打印输出解决方案 -Equitrac

打印输出解决方案打印输出解决方案-Equitrac -Equitrac

Confidential

情景 1 会议资料被过多的打印

这是今天会议的会议资料

太多了，我们只有四个人

情景 3 没有人去遵守节省成本的规定！

节省成本不是我的职责，我很忙 !

节省办公成本 !

情景 4 每个部门自己采购打印机，很难对打印输出进行管理！

ITS ・・・管理打印输出量太困难了

打印任何文件都用彩色！通常将邮件打印出来。

通常打印成彩色 . 彩色对我来说更容易阅读。 .

通常将邮件打印出来

情景 5

情景 7 不知道如何设置打印驱动 . 在办公室中不能彻底实现双面打印！

我不知道如何设置双面打印 ,其实我并不介意

没有人使用双面打印复印功能

情景 8 不知如何开始在办公室里进行成本节省 .

要降低输出成本我应该从哪开始 ? 问题出在哪呢 ?

情景５新添加的机器，为所有的人安装驱动

这么多的打印的资料没有人认领

情景６

这么多设备，我要为每个员工都安装一次驱动，工作量真是太大了

我的打印资料要从一大堆中文中找

这几个月的输出费用这么这么高啊，你要给我想办法控制起来！

打印的资料，放置在打印机旁，没有人拿走

产品简介

• Equitrac 是全球领先的输出（管理）计费方案。理光已经在美国，欧洲，亚太，澳洲等地销售和推广 Equitrac 。

• Equitrac 已经有 30 多年的历史，是业界最早的研发和销售的输出计费方案的提供商。

• 在成本控制和打印管理领域具有绝对优势的市场占有率

Equitrac 产品功能介绍

• Equitrac 是基于打印服务器的一款集中管理的输出统计计费和成本管理软件。

• 可对公司或者学校内的打印，复印进行统计计费和输出管理。

• 整合了设备管理，打印复印输出控制，打印复印输出计费，安全输出控制等功能的全面的输出管理解决方案。

• 为普通办公室 / 学校 ( 图书馆 ) 订做的打印追踪，成本回收 / 分摊的解决方案。

Equitrac 产品概要• 监控

– 监控设备的使用情况，从而合理的配置设备 – 使用认证和强制安全部署 .– 安全适时地释放打印任务。

• 统计– 追踪使用页数和使用情况，– 可按帐户制定价格进行收费

• 管理– 可管理用户 , 部门和 bill code 等帐户 .– 可定义安全策略– 可根据用户和设备设定价格和成本 – 可按照用户 , 帐户和设备提供报告 .

“Equitrac 解决方案平均让企业降低总体输出成本”

• Equitrac 对客户的利益• 减少客户文档输出的成本

– 减少浪费和未经授权使用办公设备– 优化设备的利用效率– 管理耗材的使用– 更高效的成本控制

• 增加文档输出资源的收入– 高效灵活的打印和复印计费– 方便输出费用回收或成本分摊

• 提高现有的设备使用效率和投资收益– 减少或推迟新设备的采购–较低的 IT 管理支出– 更合理的设备配置– 降低总体拥有成本

• 提高输出文档的安全性和效率– 安全打印提高文档的安全性– 避免打印的文档放置在打印机旁无人认领

产品定位教育机构

高等教育 (大学 )

涉外教育机构

各类培训机构

输出成本管理打印收费复印收费

企业办公室金融机构医疗机构保险机构各类企业

行业区分

产品功能

产品系列

Suite

SBE SCE

Suite

产品系列

产品版本(Small Business Edition) (Small Campus Edition)

产品功能模块介绍

成本分析输出控制

/ 管理成本回收

注 * ： Fax 和 Scan 模块中国目前没有上市

*

*

产品主要版本

版本按支持设备数量区分适用场合类别描述

Equitrac Office 4（ EO ）

Suite (DEQ001)

100 台以内或以上 *

中大型企业设备较多的企业 /办公室

软件主体( 相当于主机 )

支持任何类型的网络，单一或多个打印和计费服务器

Small Business Edition (SBE) (DEQ002)

10 台以内中小型企业 , 工作组，办公室(使用一个打印服务器 )


只支持一个打印服务器， 10 台以下的打印设备

Equitrac Express 4（ EE ）

Suite (DEQ003)

100 台以内或以上 *

教育机构 , 大学 ,外语学校


支持任何类型的网络，单一或多个打印和计费服

务器

Small Campus Edition (SCE) (DEQ004)

10 台以内小型学校 , 图书馆 ,培训机构(使用一个打印服务器 )


只支持一个打印服务器， 10 台以下的打印设备

* Suite 版只含有一个打印服务器，一个打印服务器最多支持 100台设备，超过 100台，需要购买额外的打印服务器（ Print Server License ）

