng.

3. Cửa hàng sẽ xử lí như thế nào với những mặt hàng tồn kho, hư hỏng, hết hạn?

Chúng tôi sẽ phân loại và xếp vào kho. Những mặt hàng nào còn có thể sửa chữa sẽ để riêng với những mặt hàng không sử dụng được nữa. Sau đó sẽ gọi những người chuyên môn xử lí tiếp.

4. Cửa hàng có cần lưu lại thông tin những mặt hàng bị hư hỏng hay hết hạn đó không?

Có.

d. Kếhoạchphỏngvấnvà phiếuphỏngvấnthứ 4:


Ngườiđượchỏi: Lâm Thị Hồng Hoa Ngườiphỏngvấn: Bùi Thế Lân





Thờiđiểmkếtthúc:10h10


Cầnthuthậpdữliệu:Hệ thống nhân viên; máy

móc, thiết bị, phần mềm.




Cầnthỏathuận: Xem qua thông tin nhân viên;

hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm.

Chươngtrình:

Giớithiệu








Kếtthúc


5 phút

3 phút

5phút

10phút

10phút

5phút

2phút

1phút


Phiếuphỏngvấn


Tiểudựán:Thông tin nhân viên; Hệ thống

máy móc, thiết bị, phần mềm.


Ngườihỏi: Bùi Thế Lân


Quản lí nhân viên:

1. Cửa hàng có bao nhiêu nhân viên? Có 2 nhân viên và tôi là quản lý

2. Cửa hàng có cần phân chia nhân viên theo từng loại mặt hàng để dể quản lí ?

Cũng không cần thiết vì là cửa hàng nhỏ lẻ nên nhân viên cũng nắm khá dễ vị trí của các mặt hàng.

3. Cửa hàng có lưu những thông tin nhân viên ở đây ko? Nếu viết phần mềm cửa hàng có mún thêm chức năng lưu thông tin nhân viên ko?

Nhân viên ở đây ít nên chỉ cần nhớ trong đầu được rồi, cũng không cần thiết có chức năng này.

Hệ thống máy móc, thiết bị, phần

mềm:

1. Khi bán hàng nhân viên có cần máy móc chuyên môn không? Và việc sử dụng nó như thế nào cho hiệu quả?

Nhân viên chỉ cần sử dụng được office thành thạo. Việc sử dụng thì cũng khá đơn giản nên cũng không gây khó khăn lắm cho nhân viên mới.

2. Cấu hình của hệ thống máy vi tính của cửa hàng là gì?

2 máy tính, cpu Intel Dual-core E5700, ram 2 GB

3. Cửa hàng có thường nâng cấp trang thiết bị, máy móc hiện có không?

Không cần phải nâng cấp thiết bị

II. Tổng quan về đánh giá phỏng vấn: Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn đã thu thập được nhiều thông tin thực tế.

Người được phỏng vấn cũng cảm thấy khá thoải mái khi được hỏi và cũng trả lời thành

thực. Tuy nhiên trong 1 số vấn đề, người được phỏng vấn vẫn chưa trả lời chính xác lắm

vào câu hỏi. Có thể vì không có nhiều thời gian hoặc do chuyện nội bộ không muốn để

người ngoài biết nhiều.

III. Mô tả-phân tích hệ thống và các biểu mẫu: A. Mô tả - phân tích hệ thống:

Hệ thống lưu trữ:

1. Cửa hàng làm các hóa đơn gồm : Mã hàng, tên hàng, mã khách

hàng, ngày bán, số lượng, đơn giá, thành tiền…

2. Người mua hàng với số lượng lớn có tổng đơn giá >1tr, sẽ

được bán với giá sỉ, được giao hàng tận nơi. Cửa hàng sẽ lưu

số điện thoại, tên, địa chỉ, số lượng hàng,đơn giá, ngày giao

hàng để tiện việc quản lý

3. Các hóa đơn bán hàng sẽ được lưu lại để cuối ngày hoặc cuối

tuần kiểm tra lại doanh thu và quản lý số lượng hàng trong kho

4. Cửa hàng có bán nợ cho các khách hàng quen mua hàng, nên

cửa hàng sẽ lưu lại thông tin của từng khách hàng( mã khách

hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số lần mua hàng của họ ở các

hóa đơn, số tiền họ nợ (nếu có))

5. Khi nhập hàng từng mặt hàng sẽ được lưu lại mã mặt hàng, tên

hàng, số lượng, ngày nhập, nhà cung cấp, xuất xứ, đơn giá

nhập, đơn giá bán.

6. Thông tin các nhà cung cấp cũng sẽ được ghi lại bằng tên nhà

cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, loại mặt hàng mà nhà cung cấp

cung cấp. Hoạt động của hệ thống :

1. Vì là cửa hàng văn phòng phẩm, dụng cụ học sinh, nên cửa

hàng sẽ mở cửa sớm vào lúc 6:30 a.m và sẽ đóng cửa vào

lúc 7:00 p.m.

2. Hàng ngày nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra xem những mặt

hàng nào hư hỏng, nếu bị hư hỏng thì số hàng đó sẽ được

loại bỏ hoặc liên hệ với nhà cung cấp để đổi lại.

3. Cứ hết một ngày nhân viên phải tổng hợp lại các hóa đơn

xem mặt hàng nào đã hết hoặc gần hết để nhập thêm hàng

.

4. Trước khi in hóa đơn, cửa hàng sẽ tổng hợp lại số lượng +

đơn giá để máy tính tính toán xuất ra thành tiền, và hệ

thống sẽ sao lưu lại 1 bản để tiện việc quản lý khi cần thiết.

