-Guía Elaboración y Control de Documentos SIGEPRE

8/17/2019 -Guía Elaboración y Control de Documentos SIGEPRE

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROLDE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

Bogotá D.C., Noviembre 2014


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Códi o: G-DE-01 Versión 10 Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------ 4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------------------- 5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------------

5.1 GENERALIDADES --------------------------------------------------------------------------------------------- 5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE --------------------------------------------------

5.2.1 Documentación de procesos ------------------------------------------------------------------------------- 5.2.2 Documentación de procedimientos ---------------------------------------------------------------------- 1 5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías ------------------------------------------------ 15 5.2.4 Documentación de Instructivos --------------------------------------------------------------------------- 5.2.5 Elaboración de Formatos ---------------------------------------------------------------------------------- 5.2.6 Elaboración de riesgos asociados a procesos -------------------------------------------------------- 18 5.2.7 Elaboración de indicadores asociados a procesos -------------------------------------------------- 18

5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS ----------------------------------------------------------- 5.3.1 ETAPA 1: Creación ---------------------------------------------------------------------------------------- 5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica ---------------------------------------------------------------------------- 5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica ----------------------------------------------------------- 2 5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento. -------------------------------------------------- 2

5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ----------------------------------------------------- 5.5 FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS ---------------------------------

5.5.1 ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación --------------------------------------------------------- 5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación. ---------------------------------------- 3 5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON --------------------------------------- 31 5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento ------------------------ 31


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5.5.5 ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el SIGEPRE -------------------------- 31 5.6 FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE -- 31

5.6.1 Etapa 1: Creación de plantillas u otros documentos ------------------------------------------------ 32 5.6.2 Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento -------------------------------------------------------- 3

6. CONTROL DE DOCUMENTOS--------------------------------------------------------------------------------------- 6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS -----------------------------------------------------------------

6.1.1 Caracteres por tipo de Documento ---------------------------------------------------------------------- 3 6.1.2 Caracteres por Procesos: ----------------------------------------------------------------------------------

6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS--------------------------------------------------- 6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS -----------------------------------------------------------------

6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE ----------------------------------------------------------------------------------- 6.4.1 Creación de normas en el SIGEPRE ------------------------------------------------------------------- 3 6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ---------------------------------------- 6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS --------------------------------------------

7. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 8. REQUISITOS TÉCNICOS ------------------------------------------------------------------------------------------- 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------------------- 10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO--------------------------------------------------------------------------


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INTRODUCCIÓN

De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del Sistema Integradode Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, la Oficina de Planeación estructuró el presentedocumento que define como se deben elaborar y controlar los documentos del SIGEPRE permitiendocumplir con los requisitos mínimos de Control de documentos establecidos en las normas técnicasaplicables a los sistemas de gestión.

1. OBJETIVO

Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboración y control de los documentosdel Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, a través de los controles definidos enel aplicativo SIGEPRE.

2. ALCANCE

Las orientaciones dadas en esta Guía aplican para toda la documentación del Sistema Integrado de Gestiónde la Presidencia de la República – SIGEPRE y deben ser acogidos por todas las dependencias, así comopor los responsables de la elaboración y actualización de los documentos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Documento:Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser físico o

magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina “Documentación”. Los documentosson producidos por una entidad o dependencia en razón de sus funciones.

Documento externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecución de losprocesos definidos por el SIGEPRE, ejemplos: Constitución Política, Manual SIIF, Guía para laImplementación del MECI.

Documento Interno:Documentos emitidos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de laRepública en desarrollo de sus funciones, controlados por el SIGEPRE. Entre estos, se encuentranprocesos, manuales, instructivos, guías, formatos, procedimientos y lineamientos.

Diagrama de flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómofunciona un procedimiento para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un servicio, unproducto o una mezcla de los anteriores.

Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un procesoso procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso.


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Plantilla:Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos, resoluciones,manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros.

Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción.

Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o métodoslos cuales incluyen información de interés.

Características del Manual:

Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de aplicación. No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas). Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones.

Mapa de Procesos:Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque sistémico dela Presidencia de la Republica. Está conformado por tres niveles de procesos: de Dirección, Misionales yde Soporte.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, lascuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso.

Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladasminuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.

Guía: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de un proceso oprocedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de aplicación.

Lineamiento:Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas asociadas aun tema, proceso o método en particular.

Características del lineamiento:

Son de obligatorio cumplimiento Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones.

Registro:Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividadesrealizadas.


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Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente eldocumento. La primera edición del documento corresponde a la versión 1.


