Управление заявками, заказами и отгрузкой...

.................

ERP Монолит

5.0

Управление продажами

Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции

СОДЕРЖАНИЕ Бизнес-требования ............................................................. 3

Стратегии реализации ......................................................... 4

Базовая функциональность ........................................................... 4

Электронный документ 4

Возможности ERP Монолит ............................................................ 10

Примеры реализации бизнес процессов выписки заявок и

отгрузки редствами ERP Монолит .................................................. 11

Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 1 11

Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 2 16

Преимущества использования ERP Монолит ........................ 20

Управление продажами | Управление заявками, заказами и отгрузкой продукции

ERP Монолит 5.0. Обзор решений 3

Бизнес-требования Эффективность бизнес процессов цикла продаж компании напрямую зависит от

возможностей информационной системы моделировать документооборот, предоставлять

необходимую аналитическую информацию и обеспечивать формирование требуемых

печатных форм отчетности или первичных документов (накладные, реестры и т.п.).

Задачи управления заявками, заказами и отгрузкой продукции тесно интегрированы с

другими решаемыми в ERP Монолит задачами:

поддержка необходимого информационного фонда (организации, адреса

доставки и т.п.);

расчет отпускных цен в документах покупателей (различные валюты, прайс-

лист, скидки, бонусы и т.п.), по гибко настраиваемым алгоритмам — матрице

ценообразования;

контроль дебиторской задолженности покупателей с использованием

интегрального показателя — оперативное сальдо клиента;

учет движения ТМЦ:

в разрезе аналитических партий и/или мест хранения на складе;

остатки — в разрезе планового и фактического запаса; контроль

возможности выписки ТМЦ и резервирования на складе;

обеспечение учета движения оборудования находящегося в аренде;

обеспечение учета движения оборотной (залоговой) тары.

Таким образом, достаточно сложный бизнес процесс цикла продаж — «Заявка

покупателя» → «Отгрузка продукции покупателю» — может быть реализован из более

мелких, базовых бизнес функций информационной системы ERP Монолит,

объединенных в одну или несколько взаимосвязанных цепочек.

При этом ERP Монолит в части управления заявками, заказами и отгрузкой продукции

обеспечивает решение следующих задач:

Моделирование требуемого документооборота цикла продаж, формирование

первичных документов и отчетов;

Эффективное взаимодействие сотрудников вовлеченных в бизнес процесс

обработки заявок, заказов и отгрузки покупателям;

Контроль выполнения действий пользователей позволяющий правильно

организовывать работу (настройка системы статусов документов, наличие

предупреждений, проверок и т.п.);

Быстрый доступ сотрудников к необходимой информации (оптимальный набор

полей, список документов необходимых на конкретном рабочем месте и т.п.);

Разграничение прав доступа сотрудников к информации в соответствии с их

должностными обязанностями;

Гибкий, доступный предметному администратору механизм настройки прав

доступа, проектирования цепочек обработки документов из набора базовых

функций и возможность «тонкой» настройки базовых функций.



Стратегии реализации

БАЗОВАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

Функциональность управления заявками, заказами и отгрузкой продукции реализуется

в информационной системе следующими инструментами или базовыми функциями:

электронный документ как базовый элемент реализации;

классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных справочников;

договор с покупателем, содержащий набор рамочных условий для сопровож-

дения процесса продаж;

расчет отпускных цен в документах покупателей

(подробнее — см. описание блока «Управление ценами и скидками»);

возможность разделения факта отгрузки со склада и факта доставки

покупателю;

контрольные функции в цепочке обработки документов Формирование

бухгалтерских проводок;

учет движения оборудования находящегося в аренде

(подробнее — см. описание модуля «Управление ОС и НМА»);

учет движения оборотной тары

(подробнее — см. описание блока «Управление оборотной тарой»).

Электронный документ

Моделирование бизнес функций, в системе, осуществляется документами

(подразумевается не его бумажное представление, а способ отражения в системе и

алгоритмы обработки). Настройки вида документа определяют набор свойств для

моделирования задач конкретной предметной области (отгрузка продукции, переме-

щения продукции, формирование задолженности, приход денежных средств и т.п.).

