คู่มือการใช้งานระบบ MIS :ระบบพัสดุ

ADVANCE VISION SYSTEMS: INVENTORY 6-1

ส า ร บ ญ

ก าหนดขอมลพนฐาน................................................................................................... 4

เจาหน/ลกหน ......................................................................................................................................... 5

รหสรายการหกมลคาครภณฑ .................................................................................................................. 6

รหสรายการลงบญชของทะเบยนคมวสด - ครภณฑ ................................................................................... 6

คลงพสด ................................................................................................................................................ 8

กลมการลง Stock ................................................................................................................................... 8

การคนหา .................................................................................................................... 9

คนหารหสงบประมาณและการกรอกรหสงบ............................................................................................. 9

คนหาเจาหน/ลกหน .............................................................................................................................. 11

คนหารายการครภณฑ ........................................................................................................................... 12

คนหารายการรบวสด............................................................................................................................. 13

คนหาใบขอซอ/จาง/ผลต ....................................................................................................................... 14

คนหาใบสงซอ/จาง/ผลต ........................................................................................................................ 15

คนหาใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต .......................................................................................................... 16

คนหารหสวสด – ครภณฑและประวตการซอ/จาง.................................................................................... 18

งานจดซอ/จดจาง/ผลต .............................................................................................. 19

ใบขอซอ/จาง/ผลต ................................................................................................................................ 20

การบนทกขอมลใบขอซอ/จาง/ผลต ........................................................................................................ 21

การบนทกรายการขอซอ/จาง/ผลต .......................................................................................................... 22

การบนทกรายชอคณะกรรมการตรวจรบ ................................................................................................. 24

การบนทกรายชอรานคาทเสนอราคา ....................................................................................................... 25

อนมตใบขอซอ/จาง/ผลต ....................................................................................................................... 25

ยกเลกใบขอซอ/จาง/ผลต ....................................................................................................................... 26

การพมพใบขอซอ/จาง/ผลต ................................................................................................................... 26

การบนทกรายการปรบลดเงนงบประมาณทใช......................................................................................... 28

ใบสงซอ/จาง/ผลต ................................................................................................................................ 30

การบนทกขอมลใบสงซอ/จาง/ผลต ........................................................................................................ 30

การบนทกรายการสงซอ/จาง/ผลต .......................................................................................................... 32


บนทกหลกค าประกนสญญา และพมพใบรบ/คนหลกค าประกนสญญา ..................................................... 34

อนมตและยกเลกใบสงซอ/จาง/ผลต ........................................................................................................ 35

การพมพใบสงซอ/จาง/ผลต ................................................................................................................... 36

ใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต................................................................................................................... 39

การบนทกขอมลใบตรวจรบ................................................................................................................... 40

การบนทกรายการตรวจรบการซอ/จาง/ผลต ............................................................................................ 41

บนทกรายชอคณะกรรมการตรวจรบ ...................................................................................................... 44

บนทกรายการปรบ ................................................................................................................................ 44

อนมตและยกเลกใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต .......................................................................................... 44

การพมพใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต...................................................................................................... 46

ลงบญชคมพสดจากการตรวจรบ ............................................................................................................ 50

บนทกใบวางบล .................................................................................................................................... 51

บนทกรายการใบเบก/ใบโอน ................................................................................................................. 51

ตดจายวสดครภณฑ ............................................................................................................................... 53

การบนทกวสดคงเหลอ .......................................................................................................................... 55

การบนทกรายการครภณฑ ..................................................................................................................... 55

ท ารายการคาเสอม ................................................................................................................................. 56


C H A P T E R 6

ระบบพสด

งานพสด เปนสวนงานทน าขอมลทบนทกโดยงานงบประมาณมาใช โดยจะสมพนธกบการใชจายเงนตามแผนงาน งาน/โครงการ หมวดรายจายทก าหนดไวแลว และสมพนธกบงานบญชในการตงหนเมอมการตรวจรบพสด/งานจาง และงานการเงนในการช าระเงนตามทไดจดซอ/จดจาง นอกจากนงานพสดยงตองดแลเรองของเบกจายวสดและทะเบยนคมสนทรพยทงหมดของมหาวทยาลย ในระบบบญช 3 มตจะคดคาเสอมของครภณฑทกชนเพอจดท าบญชแบงสรรคาใชจายเพอใหทราบตนทนทแทจรง ตองมการเกบขอมลการขอใชครภณฑ การเบกจายวสดของแตละหนวยงาน ทงนกเพอทจะสามารถบอกคาใชจายของแตละคณะได ตามเปาหมายหนงของระบบ MIS

การท างานของระบบพสดจะแบงงานออกเปนหลายๆสวนงาน แตละงานจะมขอมลทสมพนธกน แตท างานเปนอสระจากกน โดยจะขอแบงงานออกดงน

งาน ค าอธบาย ก าหนดขอมลพนฐาน ท าการบนทกขอมลพนฐานทจ าเปน หรอเรยกวาขอมลระบบ เชน ขอมล

เจาหน/ลกหน (ใชงานรวมกบระบบอนๆ), รหสรายการหกมลคาครภณฑ เปนตน

งานจดซอ/จดจาง เปนการจดท าเรองขอซอ/จาง/ผลต ตงแตขออนมตจนถงการตรวจรบ

งานทะเบยนคมวสด – ครภณฑ งานจดเกบทะเบยนวสด-ครภณฑ ของทงมหาวทยาลย และออกรายงานทะเบยนวสด-ครภณฑ

งานคดคาเสอมครภณฑ สามารถค านวณคาเสอมทจะตองหกในแตละชวงเพอลงบญชคาเสอม เพอใหทราบมลคาปจจบนของครภณฑแตละชน

งานขอใชครภณฑ การขอใชครภณฑ เชนการขอใชยานยนต เปนตน งานเบก-จายวสด ท ารายการรบ/เบก/จายเพอตดยอดวสดคงคลง สามารถตรวจสอบยอด

วสดคงเหลอและปรมาณการเบกใชของแตละหนวยงานได

เมอเขาระบบพสดแลวจะเปนเมนหลกในการท างานดงรป

6 6


การท าเรองจดซอ/จดจาง จนถงการจายเงน(งานการเงน)แตละขนตอนจะมเปลยนแปลงสถานะภาพของเงนไปเรยงตามล าดบไดดงน

1. กอนผกพน หมายถงเงนหรอรายการทไดท าการขอใชแลว โดยการท าใบขอซอ/จาง/ผลต รวมถงการขอเบกเงน/ขอยมเงนทดรองราชการของงานการเงนดวย

2. ผกพน หมายถงเงนสวนทไดท าการตรวจรบตามการสงซอหรอจางแลว หรออาจจะเปนการรบรรายจายเชนคาสาธารณปโภคทมหาวทยาลยตองช าระเงนตามใบแจงหน นนหมายความวามหาวทยาลยมภาระผกพนทจะตองจายเงนตามการวาจางแลว

3. จายแลว หมายถงจ านวนเงนทจายจรงโดยงานการเงนแลว

ก าหนดขอมลพนฐาน ในทนขอมลพนฐาน คอขอมลทมการใชรวมกนจากหลายๆสวนงาน เชน เจาหน/ลกหน เปนตน หรออาจจะเปนขอมลทไมไดมการเปลยนแปลงบอยนก เชน รหสรายการหกมลคาครภณฑ เปนตน ดงนนเราจงแยกงานสวนนออกมาท ากอนการเรมงานสวนอนๆ


เจาหน/ลกหน

ขอมลเจาหน/ลกหนจะรวบรวมรายชอบคคลอางองทสามารถเปนลกหนหรอเจาหนของระบบ MIS ไดทงจากภายในมหาวทยาลย (อาจเปนลกหนเมอยมเงนทดรอง แตเปนเจาหนกอนทจะไดรบเงนเดอน เปนตน) และจากภายนอกมหาวทยาลย (อาจเปนบรษทหรอรานคาทมหาวทยาลยท าการซอ/จางดวย) โดยแบงออกคราวๆดงน

รหส ประเภทบคคล ค าอธบาย 1 ขาราชการ ขาราชการของมหาวทยาลย 2 พนกงานมหาวทยาลย เจาหนาทหรอลกจางประจ าของมหาวทยาลย

3 ลกจางชวคราว ลกจางชวคราวของมหาวทยาลย 4 บคคลภายนอก รานคาหรอผประกอบการ (ทจะเปนเจาหน)

5 หนวยงานราชการ หนวยงานราชการอนๆทมหาวทยาลยตดตอดวย 6 ลกจางประจ า ลกจางประจ ามหาวทยาลย 7 พนกงานโรงเรยนสาธต พนกงานโรงเรยนสาธต 8 ผเชยวชาญ ผเชยวชาญทมหาวทยาลยวาจาง