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4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPREse puede observar en la siguiente pirámide, ver Figura 1. Pirámide documental.

Figura 1. Pirámide documental

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

5.1 GENERALIDADES

La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republicadebe permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de informaciónde la dependencia.

Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:


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5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

De acuerdo con la estructura documental del SIGEPRE, ver Figura 1. Pirámide documental, existennueve clases de documentos que describen: procesos, procedimientos, instructivos, manuales,lineamientos, guías, formatos, indicadores y riesgos.

5.2.1 Documentación de procesos

Para documentar los procesos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-18 “Caracterización deProcesos” que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación:

Terminología uniforme: todos los documentos deben ser claros ycomprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma oabreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas,se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismotérmino para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidadesestablecidos por la organización.

Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluirtablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buenacomprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismaso incluirlas a continuación del texto.

Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones nienmendaduras.

Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas debenutilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuandoexista varias notas se enumeran consecutivamente.


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F-DE-18 (Versión 06) 1 de 1

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientesorientaciones:

OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con sualcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser medida.

Principalmente debe responder a los siguientes aspectos: ¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad, oportunidad,

eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.

Ejemplo:

¿Qué hace el proceso? ¿Para qué lo hace? ¿Cuál es la finalidad?Formular y realizarseguimiento a la Planeación,proyectos de inversión y alSistema Integrado de Gestiónde la Presidencia de laRepublica,

con el fin de verificar elavance y cumplimiento de losobjetivos propuestos

Procurando la calidad yoportunidad de la información

Cuerpo

Encabezado


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ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última actividad; e incluyeel campo de aplicación con respecto al SIGEPRE.

Ejemplo:

RESPONSABLE:Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica, socialización,ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: Director, Subdirector deOperaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre otros.

PROVEEDOR: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, un cargo o rol, o entidad externaque provee insumos para ejecutar las actividades del proceso. Cuando una entrada es suministradapor todos los procesos del SIGEPRE o dependencias, se escribe la expresión “Todos los Procesos” o“Todas las Dependencias”. Ejemplo: Departamento Nacional de Planeación, Proceso de Evaluación,Control y Mejoramiento, Todos los procesos

ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser, información detipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:

PROVEEDOR ENTRADA Departamento Nacional dePlaneación

Bases del Plan Nacional deDesarrollo

Proceso de Evaluación,Control y Mejoramiento Resultados de AuditoriasTodos los Procesos Reporte de indicadores

ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su redacción debeiniciar con un verbo en infinitivo. En este campo se puede realizar llamados a otros documentos delSIGEPRE (Procesos, procedimientos, guías, entre otros) para identificar la relación entre los mismos.Para la definición de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el ciclo PHVA(P=Planear, H= Hacer ,V= verificar, A=actuar)

AL CANCE: Inicia con la formulación del Plan Estratégico Sectorial e Institucional y finaliza con laformulación de acciones, preventivas, correctivas y de mejora. Aplica a todas las dependenciasdel DAPRE.


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RESPONSABLE:Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecución de la actividad.Ejemplos: Director, Asesor Subdirección de Operaciones, Asesor Oficina de Control Interno,Representante de la Dirección, entre otros.

ACC (Actividad Crítica de Control): Señalar con “X” aquellas que tienen mayor impacto sobre elresultado esperado y por lo tanto, se requiere ejercer un mayor control. Su identificación tiene unarelación directa con los riesgos del proceso descritos en el Mapa de Riesgos.

SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan alejecutar la actividad. Ejemplo: Plan Estratégico aprobado.

CLIENTE: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, cargo o rol, o entidades externas quereciben la salida generada de la ejecución de la actividad.

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea elproceso para hacer seguimiento y medición al cumplimiento del objetivo y desempeño.

a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación: Enunciar mecanismos, como porejemplo: Autoevaluación trimestral, Subcomités de Control Internos, auditorias, Encuestas depercepción del cliente.

b) Controles asociados a las Actividades Críticas de Control – ACC: Se indica que se puedeconsultar el mapa de riesgos del proceso en el aplicativo SIGEPRE.

c) Indicadores de Proceso: Se indica que se puede consultar los indicadores del proceso en elmapa de procesos publicado en el aplicativo SIGEPRE.

RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los aplicativoso herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución del proceso) y recursos humanos.

POLÍTICA DE OPERACIÓN:Son guías de acción para la implementación de estrategias deejecución y proporcionan los elementos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos definidospara cada uno de los procesos, en función de los planes, proyectos y riesgos, suministran loscriterios de actuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones; además definen losparámetros de medición del desempeño de los procesos.

Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN permiten definir directrices relativas a la operación de la entidad,facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas y capacidades en procuradel propósito institucional y promueve el Autocontrol.

La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad de los dueñosde proceso con el apoyo de la Alta Dirección, su ejecución y evaluación permanente está a cargode los niveles operativos y de todos los servidores públicos de la Presidencia de la República.


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Ejemplos de Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

“- La planeación institucional se debe alinear al Plan Nacional de Desarrollo - PND vigente

- El reporte de la información de seguimiento se registra en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE

- Las solicitudes de modificación del Plan Anual de Adquisiciones se atenderán de acuerdo con los tiemposestablecidos por la Oficina de Planeación, una vez se cumplan los requisitos”

MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se empleanpara la recepción y procesamiento de la información de acuerdo con su tipo así:

a) Información Primaria: Se refiere a la información que la entidad recibe de los entes externos.

Los medios pueden ser: Correos electrónicos, Sistema de Correspondencia – SIGOB, enteotros.

b) Información Secundaria: Se refiere a la información que la entidad procesa. Los mediospueden ser aplicativos o herramientas tecnológicas. Ejemplo: Sistema Integrado deInformación Financiera – SIIF, Base de datos en Excel, aplicativo Aladino, entre otros.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se tienen para ladivulgación de la información relacionada con el proceso, se clasifican en:

a) Informativa: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y a través de

qué medios la comunica a los entes externos.b) Organizacional: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y a través

de qué medios la comunican internamente a toda la organización.

5.2.2 Documentación de procedimientos

Para documentar los procedimientos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-19 “Documentaciónde procedimientos”, que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra acontinuación:


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Encabezado

Cuerpo

F-DE-19 (Versión 04)

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientesorientaciones:

PROCESO ASOCIADO: Se refiere al nombre del proceso del cual depende el procedimiento.

OBJETIVO: Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherentecon su alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a sermedida.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:Se debe indicar el cargo responsable del documento, esteserá el responsable de su aprobación técnica.


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FLUJOGRAMA: Describir gráficamente a través de símbolos, la ruta de inicio a fin delprocedimiento, al interior de cada símbolo se describe de forma concreta la acción. Los símbolosempleados se detallan a continuación:

SIMBOLO SIGNIFICADO Comienzo o final de un proceso oprocedimiento: Indica el inicio o final del procesoo procedimiento.

Actividad:Se utiliza para identificar la acción arealizar durante un proceso o procedimiento, sedenota con un verbo.

Decisión: Se indican puntos en los que se tomandecisiones en un proceso o procedimiento: Si o No,abierto o cerrado.

Flechas continuas y discontinuas: Las flechascontinuas muestran la dirección y sentido del flujodel proceso o procedimiento, las flechasdiscontinuas las salidas o entradas de un procesoo procedimiento.Conector: Indica la conexión o enlace de un paso

del proceso o procedimiento con otro dentro de lamisma página. El símbolo lleva en su interior unnúmero.

Conector fuera de página:Indica la conexión oenlace de un paso del proceso o procedimiento conotro dentro de página diferente. El símbolo lleva ensu interior un número.Proceso predefinido: Se utiliza para identificarun documento con el cual interactúa el proceso oprocedimiento, este símbolo se utiliza de maneraopcional ya que el formato en la casilla de“Descripción de la actividad” se describen lasinteracciones de los procedimientos.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo con laacción a realizar. Ejemplo: Revisa y aprueba el documento mediante firma.

RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la actividad.


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CONTROL DE REGISTRO: Identificar el documento o registro con el cual se evidencia eldesarrollo de la actividad.

5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías

Para documentar los manuales, lineamientos y guías del SIGEPRE, se utiliza una plantilla, la cual debetener como mínimo la siguiente información:

Portada Contenido

a) El manual contiene las acciones y operaciones de estricto cumplimiento.b) Los lineamientos son directrices generales de obligatorio cumplimiento.c) La guía es un documento de referencia para llevar a cabo un proceso o procedimiento.

El encabezado debe contener la siguiente información:

a) Logo de la entidadb) Nombre del documentoc) Proceso asociadod) Código del documentoe) Versión

A continuación se presenta un ejemplo de encabezado:

[Logo de la entidad]

Nombre del Manual,Lineamiento o Guía

Ciudad y fecha

Tabla de Contenido

1. Objetivo2. Alcance3. Términos y Definiciones (Si

aplica)4. Cuerpo del documento5. Marco Legal (Referencia de

consulta)6. Requisitos Técnicos (Si

aplica)7. Documentos asociados

(Referencia de consulta)8. Anexos (Si aplica)9. Responsable del documento


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OBJETIVO: Describir el propósito general del manual, lineamiento o la guía, este debe sercoherente con el alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo queindique la acción que pretende. Debe tener relación directa con el proceso o procedimiento al cualestá asociado.