Предметная область

Контракт

Платежный документ

Погрузочный лист

Накладная

Счет

Рисунок 1. Набор свойств документа для моделирования задач предметной области



В зависимости от вида документа — предметной области, для него определяется набор

аналитик, например:

ключевая дата — каждый вид документа описывается несколькими ключевыми

датами (дата документа, дата операции — дата формирования бухгалтерских

проводок и т.п.);

номер документа (внешний и внутренний);

ссылки на элемент классификатора (например — организация, склад и т.п.);

владелец документа — юридическое лицо, от имени которого оформлен

документ.

Документ описывается набором дискретных состояний, называемых статусами

(«выписан», «рассчитаны цены», «отгружен» и т.п.). Статусы определяют:

необходимый набор операций, которые должны быть выполнены в системе при

их установке у документа (например, зарезервировать товар на складе,

рассчитать цены, сформировать задолженность и т.п.);

процесс обработки документа как завершенный или не завершенный (например,

«Позиции документа введены», «Отгрузка разрешена» «Отгружен» и т.п.)

и позволяют описать зависимость между документами, гарантируя непротиворечивость

модели документооборота (например — нельзя установить статус «Отгружен» на

складе, если у документа не был установлен статус «Отгрузка разрешена»).

Последовательность установки статусов и выполняемые при этом в системе операции

описывают цепочку обработки документа. Цепочка обработки документа моделирует

требуемую бизнес функцию средствами системы и определяет:

набор документов (информационных объектов системы), с которым

осуществляется работа;

логику обработки — последовательность установки статусов, внешний вид

пользовательских экранов, выполняемые проверки и т.п.;

перечень и порядок печати выходных форм различных документов.

На схеме ниже приведѐн пример цепочки обработки документа для обобщенного

бизнес-процесса выписки заказа и отгрузки (см. Рисунок 2):



Рисунок 2. Пример цепочки обработки документа для обобщенного бизнес-процесса выписки заказа и отгрузки

Значения статусов на вышеприведѐнной схеме:

Calc — цены рассчитаны

Debt — создана задолженность

Allow — отгрузка разрешена

Print — документ напечатан

Move — документ отгружен

Action — операция завершена

Существует возможность ввода в документ различных аналитик (в зависимости от типа

документа) и комментариев, на разных участках его оформления (цепочки обработки):

титульные параметры (способ оплаты, срок оплаты и т.п.);

транспортные атрибуты (способ перевозки, адрес доставки и т.п.);

произвольные (настраиваемые) атрибуты, определяемые для документа и

статуса, на котором они заполняются;

Документ может быть создан на основе другого документа. В этом случае по отношению

к «родительскому» или первичному документу, он является вторичным или зависимым

документом. Для вторичного документа дополнительно сохраняется ссылка на

родительский документ (например — заказ покупателя формируется на основании

заявки, накладная на отгрузку формируется на основании заказа, счет-фактура

формируется по накладной на отгрузку).



Классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных

справочников

Используемые классификаторы и взаимосвязи между элементами отдельных

справочников:

Контрагенты:

Организации — вся информация о контрагентах (код, наименование, ИНН,

форма собственности и т.п.). Связан со справочниками «Адреса»

(несколько адресов доставки, юр. адрес и т.п.) и «Частные лица»

(торговые представители для организации или адреса доставки, директор

торговой точки и т.п.);

Адреса — различные адреса организации (юридический, почтовый,

доставки и т.п.). Содержит атрибуты (наименование, телефон) и адрес

организации (торговой точки), связан с классификаторами

«Организации» и «Частные лица». Адреса доставки (торговые точки)

дополнительно содержат информацию о лицензиях на торговлю

алкогольной продукцией;

Частные лица:

Сотрудники собственной компании;

Менеджеры (ответственные за работу с покупателем);

Представители покупателя;

ТМЦ:

Реальные позиции — объекты складского учета, SKU;

Обобщенные позиции — объединяют несколько однотипных реальных

позиций для упрощения выписки заявок покупателей (например —

однотипная продукция производимая на различных заводах или близкая

по своим характеристикам)

Склад;

Вспомогательные справочники — необходимы для параметризации условий

расчета цен и скидок, специальных условий работы и последующего

формирования бухгалтерских проводок:

Виды оплаты (кредит, предоплата и т.п.);

Виды расчетов (расчеты за продукцию, расчеты по прочей реализации);

Таблицы цен и скидок.



