第 1 頁，共 2 頁

附件(二)

戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

成功申請機構須知

一、 填寫表格

成功申請機構／中心在購置批准撥款通知書上第一節所載項目後，

可向贊助部門申請將款項發放予該機構／中心，或直接付款給供應商。所

發放款項將以實際購買的批准項目而定。庫務署會在贊助部門收妥及審對

所有申領撥款的證明文件（包括批准撥款通知書）正確無誤後發放有關的

款項。為免撥款延期支付，申請人應確保文件內的各項相關數字（包括發

票／單據上的日期）清楚明確。

為申領撥款，有關的機構／中心應根據下述方法填妥 批准撥款通

知書正本 的第二節（通知書的影印本恕不接納） －

(a) 「由」 － 請在橫線上填寫機構／中心的名稱。名稱須與第

一節（即通知書左邊一欄）內所載的機構／中心名稱相同。

(b) 「致」 － 請在橫線上填寫贊助部門的名稱如下：

XXXX署XXXX組 香港灣仔 XXX 道 XXXX 號 XX 大廈 X 樓

(c) 「請安排發放／支付款項合共___________________元，詳情

如下：」－ 請在橫線上填寫申領款項的總額。

(d) 「申請撥款之單位數量」、「發票所示款項總額」，以及「申領

款額」 － 這些資料與表格第一節所列項目有關，因此須按

第一節所列項目（項目編號及詳情）填寫。已獲批准的所有

項目都必須購置。「申請撥款之單位數量」須與第一節所列有

關項目的「單位數量」相同。如價格波動，則某一項目的餘

款可用以填補另一項目不足之數，惟「申請撥款之單位數量」

須與獲批准的「單位數量」相同。不過，申領的總額不可超

過第一節的批准撥款總額，否則不足的款項須由有關機構／

中心支付。

(樣本)

第 2 頁，共 2 頁

(e) 「請付款予」 － 請在空格內填寫受款人的詳細資料，以及

每名受款人應獲金額，包括受款人的名稱及地址。

(f) 請在表格下方填寫申請機構／中心聯絡人員的姓名及電話號

碼。

(g) 「日期」及「簽署」 － 通知書須經申請機構／中心一名高

級人員（如董事／主席／總幹事等）簽署。

通知書的第二節不可與第一節分開，因為後者是批准撥款的確實

證明。有關的單據及發票正本須連同申請書一併提交。成功申請機構／中

心填妥通知書後，應保留一份副本作紀錄之用。如該機構／中心因各種原

因未能一次過為所有項目申領撥款，例如若干購置項目在運送過程中出現

延誤，應在第二次（及其後）申請中以通知書的影印本提出申請。

二、 利益衝突

成功申請機構／中心須勸喻成員或僱員或代理人避免私人利益與

他們在成功申請機構／中心擔任的職務有任何衝突。如曾於過去、現在或

將會出現這類衝突，則應向成功申請機構／中心申報，而成功申請機構／

中心亦應即時就此向本會秘書處報告。如有任何可能出現的利益衝突，請

於回條作出申報。

成功申請機構／中心同意讓廉政專員或其獲授權代表審查成功申請機構

／中心的管理和管制程序，並依照廉政公署的防貪意見採取相應行動。

附件(三)

戴麟趾爵士康樂基金(主要基金)

二零一七至一八年度非建設工程計劃

發放撥款程序

戴麟趾爵士康樂基金非建設工程計劃的撥款，一般會在成功申請機構透過贊

助部門提交正式單據後，由庫務署發放。

(1) 付款方法如下：

方法 I

成功申請機構先自行付款購買已獲准撥款的項目，然後向贊助部門提交相關發票及已

付款單據，以申請發放獲批款項。庫務署會在確認相關發票及單據後，向申請機構發

出支票；

或

方法 II

如成功申請機構在預支費用方面有困難，可於 收訖所購置項目之後 ，向贊助部門提

交一式兩份（必須包括 正本 在內）的發票和送貨單。庫務署會直接向供應商發放款

項。

(2) 在任何情況下，購置設備或支出費用的單據／發票／結算表 必須 由申請機構

的高級人員以下述方式核證（如多於一頁，須逐頁核證）－

經核證無誤，過去亦從未就此申請發放撥款。

所購貨品在收取時並無損壞。

簽署：______________________________________________

姓名及職銜：________________________________________ 董事／主席／總幹事 等

電話號碼：__________________________________________

機構名稱：__________________________________________

所有單據／發票／結算表亦須由贊助部門核證。

申請發放獲批款項時，成功申請機構需提交所購貨品的照片(照片必須清楚長

展示本基金的標籤 / 銘牌 / 本基金的標誌直接貼於受助物品上)。貴會亦應於各宣傳

刊物中，如網頁、課程 / 活動申請表中列明該活動所使用的物品是由本基金資助購

置。

(樣本)

