© DC UTBILDNING 2016 fk - upplaga... · 2017. 3. 30. · Windows-plattformen fick man i och med...

EX16F-1

© DC UTBILDNING®

Excel 2016 fortsättningskurs

2 © DC UTBILDNING Excel fk

”Excel 2016 fortsättningskurs, upplaga 1”

© DC UTBILDNING

Box 1023

251 10 HELSINGBORG

tel. 042-26 22 00

e-post: [email protected]

Internet: www.dcutbildning.se

mailto:[email protected]

© DC UTBILDNING Excel fk 3

Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING ........................................................................................................................... 2

FÖRORD ............................................................................................................................................................... 5

EXCEL FORTSÄTTNINGSKURS ............................................................................................................................... 5 Microsoft Office .............................................................................................................................................. 5

FÖRKUNSKAPER ................................................................................................................................................... 6 LÄSNING .............................................................................................................................................................. 6 EXEMPEL ............................................................................................................................................................. 6 ÖVNINGSUPPGIFTER ............................................................................................................................................. 6 TIPS ..................................................................................................................................................................... 6 HUVUDDELAR ...................................................................................................................................................... 6 GRUND- OCH FÖRDJUPNINGSKURS ....................................................................................................................... 6 PROGRAMMERING ................................................................................................................................................ 7 FILLISTA .............................................................................................................................................................. 7

Kompatibilitet.................................................................................................................................................. 7

AVANCERADE BERÄKNINGAR ..................................................................................................................... 9

MER OM CELLREFERENSER .................................................................................................................................. 9 LÄNKAR ............................................................................................................................................................. 11

Redigera länkar ............................................................................................................................................. 12 HYPERLÄNKAR .................................................................................................................................................. 12 NAMN ................................................................................................................................................................ 13 LÅSA FÖNSTERRUTOR ........................................................................................................................................ 15 DÖLJA RADER, KOLUMNER OCH BLAD ................................................................................................................ 16 DELA FÖNSTER................................................................................................................................................... 16 BEVAKNINGSFÖNSTER ....................................................................................................................................... 16

DIAGRAM ........................................................................................................................................................... 16

SKAPA DIAGRAM ................................................................................................................................................ 17 FLYTTA, KOPIERA, TA BORT OCH STORLEKSFÖRÄNDRA ..................................................................................... 19 REDIGERA ETT DIAGRAM ................................................................................................................................... 19

Linjediagram ................................................................................................................................................. 23 Histogram ..................................................................................................................................................... 23

SKRIVA UT ETT DIAGRAM ................................................................................................................................... 24

MER OM DIAGRAM......................................................................................................................................... 27

KOMBINATIONSDIAGRAM .................................................................................................................................. 27 FORMATERA LODRÄT AXEL................................................................................................................................ 28 FORMATERA VÅGRÄT AXEL ............................................................................................................................... 30 FORMATERA DATASERIE .................................................................................................................................... 30 FORMATERA RITYTA .......................................................................................................................................... 32 INFOGA TRENDLINJE .......................................................................................................................................... 32 SPARA EGEN ANPASSAD DIAGRAMTYP ............................................................................................................... 33

Miniatyrdiagram ........................................................................................................................................... 34

DATASÄKERHET ............................................................................................................................................. 35

SKYDD ............................................................................................................................................................... 35 Markera ......................................................................................................................................................... 35 Formatera celler ........................................................................................................................................... 35 Skydda blad ................................................................................................................................................... 35 Borttagande ................................................................................................................................................... 36 Skydd av arbetsbok ........................................................................................................................................ 36

FILSKYDD .......................................................................................................................................................... 36 Säkerhetskopia .............................................................................................................................................. 37

SÄKERHETSNIVÅ ................................................................................................................................................ 37 DÖLJA FORMLER ................................................................................................................................................ 37 AUTOMATSPARA ................................................................................................................................................ 38


MALLAR ............................................................................................................................................................. 39

SKAPA EN MALL ................................................................................................................................................. 39 ANVÄNDA EN MALL ........................................................................................................................................... 40 REDIGERA EN MALL ........................................................................................................................................... 40 SÖKVÄGAR FÖR MALLAR ................................................................................................................................... 40 AUTOMALL ........................................................................................................................................................ 41

MAKRON ............................................................................................................................................................ 43

INSPELNING AV PROCEDURMAKRO ..................................................................................................................... 43 KÖR ................................................................................................................................................................... 44

DATABASER ...................................................................................................................................................... 45