Договор с покупателем.

Содержит набор рамочных условий для сопровождения процесса продаж и периоды

действия этих условий:

Период действия договора;

Индивидуальные цены и скидки покупателя (с поддержкой историчности и

логированием изменений);

Отсрочка платежа для покупателя (в календарных и банковских днях):

Возможность автоматического выбора в заказе покупателя единственной,

из нескольких одновременно действующих отсрочек на основании правил

выбора, в зависимости от аналитических атрибутов заказа;

Поддержка историчности и логирование изменений;

Кредитный лимит покупателя:

возможность открытия нескольких кредитных линий с разными типами и

периодами действия;

возможность указания сумм и периодов действия обеспечений для

кредитов, поддержка историчности и логирование изменений всех

кредитных данных;

Условия для операций с тарой: тара залоговая или нет, отсрочка для залоговой

тары, допустимое количество перепоставки;

Дополнительные параметры документов на отгрузку (вид оплаты, способ

доставки).

Контактные лица по данному контракту;

Возможность учета согласованных объемов продаж покупателю продукции по

группам или по видам продукции с разбивкой на различные периоды;

(понедельно, помесячно, поквартально);

Рисунок 3. Пример экранной формы «Контракт с покупателем»



Расчет отпускных цен в документах покупателей

Расчет отпускных цен в документах покупателей (подробнее см. в описании блока

«Управление ценами и скидками»):

Табличные цены и скидки, а также индивидуальные цены/скидки в контракте

покупателя, для расчета отпускных цен;

Расчет по специальным правилам требуемых отпускных цен в документах

отгрузки — матрица ценообразования, различные валюты, прайс-листы, скидки,

бонусы и т.п.;

Возможность выполнения автоматического расчета и сохранения цен, скидок и

бонусов покупателям на следующий период в зависимости от ряда условий.

Контрольные функции в цепочке обработки документов

Контрольные функции в цепочке обработки документов — блокировки и

предупреждения при установке/отмене пользователями статуса документа или вводе

информации в документ, а также схемы их преодоления для различных групп

пользователей:

контроль возможности выписки ТМЦ — контроль склада:

построчное резервирование — в момент ввода строк документа с

одновременным резервированием под плановый запас (позиция реально

отсутствует на складе, но приход ожидается т.к. запланирован к

производству, находится в пути от поставщика, а также перемещается с

другой площадки) или фактический (имеется на складе) запас;

для документа в целом — на определенном шаге цепочки обработки

документа;

контроль движения ТМЦ (фактический запас) в разрезе аналитических партий

(например — дата выпуска и срок годности);

контроль оперативного сальдо клиента на наличие просроченных по оплате

счетов или достаточность свободных средств для выписки данного документа —

принятие решения о возможности отгрузки и установка специального статуса у

документа «Отгрузка разрешена» (подробнее см. раздел «Управление

дебиторской задолженностью»);

проверка документа, на соответствие введенных в него аналитик эталонным

значениям (например, для централизованной перевозки необходимо указать

автомобиль и выбрать адрес доставки из справочника)

глобальные проверки (например, запрещен доступ к отчетному периоду)



Разделение факта отгрузки со склада и факта доставки

покупателю

В ERP Монолит реализована возможность разделения в ряде случаев факта отгрузки со

склада и факта доставки покупателю (большая географии доставки и длительности

доставки). При этом обеспечивается:

учет факта отгрузки со склада и доставки на отдельных статусах документа

отгрузки (накладная покупателя или перемещение — если продукция

перемещается между удаленными распределительными центрами):

«отгружена со склада»;

«доставлена (покупателю или на удаленный РЦ)»;

ввод, в момент подтверждения доставки, отклонений в количестве доставленной

продукции от данных отгрузки со склада (т.е. отражение боя и других потерь во

время доставки);

подтверждение доставки выполняется пользователем, и может контролироваться

по карте доставки (т.е. сравниваться с плановой длительностью доставки);

отражение факта реализации для целей бухгалтерского и налогового учета по

дате доставки; при этом начисление налогов с реализации (НДС, акциз)

выполняется по факту отгрузки со склада;

расчет срока оплаты от даты подтверждения доставки;

формирование отчетов по количеству и стоимости продукции в пути, в том числе

для сверки бухгалтерского периода (регламент сверки при учете продукции в

пути существенно отличается от регламента, когда факт отгрузки совпадает с

фактом реализации).

