План - inforesurs Web viewкопія наказу навчального закладу про...

Програмний комплекс «Єдина Державна Електронна База з питань Освіти»

(ЄДЕБО)

ІНСТРУКЦІЯ WEB-КЛІЄНТУ

ЗМІСТ

1. ПРО ПРОГРАМУ. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 3

2. РОБОТА З ЄДЕБО-КЛІЄНТ ВІДПОВІДАЛЬНОЇ ОСОБИ НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

5

2.1. Документи навчального закладу для укладання договору та реєстрації в Єдиній державній електронній базі з питань освіти

5

2.2. Авторизація навчального закладу 6

3. ДАНІ 7

3.1. Основні дані 7

3.2. Анкетування 12

3.3. Ліцензії 13

3.4. Рейтинги 18

3.5. Структура 21

3.6. Звіти 24

3.7. Повідомлення 30

3.8. Звернення 31

3. 9 Угоди 34

4. ДОВІДНИКИ 35

4.1. Спеціалізації 35

4.2. Квоти 38

4.3. Факультет ДП 39

4.4. Довідники 40

5. АДМІНІСТРУВАННЯ 46

5.1. Користувачі 46

5.2. Групи користувачів 53

6. ВСТУП 56

6.1. Пропозиції 56

6.2. Заяви 64

6.3. Списки рекомендованих 83

6.4. Накази 90

6.5. Правила прийому 99

7. УЧБОВИЙ ПРОЦЕС 109

7.1. Групи 109

7.2. Студенти 111

7.3. Накази по студентам 125

7.4. Форма № 2-3 нк 131

8. ДОКУМЕНТИ 137

8.1. Замовлення документів 137

8.2. Видача документів 146

9. НОВИНИ 152

10. ПОШУК ПЕРСОН 153

10.1. Абітурієнт 154

10.2. Студенти 157

11. ФУНКЦІОНАЛЬНІ КНОПКИ НА РОБОЧІЙ ПАНЕЛІ 158

2

1. ПРО ПРОГРАМУ. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Єдина державна електронна база з питань освіти (ЄДЕБО) - автоматизована система накопичення, оброблення, зберігання та захисту даних, у тому числі персональних, щодо закладів здійснюючих освітні послуги в Україні.

1) Використання бази

Дані з цієї бази використовуються під час виготовлення: документів про освіту державного зразка; документів про вчені звання та наукові ступені; ліцензій на надання освітніх послуг та сертифікатів про акредитацію; учнівських (студентських) квитків; для отримання інших відомостей інформаційного характеру та обробки статистичних

даних в інтересах навчальних закладів, установ освіти для здійснення контролю та прийняття управлінських рішень.

Вимоги до браузерів, в яких коректно працює Єдина база: IE 6+, FireFox 2+, Chrome 1+, Safari 3+ and Opera 9+.

2) Дотримання законодавства про захист особових даних

Відповідно до чинного законодавства України (Закон України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 р.) для включення відомостей про людину в електронну базу необхідно отримати її згоду. У навчальному закладі повинен бути забезпечений адміністративно-організаційний механізм збору та зберігання документів - персональні згоди на обробку відповідних даних в ЄДЕБО.

3) Власник та адміністратор

Власником (утримувачем) ЄДЕБО є Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України (МОНМСУ), адміністратором (розпорядником) ЄДЕБО є державне підприємство «Інфоресурс», що належить до сфери управління МОНМСУ.

4) Організація роботи з ЄДЕБО

Для роботи з програмою необхідні базові навички користувача Windows (наприклад, володіння програмними засобами Microsoft Word та Microsoft Excel).

Існують особливості щодо використання програми у різних веб-браузерах. За оцінками роботи користувачів найкращі результати були досягнуті під час використання веб-браузера Google Chrome.

Також пропонуємо регулярно переглядати розділ «Новини» в ЄДЕБО та перевіряти свій e-mail. SMS - розсилка здійснюється щодо основної інформації.

Перед тим, як приступити до роботи, зверніть увагу, що у верхньому правому куті вікна розташовані елементи для роботи з програмою.

3

http://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D0%9E%D0%9D%D0%BC%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B4%D1%8C%D1%81%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82

Їх призначення:

– повідомлення. Отримання службових повідомлень від ЄДЕБО (приклад):

– налаштування. Ви маєте можливість провести деякі налаштування, обрати тему, в якій Вам буде комфортніше за все працювати.

ВАЖЛИВО! Однією з можливостей налаштувань є надання можливості зміни паролю.

– завантаження інформації, розміщеної в ЄДЕБО для користувачів.

– інформація про поточну робочу версію програми, наприклад:

– допомога. Виклик довідкової програми (на даний час – в розробці).

5) Функціональні кнопки на робочій панелі ЄДЕБО

Для роботи з програмою необхідні базові навички користувача Windows (наприклад, володіння програмними засобами Microsoft Word та Microsoft Excel).

У Розділі 10 описано призначення відповідних функціональних кнопок на робочих панелях у вкладках. Пропонуємо ретельно ознайомитись з функціями за кожною кнопкою, тому що посилання на них включено до більшості розділів.

Для зручності користування Інструкцією пропонуємо в Microsoft Word вибрати на робочій панелі «Вид» – «Область навігації» (або, в залежності від версії Microsoft Word, – Схема документа). Ви отримаєте можливість на панелі «Навігація» (зліва у вікні) швидко знаходити необхідний пункт та переходити до нього після натискання.

4

Для уникнення окремих проблем після проведення технічних робіт в ЄДЕБО (оновлення бази) необхідно повторно увійти до сторінки навчального закладу, натиснути F5.

2. РОБОТА З ЄДЕБО-КЛІЄНТ ВІДПОВІДАЛЬНОЇ ОСОБИ НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

2.1. Документи навчального закладу для укладання договору та реєстрації в Єдиній державній електронній базі з питань освіти

Для успішної реєстрації навчального закладу в ЄДЕБО потрібно надіслати визначені документи для укладання договору про надання технічних послуг:

– у паперовій формі за адресою: 03057, м. Київ, вул. Довженка, 3, ДП “Інфоресурс”.Крім того, необхідно надіслати заяву про організацію доступу до ЄДЕБО (з додатками): – у сканованому вигляді (у форматі *.jpg) за електронною адресою: [email protected].

ПЕРЕЛІК ОБОВ’ЯЗКОВИХ ДОКУМЕНТІВ,необхідних для укладання договорів про надання технічних послуг у 2013 році

(організація та підтримання доступу до ЄДЕБО):

1. Проект договору (два екземпляри) з підписом та печаткою навчального закладу.

Дату та номер договору навчальний заклад не зазначає !!!

2. Копія ліцензії на надання освітніх послуг (з додатком), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

3. Копія сертифіката про акредитацію, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

4. Копія статуту (положення, у разі підписання договору з структурним підрозділом навчального закладу), завірений підписом та печаткою навчального закладу.

5. Копія довідки з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), завірена підписом та печаткою навчального закладу.

6. Копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

7. Копія свідоцтва платника ПДВ (або документа, що звільняє навчальний заклад від сплати ПДВ), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

8. Копія форми № 2-3нк «Звіт вищого навчального закладу на початок навчального року» (аркуші з розділом Х за всіма формами навчання) станом на 01 жовтня 2012 р., завірена підписом та печаткою навчального закладу.

9. Заява про організацію доступу до ЄДЕБО (за формою згідно додатку № 1 до договору) з підписом та печаткою навчального закладу з наступними додатками:

- дані користувачів (за формою згідно додатку до заяви), окремо на кожного відповідального працівника по роботі в ЄДЕБО, з підписом та печаткою навчального закладу. На звороті обов’язково має бути надрукована та підписана користувачем ЄДЕБО згода на обробку персональних даних;

- копія наказу навчального закладу про призначення відповідального(них) по роботі в ЄДЕБО (адміністратор, оператор(и), завірена підписом та печаткою навчального закладу).

5

10. Копія довіреності, завірена підписом та печаткою навчального закладу (у разі підписання договору керівником структурного підрозділу навчального закладу).

11. Супровідний лист з переліком документів, що прикладаються.

На електронну адресу, вказану в даних на реєстрацію адміністратора навчального закладу, Вам прийде електронний лист з офіційної електронної пошти ЄДЕБО – [email protected] – з наданими логіном та паролем (не менш 6 символів) і з посиланням http://edbo.gov.ua, за яким треба перейти на особисту сторінку навчального закладу.

ВАЖЛИВО! Навчальний заклад має можливість замовити Довідку щодо його включення до ЄДЕБО, яку буде автоматично сформовано в базі та видано навчальному закладу (за письмовим запитом – надіслано поштою).

2.2. Авторизація навчального закладу

Перейшовши за посиланням http://edbo.gov.ua, перед Вами відкриється вікно:

Необхідно зазначити логін та пароль, які вказані в листі, надісланому з електронної пошти [email protected].

У разі правильного введення даних з`явиться повідомлення з пропозицією щодо зміни паролю, який було зазначено у листі, на зручний для Вашого використання пароль. Після успішної зміни надалі використовується Ваш новий пароль.

ВАЖЛИВО! В разі помилкового вводу паролю більше ніж 5 спроб користувача з даним логіном

автоматично буде заблоковано!Для розблокування Вам потрібно звернутись до технічної підтримки ЄДЕБО.

ПОПЕРЕДЖЕННЯ!Особам, працюючим з ЄДЕБО слід розуміти, що всі введені дані є відомостями, які

підлягають спеціальному зберіганню відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 р. Їх спотворення та несанкціоноване розповсюдження тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством України. Допуск осіб, працюючих з ЄДЕБО (операторів), повинен бути суворо регламентованим адміністративними заходами навчального закладу. Паролі операторів повинні бути строго персоніфіковані (ОДИН ОПЕРАТОР – ОДИН ПАРОЛЬ). Розголошення паролів іншим особам є неприпустимим. Паролі повинні періодично змінюватись.

Якщо Ви забули свій пароль, виконайте необхідні дії по його відновленню, після чого на Ваш e-mail прийде повідомлення з новим паролем.

6

3. ДАНІ

3.1. Основні дані

Ввівши логін та змінений пароль, натисніть «Вхід», після чого відкриється сторінка, яка має наступний інтерфейс:

Таке повідомлення є попередженням, оскільки дані ще не верифіковано, тобто не перевірено офіційні документи, що підтверджують можливість навчального закладу здійснювати освітню діяльність. Натиснувши «Продовжити», перейдіть на наступну сторінку:

Головна робоча панель:

Дані, необхідні для роботи навчального закладу в ЄДЕБО, вводяться на вкладці «Навчальний заклад». Спочатку вносяться (редагуються) «Основні дані». Панель має наступний вигляд (приклад):

7

Для перегляду «Додаткової інформації» та «Даних для верифікації» необхідно натиснути на відповідну вкладку.

Навчальні заклади, які мають правовий статус:

– «Юридична особа» на верифікацію завантажують копію статуту навчального закладу;

– «Без права юридичної особи» на верифікацію завантажують копію положення про відокремлений підрозділ навчального закладу.

Діяльність керівників відокремлених структурних підрозділів здійснюється на основі довіреності згідно Цивільного Кодексу (ст. 95).

В Єдину базу завантажується довіреність у випадку, якщо договір та додаткова угода заключені безпосередньо між керівником структурного підрозділу та ДП «Інфоресурс».

8

Довіреність для керівників структурних підрозділів не завантажується до Єдиної бази у випадках:

1) Договір головного та підпорядкованого навчальних закладів спільний;

2) Договір заключено з підпорядкованим навчальним закладом, але підписаний керівником головного навчального закладу.

3.1.1. Редагування даних навчального закладу

(Редагування Основних даних навчальних закладів доступно лише визначеним спеціалістам технічної підтримки)

Навчальному закладу надається можливість редагування особистих даних, для чого у

вкладці «Основні дані» натисніть . Перед Вами з’явиться вікно наступного вигляду (приклад заповнення):

Заповніть всі зазначені параметри достовірними, правдивими та перевіреними даними та натисніть «Застосувати».

9

Зверніть увагу на правильність встановлення підпорядкування навчального закладу міністерству, відомству тощо, форми власності, а також:

– «Адресу» слід вибрати з «випадаючого» списку (необхідно ввести декілька букв, натиснути «Enter» та вибрати населений пункт), інакше отримаєте повідомлення про відсутність коду КОАТУУ;

– «Адреса фактична» відповідає місцю розташування навчального закладу, «Адреса юридична» у підпорядкованого навчального закладу може відрізнятись від фактичної (відповідати адресі головного навчального закладу);

– у нижній частині таблиці навчальним закладом нижчого рівня обов’язково заповнюється поле щодо підпорядкування навчального закладу головному навчальному закладу – зазначається його код (у разі підпорядкування) та встановлюється можливість доступу до даних підпорядкованого навчального закладу адміністратора та визначених ним користувачів головного навчального закладу (за рішенням керівника головного ВНЗ).

3.1.2. Додання рівня акредитації

Необхідно зазначити дату початку та закінчення дії сертифікату про акредитацію навчального закладу.

Потрібно клікнути на кнопку «Акредитація» та у вікні, що з'явиться, спочатку видалити попередні (недіючі) дані (іноді це є «–»), потім додати необхідні дані.

3.1.3. Перенести в історію

Для внесення змін до «Основних даних» навчальний заклад направляє до ДП «Інфоресурс» лист (у паперовому вигляді), де вказується, які саме дані треба змінити, та (за необхідності) прикладає до листа копії документів, що є підставою для внесення змін. Зміни вносяться оператором ЄДЕБО.

3.1.4. Перегляд історії змін

Навчальний заклад може переглянути зміни, внесені до «Основних даних» (інформацію у попередньому стані). Поля, які змінювались, виділені кольором. За необхідності, редагування або відновлення (до попереднього стану) здійснюється оператором ЄДЕБО.

10

3.1.5. Підпорядкування

Головний навчальний заклад може переглянути перелік підпорядкованих йому

навчальних закладів та, за наявності доступу, перейти на їх сторінки в ЄДЕБО (або через ).

3.1.6. Верифікація документів, що підтверджують освітню діяльність навчального закладу

Верифікація документів - перевірка (підтвердження) даних щодо навчального закладу.

Верифікація проводиться у вигляді надання документів, що підтверджують освітню діяльність навчального закладу, повноваження його керівництва та відповідальних осіб. Документи повинні бути оформлені належним чином, відповідно до вимог діловодства (за необхідності – на бланку навчального закладу, з підписом керівника та гербовою печаткою).

В таблиці «Дані для верифікації» відображуються установчі документи навчального закладу. Документи оформлюються встановленим порядком ведення діловодства (на офіційних бланках навчального закладу). Порядок дій описано в розділі «Функціональні кнопки на робочій панелі».

1) Завантажити файл

2) Верифікувати

3) Оновити

ВАЖЛИВО! Після верифікації документу внести зміни буде неможливим, тому перед відправленням на верифікацію необхідно перевірити правильність внесених даних. У разі

11

виникнення необхідності щодо внесення змін – зверніться листом із запитом до служби підтримки для зняття верифікації.

Погодження щодо надання доступу до даних завантажують навчальні заклади (відокремлені структурні підрозділи), які підпорядковані головному ВНЗ.

3.2. Анкетування

Вкладку «Анкетування» призначено для проведення опитування навчальних закладів з метою надання оцінки роботи Єдиної бази та пропозицій для її покращення.

12

3.3. Ліцензії

Вкладка «Ліцензії» складається з трьох таблиць: ліцензії навчального закладу; дані ліцензії; дані верифікації ліцензії.

3.3.1. Ліцензії навчального закладу

ВАЖЛИВО! Якщо ліцензія однакова для головного та підпорядкованих навчальних закладів, вона

вноситься кожним навчальним закладом з відповідними додатками (обмеження, що були встановлені раніше, зняті).

13

1) Додати

Для заповнення даних оберіть на робочій панелі

Занесіть визначену інформацію з ліцензії та натисніть «Додати», щоб дані збереглись в системі.

Після заповнення даних, визначених у таблиці, в її нижній частині буде відображено інформацію по даному документу – «Параметри ліцензії».

2) Редагувати

3) Знищити

4) Оновити

5) Активувати

Застосовується Адміністратором ЄДЕБО для активації оновленої ліцензії навчального закладу (за запитом щодо внесених змін).

14

6) Копіювати

Обравши на робочій панелі «Копіювати», відповідальна особа навчального закладу має можливість копіювати ліцензію, що вже була занесена до системи. Це необхідно у випадку, коли навчальний заклад отримав таку ж ліцензію, але з незначними змінами. Копіювання дає можливість не заносити всі дані заново, а лише внести корективи.

3.3.2. Дані ліцензії

В таблиці «Ліцензії навчального закладу» виберіть ліцензію, дані щодо якої будуть вноситись.

До таблиці «Дані ліцензії» вноситься інформація з додатків до ліцензії (з урахуванням підрозділу, який відповідає за напрям (о.к.р. бакалавр) та спеціальність (о.к.р. молодший спеціаліст, спеціаліст, магістр).

Попередження!

На даний час до ЄДЕБО не вносити інформацію щодо інших освітньо-кваліфікаційних рівнів, крім зазначених.

1) Додати

Обравши на робочій панелі ,

Ви отримаєте анкету для додавання даних ліцензії.

15

Функціональними кнопками «-» та «+», за необхідності, Ви можете додати або видалити підрозділ, у якому здійснюється підготовка за вибраним напрямом (спеціальністю) (для цього попередньо необхідно занести інформацію до вкладки «Структура»). Дані будуть використовуватись при доданні інформації у вкладці «Пропозиції».

Вкажіть код напряму або спеціальності (у сусідньому віконці) та натисніть «Пошук» для відображення вказаних даних. Наприклад, напрям «Дошкільна освіта».

ВАЖЛИВО!

У Довідниках інформацію щодо кодів напрямів та спеціальностей внесено згідно діючих керівних документів, а саме:

Переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста і магістра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 787 (останні зміни – ПКМУ № 227 від 21.03.2012); / http :// zakon 1. rada . gov . ua / laws / show /787-2010-% D 0% BF /

Переліку напрямів, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційним рівнем бакалавра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2006 р. № 1719 (останні зміни – ПКМУ № 576 від 01.06.2011); / http :// zakon 1. rada . gov . ua / laws / show /1719-2006-% D 0% BF / print 1343207203966705 /

Переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 червня 2007 р. № 839 (останні зміни – ПКМУ № 365 від 26.05.2010); / http :// zakon 1. rada . gov . ua / laws / show /839-2007-% D 0% BF /

наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 9 листопада 2010 року № 1067 «Про введення в дію переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста і магістра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 787» / http://document.ua/pro-vvedennja-v-diyu-pereliku-specialnostei-za-jakimi-zdiisn-doc38057.html /, у якому затверджено:

таблицю відповідності спеціальностей переліку 2010 напрямам підготовки переліку 2006 (згідно з додатком 1);

таблицю зіставлення спеціальностей освітньо-кваліфікаційних рівнів спеціаліста і магістра за переліком 1997 і переліком 2010 (згідно з додатком 2);

даних Додатків № 1 та 2 до Умов прийому до вищих навчальних закладів України в 2012 році, затверджених наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 12 жовтня 2011 р. №1179. / http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1221-11 /

керівних документів інших міністерств та відомств.

Постанови Кабінету Міністрів України та накази Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України також розміщено на сайті ДП «Інфоресурс» в розділі «Правове поле» (inforesurs.gov.ua/prav_pol.html).

Звертаємо Вашу увагу на те, що:

16

http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/787-2010-%D0%BF

http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1221-11

http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/839-2007-%D0%BF

http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1719-2006-%D0%BF/print1343207203966705

код напряму (о.к.р. бакалавр) повинен містити 6 цифр після крапки (наприклад, 6.010101);

код спеціальності (о.к.р. молодший спеціаліст, спеціаліст, магістр) повинен містити 8 цифр після крапки (наприклад, 5.01010101).

У тому випадку, коли коди напрямів та спеціальностей, вказані в додатках до ліцензії, не включені до Довідників в ЄДЕБО, дані в базу необхідно внести з урахуванням вимог вищезгаданого наказу МОНМСУ від 9 листопада 2010 року № 1067 (згідно таблиць відповідності та зіставлення спеціальностей).

У вікно «Кількість місць» внесіть ліцензований обсяг за даним напрямом (спеціальністю). Якщо прийом студентів за одним напрямом (спеціальністю) здійснюється кількома підрозділами навчального закладу, включеними до його структури, навчальний заклад розподіляє ліцензований обсяг між цими підрозділами (розподіл, за необхідності, можна буде корегувати під час вступної кампанії).


3) Знищити

4) Оновити

17

3.3.3. Дані верифікації ліцензії

ВАЖЛИВО!Після верифікації документу внести зміни буде неможливим, тому перед відправленням

на верифікацію необхідно перевірити правильність внесених даних. У разі виникнення необхідності внесення змін зверніться з запитом до технічної підтримки.

Передбачається, що верифікацію ліцензій буде здійснювати установа, уповноважена МОНМСУ (на сьогодні верифікація ліцензій не проводиться).

Для верифікації ліцензії необхідно виділити відповідну ліцензію в таблиці «Ліцензії навчального закладу» та завантажити її скан-копії за допомогою робочої панелі, яка має наступний вигляд:

1) Додати сторінки


3) Оновити

3.4. Рейтинги

У вкладці «Рейтинги» заповнюється інформація з метою виконання листа МОНМСУ від 14.02.13 р. за № 1/9-118 «Щодо проведення рейтингу вищих навчальних закладів у 2013 році» (для ВНЗ ІІІ-ІV рівнів акредитації).

18

Вкладка «Рейтинг» складається з «Таблиці рейтингів» та «Даних для верифікації».

3.4.1. Таблиця рейтингів

Таблиця має наступну панель управління:

1) Навчальний рік

Оберіть навчальний рік, за який заповнюються дані.


Заповніть вказану таблицю документально підтвердженими даними. Зробіть подвійний клік маніпулятора (миші) на потрібному показнику або виділіть цей показник та натисніть

.

