行政文秘工作中 Excel的应用（初级）

图书馆流通部仰永菊

2012-11-19

认识 Excel工作簿

Excel工作簿介绍页面：标题栏，工作表，选项卡，功能区，滚动条等新建，保存 (自动恢复时间设置，密码保存）

认识 Excel工作表Excel工作表工作表的新建，复制重命名，改变颜色

查找时选择工作簿、工作表有何区别？

Excel表的建立

Excel表头设计表头内容形成：输入，复制，自动生成（日期，工作日，自定义）单元格的合并 (行，列，区域）单元格斜线画法（一条，二条）

浏览 Excel表浏览 Excel表冻结窗口：冻结行，列，单元格新建窗口

Excel表单元格格式设置1. 如何自动换行？2. 如何强行换行？3 . 选择单元格时，+ctrl 与 +shift 有何区别

Excel表单元格格式设计行宽设置（菜单，快捷方式）字体设计，填充颜色，单元格边框（像皮擦利用）单元格插入（整行，整列，单元格）单元格对齐方式：自动换行，强行换行（ ALT+回车），缩小字体填充

Excel表内容复制、粘贴选择性粘贴数值，值和数字格式公式，公式和数字格式转置

Excel表内容的删除删除：橡皮擦利用删除内容，删除格式，全部清除

Excel表的打印打印打印选择： PDF、WPS、纸质设置页面 :页面，面边距，页眉页脚，工作表

1 ．如何让表头在每一 页 都能打印出来？2 ．如何设置起始页为 18页？3 ．如何在页脚显示出　　页码 / 总页数？

起始页为 18 页

Excel表的打印打印打印预览的利用

Excel表的打印分页预览预览文档打印时的分页位置，调整打印页面

Excel表的打印打印标签打印向导加载

Excel表的打印打印标签向导

数据有效性利用设置上：整数，小数，日期，时间，序列，文本长度，自定义（公式）等输入信息：输入内容提示语出错警告：停止，警告，信息步骤：数据→数据有效性

如何设置提示？

如何设置序列？

数据有效性利用打印

条件格式应用突出显示单元格规则： (大于，小于，包含）选项选取规则：前 10，后 10，高于平均值

条件格式应用

单元格数据分列，合并数据分列：数据 -分列 -三步骤（选择分列符）数据合并：利用“&”符，公式（ =A1&〝 /〞&B1）

单元格数据分列、合并

排序作用便于查看将数据组按需求，递增或递减重新排列方式

排序种类使用简单排序：“升序”按钮排序 ;“排序”对话框排序高级排序：编辑多个关键字排序删除排序

数据排序

筛选作用显示满足某条件的记录，隐藏其他

筛选种类自动筛选：所选单元格值进行筛选，自动筛选前 10，大于平均值等。自定义或关键字筛选

数据筛选

筛选种类高级筛选

删除重复项

①区域

②条件

③单击

⑤选中

④单击

⑥单击

数据筛选

汇总作用通过数据字段对数据表格进行分类汇总，方式有求和，计数，平均值，最大、小值。

分类汇总步骤排序

数据分类汇总

分类汇总步骤按关键字分类汇总：求和，计数，平均值

点击 1 ， 2 ， 3显示不同结果

数据分类汇总

分类汇总步骤分级（二级）分类汇总

取消选项

数据分类汇总

分类汇总步骤复制分类汇总结果（确定 -CTRL+C-CTRL+V)

删除分类汇总

数据分类汇总

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常用公式符号

简单的公式运算符号算术运算符： +、 -、 *、 /、 ^——加、减、乘、除、乘方比较运算符： =， >,<,>=,<=,<>

文本运算：&

$—— 引用符（ $A$1 绝对单元格， A$1 绝对行， $A1 绝对列 ）相对引用： A3 相对引用绝对引用 : C1 为绝对引用混合引用 : A3-A3*$C$1

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求和

求和 直接输入或选中单元格： =B4+B5+B6+B7+B8+B1

SUM:某一单元格区域中所有数字求和

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函数 COUNT

COUNT：计算区域中包含数字的单元格个数统计区域（ A3:I5)包含数字单元格个数

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COUNTA：计算区域中非空单元格的个数统计区域（ A3:I5) 非空单元格个数

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函数 COUNTA

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COUNTIF：计算区域中满足给定条件的单元格数目统计 (c4:bl4)中，时间早于或等于 8： 30的个数

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函数 COUNTIF

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案例根据身份证利用MID 函数计算出期出生日期： =TEXT(MID(B3,7,8),"0000-00-00")

用 DATEDIF 函数计算出年龄： =DATEDIF(C3,$C$1,"Y")

用 IF 函数表示出是否满足上学条件： =IF(D3>=6,"能 "," 否 ")

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没了谢谢您的参与 !

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