ВОЗМОЖНОСТИ ERP МОНОЛИТ

Реализованная в ERP Монолит функциональность обработки заявок покупателей и

последующей отгрузки продукции обеспечивает:

возможность реализовать на предприятии схемы документооборота практически

любой сложности;

формирование в документах отгрузки требуемых отпускных цен;

контроль складских запасов и учет движения собственного оборудования

находящегося в аренде или возвратной тары;

учет взаиморасчетов с контрагентами и контроль дебиторской задолженности на

различных этапах обработки документов с возможностью автоматического

блокирования отгрузки или выписки заказов;

эргономичный интерфейс ввода документов (заявка, заказ и накладная),

ориентированный на максимальную скорость обработки:

быстрый поиск позиций классификаторов, по которым код оператору не

известен;

использование обобщенных позиций при вводе заявок и заказов

покупателей;

контроль возможности выписки продукции с учетом плановых или

реальных остатков на складе в момент ввода строки документа;

формирование бухгалтерских проводок;



ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ ВЫПИСКИ

ЗАЯВОК И ОТГРУЗКИ РЕДСТВАМИ ERP МОНОЛИТ

Ниже рассмотрены два возможных примера реализации средствами ERP Монолит схемы

документооборота и алгоритмики контрольных процедур:

1. Сложная схема, реализуемая на базе нескольких взаимосвязанных видов

документов, с использованием понятия «планового резерва» и сложной логикой

работы контрольных процедур;

2. Более простая схема, где моделирование выполняется с использованием

одного вида документов, упрощѐнная логика работы контрольных процедур.

Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 1

Этот вариант представляет реализацию сложной схемы документооборота и

алгоритмики контрольных процедур, реализуемую на базе нескольких

взаимосвязанных видов документов, с использованием понятия «планового резерва» и

сложной логикой работы контрольных процедур (общая схема решения — см. ниже

Рисунок 4 и Рисунок 5).

Используемые типы документов и взаимосвязи между ними

1. Заявка покупателя — согласованный с покупателем план продаж на

определенный период (например — на неделю по дням).

Возможность удовлетворения заявки гарантируется продавцом с учетом

не только фактического складского запаса (продукция имеется в

свободном запасе на складе), но и планового запаса (например —

планируется произвести продукцию или она находится в пути с другого

завода или распределительного центра);

На основании заявки покупателя (плана продаж) реализуется контроль

при приеме фактического заказа: ассортимент, совпадение

запланированного и фактически заказанного количества;

2. Заказ покупателя — фактический заказ покупателя (конкретная дата,

ассортимент и количество).

Строки фактического заказа формируются автоматически на основании

выбранной клиентом даты поставки — из заявки (планового заказа). При

вводе в заказ количества, оператору доступна информация о

запланированном количестве по заявке (плане продаж);

Заказ может быть удовлетворен за счет фактического запаса имеющегося

на складах Распределительного центра;

Под заказ производится резервирование продукции на

распределительном центре (группе складов), при этом возможно

превышение фактического заказа над планом, в рамках определенного

страхового запаса.



3. Документ на отгрузку — формируются копированием из исходного заказа с

детализацией позиций, количества и реального склада отгрузки.

Документ на отгрузку (накладная) может быть отгружена за счет

фактического запаса имеющегося на определенном складе;

При формировании документа на отгрузку по заказу производится подбор

склада отгрузки с учетом параметров продукции имеющейся на складе

(дата выпуска и срок годности — алгоритм FEFO)

Рисунок 4. Вариант 1 — Схема документооборота выписки и отгрузки продукции в ERP Монолит с

использованием нескольких документов

Комментарии к схеме решения:

Однотипная продукция производится несколькими заводами, а затем

доставляется на несколько распределительных центров;

В рамках каждого распределительного центра имеется несколько мест хранения

продукции — отдельные склады;

В бизнес процесс сбыта готовой продукции вовлечены специалисты четырех

служб предприятия:

Служба продаж и аналитический отдел — планирует продажи,

сопровождает клиентов;