第 1頁，共 2 頁

戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

有關獲准撥款項目的記錄和存廢指引

成功申請機構應遵照下列指引，並負責一切有關本基金批准撥款項

目的記錄和存廢事宜。

甲、 獲准撥款項目的記錄

(1) 成功申請機構在購置獲主要基金批准撥款的項目後，必須立即

在「獲准撥款項目記錄表」 [見夾附表格 ]內登記有關項目，並

指派人員管理有關記錄。

(2) 各中心須自備記錄，並在適用的情況下將記錄副本送交該中心

的總部辦事處。

(3) 成功申請機構應保留所有記錄（包括申請表、本秘書處發出的

文件、發票、單據、「獲准撥款項目記錄表」及報告等）至整個

計劃完成後最少五年。所有記錄應隨時可供本秘書處或贊助部

門查閱。

(4) 成功申請機構申請發放款項時，必須將「獲准撥款項目記錄表」

送交贊助部門。「獲准撥款項目記錄表」必須連同申領撥款文

件一併提交，否則將不獲發撥款。

(5) 「獲准撥款項目記錄表」應載有下列資料：

(a) 項目編號；

(b) 項目說明；

(c) 數量、單價及總額；

(d) 存放位置；

(e) 購置日期及發票／單據編號（發票／單據副本應與記錄表

一同存放）；

(f) 基金的批准編號及日期；以及

(g) 存廢資料，例如日期、理由及授權資料（如適用）。

附件(四) (樣本)

第 2頁，共 2 頁

(6) 機構／中心應每半年檢查項目一次，並妥善保存檢查結果的記

錄。機構總部辦事處亦應進行抽查／突擊檢查。「獲准撥款項

目記錄表」及有關項目亦須接受秘書處及贊助部門的審查。

乙、 獲准撥款項目的存廢

(1) 獲准撥款項目只可在無法使用的情況下廢棄。

(2) 機構總部的高層管理人員應成立廢棄物品處理委員會／委派獲

授權的高級人員將無法使用的項目報廢。

(3) 成功申請機構在廢棄獲撥款購置的項目前，應考慮將項目重新

分配予所屬團體或其他非牟利機構。

(4) 成功申請機構須在「獲准撥款項目記錄表」內適當記錄項目存

廢的情況。

Sir David Trench Fund for Recreation (Main Fund) 戴麟趾爵士康樂基金 (主要基金 ) Non-Capital Works Project 非建設工程計劃 2017-18

Record of Items Approved 獲准撥款項目記錄表

機構 / 中心名稱

Organisation / Centre :民政事務局檔號

HAB File Ref. :

批准編號

Approval No. : 批准日期

Approval Date :

項目編號

Item No. 項目說明

Item Description

數量

No. of Unit

單價

Unit Cost

總數

Total Cost

(HK$)

存放位置

Storage Location

購置日期

Date of Procurement

發票 /收據編號

Invoice/Receipt No.

Details of Disposal 存廢的資料

日期

Date 理由

Reason(s)

獲權資料

(簽署、職位及姓名) Authorisation

(Signature, Post & Name of Officer )

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Appendix V 附件(五)

戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

申請發放獲批款項所需文件清單

申請發放款項時，請備妥以下所需提交的文件：

1. 「批准撥款通知書」正本（附件一）（須填妥第二節） □

2. 已核證的發票及單據正本 □

3. 已填妥的「獲准撥款項目記錄表」（樣本見附件五） □

4. 所購物品的照片（照片必須清楚長展示本基金的籤貼 /

銘牌 / 本基金的標誌直接貼於受助物品上）

□

5. 各宣傳刊物，如網頁、課程 / 活動申請表中列明該活

動所使用的物品是由本基金資助購置。（請附上副本以

作紀錄之用）

鳴謝字眼: (Name of the organisation) has been granted funding from the Sir David Trench Fund for Recreation (Main Fund) for 2017-18 to support its purchase of sports / recreational equipment under Non-Capital Works Projects.