У вікні, що з’явиться, внесіть значення показника та натисніть «Застосувати» для відображення даних у таблиці.

3) Розрахунок

Для розрахунку середнього значення результатів ЗНО та середнього значення бала

документів про повну загальну середню освіту натисніть .

У вікні, що з’явиться, натисніть кнопку «Розрахувати». У формі з’являться дані середніх балів документів про освіту за обрану вступну кампанію для пунктів П35 та П36.

19

Отримані дані необхідно внести у відповідні пункти таблиці.

4) Оновити

5) Друк

Натисніть кнопку «Друк» та збережіть дані у необхідному форматі.

3.4.2. Дані для верифікації



На верифікацію завантажується сканована копія документу, що був відправлений до МОНмолодьспорту, у тому разі, коли не надійшло зворотнього повідомлення про виправлення помилок у документі.

3) Оновити

20

3.5. Структура

Дана вкладка необхідна для додання навчальним закладом всіх підпорядкованих йому елементів, для структурних підрозділів. Інформація щодо структури навчального закладу використовується під час занесення даних ліцензій та подання пропозицій на вступ до навчального закладу (мають значення надані підрозділу права щодо прийому заяв абітурієнтів, обліку студентів та співробітників).

Вкладка має наступний вигляд:

Для додання нового елементу натисніть на панелі , після чого з’явиться вікно:

21

У «випадаючому» списку вкладки «Загальні дані» оберіть тип структурного підрозділу,

внесіть повну та скорочену назви даного підрозділу. Інформація щодо кафедр та нижче вноситься за необхідності.

При потребі внесіть додаткову інформацію (опис). Позначте початкову та кінцеву дати існування даного підрозділу (якщо кінцеву дату не визначено, залишіть встановлену за умовчанням).

Для визначення наданих підрозділу прав позначте «галочками» відповідні поля (приклад наведено нижче).

Для встановлення можливості подання вступниками заяв одночасно до головного вищого навчального закладу, так й, окремо, до його відокремленого структурного підрозділу (тобто більше трьох до головного навчального закладу з його відокремленими структурними підрозділами) зробіть відповідну позначку в полі «Рахувати структурний підрозділ окремим УЗ при підрахунку 5/3» (відповідність інформації перевіряється!).

Інші можливості (щодо співробітників) будуть реалізовані пізніше.

22

Також на даний час не є обов’язковим заповнення вкладки «Спеціальності», яку передбачено для кафедр.

У вкладці «Спеціальності» введіть код напряму, за яким кафедра веде підготовку, та

натисніть , після чого отримаєте (приклад):

Позначте «галочками» необхідні напрями та натисніть , після чого отримаєте (приклад):

23

Повторіть цей алгоритм для всіх необхідних напрямів.

Для видалення помилково введених даних натисніть .

Після занесення всієї інформації для збереження даних натисніть «Застосувати», після чого інформація щодо підрозділу в таблиці прийме вид:

До розділу необхідно додати всі структурні підрозділи, що є у підпорядкуванні навчального закладу.

24

3.6. Звіти

До вказаної вкладки буде завантажуватись необхідна звітна та статистична інформація, доступна до скачування.

На даний час формуються наступні звіти:

1. Журнал реєстрації осіб, які вступають до навчального закладу (форма № Н-1.02), затверджений наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 29 березня 2012 р. № 384.

2. Оперативні дані за наступними формами, встановленими Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України, а саме:

Зведені дані про результати прийому (форма № 1);

Інформація про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями (форма № 2).

3. Моніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012, а саме:

Зараховано на перший курс денної форми навчання мешканців області, де розташований навчальний заклад (додаток № 1);

Зараховано на перший курс денної форми навчання за регіонами України (додаток № 2).

4. Зведені дані по контингенту студентів.5. Студенти, у яких активно декілька освіт. Звіт призначено для виявлення та

виправлення навчальним закладом помилок:– студент паралельно здобуває освіту за кількома спеціальностями (напрямами) з порушенням нормативних актів. Наприклад, студент навчається за державним замовленням двічі за одним ОКР або паралельно навчається на денній формі;– при внесенні даних студента до Єдиної бази допущено технічну помилку. Наприклад, студент двічі внесений на одну спеціальність (напрям).

25

1) Вивести

1.1) Виведення на друк Журналу реєстрації осіб, які вступають до навчального закладу (форма № Н-1.02):

– виділіть строку «Журнал реєстрації осіб…» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Пропозиція»:

– оберіть пропозицію, за якою необхідно вивести Журнал, та натисніть «Вибрати»:

– у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

26

1.2) Виведення на друк Зведених даних про результати прийому (форма № 1):

– виділіть строку «Зведені дані про результати прийому» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «ОКР Загальний», оберіть потрібний ОКР та натисніть «Вибрати»;

– таким же чином оберіть форму навчання;


– повторіть дії для всіх необхідних варіантів «ОКР + Форма навчання»;

– для виведення загальних даних необхідно, щоб поля ОКР та Форма навчання були незаповненими. Для їх очищення від попередньої інформації натисніть на робочій панелі «Оновити», а вже потім «Вивести».

До заочної форми навчання включено: заочна, вечірня, екстернат, дистанційна.

До ОКР включено всі його деталізації в пропозиціях на вступ.

У примітках до форми № 1 зазначено, що вона складається за ОКР молодший спеціаліст та бакалавр.

27

У пункті 3 «Сільська молодь» вказано кількість осіб, в адресі яких вказано село або селище (у форматі КОАТУУ).

Також відсутня в базі інформація по пункту 4 щодо осіб, які будуть навчатись на умовах отримання довготривалих цільових кредитів.

1.3) Виведення на друк Інформації про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями:

– виділіть строку «Інформація про результати прийому…» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ.

При цьому звертаємо увагу, що у дані у стовбцях «План» відповідатимуть даним у пропозиціях на вступ, у стовбцях «Факт» - даним у сформованих в ЄДЕБО наказах про зарахування.

28

1.4) Виведення на друк звіту Моніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012 (додатки № 1 або № 2);

– виділіть строку «Моніторинг міграційних потоків …» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Вступна кампанія»:

– оберіть рік, за який необхідно вивести звіт, та натисніть «Вибрати»;


1.5) Виведення на друк Зведених даних по контингенту студентів:

– виділіть строку «Зведені дані …» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Структурний підрозділ» та оберіть підрозділ, за яким необхідно вивести зведені дані, та натисніть «Вибрати». Для виведення даних щодо всього навчального закладу залишіть поле незаповненим;

– таким же чином оберіть навчальний рік;

29


1.6) Виведення на друк звіту Студенти, у яких активно декілька освіт:

– виділіть строку «Студенти, у яких…» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

2) Оновити

30

3.7. Повідомлення

У вкладці показуються повідомлення, що надходять навчальному закладу з ЄДЕБО, для доведення до адміністраторів та користувачів навчального закладу обов’язкової та невідкладної інформації.

За наявності нових повідомлень при вході користувача в базу виводиться попередження, після натискання на яке здійснюється автоматичний перехід до цієї вкладки.

В дужках вказано типи та кількість повідомлень. Повідомлення можуть бути одноразовими, постійними або на встановлений термін.

Для ознайомлення з текстом повідомлення натисніть «Переглянути».

Повідомлення стає неактивним після його прочитання або виконання дій, передбачених в ньому.

31

3.8. Звернення

Вкладка «Звернення» створена для обробки запитів (звернень) навчальних закладів та вирішення проблемних питань в Єдиній базі, функціонує на заміну листів електронної пошти.

Зверніть увагу! Відправка оригіналів офіційних звернень поштою є обов’язковою (та буде перевірятись)!

Відкривається таблиця:

На робочій панелі розташовані наступні кнопки:

– «Додати»: створення звернення;

– «Редагувати»: редагування вже створеного звернення, яке знаходиться лише в статусі «Новий»;

– «Видалити»;

– «Оновити»;

– «Xls» – експорт таблиці з переліком звернень;

– «Додати сторінки»: завантаження сканкопій документів;

– «Верифікувати»: направлення звернення на опрацювання (встановлення статусу «Потребує верифікації»).

32

Стовбці таблиці мають наступне значення:

– № – номер запиту;

– Тип – напрям проблемних питань у зверненні;

– Текст – супровідний текст (коментар до листа);

– Змінено – дата створення запиту;

– Додав – користувач ВНЗ, який створив запит в Єдиній базі;

– № вер. – номер документа на верифікацію;

– Стат.вериф. – поточний статус документа на верифікацію;

– Дата вст. стат. – дата встановлення поточного статусу;

– Виконавець – особа, якою встановлено останній статус (після обробки запиту – спеціаліст зі служби підтримки).

Для створення нового звернення необхідно натиснути кнопку «Додати», обрати тип звернення та коротко описати його зміст, після чого натиснути «Застосувати».

Типи звернень:

№№

Назва запиту Розділ Єдиної бази

1. Створення карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) та датою народження.

Картка особи

2. Корегування у картці особи прізвища, внесеного з помилкою. Картка особи

3. Зміна у картці особи даних документу про освіту, його середнього балу. Картка особи

4. Зміна типу помилково внесеного документу про освіту особи, за яким здійснено вступ на навчання (наприклад, з диплому молодшого спеціаліста на диплом бакалавра).


5. НЗ не може ввести дану особу, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу про освіту особи (такі ж серія та номер).


6. Зміна ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) абітурієнта (студента), який вже був внесений до ЄДЕБО під час попереднього навчання в НЗ та за час


33

після випуску (відрахування) з НЗ змінив ПІБ (наприклад, попередній документ про освіту був отриманий за іншим ПІБ та зміну ПІБ підтверджено документально).

7. Зміна дати встановлення статусу особи в наказі (наприклад, наказ про зарахування на навчання від 25.08, студентів зараховано з 01.09, а внесено дані як з 25.08).

Вступ

8. Зміна курсу навчання особи в наказі про зарахування (наприклад, в наказі про зарахування на навчання встановлено 2 курс, а окремі студенти були зараховані на 3 курс).

Вступ

9. Зняття верифікації з наказів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних.

Учбовий процес

10. Надання НЗ доступу для внесення до ЄДЕБО даних абітурієнтів після закінчення вступної кампанії (за рішенням МОН, у виключних випадках).

Вступ

11. Надання НЗ доступу до Тестової бази (для перевірки інтеграції власного програмного засобу, тренування користувачів НЗ).

12. Зміна окремих даних НЗ (користувачів): номери телефонів, адреси електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами).

Адміністру-вання

13. Документи на підключення нових користувачів НЗ в ЄДЕБО (Заява на генерацію ключів з додатками (Дані та Згода), Наказ про закріплення користувачів).


14. Документи на зміну користувачів НЗ в ЄДЕБО (Заява на генерацію ключів з додатками (Дані та Згода), Наказ про закріплення користувачів).


15. Документи на блокування користувачів НЗ в ЄДЕБО (Заява, Наказ по НЗ тощо).


16. Заява на підключення власної системи (програмного засобу) НЗ через програмний інтерфейс доступу до ЄДЕБО.


17. Заява на підключення НЗ до ЄДЕБО за допомогою апаратно-програмного комплексу «ІІТ Захист з’єднань-2. Проксі захисту».


18. Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення функціоналу ЄДЕБО.

19. Звернення НЗ щодо програмних методів, що застосовуються в ЄДЕБО.

До звернення необхідно підкріпити скановані копії документів стосовно цього запиту (офіційний лист, паспорт, освітні документи тощо), натиснувши «Додати сторінки».

Для направлення звернення на опрацювання його необхідно перевести в статус «Потребує обробки» натиснувши «Верифікувати».

Звернення може мати статуси:

«Нове»: створено нове звернення;

34

«Потребує обробки»: звернення відправлено до розгляду службою підтримки;

«Оброблюється»: звернення опрацьовується оператором;

«Вирішено»: завершено роботу зі зверненням;

«Відмова»: звернення потребує уточнення або відмовлено в його обробці з повідомленням причини.

3.9. Угоди

Вкладка «Угоди» на цей час призначена для уточнення адміністратором навчального закладу кількості студентів для врахування при розрахунку щоквартальної плати у додатковій угоді на 2013 рік. Остаточно кількість студентів визначається юридичним відділом ДП «Інфоресурс».

Натисніть «Редагувати», введіть відповідне число, після чого натисніть «Застосувати».

Для підтвердження внесених даних змініть на робочій панелі статус на «Опрацьована».

Подальші значення статусів:

Закрито – кількість студентів звірено та передано дані для розробки додаткової угоди;

Відправлено – угоду відправлено в паперовому вигляді (2 прим.) до навчального закладу.

35

4. ДОВІДНИКИ

4.1. Спеціалізації

Вкладка служить для створення навчальним закладом необхідних спеціалізацій до спеціальностей.

ВАЖЛИВО!

Внесення спеціалізацій не є обов’язковим та здійснюється за необхідності.Всі спеціалізації, створені навчальними закладами, включаються до загальної бази.Для напрямів о.к.р. бакалавр спеціалізації не створюються. У разі необхідності їх введення

створіть потрібну спеціалізацію для спеціальності (о.к.р. спеціаліст, магістр), спорідненої з напрямом (щодо деталізації напрямів також дивіться розділ 6 «Пропозиції» / «Додати»).

Вкладка складається з таблиць «Запити» та «Дані запиту».

Щоб створити новий документ для внесення спеціалізації, в таблиці «Запити» натисніть

.

Натиснувши «Створити», Ви отримаєте наступну таблицю:

36

У даному вікні зазначаються:

– № створеної спеціалізації; – статус документу; – дата створення/зміни.

Внесіть необхідну інформацію в таблицю «Дані запиту»:

1) Додати

Щоб внести саму спеціалізацію, натисніть .

Внесіть код спеціальності, в якій необхідно створити потрібну Вам спеціалізацію, та назву спеціалізації. Також з’явилась можливість створювати спеціалізації для старих кодів, для цього

потрібно натиснути на кнопку наприкінці рядка з назвою «Редакція».

ВАЖЛИВО!

Назва спеціалізації не може співпадати з назвою спеціальності.Кожну спеціалізацію додавайте окремо (не через «;» або «/», без « »). Одним із завдань є

приведення назв спеціалізацій до однакового формату.

37

Після занесення всієї інформації для збереження даних натисніть «Додати», після чого інформація щодо спеціалізації в таблиці прийме вид (спеціалізація зі статусом «Нова»):

Виконайте вказану послідовність дій для кожної спеціальності, що має спеціалізації.

В одному запиті можна створити декілька пар «спеціальність – спеціалізація».

ВАЖЛИВО!

Для кожної спеціальності одну й ту ж спеціалізацію можна внести лише один раз, тому повідомлення

означає, що спеціалізацію вже створено та включати її до запиту немає необхідності. В розділі 6 «Пропозиції» Ви зможете скористатися внесеними спеціалізаціями.

Для відправки інформації на обробку оператору в таблиці «Запити» виділіть відповідний

запит щодо додання спеціалізацій та натисніть .

Після відправки відображення матиме статус «Потребує обробки»:

У разі позитивного результату обробки запиту спеціалізація отримає статус «Додана».

2) Знищити

6) Оновити

7) Редагувати38

4.2. Квоти

Вкладка служить для занесення навчальним закладом, за необхідності, типів квот цільового прийому, встановлених у ньому на вступ для визначених категорій абітурієнтів (наприклад, сільська молодь). Обсяги квот цільового прийому за кожним видом необхідно внести при створенні пропозицій на вступ (розділ 6).

Перелік квот визначений відповідно до листа Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.08.2011 р. № 1/9 – 582 «Про типову форму наказу про зарахування».

Дані щодо пільгових категорій абітурієнтів в цій вкладці не заносяться.

Інформацію щодо встановлених квот буде відображено у таблиці:

1) Додати

Щоб внести квоту, натисніть .

Виберіть у вікні одну з визначених квот:

1) іноземні громадяни;2) особи з сільської місцевості;3) особи з прикордонної місцевості;4) особи з обмеженими можливостями (вадами слуху);5) інша квота.

В примітці зазначте підстави для застосування квот (квоти на вступ встановлюють МОНМСУ та інші уповноважені органи влади).

39


3) Знищити

4) Оновити

5) Вступна кампанія

4.3. Факультет ДП (факультет довузівської підготовки)

Цей розділ необхідно створити та наповнити інформацією при наявності у навчальному закладі факультету довузівської підготовки (підготовчих курсів).

1) Додати

Щоб створити ФДП, натисніть , у вікні введіть назву підготовчих курсів та натисніть «Застосувати» для збереження інформації. Інформацію буде відображено у наступному вигляді:

2) Знищити

3) Оновити


40

4.4. Довідники

В даному розділі знаходяться існуючі довідники ЄДЕБО. Довідники регулярно оновлюються, за необхідності здійснюється корегування даних.

4.4.1. Напрями

В даному довіднику розміщені всі напрями за о.к.р. «Бакалавр».

4.4.2. Спеціальності

В даному довіднику розміщені всі спеціальності за о.к.р. «Спеціаліст», «Магістр» та «Молодший спеціаліст».

41

4.4.3. Спеціалізації

В цьому довіднику відображені всі спеціалізації, що введені навчальними закладами та пройшли перевірку (у довіднику «Спеціальності (загальний)» представлені спеціальності разом з своїми спеціалізаціями).

4.4.4. Спеціальності (загальний)

В даному довіднику розміщені всі існуючі спеціальності (з відповідними кодом та назвою галузі, кодом та назвою напряму, назвою спеціалізації (за наявності).

4.4.5. Кваліфікаційні рівні

В даному розділі довідника вказані освітньо-кваліфікаційні рівні (далі – о.к.р.), за якими здійснюється набір.

Освітньо-кваліфікаційні рівні відповідно до Умов прийому до ВНЗ у 2013 році(для внесення даних в ЄДЕБО)

з типами документів про освіту, за якими можливо вступати на навчання

Назва ОКР Код Перелік документів, на основі яких можливий вступ для вказаного ОКР

Курс

Молодший спеціаліст на основі базової загальної середньої освіти

4 Свідоцтво про базову загальну середню освіту, Атестат про повну загальну середню освіту, Свідоцтво кваліфікованого робітника, Диплом кваліфікованого робітника, Диплом молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

1(тільки

денна форма)

Молодший спеціаліст (зі скороченим терміном навчання)

43 Свідоцтво кваліфікованого робітника, Диплом кваліфікованого робітника, Диплом

1

42

молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

Молодший спеціаліст (з нормативним терміном навчання, на 2 курс)

44 2


45 3


46 4

Молодший спеціаліст на основі повної загальної середньої освіти

41 Атестат про повну загальну середню освіту, Свідоцтво кваліфікованого робітника, Диплом кваліфікованого робітника, Диплом молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

1, 2,3 (заочна)

Бакалавр 1 1

Бакалавр (зі скороченим терміном навчання)

11 Диплом молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

1

Бакалавр (з нормативним терміном навчання, на 2 курс)

13 2

Бакалавр (з нормативним терміном навчання, на 3 курс)

14 3

Бакалавр (зі скороченим терміном навчання, термін навчання - 2 роки)

17 1

Бакалавр (зі скороченим терміном навчання, термін навчання - 3 роки)

18 1

Спеціаліст 3 Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

1, 5,6 (заочна)

Магістр 2 1, 5, 6Спеціаліст на основі повної загальної середньої освіти

33 Атестат про повну загальну середню освіту, Свідоцтво кваліфікованого робітника, Диплом кваліфікованого робітника, Диплом молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

1(тільки для

медичних та ветери-нарних

спеціаль-ностей)

Магістр на основі повної загальної середньої освіти

21

Магістр (з нормативним терміном навчання, на 2 курс)

22 Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка 2

Спеціаліст (з нормативним терміном навчання, на 2 курс)

31 Диплом молодшого спеціаліста, Диплом бакалавра, Диплом спеціаліста, Диплом магістра, Академічна довідка

2(медич.)

Спеціаліст (зі скороченим терміном навчання)

32 1, 5(медич.)

Спеціаліст (з нормативним терміном навчання, на 4 курс)

34Диплом спеціаліста, Диплом магістра 4

(медич.)

4.4.6. Форми навчання

В даному розділі довідника відображено форми навчання, за якими здійснюється занесення даних абітурієнтів.

43

4.4.7. Типи документів персон

В даному довіднику вказано перелік документів, які надає абітурієнт при поданні заяви на вступ до навчального закладу (залежно від рівня освіти абітурієнта, напряму (спеціальності) та умов вступу), а також документи, які видаються студентам. В останній колонці статус «1» мають документи, на основі яких можливо подавати заяви на вступ.

4.4.8. Вступні кампанії

Даний довідник відображає вступні кампанії за роками, формами навчання (денна, заочна, вечірня, екстернат, дистанційна) та термінами їх проведення.

4.4.9. Типи контактів персон

В даному розділі довідника вказані всі типи контактів, які можливо використовувати, при реєстрації абітурієнтів.

4.4.10. Пільги

В даному розділі довідника вказані встановлені законодавством пільги для окремих категорій абітурієнтів.

44

4.4.11. Олімпіади

В даному розділі довідника вказані додаткові бали для абітурієнтів за досягнення у Всеукраїнських учнівських олімпіадах та конкурсах Малої академії наук.

4.4.12. Перелік навчальних закладів

В даному розділі довідника наведено Перелік навчальних закладів, включених до ЄДЕБО

за окремими кодами. Інформація використовується, у першу чергу, при внесенні студентів, які переводяться (поновлюються) з інших навчальних закладів.

Для зручного вибору навчального закладу з переліку введіть хоча б частину його назви в полі «Пошук».

4.4.13. Статуси навчання

В даному розділі довідника вказані статуси навчання, в яких може знаходитись студент.

45

4.4.14. Статуси заяви

Даний довідник показує статуси заяви абітурієнта, які можуть їй встановлюватись під час вступної кампанії.

4.4.15. Причина академвідпустки

В даному розділі довідника вказані причини академвідпустки, що може надаватись студенту.

4.4.16. Причина відрахування

В даному розділі довідника вказані причини відрахування, за якими студент може бути відрахованим з навчального закладу.