SKAPA ................................................................................................................................................................ 45 POSTER, FÄLT OCH FÄLTNAMN ........................................................................................................................... 45 TABELL .............................................................................................................................................................. 46 SORTERA ............................................................................................................................................................ 46 SÖK .................................................................................................................................................................... 48 FILTER ............................................................................................................................................................... 49

Textfilter ........................................................................................................................................................ 50 Talfilter ......................................................................................................................................................... 50

INSTÄLLNINGAR ............................................................................................................................................. 53

VANLIGA ALTERNATIV....................................................................................................................................... 53 FORMLER ........................................................................................................................................................... 54 SPRÅKKONTROLL ............................................................................................................................................... 55 SPARA ................................................................................................................................................................ 55 SPRÅK ................................................................................................................................................................ 56 AVANCERAT ...................................................................................................................................................... 57

Redigeringsalternativ .................................................................................................................................... 57 Klipp ut, kopiera, klistra in ........................................................................................................................... 58 Skriv ut .......................................................................................................................................................... 58 Visa ............................................................................................................................................................... 59 Visa alternativ för den här arbetsboken ........................................................................................................ 59 Visa alternativ för det här kalkylbladet ......................................................................................................... 59 Formler (i gruppen Avancerat) ..................................................................................................................... 60 Allmänt .......................................................................................................................................................... 60 Kompatibilitet med Lotus .............................................................................................................................. 61 Inställningar för kompatibilitet med Lotus för: ............................................................................................. 61

ANPASSA MENYFLIKSOMRÅDET ......................................................................................................................... 61 VERKTYGSFÄLTET SNABBÅTKOMST .................................................................................................................. 62 TILLÄGG ............................................................................................................................................................ 63 SÄKERHETSCENTER ........................................................................................................................................... 63 INFORMATION .................................................................................................................................................... 64

HJÄLPFUNKTIONER....................................................................................................................................... 65

HJÄLP & UTBILDNING ........................................................................................................................................ 65 TANGENTTIPS .................................................................................................................................................... 66

Använda de nya tangentbordsgenvägarna .................................................................................................... 66

FILSÖKNING ..................................................................................................................................................... 67

SÖK FIL .............................................................................................................................................................. 67

ASCII ................................................................................................................................................................... 68

KORTKOMMANDON....................................................................................................................................... 69

INDEX .................................................................................................................................................................. 71


Förord

Excel fortsättningskurs Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har

tillgång till en svensk Windows-version 2016 av programmet. Det går bra att använda

det även om du har en engelsk version eller version 2007. 2010 eller 2013, som inte

skiljer sig så mycket från 2016. De svenska Excel-kommandona anges först med de

engelska inom parentes.

Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om

detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som

man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II.

Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram,

VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna stor-

och minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få

ett komplett system med dator, skrivare och program för 15.000 kr.

När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle

finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan,

som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och

kolumner hade tal som etiketter, dvs. cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette

R1C1 etc.

Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program,

1-2-3. Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och

register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge

det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som

användes på PC.

När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft

sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkyl-

programmet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det

grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen

1987, så introducerades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på

Windows-plattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år 1990. Därefter

har Excel fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkyl-

programmet både för Windows och Macintosh. Excel 2016 går att köra på Windows XP

med Service Pack 2, Windows Server 2003 med Service Pack 1, Windows Vista, Windows

7, 8 & 10. Dock kräver det minimum 256 MB RAM och min 500 MHz-processor.

Microsoft Office

Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så

köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts

programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint).

Ett helt knippe andra program kallas också Office-program, eftersom de har många

funktioner gemensamma med de ”vanliga” Office-programmen.


Skärmbilderna är vanligtvis hämtade från Excel 2016 körd under Windows 10, svensk

eller engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version.

Förkunskaper

Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Excel.

Läsning

En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen.

är symbolen för ett läsavsnitt.

Exempel

Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel.

Dessa markeras med vidstående symbol.

Övningsuppgifter

De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna

finns i övningsmappen, som skapas, när man hämtar hem övningsfilerna (se Fillista

nedan).

utgör symbolen för övningsuppgifter.

Tips

Särskilt nyttig information markeras extra tydligt.

är symbolen för tips.

Huvuddelar

Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (register). En

koncentrerad endagskurs i Excel består av en fortsatt genomgång av kalkyldelen, en

genomgång av de viktigaste diagramtyperna, en genomgång av mallar och datasäkerhet

samt en inledning till makro och databaser.

Grund- och fördjupningskurs Grundkursen innehåller grundläggande kalkylering och skapande av diagram samt

formatering, bildhantering och annan grundhantering av Excel. Fördjupningskursen

består av fördjupning av databashantering, pivottabeller, hantering av makro,

integration med övriga Office-program m.m.


Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs.

Fillista Följande filer kan hämtas från www.dcutbildning.com. Efter installation finns de i

övningsmappen:

Berakna.bmp

Budget 1.xlsx

Budget 2.xlsx

Budget 3.xlsx

Budget 4.xlsx

Budget 5.xlsx

Noodles 2.xlsx

Noodles 3.xlsx

OM 1.xlsx

Order 1.xlsx

Order 2.xlsx

Order 3.xlsx

Order 4.xlsx

Region 1.xlsx

Region 2.xlsx

Region 3.xlsx

Sverige 1.xlsx

Sverige 2.xlsx

Sverige 3.xlsx

Utskr01.xls

Utskrift 2.xlsx

Kompatibilitet

Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du

skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar

vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen.

Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet:

Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x

Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT

Microsoft Excel 7.0 (ofta kallat Excel 95), som ingår i Office 95 för Windows 95

Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att

öppna i valfri Excel-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte

öppnas i tidigare versioner.

En mindre komplikation utgörs av att Excel 5.0 för Windows 3.x endast kan spara

dokument med korta filnamn (12345678.ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat

ett dokument med Excel 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.xls, så

kommer det att se ut som VNINGS~1.XLS, när det öppnas med Excel 5.0 för Windows

3.x.

Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows

Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh

Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows

Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh

Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh

Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows

Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows

Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh


Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför

dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna

dokument skapade i äldre Excel-versioner.

Excel 2007-2016 har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat.

Det använder filtillägget .XLSX.

Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument?

Lösning. Spara i den version som den andre använder.

Välj Arkiv-menyn, Spara som.

Om den andra använder någon av versionerna 97-2004, så väljer du Excel 97-2003-

arbetsbok.

Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du

Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt

i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben – kan läsas direkt i

webbläsare).


Avancerade beräkningar

Mer om cellreferenser I Excel finns det två typer av cellreferenser - nämligen relativa cellreferenser och

absoluta cellreferenser. Hittills har vi bara använt relativa cellreferenser. Vi ska nu titta

på de absoluta cellreferenserna. Skillnaden förklaras enklast med ett litet exempel:

Ta fram en ny arbetsbok och skriv ett tal i cell B2. Markera cell D2 och skriv =B2.

Markera cell D3 och skriv =$B$2. I båda dessa celler har du angett en referens till cellen

B2, i det första fallet en relativ cellreferens och i det senare en absolut. Vad är då

skillnaden? Kopiera cellerna D2 och D3 till E2 respektive E3. Markera cell E2 och

studera formeln i formelfältet. Som du ser har cellreferensen i formeln ändrats till C2.

När man kopierar en relativ cellreferens ändras denna relativt hur jag kopierar den -

kopieras den en kolumn åt höger ökas kolumnbokstaven ett steg och kopieras den en rad

nedåt ökas radnumret ett steg och så vidare. Om du markerar cell E3 ser du däremot att

en absolut cellreferens inte ändras, oavsett varthän den kopieras.

Som du förstått anger man en absolut cellreferens genom att sätta ett $-tecken framför

den del i referensen som man vill låsa - ett $-tecken framför kolumnbokstaven låser

kolumnbokstaven och ett $-tecken framför radnumret låser radnumret. Vill man låsa

både kolumn och rad måste man skriva ett $-tecken framför båda. Istället för att skriva

in $-tecknet kan man markera cellreferensen och trycka på tangenten F4.

Minnesregel: Dollartecknet $ får du fram med AltGr+4 (4 ovanför bokstavstangenterna), kortkommandot finns på F4.

Tips: I stället för AltGr+4 (4 ovanför bokstavstangenterna) kan du trycka Alt+Ctrl+4.

Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok. Döp om de tre bladflikarna enligt bilden. Du kan dessutom

ändra färgen på fliken Budget till blå, Utfall gör du gul och Differens får bli röd.

Skriv in följande kalkyler på de olika bladen. Rad 8 och kolumn F ska inte fyllas i med

tal utan de ska strax kompletteras med formler.

Tips: Skriv in 1:a kvart och använd Autofyll för att komplettera övriga kvartalsrubriker (om du använder svensk programversion).


Bladet Budget

Spara arbetsboken under namnet NOODLES i lämplig mapp.

Övningsuppgift Skriv in formler för Summa och Hela året på bladen Budget och Utfall.

Tips: Eftersom formlerna ska hamna i samma celler på båda bladen, så går det bra att

först gruppera de båda bladen och därefter skapa formlerna.