และแบงสถานะของแตละบคคลเปน

รหส สถานะของบคคลอางอง 1 ตดตอ 2 ขาดการตดตอ 3 BLACKLIST (มประวตไมด เชน ทงงาน เปนตน)

ในการบนทกเจาหนหรอลกหนทเปนบคคลภายในทมรหสพนกงาน นอกจากจะตองระบขอมลทวๆไปแลว จะตองระบรหสพนกงานดวย แตหากไมทราบรหสพนกงานกสามารถคนหาไดตามวธทจะไดกลาวถงตอไป


รหสรายการหกมลคาครภณฑ

ในงานหกคาเสอมผใชจ าเปนตองมาก าหนดทหนาจอนกอน โดยจะตองก าหนดรหสบญชเดบต (Debit) และรหสบญชเครดต (Credit) ใหกบแตละแบบของการหกมลคาครภณฑ แตหากไมระบกจะใชรหสบญชทระบไวส าหรบแตละรหสวสด - ครภณฑ (รหสบญชเครดตคาเสอมและรหสบญชเดบตคาเสอม)

การก าหนดจ านวนเงนขนต าในการค านวณคาเสอม ใหระบวนททเรมใชจ านวนเงนขนต านนและจ านวนเงนดวยเชน

ในปงบประมาณ 2546 ใหมการค านวณคาเสอมของครภณฑทมจ านวนเงนตงแต 5000 บาทขนไป ใหระบวนทเปน 01/10/2545 (เนองจากเปนวนแรกของปงบประมาณ 2546) และจ านวนเงนเปน 5000 บาท

หมายเหต

รหสบญชเดบต (Debit) เปนบญชรายจาย (เพมรายจาย)

รหสบญชเครดต (Credit) เปนบญชสนทรพย เชน คาเสอมครภณฑสะสม เปนตน (ลดคาสนทรพย)

รหสรายการลงบญชของทะเบยนคมวสด - ครภณฑ

ในงานทเกยวของกบวสดคงคลงหรอรายการเคลอนไหวครภณฑ เชน การรบ-เบกจายวสด การโอนยายครภณฑ เปนตน จะตองท ารายการเหลานทหนาจอ Stock ซงจะตองมการก าหนดรหสงานทสามารถเกดขนไดพรอมทงก าหนดรหสบญชเดบตและเครดตทจะลงบญชเสยกอน ผใชจงจะตองมาก าหนดขอมลเหลานนทหนาจอน


รหสทใชจะแยกออกเปน 2 สวนคอ 10-59 ใชกบวสด และ 61-99 ใชกบครภณฑ หากไมก าหนดรหสบญชในรายการใดๆจะถอวาใหลงบญชตามรหสบญชเดบต (สนทรพย) ทไดก าหนดไวกอนแลวทหนาจอรหสวสด -

ครภณฑ ในบางรายการอาจจะไมก าหนดรหสบญชเลย หรออาจจะก าหนดเฉพาะเดบตหรอเครดตเพยงอยางเดยว


การรบวสด - ครภณฑจะมาจากการท ารายการรบทใบตรวจรบ และใชรหสบญชทก าหนดจากรหสวสด - ครภณฑ

การโอนจะเปนการลงบญชโดยเพมและลดคาบญชเดม แตจะตางกนท หนวยงาน แผนงานและกองทนทไดโอนไปให

การเบกใชวสด (ลดจ านวนวสดคงคลง) จะตองก าหนดรหสบญชใหเปนคาใชจายของหนวยงานทขอเบก และตองตดลงบญชวสดคงคลงดวย


คลงพสด

เปนการก าหนดคลงทใชในการเกบพสด โดยจะแยกตามหนวยงาน เพอคมยอดพสดของแตละหนวยงานได การเพมคลงพสด ใหใสรหสคลงและชอคลง ดานซายมอ แลวเลอก User Name ทจะใหเขาใชคลงนนๆ และหนวยงานทใหใชงานคลงนนได เพอปองกนการเขาใชงานผดคลง

กลมการลง Stock

เปนการก าหนดกลมหนวยงาน ใชตอนลงบญชคมพสด เพอปองกนการเขาใชผดหนวยงาน วธการก าหนดคอใหตงกลมการลง Stock ขนมา แลวเลอกหนวยงานทใหใชงานรวมกน โดย ดบเบลคลก จาก list ทางซายมอ หนวยงานตวนนจะไปอยทางขวามอ โดยหนวยงานทกตวทอยทางขวามอสามารถลงทะเบยนคมบญชคมพสด จากใบตรวจรบทเปนหนวยงานทางดานขวามอสรางขนมาได


การคนหา ในทกๆสวนของระบบจะมการคนหาเพอชวยในการสบคนขอมลทมอยเปนจ านานมาก เชน รหสวสด-ครภณฑ รายชอเจาหน/ลกหน รหสงบประมาณเปนตน

คนหารหสงบประมาณและการกรอกรหสงบ

แบบท 1 กด Space Bar ทชองระบรหสจะปรากฏหนาจอ ซงประกอบดวย 2 สวนคอ สวนระบเงอนไข และสวนแสดงผลลพธ

เรมจากระบเงอนไขททราบ เพอกรองขอมลเฉพาะทตองการ โดยเลอกขอมลจาก Combo Box หรอระบคาทตองการใน Text Box โดยใช "*" หรอ "?" ชวยในการคนหาได แลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter]

เมอกดคนหาแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) เมอพบขอมลทตองการใชแลวใหดบเบลคลกทระเบยนทตองการ โปรแกรมจะปดหนาจอนน และน าขอมลงบประมาณทไดใสในชองรหสงบประมาณ


ตวอยางการคนหารหสงบประมาณส าหรบการยมเงนทดรองราชการ ระบปงบประมาณ และรหสรายจาย “40007 : เงนยม” เงนยมทตงไวใหใชนนจะตงเปนยอดรวมส าหรบแตละหนวยงานระดบคณะ

ตวอยางการคนหารหสงบประมาณ โดยระบปงบประมาณและแหลงเงน กรณทเราทราบวาจะใชเงนหมวดใด กจะระบหนวยงานเจาของเงนและหมวดรายจาย เมอกด {คนหา} กจะแสดงรายการทงหมดทม


ในบางกรณเราอาจจะทราบชองบวาเกยวกบอะไร แตหารหสงบไมพบ อาจใชการคนหาโดยชองบ เชน “*สภามหาวทยาลย*” กจะแสดงรายการทงหมดทเกยวของกบสภามหาวทยาลย แตหากงบทหาไดทงหมดนยงไมใชงบประมาณทตองการ ตองสอบถามขอมลจากกองแผนงาน

แบบท 2 เรมจากระบปงบประมาณ และรหสประเภทคาใชจาย หลงจากนนกระบรหสงบประมาณจาก Combo

ซงจะแสดงเฉพาะงบประมาณทตรงกบปงบประมาณและประเภทคาใชจายทก าหนด ดงรป

คนหาเจาหน/ลกหน

ใชส าหรบคนหารหสรานคา เจาหน/ลกหน หรอผเบกเงน ยมเงนอนๆ ซงจะใชในหารท าใบขอ ใบสง ใบตรวจรบ ใบเบก ใบยมเงน และใบส าคญจาย เปนตน ในหนาจอตางๆจะสงเกตเหนขอความดงในรปตอไปน

เมอเคาะ [Space Bar] จะเปดหนาตางใหม โดยหนาจอประกอบดวย 2 สวนคอ สวนระบเงอนไข และสวนแสดงผลลพธ


เรมจากระบเงอนไขททราบ เพอกรองขอมลเฉพาะทตองการ โดยเลอกขอมลจาก Combo Box หรอระบคาทตองการใน Text Box โดยใช "*" หรอ "?" ชวยในการคนหาได เชนตองการหาชอบคคลทมค าวา "สม"

อยในชอจะตองระบ "*สม*" แลวกด {คนหา} หรอจะระบรหสต าแหนง หนวยงานทสงกดททราบแลวกด {คนหา}

เมอกดคนหาแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) เมอพบขอมลทตองการใชแลวใหดบเบลคลกทระเบยนทตองการ โปรแกรมจะปดหนาจอนน และน าคาทเลอกไวใสในชองเจาหน/

ลกหน

คนหารายการครภณฑ

หนาจอประกอบดวย 2 สวนคอ สวนระบเงอนไข และสวนแสดงผลลพธ

เรมจากระบเงอนไขททราบ เพอกรองขอมลเฉพาะทตองการ โดยเลอกขอมลจาก Combo Box หรอระบคาทตองการใน Text Box ทเปนขอความสน าเงนโดยใช "*" หรอ "?" ชวยในการคนหาได แลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter]

เมอกดคนหาแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) เมอพบขอมลทตองการใชแลวใหดบเบลคลกทระเบยนทตองการ โปรแกรมจะปดหนาจอนน และหมายเลขครภณฑทไดใสในชองครภณฑทเกยวของใหเอง


คนหารายการรบวสด

เมอเขาสการคนหารายการรบวสดจะปรากฏชองใหระบขอบเขตของขอมลทตองการคนหา ไดแก หมายเลยทตองการคนหา รายการวสด ประเภทครภณฑ และรหสกลมวสด ซงในสวนน หากตองการดขอมลทงหมด สามารถปลอยใหวางไวได

เมอกดคนหาแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) โดยจะอยภายใตขอบเขตทระบไวในตอนแรก


คนหาใบขอซอ/จาง/ผลต

กรณทผใชไมจดท าใบขอแตตองการทจะคนหาใบขอเดมทมอยแลว อาจเพอการตรวจสอบหรอตองการพมพใบขออกครง โปรแกรมจะมวธการคนหาเพอใหผใชสามารถหาใบขอไดงายขน หรออาจดขอมลโดยรวมของแตละประเภทใบขอกไดจากหนาจอดงกลาวซงเรยกใชไดจากเมนหลกคนหา และเมนยอยคนหาขอมลใบขอ หรอจากหนาจอใบขอซอ/จาง/ผลตนเลยกได โดยเมอเคอรเซอรอยทชอง "ใบขอท" จะสงเกตเหนทดานลางซายของมอนเตอรจะแสดงขอความแนะน าอย เมอเคาะ [Space Bar] จะมหนาจอคนหาปรากฏขนดงรป หรอกดคนหาทหนาจอใบสง ใบตรวจรบ หรอใบเบก/ยม/คนเงน

ผใชสามารถก าหนดเงอนไข เชน ประเภท สถานะ ทตองการแลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter] รายการใน Datasheet จะแสดงตามเงอนไขนนๆ สวน Check Box “เฉพาะคางจาย(>50)” ใชกบงานการเงนทมประเภทเอกสาร > 50 เทานน

กรณทตองการคนหาเอกสารทจดท าโดยผใชชอ “AVSMIS” และยงไมไดอนมต ใหเลอกสถานะ “W :

ด าเนนการ” และ “AVSMIS”ในชอง USERNAME การคนหาโดยระบ USERNAME จะสะดวกตอการคนหาเอกสารทผใชเปนผจดท าเอง


กรณทตองการเอกสารของป 2545 เลขทขนตนดวย 1 กใหระบในชองใบขอทเปน “1*/2545-11” หรอ “1*/2545*”

กรณทตองการทราบรายการเบก/จายหรอการยม/คนเงนของเจาหนาทคนหนงรหส 1949 กระบสถานะเปน “S : อนมต” และเจาหน/ลกหนเปน 1949 รายการทไดทงหมดจะเปนของ 1949 ทงหมด

จากตวอยางนจะแสดงรายการเบกเงนรายไดทอนมตแลว และจกท าเอกสารโดย “NATAYA” เฉพาะรายการทงานการเงนยงไมอนมตจายใหจรง หรอจายแลวแตยงไมครบตามจ านวนเงนทเบก

คนหาใบสงซอ/จาง/ผลต

โดยเมอเคอรเซอรอยทชอง "ใบสงท" จะสงเกตเหนทดานลางซายของมอนเตอรจะแสดงขอความแนะน าอย เมอเคาะ [Space Bar] จะมหนาจอคนหาปรากฏขนดงรป หรอกดคนหาทหนาจอใบตรวจรบเพอดงขอมล


ผใชสามารถก าหนดเงอนไข เชน ประเภท สถานะ ทตองการแลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter] รายการใน Datasheet จะแสดงตามเงอนไขนนๆ

กรณทตองการคนหาเอกสารทจดท าโดยผใชชอ “INVENT” และยงไมไดอนมต ใหเลอกสถานะ “W :

ด าเนนการ” และ “INVENT”ในชอง USERNAME การคนหาโดยระบ USERNAME จะสะดวกตอการคนหาเอกสารทผใชเปนผจดท าเอง

กรณทตองการหาใบสงซอทสงซอตามเอกสารใบขอเลขท “12/2545-14” ใหก าหนดประเภทเปนซอ และใบขอเลขทใสเปน “12/2545-14”

คนหาใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต


เมอเคอรเซอรอยทชอง "ใบรบท" จะสงเกตเหนทดานลางซายของมอนเตอรจะแสดงขอความแนะน าอย เมอเคาะ [Space Bar] จะมหนาจอคนหาปรากฏขนดงรป หรอกดคนหาทหนาจอใบสง ใบตรวจรบ หรอใบเบก/ยม/คนเงน

ผใชสามารถก าหนดเงอนไข เชน ประเภท สถานะ เจาหน/ลกหนทตองการแลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter]

รายการใน Datasheet จะแสดงตามเงอนไขนนๆ

กรณทตองการคนหาเอกสารของรานคารหส 3261 ทไดยกเลกไปแลว ใหระบสถานะเปน “V : ยกเลก” และเจาหน/ลกหนเปน 3261

กรณทตองการหาเอกสารใบขอจางทท าโดย “AVSMIS” ใหระบประเภท “12 : จาง” และ USERNAME เปน “AVSMIS”

กรณททราบเพยงวาเปนใบตรวจรบทตรวจรบรายการตามใบขอเลขท 31/2545-12 ใหระบ “31/2545-12”

หรอ “31*” ทชองใบขอเลขท


คนหารหสวสด – ครภณฑและประวตการซอ/จาง

ผใชจะตองระบรหสวสด – ครภณฑเมอมการตรวจรบในหนาจอตรวจรบหรอหนาจอบนทกรบรหนสน ซงสามารถจะคนหาไดโดยทชอง รหสใหกด [Space Bar] จะเปดหนาตางใหม

หนาจอประกอบดวย 2 สวนคอ สวนระบเงอนไข และสวนแสดงผลลพธ

เรมจากระบเงอนไขททราบ เพอกรองขอมลเฉพาะทตองการ โดยเลอกขอมลจาก Combo Box หรอระบคาทตองการใน Text Box แลวกด {คนหา} หรอเคาะ [Enter]

เมอกดคนหาแลว โปรแกรมจะแสดงผลลพธทสวนแสดงผลลพธ (Datasheet) เมอพบขอมลทตองการใชแลวใหดบเบลคลกทระเบยนทตองการ โปรแกรมจะปดหนาจอนน และน าขอมลงบประมาณทไดใสในชองครภณฑทเกยวของใหเอง

เชน ตองการรหสครภณฑทเกยวของกบคอมพวเตอร ใหใส “*คอมพวเตอร*” ในชองรายชอ และเลอกทะเบยนเปน “2 : ครภณฑ” รายการทไดใน Datasheet จะแสดงรหสทงหมดทมค าวา “คอมพวเตอร” และเปนครภณฑไมวาจะอยในประเภทใดๆ


ถาตองการทราบราคาเฉลยของวสดหรอครภณฑทเคยสงซอมากอนแลว เพอประโยชนในการประหยดในการสงซอครงตอๆไป ใหคลกท Check Box “ประวตการซอ/จาง” แลวระบชวงวนทตองการทราบ หนาจอจะแสดง Datasheet อกตวเพอแสดงรายการซอทผานมา โดยจะบอกเลขทเอกสารทไดด าเนนการจดซอ/จาง ราคาตอหนวย และรานคาทซอ/จางดวย รวมทงแสดงราคาเฉลยเพอเปนขอมลในการจดซอ/จางครงตอไป

งานจดซอ/จดจาง/ผลต ฝายพสดสามารถท ารายการซอ จาง หรอผลตสงตางๆไดตามแตวงเงนงบประมาณทควบคมโดยกองแผนงานอนมตใหใช โดยเรมจากการท า ใบขอซอ/จาง/ผลต ใบสงซอ/จาง/ผลต ใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต ตามล าดบ กอนทจะสงเรองตอไปยงงานการเงนเพอจายเงนตามทไดด าเนนการไว และงานบญชเพอลงบญช แตระหวางทด าเนนการจดซอ/จดจางนน ระบบจะตรวจสอบกบงบประมาณอยเสมอวามเงนงบประมาณและวงเงนทอนมตใหใชเหลอพอทจะใชไดหรอไม และการจายเงนทงานการเงนกจะมการตรวจสอบเงนจรงๆวาเพยงพอทจะจายหรอไม นอกจากนในระหวางด าเนนการจดซอ/จดจาง ฝายพสดจ าตองประสานงานกบกองคลงในเรองของการลงบญช เชนเมอมการรบหรอคนหลกค าประกนสญญา และการจายเงนโดยท าใบส าคญซอ/จางหลงจากทตรวจรบหรอวางบลแลว