46

5. АДМІНІСТРУВАННЯ

У разі необхідності, відповідальній особі навчального закладу надається можливість створення нового користувача ЄДЕБО.

5.1. Користувачі

ВАЖЛИВО!

В цьому розділі термін «Користувач» означає людину (відповідальну особу), яка отримує відповідні права для роботи з ЄДЕБО. Всі призначення осіб, які мають право безпосередньо працювати з ЄДЕБО, повинні бути оформлені відповідними наказами по навчальному закладу. У навчальному закладі також повинні бути видані відповідні документи (положення, інструкції тощо), де визначені права та обов’язки керівників та відповідальних осіб, яким надано право призначати і усувати від роботи «користувачів ЄДЕБО» їх навчального закладу, права та обов’язки користувачів тощо.

Особливо слід відзначити (і довести до користувачів) той факт, що ВСІ ДІЇ щодо введення та редагуванню даних в ЄДЕБО автоматично фіксуються.

У зв’язку з цим, передача паролів стороннім особам (у тому числі і безпосереднім начальникам) категорично заборонена. Особа («користувач»), що вносить дані в ЄДЕБО, несе персональну відповідальність за свої дії і коректність внесених даних.

ПОПЕРЕДЖЕННЯ!

Навіть при тимчасовому припиненні роботи з ЄДЕБО (користувач відходить від комп’ютера, з якого здійснено вхід в програму) слід припиняти сеанс роботи (вихід з програми) або виконувати блокування комп’ютера для недопущення несанкціонованого зчитування або редагування даних ЄДЕБО.

5.1.1. Картка користувача

У наступному вікні відображено дані відповідальної особи навчального закладу:

47

Для додання нових користувачів відповідальна особа навчального закладу повинна особисто внести до ЄДЕБО інформацію щодо них за допомогою панелі управління. Для цього необхідно:

– створити особову картку в таблиці «Користувачі»;

– завантажити необхідні дані в таблиці «Верифікація».

В ЄДЕБО необхідно додати всіх користувачів навчального закладу, незалежно від способу їх підключення.

Робоча панель:

1) Додати

Для заповнення особистих даних нового користувача оберіть на робочій панелі , щоб створити новий запис:

Внесіть до запропонованого вікна значення показників. Показники, відзначені символом «*», є обов’язковими для заповнення.

48

Після заповнення показника «ПІБ» натисніть наступний показник «Логін», де буде автоматично сформовано транслітерацією логін користувача у вигляді - “прізвище. і`мя@edbo.gov.ua” (наприклад, Петренко Іван Васильович – petrenko. ivan @ edbo . gov . ua ). Окремі букви в імені та прізвищі у логіні, за необхідності, можна відредагувати вручну (поки користувача ще не створено).

Даний логін також використовується під час роботи з форумом та електронною поштою (новому користувачу також автоматично надається поштова скринька).

ВАЖЛИВО!

При редагуванні пам’ятайте, що в логіні можна використовувати тільки літери латинського алфавіту і, на відміну від звичайної адреси e-mail, ця адреса використовується в подальшому при вході користувача в ЄДЕБО, тому прописні та строкові («великі» та «маленькі») літери відрізняються. Максимальна довжина логіну – 32 символи.

Наприклад, адреси [email protected] та р[email protected] – ідентичні (однакові), а такі ж логіни – відмінні!

Вибір «Сертифікату» для користувача здійснюється, виходячи з способу його підключення:

з сертифікатом (підключення через клієнт криптозахисту) – звичайне підключення додаткового робочого місця користувача (без шлюзу);

без сертифікату (підключення через шлюз) - підключення додаткового робочого місця користувача у разі організації доступу навчального закладу до ЄДЕБО за допомогою апаратно-програмного комплексу «ІІТ Захист з’єднань-2. Проксі захисту»;

без сертифікату (підключення через SOAP шлюз) - підключення власної системи (програмного засобу) навчального закладу через програмний інтерфейс доступу до ЄДЕБО.

Ключова фраза голосової ідентифікації - слово, вираз, набір символів та цифр, що визначені користувачем в додатку до заяви на генерацію ключів та які будуть використовуватись при телефонному зв'язку в екстрених випадках.

«Роль» нового користувача можуть бути обраними із запропонованого списку відповідальною особою навчального закладу (рівень прав, що будуть надані користувачу).

Передбачено два типи показників «Ролі» – Адміністратор та Оператор.

Адміністратор - відповідальна особа навчального закладу, яка має права Оператора щодо внесення та редагування даних. Крім того, Адміністратор встановлює права доступу для Операторів та Користувачів.

Оператор - особа, яка має права щодо внесення та редагування даних.

За умовчанням передбачено три типи показників «Групи» – Адміністратор, Оператор, Користувач. У вкладці «Групи користувачів» Адміністратор навчального закладу має можливість створювати та змінювати групи, визначати їх права щодо доступу до інформації.

Звертаємо увагу, що у такому сенсі «користувач» використовується тільки для показників «Групи», в інших випадках це узагальнене поняття.

49

mailto:[email protected]

В полі «Департамент» визначте структурний підрозділ, у якому працює користувач, в полі «Посада» - відповідно посаду, яку він займає.

В «Е-mail» вкажіть адресу електронної пошти, що визначена користувачем в додатку до заяви на генерацію ключів, на яку новому користувачу прийде повідомлення щодо підключення до ЄДЕБО, а також, у разі необхідності, буде використовуватись для альтернативного зв’язку.

В номерах «Службового телефону» та «Мобільного телефону» вказуйте тільки цифри (наприклад, 0671234567, 0447654321).


В даних користувача можна змінювати роль, e-mail, номера телефонів, нотатки та встановлювати позначку «Відповідальна особа» (для Адміністратора). Пароль змінюється окремо.

3) Знищити

Для видалення облікового запису користувача виберіть його та натисніть .

Після видалення запису користувач втрачає можливість роботи з ЄДЕБО.

4) Пароль

Користувач має можливість замінити існуючий пароль на новий, обравши на робочій

панелі .


50

При введенні паролю прописні та строкові літери є відмінними. Пароль являється суворо індивідуальним, передача його іншим особам заборонена.

Користувач повинен розуміти, що база даних ЄДЕБО є державною власністю і захищена відповідними законодавчими актами України. Всі користувачі несуть персональну відповідальність за результати своєї роботи з ЄДЕБО!

5) Блокувати

Адміністратор навчального закладу має можливість заблокувати створеного користувача,

обравши на робочій панелі .

Цей користувач втрачає право роботи з базою (але не буде видалений з неї), в подальшому його можна допустити до роботи таким же чином, скориставшись кнопкою «Розблокувати».

6) Підпорядковані

Адміністратор навчального закладу має доступ до записів відокремлених підпорядкованих навчальних закладів, які мають окремі коди в ЄДЕБО та зазначені в «Основних даних», та може встановлювати доступ для роботи в них визначеним користувачам (про встановлення доступу також дивіться в п.3.1.1 «Редагування даних навчального закладу»).

Для надання доступу оберіть запис потрібного користувача та натисніть «Підпорядковані».

У вікні, що відкриється, поставте позначку проти відповідного навчального закладу, до якого користувачу надається доступ, та натисніть «Застосувати». Після чого необхідно вийти з ЄДЕБО - клієнта та зайти знову.

Для вибору навчального закладу, до якого необхідно перейти, натисніть (у верхньому правому куті головного вікна) та оберіть подвійним кліком «миші» навчальний заклад.

51

Таким чином, на сторінках в ЄДЕБО відокремлених підпорядкованих навчальних закладів можна вносити дані шляхом надання доступу користувачам головного навчального закладу або додання нових користувачів у самому підпорядкованому навчальному закладі.

7) Поля

8) Xls

9) Оновити

5.1.2. Верифікація користувачів

Верифікація користувачів навчального закладу здійснюється за трьома документами:

– заява на генерацію ключів;

– додаток до заяви на генерацію ключів (зі згодою на обробку персональних даних);

– наказ про закріплення користувачів.

Після створення відповідальної особи навчального закладу в таблиці «Верифікація» вже існує одна пара вищезгаданих документів (заява на генерацію ключів з підкріпленими додатками, наказ про закріплення користувачів).

Для роботи користувачів створіть додаткову пару (за необхідності – декілька пар) цих документів, в яких вказані користувачі, дані яких вносяться. Якщо заява та наказ ті ж самі, що й у відповідальної особи навчального закладу, завантажте їх повторно. Суттєвою відмінністю є лише випадок, коли вносяться дані користувачів, які працюватимуть у власній системі навчального закладу, – необхідно завантажити заявку, подану на власну систему.

52

На сайті inforesurs.gov.ua в розділі «Завантаження» розміщено типові форми заяв:

Заява на генерацію ключів;

Заява на підключення навчального закладу до ЄДЕБО за допомогою апаратно-програмного комплексу «ІІТ Захист з’єднань-2. Проксі захисту»;

Заява на підключення власної системи (програмного засобу) через програмний інтерфейс доступу до ЄДЕБО;

Заяви на заміну адміністратора (користувача) з сертифікатом (підключення через клієнт криптозахисту)

Додаток до заяви на генерацію ключів.

ВАЖЛИВО!Після верифікації документу внести зміни буде неможливим, тому перед відправленням

на верифікацію необхідно перевірити правильність внесених даних. У разі виникнення необхідності внесення змін зверніться з запитом до технічної підтримки.

1) Додати

Якщо особові записи користувачів навчального закладу створено, натисніть .Ви маєте можливість одразу обрати зручний для Вас спосіб відправки паролю до архіву з

сертифікатами користувачів (вибір можна змінити пізніше у вікні з додатками до заяви, обравши «Спосіб відправки» (дивись нижче).

Існує три варіанти:– поштовий лист;– лист на e-mail (за умовчанням, рекомендований спосіб);– SMS-повідомлення (на вказаний в заяві мобільний телефон відповідальної особи).

Зробіть свій вибір та натисніть «Додати», після чого в таблиці «Верифікація» з’явиться друга пара вищезгаданих документів (зі статусом «Новий»), призначена для верифікації нових користувачів.

53

2) Знищити

Для видалення документу (зі статусом «Новий») виділіть його та натисніть .


Заяву на генерацію ключів та Наказ про закріплення користувачів завантажте визначеним способом (розділ 10).

Додатки до заяви рекомендується (найбільш ефективно) завантажувати під заявою одразу для всіх створених користувачів.

Для завантаження додатків до заяви, натисніть «+», щоб отримати наступне вікно:

Натисніть «Завантажити додатки» і вищевказаним способом завантажте на кожного з створених користувачів додатки до заяви (дані та згоду на обробку персональних даних). У разі успішного завантаження у стовбці «Скан» з’явиться напис «скан».


Відправте документи на верифікацію визначеним способом (розділ 10).

Додатки до заяви окремо від заяви не верифікуються, тому необхідно спочатку превірити їх, натиснувши «скан», а потім перевіряти саму заяву.

ВАЖЛИВО!

Завантажені скан-копії документів (заявка на генерацію ключів (з додатками), наказ про закріплення користувачів) повинні відповідати їх паперовому варіанту, направленому поштою. Невідповідність документів є підставою для блокування користувачів до моменту усунення помилок.

8) Отримано ключі

В полі «Отримано сертифікат» таблиці «Верифікація» значення «ні» зміниться на «так».

9) Оновити

54

5.2. Групи користувачів

У цій вкладці Адміністратор навчального закладу має можливість створювати та змінювати групи, визначати їх права щодо доступу до інформації.

Щоб створити нову групу, натисніть .

У вікні, що з’явиться, введіть назву групи, після чого отримаєте (приклад):

Також Адміністратор навчального закладу має можливість заблокувати доступ до

ЄДЕБО вибраній групі, натиснувши .

Для регулювання доступу до бази натисніть та позначте структурні підрозділи, до інформації щодо яких матимуть доступ члени групи (приклад):

55

У вікні буде відображено зазначену інформацію:

У вкладці поряд позначте напрями, до інформації щодо яких матимуть доступ члени групи (приклад):

У вікні буде відображено обрані напрями:

.

56

6. ВСТУП

6.1. Пропозиції

У цій вкладці навчальний заклад створює пропозиції на вступ до нього.

У вкладці відкриється таблиця (з горизонтальним скролінгом (можливістю «прокручення» зображення) знизу таблиці):


– № – загальний номер створеної пропозиції в ЄДЕБО;

– Блок – статус блокування помилкових пропозицій з метою припинення прийому на них заяв. Внесені заяви повинні бути скасованими або перенесеними на інші пропозиції

(за необхідності, змінювати статус на заблоковано ( ) можливо кнопкою «Блок.»,

повторним натисканням – р озблокування ( );

– ЕЗ – довідкова інформація щодо можливості подавати заяви в електронній формі (автоматично встановлюються значення:

«так» - для вступників на о.к.р. Бакалавр, на 1-й курс, на основі повної загальної середньої освіти, з сертифікатами ЗНО (за необхідності, змінювати статус на «ні» можливо кнопкою «EZ»);

«ні» - для решти пропозицій);

– Структура – структурний підрозділ навчального закладу, до якого відноситься пропозиція (важливо для розподілу заяв всередині навчального закладу);

– Форма навчання;

– Курс – курс, на який здійснюється прийом;

57

– ОКР – освітньо-кваліфікаційний рівень навчання (додатково вказано термін навчання);

– Код напряму, Напрям – для о.к.р. Бакалавр;

– Код спеціальності, спеціальність – для о.к.р. Молодший спеціаліст, Спеціаліст, Магістр;

– Спеціалізація – за необхідності;

– Кваліфікація – освітньо-кваліфікаційний рівень (обов’язково повинен відповідати напряму (спеціальності);

– Бюджет – обсяг державного замовлення;

– Ліцензований обсяг – обсяг, визначений у ліцензії на освітню діяльність;

– Бюджет поповнення – прийом на поповнення (в межах обсягу державного замовлення попередніх років);

– Термін – встановлений термін навчання;

– Початок, Закінчення – дати початку та закінчення навчання;

– ДВ – ознака прийому для отримання другої вищої освіти;

– Предмети – перелік конкурсних предметів (порядок редагування дивіться нижче);

– Квоти – обсяг встановлених квот цільового прийому.

– EZ – зміна доступності пропозиції для подання заяв в електронній формі;

– Блок. – блокування (розблокування) пропозиції для внесення заяв

– Автоматичне створення – автоматичне створення (копіювання) пропозицій на основі аналогічних пропозицій попередніх років;

– Xls – експорт пропозицій в Excel.

ВАЖЛИВО!

Створення пропозицій на вступ є обов’язковим для навчального закладу! Вступники зможуть обирати тільки з внесеного переліку.

При цьому, якщо на відповідну пропозицію вже були подані заяви, видалити її як помилкову вже неможливо. Заяви слід скасувати або перенести на іншу пропозицію.

Уважно внесіть всі необхідні дані! Після того, як на вказаний у пропозиції напрям (спеціальність) буде подано хоча б одну заяву, доступними для корегування залишаться стовбці «ЕЗ», «Структура», «Бюджет», «Ліцензований обсяг», «Квоти» та «Предмети». Для локалізації помилкової пропозиції встановіть статус «ЕЗ» = «ні» (недоступна для прийняття заяв в електронній формі), скасуйте або перенесіть внесені на неї заяви, заблокуйте пропозицію.

1) Додати

58

Навчальний заклад має можливість додати пропозиції на вступ до нього, обравши на

робочій панелі . Відкриється наступне вікно (всі поля обов’язкові для заповнення):

У «випадаючому» вікні «Стр. підрозділ» виберіть структурний підрозділ, для якого створюється пропозиція на вступ (серед тих, яким при створенні структури навчального закладу (підрозділ 3.5 Інструкції) було надано (позначено «галочкою») можливість прийому заяв абітурієнтів.

У наступному «випадаючому» вікні додайте форму навчання із запропонованих:

Додайте кваліфікаційний рівень із запропонованих:

59

Вкажіть курс вступу, встановлений термін навчання, дати його початку та закінчення (згідно навчального плану). Для ЕКСТЕРНАТУ встановлення терміну навчання та дати його закінчення є необов’язковим.

За необхідності поставте ознаку прийому для отримання другої вищої освіти.

Введіть код напряму (спеціальності) (наприклад, 6.020303) та натисніть для отримання переліку. З переліку виберіть строку з необхідними напрямом (спеціальністю) та, за необхідності , спеціалізацією.

Ще раз звертаємо увагу на те, що для напряму (о.к.р. бакалавр) спеціалізація окремо не створюється , тому, у разі необхідності її введення, виберіть потрібну спеціалізацію, створену для спеціальності (о.к.р. спеціаліст, магістр), спорідненої з напрямом (приклад на

60

попередньому малюнку). В результаті буде створено пропозицію на вступ (напрям з спеціалізацією) (приклад на наступному малюнку).

Якщо необхідну спеціалізацію ще не введено, подайте запит на її створення встановленим порядком (описано в розділі 4.1 «Спеціалізації»).

Введіть кількість місць держзамовлення та ліцензований обсяг для набору поточного року (ліцензований обсяг включає держзамовлення, тому держзамовлення не може бути більшим ліцензованого обсягу!). У разі поповнення на вільні місця до груп попередніх наборів додатково внесіть необхідну кількість місць держзамовлення та ліцензованого обсягу.

Якщо прийом студентів за одним напрямом (спеціальністю) здійснюється кількома підрозділами навчального закладу, включеними до його структури, або за одним напрямом (спеціальністю) подаються пропозиції за різними спеціалізаціями, навчальний заклад розподіляє ліцензований обсяг (обсяг держзамовлення) між цими пропозиціями (розподіл, за необхідності, можна буде корегувати під час вступної кампанії).

Для збереження даних натисніть «Застосувати».


Для редагування даних пропозиції оберіть на робочій панелі . Ви отримаєте можливість редагувати дані щодо структурного підрозділу, обсягу держзамовлення та ліцензованого обсягу, які вже знаходяться у таблиці. Відкриється наступне вікно:

3) Видалити

4) Оновити

5) Предмети

Важливим етапом створення пропозиції на вступ є визначення переліку конкурсних предметів та творчих конкурсів. Цей перелік визначається згідно Умов прийому до вищих навчальних закладів України у 2013 році, затверджених наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 5 листопада 2012 р. №1244, Додатків № 1 та № 2 до Умов та затверджених Правил прийому до навчального закладу.

Виділіть необхідну пропозицію та натисніть кнопку «Предмети» (або у цій строчці виберіть колонку «Предмети»), після чого з’явиться вікно (приклад):

61

За умовчання вже обрані обов’язкові предмети (статус «Обов’язковий» = «так»).

Для включення предметів на вибір натисніть «Додати» та виберіть у «випадаючому» списку необхідний предмет та, за необхідності, встановіть його статуси (які визначені в Умовах та (або) Правилах прийому): «Обов’язковий» та «Профільний»:

Для окремих предметів (екзаменів) вноситься додаткова назва. Наприклад, «Творчий конкурс» (малюнок).

Натисніть «Змінити профільність», щоб змінити статус предмета («Профільний» = «так»), якщо це не було встановлено одразу).

ВАЖЛИВО!

Звертаємо Вашу увагу на необхідність відповідності коду напряму (спеціальності) встановленому у пропозиції освітньо-кваліфікаційному рівню. Їх невідповідність призведе до помилок, у тому числі в наборі предметів.

Якщо серед предметів є іноземна мова автоматично встановлюється вибір однієї з наступних мов: англійська, німецька, французька, іспанська.

Для редагування цього переліку предметів вступу натисніть «Деталізація» та оберіть необхідні предмети. У абітурієнта перевіряється (у тому числі автоматично, при поданні заяви в електронній формі) наявність сертифіката з однієї з обраних наступних мов.

62

Якщо встановлено екзамен з однієї з мов, відсутніх у переліку, зніміть позначки з невстановлених мов та введіть потрібну у вікні «Додаткова назва».

Для о.к.р. Спеціаліст та магістр – окремий вибір предметів (з можливістю введення назви фахового іспиту та іноземної мови). Редагування здійснюється аналогічно описаному вище.

Важливо!

На предмети, які не введені в пропозиціях на вступ, не будуть вимагатись сертифікати ЗНО та пропонуватись екзамени.

6) Квоти

Для введення типів та кількості квот цільового прийому натисніть . У вікні, що з’явиться, натисніть «Додати»:

63

та виберіть «Тип» з переліку квот, введених Вами у вкладці «Квоти» (приклад):

,

введіть кількість місць та натисніть «Додати», після чого отримаєте:

Заяви вступників за встановленим типом квот цільового прийому можна буде приймати у визначеному обсязі.

7) EZ

Встановлення можливості подавати заяви в електронній формі для вступників на о.к.р. Бакалавр, на 1-й курс, на основі повної загальної середньої освіти, з сертифікатами ЗНО (автоматично встановлюються значення «так» з можливістю, за необхідності, змінювати статус).

«Ні» – постійний статус для решти пропозицій.

8) Блок.

Для встановлення статусу блокування помилкових пропозицій з метою припинення прийому на них заяв натисніть «Блок.».

Внесені заяви повинні бути скасованими або перенесеними на інші пропозиції (за цих умов можна змінювати статус на заблоковано (червона позначка), повторним натисканням – розблокування (зелена позначка).

64

9) Xls


65

6.2. Заяви

Вкладка передбачена для занесення та обробки заяв абітурієнтів, що вступають до навчального закладу.

Згідно Умов прийому до вищих навчальних закладів України в 2012 році, затверджених наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 12 жовтня 2011 р. №1179, вступники подають заяву про участь у конкурсному відборі до вищого навчального закладу (далі - заява) в паперовій або в електронній формі.

Заява в паперовій формі подається вступником особисто до приймальної комісії навчального закладу.