5. Nếu là khách mua nợ, cửa hàng sẽ tổng hợp lại tất cả tiền

nợ trong khoảng 1 tháng, nếu số nợ quá lớn, thì cửa hàng

sẽ yêu cầu khách hàng hoàn trả tiền nợ trước khi tiến hành

giao dịch mới.

6. Hàng do khách hàng làm hỏng, khách sẽ phải bồi thường

đúng đơn giá và mặt hàng đó sẽ không được tính ở trong

phần mặt hàng bị hư hỏng ở mục 2

7. Khi nhập hàng, tất cả các thông tin của mặt hàng, số lượng,

đơn giá nhập, nhà cung cấp, ngày nhập đều được lưu lại và

nhân viên sẽ tiến hành in phiếu nhập.

8. Khi giao hàng cho khách mua số lượng lớn, cửa hàng cũng

sẽ in phiếu nhận hàng bao gồm tên khách hàng, mặt hàng,

số lượng, đơn giá, ngày giao hàng và sẽ có mục để người

nhận ký tên xác nhận đã nhận hang

9. Hàng ngày cửa hàng sẽ tính doanh thu, hàng tháng sẽ tổng

kết lại để tính toán tình hình tài chính của cửa hàng.

B. Biểu Mẫu :

Mô hình BDF :

Sơ đồ ERD

Mô hình quản lý cửa hàng văn phòng phẩm

NHẬP XUẤT QUẢN LÍ

Nhập mặt hàng

Nhập khách hàng

Nhập hóa đơn

Thêm nhà cung cấp

Nhập phiếu giao hàng

Quản lý bán hàng,

doanh thu

Quản lý thông tin

nhà cung cấp

Quản lý thông tin

khách mua hàng

Quản lý hàng trong

kho

In phiếu mua hàng

In phiếu nhập

In hóa đơn bán

Mô hình quan hệ ( Lược đồ CSDL) NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiaChi, SoDT, LoaiMHCC)

PhieuNhap (SoPhieuNhap, NgayNhap, #MaNCC)

MatHang (MaHang, TenHang, XuatXu, DVT)

PhieuXuat (SoPhieuXuat, NgayXuat, #MaKH)

KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChi, SDT, TinhChat)

CTNhapHang (#SoPhieuNhap, #MaHang, SoLuong, DonGia)

CTXuatHang (#MaHang, #SoPhieuXuat, SoLuong, DonGia)

Từ Điển Dữ Liệu

Nhà cung cấp Quản lí cửa hàng văn Mô hình quan niệm Ngày lập:

1,1

1,n

1,n

1,n

1,n

1,n1,n

1,1

NhaCungCap

MaNCC

TenNCC

DiaChi

SoDT

LoaiMHCC

<pi> Text

Text

Text

Number

Text

<M>

PhieuNhap

SoPhieuNhap

NgayNhap

<pi> Text

Date & Time

<M>

MatHang

MaHang

TenHang

XuatXu

DVT

<pi> Text

Text

Text

Text

<M>

PhieuXuat

SoPhieuXuat

NgayXuat

<pi> Text

Date & Time

<M>

KhachHang

MaKH

TenKH

DiaChi

SDT

TinhChat

<pi> Text

Text

Text

Number

Number

<M>

Nhập

Nhập hàng

SoLuong

DonGia

Number

Integer

Xuất hàng

SoLuong

DonGia

Number

Integer

Xuất

phòng phẩm Loại thực thể: NhaCungCap 15/11/2013

STT Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích Thước Ghi Chú

1 MaNCC Mã nhà cung cấp Text 15 Khóa Chính

2 TenNCC Tên nhà cung cấp Text 30

3 DiaChi Địa chỉ Text 50

4 SoDT Số điện thoại Number 15

5 LoaiMHCC Loại mặt hàng cung cấp

Text 15

Phiếu nhập Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm

Mô hình quan niệm

Loại thực thể: PhieuNhap

Ngày lập:

15/11/2013


1 SoPhieuNhap Số phiếu nhập Text 15 Khóa Chính

2 NgayNhap Ngày nhập Date & Time

Nhập hàng Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm


Loại thực thể: NhapHang

Ngày lập:

15/11/2013


1 SoLuong Số lượng nhập Number 15

2 DonGia Đơn giá nhập Integer

Mặt Hàng Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm


Loại thực thể: MatHang

Ngày lập:

15/11/2013


1 MaHang Mã nhà cung cấp Text 15 Khóa Chính

2 TenHang Tên nhà cung cấp Text 30

3 XuatXu Địa chỉ Text 30

4 DVT Số điện thoại Text 15

Xuất Hàng Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm


Loại thực thể: XuatHang

Ngày lập:

15/11/2013


1 SoLuong Số lượng xuất Number 15

2 DonGia Đơn giá xuất Integer

Phiếu Xuất Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm


Loại thực thể: PhieuXuat

Ngày lập:

15/11/2013


1 SoPhieuXuat Số phiếu xuất Text 15 Khóa Chính

2 NgayXuat Ngày xuất Date & Time

Khách Hàng Quản lí cửa hàng văn phòng phẩm


Loại thực thể: KhachHang

Ngày lập:

15/11/2013


1 MaKH Mã khách hang Text 15 Khóa Chính

2 TenKH Tên khách hang Text 30

3 DiaChi Địa chỉ Text 50

4 SoDT Số điện thoại Number 15

5 TinhChat Tính chất Number 2 -Nhập 1 là khách hàng mua sỉ.

-Nhập 2 là khách hàng mua lẻ.

-Nhập 3 là khách hàng còn nợ.

ườ Đẳnngg KKỹỹ TThhuuậậtt LLýý TTựự TTrrọọnngg · Quá trình bán hàng:...

Documents

Transcript of ườ Đẳnngg KKỹỹ TThhuuậậtt LLýý TTựự TTrrọọnngg · Quá trình bán hàng:...