ใบขอซอ/จาง/ผลต

หนาจอใบขอซอ/จาง/ผลตจะแบงออกเปน 3 สวนคอ

1. สวนปงบประมาณและเลขทของใบขอซอ/จาง/ผลต

2. สวนของใบขอซอ/จาง/ผลต

3. สวนของรายการในใบขอซอ/จาง/ผลต ซงแบงออกเปน 4 Tab ดงน

I : รายการขอซอ/จาง/ผลต และอนๆ

C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ

S : รายชอรานคาทเสนอราคา

D : อางองรายการปรบลดเงนงบทใช


การท าใบขอซอ/จาง/ผลตนน ถอวาเปนการกนเงนไวใชแลว ซงจะถอวาไมสามารถน าเงนตามจ านวนทเกดขนในใบขอไปใชในการจดซอ/จดจางเรองอนๆได

การกนเงนเหลอมป ตองมาท าใบขอซอจางทหนาจอน


การบนทกขอมลใบขอซอ/จาง/ผลต

ทสวนปงบประมาณและเลขทของใบขอซอ/จาง/ผลต ผใชจะตองระบ 3 สงคอ ปงบประมาณ ประเภทใบขอ และเลขท เพอทจะน าขอมลทง 3 มาประกอบกนเปนเลขทใบขอซอ/จาง/ผลต

หากมขอมลใบขอนนๆจะแสดงขอมลทหนาจออก 2 สวน หากตองการเพมใบขอใหมใหผใชกดปม {+}

โปรแกรมจะสรางเอกสารใบใหมใหโดยอตโนมต แลวผใชกสามารถระบรายการตางๆได กด {<} เพอเลอนไปเอกสารใบกอนหนา และกด {>} เพอเลอนไปเอกสารใบถดไป จะสงเกตวาทหนาจอใบขอผใชจะไมสามารถแกไขหรอระบเลขทใบขอเองได กรณทตองการกลบไปดเอกสารเกาๆทเคยท าไวอาจจะใชการคนหาโดยไปทชอง ”ใบขอท” ในสวนทหนงแลวกด [Space Bar] แลวคนหาตามวธทอธบายไว เมอเลอกรายการไดแลวหนาจอนกจะแสดงเอกสารทเลอก


จ านวนเงนจาย ในงานจดซอ/จดจางถอวาไมมความหมาย ดงนนคาจะเปน 0.00 เสมอ

อางองเอกสารและเลขทเอกสารนน ในงานจดซอจดจางอาจไมมความจ าเปนตองระบกได

ประเภทใบขอจะเปนการแบงแยกการคมเลขทใบขอดวย ดงนนจงมกแบงตามงบทใชดวย โดยแบงไดดงน

รหส ประเภท อธบาย 11 ซอ(เงนงบประมาณ) ขอซอดวยงบประมาณแผนดน 12 จาง(เงนงบประมาณ) ขอจางดวยงบประมาณแผนดน 13 ผลต(เงนงบประมาณ) ขอผลตดวยงบประมาณแผนดน 14 ซอ(เงนรายได) ขอซอดวยเงนรายได 15 จาง(เงนรายได) ขอจางดวยเงนรายได 16 ผลต(เงนรายได) ขอผลตดวยเงนรายได 17 เชา ขอเชาอาคาร/สถานท 18 ซอ(เงนรบฝาก) ขอซอดวยเงนรบฝาก 19 จาง(เงนรบฝาก) ขอจางดวยเงนรบฝาก 20 ผลต(เงนรบฝาก) ขอผลตดวยเงนรบฝาก 21 รบวสด - ครภณฑ ใชรบวสดหรอครภณฑทไดมาโดยวธอนทไมผานการ

จดซอ/จาง เชนการบรจาค เปนตน 22 ซอ(เงนทน/บรจาค) ขอซอดวยเงนทนหรอบรจาค 23 จาง(เงนทน/บรจาค) ขอจางดวยเงนทนหรอบรจาค 24 จางสงกอสราง(เงนงบประมาณ) ขอจางสงกอสรางดวยเงนงบประมาณ 25 จางสงกอสราง(เงนรายได) ขอจางสงกอสรางดวยเงนรายได


26 จางทปรกษา(เงนงบประมาณ) ขอจางทปรกษาดวยเงนงบประมาณ 27 จางทปรกษา(เงนรายได) ขอจางทปรกษาดวยเงนรายได


การก าหนดรหสประเภท ตองอยในชวง 10 ถง 50 เทานน

ในการด าเนนการขอซอ จางหรอผลตนน มสถานะการท างานดงน

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เมอเรมตน) S อนมต (มผลจรงในการกนเงน หรออนมตตามค าขอ) V ยกเลก (ยกเลกใบขอ แตไมสามารถยกเลกใบขอทไดออกใบสงแลวได)


การท าใบขอซอ/จาง/ผลตนน จะมผลกตอเมอปรบสถานะเปน S : Save และถอวาเงนจ านวนนอยในสถานะกอนผกพน (ตามระบบบญช 3 มต)

การยกเลก (V : Void) จะท าไดกตอเมอมสถานะเปน S : Save และยงไมไดน ารายการใดๆไปจดท ารายการสงซอ/จาง เมอบนทกขอมลใบขอผใชควรใสขอมลใหครบหรอมากทสด แตบางขอมลอาจขามไปกอนไดเชน เจาหน/

ลกหน เนองจากในการขออาจจะยงไมทราบวาจะตองสงซอกบรานคาใด แตหากทราบแลวและตองการระบกสามารถท าได หรออาจจะท าโดยผานหนาจอคนหา เมอเคอรเซอรไปอยทชองเจาหน/ลกหน กดแปน [Space Bar]

การบนทกรายการขอซอ/จาง/ผลต

หลงจากทบนทกขอมลใบขอซอแลว ใหไปท Tab " I : รายการขอซอ/จาง/ผลต และอนๆ" เพอบนทกรายการขอซอ ขอจาง หรอขอผลต โดยมขอมลใหกรอกดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต รายการ รายการขอซอ/จาง/ผลต เชน เครองคอมพวเตอร ซอม

เครองถายเอกสาร เปนตน

จ านวน จ านวนของทขอซอ/จาง/ผลต จ านวนสง จ านวนของทไดท าใบสงซอ/จาง/ผลต (สถานะเปน S)

แลว เรมตนจะเปน 0 และผใชไมสามารถแกไขเองได

VAT (%) อตราภาษมลคาเพม มคาเรมตนเปน 7 ภาษ จ านวนเงนภาษมลคาเพม ระบบจะค านวณให แตแกไข

ได


สวนลด สวนลดจากรานคา และเปนตวปรบจ านวนเงนในกรณทยอดเงนไมพอดเนองจากการปดเศษหรออนๆ

มลคาสทธ มลคาสดทายหลงจากทหกภาษและสวนลดแลว รหสงบประมาณ

จะประกอบไปดวยปงบประมาณ รหสประเภทคาใชจาย รหสงบประมาณ และหมวดรายจาย ทงหมดนจะอางองถงงบประมาณทใชในการจดซอ/จดจาง

จ าเปนตองระบเสมอ เนองจะจะตองตดลดเงนงบประมาณ

เอกสารอางอง เลขทเอกสารราชการทเกยวของ (ภายใน) เชน ค าขอจากภาควชา เปนตน

วธการไดมา วธการไดมาของสงนนๆเชน ตกลงราคา จดซอพเศษ เปนตน

น าไปใชในทะเบยนครภณฑ

ครภณฑทเกยวของ

หมายถงหมายเลขครภณฑทมอยแลวในทะเบยนครภณฑ ระบกตอเมอมการซออปกรณเพมเตมใหกบครภณฑ หรอจางซอมครภณฑนนๆ

สามารถน าไปใชในการตดตามรายการซอมบ ารงครภณฑแตละชนได

สถานะ สถานะของแตละรายการวาจะใหด าเนนการสงซอ/จางตอไปหรอไม

1 : Yes, 2 : No

และทสวนลางจะแสดงยอดเงนภาษมลคาเพม สวนลด และมลคาสทธ

ในกรณทคด VAT แบบทอนสวนจากเงนตน ใหใส VAT เปน 0 บนทกใหครบทกรายการแลวใหกดปม VAT

ทางดานซายมอขางลางของสวนท 2 โปรแกรมจะคด VAT โดยทอนสวนจากจ านวนเงนตนให

ในกรณทมการคด VAT ไมตรงกบยอดทโปรแกรมค านวณไว เชน กรณทมตองปรบยอดเงนใหตรงกบใบเสรจทไดรบ ใหบนทกทชอง เปลยนยอด VAT โดยบนทกจ านวนทตองการปรบ แลวกดปม CHANGE โปรแกรมจะปรบยอด VAT ของรายการใหตรงกบยอดทตองการ