ALCANCE: Definir el campo de aplicación del manual, lineamiento o guía.

TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los términos que facilitan la comprensión por losusuarios del manual, lineamiento o guía. Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales.

CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripción propia del documento y su contenido depende dela temática a describir. Cuando se trate de una Guía el contenido debe en lo posible manejar lailustración y ejemplos de aplicación.

MARCO LEGAL: Se indicará que la normatividad asociada al documento podrá consultarse en elaplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma.

El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y técnica vigentes que le sean aplicablesal manual, lineamiento o guía. Los tipos documentales pueden ser:

· Constitución Política· Leyes· Decretos· Resoluciones internas y

externas· Circulares internas o

externas

· Directivas internas oexternas

· Normas y DocumentosTécnicos

· Códigos· Sentencias· Ordenanzas

· Acuerdos, Protocolos oConvenios

· Estatutos· Regímenes· Planes de calidad

REQUISITOS TÉCNICOS:Se debe indicar la aplicación puntual de requisitos establecidos en losdocumentos técnicos (Si aplica).

Ejemplo:Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 “Control deDocumentos”

DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se indicará que se pueden consultar los documentos asociadosen el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y Formatos.

Estos documentos son aquellos que interactúan o tienen relación directa con el manual,lineamiento o guía, como son: Procesos, Procedimientos, Instructivos, Manuales, Lineamientos,Guías, Formatos, entre otros.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:Se debe indicar el cargo responsable del documento, esteserá el responsable de su aprobación técnica.


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5.2.4 Documentación de Instructivos

Para documentar los instructivos se utilizará el formato Instructivo F-DE-20 “Documentación dInstructivos”, Este tiene dos (2) dos componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra acontinuación:

F-DE-20 (Versión 04) 1de1

El Instructivo se utiliza para especificar o detallar la forma de llevar a cabo una actividad o diligenciamientode un formato; para documentar instructivos se utilizan las orientaciones descritas en la documentación deprocedimientos teniendo en cuenta el detalle de las actividades y tareas a registrar.

Cuerpo

Encabezado


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5.2.5 Elaboración de Formatos

Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República –SIGEPRE, se debe tener en cuenta:

Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer loscontroles del proceso

Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de larealización de una actividad o tarea.

Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo conla ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota.

“Nota: La Presidencia de la República conforme a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y sudecreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos sensibles o personales que se hayan recogidoy tratado en operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquellainformación que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información

Para este tipo documental el encabezado como mínimo debe tener el logo de la entidad y el nombre delformato.

El cuerpo del formato varía de acuerdo con las necesidades del proceso o dependencia.

Adicionalmente, la identificación del código y la versión se ubica en el pie de página del documento en laparte inferior izquierda así:

F - XY- ## (Versión: ##)

5.2.6 Elaboración de riesgos asociados a procesos

Para la elaboración y cargue en el SIGEPRE de los riesgos asociados a los procesos, se debe aplicar loestablecido en el documento L-DE-01 “Lineamientos para la administración del riesgo”.

5.2.7 Elaboración de indicadores asociados a procesos

Para la elaboración y cargue en el SIGEPRE de los indicadores asociados a los procesos, se debe aplicar

lo establecido en el documento G-DE-03 “Guía para seguimiento y medición del sistema integgestión de la Presidencia de la República”.


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5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Para crear un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o documento generalen el aplicativo SIGEPRE se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de documentos, como se muestraa continuación:

5.3.1 ETAPA 1: Creación

El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al aplicativoindicando usuario y contraseña, como se muestra a continuación:

ETAPA 1:Creación

ETAPA 2: Aprobacióntecnica

ETAPA 3:Revisión

Metodologica yTécnica

ETAPA 4: Aprobación yliberación delDocumento

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Rechazo del paso

EnlaceSIGEPRE

Responsabledel

Documento

FuncionarioOficina dePlaneación

Representante de la Alta Dirección,

Director oSubdirector deOperaciones

Registrar el usuario definido en el dactivo mediante eaccede al computadorespectiva contraseña


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En el Módulo documentos se elige la opción crear.

Diligencia la información resumen del documento y guarda la información.


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Una vez registrada la información adjunta el documento y lo envía para aprobación técnica del Responsabledel documento

Una vez aprobado el paso el documento es enviado al responsable del documento a través del aplicativoSIGEPRE para la aprobación técnica.