Behåll grupperingen. Skapa nu en ny rubrik i cell G3 på bladen Budget och Utfall.

Rubriken ska vara Andel, och det är meningen att du nu ska beräkna hur många

procent de olika produktgrupperna utgörs av årstotalen. Snygga till kalkylen på så sätt

att huvudrubrikerna blir centrerade även över den nya kolumnen!

Skapa en formel i cell G4 som räknar ut andelen för Mr. Beef av det totala och visar

resultatet i procent (=F4/F8).

Bladet Utfall.

Bladet Differens


Ledtråd: formatera gärna med knappen Procentformat. Kopiera (med autofyll) formeln

nedåt. Vad händer?

Som du ser blev resultatet inte som vi tänkt oss. Detta beror på att relativa

cellreferenser användes. Om du undersöker formeln i cell G5 ser du att den har ändrats

till =F5/F9. Den första cellreferensen ska förstås ändras till F5, men den andra ska ju

fortfarande vara F8 om formeln ska stämma. Vi måste göra denna cellreferens till en

absolut referens genom att se till att 8:an får ett dollartecken framför sig.

Tips! Du vet väl, att du kan dubbelklicka på fyllningshandtaget? Prova!

Övningsuppgift Ändra i cell G4 till: =F4/F$8. Kopiera sedan formeln nedåt på nytt. Spara kalkylen

under samma namn.

Länkar I en formel i Excel kan du hämta cellinnehåll från en cell på ett annat blad och till och

med från en annan arbetsbok. En sådan cellreferens kan till exempel se ut så här:

=H:\Hemmamapp\[Filnamn.xlsx]Blad1!B2:D4

Ovanstående refererar till cellområdet B2:D4 på Blad1 i arbetsboken FILNAMN.XLSX, Som finns i mappen HEMMAMAPP på nätverksenhet H:.

När du skriver formler som ska hämta värden från olika blad inom samma arbetsbok kan du med fördel använda pekmetoden:

1. Markera den cell på det blad som resultatet ska skrivas i.

2. Skriv =.

3. Klicka på det blad som innehåller cellen man vill hämta värde ifrån.

4. Klicka på cellen.

5. Skriv det tecken du vill använda, till exempel +.

6. Upprepa steg 3 till 5 tills formeln är klar.

7. Tryck på ENTER för att bekräfta inmatningen och samtidigt komma tillbaka till det

blad som innehåller formeln.


Redigera länkar

I Data, Redigera Länkar (Data, Edit Links) kan du t.ex bryta en länk, varvid det

beräknade värdet anges istället för formeln. Ett annat sätt att ersätta länkarna med

värden är att använda Kopiera (Copy) och därefter Klistra, Klistra in special (Paste,

Paste Special) med Värden (Values) markerat!

Övningsuppgift Skapa formler i cellerna B4 till och med F8 på bladet Differens. Formlerna ska räkna ut

differensen mellan utfall och budget och blir av typen: =Utfall!B4-Budget!B4.

Övningsuppgift Skapa formler för cellerna under Andel. Spara med samma namn som tidigare.

Lösningsförslag: NOODLES 2.XLSX i

övningsmappen.

Hyperlänkar Om du så önskar, kan du infoga

hyperlänkar i ett kalkylblad.

Markera cellen och välj därefter

Infoga, Hyperlänk (Insert,

Hyperlink).

Bladet Differens.


Namn För att formler ska bli mer lättförståeliga och lättlästa kan man skapa namn på

cellreferenser och cellområden. En formel av typen =B2-C2 säger till exempel inte lika

mycket som en formel av typen =Inkomster-Utgifter, fastän de kanske i själva verket

beräknar samma sak.

För att namnge en cell eller ett cellområde gör du så här:

1. Markera cellen eller cellområdet du vill namnge.

2. Klicka i rutan där aktuell cellreferens står (namnrutan till vänster i formelfältet).

3. Skriv in namnet på cellreferensen.

4. Tryck ENTER för att bekräfta inmatningen.

Rutan som visar aktuell cellreferens (A1 på bilden). Klicka i rutan för att ange ett namn på markerade celler.

Klicka på listpilen för att välja bland befintliga referensnamn och markera cellerna namnet refererar till.

Om du vill använda cellnamnet för att markera

det område du namngett klickar du på listpilen

efter rutan med aktuell cellreferens och väljer

referensnamnet i listan. När du ska använda

namnet i formeln kan du välja Formler,

Namnhanteraren (Formulas, Names). F3-

tangenten öppnar en snabbmeny, där du kan

välja namn.