การบนทกรายชอคณะกรรมการตรวจรบ

ระเบยบในการจดซอ/จางบางกรณตองจดตงคณะกรรมการในการตรวจรบ จงตองบนทกรายชอคณะกรรมการ โดยไปท Tab "C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ" แลวบนทกล าดบท รายชอโดยระบเปนรหสบคคลอางอง (ใชวธคนหาเหมอนทอธบายไวแลวขางตน) ระดบของบคคล ต าแหนงกรรมการและกรรมการในงาน ซงสามารถก าหนดไดดงน

รหส ต าแหนง 1 ประธานกรรมการ 3 กรรมการ

รหส คณะกรรมการในงาน 1 เปดซองประกวดราคา 2 รบและเปดซองประกวดราคา 3 พจารณาผลการประกวดราคา 4 จดซอ/จางโดยวธพเศษ 5 ตรวจรบพสด 6 ตรวจการจาง 7 ผควบคมงาน 8 จดหาโดยวธประมลซอ/จาง ระบบอเลกทรอนกส 9 ตรวจและรบมอบงาน


การบนทกรายชอรานคาทเสนอราคา

กรณทเปนการประมล เปดซองหรอตองเสนอราคา ตองเกบขอมลรายชอผทมาเสนอราคาหรอผทมาซอซองดวย เพอประโยชนในการตรวจสอบ ตดตามงานหรอใชขอมลในภายหลง โดยไปท Tab " S : รายชอรานคาทเสนอราคา" แลวบนทกรหสรานคาโดยระบเปนรหสบคคลอางอง (ใชวธคนหาไดเหมอนทอธบายไวแลวขางตน)

ราคาทเสนอ สถานะและอนๆ โดยมค าอธบายดงน

ขอมล รหส ต าแหนง สถานะการเสนอราคา 1 ซอแบบ

2 เสนอราคา 3 ตกลงราคา 4 ยกเลก

การดสถานท 1 ไมดงาน/สถานท 2 ดงาน/สถานท

อนมตใบขอซอ/จาง/ผลต

เมอมการบนทกขอมลทกๆสวนเรยบรอยแลว ตองปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาใบขอซอ/จาง/ผลตนนสมบรณ มผลจรงกบงานงบประมาณแลว แตถาพบหนาจอดงรป แสดงวางบประมาณบางตวในรายการขอ มจ านวนเงนอนมตไมเพยงพอ ดงนนผใชจะไมสามารถอนมตใบขอไดจนกวากองแผนจะอนมตวงเงนเพมให


ในกรณ ทเกนวงเงนอนมต สามารถตรวจสอบงบทเกนวงเงนไดโดยกดปม ตรวจสอบงบทใช จะมรายงานการใชงบตวทใชงบเกนวงเงนจะเปนตวอกษรสแดง ดงรป

ยกเลกใบขอซอ/จาง/ผลต

เมอตองการยกเลกรายการหรอใบขอทท าไวไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" แตท าไดเฉพาะใบขอทยงไมจดท าใบสงซอ/จางเทานน และการยกเลกจะเทากบเปนการคนเงนงบประมาณทไดกนไวใหกบระบบดวย

ใบขอซอ/จาง/ผลตทมสถานะเปน S หรอ V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน

การพมพใบขอซอ/จาง/ผลต

ใบขอแตละประเภทจะมลกษณะไมเหมอนกนขนอยกบรหสประเภท แตการสงพมพนนเหมอนกน คอกดปม {P พมพใบขอ} แตหากทมการท าเครองหมายท Check Box {Preview} โปรแกรมจะแสดงใบขอกอนทจะท าการพมพ


ใบขอจะแบงลกษณะของเอกสารออกเปน

1. ใบขอซอ

2. ใบขอจาง


3. ใบขอผลต


เอกสารทมสถานะเปน V : ยกเลก สามารถพมพได แตจะมขอความสแดงวา "ยกเลกเอกสาร" อยบนเอกสาร

การบนทกรายการปรบลดเงนงบประมาณทใช

เมอมการจดซอ/จางบางครงจ านวนเงนทขอไวอาจไมพอดกบทเกดขนจรงเมอท ารายการสงซอ/จางหรอตรวจรบ เมอเกดเหตการณเชนนผใชสามารถแกไขไดโดยท ารายการปรบลดหรอเพมยอดเงนท Tab “D : อางองรายการปรบลดเงนงบทใช”


จะเหน Datasheet 2 ตวดวยกน ตวบนจะแสดงใบเอกสารปรบลดจ านวนเงน สวนตวลางจะเปนรายการและจ านวนเงนทปรบลด วธการในการปรบลดจะเรมจาก

บนทกวนทและเรอง โดยสถานะเปน W : ด าเนนการ ระบบจะก าหนดเลขทเอกสารให

บนทกวธการลด

รหส วธการลด 1 เพม/ลด จ านวนเงน 2 ลดจ านวนสนคา

ถาตองการเพม หรอลดจ านวนเงน ใหเลอกรหส 1 และบนทกขอมลทราคา/หนวย เปนจ านวนตดลบ เมอตองการลด และราคา/หนวย เปนจ านวนบวก เมอตองการเพม

ถาตองการลดจ านวนสนคา ใหเลอกรหส 2 และบนทกขอมลทราคา/หนวย เปนจ านวนบวก

รหสงบประมาณทจะบนทกจะตองเปนรหสงบประมาณทมอยในใบขอทจะท าการปรบลดดวย

ปรบสถานะของใบปรบลดเปน S : อนมต


เมอตองการท ารายการสงหรอตรวจรบจะตองน ารายการทงหมดจากทงเอกสารใบขอและใบปรบลดไปใช จงจะไดยอดเงนทถกตองตามทตองการ


ใบสงซอ/จาง/ผลต

1. สวนของเลขทเอกสาร ประกอบดวย ปงบประมาณ (4 หลก) ประเภทใบสง และเลขท ผใชจะตองก าหนดขอมลทกตวเพออางถงเลขทใบสงใดๆ นอกจากนยงมปม {+} เพอใชเพมเอกสารใบใหม {<} เลอนไปเอกสารใบกอนหนา {>} เลอนไปเอกสารใบถดไป กรณทตองการกลบไปดเอกสารเกาๆทเคยท าไวอาจจะใชการคนหาโดยไปทชอง ”ใบสงท” ในสวนทหนงแลวกด [Space Bar] แลวคนหาตามวธทอธบายไว เมอเลอกรายการไดแลวหนาจอนกจะแสดงเอกสารทเลอก

2. สวนของใบสงซอ/จาง/ผลต เปนสวนขอมลของใบสงนนๆ และจะมการปรบสถานะของใบสงดวย

3. R : ใบขอทคางท ารายการ เปนสวนทแสดงรายการใบขอซอ/จาง/ผลตรายการใดบางทยงไมไดด าเนนการสงหรอสงยงไมครบตามจ านวน และบอกจ านวนทรอจดซอ/จาง โดยจะแสดงในรปของ List Box

4. สวนของรายการใบขอซอ/จาง/ผลต แบงออกเปน 2 Tab ดงน

I : รายการสงซอ/จาง/ผลต

C : หลกค าประกนสญญา


การท าใบสงซอ/จาง/ผลตนน ถอวาเปนการเปลยนสถานภาพเงนเปนหลงผกพน

การบนทกขอมลใบสงซอ/จาง/ผลต

ประเภทใบสงจะเปนการแบงแยกการคมเลขทใบสง ดงนนจงมกแบงตามงบทใชดวย โดยแบงไดดงน


รหส ประเภท อธบาย 11 ซอ(เงนงบประมาณ) สงซอดวยงบประมาณแผนดน 12 จาง(เงนงบประมาณ) สงจางดวยงบประมาณแผนดน 13 ผลต(เงนงบประมาณ) สงผลตดวยงบประมาณแผนดน 14 ซอ(เงนรายได) สงซอดวยเงนรายได 15 จาง(เงนรายได) สงจางดวยเงนรายได 16 ผลต(เงนรายได) สงผลตดวยเงนรายได 18 ซอ(เงนรบฝาก) สงซอดวยเงนรบฝาก 19 จาง(เงนรบฝาก) สงจางดวยเงนรบฝาก 20 ผลต(เงนรบฝาก) สงผลตดวยเงนรบฝาก

ในสวนนมขอมลทวๆไปคลายกบรายการใบขอ รวมทงการคนหาเพอบนทกขอมลกท าในลกษณะเดยวกน แตในการสงซอ/จาง/ผลตนน จ าเปนทจะตองระบ "บ./รานคา" ดวยวามหาวทยาลยท ารายการผกพนเงนกบใคร มฉะนนโปรแกรมจะเตอน และตองก าหนดสถานะซงมความหมายดงน