Equitrac 选配件版本安装的设备数

量适用场合功能可搭配的软件版本

PageCounter

Base (DEQ032) 1通过输入密码验证( 不能安装 PCC ）

用户验证和复印控制

EE4/EO4: Suite, SBE, SCE

With Magstripe (DEQ033) 1 使用磁条卡 EE4/EO4: Suite, SBE, SCE

With Mifare (DEQ034) 1 使用非接触式卡 EE4/EO4: Suite, SBE, SCE

Equitrac Copy Cable (DEQ035)

1连接 PageCounter和 MFP

数据线 EE4/EO4: Suite, SBE, SCE

Embedded Device License (PCC)

Embedded Device (DEQ008) 1

使用密码验证，在MFP屏幕上输入密码

用户验证和复印控制


Embedded Device(10) (DEQ009)

10 EE4/EO4: Suite

Embedded Device(100) (DEQ010)

100 EE4/EO4: Suite

Embedded Device(500)(DEQ011)

500 EE4/EO4: Suite

WorkStation License

WorkStation Client （ 10 ） (DEQ012)

10 ( 客户端 )

桌面打印机打印计费（非服务器打印 )

桌面打印机计费



100( 客户端 ) EE4/EO4: Suite


1000( 客户端 ) EE4/EO4: Suite

Equitrac 选配件

Print Assitant License

Print Assistant (10) (DEQ015)

10 （客户端）

客户端预览打印的费用

更改打印任务名称和预览金额

EE4: Suite, SCE


100 （客户端） EE4： Suite


1000 （客户端） EE4： Suite

Release Station License

Release Station (DEQ018)

1

集中管理或预览所有的打印任务

可管理多台设备，可以从打印列表中看到所有打印任务和金额，安全打印

EE4/EO4：Suite ， SBE ， SCE

Release Station（ 10 ） (DEQ019)

10EE4/EO4：Suite ， SBE ， SCE

Print Server License

Print Server (DEQ005)

支持 100台打印机

有 2 个或者2 个以上打印服务器甚至打印集群（超大型企业）

额外的打印服务器，（一个打印服务器最多支持 100设备），超过100台设备，或者支持两个打印服务器设

备

EE4/EO4： Suite

Print Server （ 10 ） DEQ006)

支持 1000台打印设机 EE4/EO4： Suite

Cluster Enable（ DEQ007)

EE4/EO4： Suite

版本安装的设备数量适用场合功能可搭配的软件版本

Exports & Interactions

Custom Reporting

Predictive Scenarios

Cost Reduction Wizard*

Detailed ActivitySummary Activity

Total Activity

Personal ReportsSite Reports

Accounts, devicesand servers

Print Server

Core Accounting Server

PageCounterMFP Embedded

（ PCC ） Workstation

Database

Standard Reports Analysis Toolkit Database Views API

网络打印复印复印 , 传真 , 打印 , 扫描

桌面打印（单机打印）

产品模块职能

Equitrac 主要功能模块功能说明：Equitrac 软件主体主要有三个功能模块：System Manager ， Accounts Manager ， Reports Manager

System Manager 是配置和管理 Equitrac 系统的模块 . 用来管理和配置 Equitrac.

• System Manager 能够为每个单独的设备设定价格

• 可为每个组 ( 部门）设定特定的收费标准 / 或配额限制

• 自定义用户提示消息和弹出框信息• 从 Equitrac Office/Express 中系统查看消息和端口监控

• 可设定时间进行任务执行

Accounts Manager 主要管理用户 ( 帐户 ), 部门 , 和　 billing code 帐户 , 并传输数据到计费数据库。

• 帐户可以从以下导入 :　　 Active Directory　　 Novell　　 Batch files

Reports Manager 可以生成各种定制的报告如 :文档使用量，用户或者部门的使用量，或者某个打印设备的报告 .

• Reports Manager 预设了多种的标准报告的选择项，可以跟据自己的需求定义自己的报告。

• 报告可以被保存为：　　 Csv 格式　　 Rtf 文本格式 , 　　 HTML网页格式

PageCounter ------- 当需要管理复印和安全打印时，希望能够采用刷卡计费，须购买此选购件连接在 MFP上的外设硬件，主要负责用户认证和复印控制及安全打印释放–用于验证用户访问设备和统计复印计费–可利用卡片（磁卡 / 非接触式卡）计费 ( 客户现有的门禁卡或者校园卡）–输入数字密码的登陆方式–安全打印释放 /Follow-You 打印–查看当前任务的金额和帐户的剩余金额–支持离线复印将数据本地存储