Indicar únicamente el nombre del documento, este debe corresponder al registrado en el documento.

Adjuntar el documento nuevo

Indicar la necesidad de la creación del documento.

Indique cual es el objetivo del documento.

Seleccionar el tipo de documento, de esto depende el indicador en el aplicativo corresponda con el registrado en el documento.Seleccionar el flujo del documento, este puede ser Creación de documentos SIGEPRE o Normograma.

De acuerdo con el tipo de documento el sistema asigna el código automáticamente, para los formatos se incluye manual.Selecciona el proceso al cual se encuentra asociado el documento.

Selecciona el Área Organizativa a la cual pertenece el responsable del documento, quien será quien lo apruebe técnicamente.Indica un documento de referencia en el sistema, para los formatos incluye el documento que explica su utilización.

Relaciona palabras que tengan que ver con el documento.

Agregar los usuarios registrados en el aplicativo para el control de copias

Seleccionar el proceso.

Selecciona si pertenece o no al listado maestro dedocumentos

Agregar los documentos aprobados en el SIGEPRE que tengan relación con el documento.


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5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica

El responsable del documento ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa que el documento cumplacon las siguientes características:

a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y manual defunciones.

b) La normatividad aplicable para la ejecución del proceso o documentos asociados al mismo.c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados de las auditorías

internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del documento y su equipo de trabajo,autocontrol, materialización de riesgos, mediciones, resultados de encuestas de percepción, entreotros.

d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecución de las actividades y paralos usuarios del mismo.

Una vez revisado y sí el documento cumple con las características anteriormente definidas se aprueba elpaso.

Nota 1: Para la aprobación técnica del Manual de la Política para la Tecnología de Información yComunicaciones – Tics M-TI-01 deberá incluir como documento soporte en el paso el acta del comité deseguridad de la información de acuerdo con las funciones establecidas en la Resolución 2881 de 2010

Nota 2:Para la aprobación del Programa de Gestión documental y cualquier documento que haga partede este, deberá incluir como documento soporte en el paso el acta del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo de acuerdo con el Decreto 2578 de 2012 Articulo 16 y Resolución 0948 de 2013 articulo 2.

5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica

El funcionario de la Oficina de Planeación ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa que eldocumento cumpla con las siguientes características:

a) El documento se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos técnicos para sudocumentación.

b) El código del documento se ajuste al tipo documental.c) El objetivo del documento responda al ¿qué?, ¿para qué?d) La descripción de actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y se ajuste a los

requisitos normativos.e) Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables.


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5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento.

El Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la Alta Dirección revisa aspectos metodológicosy técnicos del documento y aprueba el paso en el aplicativo para los documentos que puede aprobar porcompetencia, en caso de no ser su competencia reasigna el paso de aprobación y liberación acorde con lasiguiente tabla:

Tipo Documental Elaborá Aprobación TécnicaAprobación yLiberaciónNorma

Interna/Externa

Caracterización deProceso

EnlaceFuncionarios del área Jefe del área

Representante de la Alta Dirección

Resolución 0895de 2011

Manual

ProcedimientoInstructivoLineamientoGuía

Condiciones especiales

Mapa de Procesos EnlaceFuncionarios del áreaJefe de la Oficina de

PlaneaciónSubdirector deOperaciones

Resolución 0895 de2011Manual del

SIGEPREEnlace

Funcionarios del áreaJefe de la Oficina de

Planeación

Manual deContratación EnlaceFuncionarios del área Jefe Área deContratos Resolución 4265 de2013

Formatos* EnlaceFuncionarios del área Jefe del área

Representante de la Alta Dirección; y

Comité Institucionalde Desarrollo

Administrativo

Decreto 2578 de2012

Decreto 2482 de2012

En cualquiera de los casos se tendrá un plazo máximo de 15 días para ejecutar las etapas 3 y 4 (3. Revisiónmetodológica y técnica y 4. Aprobación y liberación del documento).

Para el tipo documental, formato, el quorum para la aprobación y liberación de los formatos, se define conla mitad más uno de los miembros del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, esta aprobaciónse llevará a cabo de forma presencial o virtual. Frente a este último, se gestionará a través del SIGEPRE,módulo de eventos de la siguiente forma:


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Paso 1: Ingresar al módulo de eventos opción Crear

Paso 2: Registrar el evento

Paso 3: Adjuntar los formatos y comentar

Una vez guardado el evento se adjuntan los formatos en el primer comentario así:

En el módulo de “Eventos ydecisiones”, desplegar

“Eventos”, y dar clic en “Crear”

Dar clic en “Agregar”, para asignar a losmiembros del Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo, y selecciona al Jefe

de la Oficina de Planeación como Decisor.