Du kan också använda rubriker som namn utan att först skapa namnet.

Borttagning av ett namn görs genom att välja Formler, Namnhanteraren (Formulas,

Name Manager), varefter du markerar och väljer Ta bort (Delete).

Ett namn är unikt för hela arbetsboken och kan därför användas som referens från alla blad. Den kan också användas som en genväg till en bestämd

cell i arbetsboken! I kursboken Excel fördjupningskurs finns fler exempel på

användning av namn för hela kolumner eller t.o.m. för en hel databas.

Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok. Döp Blad (Sheet) 1 till Valutor och lägg till ett blad, som du

ger namnet Prislista

På bladet Valutor skapar du en uppställning enligt nedan:

Valuta Kurs

USD 8,56

EUR 9,55

GBP 11,25

(du får gärna använda aktuella valutakurser, t.ex. från www.forex.se)

Cellen med valutakursen för de olika valutorna ger du namnen dollar, euro och pund.


I fördjupningskursen kan du lära dig hur du kan låta Excel automatiskt skapa namn!

Bladet Prislista ger du följande innehåll:

Produkt Belopp Valuta SEK

Gungstol 249,99 USD

Öltunna 48,75 EUR

Yllekofta 27,95 GBP

Därefter utför du beräkningen av priset i svenska kronor med hjälp av namnen.

Om du behöver ”slå upp” namnen under tiden du skriver in formlerna, kan du göra det

med Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager) eller tryck F3.

Spara filen som Valutor.xlsx.

Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in kalkylen:

Självfallet ska alla värden i kolumn F beräknas med formler.

Döp om:

F15 till Totalsumma

D14 till Momssats

F14 till Moms

F13 till Summa

D5:D12 till Antal

E5:E12 till Styckepris

F5:F12 till Nettopris

Skriv in formler i cellerna F5:F12, F13, F14 och F15 i vilka du använder de nya

cellnamnen.

Spara som NAMN.XLSX.


Tips! För att få ny rad i cell E4 efter à-pris, så kan du trycka Alt+Enter alternativt välja Start, Justering, Radbryt text (Home, Alignment, Wrap Text).

Lösningsförslag: NAMN 1.XLSX.

Övningsuppgift Öppna REGION 3.XLSX i övningsmappen.

Börja med att ta bort textrutan och pilen.

Skapa därefter en formel i cell F4 som räknar ut andelen i procent. Fyll formeln nedåt.

Tips: Tänk på att du måste använda absoluta referenser i formeln.

Lösningsförslag: REGION 4.XLSX i övningsmappen.

Övningsuppgift

Öppna SVERIGE 3.XLSX i övningsmappen.

Namnge följande cellområden:

B4:B9 Budget

C4:C9 Utfall

D4:D9 Differens

Ändra formlerna på rad 10 så att dessa använder namnen.

Lägg märke till att Autosumma automatiskt kommer att identifiera namnen!

Lösningsförslag: SVERIGE 4.XLSX i övningsmappen.

Låsa fönsterrutor När en databas överskrider en skärmsida, så

kommer ju fältnamnen att försvinna, när

man tittar på poster långt ner i tabellen.

Detta går att åtgärda på följande sätt.

Välj Visa, Lås fönsterrutor, Lås översta

raden (View, Freeze Panes, Freeze Top

Row). Därvid kommer raden längst upp att visas även när du går längre ned i tabellen.

För att ta bort detta väljer du Visa, Lås upp fönsterrutor (View, Unfreeze Panes).


Om du önskar att både rubrikerna och fältet längst till vänster ska visas när du

navigerar i din databas (gäller databaser med fler fält än som ryms på skärmen

samtidigt), så kan du markera det andra fältet i den första posten och därefter välja

Fönster, Lås fönsterrutor (View, Freeze Panes) alternativt Lås fönsterrutor, Lås

första kolumnen (Freeze Panes, Freeze First

Column).

Dölja rader, kolumner och blad Ibland kan du ha behov att dölja en kolumn eller

rad. Du kan i så fall markera kolumnen eller raden

och därefter välja Start, Celler, Format, Dölj och

ta fram (Home, Cells, Format, Hide & Unhide) och

därefter Dölj rader (Hide Rows) etc. När du sedan

önskar visa dem igen markerar du kolumnerna

resp. raderna närmast före och efter (alternativt

markerar du hela bladet) och väljer Format, Rad

resp. Kolumn (Row/Column), Ta fram (Unhide).