Base 型磁卡型非接触式卡型只可以输入数字密码可以输入数字密码或者和刷磁条卡可以输入数字密码或者和刷非接触式卡

Equitrac 选配件功能说明：

注： 1. 每只 PageCounter 须配一条 Equitrac Copy Cable (DEQ035) 数据连结线，连接 PageCounter 和 MFP

2.PageCounter 与彩机连接，需增加一块选配件 Optional Counter interface unit type A (EDP: 413012)

EmbeddedPrint&Copy

Control(PCC) 2.0

Embedded License (PCC) -------- 当需要管理复印和安全打印时，同时希望使用密码使用时，须购买此选购件

安装在 MFP 的面板上，与 PageCounter 相同的功能，无需另外的硬件，比 PageCounter 更便宜。–进行用户身份认证，打印复印控制，–实现 Follow-you 和安全打印功能–当前任务的金额和帐户的剩余金额

WorkStation Client ----- 当需要管理单独的桌面本地打印机时，需购买此选配件

安装在工作站的客户端的程序，统计桌面打印机（非打印服务器的打印机）的费用，在客户端打印时，会自动跳出一个弹出框，如下图所示：

–在线用户身份认证（ User authentication ）–当前打印任务的金额预览（ Cost preview ）–按项目计费（ Client billing ）–桌面打印（ Desktop printing ）

工作站

Print Assistant ------ 当用户需要在每次打印之前知道，此次使用的金额或者所剩余额时，需购买此选配件------ 仅适用于 Equitrac Express

装在客户段的程序，作为打印金额预览等功能可实现以下功能：

–在线用户身份认证 (User authentication)–当前打印任务的金额预览 (Cost preview)–输入释放密码（主要用于安全打印） (Release key entry) –打印任务改名 (Document rename)

Release Station----- 当需要在一台工作站上对所有的打印任务进行集中管理和控制时，需购买此选配件

装在工作站上集中控制的打印任务的模块：

• 可进行打印任务预览，• 打印任务优先级更改• 删除打印任务等操作 • 作为 Follow-you 的释放界面

Release Station

打印安全队列

Print Server License

------ 当客户有两个打印服务器或者，设备超过 100 台时，需购买额外打印服务器

• 额外打印服务器， Equitrac 软件中包含一个打印服务器，可以管理 100台打印机。超过 100台打印机或者需要更多的服务器时，需要购买额外打印服务器。

EO Small Business Edition包含的组件

1 个 accounting server (CAS),

1 个 print server (DRE)

1 个 DCE server license.

10 Workstation Clients

不包含 DME server

SBE 最多可支持 10台设备， 10台设备可以是打印服务器的打印机，用 PageCounter 或者 PCC 控制的设备

Equitrac Office 各版本包含的组件：EO Suite包含的组件 1 个 accounting server (CAS)

1 个 print server (DRE) 　支持 100台打印服务器打印机无限制的 DCE server

无限制的 DME server

EE Suite包含的组件 1 个 accounting server (CAS)

1 个 print server (DRE) 支持 100 打印服务器打印机无限制的 DCE server

无限制的 DME server

EE Small Campus Edition包含的组件

1 个 accounting server (CAS),1 个 print server (DRE) license,

1 个 DCE server license

10 个 Workstation Clients

10 个 Print Assistant clients

SCE版不包含 DME server

SCE 最多可支持 10台设备， 10台设备可以是打印服务器的打印机，用 PageCounter 或者 PCC 控制的设备

Equitrac Express 各版本包含的组件：

第三层第三层

第二层第二层

第一层第一层

安全打印队列

（与平常一样打印）

桌面打印机 (workstation Client )

User A

User B

User C

User D

Equitrac Office 配置示意图

打印机服务器

市场部

财务部

工程部

人事部

图书馆

计算机中心

学生宿舍

打印服务器

PageCounter 打印 / 复印终端

Equitrac Express 服务器

校园应用服务器主机

网络打印机

多功能复合机

打印服务器

Equitrac Express 配置示意图

Equitrac 产品主要特点：　

• 设备监控方案• 输出计费方案• 输出控制管理方案• 安全输出方案

设备监控方案

监控所有网络输出设备情况（包括现有其他品牌的设备）设备故障次数、频率、可用率、利用率等详细分析；设备发生故障（指定故障、指定时间）自动提醒；

输出计费

根据使用纸张不同、色彩、双面等设定费用标准根据用户、部门、帐号、设备等多个项目计费详细的使用记录（包括用户名，机器，文件名，页数，费用等）根据需要自动生成报表（如指定周期，指定用户，指定机器，指定类型等）