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เมอเรมตน) S อนมต (มผลจรงในการผกพนเงน) V ยกเลก (ยกเลกใบสง แตไมสามารถยกเลกใบสงทไดตรวจรบแลว)


การก าหนดรหสประเภท จะตองเปนเลข 2 หลกเทานน เพอใหงายควรก าหนดใหตรงกบใบขอ


การบนทกรายการสงซอ/จาง/ผลต

หลงจากทบนทกขอมลใบสงแลว ใหไปท Tab " I : รายการสงซอ/จาง/ผลต" เพอบนทกรายการทมการสงซอ สงจาง หรอสงผลต โดยมขอมลใหกรอกดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต ใบขอเลขท อางองใบขอซอ/จาง/ผลตทจะน ามาสงซอ

จาง หรอผลต เลอกขอมลจาก List Box ทแสดงรายการขอซอ/จาง/ผลตทยงไมท ารายการ, จากการคนหา หรอปอนขอมลโดยตรง

ท เปนล าดบรายการทในใบขอซอ/จาง/ผลต

จ านวน จ านวนสงซอ/จาง/ผลต เรมตนเปนจ านวนคงคางสง จ.น.รบ จ านวนทตรวจรบ (สถานะเปน S) แลว เรมตนจะเปน 0 และผใชไม

สามารถแกไขเองได ภาษ, สวนลด, มลคาสทธ ขอมลทไดมาจากการค านวณขนอยกบ

จ านวนทสงและขอมลเดมจากใบขอ

รหสงบ, ครภณฑ ไดขอมลมาจากใบขอ สถานะ สถานะของแตละรายการวาจะได

ด าเนนการสงซอ/จางหรอไม 1 : Yes, 2 : No

เมอตองการเพมรายการสามารถกรอกขอมลโดยตรง เรมจากระบเลขทใบขอตามดวยล าดบรายการทของใบขอนนๆ และระบจ านวนสง ถาระบจ านวนสงมากกวาทคางสง โปรแกรมจะเปลยนเปนจ านวนทควรจะสงใหเอง แตหากขอมลทระบไปไมมอยจรง เชนไมมเลขทใบขอจะแสดงขอความดงน


หรอโดยดบเบลคลกรายการทจะจดท าใบสงท List Box แลวขอมลจะมาเพมใน Datasheet เอง หากเลอก “ทกรายการในใบขอ” กดงทกรายการในใบขอซอ/จางทเลอกมาลงใน Datasheet ให หรออกวธคอปอนเลขทใบขอซอ/จางแลวกดคนหาจะปรากฏหนาจอคนหา ผใชสามารถก าหนดเงอนไขตางๆเพอหาใบขอทตองการแลวดบเบลคลก รายการทดบเบลคลกจะถกดงลงมาท Datasheet เชนกน

ผใชสามารถแกไขจ านวนสงไดในกรณทสงไมครบจ านวนทขอมา โปรแกรมจะค านวณมลคาตางๆตามจ านวนทเปลยนแปลง แตไมสามารถสงจ านวนเกนทไดท าเรองขอไว และทสวนลางจะมการรวมยอดเงนทกๆรายการเพอใหงายตอการตรวจสอบยอดเงน โดยจะแสดงมลคารวม เงนภาษมลคาเพม สวนลด และมลคาสทธตามล าดบ


บนทกหลกค าประกนสญญา และพมพใบรบ/คนหลกค าประกนสญญา

ในงานจดซอ/จดจางบางครงตองใชหลกค าประกน ดงนนจงมหนาจอส าหรบบนทกขอมลหลกค าประกนสญญา และพมพใบรบ/คนหลกค าประกนสญญา โดยไปท Tab ชอ "C : หลกค าประกนสญญา" ท Datasheet นจะตองระบประเภทหลกค าประกนสญญา เลขทหลกค าประกนสญญา ชอผออกหลกค าประกนสญญา ธนาคาร วนหมดอาย มลคา สถานะการสงคน และเมอมการสงคนผประกอบการแลว ผใชจ าตองมาปรบสถานะการสงคนเปน Y : Yes บนทกวนคนและมลคาการสงคน

สถานะการสงคนจะเปน

รหส ความหมาย ค าอธบาย N No ยงไมสงคน Y Yes สงคนแลว

การพมพใบรบหลกค าประกนสญญา

เมอตองการพมพใบรบหลกค าประกนสญญา ใหกดแปน Alt+R หรอกดปม {R พมพใบรบหลกค าประกน}


การพมพใบคนหลกค าประกนสญญา

เมอตองการพมพใบคนหลกค าประกนสญญา ใหกดแปน Alt+T หรอกดปม {T พมพใบคนหลกค าประกน} แตผใชจะตองมสถานะเปน Y : Yes เทานน


ในการรบหรอคนหลกค าประกนสญญา จะตองแจงใหกองคลงลงบญชหลกค าประกนดวย

อนมตและยกเลกใบสงซอ/จาง/ผลต

เมอมการบนทกขอมลทกๆสวนเรยบรอยแลว ตองปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาใบสงซอ/จาง/ผลตนนสมบรณ

เมอตองการยกเลกใบสงทอนมตแลว ท าไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" แตยกเลกไดเฉพาะใบสงทยงไมตรวจรบเทานน

ใบสงซอ/จาง/ผลตทมสถานะเปน S หรอ V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน


การพมพใบสงซอ/จาง/ผลต

ใบสงแตละประเภทจะมลกษณะไมเหมอนกน แตการสงพมพเหมอนกน คอกดปม {P พมพใบสง} แตหากทมการท าเครองหมายท Check Box {Preview} โปรแกรมจะแสดงใบสงกอนทจะท าการพมพ

เอกสารใบสงแบงออกเปน

1. ใบสงซอ


2. ใบสงจาง

3. ใบสงผลต



เอกสารทมสถานะเปน V : ยกเลก สามารถพมพได แตจะมขอความสแดงวา "ยกเลกเอกสาร" อยบนเอกสารดวย


ใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต

หนาจอใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลตจะแบงออกเปน 4 สวนคอ

1. สวนปงบประมาณและเลขทใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต เปนสวนทผใชจะตองก าหนดขอมลทงหมดเพออางถงเลขทใบตรวจรบใดๆ ซงประกอบไปดวย ปงบประมาณ (4 หลก) ประเภทใบตรวจรบ และเลขท นอกจากนยงมปม {+} เพอใหเพมเลขทใบตรวจรบล าดบถดไป {<} เลอนไปเอกสารกอนหนา {>} เลอนไปเอกสารถดไป กรณทตองการกลบไปดเอกสารเกาๆทเคยท าไวอาจจะใชการคนหาโดยไปทชอง ”ใบรบท” ในสวนทหนงแลวกด [Space Bar] แลวคนหาตามวธทอธบายไว เมอเลอกรายการไดแลวหนาจอนกจะแสดงเอกสารทเลอก

2. สวนของใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต เปนสวนขอมลของใบตรวจรบนนๆ และจะมการปรบสถานะของใบตรวจรบดวย

3. R : ใบสงทคางท ารายการ เปนสวนทแสดงรายการใบสงทไดจดท าและสงไปยงผประกอบการแลวรอเพยงการสงมอบและตรวจรบเทานน โดยสวนนจะแสดงขอมลในรปแบบของ List Box วามใบสงซอ/จาง/ผลตรายการใดบางทยงคางสงมอบหรอสงไมครบตามจ านวน

4. สวนของรายการในใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต ซงแบงออกเปน 3 Tab ดงน

I : รายการตรวจรบ

C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ

F : รายการปรบ


การบนทกขอมลใบตรวจรบ

ประเภทใบตรวจรบจะเปนการแบงแยกการคมเลขทใบตรวจรบดวย ดงนนจงมกแบงตามงบทใชดวย ดงน

รหส ประเภท อธบาย 11 ซอ ตรวจรบการซอ 12 จาง ตรวจรบการจาง 13 ผลต ตรวจรบการผลต 17 เชา ตรวจรบงานเชา 21 รบวสด-ครภณฑ รบวสด-ครภณฑทไมไดมาจากการจดซอ/จาง เชนการบรจาค เปนตน

ในสวนนมขอมลทวๆไปคลายกบการใบขอและใบสง รวมทงการคนหากท าในลกษณะเดยวกน ตองก าหนดสถานะซงมความหมายดงน

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เมอเรมตน) S อนมต (มการตรวจรบจรง) V ยกเลก (ยกเลกใบตรวจรบ แตไมสามารถยกเลกใบตรวจรบทไดท ารายการวางบลแลว)

แตในการตรวจรบนน จ าเปนทจะตองระบ "บ./รานคา" ดวย มฉะนนโปรแกรมจะเตอน และเมอก าหนด "บ./