Заяви в електронній формі мають право подавати вступники, які мають АТЕСТАТ ПРО ПОВНУ загальну СЕРЕДНЮ освіту, СЕРТИФІКАТ (сертифікати) зовнішнього незалежного оцінювання з конкурсних предметів, визначених цими Умовами та правилами прийому до вищих навчальних закладів, та вступають на навчання для здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня БАКАЛАВРА. Вступник повинен мати сертифікат (сертифікати) ЗНО, виданий у 2012 році, або сертифікати чи їх дублікати 2008, або 2009, або 2010, або 2011 року. Прізвище, ім'я, по батькові вступника у сертифікатах ЗНО різних років повинно збігатися з його даними в атестаті про повну загальну середню освіту (дії у разі розбіжностей описано нижче).

Вступники, які мають підстави для особливих умов зарахування, подають заяви в паперовій формі.

Заява в електронній формі подається шляхом заповнення вступником електронної форми в режимі он-лайн відповідно до Порядку подання та розгляду заяв в електронній формі на участь у конкурсному відборі до вищих навчальних закладів, затвердженого вказаним вище наказом.

Вступник може подати заяву в паперовій або в електронній формі не більше ніж до П'ЯТИ вищих навчальних закладів України та не більше ніж на ТРИ напрями (спеціальності) у кожному з них.

Заяву можна подати як до головного вищого навчального закладу, так й, окремо, до його відокремленого структурного підрозділу (за умови, що у вкладці «Структура» поставлено позначку щодо такої можливості) (відповідність інформації перевіряється!).

66

Факт кожної подачі заяви в паперовій формі (із зазначенням того, оригінали чи копії документів додані до заяви) заноситься уповноваженою особою приймальної комісії до ЄДЕБО безпосередньо під час прийняття заяви. Факт подачі заяви в електронній формі фіксується у ЄДЕБО автоматично.

СТРОКИ прийому заяв та документів, конкурсного відбору та зарахування на навчання визначаються правилами прийому до вищого навчального закладу з дотриманням наступних вимог розділу V Умов прийому, а саме:

1) прийом заяв та документів від вступників на навчання на основі базової або повної загальної середньої освіти на денну форму навчання розпочинається 2 липня;

2) прийом документів від вступників на денну форму навчання на основі повної загальної середньої освіти закінчується 31 липня, крім випадків, передбачених пунктами 3 та 4;

3) прийом документів від осіб, які вступають на основі повної загальної середньої освіти і мають складати вступні екзамени у вищих навчальних закладах, закінчується 20 липня. Вступні екзамени проводяться з 21 липня до 31 липня.

4) прийом заяв та документів від осіб, які для вступу на навчання мають проходити творчі конкурси у вищих навчальних закладах, закінчується 17 липня. Творчі конкурси проводяться у декілька сесій з 10 липня до 31 липня;

5) прийом заяв та документів від осіб, які вступають на навчання на основі базової загальної середньої освіти, закінчується 20 липня. Вступні екзамени проводяться з 21 липня до 31 липня;

6) рейтинговий список вступників, які вступають на основі повної та базової загальної середньої освіти, із зазначенням рекомендованих до зарахування, оприлюднюється 1 серпня не пізніше 12 години;

7) строки прийому заяв та документів на навчання та оприлюднення рейтингового списку вступників, які вступають на навчання за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста, магістра (на основі базової або повної ВИЩОЇ освіти), а також зі скороченими термінами навчання, зазначаються у правилах прийому до вищого навчального закладу;

8) зарахування вступників здійснюється на основі базової та повної загальної середньої освіти на денну форму навчання: за державним замовленням – не пізніше 11 серпня, за кошти фізичних та юридичних осіб - після зарахування на місця державного замовлення відповідного напряму (спеціальності), але не пізніше 25 серпня;

9) строки прийому заяв та документів на навчання без відриву від виробництва (форми навчання: вечірня, заочна, екстернат) визначаються правилами прийому до вищого навчального закладу і становлять не більше 30 днів. Зарахування проводиться не пізніше ніж через 15 днів після завершення прийому заяв та документів, протягом яких проводиться конкурсний відбір.

Для подання електронної заяви вступник повинен зареєструватись на інтернет-сайті за адресою http://ez.osvitavsim.org.ua. Подані вступником дані перевіряються в ЄДЕБО (дані сертифікатів ЗНО та атестатів звіряються з даними баз відповідних профільних установ).

Заявам в електронній формі встановлюються відповідні СТАТУСИ.

Заявам в паперовій формі, занесеним уповноваженою особою приймальної комісії до ЄДЕБО, також надаються статуси електронної заяви.

Параметр "СТАТУС електронної заяви" може набувати таких значень:

67

http://ez.osvitavsim.org.ua/

"заяву подано до ВНЗ" (в ЄДЕБО – Подано до ВНЗ) - підтвердження факту подання електронної заяви до обраного вступником вищого навчального закладу;

"заява потребує уточнення" (Потребує уточнення) - інформація про те, що електронну заяву прийнято вищим навчальним закладом до розгляду, але дані стосовно вступника потребують уточнення. Після присвоєння електронній заяві цього статусу вищий навчальний заклад зобов'язаний невідкладно надіслати вступнику повідомлення з переліком даних, які потребують уточнення та в який спосіб їх необхідно подати;

"заяву зареєстровано у ВНЗ" (Зареєстровано у ВНЗ) - інформація про те, що електронну заяву прийнято вищим навчальним закладом до розгляду, заведено особову справу вступника з персональним номером та розпочато процес щодо прийняття рішення про допуск вступника до участі у конкурсному відборі;

"власника заяви допущено до участі у конкурсному відборі" (Допущено до конкурсу) - інформація про те, що власника зареєстрованої електронної заяви допущено до участі у конкурсному відборі;

"власника заяви не допущено до участі у конкурсному відборі" (Не допущено до конкурсу) - інформація про те, що власника зареєстрованої електронної заяви не допущено до участі у конкурсному відборі на підставі рішення приймальної комісії. При присвоєнні електронній заяві цього статусу вищий навчальний заклад зазначає причину відмови;

"власника заяви рекомендовано до зарахування на навчання за кошти державного бюджету" (Рекомендовано на держбюджет) - інформація про проходження вступником конкурсного відбору на навчання за кошти державного бюджету. У разі присвоєння електронній заяві такого статусу для зарахування на навчання за кошти державного бюджету вступник зобов'язаний виконати вимоги другого абзацу пункту 17.1 розділу XVII Умов прийому;

"власника заяви рекомендовано до зарахування на навчання за кошти фізичних, юридичних осіб" (Рекомендовано на контракт) - інформація про проходження вступником конкурсного відбору на навчання за кошти фізичних, юридичних осіб. У разі присвоєння електронній заяві такого статусу для зарахування на навчання за кошти фізичних, юридичних осіб вступник зобов'язаний виконати вимоги другого абзацу пункту 17.1 розділу XVII Умов прийому;

"власника заяви не рекомендовано до зарахування на навчання за кошти державного бюджету" (Не рекомендовано на держбюджет) - інформація про те, що вступник не пройшов конкурсний відбір на навчання за кошти державного бюджету;

"власника заяви не рекомендовано до зарахування на навчання за кошти фізичних, юридичних осіб" (Не рекомендовано на контракт) - інформація про те, що вступник не пройшов конкурсний відбір на навчання за кошти фізичних, юридичних осіб;

"власника заяви виключено із списку рекомендованих до зарахування на навчання за кошти державного бюджету" (Виключено із рекомендованих на держбюджет) - інформація про те, що вступник втратив право бути зарахованим на навчання до обраного вищого навчального закладу за кошти державного бюджету у зв'язку з невиконанням вимог пункту 18.2 розділу XVIII Умов прийому;

"власника заяви зараховано на навчання до ВНЗ" (Зараховано до ВНЗ) - інформація про те, що наказом про зарахування на навчання вступника зараховано до вищого навчального закладу.

Скасовано - подана електронна заява може бути анульована вступником в особистому електронному кабінеті до моменту отримання статусу "Зареєстровано у ВНЗ" або "Потребує

68

уточнення". Також цей статус може встановлюватись за рішенням приймальної комісії вищого навчального закладу (за умови, що було виявлено технічну помилку з провини навчального закладу, при цьому спроба вступнику не зараховується).

У разі помилкового присвоєння окремих статусів приймальна комісія навчального закладу може прийняти рішення щодо їх корегування. Наприклад, у разі помилкової відмови можна змінити статус «Не допущено» на «Допущено» або при помилковому внесенні заяви – статуси «Допущено» або «Не допущено» на «Скасовано» тощо.

Зміна статусів заяви (за рішенням приймальної комісії) в особовій картці персони або безпосередньо в заяві на «Не допущено» або «Скасовано» здійснюється з обов’язковим зазначенням причини прийняття рішення.

При цьому слід пам’ятати, що, з метою запобігання зловживанням, в ЄДЕБО зберігається інформація щодо користувача, який вніс дані, здійснив відповідні зміни!

Подана вступником електронна заява одразу відображається в ЄДЕБО на сторінці навчального закладу, обраного вступником, у вкладці «Заяви». У момент подання електронна заява отримує статус "Подано до ВНЗ".

Електронна заява, яка протягом 48 годин з моменту подання вступником не отримала іншого статусу, ніж "Подано до ВНЗ", автоматично анулюється.

Визначення статусу електронної заяви, що прийнята до розгляду, здійснюється приймальною комісією вищого навчального закладу протягом 24 годин з часу її прийняття і відображається в особистому кабінеті вступника із значеннями: "Зареєстровано у ВНЗ" або "Потребує уточнень".

На вкладці «Заяви» відкривається таблиця (з горизонтальним скролінгом (можливістю «прокручення» зображення) знизу таблиці) з переліком вже внесених навчальним закладом в базу заяв вступників.


– № пп – загальний (унікальний) номер створеної заяви в ЄДЕБО;

– ПІБ – прізвище, ім’я та по-батькові вступника;

– Статус – поточний статус заяви;

– Створено – дата та час створення заяви;

– Особова справа – номер особової справи вступника;

69

– Б (К) – бюджетний (контрактний) тип навчання (для статусів «Рекомендовано до зарахування…»);

– Бал – поточна кількість балів вступника;



– Спеціалізація – за необхідності;

– Структ. підрозділ – структурний підрозділ, до якого приймаються заяви на обраний напрям (спеціальність), за необхідності;

– Форма – форма навчання;

– ОКР – кваліфікаційний рівень (обов’язково повинен відповідати напряму (спеціальності);

– Змінено – дата останнього корегування заяви;

– Бал, деталізація – розшифровка кількості балів вступника за складовими (Д – середній бал документа, ЗНО – бали по предметам з сертифікату ЗНО, Е – бали за здані екзамени, ФДП – додаткові бали за підготовчі курси, О – додаткові бали за участь у олімпіадах, МАН (згідно переліку), К – корегуючі (додаткові) бали, встановлені навчальним закладом);

– Тип док., Серія док., № док., бал док. – дані документа, за яким здійснюється вступ;

– Відзнака – відзнаки за відмінне навчання;

– Тип – вступ по даним сертифікату ЗНО, за результатами екзаменів тощо;

– Причина – підстави для вступу не по даним сертифікату ЗНО.

– Пільга, Першоч. – показники щодо наявності підстав для позаконкурсного або першочергового вступу;

– ОД – наявність оригіналів документів.

На панелі «Фільтр» є можливість вибору внесених (надісланих) заяв за визначеними критеріями для спрощення їх обробки:

70

Для встановлення фільтру натисніть «+» у потрібній строчці, оберіть у вікні, що відкриється, необхідні елементи (вибір здійснюється для кожного фільтру окремо) та натисніть «Застосувати».

Після вибору необхідних показників у всіх фільтрах натисніть «Застосувати» на загальній панелі:

Для видалення елементу фільтра натисніть «х» біля нього.

Також встановлено можливість обрати для обробки внесені (надіслані) заяви за допомогою додаткового фільтру в залежності від їх:

– статусу – «Усі»; «Неопрацьовані»;– способу створення – «Електронні».

71

Перегляд заяв за умовчанням здійснюється за поточну дату. Для вибору заяв за інший термін натисніть «Змінити» та встановіть необхідні дати.

Зручним інструментом є фільтр «Пошук заяви» за номером заяви, номером особової справи або ПІБ (вводити повністю).

ВАЖЛИВО!

Для роботи з усією внесеною інформацією обов’язково видаліть встановлені фільтри! Якщо якісь з фільтрів встановлено, інформація відображається лише частково.

Для внесення нової заяви оберіть цей надпис на робочій панелі:

1) Додати

Навчальний заклад має можливість додати в базу нову заяву на вступ до нього, обравши

на робочій панелі .

Відкриється наступне вікно:

72

Передбачено три варіанти подальших дій:

1) вибір персони (1-й крок, пошук особи, вже існуючої в базі, та створення для неї нових заяв);

ЗА ВІДСУТНОСТІ ОСОБИ В БАЗІ:

2) автоматичне додання вступника (для особи, яка вступає на 1-й курс за сертифікатом ЗНО та атестатом про повну загальну середню освіту, без особливих умов для вступу (пільги, відзнаки, іноземне громадянство);

3) повна форма додання вступника (в інших випадках).

ВАЖЛИВО!

Спочатку необхідно перевірити, чи є особа в базі за допомогою вибору персони (за визначеними даними).

Загальна інформація про вступника вноситься до ЄДЕБО одноразово. У разі спроби повторного внесення загальної інформації на екран буде виведено повідомлення про помилку.

Введіть в поле «Вибір персони» визначені дані (наприклад, прізвище або номер

сертифіката ЗНО) та натисніть для отримання наступного переліку:

73

Наприклад, запит для пошуку персони: за номером сертифікату ЗНО (атестату) – 1234567; за ПІБ – Петренко Іван Васильович.Найшвидше пошук здійснюється за номером сертифікату ЗНО (атестату). Якщо Ви не знаєте повні дані персони або не впевнені у правильності їх написання, можна

здійснити пошук за частковими даними з використанням %_% (наприклад, за прізвищем – %Петренко%).

Якщо персону не знайдено, це означає, що інформацію щодо особи, яку Ви шукаєте, не внесено до ЄДЕБО.

Якщо особу знайдено, виділіть запис (на поле ПІБ не натискайте!) та натисніть «Далі» для створення нової заяви для вступника, що вже існує в базі (порядок внесення даних описано нижче).

Після натискання на поле ПІБ (запис виділено синім кольором з підкресленням), буде здійснено перехід до особистої картки вступника в ЄДЕБО (описано нижче).

За відсутності особи в базі необхідно внести до ЄДЕБО загальну інформацію про вступника (здійснюється навчальним закладом, який першим вносить заяву вступника до ЄДЕБО або ним особисто у разі подання заяви в електронній формі).

АВТОМАТИЧНЕ ДОДАННЯ вступника здійснюється для особи, яка вступає на 1-й курс за сертифікатом ЗНО та атестатом про повну загальну середню освіту, без особливих умов для вступу (пільги, відзнаки, іноземне громадянство тощо) (приклад).

За наявності особливих умов для вступу дані щодо сертифікату ЗНО можна буде внести під час створення заяви.

74

ВАЖЛИВО!

Середній бал атестата вносити у 12-бальній шкалі (перерахунок у 200-бальну шкалу здійснюється автоматично).

Дані щодо свідоцтва про народження вносяться для особи, яка ще не отримала паспорт.Перелік іноземних мов, що вивчалися, вносити через «,».

Внесіть необхідні дані та натисніть «Створити». Вступнику буде створено особову картку в ЄДЕБО. У разі незаповнення всіх обов’язкових полів, позначених «*», кнопка буде неактивною. Окремі дані, не передбачені формою, необхідно додати в особовій картці вступника (дата народження, медична довідка, телефони тощо).

Після того, як дані вступника внесено до ЄДЕБО, для створення нової заяви для нього у наступному вікні виділіть запис та натисніть «Далі» (порядок внесення даних описано нижче).

ПОВНА ФОРМА ДОДАННЯ вступника використовується для внесення навчальним закладом до бази особи, яка не має сертифіката ЗНО, за іншими документами або особи, яка має особливі умови для вступу (пільги, відзнаки, іноземне громадянство тощо):

75

ВАЖЛИВО!

Уважно вносьте інформацію! Виправлення помилок в основних даних (у прізвищі, даті народження, статі тощо), внесених до ЄДЕБО за допомогою повної форми додання, здійснює тільки адміністратор навчального закладу (обов’язковим є наявність у навчальному закладі документа (сторінка паспорта, сертифікат тощо), що підтверджує наявність помилки в даних, що внесені до ЄДЕБО.

Внесення змін до основних даних вступників, що мають сертифікат ЗНО, здійснюється установою, що видала його (центри оцінювання якості освіти).

Якщо в документі про освіту прізвище (ім’я) не співпадає з нинішнім, за яким здійснюється вступ (виданий сертифікат ЗНО), поставте «галочку» у полі «Некоректний документ».

Для документів неукраїнських зразків поставте позначку у полі «Іноземний взірець».

76

У разі некоректного введення дати народження та дати видачі документу буде виведено повідомлення про помилку. Іноді через помилкове внесення даних користувачем встановлюється поточна дата.

Зверніть увагу, що «Адресу» слід вибрати з «випадаючого» списку (необхідно ввести декілька букв назви населеного пункту, натиснути «Enter» та вибрати населений пункт), інакше отримаєте повідомлення про відсутність коду КОАТУУ. Нерідкі випадки невідповідності офіційного написання назви населеного пункту та запису у документі (спробуйте різні варіанти. Наприклад, «Акимовка» відповідно до офіційної назви – «Якимівка»). У разі відсутності назви населеного пункту у переліку, повідомте про це службу підтримки для внесення змін.

В полі «Будівля» внесіть через «,» всі дані щодо приміщення проживання (будинок, корпус, квартира тощо).

Номер медичної довідки вноситься за його наявності.

Оберіть з «випадаючого» списку тип документу про освіту, за яким здійснюється вступ, та внесіть всі необхідні дані щодо нього.

Бал за документом не перераховується у 200-бальну шкалу автоматично, тому внесіть його у потрібній навчальному закладу шкалі. 5-бальну шкалу за необхідності перерахунку спочатку переводять у 12-бальну (3 в 6, 4 в 9, 5 в 12). Середній бал рахується з округленням до десятих бала.

Якщо окремим навчальним закладам бал за документом не потрібен для конкурсного відбору, його можна виключити з розрахунку, поставивши відповідну відмітку при створенні заяви.

У разі неможливості заповнити окремі поля поставте в них «–».

Для внесення даних щодо іноземних громадян (осіб без громадянства) зніміть «галочку» у полі «Громадянин України» (буде змінено формат внесення Адреси) (приклад нижче).

77

СТВОРЕННЯ ЗАЯВИ

Після створення запису можна створювати необхідну кількість заяв для вступника (у межах дозволеного Умовами та Правилами вступу).

Для продовження роботи з створеним записом (незалежно від способу додання вступника) у наступному вікні виділіть його та натисніть «Далі».

У разі перевищення дозволеної кількості заяв вступника (загальної – 15 або до одного навчального закладу – 3), введення наступних заяв буде заблоковано, а на екран виведено відповідне повідомлення.

Виберіть пропозицію для створення заяви та натисніть «Далі» (у разі невідповідності кваліфікаційного рівня та пропозиції кнопка «Далі» буде неактивною).

У наступному вікні внесіть необхідні параметри заяви. При цьому зверніть увагу на описані нижче особливості.

79

У пункті «Вища освіта аналогічного кваліфікаційного рівня» позиція «отримується» встановлюється у разі, якщо вступник паралельно вже вчиться в іншому навчальному закладі (факультеті тощо) за напрямом (спеціальністю) такого ж кваліфікаційного рівня.

У разі, якщо середній бал атестату про повну загальну середню освіту було помилково внесено невірно (вступником при реєстрації в «електронному кабінеті» або навчальним закладом, який вносив дані про вступника до ЄДЕБО (у тому числі через можливу помилку при розрахунку середнього балу в школі, яка його видала), натисніть «Змінити середній бал» та внесіть правильне значення. Це значення буде застосовано тільки для навчального закладу (можна переглянути інформацію в особовій картці вступника у вкладці «Пошук персон», розділ «Документи», там же й виправити бал після створення заяви).

Для вступу за іншим документом (крім атестату про повну загальну середню освіту) натисніть «Додати документ» та оберіть необхідний документ з переліку, що буде запропоновано.

Якщо окремими навчальними закладами бал за документом не враховується у конкурсному відборі, бал можна виключити з розрахунку, поставивши відповідну відмітку.

У разі наявності у вступника більше одного сертифікату ЗНО (за різні роки) можна приєднати необхідні до запису персони в ЄДЕБО, натиснувши «Додати сертифікат».

80

При можливості вступу не тільки за даними сертифікату ЗНО (у випадках, передбачених Умовами та Правилами прийому) оберіть варіант з «випадаючого» списку:

У випадку, коли підібраних предметів недостатньо для вступу за даними сертифікату ЗНО, зніміть мітку «Автоматично підібрати предмети», а потім натисніть «Додати предмет» (для видалення зайвого – «Видалити предмет»).

Для заяв, що надійшли з сайту, додати предмет (змінити на інший) можна при редагуванні заяви.

За наявності причин для вступу не за сертифікатом ЗНО (у випадках, передбачених Умовами та Правилами прийому) оберіть «За результатами екзаменів, за співбесідою, учасник міжнародної олімпіади», а потім варіант з «випадаючого» списку:

У разі необхідності причину можна змінити при редагуванні заяви.

Зробіть вибір всіх необхідних параметрів заяви та натисніть «Далі».

У наступному вікні внесіть номер особової справи, тип навчання, пільги, квоти, додаткові бали тощо.

У верхній частині вікна відображені вже внесені дані.

81

Внесення номеру особової справи є обов’язковим.

Для визначення пільг вступника натисніть «Додати» та у вікні, що відкриється, внесіть необхідну інформацію. Під час створення наступних заяв цього вступника внесену пільгу буде застосовано, тому при спробі її повторного додавання буде повідомлення про помилку.

Для внесення даних про курси підготовки натисніть «Додати» та у вікні, що відкриється, оберіть їх назву (якщо інформацію було внесено у вкладці «Факультет ДП» (розділ 4.3) та предмет, за який надаються додаткові бали.

82

Для встановлення квот вступника оберіть їх у «випадаючому» списку з визначених навчальним закладом у вкладці «Пропозиції».