（機構名稱）獲二零一七至一八年度戴麟趾爵士康樂基

金（主要基金）撥款資助非建設工程計劃下購置的體育

/ 康樂用品。

□

請於申請發放獲批款項限期前，向相關贊助部門提交上述文件（地址

見附件二）。

附件(六) (樣本)

第 1 頁，共 2 頁

附件(七) 戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

半年報告

1. 機構名稱 :

2. 中心名稱 :

3. 民政事務局檔號 :

4. 批准編號 :

5. 報告期 :

6. 所購置器材及其保管情況:

項目 說明 數量 保管情況

第 2 頁，共 2 頁

7. 所批准的器材用於舉辦各項活動的詳情:

活動名稱 日期活動總時數

地點 參加人數參加者

年齡組別 #

# 請列明年齡組別: 0-14 歲、15-24 歲、25-34 歲、35-44 歲或 45 歲及以上。 請提交上述活動的相片、傳單、海報等補充資料作參考。

高級人員簽署 :

姓名 :

職位 :

日期 :

董事／主席／總幹事 等

機構印章

回 條

致 : XXXXXXXXXXXXXXX(贊助部門名稱) 經由： XXXXXX(贊助部門地址)

XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

先生 / 女士：

接受戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃撥款

接受撥款 :

本人謹此代表__________________________________ （機構名稱）接受

／不接受 * 戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）之非建設工程計劃撥款共

_______________ 港元，並遵照貴基金在_____________________(日期)的來信(編號：

________________________________)及附件中列出的條款及條件。

申報利益 : 請申報任何潛在的利益衝突，尤其是於採購過程中與供應商之間的利益

衝突：

與供應商之間沒有任何潛在的利益衝突。

與供應商之間存在利益衝突，並申報如下：

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

___________________________ 機構印章

高級人員簽署 : __________________________

姓名 : __________________________

職位 : __________________________

日期 : __________________________

* 請刪去不適用者

附件(八) (樣本)

附件(九)

戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

購置歷奇活動器材的指引

歷奇活動器材的批款準則

1. 基金為申請購置歷奇活動器材提供整筆撥款。每項歷奇活動器材的標準

費用為 700 元，而每宗歷奇活動器材申請可獲最高撥款額為 5,000 元。

換句話說，如申請機構申請購置少於七項歷奇活動器材，則每項器材最

高可獲款額 700 元或所申請款額，以較低者為準。當申請機構申請購置

七項或以上的歷奇活動器材，則最高可獲 5,000 元的整筆撥款。

2. 為鼓勵成功申請機構妥善保養歷奇活動器材，成功申請機構在獲得撥款

購置器材後的兩年內，均不得申請撥款購置其他歷奇活動器材。

成功申請機構應遵照下列規定

3. 為讓成功申請機構更靈活地運用購置歷奇活動器材的撥款，有關機構可

在獲批撥款後檢討本身對歷奇活動器材的要求，才決定購置哪一項歷奇

活動器材。不過，有關機構最低限度必須購置申請表上所述數目的歷奇

活動器材；如獲批整筆撥款 5,000 元時，則須購置最少七項歷奇活動器

材。

例子 1: 成功申請機構申請購置四項歷奇活動器材，並獲批整筆撥款2,800 元。 在此情況下，成功申請機構必須以 2,800 元購置最少四項歷

奇活動器材；如於購置獲批的四項器材後仍有餘額，該機構

可以善用餘額購置多於四項歷奇活動器材。

例子 2: 成功申請機構申請十項歷奇活動器材，並獲批整筆撥款上限5,000 元。 在此情況下，成功申請機構必須用這筆撥款購置最少七項歷

奇活動器材。

4. 成功申請機構必須填妥夾附的「歷奇活動器材報告」，交代批准撥款購

置項目的詳情，當中應包括所有購入的歷奇活動器材的照片（照片必須

清楚展示本基金的標籤 / 銘牌 / 本基金的標誌直接貼於受助物品

上）。成功申請機構應把有關報告連同申領撥款表格，一併提交贊助部

門。

(樣本)

附件(十)

戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）

二零一七至一八年度非建設工程計劃

歷奇活動器材報告

1. 機構名稱 :

2. 中心名稱 :

3. 民政事務局檔號 :

4. 批准編號 :

5. 歷奇活動器材的批准款額:

6. 下列器材經戴麟趾爵士康樂基金（主要基金）撥款資助購置。現附上有關器材的照片。

項目編號

說明 數量 單價 總額

總計 :

高級人員簽署 :

姓名 :

職位 :

機構印章日期 :

董事／主席／總幹事 等