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Así mismo los integrantes del comité indican su aprobación en un comentario ingresando por la opción misresponsabilidades.

Se adjuntan los formatos para aprobación del Comité

Agrega los formatos para aprobación.


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Paso 4: Tomar decisión una vez exista quorum

Una vez aprobado y liberado el documento, estará disponible para consulta y será incluidoautomáticamente en el listado maestro de documentos.

Si de acuerdo con la normatividad vigente existen documentos que requieran aprobación previa por partedel Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o del Comité de Seguridad de la Información, elresponsable del documento indicará el número del Acta mediante la cual fue aprobado el documento previoa su liberación por el aplicativo SIGEPRE.

El Comité ha tomado la siguiente decisión, teniendo en cuenta que se cuenta con 5 votosfavorables por parte de los miembros del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo seprocederá a liberar los documentos a través del aplicativo SIGEPRE


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En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación del documentoincluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo.

5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Para actualizar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o documentogeneral en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de documentos, como semuestra a continuación:

El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al módulo dedocumentos e incluye parámetros para buscar el documento, una vez localizado da clic sobre el documentoen la opción nueva versión.Una vez seleccionada la opción nueva versión el sistema trae la información del documento y permiteadjuntar la nueva versión así:

ETAPA 1: Actualización

ETAPA 2: Aprobación

Técnica

ETAPA 3:Revisión

Metodologica yTécnica

ETAPA 4: Aprobación yliberación del

del Documento

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Rechazo del paso

EnlaceSIGEPRE

Responsabledel

Documento

Funcionario

Oficina dePlaneación




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28



Ingrese parámetros de búsqueda como son el nombre del documento, el código, eltipo de documento o palabras clave que permitan realizar un filtro de los documentos

registrados en el aplicativo.

Adjuntar el documento actualizado

Indicar la necesidad de la modificación del documento describiendo sus principales cambios.

Información deldocumento


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29



Una vez generada la nueva versión del documento se aplican las etapas 2, 3 y 4 del flujo de creación dedocumentos.

Aprobada la actualización del documento, estará disponible para consulta y será incluida automáticamenteen el listado maestro de documentos con su nueva versión.

En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación de la nueva versióndel documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo.

5.5 FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS

Para eliminar o inactivar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato odocumento general en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de laeliminación o inactivación de documentos, como se muestra a continuación:

5.5.1 ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación

Para eliminar o inactivar un documento del aplicativo SIGEPRE, el funcionario designado como enlace encada dependencia selecciona en el módulo mejoras, como se muestra a continuación:

ETAPA 1:Solicitar

eliminación oinactivación

ETAPA 2: Aprobarsolicitud de

eliminación oinactivación

ETAPA 3:Revisar el

cumplimientode los

requisitosCLON

ETAPA 4: Aprobación dela eliminación oinactivación del

documento

ETAPA 5:Eliminación oInactivación

del documentoen el

SIGEPRE

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Rechazo del paso

EnlaceSIGEPRE

Responsabledel

Documento






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30



Diligencia los campos correspondientes para crear la solicitud de eliminación, seleccionando la opción“Eliminación documento SIGEPRE” y guarda la información.

En el campo de comentarios justifica las razones por las cuales desea eliminar el documento y continúa elflujo.

Ingrese el nombre de la solicitud de eliminación del documento

Seleccione en el alcance “Área organizativa”, el aplicativo le solicitara seleccionar el Área a la que pertenece el responsabledel documento quien aprobará su eliminación o inactivación.

Describa la justificación de su eliminación o inactivación

Describa nuevamente la justificación de su eliminación o inactivación

Seleccione el tipo de solicitud “Eliminación de documentos yriesgos del SIGEPRE”


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31



Una vez aprobado el paso el documento es enviado al líder del proceso a través del aplicativo SIGEPREpara aprobar la solicitud de eliminación o inactivación.

5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación.

El responsable del documento ingresa a la opción SGC mejoras, mis responsabilidades y revisa lassolicitudes de eliminación o inactivación que estén bajo su responsabilidad, haciendo clic sobre la solicitud,una vez aprobado el paso el documento es enviado al Funcionario de la Oficina de Planeación haciendoclic en el botón continuar flujo.