Зробіть вибір всіх необхідних параметрів заяви та натисніть «Далі».

У наступному вікні остаточно перевірте правильність внесеної інформації. Для переходу до створення наступної заяви цього вступника поставте позначку у визначеному полі.

За необхідності роздрукуйте заяву, інші передбачені документи.

Натисніть «Далі» для створення нової заяви (або «Закрити» для переходу в основне вікно).

В основному вікні заява прийме вид:

83

2) Статус

Для обробки виділеної заяви оберіть на робочій панелі кнопку .

При встановленні всіх статусів (крім «Допущено до конкурсу») обов’язково вказується причина у полі коментарів.

У вікні можна прослідкувати «Історію статусу» (із зазначенням дат та коментарями до виконаних дій:


Для редагування даних оберіть на робочій панелі . Ви отримаєте можливість редагувати дані заяви (у відповідних вкладках) за тими ж принципами, що були описані вище.

84

У вкладках можна корегувати, додавати або видаляти відповідні дані. Інформацію також можна корегувати в особовій картці вступника у вкладці «Пошук персон».

За наявності причин для вступу не за сертифікатом ЗНО (у випадках, передбачених Умовами та Правилами прийому) їх можна корегувати у «випадаючому» списку «За результатами екзаменів, за співбесідою, учасник міжнародної олімпіади».

Назви та результати екзаменів необхідно внести у вкладці «Екзамени» після їх здачі.

В базі автоматично розраховуються коди вступу (їх перелік – в Інструкції щодо формування наказу…(п.6.2. Накази). Перевірка та автоматичний розрахунок кодів вступу здійснюється один раз на добу. Разом з тим, у заявах вступників, не мають визначених стандартно у базі кодів вступу, необхідно вносити їх вручну при створенні або редагуванні заяви (наприклад, при виборі для цільового прийому підстави «Інша квота»).

Для заяв, що надійшли з сайту, додати предмет (змінити на інший) можна при редагуванні заяви.

У разі внесення додаткових балів у вкладках обов’язково натисніть «Перерахувати бал».

Для внесення результатів екзаменів абітурієнтів у вкладці «Екзамени» додати необхідний предмет та бал, отриманий за екзамен, натиснути «Застосувати». Якщо конкурсний бал не буде перераховано автоматично, натиснути «Перерахувати бал», а після цього «Закрити» – інформацію буде внесено в заяву.

У разі неявки абітурієнта на екзамен або отримання ним незадовільної оцінки статус заяви встановлюється «Не допущено» з відповідним коментарем щодо рішення.

4) Перенесення

Встановлено можливість перенесення заяв у навчальному закладі між напрямами (спеціальностями) пропозицій (за окремим рішенням приймальної комісії навчального закладу). У пропозицій повинні відповідати початковий та кінцевий кваліфікаційні рівні. Наприклад, бакалавр на основі повної загальної середньої освіти – на аналогічний напрям (можливо з денної на заочну форму).

Перенесення заяв можливе до формування конкурсних списків .

Для перенесення заяви вступника оберіть іншу необхідну пропозицію та натисніть «Застосувати».

85

5) Друк

В ЄДЕБО на даний час встановлено можливість друку сформованої Заяви, Опису особової справи вступника, Розписки (про прийняття його документів), Аркуша результатів вступних випробувань.

6) Оновити

7) Xls

Обрані заяви можна експортувати до Microsoft Excel для подальшої обробки інформації.


Є можливість вибору заяв, поданих під час вступної кампанії обраного року.

86

6.3. Списки рекомендованих

У цій вкладці навчальний заклад створює конкурсні та рейтингові списки вступників за кожною пропозицією на вступ.

Відповідно до вимог розділу XVI Умов прийому у 2012 році приймальна комісія навчального приймає рішення щодо рекомендації до зарахування на навчання на місця державного замовлення вступників, які перебувають на найвищих позиціях рейтингового списку.

Рекомендації до зарахування вступників на навчання за рахунок коштів фізичних (юридичних) осіб надаються після завершення зарахування вступників на місця державного замовлення.

Формування списків рекомендованих до зарахування вступників відбувається у межах обсягу державного замовлення, за його відсутності - у межах ліцензійного обсягу.

Приймальна комісія приймає рішення про рекомендування до зарахування на навчання на місця державного замовлення у три етапи: у перший, п'ятий та восьмий дні після останнього дня прийому заяв.

Рішення приймальної комісії про рекомендування до зарахування оприлюднюється в день його прийняття не пізніше 12 години.

Офіційним повідомленням про надання рекомендацій до зарахування вважається оприлюднення відповідного рішення на стендах приймальних комісій вищих навчальних закладів.

Навчальним закладом на вкладці «Списки рекомендованих» спочатку створюються «хвилі» прийому вступників за відповідними пропозиціями згідно термінів, визначених Умовами та Правилами прийому, а потім в обраній «хвилі» створюється рейтинговий список вступників:

– за цільовими направленнями;– поза конкурсним списком;– конкурсним списком.

Перший рейтинговий список вступників, які вступають на основі повної та базової загальної середньої освіти на денну форму навчання, із зазначенням рекомендованих до зарахування, оприлюднюється 1 серпня (не пізніше 12 години), другий список – 5 серпня, третій список – 8 серпня.

87

Кількість «хвиль», що створюються, залежить від потреби навчального закладу для зарахування всіх вступників (тобто створення 2-ї (3-ї) «хвилі» є необов’язковим).

На вкладці «Списки рекомендованих» відкривається таблиця (з горизонтальним скролінгом (можливістю «прокручення» зображення) знизу таблиці) з переліком вже створених навчальним закладом в базі «хвиль» прийому вступників.


– № – загальний (унікальний) номер створеної «хвилі» в ЄДЕБО;

– Дата – дата створення «хвилі»;

– Хвиля – номер «хвилі» (перша, друга або третя);

– Структурний підрозділ – структурний підрозділ навчального закладу, до якого відноситься пропозиція (важливо для розподілу заяв всередині навчального закладу);




– Спеціалізація – за наявності в пропозиції для напрямі (спеціальності);

– Кваліфікація – кваліфікаційний рівень (відповідає напряму (спеціальності);

– ОБ – обсяг державного замовлення відповідно пропозиції;

– ОЛ – ліцензований обсяг відповідно пропозиції;

– Б, К – кількість вступників, що будуть рекомендовані на бюджет (контракт) у відповідній пропозиції;

– Ц, П – обсяг квот, встановлених у відповідній пропозиції для цільового прийому та зарахування поза конкурсом.

1) Хвилі

Для створення навчальним закладом нової «хвилі» прийому вступників за відповідною пропозицією (або редагування даних щодо вже існуючої «хвилі») натисніть «Хвилі» (приклад):

88

У вікні, що відкриється, оберіть подальшу дію:

– Додати – додання наступної (другої, третьої) «хвилі» до обраної пропозиції;– Редагувати – редагування даних поточної «хвилі»;– Знищити – видалення помилково створеної «хвилі»– Оновити – оновлення даних у вікні.

Для створення нової «хвилі» прийому вступників оберіть пропозицію (кнопка «Вибір пропозиції») за напрямом (спеціальністю) з відповідною спеціалізацією (за необхідністю).

Натисніть «Додати»:

На робочій панелі розміщено інформацію щодо обсягів держзамовлення та ліцензованого обсягу, включених до пропозиції.

Внесіть необхідні дані (номер «хвилі», коментар (за необхідності), відповідну кількість місць (згідно пропозиції) та натисніть «Застосувати».

ВАЖЛИВО!

В поле «Кількість бюджетних місць» вносяться дані тільки для учасників конкурсного відбору (тобто вже за мінусом місць за цільовим та позаконкурсним прийомом).

89

Також можна редагувати внесені дані.

Для створення наступної «хвилі» (2-ї або 3-ї) увійдіть до існуючої, натисніть «Додати» та внесіть кількість місць, що залишились вакантними. Попередня хвиля після цього стає неактивною.

Для заповнення місць, що стали вакантними після 10 вересня (а саме після відрахування з навчального закладу осіб, які без поважних причин не приступили до занять протягом 10 днів від дня їх початку), створюється «хвиля» «Додаткове зарахування». До цієї «хвилі» включаються вступники, які раніше не пройшли за основним конкурсом на навчання.

2) Заяви

Для подальшого опрацювання створеної хвилі натисніть «Заяви».


– № – номер позиції вступника у конкурсному списку (за балом);

– ПІБ – прізвище, ім’я та по-батькові вступника;

– Т (тип) – показник вступників, що зараховуються за співбесідою (позначка «С») або учасники міжнародних олімпіад (позначка «М») (у Списку рекомендованих виводяться перед рейтинговим списком осіб, що вступають за конкурсом (згідно Умов прийому - 2012).

– ОС – номер особової справи вступника;

– Бал – кількість балів вступника;

– ПК, ПЧ – показники щодо наявності підстав для позаконкурсного або першочергового вступу;

– Статус – поточний статус заяви;

90

– Б, К – показник вступу на бюджетний (контрактний) тип навчання (для статусів «Рекомендовано» та «До наказу»);

– Ц – наявність у вступника цільового направлення;

– Д – наявність у навчальному закладі оригіналів документів вступника;

– № заяви – загальний (унікальний) номер заяви в ЄДЕБО.

У вікні «Вибір заяв» заяви розташовані у трьох вкладках (за типами прийому):– Цільове зарахування;– Зарахування поза конкурсом;– Зарахування за конкурсом.

Строки таблиці мають кольорову підказку:– в межах обсягу прийому на бюджет (за держзамовленням) – зеленого кольору; – в межах обсягу прийому на контракт (решта місць ліцензованого обсягу) – жовтого

кольору.

Для вибору окремих строк поставте позначки у першому стовбці. Для вибору всіх строк на сторінці поставте позначку у верхній строчці (з назвами стовпців) першого стовпця.

На робочій панелі розташовані наступні функціональні кнопки:

– РЕКОМЕНДУВАТИ – встановлення статусу за типом навчання (статус буде змінено на «Рекомендовано» з позначками в стовбцях «Б» або «К»);

91

– ВІДХИЛИТИ – вилучення вступника з переліку (з зазначенням причин);

ВАЖЛИВО!

У разі помилкового надання статусу «Відхилено», адміністратору навчального закладу надано можливість повторно встановлювати заяві статус «Допущено». Після оновлення дані вступника знов з’являться в «хвилі».

– ДО НАКАЗУ – встановлення статусу у разі подання вступником оригіналів документів та прийняття рішення про його включення до наказу про зарахування. При встановленні статусу «До наказу» особа у наступній «хвилі» не з’являється (але буде включена до наказу);

– АНУЛЮВАТИ – відміна статусу щодо рекомендування до зарахування у разі невиконання визначених умов (повторно встановлюється статус «Допущено»). Вступники, у яких було анульовано рекомендацію для зарахування на місця державного замовлення, можуть бути рекомендовані до зарахування на навчання за кошти юридичних та фізичних осіб. Разом з тим, ця особа знов з’явиться у наступній «хвилі». Для більшої зручності подальшої роботи можливе встановлення статусу «Відхилено» із зазначенням причини «Не подано оригінали документів» (у разі необхідності адміністратор навчального закладу може повторно встановити заяві статус «Допущено».

92

– ПЕРЕНЕСТИ – перенесення заяви до іншої вкладки. Наприклад: 1) окремі вступники не увійшли за балами до кількості осіб, що визначені для

зарахування поза конкурсом. Вони мають право приймати участь у конкурсі на загальних підставах ;

2) не всі вступники, що були визначені для зарахування поза конкурсом, принесли оригінали документів у визначений термін. Вступники, перенесені у п.1 для участі у конкурсі на загальних підставах можуть бути повернуті до списку для зарахування поза конкурсом;

– Параметри хвилі – зміна внесених раніше даних щодо «хвилі»;

– Оновити – оновлення інформації у таблиці;

– Друк – друк списку рекомендованих (за алфавітом). Для зручності друку пропонуємо зберегти список у файл (наприклад, формату *.pdf , для редагування – в *.xls).

– Xls – збереження даних таблиці у форматі *.xls для подальшого редагування;

– Зняти позначки – зняття позначок у виділених строках.

3) Оновити

4) Друк

93

6.4. Накази

У цій вкладці навчальний заклад створює накази про зарахування до нього, а потім завантажує інформацію на верифікацію.

6.4.1. Створення наказів

Наказ про зарахування та додатки до нього формуються виключно в ЄДЕБО (згідно вимог наказу МОНмолодьспорту від 30.07.2012 № 863) в автоматичному режимі на підставі даних, внесених до зазначеної бази вищими навчальними закладами.

Інструкцію щодо формування наказу про зарахування абітурієнтів до вищого навчального закладу та додатку до наказу (згідно до вимог наказу МОНмолодьспорту від 30.07.2012 № 863) розміщено на сайті inforesurs.gov.ua в розділі ЗАВАНТАЖЕННЯ / ІНСТРУКЦІЇ.

Зарахування вступників здійснюється на основі базової та повної загальної середньої освіти на денну форму навчання:

– за державним замовленням – не пізніше 11 серпня;

– за кошти фізичних та юридичних осіб – після зарахування на місця державного замовлення відповідного напряму (спеціальності), але не пізніше 25 серпня.

Строки зарахування вступників, які вступають на навчання за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста, магістра (на основі базової або повної ВИЩОЇ освіти), а також зі скороченими термінами навчання, зазначаються у правилах прийому до вищого навчального закладу.

Накази про зарахування на навчання видаються керівником вищого навчального закладу на підставі рішення приймальної комісії та оприлюднюються на інформаційному стенді приймальної комісії і веб-сайті вищого навчального закладу у вигляді списку зарахованих.

Після підписання наказу на зарахування статус заяви на вступ «До наказу» є кінцевим та залишається незмінним. Особа переходить з категорії абітурієнт до категорії студент.

94

Якщо наказ на зарахування підписано, але отримано письмову заяву вступника щодо його небажання навчатися у навчальному закладі, видається наказ про відрахування вказаного студента (додається до наказів на зарахування у паперовому вигляді, що надсилаються до МОНмолодьспорту). При цьому статус його заяви на вступ не змінюється.

Переведення студентів між напрямами (спеціальностями) в межах навчального закладу оформлюється аналогічним чином.

Порядок внесення до ЄДЕБО інформації щодо відрахування студентів, їх переведення в межах навчального закладу описано створюється у розділі «Учбовий процес» (вкладки «Студенти» та «Накази по студентам»).

Зарахування інших абітурієнтів на місця, що звільнились, здійснюється за окремими наказами.

Особи, які без поважних причин не приступили до занять протягом 10 днів від дня їх початку, відраховуються з вищого навчального закладу. На звільнені при цьому місця може проводитися додаткове зарахування за конкурсом осіб, які подали сертифікати ЗНО (успішно склали вступні випробування, що проводить вищий навчальний заклад) до цього чи іншого вищого навчального закладу і не пройшли за конкурсом на навчання.

Вкладка «Створення наказів» має наступний вигляд:


– № – загальний номер створеного наказу в ЄДЕБО;

– В – стан верифікації документу: верифікований – , ні – ;

– ПВ – наявність документів у статусі «Потребує верифікації»: є – , ні – (перевіряється одночасно по наказу та додатку до нього);

– Номер, Дата – номер та дата, надані створеному наказу навчальним закладом;

95

– Коментар – довідкова інформація навчального закладу до наказу (за необхідності);

– Фінансування – за державним замовленням або за кошти фізичних та юридичних осіб;


– Кваліф. рівень – кваліфікаційний рівень навчання, зазначений у відповідній пропозиції;

– Структур. підрозділ – структурний підрозділ навчального закладу, до якого відноситься пропозиція;

– № протоколу, дата рішення – дані щодо рішення приймальної комісії;

– Тип – студент або курсант;

– Курс – курс, на який здійснюється зарахування;– Рік – навчальний рік, в який зараховуються студенти;

– З – стан наказу в ЄДЕБО. При позначці наказ є закритим для редагування та видалення, особи в статусі «Абітурієнт», включені до нього, переводяться в статус «Студент».

1) Додати

Навчальний заклад має можливість створити новий наказ на зарахування до нього,

обравши на робочій панелі . Після цього відкриється наступне вікно.

Внесіть всі необхідні дані, що пропонуються у «випадаючих» вікнах, та натисніть «Застосувати».

№ наказу – номер, встановлений у навчальному закладі.

Дату та номер наказу, за необхідності, можна внести до бази після його підписання керівником навчального закладу (але дані вносяться обов’язково).

Поля «Структурний підрозділ» та «Кваліфікаційний рівень» заповнюються навчальним закладом за необхідності. При їх незаповненні наказ буде створений за всіма структурними підрозділами та (або) кваліфікаційними рівнями (з однаковими іншими

96

параметрами), за якими є списки рекомендованих у статусі «До наказу» та абітурієнти ще не були включені до попередніх наказів.

За кожною пропозицією, що відповідає параметрам створеного наказу, формується окремий додаток. Вступники у додатках розташовані за алфавітом.

ВАЖЛИВО! Наказ на зарахування створюється без деталізації за напрямами (спеціальностями).

До нього включаються всі вступники, які за визначеними параметрами наказу мають статус «До наказу».

До наступного наказу за тими ж визначеними параметрами вступники, що вже були включені до попередніх наказів, не включаються (тобто для однієї пропозиції, за необхідності, можливе формування декількох наказів (наприклад, по мірі надання оригіналів документів вступниками, за «хвилями» тощо).

Разом з тим, для того, щоб створити один наказ за визначеними параметрами (без розподілу за структурними підрозділами), залишіть значення цього параметру пустим.

У абітурієнтів, які включені до наказів про зарахування, повинен залишатись статус «До наказу» (у тому числі у випадку, коли особа забрала документи та відрахована з навчального закладу). Вказані зміни призведуть до викривлення звітності навчального закладу щодо вступної кампанії. У разі, якщо таке сталось та за умови, що наказ ще не затверджено, необхідно внести виправлення для відновлення статусу «До наказу» (при статусі «Відхилено» спочатку перевести в статус «Допущено»).


3) Знищити

4) Оновити

Для оновлення переліку наказів у вікні натисніть «Оновити».

5) Абітурієнти

Встановлено можливість перегляду переліку абітурієнтів, включених до наказу, його друку або експорту у форматі *.xls.

В наказі є можливість вказати групи, в яких навчатимуться студенти, щоб у вкладці «Студенти» повторно їх не розподіляти.

У разі помилки при виборі курсу зарахування у затверджених та верифікованих наказах є можливість змінити курс для визначених осіб. Для цього спочатку отримайте доступ для внесення змін, направивши звернення Адміністратору Єдиної бази.

Потім поставте позначки проти потрібних абітурієнтів та натисніть «Редагувати». У новому вікні оберіть правильний курс та натисніть «Застосувати»:

97

Значення курсу зміниться у вказаних студентів.

При цьому уважно перевірте історію навчання цих студентів, тому що подальші зміни автоматично не здійснюються. Також необхідно змінити групу навчання для студентів, що вже розподілені (після зміни курсу у вкладці «Студенти» створюється строчка з новим записом).

Також є можливість анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково (з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований. Для цього необхідно створити наказ про скасування навчання у навчальному закладі (вкладка «Накази по студентам»), який завантажується на верифікацію встановленим порядком.

В полі «Коментар» обов’язково вказується причина анулювання запису.

За необхідності в подальшому створюється нова заява студента.

6) Додаткові дії

6.1) Затвердити

Після перевірки даних, включених до наказу, та його підписання керівником можна зробити наказ закритим для редагування та видалення в ЄДЕБО, для чого натисніть «Затвердити».

У вікні, що відкриється, встановіть потрібні параметри та натисніть «Застосувати».

98

Особи, включені до наказу про зарахування, знаходяться в статусі «Абітурієнт», після наказу переводяться в статус «Студент»:

У строчці затвердженого наказу про зарахування встановлюється позначка .

УВАГА! Цей статус автоматично встановлюється після успішної верифікації наказу з додатком.Затвердження з наказів про зарахування зняти неможливо.

6.2) Змінити дату

Для зміни у затверджених та верифікованих наказах дати зарахування абітурієнтів, що була внесена з помилкою, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми та зазначенням номеру наказу.

6.3) Змінити навчальний рік

Для зміни у затверджених та верифікованих наказах навчального року зарахування, що був встановлений помилково, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми та зазначенням номеру наказу.

6.4) Доступ

З метою отримання доступу для внесення змін до затверджених та верифікованих наказів у разі помилки при виборі курсу зарахування необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми, зверненням щодо відкриття тимчасового доступу до редагування зазначених наказів про зарахування на навчання та переліком осіб, при зарахуванні яких допущено помилку.

При позитивному рішенні адміністратору навчального закладу повідомляють про відкриття доступу на добу. При цьому внесення до бази інших даних студентів, включених до «відкритих» наказів, можливе тільки після закриття доступу (закінченні дій по зміні курсу). При достроковому завершенні внесення змін адміністратору навчального закладу необхідно звернутись до оператора ЄДЕБО для закриття доступу.

99

7) Друк

Кнопка містить в собі дві дії: «Друк наказу» та «Друк додатку». Для друку документів спочатку збережіть їх у форматі *.pdf, потім відкрийте файл та роздрукуйте. У разі внесення змін до наказу (або додатку) інформація оновлюється після повторної підготовки документів до друку (натисніть «Друк наказу» («Друк додатку»). Винятком є додання осіб до списку абітурієнтів – наказ необхідно видалити та сформувати заново.

6.4.2. Верифікація наказів

Сформовані накази з додатками до них підлягають верифікації (перевірці на достовірність). Передача даних здійснюється шляхом завантаження документів до бази ЄДЕБО.