Dela fönster Ibland vill du kunna dela skärmbilden i flera

fönster, t.ex. för att kunna ha sista raden i en tabell

(som kanske innehåller totalvärden) synlig samtidigt som man ändrar värden eller

infogar nya rader. Detta kan du åstadkomma genom att välja Visa, Fönster, Dela

(View, Window, Split). Fönstret delas därvid upp i 2-4 delar, beroende på hur

kalkylbladet är markerat. Därefter justerar du fönsterdelningen efter eget val genom att

dra i avgränsningslinjerna mellan fönstren. Delningen tas bort genom att trycka på

samma knapp igen.

Bevakningsfönster En intressant funktion är Bevakningsfönster (Watch

Window). Genom att ta fram detta verktygsfält med Formler,

Bevakningsfönster (Formulas, Watch Window) kan du

därefter markera de celler du önskar bevaka. På detta sätt kan

du bevaka cellvärden i andra blad och t.o.m. andra

arbetsböcker, så länge dessa är öppna.


Diagram

I Excel kan du också skapa diagram av olika typer på ett mycket enkelt sätt. Du kan i

efterhand lätt ändra i dina diagram och till och med ändra typ av diagram.

Övningsuppgift Skriv in följande kalkyl. Summera helår per produkt samt kvartalssummor. Skriv in

1:a kvart och använd sedan Autofyll för att komplettera med övriga kvartal (om du har

svensk programversion - har du engelsk programversion kan du istället skriva Q1 och

sedan autofylla). Spara därefter som Noodles. Det är denna kalkyl du ska använda i ka-

pitlets huvudövning. Har du fullföljt föregående kapitel, så har du redan gjort kalkylen.

Skapa diagram Du kan skapa ett diagram antingen på ett eget blad eller som ett grafiskt objekt på

kalkylbladet.

Om du vill skapa ett stapeldiagram på ett eget blad gör du enklast så här:

1. Markera de data som ska ingå i diagrammet. Ta även med de rubriker du vill ha med

i diagrammet.

2. Högerklicka på bladfliken och välj Infoga… (Insert…)

3. I dialogrutan väljer du Diagram (Chart).

4. Bekräfta med OK.

Du kan istället använda kortkommandon F11.

Om du istället vill ha ett stapeldiagram på samma blad som kalkylen, gör du så här:

1. Markera de data som ska ingå i diagrammet. Ta även med de

rubriker du vill ha med i diagrammet.

2. Välj Infoga, Rekommenderade diagram (Insert,

Recommended Charts) och välj den diagramtyp du önskar.


Knapparna till höger om diagrammet betyder:

Ändra diagrammet enligt figuren:

Diagrammet har hamnat på samma blad som kalkylen, men du

bestämmer dig för att du vill flytta det, så väljer du knappen

Design, Flytta diagram (Move Chart).

Alternativen är Nytt blad (New Sheet - som kan namnges här)

eller som ett Objekt i (Object in) ett (aktuellt eller annat)

befintligt kalkylblad.

Klicka på OK så kommer diagrammet att ha flyttats.

Det har också skapats en länk mellan kalkylen och diagrammet, så att ändringar i

kalkylen automatiskt återspeglas i diagrammet!


Övningsuppgift Öppna NOODLES.XLSX eller NOODLES 2.XLSX (bladet Budget) i övningsmappen och

använd kalkylen för att skapa ett stapeldiagram (Column chart - kallas ibland för

stolpdiagram eller kolumndiagram) av typ 1 utan diagram- och axelrubriker. Tänk

på att markera endast de celler eller områden som ska ingå i diagrammet. Diagrammet

ska placeras som objekt i bladet Budget.

Ledtråd: använd endast kvartalsvärdena men tänk på att markera kalkylrubrikerna.

Lösningsförslag: NOODLES 3.XLSX i övningsmappen.

Flytta, kopiera, ta bort och storleksförändra Om du klickar på ett diagram som inte ligger som ett eget blad blir detta markerat. Det

ser du på den extra ramen med handtag som då sitter runt om diagrammet. När ett

diagram är markerat kan du flytta, kopiera, ta bort och ändra storlek på det.

För att flytta ett diagram (som är inbäddat på ett kalkylblad) kan du använda Klipp ut

(Cut) och Klistra in (Paste), men enklare är att flytta det med dra och släpp-metoden.

Peka någonstans i diagrammet, håll ner musknappen och dra diagrammet dit du vill

flytta det. För att kopiera ett diagram gör du precis likadant, men håller ner CTRL

under hela operationen. Du kan även använda Kopiera (Cut) och Klistra in (Paste).

Ett diagram som är markerat kan tas bort genom att du trycker på Delete.