รานคา" แลวท List Box จะแสดงขอมลใบสงเฉพาะของบ./รานคานนๆ จะท าใหผใชสามารถเลอกรายการไดงายขน

ทบรรทดสดทายจะแสดงขอมลเกยวกบใบวางบล หากไมมแสดงวาใบรบนนยงไมเคยวางบล สวนจายเงนแลวนน เรมตนจะเปน 0 เสมอ เนองจากยงไมจดท าใบส าคญจดซอ/จาง แตจะปรบตวเลขเมอมการท าใบส าคญจากงานการเงน


การก าหนดรหสประเภท จะตองเปนเลข 2 หลกเทานน เพอใหงายควรก าหนดใหตรงกบใบขอและใบสง


การบนทกรายการตรวจรบการซอ/จาง/ผลต

หลงจากทบนทกขอมลใบตรวจรบแลว ใหไปท Tab " I : รายการตรวจรบ" เพอบนทกรายการรบของ โดยมขอมลใหกรอกดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต ใบขอท ใบขอซอ/จาง/ผลตทน ามาสงซอ/จาง/ผลตแลว กรอกขอมลผาน List Box ทแสดง

รายการสงซอ/จาง/ผลตทยงไมตรวจรบ หรอจากการคนหา (ไมสามารถกรอกโดยตรง)

ท เปนล าดบรายการทในใบขอซอ/จาง/ผลต ใบสงท อางองใบสงซอ/จาง/ผลตทจะท าการตรวจรบ

จ านวน จ านวนตรวจรบ เรมตนเปนจ านวนคงคางรบ รหสวสด – ครภณฑ

ก าหนดวารายการทตรวจรบนน เปนวสด ครภณฑหรอการจางงานใดๆ เพอบนทกรายการรบลงในทะเบยนวสด ทะเบยนครภณฑ และลงบญชดวย

ตองระบทกๆรายการ เพอลงบญชตามรหสบญชทก าหนดไวในหนาจอรหสวสด - ครภณฑ

ขอมลอนๆ ไดมาจากใบขอ ใบสง และการค านวณ


เมอตองการเพมรายการผใชจะไมสามารถเพมไดโดยตรงแตจะตองดบเบลคลกรายการทจะตรวจรบจาก List

Box แลวรายการใบสงเมอเลอก “O ใบสง” หรอรายการขอซอ/จางเมอเลอก “R ใบขอ” มาเพมใน Datasheet

หรอจะคนหาเอกสารจากการคนหาโดยใสเลขทเอกสารทตองการแทน “ใช *, ? ได” ตรงหนาปม {S คนหา} จะปรากฏหนาจอในการคนหา เมอเลอกรายการทตองการไดแลวใหดบเบลคลก ระบบจะดงทกรายการมาให

ผใชสามารถแกไขจ านวนรบในกรณทสงมอบไมครบตามจ านวนทสงไป โปรแกรมจะค านวณมลคาตางๆใหตามจ านวนทเปลยนแปลง แตไมสามารถตรวจรบเกนจ านวนทสงได และทสวนลางจะมการรวมยอดเงนทกๆรายการเพอใหงายตอการตรวจสอบยอดเงน โดยจะแสดงมลคารวม เงนภาษมลคาเพม สวนลด และมลคาสทธตามล าดบ

เมอกรอกรายการตรวจรบแลว ไมสามารถแกไขรหสรานคาได เนองจากไมตองการใหท ารายการสงซอจากรานคา A แตตรวจรบจากรานคา B ดงนนถาตองการเปลยนรานคาทจะตรวจรบตองลบรายการตรวจรบทงหมดออกกอน



ใน List Box จะแสดงรายการสงซอทมตดตอกบผประกอบการรายเดยวกบในใบตรวจรบ แตแสดงใบขอทงหมดทยงไมไดท ารายการตรวจรบหรอสง

การระบรหสวสด - ครภณฑจ าเปนตองก าหนดทกรายการ ทส าคญตองก าหนดรหสบญชใหกบทกๆระบรหสวสด - ครภณฑ

การอนมต (S : Save) ไมผาน สวนหนงอาจเปนเพราะไมสามารถลงบญชได กเนองจากการก าหนดรหสบญชไมถกตองหรอขอมลทตองการไมครบถวน จงอาจเกดหนาจอตางๆดงตวอยางน


บนทกรายชอคณะกรรมการตรวจรบ

ท Tab "C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ" เปนรายชอคณะกรรมการตรวจรบทสามารถดงรายชอจากใบขอซอ/

จาง/ผลต โดยกดทปม {M ดงรายชอคณะกรรมการ} แตหากมการเปลยนแปลงคณะกรรมการกสามารถแกไขได

บนทกรายการปรบ

ในการตรวจรบบางครงอาจจะมการปรบบางเชนกรณสงมอบชาเปนตน สามารถบนทกไดท Tab "F : รายการปรบ" โดยระบวาเปนการปรบเนองจากอะไร เปนเงนเทาไร


งานสวนนกจ าเปนจะตองแจงใหกองคลงรบทราบแลวท าการลงบญชรายไดดวย

อนมตและยกเลกใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต

เมอบนทกขอมลทกสวนเรยบรอยแลว ตองปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาเปนการตรวจรบทสมบรณ เมอตองการยกเลกใบตรวจรบทท าไว สามารถท าไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" แตจะท าได


เฉพาะใบรบทยงไมอนมตจายเงนเทานน ซงสามารถสงเกตไดจากชองจายเงนแลว หากมการจายเงนกจะแสดงยอดเงนทจายไป

การอนมตใบตรวจรบนจะถอวาเปนการผกพนเงน หมายถงวาทางมหาวทยาลยมภาระทจะตองจายเงนใหตามทไดท ารายการไว ขณะเดยวกนทงานบญชกจะตองมการตงหนตามบญชเกณฑพงรบพงจายดวย

ใบตรวจรบทมสถานะเปน S หรอ V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน

เมอมการตรวจรบเสรจสนแบบนแลว สามารถไปท ารายการวางบลเมอผประกอบการมาวางบลได และรายการรบทงหมดจะไปปรากฏอยในทะเบยนวสดหรอทะเบยนครภณฑ และรายการรบท Stock ดงรปเหลาน


การพมพใบตรวจรบการซอ/จาง/ผลต

ใบตรวจรบแตละประเภทจะมลกษณะไมเหมอนกน แตการสงพมพเหมอนกน คอ กดปม {P พมพใบตรวจรบ} แตหากทมการท าเครองหมายท Check Box {Preview} โปรแกรมจะแสดงใบตรวจรบกอนทจะท าการพมพ


เอกสารใบตรวจรบแบงออกเปน

1. ใบตรวจรบการซอ


2. ใบตรวจรบการจาง


3. ใบตรวจรบการผลต


ลงบญชคมพสดจากการตรวจรบ

เมออนมตรายการตรวจรบแลว เราจะลงรายการทงวสดและครภณฑ เพอคมยอดพสดคงเหลอ และควบคมการเบกจาย ในขนตอนถดไป โดยเขาไปทเมน ลงบญชคมพสดจากการตรวจรบ เมอเลอกชวงวนทของใบตรวจรบ และประเภทใบตรวจรบ กดปม Refresh จะปรากฎหนาจอดงรป

ขอมลทยงไมลงรายการจะแสดงในสวนบน และขอมลทลงรายการแลวจะแสดงในสวนลาง เมอเราตองการลงรายการใหเลอกคลก ทชอง Import ใหเปนเครองหมายถก แลวเลอกคลงพสดทตองการลง จากนนกดปมลงทะเบยนพสด เมอขอมลลงรายการเสรจเรยบรอยจะแสดงในสวนลาง

ถาตองการยกเลกรายการทลง Stock ไปแลวใหเลอกรายการในสวนลางแลวกดปม ยกเลกการลงทะเบยนพสด

ขอมลจะถกยกเลกแลวกลบไปอยสวนบน เพอรอการลงบญชทถกตองอกครง


บนทกใบวางบล

จากรปเปนหนาจอบนทกใบวางบล โดยจะม Datasheet อย 3 สวนดวยกน คอ

1. ใบวางบล ประกอบดวย เลขทใบวางบล รานคาทวางบล และวางบลโดยใคร

2. รายการตรวจรบทยงไมไดวางบลของแตละรานคาทเลอกอยจาก Datasheet สวนแรก

3. รายการวางบลของแตละใบวางบลทอยใน Datasheet สวนแรก

การท างานของหนาจอนจะแสดงใบวางบลในแตละวน ตามวนททระบอยดานบน จากรปในวนท 19 สงหาคมมการวางบลเกดขน 3 ใบ