До сканкопій наказів на зарахування та додатків до них, які потребують верифікації, визначені наступні вимоги:

– документи мають відповідати чинному законодавству України;– дані в документах повинні бути достовірні, актуальні, повні; – дотримано стандартизовану форму документів (згідно наказу МОНмолодьспорту

№ 863 від 30.07.2012 та правил документообігу в автоматичному режимі);– документи підписані керівником навчального закладу (або особою, яка його офіційно

заміщує) згідно Правил прийому до навчального закладу та правил документообігу;– у наказі обов’язкова наявність гербової печатки;– документи завантажувати в горизонтальному розвороті (накази – в книжковій

орієнтації, додатки – в альбомній орієнтації);– файли мають бути у форматі *.jpg (один файл не більше 1 МБ); – сканкопії документів мають бути якісними та чіткими.


Оберіть у верхній таблиці на сторінці відповідний наказ, а потім у таблиці «Дані для верифікації» завантажте по черзі «Наказ про зарахування» та «Додаток до наказу про зарахування».

ВАЖЛИВО!

Кожному створеному наказу (у верхній таблиці) відповідає одна пара документів у таблиці «Дані для верифікації» – наказ та додаток до наказу. Завантажувати на верифікацію потрібно тільки ті документи, що відносяться саме до цього наказу.

100

З авантажте до ЄДЕБО для верифікації встановленим порядком (розділ 11 Інструкції «Функціональні кнопки на робочій панелі», п. 6) сканкопію створеного та підписаного наказу (тобто необхідно завантажити документ (або декілька документів) та встановити йому статус «Потребує верифікації»).

Порядок дій наступний:

– натисніть (вибір файлу) та додайте файл з документом; – якщо документ має більше однієї сторінки , додайте необхідні файли за допомогою

«Додати». За потреби додати сторінки пізніше – повторіть операцію, сторінки будуть прикріплені до завантажених раніше (у кінці);

– для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім кнопку «Додати»;– повідомлення про те, що документ завантажено, можна переглянути в стовбці

«Чи є файл». Таким же чином завантажте додатки до відповідного наказу.

Повторіть дії для всіх створених наказів.ВАЖЛИВО!

У завантажених на верифікацію документах зустрічаються наступні типові помилки (документу встановлюється статус «Не верифіковано» з необхідністю виправлення помилок та повторного завантаження документу):

– завантажено неякісну сканкопію документу;– документ завантажений не в горизонтальному розвороті;– дата та номер наказу не відповідає вказаним у додатку (або їх не вказано взагалі);– кількість сторінок додатків не відповідає вказаним у наказі (або їх не вказано взагалі).

(особливість збереження та друку у форматі *.pdf – іноді формуються пусті сторінки. У цьому разі вказувати у наказі та завантажувати на верифікацію тільки сторінки додатків з таблицями);

101

– кількість осіб у завантаженому додатку не відповідає кількості осіб у додатку, сформованому в ЄДЕБО;

– порушено порядок додатків.

Конкретну причину неверифікації документу вказано у вікні «Перегляд документу» у таблиці з історією зміни статусів.


Після завантаження документу необхідно встановити йому статус «Потребує верифікації» (встановлюється з статусу «Новий»), після чого документ буде автоматично направлено на верифікацію (тобто на перевірку достовірності) оператору ЄДЕБО (розділ 11, п. 7 Інструкції).

Якщо окремі документи знаходяться у, спочатку переведіть їх у статус "Новий" (у вікні «Перегляд документу»).

У вікні «Перегляд документу» можливо:

– переглянути завантажений документ по сторінках;– знищити всі завантажені сторінки документу;– знищити одну сторінку завантаженого документу (останню);– повернутися у верхню частину сторінки за допомогою кнопки «На початок».

Після успішної верифікації наказу з додатком автоматично встановлюється статус наказу «Затверджено» (з забороною його редагування та знищення).

3) Оновити

Нагадуємо, що згідно переліку абітурієнтів, включених до наказів до зарахування, формуються списки на замовлення студентських квитків!

102

6.5. Правила прийому

Згідно наказу МОНмолодьспорту від 16.11.2012 №1285 всіма вищими навчальними закладами незалежно від форми власності та підпорядкування в ЄДЕБО створюються додатки до Правил прийому до ВНЗ на 2013 рік.

Навчальним закладом здійснюється заповнення таблиць у вкладці «Умови прийому» відповідними даними з подальшим виведенням на друк (або збереженням у файл).

Додатки до Правил прийому заповнюються в ЄДЕБО всіма навчальними закладами, що мають у базі окремий код.

Головний навчальний заклад, який має відокремлені структурні підрозділи (коледжі, інститути тощо), що включені до його структури та не мають окремих кодів в ЄДЕБО, також створює додатки для цих підрозділів (для таких закладів обов’язкова позначка в структурі – «Рахувати окремим УЗ»).

Обов’язковою умовою для створення додатків до Правил прийому є заповнення даних ліцензії.

Заповнення додатків здійснює адміністратор навчального закладу або користувач, якому встановлено роль «Адміністратор».

В МОНмолодьспорту приймаються на перевірку Правила прийому, додатки до яких створені в ЄДЕБО. Правила прийому необхідно завантажити до ЄДЕБО після їх підписання та затвердження в МОНмолодьспорту. Перед цим до бази вносяться остаточні зміни до додатків.

Номери додатків не змінюються (у разі відсутності інформації для якогось з додатків до Правил прийому прикладається незаповнена форма).

У вкладці «Правила прийому» створюється таблиця з переліком створених навчальним закладом додатків:

103

1) Додати

Навчальний заклад має можливість створити нові додатки, обравши на робочій панелі

. Відкриється наступне вікно:

У вікні необхідно обрати вступний сезон, для якого складаються Правила прийму, та структурний підрозділ (стосується ВНЗ, що мають у структурі коледжі, інститути тощо), після чого натиснути «Застосувати».

Для створення додатків для відокремленого структурного підрозділу (коледжі, інститути тощо), що включений до структури головного ВНЗ та не має окремого коду в ЄДЕБО обов’язкова позначка в структурі – «Рахувати окремим УЗ».

У разі вибору автоматичного заповнення даних до відповідних додатків вносяться назви напрямів (спеціальностей) з «Даних ліцензії» та назви предметів згідно додатків № 1 та 2 до Умов прийому до ВНЗ на 2013 рік.

Автоматичне заповнення також можна зробити у кожному додатку окремо.


Для заповнення додатків натисніть «Редагувати». У наступному вікні оберіть один із додатків, що необхідно заповнити. Для друку заповнені додатки виводяться у формі, затвердженій МОНмолодьспорту.

104

Для автоматичного заповнення даних натисніть «Додаткові дії» та оберіть «Автоматичне заповнення» у відповідному додатку. Також є можливість видалити всі створені в певному додатку записи.

2.1) Додатки 1-4

У разі автоматичного заповнення у додатку 1 автоматично виводиться перелік напрямів (спеціальностей) (назви та коди), внесених навчальним закладом у вкладці «Ліцензії». При цьому дані ліцензії повинні бути внесеними до створення звіту.

Інформація щодо кодів напрямів та спеціальностей вноситься згідно діючих керівних документів.

У разі відсутності у переліку окремих напрямів (спеціальностей) їх необхідно спочатку додати у вкладці «Ліцензії» встановленим порядком, після чого додати їх у додатку 1.

105

Недіючі ліцензії навчального закладу повинні бути деактивовані адміністратором ВНЗ, інакше при автоматичному заповненні напрями (спеціальності) будуть дублюватись у додатках до Правил прийому.

Для редагування (внесення) даних щодо наявного у переліку напряму (спеціальності) оберіть його та натисніть «Редагувати». Заповніть всі поля у таблиці та натисніть «Застосувати».

Після введення коду напряму (спеціальності) у відповідне поле під ним буде виведено код та назву. За необхідності вноситься додаткова назва напряму (спеціальності) (вносити у скобках для виведення на друк).

Нормативний термін навчання визначається згідно навчальних планів та вказується в роках та місяцях (наприклад, 4р. або 1р. 6м.).

Вартість одного року навчання заповнюється цифрами (наприклад, 8205,55) та, якщо на 2013 рік її не визначено, вказується станом на 1 листопада 2012 р. У графі «Вартість навчання» за необхідності можливо вказувати тип валюти (актуально для зазначення вартості навчання у ВНЗ іноземних громадян).

На друк додаток виводиться окремо за кожним освітньо-кваліфікаційним рівнем.

Якщо навчальний заклад приймає на навчання іноземних громадян, в додатку 1 повторно створюється запис щодо напряму (спеціальності) підготовки, на який приймають іноземних громадян, та ставиться позначка «Іноземці».

106

При цьому на друк додатку 1 дані щодо навчання іноземних громадян виводяться окремими таблицями.

До усіх додатків включено кнопку «Коментар» для додання (за необхідності) текстової інформації (нижче таблиць). Наприклад, якщо ліцензований обсяг на навчання іноземних громадян у ВНЗ не розподілено, неможливо заповнити таблиці.

Додатки 2, 3, 4 заповнюються в залежності від рівня акредитації ВНЗ (але на друк виводяться всі додатки, за відсутності даних – незаповнену форму).

У додатку 2 стовпчик «Споріднені спеціальності кваліфікованого робітника» навчальний заклад заповнює самостійно. Гіперпосилання на "Класифікатор професій ДК 003-2010" можна знайти на сайті www.inforesurs.gov.ua у розділі НОВИНИ.

У стовбці «Фахове випробування» вказується його (їх) найменування.

Термін навчання визначається згідно навчальних планів та вказується в роках та місяцях (наприклад, 4р. або 1р. 6м.).

Кількість місць (за кошти державного бюджету та за кошти фізичних, юридичних осіб) заповнюється цифрами та, якщо на 2013 рік її не визначено, вказується станом на 1 листопада поточного року (тобто згідно обсягів прийому поточного року, про що надано інформацію в примітці до додатку) або поле не заповнюється.

107

При внесенні інформації до додатку 3 керуйтесь Рекомендаціями щодо встановлення відповідності напрямів підготовки фахівців ОКР бакалавра із скороченим терміном навчання спеціальностям ОКР молодшого спеціаліста (додаток до листа МОНмолодьспорту від 28.11.2012 р. №4.4-19/4396).

У додатку 4 вноситься інформація щодо вступу з ОКР Бакалавр на ОКР Спеціаліст та Магістр, а також з ОКР Спеціаліст на ОКР Магістр.

При цьому пропозиції щодо вступу з споріднених напрямів ОКР Бакалавр та споріднених спеціальностей ОКР Спеціаліст вносяться окремими записами.

2.2) Додаток 5

У додатку 5 вносяться пропозиції для вступників на основі повної або базової загальної середньої освіти.

При автоматичному заповненні дублюються дані з пропозицій на вступ поточного року. У зв’язку з тим, що окремі пропозиції відрізняються спеціалізаціями, записи в додатку можуть дублюватись. У такому випадку видаліть непотрібні записи.

108

Навчальний заклад за необхідності може додавати (видаляти) напрями (спеціальності) підготовки, редагувати дані пропозицій.

Для додавання нової пропозиції натисніть та заповнити відповідні поля:

При цьому, для вибору конкурсних предметів натисніть , після чого з’явиться вікно з переліком предметів (для відповідного напряму (спеціальності):

В основному вікні додатку 5 виділіть пропозицію, з якою проводитиметься робота, та

натисніть для редагування (вибору):

– рівня освіти для вступу (повна або базова загальна середня освіта);

– встановленої квоти прийому пільгових категорій громадян (у відсотках, у разі невизначеності на цей час – не заповнюється);

– переліку предметів, їх профільності, ознаки обов’язковості чи на вибір, додаткової назву для фахових іспитів та творчих конкурсів, мінімальної кількості балів.

Після чого відкриється форма редагування:

Далі необхідно натиснути на , після чого відкриється форма з переліком відповідних предметів:

109

Для роботи з предметом потрібно його виділити та натиснути кнопку , після чого з’явиться форма редагування предмету:

Предметам, що йдуть на вибір, обов’язково ставиться позначка «Предмет на вибір». Цим предметам будуть проставлені однакові номери у переліку предметів.

Якщо конкретну іноземну мову для напряму (спеціальності) не встановлено, оберіть предмет «Іноземна мова» (а не весь перелік мов).

Результати вступних екзаменів та творчих конкурсів оцінюються:

– для вступників, які вступають на основі базової загальної середньої освіти, за 12-бальною шкалою;

– для вступників, які вступають на основі повної загальної середньої освіти, оцінюються за шкалою від 100 до 200 балів.

Результати творчого конкурсу оцінюються відповідно за 12-бальною (200-бальною) шкалою окремо за кожну сесію творчого конкурсу, яких не може бути більше ніж три.

Назву кожного творчого конкурсу вкажіть у полі «Додаткова назва» (у дужках).

2.3) Особливості вибору предметів для напряму «ФІЛОЛОГІЯ» в додатку 5

Щоб предметами на вибір (з одним номером) для напряму «Філологія» відобразились тільки «Історія України» та «Світова література», додайте у редагуванні предметів напряму додаткову назву «або російська мова (за профілем)».

110

При виведенні на друк отримаємо:

2.4) Додаток 6

Додаток 6 складається з двох таблиць 6.1, 6.2 та заповнюються лише переліком природничо-математичних та інженерно-технічних спеціальностей. В таблиці 6.1 заповнюються спеціальності, а в таблиці 6.2 – напрями. В цих розділах необхідно залишити тільки напрями (спеціальності), на яких ведеться підготовка у навчальному закладі.

111

3) Видалити

4) Оновити

5) Друк

Виведення кожного додатку на друк здійснюється окремо.

Звіт можна роздрукувати або зберегти у файл.


За допомогою цієї кнопки здійснюється завантаження файлів для верифікації документів. Додатки № 7, 8 (та, за необхідності, наступні) завантажуються разом з текстовою частиною Правил прийому.

Відокремлені структурні підрозділи навчального закладу, для яких додатки створені окремо, завантаження здійснюють також окремо.


Правила прийому необхідно завантажити до ЄДЕБО після їх підписання та затвердження в МОНмолодьспорту. Перед цим до бази вносяться остаточні зміни до додатків.

112

7. УЧБОВИЙ ПРОЦЕС

7.1. Групи

У цій вкладці вноситься інформація щодо навчальних груп, до яких відносяться студенти. Розподіл до навчальних груп здійснюється у вкладці «Студенти».

У вкладці відкриється наступна таблиця:

Групи в таблиці розташовані за номером в ЄДЕБО, який надається автоматично. Для сортування груп натисніть на назву відповідного стовпця.

Додано можливість створення навчальних груп без деталізації ОКР (наприклад, для ОКР (загальний) «Молодший спеціаліст» можна об’єднати в групі студентів ОКР (детальний) «Молодший спеціаліст на основі повної ЗСО» та «Молодший спеціаліст на основі диплому кваліфікованого робітника»).

Додано можливість перегляду студентів, включених до обраної групи. Для цього необхідно обрати групу та натиснути кнопку «Студенти», список студентів також можна експортувати в форматі *.xls натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів:

113

1) Додати

Навчальний заклад має можливість додати навчальні групи, що входять до нього (або

структурних підрозділів, обравши на робочій панелі . Відкриється наступне вікно:

Внесіть всі необхідні дані та натисніть «Додати групу».

114


3) Видалити

4) Оновити

115

7.2. Студенти

У цій вкладці вноситься інформація щодо студентів навчального закладу, а також здійснюється додання нових студентів. Всі студенти розподіляються до навчальних груп.

Звертаємо увагу, що абітурієнти, які встановленим порядком включені до наказів про зарахування на навчання, автоматично отримують статуси студентів після затвердження у базі цих наказів. Повторне включення цих студентів до наказів у розділі «Учбовий процес» призведе до дублювання даних та викривлення звітної інформації.

Вкладка «Студенти» складається з наступних розділів:

– Студенти за групами – включає студентів, які вже розподілені в ЄДЕБО до відповідних навчальних груп;

– Студенти без груп – включає студентів, не розподілених до навчальних груп;– Пошук студента – здійснюється пошук студентів за їх ПІБ або номером у базі;а також додаткових вкладок, де окремо відображено студентів:− Випускники – особи, які закінчили навчання та отримали дипломи у поточному навчальному році;− Повторна атестація – особи, зараховані у поточному навчальному році для повторної державної атестації;– Відраховані – особи, відраховані з навчального закладу за відповідними підставами; – На другу вищу освіту – особи, які вступили на навчання для отримання другої вищої

освіти; – В академічній відпустці – особи, які знаходяться на цей час в академічній відпустці;– На повторне навчання – особи, які проходять повторний курс навчання.

УВАГА! Початкове (перше) внесення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які

не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування (поновлення на навчання (у тому

116

числі з іншого навчального закладу), поновлення для повторної атестації ДЕК здійснюється через функцію «Довнесення студента» (детальніше – у пункті 10).

7.2.1. Студенти за групами

На вкладці відкривається таблиця з переліком навчальних груп, до яких вже розподілені студенти (в таблиці КС – кількість студентів, включених до навчальної групи).

ВАЖЛИВО!У вкладці «Студенти» відображається інформація щодо студентів, а не груп, а саме:– студенти з різними детальними ОКР, які включені до однієї групи, у цій вкладці

відображаються окремими строками (наприклад, в одній групі 2 курсу навчаються бакалавр (повний термін навчання) та бакалавр на базі диплому молодшого спеціаліста (скорочений термін навчання);

– графа «Структурний підрозділ» залишається незаповненою, якщо студента документально (наказом) не віднесено до структурного підрозділу навчального закладу (підпорядкування для групи встановлюється окремо у вкладці «Групи»).

Віднесення до структурного підрозділу студентів контингенту (які не є вступниками 2012 року) здійснюється при їх включенні в базу згідно наказу про переведення на курс.

Віднесення вступників 2012 року здійснюється двома шляхами:1) наказом про зарахування на навчання абітурієнтів (заяву вступника створено за

пропозицією на вступ, у якій вказано структурний підрозділ);2) наказом про переведення студентів (студенти закріпляються за структурними

підрозділ (факультетом, відділенням), зазвичай у наказі одночасно здійснюється розподіл за групами).

Призначення функціональних кнопок на робочій панелі у вкладці «Дії» аналогічне описаному нижче щодо включених до вікна «Студенти» (разом з тим, при виборі у вказаному вікні, частину інформації вже заповнено, що в окремих випадках скорочує час заповнення).

117

Для перегляду списку студентів обраної групи натисніть «Студенти».

У вкладці «Дії» встановлено наступні можливості внесення змін стану студентів протягом їх навчання (також дивіться у розділі 7.3 «Накази по студентам»):

– відрахування з навчального закладу (в особовій картці студента встановлюється статус «Відрахування», аналогічно для всіх дій);

– поновлення студента, який раніше навчався у цьому навчальному закладі та був відрахований, проходив повторний курс навчання тощо;

– зміна джерела фінансування (державне замовлення, кошти фізичних (юридичних) осіб);– переведення у межах навчального закладу (зміна форми навчання, переведення на інший

напрям тощо);– переведення студентів на наступний курс;– надання (продовження) студентам академвідпустки, їх повернення з академвідпустки;

– призначення повторного курсу навчання;

– довнесення – початкове введення в базу інформації щодо контингенту студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли до нього);

– друга вища – внесення осіб для отримання другої вищої освіти;

118

– переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи);

– поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншому навчальному закладі та був відрахований, поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою);

– випуск студента з ВНЗ (закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів).

Крім того, здійснюється:

– розподіл студентів між групами (перенесення) обраного спрямування без створення наказів;

– проставлення (зняття) позначок, що студентів зараховано на поповнення на вакантні місця наборів попередніх років.

У вікні також можна позначити все у списку або зняти позначки: , оновити список та зберегти список в форматі *.xls.

Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон» (там же, де й абітурієнт).

Якщо дата встановлення статусу студента в ЄДЕБО (дата дії: переведення, відрахування, зміна фінансування тощо) не відповідає даті, вказаній в наказі (помилково вказана невірна дата), її можна змінити, натиснувши кнопку «Змінити дату». Дату можна змінити певному студенту або всім студентам обраного наказу :

Зверніть увагу! Для зміни дати встановлення статусу студентам, наказ має знаходитись у статусі «Новий».

Якщо студент внесений в наказ за певним типом, але номер наказу вказаний в ЄДЕБО не відповідає паперовому, обраного студента можна перенести в наказ із таким типом (з іншим номером) в даному навчальному році натиснувши кнопку «Перенести».

1) Відрахування

Оберіть дату відрахування студента з навчального закладу, причину відрахування студента та номер наказу, за яким це буде здійснено:

119

Причини відрахування:

ВАЖЛИВО! Дата відрахування студента не може бути меншою ніж дата наказу.

Наказ можна обрати зі створених (але не закритих для редагування) або додати новий:

При встановленні причини відрахування «Закінчив теоретичний курс навчання та не атестований ДЕК» студенти, що були відраховані з цієї причини, відображаються у вкладці «Відраховані».

Студентам, яких необхідно допустити до здачі Державної атестації, необхідно вибрати відповідну дію на вкладці «Відраховані».

Студенти, які знаходяться у вкладці «Не атестовані», можуть бути відраховані або випущені з навчального закладу.

120

2) Зміна фінансування

Оберіть дату, тип фінансування та номер наказу за яким це буде здійснено:

Типи фінансування:

– Бюджет;– Контракт.

Наказ можна обрати зі створених (але не закритих для редагування) або додати новий:

Звертаємо увагу на виконання вимог Положення про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів вищих закладів освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України № 245 від 15.07.96 р.

3) Переведення

Для зміни параметрів навчання у межах навчального закладу (зміна ОКР, форми навчання, факультету, спеціальності тощо) натисніть «Переведення», заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати».

121

4) Переведення, Поновлення (з іншого НЗ)

Для переведення чи поновлення особи з іншого навчального закладу (особи, яка вже була внесена в ЄДЕБО) необхідно спочатку внести в картку студента академічну довідку, видану навчальним закладом, в якому навчалась особа.

В поле «Код НЗ» необхідно ввести код (номер в ЄДЕБО), що присвоєний навчальному закладу, з якого прийшов студент.

Для введення інформації про освіту з іншого навчального закладу необхідно натиснути на «+» – відкривається вікно вибору, «–» – видалиться раніше внесена в поле інформація.