Om du vill ändra storlek på diagrammet gör du så här:

1. Se till så att diagrammet är markerat.

2. Peka på ett handtag (ser ut som en grupp prickar).

3. Tryck ner musknappen.

4. Dra utåt eller inåt tills diagrammet får önskad storlek.

5. Släpp musknappen.

Om diagrammet finns på ett eget blad kan du inte ändra storlek på det. För att ta bort

ett sådant diagram tar du helt enkelt bort själva bladet.

Redigera ett diagram Det finns två huvudmetoder för redigering – kommandona (där du gör generella

redigeringar för diagrammet) och snabbmenyer (högerklicka på diagramelementet du

vill ändra).

Du kan redigera ditt diagram med gruppen Design.

Väljer du Snabblayout (Chart Layouts) finns en rad varianter:

Rubriker

Du kan lätt ändra på en rubrik genom att klicka på den och

därefter markera upp texten och skriva en annan. Om du

högerklickar öppnas en snabbmeny för formatering. Du kan

också klicka på Snabblayout, Lägg till diagramelement,

Diagramrubrik (Chart Title), Över diagram (Above Chart)

för att lägga till en rubrik.


Axlar

För att ändra till exempel teckensnitt och justering på axlarna högerklickar du i axelns

värdeområde och väljer Formatera axel (Format Axis). En dialogruta med samma

namn öppnas. I denna dialogruta finns bland annat inställningar av Tal (Number).

Ändra färg på en dataserie

För att ändra färg på en dataserie (till exempel en stapel)

högerklickar du på den. I dialogrutan Formatera dataserie

(Format Data Series…) och i valet Fyllning (Fill) kan du

ange mönster och färg för stapelserien.

Ändra färg på diagrambakgrund

Högerklicka på Rityta (Plot Area) och utför motsvarande

som för dataserie.

Ta bort en dataserie

Gör så här för att ta bort en dataserie: 1. Klicka på dataserien (till exempel en stapel).

2. Tryck på Delete.

Övningsuppgift Fortsätt med samma kalkyl. Infoga ett nytt blad,

Sammanställning, som innehåller årsvärdena för Budget och Utfall för alla

produkterna. Skapa ett diagram utgående från bladet Differens.

Det ska se ut ungefär som nedan. Om du inte gjort föregående uppgift kan du öppna

NOODLES 3.XLSX från övningsmappen.

Lösningsförslag: NOODLES 4.XLSX i övningsmappen.


Övningsuppgift

Fortsätt med filen från föregående uppgift. Lägg till dataserien för Differens (Ta inte

med Summa!). Lägg märke till att kategoriaxelns (x-axelns) etiketter hamnar inuti

diagrammet. Ändra detta genom Lägg till diagramelement, Axlar, Fler alterntiv

för axlar, Alternativ för axel, Vågrät (kategori) axel, Etiketter, Etikettpla-

cering, Lägsta, så kommer etiketterna att hamna underst. Skriv också en lämplig

axelrubrik.

Spara under samma namn. Ett lösningsförslag finns sparat som NOODLES 5.XLSX.

Cirkeldiagram

Det finns några typer av diagram som måste behandlas speciellt. Det är de så kallade

cirkeldiagrammen (Pie Chart). Det finns flera beteckningar på dessa: till exempel

pajdiagram och tårtdiagram.

Det speciella med denna typ av diagram är att de endast kan visa en kolumn eller en rad

med information. Som exempel kan man nämna att endast en avdelnings kostnader kan

redovisas, alternativt endast kostnadsfördelningen för en månad av årets tolv.

Varför är då dessa diagram användbara överhuvudtaget och finns det inget sätt att få

dem att visa mer?

Ja och nej. Ja, de är användbara, då användningsområdet för dem är när du vill

åskådliggöra fördelningen av olika värden, till exempel hur stor del av alla kostnader

kan härledas till en viss post i budgeten? En stor del av cirkeldiagrammen används vid

rena procentfördelningar: 35% av befolkningen bor i storstäder, medan 65% bor i övriga

landet.

Nej, du kan inte få dem att visa mer än en kolumn eller en rad och dess värden. Detta

gäller såväl cirkel- som ring- och 3D-cirkeldiagram. Visserligen går det (tekniskt sett) att

använda ringdiagrammet (Doughnut Chart) för att visa flera serier, men det är nog

omöjligt att läsa ut något ur ett sådant diagram!

Tumregel: ”Cirkeldiagram kan endast användas vid åskådliggörande av

fördelningen inom en kolumn eller en rad i en tabell.”