设定各种尺寸文档的价格

0.52 ~ 0.70

0.05 ~ 0.07

$1.04 ~ $1.42

可设定不同的部门使用不同的价格体系

输出控制

自动从活动目录添加、同步用户（及用户信息），维护简单

可以为指定用户设定限额（尤其是单独的彩色限额）

输出安全

三层三层

二层二层

一层一层

打印队列

Print Server

Print Server

基于打印服务器的安全智能跟随打印，不受机器和地点的限制！

独一无二基于设备的解决方案，既实现了复印控制，又实现了文档安全输出，而无需额外的外置设备

刷卡

密码

功能演示：功能演示：

设定打印规则和自动路由设定打印规则和自动路由

自动的将任务到适合的设备上网络打印可以设定拒绝，同意，保留，转向等规则桌面打印可设定拒绝，同意和保留规则复印不可以进行保留和转向的操作

输出类型特征属性行为All Group Deny

Copy Pages Allow

Desktop Print Size Hold

Network Print Color Redirect

Duplexes Warn

Title matches

可设定当打印任务包含 10张以上时，自动转到某台设备。选择文档打印按规则执行打印用户会得到通知

成本节省规则成本节省规则 : >10 : >10 张彩色页面张彩色页面

工作站

e-Queue

打印服务器设定规则

与平常一样打印

设定含有邮件或者网页的文档不能在彩色打印机上打印…选择文档打印按规则执行打印用户会得到通知

打印规则打印规则 : >: > 举例举例

工作站

e-Queue

打印服务器设定规则

与平常一样打印

将机密文档打印保留在服务器上的安全队列中，直到用户在任何一台设备上安全认证后再打印出来

用户选择 FollowYou 队列并且打印任务会被保留在服务器上用户选择适合的一台设备进行安全认证打印任务被释放没有人进行认证释放的任务将会被删除用户会得到通知

Follow-YouFollow-You™ ™ 打印打印

工作站

e-Queue

打印服务器帐户数据库

与平常一样打印* 此功能可有效避免打印的文档放置在打印机旁无人认领，避免浪费。另外，避免保密文件没有及时取走而泄密，提高文档输出的安全性。

目前的目前的成本成本未来的未来的

成本成本

评估评估

设定计量分析改善控制

• 提高生产力• 控制成本• 智能的管理资产

• 减少浪费• 更好的设备配置• 改善供应管理

节省15%-30%

硬件成本维护和耗材

员工的生产力基础建设和 IT

投资收益分析（ ROI ）工具 V1.0

据 Gartner调查 , 使用 Equitrac 客户可以降低总输出成本的 15%~30% ，按客户的实际情况分析出投资收益分析：

案例：某客户５年前有 15台设备，每台设备的月输出量为 5000张，纸张成本为 0.05元，耗材成本黑白 0.10元 /张 , 彩色 1.2元 /张 , (黑白占总输出量的 70%, 彩色占30%), 5 年公司和办事处不断发展，每年平均增加约 3台设备，公司每年的纯利润率为 5%, 使用 Equitrac 成本降低了 25%.

统计指标

年度

注：此投资收益分析工具，为一个标准模版，针对每个客户可以直接将具体的数值输入，就可以针对每个客户的实际情况得出投资收益分析表。

5年期投资收益分析表

设备数量(单位 :台

数 )

月印纸张数量(单位 :张 )

平均输出费用(单位：元 /张）

月平均输出费用

(单位：元 /张）

每年输出费用(单位：元）

节约输出费用(单位：元）

节约增效产值(单位：元）

第一年 15 75,000 0.48(0.1*70%+1.2*30%+0.05)

36,000 432,000 108,000 2,160,000

第二年 18 90,000 0.48(0.1*70%+1.2*30%+0.05)

43,200 518,400 129,600 2,592,000

第三年 21 105,000 0.48(0.1*70%+1.2*30%+0.05)

50,400 604,800 151,200 3,024,000

第四年 24 120,000 0.48(0.1*70%+1.2*30%+0.05)

57,600 691,200 172,800 3,456,000

第五年 27 135,000 0.48(0.1*70%+1.2*30%+0.05)

64,800 777,600 194,400 3,888,000

　　 5 年合计：节约成本和增加产值 756,000 15,120,000

投资收益分析表计算公式：（纸张 +耗材 + 设备折旧及维修）费用 * （ 15%~40% ） = 可节省的费用 = 打印浪费支出的费用

打印浪费支出的费用 / 企业利润率 =同比消耗的销售额 = 节约增效的产值

每月平均输出费用成本 =( 彩色单张耗材成本 *30%+黑白单张耗材成本 *70%+单张纸张的成本 )* 月输出量

具体的数值可以跟据客户的实际使用情况进行设定，最精确最有说服力的数据，可以使用 Print Audit 采集。

你投资的费用仅是冰山一角

你节省的却是冰山下的巨大隐性成本

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