5) Переведення на курс

Застосовується для переведення студентів на наступний курс навчання (крім 1-го).

122

6) Поновлення

Для поновлення студента до того ж навчального закладу, з якого він був відрахований раніше, необхідно знайти студента у вкладці «Відраховані» та обрати дію – «Поновлення». Заповніть всі поля та натисніть «Застосувати».

7) Академвідпустка

Застосовується для оформлення надання студентам академвідпустки, її продовження та повернення з неї.

Надання академвідпустки здійснюється з обов’язковим зазначенням підстав.

123

Звертаємо увагу на виконання вимог Положення про академічні відпустки та повторне навчання у вищих закладах освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України та Міністерства освіти України № 191/153 від 06.06.96.

Надання академвідпустки на 1-му курсі здійснюється у виключних випадках.

8) Повторне навчання

Вказаний тип наказу створюється у разі призначення повторного курсу навчання (за необхідності – продовження курсу):

124

9) Випуск студента з ВНЗ

Студентів можна додати до наказу щодо закінчення навчання в учбовому закладі та отримання ними дипломів.

Оберіть наказ з переліку створених у вкладці «Накази по студентам» або додайте новий та натисніть «Застосувати».

10) Довнесення

Для початкового введення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли на наступний курс) або не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування натисніть «Довнесення студента», заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати».

При внесенні даних необхідно забезпечити виконання наступних вимог:

– студенти вносяться до бази на підставі наказу керівника навчального закладу про переведення на наступний курс (за виключенням тих, які знаходяться в академвідпустці або поновлюються з іншого навчального закладу). Всі зміни, що відбулися після видання такого наказу, відображуються окремими наказами;

– з метою досягнення прозорості та впорядкування даних накази по студентам необхідно створювати та завантажувати в базу окремо за кожним типом (про переведення, відрахування тощо);

– до ЄДЕБО вноситься актуальна інформація про студента. Наприклад, додаються дані про отриманий паспорт, прізвище вноситься вже змінене (при цьому при доданні документа, на основі якого був вступ, ставиться позначка «Некоректний документ») тощо;

125

– у полі «Поповнення» проставляються позначки щодо студентів, яких було зараховано на поповнення на вакантні місця наборів попередніх років;

– у полі «Друга вища» проставляються позначки щодо студентів, яких було зараховано на навчання за другою вищою освітою (для вже внесених студентів таку позначку можна додати в картці особи (СТУДЕНТ / НАВЧАННЯ / РЕДАГУВАТИ);

– у листі МОНмолодьспорту від 21.09.2012 № 1/9-658 зазначено, що відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” перед внесенням даних про студента до ЄДЕБО необхідно отримати від нього згоду на обробку його персональних даних у ЄДЕБО за формою згідно додатку до листа Міністерства від 19.04.2012 р. № 1/9-302. При доданні студента в ЄДЕБО про отриману згоду ставиться відповідна позначка.

Для створення в ЄДЕБО особової картки студента натисніть «Повна форма додання вступника»:

126

Порядок заповнення форми викладено у розділі 6.2 «Заяви».

При внесенні в ЄДЕБО даних студентів у повній формі додання додано обов’язкове поле «Отримано згоду на внесення персональних даних» (остання строчка).

Пільги, які мають студенти можна додавати у картці особи визначеним раніше для абітурієнтів порядком.

Оберіть потрібний тип наказу для внесення даних студента:

Звертаємо увагу:– щодо студентів, які рахуються в контингенті, але знаходяться в академвідпустці, – тип

наказу «Надання академвідпустки»;– щодо студентів, які навчаються на екстернаті, – тип наказу «Переведення на курс»,

на 1-й курс, вносити дані наказу про зарахування на навчання;– при початковому внесенні в ЄДЕБО даних щодо студентів старших курсів медичних

ВНЗ додано можливість введення кодів спеціальностей згідно нормативних документів попередніх редакцій («Старі коди», були діючими під час зарахування студента). У разі аналогічної потреби за іншими спеціальностями – надсилайте офіційні звернення з обґрунтуванням необхідності додання (назви з ліцензій згідно попередніх редакцій документів не є підставою!).

– у випадку поновлення студента, який навчався в іншому навчальному закладі, що був ліквідований або знаходиться за кордоном (тобто ВНЗ відсутній в ЄДЕБО), у полі «Код НЗ» проставляється «0».

127

При виборі спеціальності (напряму) у вікні «Довнесення студента» код спеціальності (напряму) необхідно ввести у верхню строку та натиснути «Пошук» (у таблицю, що знаходиться нижче, вводяться дані для фільтрації знайденої інформації при її значному обсязі).

ВАЖЛИВО!При переведенні чи поновленні студента з іншого навчального закладу в картку

відповідного студента ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно внести академічну довідку в розділ «Документи».

11) Довнесення даних за наказами попередніх років

Основною особливістю є необхідність вибору для створення наказу та внесення даних студента того навчального року, в якому виданий наказ.

Запис щодо студента буде відображено у тому ж навчальному році. У разі видання наказу у наступному навчальному році запис щодо студента буде переміщено.

128

7.2.2. Студенти без груп

На вкладці відкривається таблиця з переліком напрямів (спеціальностей), за якими є студенти, зараховані на навчання, але не розподілені до навчальних груп.

Призначення функціональних кнопок аналогічне описаному у попередній вкладці «Студенти за групами» за виключенням кнопки «Групи».

Після розподілу студента до навчальної групи він зникає з цього списку та, відповідно, з’являється в обраній групі у вкладці «Студенти за групами».

7.2.3. Пошук студента

Встановлено можливість здійснення пошуку студентів за їх ПІБ або його номером у базі.

129

Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон» (там же, де й абітурієнт).

130

7.3. Накази по студентам

У цій вкладці навчальний заклад створює накази щодо зміни стану студентів протягом їх навчання у цьому закладі.

Встановлено наступні типи наказів по студентам:

– відрахування студентів;

– зміна джерела фінансування навчання (державне замовлення, кошти фізичних (юридичних) осіб);

– переведення (зміна ОКР, форми навчання, факультету, групи, спеціальності тощо);

– переведення на курс (щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі та перейшли на наступний курс);

– поновлення (студента, який раніше навчався у цьому навчальному закладі та був відрахований, поновлюють на навчання);

– друга вища (внесення осіб для отримання другої вищої освіти);

– надання (продовження) академвідпустки, повернення з академвідпустки;

– переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи);

– поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншому навчальному закладі та був відрахований, поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою);

– не атестовані – для внесення студентів, які прослухали теоретичний курс навчання та не здали ДЕК (не були випущені з навчального закладу);

– закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів;

– на зміну ПІБ – для зміни даних в особовій картці студента (завантажуються в базу копії трьох документів: наказу по ВНЗ (витяг з наказу), свідоцтво (документ, що є підставою для змін), паспорту (1-3 сторінки). Після зміни ПІБ студенту навчальним закладам, в яких навчаються студенти, надходить повідомлення про зміни.

– скасування – для анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково (з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований.

131

Звертаємо увагу при підготовці наказів на виконання вимог Закону України «Про вищу освіту», Положення про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів вищих закладів освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України № 245 від 15.07.96 р., Положення про академічні відпустки та повторне навчання у вищих закладах освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України та Міністерства освіти України № 191/153 від 06.06.96 тощо.

1) Додати

Внесіть номер та дату наказу, оберіть його тип та натисніть «Додати»:


3) Видалити

4) Оновити

5) Студенти

У вікні відображається перелік студентів, «прикріплених» до створеного наказу. При цьому, кількість студентів, включених до наказу, повинна відповідати кількості студентів у наказі, завантаженому на верифікацію .

132

Для додання до наказу студентів натисніть «Додати» (для наказів про відрахування студентів або щодо зміни джерела фінансування навчання, додання студентів до наказів решти типів здійснюється у попередній вкладці «Студенти»):

Для вибору студентів, які будуть включені до наказу, натисніть «Налаштування», заповніть всі необхідні поля та натисніть «Застосувати». Внесення дати початку дії зміненого стану студента є обов’язковим (дата відображається у наказі).

Для перенесення студента до іншого наказу вказаного типу натисніть «Перенести»:

133

6) Наказ на зміну ПІБ

Для зміни прізвища студенту необхідно на вкладці «Накази по студентам» додати «Наказ на зміну ПІБ», відкриється форма для заповнення параметрів на зміну ПІБ:

У формі необхідно обрати персону, якій змінюється ПІБ, та внести дані, які

змінюватимуться. Позначка «Без зміни у картці особи» призначена для зміни ПІБ персоні, яка навчається в кількох НЗ.

Зверніть увагу! Дата зміни ПІБ – це дата,вказана в свідоцтві про шлюб. Паспортні дані, які внесені в форму не повинні бути в картці відповідної персони! Старі паспортні дані, в картці студента, будуть блокуватись, тому слідкуйте за правильністю введення паспортних даних!

На верифікацію завантажуються такі документи:- Наказ на зміну ПІБ;- Копія нових паспортних даних;- Копія документу на зміну ПІБ (документ, що засвідчує зміну ПІБ).

Зверніть увагу! Після зміни ПІБ адміністраторам всім навчальних закладів, в яких навчається студент, на електронну пошту надходить повідомлення про зміну ПІБ студента.

134

Відслідкувати зміну ПІБ можна в картці студента, натиснувши :

Після зміни ПІБ в навчанні студента (кнопка ) можна переглянути історію зміни запису: додається запис, аналогічний попередньому, але з вказанням нового ПІБ в стовпці «Коментар».

Зверніть увагу! Попередні записи про навчання студента (до зміни ПІБ) залишаються без змін, тобто зі старим ПІБ.

135

7) Додаткові дії

Після перевірки даних, включених до наказу, та його підписання керівником навчального закладу необхідно зробити наказ закритим для редагування та видалення в ЄДЕБО, для чого натисніть «Затвердити наказ».

1) У строчці затвердженого наказу замість статусу «Новий» встановлюється статус

. Всі дії по зміні (знищенню) наказу заборонено.

З метою виправлення помилкового затвердження наказів по студентам можливо зняття цього статусу для внесення виправлень (за умови, що наказу не встановлено статус «Верифіковано», – у такому разі для зняття верифікації необхідно направити письмове звернення за електронною адресою reg@ inforesurs .gov.ua ).

2) Можна взагалі анулювати наказ (при цьому всі студенти, включені до наказу, будуть повернені до своїх попередніх статусів).

Нагадуємо, що видалення помилкових записів щодо окремих студентів можна здійснити у картці особи в розділі СТУДЕНТ / НАВЧАННЯ:

– якщо запис один – натиснути «Видалити»;

– якщо записів декілька – натиснути на поточний статус (виділено синім кольором) дл входу в «Історію» навчання та «Видалити останній запис».

3) За допомогою кнопки «До наказу» можна включити до обраного наказу відповідного спрямування (відрахування, переведення тощо) студентів у такому статусі, не розподілених до наказів (найчастіше – попередній наказ було видалено).


За допомогою цієї кнопки здійснюється завантаження файлів для верифікації документів.


Звертаємо увагу, що кількість студентів, включених до наказу, повинна відповідати кількості студентів у наказі, завантаженому на верифікацію. У разі видання у навчальному закладі наказів по студентам, до яких включено різнотипні пункти (переведення, відрахування тощо), пропонуємо завантажувати витяги з наказів з необхідними типами заходів.

Створені та підписані накази по студентам (про переведення, відрахування тощо) обов’язково завантажуються на верифікацію. При цьому наказ повинен бути завіреним печаткою навчального закладу (Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, ст. 106: «Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав»).

136

mailto:[email protected]

7.4. Форма № 2-3 нк

Форма державного спостереження № 2-3 нк «Звіт вищого навчального закладу на початок 2012/2013 навчального року» складається (згідно листа МОНмолодьспорту від 06.09.12 № 1/9-633) всіма вищими навчальними закладами незалежно від форм власності та підпорядкування за станом на 1 жовтня 2012 року за допомогою ЄДЕБО.

У зв’язку з тим, що у поточному році контингент студентів навчального закладу на цей час не внесено до ЄДЕБО, навчальним закладом здійснюється заповнення таблиць форми відповідними даними з подальшим виведенням її на друк (або збереженням у файл).

Форма № 2-3 нк заповнюється в ЄДЕБО всіма навчальними закладами, що мають у базі окремий код (з наступного року передбачається автоматизоване формування звіту).

Інструкцію щодо заповнення форми № 2-3 нк, затверджену наказом Держкомстату від 17.08.2004 р. № 483, розміщено на офіційному сайті ДП «Інфоресурс» (www.inforesurs.gov.ua). Звертаємо увагу, що в окремих пунктах вказаної Інструкції описано порядок заповнення форми у попередній редакції (діючу форму № 2-3 нк затверджено наказом Держкомстату від 14.07.2010 р. № 276) (наприклад, п.2.5 щодо кодів форми власності).

Звіт подає до органів статистики ВНЗ, який є самостійною юридичною особою (головний ВНЗ). У всіх розділах звіту крім даних головного ВНЗ враховуються дані, отримані від підпорядкованих ВНЗ нижчого рівня, інших структурних підрозділів (відокремлених філій, відділень тощо), що не мають статусу юридичної особи, незалежно від регіону їх розташування та форми навчання. Виключення становить розділ ХІІ, де дані головного ВНЗ не наводяться.

Структурні підрозділи головного ВНЗ, самостійні філії, відділення тощо звіти органам державної статистики не подають. Інформацію про їх мережу та основні показники діяльності (окремо по кожному) головний ВНЗ наводить у розділі ХІІ звіту, виділяючи її «у тому числі» із загальної інформації, наведеної у розділі І.

У звіті не враховуються дані щодо слухачів підготовчих курсів, підготовчих факультетів, та студентів, які відряджені для навчання в інші країни, а також слухачів відділень (факультетів) післядипломної освіти, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

До звіту включаються дані про тих осіб, які здобувають другу вищу освіту на загальних засадах.

Інформація стосовно студентів з числа іноземних громадян та громадян країн колишнього СРСР наводиться у звіті за 2012 рік у всіх розділах.

Дані щодо осіб, які навчаються за дистанційною та екстернатною формами, наводяться у звіті, який складається за заочною формою навчання.

137

http://www.inforesurs.gov.ua/

Студенти, які навчаються другий рік на одному й тому ж курсі та не переведені, незалежно від причин (неуспішність, академічна відпустка тощо), на початок навчального року на наступний курс, ураховуються у загальній кількості студентів.

При складанні форми № 2-3 нк навчальним закладом (головним), у якого є підпорядковані ВНЗ (відокремлені структурні підрозділи), що мають в ЄДЕБО окремий особовий код, до звіту вносяться зведені дані (згідно Інструкції щодо заповнення форми № 2-3 нк). При цьому у вкладці «Основні дані» згаданих навчальних закладів нижчого рівня обов’язково повинно бути зазначено підпорядкування навчального закладу головному ВНЗ. Звірку даних кожен навчальний заклад здійснює окремо.

У разі необхідності складання форми № 2-3 нк навчальним закладом нижчого рівня, який знаходиться в структурі головного ВНЗ, при доданні звіту виберіть цей навчальний заклад з випадаючого списку. Решта дій виконується встановленим порядком.

Заповнення форми № 2-3 нк у навчальному закладі може здійснювати адміністратор навчального закладу або користувач, якому встановлено у навчальному закладі встановлено роль «Адміністратор».

На вкладці «Форма № 2-3 нк» відкривається таблиця з переліком створених навчальним закладом звітів за різними формами навчання:

8) Додати

Навчальний заклад має можливість створити новий звіт, обравши на робочій панелі

. Відкриється наступне вікно:

У вікні необхідно обрати навчальний рік, на початок якого складається звіт, та одну з форм навчання:

– Денна;– Заочна (включає також екстернат та дистанційну);– Вечірня,

після чого натиснути «Застосувати».


138

10) Заповнення

Для внесення необхідних даних натисніть «Заповнення». У наступному вікні оберіть один з дванадцяти розділів форми та внесіть потрібні дані. Для друку заповнений звіт виводиться у затвердженій формі.

У Розділі 1 автоматично виводиться перелік напрямів (спеціальностей) (назви та коди), внесених навчальним закладом у вкладці «Ліцензії». При цьому дані ліцензії повинні бути внесеними до створення звіту.

Інформацію щодо кодів напрямів та спеціальностей внесено згідно діючих керівних документів.

У тому випадку, коли коди спеціальностей освітньо-кваліфікаційних рівнів спеціаліста і магістра, вказані в додатках до ліцензії, не включені до ЄДЕБО, дані в базу необхідно внести з урахуванням вимог наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 9 листопада 2010 року № 1067 «Про введення в дію переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста і магістра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 787», у якому затверджено:

таблицю відповідності спеціальностей переліку 2010 напрямам підготовки переліку 2006 (згідно з додатком 1);

таблицю зіставлення спеціальностей освітньо-кваліфікаційних рівнів спеціаліста і магістра за переліком 1997 і переліком 2010 (згідно з додатком 2).

У разі відсутності у переліку потрібного напряму (спеціальності) натисніть «Додати».

У верхньому полі вікна введіть код напряму (спеціальності), який необхідно додати, натисніть «Пошук», потім виділіть потрібну строку у списку, що буде виведено, та натисніть «Застосувати». Надалі оберіть відповідний освітньо-кваліфікаційний рівень (бакалавр, спеціаліст тощо (без деталізації) та заповніть решту даних.

139

Для редагування (внесення) даних щодо наявного у переліку напряму (спеціальності) оберіть його та натисніть «Редагувати». Заповніть всі поля у таблиці та натисніть «Застосувати».

Дані до Розділів 2-12 внесіть у порядку, визначеному Інструкцією щодо заповнення форми № 2-3 нк. Після внесення даних до Розділів 2-12 обов’язково натисніть «Зберегти», а після внесення необхідної інформації до всіх розділів – «Застосувати».

11) Автоматичне заповнення

Після натискання кнопки «Автоматичне заповнення» на даний час вносяться дані до Розділу 5.

12) Звірити

Звертаємо увагу, що при заповненні в ЄДЕБО форми № 2-3 нк внесені навчальним закладом дані щодо вступників 2012 року (1, 2, 5 курси) автоматично звіряються з інформацією в базі, а саме:

Розділ 1: гр.3+гр.4 = всі вступники на держбюджет, гр.5+гр.6 = всі вступники на контракт;гр.8+гр.9 = вступники на 1-2 курс на держбюджет; гр.10+гр.11 = вступники на 1-2 курс на контракт;

140

Розділ 2: гр.2 (рядок 02) = вступники на 1 курс з свідоцтвом про базову загальну середню освіту; гр.2 (рядок 03) = вступники на 1 курс з атестатом про повну загальну середню освіту.

Розділ 5: враховуються (згідно Інструкції щодо заповнення форми № 2-3 нк):

– дані тільки по початковому рівню (1-2 курси); – вступники, що отримали базову або повну загальну середню освіту у поточному році; – вступники, що забрали заяви до екзаменів (не приймали участі у конкурсному відборі), не враховуються;

гр.2 = вступники з свідоцтвом про базову ЗСО; гр.4 = вступники з атестатом про повну ЗСО; гр.6 = вступники з дипломом (свідоцтвом) кваліфікованого робітника; гр.7 = вступники з дипломом молодшого спеціаліста; гр.8 = вступники з дипломом бакалавра, спеціаліста, магістра; гр.9 (коди пільг 14 та 15 у вкладці «Довідники»); гр.10 (коди пільг 16 та 17); гр.11 (в адресі особи вказане село (без смт.); гр.12 = код вступу 108.

Розділ 11: гр.2 (стр.01) = не є громадянами України та зараховані на навчання.

Для проведення звірки використовується функція «Звірити». Можна здійснити загальну звірку або окрему звірку у кожному розділі. Поля розділів, у яких є розбіжності, виділені рожевим кольором, а результати порівняння виводяться на друк у вигляді таблиці.

Навчальному закладу необхідно відредагувати дані для досягнення їх повної відповідності.

13) Знищити

14) Оновити


За допомогою цієї кнопки здійснюється завантаження файлів для верифікації документів.


17) Друк

Виведення звіту друк здійснюється трьома частинами:

– частина 1 – титульна сторінка та розділ 1;– частина 2 – розділи 2-11;– частина 3 – розділ 12 та підписи.

Звіт можна роздрукувати або зберегти у файл.

141

8. ДОКУМЕНТИ

8.1. Замовлення документів

Для замовлення студентських квитків та документів про освіту (далі – документи) навчальний заклад повинен підготувати та направити до установи, з якою у нього заключено договір на виготовлення згаданих документів, інформацію щодо студентів у визначеному форматі (текстові дані, для студентських квитків – з фотографіями).

Підготовка даних для замовлення навчальними закладами документів здійснюється в обов’язковому порядку в ЄДЕБО шляхом автоматизованого формування замовлення (підтвердження) на підставі відповідних наказів (наказів про зарахування на навчання (студентські квитки) та наказів по студентам), що містяться в базі.

Дані, необхідні для виготовлення документів, експортуються в зовнішній файл у стандартному форматі для подальшого завантаження до діючої системи, що використовується для замовлення студентських квитків та дипломів.

У вкладці «Замовлення» відкривається дві таблиці з переліком вже створених навчальним закладом списки студентів для замовлення студентських квитків \ документів про освіту та замовлень на виготовлення студентських квитків \ документів про освіту.

У першій таблиці формується список студентів навчального закладу (його структурного підрозділу) з визначеною інформацією для замовлення студентських квитків та підтверджень для замовлення дипломів. В результаті для друку (або збереження та подальшого редагування) виводяться форма «Замовлення на виготовлення студентських квитків» (для студентських квитків) або «Підтвердження замовлення на виготовлення дипломів».

У другій таблиці формується зведена інформація за структурними підрозділами навчального закладу (групуються списки студентів). В результаті для друку (або збереження та подальшого редагування) виводиться форма «Підтвердження замовлення на виготовлення студентський квитків», а також експортуються файли з даними (а також з фотографіями для студентських квитків). В результаті експорту з ЄДЕБО даних для замовлення студентських квитків та дипломів файли повністю готові для подальшого імпорту до програми Education.