เมอบนทกใบวางบลท Datasheet แรกแลวจะแสดงรายการใน Datasheet ทสอง ผใชสามารถเลอกรายการทวางบลโดยการดบเบลคลกแลวรายการนนๆจะยายไปอยท Datasheet ทสาม แตหากเลอกรายการผดกสามารถดบเบลคลกรายการทผดใน Datasheet ทสามกจะยายรายการนนกลบมาท Datasheet ทสอง

บนทกรายการใบเบก/ใบโอน

การท ารายการใบเบก/ใบโอน ใชท ารายการทงวสดและครภณฑ โดยเลอกประเภท และเอกสาร เลอกคลงพสด

การดขอมลทเคยบนทกไวใหเลอกชวงวนท เพอแสดงขอมลทเคยบนทก


จากรป เปนการแสดงขอมลทเคยบนทกของ คลง MSU รายการวสด ประเภทเภทใบเบก ของชวงวนท 01/08/2547 ถง 31/08/2547

ขอมล รหส อธบาย ประเภทพสด 1 รายการวสด

2 รายการครภณฑ เอกสารของวสด 1 ใบตรวจรบ

2 ใบเบก 3 ใบโอนยาย 5 ใบคน 6 สญหาย 7 เสอมสภาพ

เอกสารของครภณฑ 1 ใบตรวจรบ 3 ใบโอนยาย 4 ใบยม

การบนทกขอมล ใหเลอก คลงพสด ประเภท และเอกสารทตองการท ารายการ แลวบนทกขอมลในสวนบน ไดแกวนท เลขทเอกสาร เหตผล รหสผเบก/โอน จากนน ใหบนทกขอมลสวนลาง ไดแก รหสด าเนนการ กลมวสด รหสวสด จ านวนทเบก/โอน ในกรณทเบกจากใบตรวจรบ ใหกดปม ขอมลจากตรวจรบ แลวในเลขทใบตรวจรบ


ตดจายวสดครภณฑ

เมอท ารายการ บนทกใบเบก/โอน เรยบรอยแลว ขนตอมาคอการตดจาย ตามจ านวนทไดบนทกไว

ใหเลอกคลงพสด ประเภท เอกสาร และชวงวนท ตามทบนทกไว เพอท ารายการตดจาย

ใสชอเจาหนาทพสด ทท ารายการตดจาย แลวเลอกรหสวสดทตองการตดจาย ในสวนลาง รายการทแสดงคอรายการทมอยในคลงของแตละหนวยงานคงคาง เมอเลอกตวทตองการ ทกรายการแลว ใหเปลยนสถานะ เปน S: อนมต จากนนใหพมพรายการเบก/โอน ดงรป


ในกรณท ท ารายการบนทกใบเบก/โอน จากการกดปม ขอมลจากตรวจรบ ใหเขามาตรวจสอบรายการแลวเปลยนสถานะ เปน S: อนมตไดเลย โดยไมตองเลอกรหสวสดอกครง


การบนทกวสดคงเหลอ

เมอตองการท ารายการน าวสดคงเหลอเขาระบบ ใหตรวจสอบรายการคงคางในระบบกอน แลวท าการเปรยบเทยบกบยอดทตรวจสอบทถกตองแลว ในกรณทของทมในระบบเกนใหท าการเบกตวทเกนออก ในกรณทมนอยกวา ใหตรวจสอบดวาไดด าเนนการ ลงบญชจากการตรวจรบครบถวนแลวหรอไม ถาครบถวนแลวแตยอดยงไมครบ ใหบนทกเพมเขาระบบ โดยเขาทเมน ตดจายวสด/ครภณฑ เลอกคลงพสด ประเภทรายการวสด เอกสารเปน รบรายการใหม

ใสเลขทเอกสาร ชอรหสผท ารายการใน ชองรหสบคคล ในสวนบน จากนนใหเลอกหมวดวสด ในสวนลาง จ านวนทน าเขา มลคา แหลงเงน และมตขอมล จากนนเปลยน สถานะเปน S: อนมต

การบนทกรายการครภณฑ

รายการครภณฑทเพมขนมา ทไมใชจากการซอ/จาง เชน รบบรจาคเขามา ใหเขามาบนทกรายการครภณฑในระบบดวย เพอใชค านวณคาเสอม หรอในกรณทครภณฑตวนนไมไดถกบนทกเขาระบบตงแตตน ใหน ามาบนทกเพมดวย

เลอกคลงพสด ประเภทครภณฑ เอกสารเปนรบรายการใหม และชวงวนท


ใสเลขทเอกสาร ชอรหสผท ารายการใน ชองรหสบคคล ในสวนบน จากนนใหเลอกหมวดครภณฑ ประเภททรพยสน แลวพมพชอครภณฑในชองรายการครภณฑ ใสจ านวนและ มลคาตอหนวยของครภณฑนน ในสวนลาง และขอมลอนๆ ของครภณฑให ในกรณทบนทกรายการครภณฑหลายๆชน เชนโตะ 100 ตว มลคาตวละ 50 บาท ใหใสจ านวนเปน 100 และมลคา เปน 50 จากนนใหกดปมแยกรายการ เพอใหโปรแกรมแยกรายการครภณฑให เมอตรวจสอบรายการถกตองแลวใหเปลยน สถานะเปน S: อนมต หมายเหต การยกเลกใหเปลยนสถานะเปน V: ยกเลก

ท ารายการคาเสอม

เปนการท าการค านวณคาเสอมของครภณฑทมในระบบทงหมด เมอสนเดอนในแตละงวดบญชใหเขามาท าการค านวณคาเสอม โดยเลอกคลงทตองการค านวณคาเสอม หรอเลอกทงหมด แลวกดปมดงขอมลคาเสอมเพอดรายการในสวนลาง จากนนใสวนททท ารายการ หมายเหต และสมดบญชทจะน าขอมลคาเสอมไปลง แลวกดปมลงบญช


(ตด) จ าหนายครภณฑ

ใชส าหรบการตดครภณฑออกจากระบบดวยการตดจ าหนายหรอลดลงจากเหตอน เรมจากเลอกคลงพสดทใชสรางรายการ หนวยงาน วนทตดจ าหนาย สมดบญชทลงบญชจ าหนายและหกคาเสอม หลงจากนนเลอกรายการครภณฑทจะจ าหนายโดยสามารถคนหาโดยกด [Space Bar] แลว

ขอมล ตวอยางการปอนคา ค าอธบาย

หมายเลขครภณฑ 1000000-17001-4420001 ปอนหมายเลขครภณฑทจะจ าหนาย


ขอมล ตวอยางการปอนคา ค าอธบาย

จ านวน 1.00 (ระบบแสดง) จ านวนชนทขนทะเบยน

จ านวนทขาย 1.00 จ านวนชนทตองการจ าหนาย ควรตรงกบจ านวนทขนทะเบยน

มลคาจรง 4421.77 (ระบบแสดง) มลคาของครภณฑชนนน

มลคาปจจบน 2768.15 (ระบบแสดง) มลคาตามบญชปจจบน

ราคาจ าหนาย 3000 ราคาขาย หรอเปน 0 กรณทเปนการสญหายหรอลดลงจากเหตอน

สถานะครภณฑ 6 : ตดจ าหนายแลว เลอกสถานะตดจ าหนาย เพอใหระบบปรบรายการในทะเบยนสนทรพย

รหส STOCK 91 : จ าหนาย เลอกรหสส าหรบท ารายการ Stock

บญชรบเงนจากการจ าหนาย

1110101000 : เงนสด เลอกรหสบญชทไดรบเงนจากการจ าหนาย เชน เงนสด เชคธนาคาร เปนตน

หากสงเกตทขอมลของครภณฑแตละรายการ จะยงมจ านวน และสถานะการใชงานปกต เมอไดรายการครภณฑครบถวนแลว ใหกดปม “ท ารายการ” ระบบจะแจงเตอนการท ารายการดงรป


จากรปบน แสดงการหกคาเสอมเพมเตมกรณทรายการครภณฑทตดจ าหนายยงหกคาเสอมไมหมด หรอยงหกไมครบถงวนทจ าหนาย พรอมกนนนกสงขอมลไปบนทกบญชใหดงรปตอไป


หากกลบไปส ารวจรายการครภณฑทตดจ าหนายอกครงจะพบการเปลยนแปลงตามทเราไดก าหนดไว ดงน

จ านวนคงเหลอของครภณฑถกตดเหลอ 0 และสถานะเปลยนไปตามทเราก าหนดขณะท ารายการ

และนอกจากการลงบญชหกคาเสอมกอนจ าหนายแลว ยงมการลงบญชตดรายการครภณฑและรายได/ขาดทนจากการจ าหนาย ดงรป

คู่มือการใช้งานระบบ MIS :ระบบพัสดุ

Documents

Transcript of คู่มือการใช้งานระบบ MIS :ระบบพัสดุ