Центр обработки заказов — принимает заявки от клиентов по телефону

или электронной почте;

Служба логистики — обеспечивает доставку продукции (заказа

транспорта) и диспетчеризацию при фактической отгрузке накладных по

заказу с разных складов распределительного центра;

Склад готовой продукции — непосредственно осуществляет отгрузку и

выдачу необходимых первичных документов;

Заявка и заказ вводится в обобщенных позициях (без разбивки по

производителям, на распределительных центрах может одновременно находится

одинаковая продукция разных производителей);

При приеме заказа покупателя контролируется возможность отгрузки на

основании оперативного сальдо клиента (просроченные счета, кредитный

лимит);

Распределение заказа покупателя, специалистами службы логистики,

автоматизировано — подбор продукции, подбор оптимальных партий по срокам

годности и склада отгрузки (есть возможностью ручной корректировки);

Служба логистики использую функциональность «Монолит Транспортная

логистика» подбирает и формирует загрузку транспортного средства;

Сформированные службой логистики документы на отгрузку подтверждаются,

после реальной отгрузки, специалистам СГП:

уточняется фактически отгруженное количество

уточняются (при необходимости) партии отгруженного товара

печатаются необходимые сопроводительные документы (накладные, с/ф,

качественные удостоверения).

Ниже представлена подробная схема, показывающая соответствие между документами

(заказ, заявка, документ на отгрузку) и контролем в системе движения планового и

фактического запаса, а также изменения между двумя типами запасов при

формировании цепочки взаимосвязанных документов (см. Рисунок 5).



Рисунок 5. Вариант 1 — Детальная схема соответствия между документами и контроля при учете запасов



Примеры экранных форм

Рисунок 6. Пример экранной формы «Заявка покупателя (план продаж)»

Рисунок 7. Пример экранной формы «Заказ покупателя»



Рисунок 8. Пример экранной формы «распределения заявки и формирования документов отгрузки»

Рисунок 9. Пример экранной формы «Отгрузка продукции» — подтверждение отгрузки на СГП (с выбором

аналитических партий

Бизнес процесс выписки заявки и отгрузки — вариант 2

Это менее сложная модель документооборота в сочетании c наиболее часто

встречающейся логикой работы контрольных процедур (общая схема реализации — см.

ниже Рисунок 10).



Описание бизнес процесса и используемых базовых функций

Бизнес процесс моделируется одним документом:

Для моделирования работы разных служб предприятия используются

различные статусы документа;

Применяется последовательность цепочек (каждая устанавливает свой

набор статусов) которые устанавливают очередность работы с документом

между разными группами пользователей (Call-центр, Отдел логистики,

СГП);

Контрольные процедуры:

При создании документа проверяется оперативное сальдо покупателя

(если имеются пророченные счета — ввод блокируется);

Продукция резервируется в момент ввода строки в документ;

После завершения ввода строк в документ проверяется оперативное

сальдо покупателя (допустимый кредитный лимит и наличие

просроченных счетов);



Рисунок 10. Вариант 2 — Схема документооборота выписки и отгрузки продукции в ERP Монолит с

использованием одного документа отгрузки



Рисунок 11. Пример экранной формы — перечень статусов у документа



Преимущества использования ERP

Монолит ERP Монолит — комплексное и масштабируемое решение, позволяющее смоделировать

средствами системы реальные бизнес процессы предприятия практически любой

сложности. При этом обеспечивается:

Расчет отпускных цен по сложным алгоритмам — пользователю предоставляется

гибкая система настроек, правил применения и расчета различных цен и скидок;

Автоматизация соблюдение принятых на предприятии регламентов за счет

сложной системы разграничения доступа пользователей и проверок;

Учет движения ТМЦ (количественное, в разрезе аналитических партий) и

денежных средств (контроль взаиморасчетов и дебиторской задолженности);

Автоматическое формирование требуемых бухгалтерских проводок.

Реализованные в системе интерфейсные решения оптимизированы под требования

реальных бизнес процессов, что позволяет пользователям быстро вводить необходимую

информацию и обрабатывать электронные документы в системе.

Управление заявками, заказами и отгрузкой...

Documents

Transcript of Управление заявками, заказами и отгрузкой...