5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON

El Funcionario de la Oficina de Planeación revisa si con la eliminación o inactivación del documento semantiene la integridad del sistema frente al cumplimiento de los requisitos del Cliente, Legales, de laOrganización y la Norma de Calidad (CLON).

Si rechaza el paso, justifica de manera detallada las razones por las cuales no se puede eliminar o inactivarel documento del aplicativo SIGEPRE, de lo contrario aprueba el paso (continuar flujo), y lo envía alrepresentante de la alta dirección para aprobación.

5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento

El representante de la alta dirección para el SIGEPRE o el Subdirector de Operaciones en el marco de suscompetencias, revisa la justificación de eliminación o inactivación del documento y aprueba el paso en elaplicativo.

5.5.5 ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el SIGEPRE

Una vez aprobada la eliminación o inactivación del documento el Funcionario de la Oficina de Planeacióninactivará el documento y este se eliminará de las opciones de búsqueda y del listado maestro dedocumentos quedando como documento obsoleto. (Finaliza flujo)

Nota: Los documentos no se podrán eliminar totalmente del sistema, ya que estos podrían ser requeridospor instancias internas o externas. El Funcionario de la Oficina de Planeación podrá acceder al documentoa través del aplicativo en caso que sea requerido y se entregará con la marca “ DOCUMENTO OBSOLETO”.Ejemplo: Auditoria.

5.6 FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL

Para cargar una plantilla u otro documento resultado de la gestión en el aplicativo SIGEPRE, se debetener en cuenta el siguiente flujo:


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5.6.1 Etapa 1: Creación de plantillas u otros documentos

El funcionario designado en la Oficina de Planeación en la opción crear aplica las disipaciones definidasen el numeral 5.3.1 ETAPA 1: Creación cambiando los siguientes aspectos:

Tipo de documento: Selecciona plantillas u otros documentos Flujo de documento: Otros documentos del SIGEPRE Pertenece al listado maestro de documentos: No selecciona esta opción

Una vez diligenciados los campos selecciona la opción guardar

5.6.2 Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento

El funcionario designado en la Oficina de Planeación libera el documento

6. CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la identificación los documentos que hacen parte de la estructura documental del SIGEPRE la entidadha establecido el siguiente esquema para su codificación:

CODIGO:

6.1.1 Caracteres por tipo de Documento

A continuación se describen los tipos de documentos del SIGEPRE, con su respectivo carácter:

ETAPA 1:Creación de

plantillas u otrosdocumentos

ETAPA 4: Liberarla plantilla u otro

documento

TIPO DEDOCUMENTO(1 CARACTER)

PROCESOASOCIADO (2

CARACTERES)# CONSECUTIVO


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TIPO DE DOCUMENTO CARÁCTERCaracterización: Referentes a las Caracterizaciones de los procesos. C

Manuales: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinadamateria de la entidad. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmentelocalizables. Ejemplo: manual de la calidad, manual de control interno o manual contable.

M

Lineamientos: Documento parámetro de obligatorio cumplimiento L

Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo las actividades o tareas de un proceso. P

Guías: Documento que contiene las pautas y orientaciones de cómo llevar a cabo unprocedimiento, actividad o tarea.

G

Instructivos: Representan la forma de cómo diligenciar un documento. IFormatos: como hoja de vida, planillas, modelo de contrato y convenio, entrega de inventario,etc.

F

Documento General: corresponden a aquellos documentos parámetros de carácter generalescomo Política, Objetivos, Mapa de procesos, Organigrama, entre otros.

D

6.1.2 Caracteres por Procesos:

A continuación se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de Gestión de laPresidencia SIGEPRE:

NOMBRE DEL PROCESO CARACTERESDireccionamiento Estratégico DEEvaluación, Control y Mejoramiento EM Atención usuarios AUGestión de Asuntos Políticos APGestión Jurídica GJGestión de Seguridad y Apoyo Logístico SAGestión Administrativa GA

Gestión Financiera GF Adquisición de Bienes y Servicios BSGestión Documental GDGestión de Talento Humano THTecnología de Información y Comunicación TI


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El consecutivo corresponde al número que se le asigna de acuerdo con el tipo de documento en formaascendente del 01 en adelante.

Ejemplo: Manual de SIGEPRE

Este código se genera automáticamente a través del aplicativo SIGEPRE una vez el documento inicia suproceso de creación y será incluido en todos los tipos documentales en el encabezado en la parte delcódigo, excepto para los formatos que será incluido en la parte inferior izquierda.

6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia tendrán control de versión.Cuando se crea un documento nuevo en el aplicativo SIGEPRE la versión del documento será uno (1),para todos los tipos documentales excepto los formatos la versión se incluirá en el encabezado en el campode versión, para los formatos esta debe ser incluida en el documento en la parte inferior izquierda seguidadel código del documento.