ВАЖЛИВО!

На друк документ для дипломів та атестатів у другій таблиці не виводиться!

143

В одне замовлення можна включити декілька списків студентів навчального закладу (для однотипних документів). Для вибору списків, включених до обраного замовлення, поставте позначку в полі «Автоматична фільтрація».

8.1.1. Списки студентів для замовлення студентських квитків / документів про освіту

1) Додати

Навчальний заклад має можливість створити нову заяву на замовлення студентських

квитків, обравши на робочій панелі . Відкриється наступне вікно:

При створенні нової заяву на замовлення дипломів відкриється інше вікно.

Внесіть всі необхідні дані, що пропонуються у «випадаючих» вікнах, та натисніть «Абітурієнти» (або «Студенти»).

144

Для вибору типу документів, які необхідно замовляти, необхідно вибрати тип з випадаючого меню:

ВАЖЛИВО!

Поля, що позначені «*», є обов’язковими для заповнення.Для замовлення документа з відзнакою при доданні студента (редагуванні запису)

обов’язково встановлюється відповідна позначка.

Дані до решти полів обираються за необхідністю. Поле «Структурний підрозділ» обирається з переліку, створеному у вкладці «Структура», поле «Пропозиція» – з вкладки «Пропозиції», поле «Учбова група» – з вкладки «Групи».

ВАЖЛИВО! Якщо не обрано структурний підрозділ то, будуть обиратися лише ті студенти, в яких

групи створені без структурного підрозділу.

У вікні «Абітурієнти» чи «Студенти» поставте позначки проти необхідних записів для додання їх до списку студентів та натисніть «Застосувати». Також можна обрати всі записи у списку («Позначити все») або зняти всі позначки («Зняти позначки»). Для вибору на окремій сторінці зробіть позначку біля назви стовбців (зліва від «№ особ.спр.» чи «№»).

145

Після заповнення всіх необхідних даних натисніть «Застосувати»:


3) Знищити

4) Оновити

5) Статус

Список на замовлення документів замовлення може мати статуси:– Новий;– Відправлений (список на замовлення документів відправлений на виготовлення).

6) Студенти

У вікні «Студенти» можна редагувати створений список студентів, а також додавати нових студентів.

У вікні «Абітурієнти» дії виконуються описаним вище порядком.

Натиснувши «Додати», отримаєте картку додання студентів, що має наступний вигляд:

146

Внесіть номер заяви на вступ до навчального закладу та натисніть , інформація щодо обраного студента з’явиться у картці. Після натискання «Застосувати» студента буде додано до списку замовлення.

Для завантаження фотографій передбачено наступні кнопки:

– додати нове фото;

– завантажити;

– змінити вибране фото;

– видалити вибране фото.

У разі вибору додання (зміни) фотографії з’явиться нове вікно:

Оберіть потрібний файл та завантажте його. Розмір фотографії повинен бути не меншим 120 Х 150 пікселів. Якщо розмір більше, виділіть необхідну частину зображення за допомогою рамки вказаного розміру та натисніть «Зберегти», після чого в картці додання

натисніть (завантажити). Фотографію буде прикріплено до особової картки студента в базі.

Фотографію також можна прикріпити безпосередньо в особовій картці в розділі «Пошук персон» (але це необхідно робити до створення замовлення, інакше потрібно у вкладці

«Редагувати» вікна «Студенти» завантажити фотографію студента (натисніть ).

147

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Додано можливість завантажувати фото студентів з власних систем!

У вікні «Студенти» також можна редагувати дані студентів, для яких створюється підтвердження замовлення дипломів.

При натисненні кнопки з’явиться можливість корегування вказаної кваліфікації:

При натисненні кнопки можна додавати студентів за параметрами, вказаними в замовленні.

Для додання відзнак студентам, для яких замовляється атестат про закінчення повної загальної середньої освіти, необхідно вибрати відповідне замовлення та натиснути кнопку «Студенти». Після чого необхідно обрати потрібного студента та натиснути кнопку «Редагувати». В формі, що з’явилась необхідно встановити позначку на відповідній відзнаці:

.148

7) Друк

Для друку (або збереження та подальшого редагування) виводяться форми:

«Замовлення на виготовлення студентських квитків» або

«Підтвердження замовлення на виготовлення дипломів».

149

8.1.2. Замовлення на виготовлення документів

1) Додати

Для формування зведеної форми на замовлення студентських квитків від навчального закладу (лише для студентських квитків), а також експорту файлів з даними та фотографіями у верхній таблиці «Заяви для замовлення» поставте позначки у строках з списками, що будуть включені до зведеної форми (архіву), та натисніть на робочій панелі нижньої таблиці

. За необхідності повторіть дії з іншими списками.

2) Знищити

3) Оновити

4) Друк

ВАЖЛИВО!

Для друку (або збереження та подальшого редагування) виводиться тільки форма «Підтвердження замовлення на виготовлення студентський квитків» .

150

5) Експорт

З бази експортуються файли з даними та фотографіями. В результаті експорту з ЄДЕБО даних для замовлення документів файли повністю готові для подальшого імпорту до програми Education.

Зберігається архів у форматі *.zip (приклад його вмісту):

Для подальшого імпорту до програми Education файл архіву необхідно розархівувати.Детальну інформацію по роботі з програмою Еducation викладено у Посібнику користувача

програмного забезпечення по створенню замовлення на виготовлення документів про освіту та студентських/учнівських квитків (скачайте файл instruction_dp2000 за адресою osvita.net/download.php).

151

8.2. Видача документів

Інформацію щодо видачі студентам документів про освіту (студентські квитки, дипломи) необхідно обов'язково заповнити у вкладці «Видача документів». До визначеної форми внесіть серію та номер документа, інші дані для їх зберігання в Єдиній базі.

У вкладці відкриється таблиця для внесення даних. Оберіть навчальний рік.

1) ДодатиВнесіть дані отриманих документів про освіту (студентських квитків) до форми, що

відкриється, для їх подальшої видачі.

Спочатку оберіть «Тип документа», дані щодо яких будуть вноситись:

˗ для студентських квитків заповніть ;

152

˗ для документів про освіту – заповніть .

Для пошуку студентів, для яких необхідно внести дані документів, оберіть «Тип пошуку» та натисніть кнопку «Вибір»:

1) Тип пошуку «З замовлень на виготовлення» У переліку замовлень документів оберіть необхідний список зі студентами та натисніть

«Застосувати»:

У таблиці, що відкриється, відображені студенти, включені до замовлення на виготовлення документів.

У таблиці в поле «Документи» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів та натисніть «Зберегти»:

153

.Попередження!

Для збереження списку видачі документів наказ на закінчення навчання студентів, що присутні у списку, має бути верифікованим.

2) Тип пошуку «За параметрами навчання» У вікні, що відкриється, введіть відповідні параметри для пошуку студентів та натисніть

«Застосувати»:


– № навч. – номер запису про навчання студента, що вказаний в картці;

– ПІБ

– Народж. – дата народження студента;

– Серія – серія виданого документа;

– Номер – номер виданого документа;

– № пп ж. – порядковий номер студента в журналі видачі документів навчального закладу;

– Д – документ не додається у картці студента (у випадку, якщо він вже внесений в картку);

– В – документ з відзнакою;

– Інформація – параметри навчання студента, за якими видається документ.

154

У таблиці до стовбців поля «Документ» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів, номер запису у журналі видачі документів навчального закладу та

натисніть :

3) Тип пошуку «За ПІБ»

Натискаємо на ВибірВнесіть дані до форми, що відкриється, та натисніть :

У нижченаведеній формі виділіть строку з даними студента та натисніть «Застосувати»:

Заповніть серію та номер документу про освіту та натисніть на «Зберегти»

155

Дані документів про освіту на того чи іншого студента будуть збережені в Єдиній базі.

Під час редагування списку студентів на видачу документів про освіту можна додавати або видаляти того чи іншого студента відповідними кнопками.

Тільки після збереження документів про освіту в Єдиній базі, для зручності, є можливість

експортувати даний список студентів у формат Xls натиснувши .

Після відкриття файлу у формат Xls з даними студентів можливо редагувати тільки серію та номер документу про освіту. Всі інші дані не редагуються. Після заповнення серії та номерів документів про освіту даний файл можливо імпортувати в Єдину базу натиснувши кнопку

.

Увага! Неможливо імпортувати файл у форматі Xls, в який були вписані всі дані про студентів самостійно, а саме без експорту даних з Єдиної бази.

Для пошуку студентів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно

натиснути кнопку та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук:

Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона.

156

Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук».

На верифікацію завантажується файл, роздрукований з Єдиної бази та підписаний керівником навчального закладу. Нижче вказується дата підпису витягу керівником.

157

9. НОВИНИ

В цій вкладці Ви завжди можете отримати актуальну інформацію від ЄДЕБО.

158

10. ПОШУК ПЕРСОН

Пошук персон здійснюється:

– за GUID* даними документу (атестат, диплом, тощо) або за ПІБ персони;

– за ідентифікатором (номером) заяви;

– за ідентифікатором (номером) персони.

* GUID (Globally Unique Identifier) є статистично унікальний 128-бітний ідентифікатор. Його головна особливість — унікальність, яка дозволяє уникнути конфліктів, що визиваються співпадінням ідентифікаторів.

Наприклад, запит для пошуку персони:

за номером сертифікату ЗНО (атестату) – 1234567;

за ПІБ – Петренко Іван Васильович.

Якщо Ви не знаєте повні дані персони або не впевнені у правильності їх написання, можна здійснити пошук за частковими даними з використанням %_% (наприклад, за прізвищем – %Петренко%).

Якщо персону не знайдено, це означає, що інформацію щодо особи, яку Ви шукаєте, не внесено до ЄДЕБО.

В особовій картці знайденої персони відображено:

– основні дані;– документи, що внесено;– адресу;– контактні дані.

Нижче інформацію розподілено на 4 вкладки в залежності від статусу осіб:

159

10.1. Абітурієнт

1) Заяви, подані вступником

Адміністратору навчального закладу надано права щодо:

– редагування даних в особовій картці персони: основні дані (крім прізвищ, внесених автоматично), документи (крім атестатів, до яких вже прикріплено заяви), інші дані.

У разі помилкового прикріплення сертифікату ЗНО до персони, внесенні помилкової інформації щодо атестату про повну загальну середню освіту вступника навчальному закладу необхідно надати до служби підтримки (на ел.пошту [email protected]) дані щодо персони (ПІБ, сертифікат ЗНО, атестат з додатком, паспорт тощо) для виправлення помилки.

При повному співпадінні серії та номеру документів (паспорт, свідоцтво тощо) навчальному закладу необхідно направити до служби підтримки лист з описом проблеми та сканкопіями документів для прийняття рішення.

– зміни статусів заяви (за рішенням приймальної комісії) в особовій картці персони або безпосередньо в заяві:

160

ВІДМОВА на ДОПУЩЕНО, ДОПУЩЕНО (або ВІДМОВА) на СКАСОВАНО – за умови, що було виявлено технічну помилку з провини навчального закладу (при цьому у разі статусу СКАСОВАНО спроба вступнику не зараховується). Зміну статусу СКАСОВАНО на інший не передбачено (за необхідності заява створюється повторно).

У разі помилкового надання статусу «Відхилено», адміністратору навчального закладу надано можливість повторно встановлювати заяві статус «Допущено». Після оновлення дані вступника знов з’являться в «хвилі».

При цьому слід пам’ятати, що, з метою запобігання зловживанням, в ЄДЕБО зберігається інформація щодо користувача, який вніс дані, здійснив відповідні зміни!

В «Історії зміни статусів» заявок (у цьому розділі, а також у вкладці «Заяви») виводиться інформація щодо ПІБ та посад користувачів, які змінювали статуси.

Для внесення до особової картки вступника даних щодо документу, якого немає в базі, в розділі «Документи» натисніть «Додати», оберіть необхідний тип документу та внесіть інформацію.

У випадку, якщо студент/абітурієнт втратив один із документів, зазначених в картці, його можна анулювати (встановити,зняти). За необхідності можна повернути в діючий стан.

Адміністратор навчального закладу також має можливість корегувати середній бал за документом (у разі його неправильного внесення під час реєстрації персони в ЄДЕБО). Змінений середній бал буде відображено у всіх документах навчального закладу.

До документу можна додати відзнаку. В особовій картці відображено всі заяви, подані вступником до навчального закладу.

Заяви виділені різним кольором залежно від їх статусу. Навчальний заклад має інформацію тільки щодо заяв, поданих до нього.

Після включення абітурієнта до наказу про зарахування поряд з стовбцем зі статусом «До наказу» вказується номер наказу в ЄДЕБО («0» – наказу немає). Натиснувши на цей номер, можна перейти на вкладку «Накази».

2) Додання інформації щодо пільг, прав на першочерговий вступ, підготовчих курсів, призерів Всеукраїнських олімпіад та конкурсів МАН

Зазначена інформація додається одноразово під час створення заяви та зберігається у картці персони. При створенні наступних заяв необхідно обрати раніше внесені дані у вікні «Додаткові параметри» з «випадаючих» списків. При спробі додати дані повторно виводиться повідомлення про помилку.

161

ВАЖЛИВО!Збережені в картці персони дані за необхідності додаються до кожної заяви!Якщо зазначену інформацію з якихось причин не було внесено при створенні заяви та,

відповідно, не відображено в картці персони, є можливість додати її через картку у відповідному розділі.

У розділах «Пільги», «ФДП» або «Олімпіади» оберіть «Додати», внесіть необхідні дані та натисніть «Застосувати».

Пільги:

ФДП:

У полі «Примітка» внесіть дані щодо предметів або напряму підготовчих курсів тощо.

Олімпіади:

Після того, як дані внесено до картки персони, додайте їх до відповідних заяв (найзручніше знайти заяву у вкладці «Заяви» через пошук заяв, а потім в режимі редагування додати необхідні дані).

162

У розділі «Пільги» також є можливість редагувати в документі серію, номер та «Ким видано». При цьому, якщо вступнику необхідно надати для однієї пільги декілька документів, внесіть дані щодо основного з них, копії інших збережіть в особовій справі вступника.

163

9.2. Студент

1) Навчання

У вкладці виводиться інформація щодо навчання студента:

– зарахування;– переміщення;– відрахування.

У стовбці «Статус» представлено останню на цей час дію:

Щоб побачити «Історію навчання» натисніть на цей статус:

Щоб побачити «Історію змін ПІБ» натисніть на кнопку в картці студента :

Після зміни ПІБ в навчанні студента (кнопка ) можна переглянути історію зміни запису: додається запис, аналогічний попередньому, але з вказанням нового ПІБ в стовпці «Коментар».

Зверніть увагу! Попередні записи про навчання студента (до зміни ПІБ) залишаються без змін, тобто зі старим ПІБ.

164

11. ФУНКЦІОНАЛЬНІ КНОПКИ НА РОБОЧІЙ ПАНЕЛІ

Нижче визначено, які дії виконуються при натисканні відповідних функціональних кнопок на робочих панелях у вкладках.

1) Додати

Для заповнення даних оберіть на робочій панелі

Ви отримаєте нове вікно для внесення інформації (приклад).

Після занесення необхідної інформації натисніть «Додати», щоб дані збереглись в системі.


Для редагування даних оберіть на робочій панелі

Ви отримаєте можливість редагувати інформацію, яка вже знаходиться в базі.

3) Знищити

Для видалення інформації, яка вже знаходиться в базі, виділіть необхідний запис та оберіть на робочій панелі

.


Передача даних здійснюється шляхом завантаження документів до бази ЄДЕБО. Ви можете завантажити (дозавантажити) новий файл документа змінити чи існуючий

(зі статусом «Новий»).

Щоб завантажити документ із запропонованого переліку, виділіть його назву в списку (приклад):

та натисніть або натисніть на статус «Новий» потрібного документу подвійним кліком маніпулятора (миші).

166

Після натискання відкриється вікно:

Натисніть (вибір файлу) та додайте файл з документом. При потребі, якщо документ має більше однієї скан-копії, додайте необхідні файли.Завантажуйте файли в форматі JPEG (*.jpg, розмір не більше 1Мб).Для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім «Змінити».Повідомлення про те, що документ завантажено, можна переглянути в стовбці «Чи є файл».


Після завантаження всіх документів із запропонованого списку їх необхідно направити на верифікацію одним з двох способів:

– впевнившись у завантаженні всіх документів, натисніть кнопку

,

щоб направити одразу всі документи на верифікацію;

– рекомендованим шляхом, натиснувши в стовбці «Тип» на потрібний документ.

На екрані з’явиться зображення завантаженої скан-копії документу.

Перегляньте, чи відповідає даний документ запропонованому до завантаження, та зверніть увагу на чіткість відображення даного документу.

167

Впевнившись у відсутності помилок, натисніть «Потребує» (знаходиться у верхньому лівому куті вікна). Це означає, що документ направлено на верифікацію (тобто на перевірку достовірності) оператору ЄДЕБО.

Тепер Ви бачите оновлений статус документу (виділений зеленим кольором):

У разі, якщо документ вже має статус «Потребує верифікації», але Вам потрібно замінити його, необхідно спочатку надати документу статус «Новий» (знаходиться у верхньому лівому куті вікна зі скан-копією документу). Тільки після цього буде доступною можливість повторного завантаження документу.

Поверніться на попередню сторінку та таким же шляхом встановіть статус «Потребує верифікації» для наступних документів.

Коли всі необхідні документи будуть додані і відправлені на верифікацію, їх перевіряє на достовірність оператор ЄДЕБО. Якщо всі документи відповідають вимогам, їм надається статус «Верифіковано», що є підтвердженням того, що навчальний заклад успішно зареєстрований в ЄДЕБО.

Кожну операцію щодо стану верифікації документу Ви можете побачити на своїй сторінці. Якщо виникне помилка, документ отримає статус «Не верифікований».

У разі відхилення документу оператором ЄДЕБО, Ви отримаєте повідомлення із зазначенням причини непроходження верифікації. Для повторного завантаження визначеним вище порядком надайте йому статус «Новий». Після усунення причин знов направте новий (виправлений, змінений) файл на верифікацію.

ВАЖЛИВО!

Завантажені скан-копії документів користувачів (заявка на генерацію ключів (з додатками), наказ про закріплення користувачів) повинні відповідати їх паперовому варіанту, направленому поштою. Невідповідність документів є підставою для блокування користувачів до моменту усунення помилок.

6) Оновити

На панелі управління знаходиться функціональна кнопка

.

Натисніть її для оновлення поточної сторінки, після чого будуть відображені всі здійснені зміни.

168

7) Видалити

Для видалення запису, який вже знаходиться в таблиці, виділіть його та оберіть на робочій панелі

8) Xls

При необхідності, Ви маєте можливість зберегти завантажену Вами інформацію у форматі *.xls, обравши

Це надасть можливість переглядати інформацію з використанням широко поширеної спеціальної програми – табличного процесора Excel.


У «випадаючому» списку слід вибрати необхідний рядок списку, що відповідає періоду, за який здійснюється занесення (перегляд) інформації.

10) Навчальний рік

У «випадаючому» списку слід вибрати необхідний рядок списку, що відповідає періоду, за який здійснюється занесення (перегляд) рейтингової інформації.

11) Активувати

Застосовується Адміністратором ЄДЕБО для активації оновленої ліцензії навчального закладу.

12) Копіювати

Відповідальна особа навчального закладу має можливість копіювати ліцензію, що вже була занесена до системи. Це необхідно у випадку, коли навчальний заклад отримав таку ж ліцензію, але з незначними змінами. Копіювання дає можливість не заносити всі дані заново, а лише внести корективи.

13) Квоти

Для введення типів та кількості квот натисніть . У вікні, що з’явиться, натисніть «Додати»:

169

та виберіть «Тип» з переліку квот, введених Вами у вкладці «Квоти» (приклад):

,

введіть кількість місць та натисніть «Додати», після чого отримаєте:

14) Статус

Для видалення запису, який вже знаходиться в таблиці, виділіть його та оберіть на робочій панелі кнопку

15) Друк

Для друку документу натисніть на робочій панелі

16) Отримано ключі

170

Для отримання ключів після верифікації документів користувачів натисніть на робочій панелі

В полі «Отримано сертифікат» таблиці «Верифікація» значення «ні» зміниться на «так».

17) Пароль

Користувач має можливість замінити існуючий пароль на новий, обравши на робочій панелі

.У запропонованому вікні необхідно ввести новий пароль та повторити його, після чого

натиснути «Застосувати».


При введенні паролю прописні та строкові літери є відмінними. Пароль являється суворо індивідуальним, передача його іншим особам заборонена.

Користувач повинен розуміти, що база даних ЄДЕБО є державною власністю і захищена відповідними законодавчими актами України. Всі користувачі несуть персональну відповідальність за результати своєї роботи з ЄДЕБО!

18) Блокувати

Адміністратор навчального закладу має можливість заблокувати створеного користувача, обравши на робочій панелі

.

Цей користувач втрачає право роботи з базою (але не буде видалений з неї), в подальшому його можна допустити до роботи таким же чином, скориставшись кнопкою «Розблокувати».

19) Поля

Користувач має можливість відобразити приховані поля, обравши на робочій панелі

.

Успішної роботи!

Окремі функції, описані в інструкції, будуть реалізовані у повному обсязі найближчим часом!

171

Якщо у Вас виникли проблеми з Вашим електронним обліковим записом, зверніться до служби технічної підтримки ДП "Інфоресурс" за номером 239-86-20 або за електронною адресою [email protected].

Програмне забезпечення ЄДЕБО постійно вдосконалюється і доопрацьовується. У зв’язку з цим, інструкція може частково не відповідати функціональним можливостям ЄДЕБО у версії, яка використовується на даний момент.

Ми будемо вдячні, якщо Ви вкажете нам на помічені невідповідності або надасте пропозиції щодо вдосконалення!

172

План - inforesurs Web viewкопія наказу навчального закладу про...

Documents

Transcript of План - inforesurs Web viewкопія наказу навчального закладу про...