Cuando se realicen consultas de documentos en el aplicativo SIGEPRE, este mostrará las diferentesversiones del documento, la versión mayor del documento corresponderá al DOCUMENTO VIGENTE, lasdemás versiones serán consideradas como DOCUMENTOS OBSOLETOS.

6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

El control de los documentos internos del SIGEPRE se realiza a través del aplicativo SIGEPRE, móduloSGC, documentos, listado maestro de documentos, la cual relaciona los documentos vigentes del SistemaIntegrado de Gestión de la Presidencia de la República, como se muestra a continuación:

M DE 02

MANUAL DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO# CONSECUTIVO

ASIGNADO POR ELSISTEMA A LOSDOCUMENTOSASOCIADOS AL

TIPO DEDOCUMENTO

TIPO DEDOCUMENTO

PROCESOASOCIADO

M-DE-02

CÓDIGO


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6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE

Es el conjunto de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le sonaplicables al proceso e inciden en el SIGEPRE. Entre estos documentos se pueden considerar las Normas,Códigos, Leyes, Decretos, Resoluciones internas y externas, Manuales y Guías externos, entre otros.

Cuando el Jefe de la Dependencia determina que una norma de estas es necesaria para la planificación yoperación del proceso, deberá incluirla en el Normograma del SIGEPRE.

6.4.1 Creación de normas en el SIGEPRE

La creación de normas en el SIGEPRE se realiza de dos maneras; (1) aplicando las disposiciones definidasen el numeral 5.3.1 ETAPA 1: Creación cambiando los siguientes criterios, el tipo de documento para locual selecciona “Documento de origen externo” y el flujo del documento para lo cual selecciona“Normograma”, una vez diligenciada la información adicional, cargado el documento y guardada la solicitud,el abogado responsable en la Subdirección de Operaciones revisa la vigencia de documento y lo liberapara consulta en el Aplicativo SIGEPRE. (2) Mediante solicitud por correo electrónico dirigido al abogadoresponsable en la Subdirección de Operaciones con las normas que requieran ser incluidas en elnormograma en formato PDF, el asesor de la Subdirección realiza los pasos de creación en el sistema deacuerdo con la descripción antes mencionada.

6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS

Ingrese parámetros de búsqueda como son el proceso, áreaorganizativa o el tipo de documento que permitan realizar unfiltro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE

en el listado maestro de documentos.


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Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Ceropapel” no se entregaran copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del SistemaIntegrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE.

Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativoSIGEPRE en el Modulo documentos, como se ilustra a continuación:

Ingresa a la intranet de la Presidencia de la República en el siguiente link:http://intranet.presidencia.gov.co/2014/Noviembre/default.asp, como se muestra a continuación:

O ingresa en el escritorio de su PC al icono que se muestra a continuación:

CLIC 1

CLIC 2


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El Servidor Público ingresa usuario y contraseña de consulta:

USUARIO: ConsultaCONTRASEÑA: 123

Selecciona el módulo documentos:


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Aquí encontrará los documentos del SIGEPRE, esta opción cuenta con parametros de búsqueda quepermiten ubicar los documentos, una vez localizado el documento se puede explorar su información, comose muestra a continuación:

CLIC 1

Ingrese parámetros de búsqueda como son el nombre del documento, código o proceso quepermitan realizar un filtro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE en el

listado maestro de documentos.


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Con base en los documentos publicados en el aplicativo SIGEPRE se llevarán a cabo la preparación yejecución de los ejercicios de auditoría.

Las copias impresas serán consideradas como “COPIAS NO CONTROLADAS” y no tendrán validez enla ejecución de los ejercicios de auditoría.

Cuando se actualicen los documentos su divulgación se realizará a través del correo SIGEPRE y a travésde los medios que requiera el responsable del documento.

6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS

Los usuarios externos como estudiantes, personas externas de la entidad entidades territoriales ynacionales, ente certificador, etc., podrán solicitar copia de los documentos del SIGEPRE a través de correoelectrónico o certificado. Estas copias serán tratadas como copias No Controladas y sobre estas no hayresponsabilidad de actualización.

7. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo dedocumentos asociados cuando se consulta el documento.

8. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 “Control de Documentos” Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Numeral 4.2.3 “Control de Documentos”

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campode documentos asociados cuando se consulta el documento.

CLIC 2


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE


10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación

-Guía Elaboración y Control de Documentos SIGEPRE

Documents

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