3D-Diagram

Diagram i 3D-miljö ser vid första anblicken väldigt annorlunda ut än de traditionella

diagrammen. I många fall är det dock ingen skillnad, utan de är endast samma typ av

diagram som visar samma sak som 2D-diagram, men på ett kanske effektfullare sätt.

Du kan dock använda 3D-diagrammen på ett fiffigt sätt. Tänk dig att du har en budget

och utfall för ett år. Denna kan du presentera som ett vanligt stapeldiagram, men du

kan också låta datorn skapa ett 3D-diagram där du kan infoga budget och utfall med

staplarna bakom varandra.

Jämförelser mellan utfall och budget för produkter i Mr. Noodles sortiment.

Genom denna konstruktion av diagram inför du en tredje axel, i exemplet ovan axeln för

budget/utfall. Genom den tredje dimensionen kan du få djup i dina diagram och kan

analysera värdena jämfört med varandra eller utvecklingen över åren som gått.

För att få så bra kontroll över bilden som möjligt har du den så kallade 3D-vyn. Med

hjälp av denna dialogruta kan du hantera ur vilken vinkel du ser diagrammet (för att få

fram eventuellt skymda staplar), vilket perspektiv du vill anlägga på det och hur mycket

det skall vara vinklat uppåt eller nedåt.

Gör så här: 1. Se till att diagrammet är aktiverat

2. Högerklicka på diagrammet och välj 3D-rotation…


Med hjälp av ‘Formatera diagramyta’ kan användaren justera utseendet på diagrammet och dess perspektiv.

Linjediagram

Ett linjediagram (Line Chart) skapar du på motsvarande sätt som ett vanligt

stapeldiagram.

Histogram

När det är många värden blir stapeldiagrammet svårhanterligt och svåröverskådligt. Då

kan man välja att dela in värdena i klasser. När man sedan åskådliggör detta, använder

man ett histogram. I Excel förbehandlar man värden och skapar sedan ett

stapeldiagram baserat på dessa värden.

Exempel. Medlemmar i en förening fördelade på ålder:

Summera per 5-årsgrupp enligt bilden och gör sedan ett stapeldiagram. Detta är ett

histogram.


Skriva ut ett diagram Utskrift av diagram som skapats på samma blad som kalkylen utförs genom att först

markera diagrammet och därefter välja Arkiv (File), Skriv ut (Print).

Ett diagram som är skapat på eget blad skrivs ut på motsvarande sätt som en kalkyl.

I båda fallen rekommenderas att du först studerar förhandsgranskningen.

Övningsuppgift Öppna REGION 4.XLSX.

Skapa ett enkelt stapeldiagram på kalkylbladet, baserat på cellområdet A3:D8. Infoga

diagramrubriken Region Syd.

Lösningsförslag: REGION 5.XLSX på övningsmappen.

Övningsuppgift Öppna SVERIGE 4.XLSX från övningsmappen

Skapa ett enkelt stapeldiagram på ett eget blad, baserat på cellområdet A3:D10. Ta bort

halvårsraden (rad 10) och ändra utseende på diagrammet enligt bilden nedan.

Stapelserierna ska vara färgade, för Budget i blått, för Utfall i rött och för Differens i

mörkgrönt. Ritytans färg ska ändras till ljusgrön och diagramytans färg ska bli ljusgul.


Lösningsförslag: SVERIGE 5.XLSX på övningsmappen.

Övningsuppgift Öppna REGION eller REGION 5.XLSX.

1. Skapa ett tredimensionellt cirkeldiagram på ett nytt blad baserat på cellområdet

A4:A8 och E4:E8. Formatera därefter om diagrammet på följande sätt:

2. Vrid cirkeln ett halvt varv (180).

3. Vinkla upp diagrammet i en mindre brant lutning.

4. Dra ut ”tårtbiten” Ystad en liten bit (tips: klicka först en gång på tårtbiten, vänta ett

ögonblick och klicka sedan ytterligare en gång – därefter går det bra att dra ut den).

5. Andelarna (i %) ska vara utanför cirkelsektorerna.

Kontrollera att diagrammet liknar bilden nedan:



Övningsuppgift

Fortsätt med samma fil.

Skapa ett tredimensionellt stapeldiagram på ett eget blad, med cellerna A3:D8 från

kalkylbladet som underlag.

Det kommer då att se ut som nedanstående bild:



Mer om diagram

Kombinationsdiagram Många gånger vill man i samma diagram visa flera samband. I nedanstående exempel

önskar man i diagrammet visa även budgeterat antal anställda, men då måste man ju

komplettera med en ytterligare y-axel, som ska tilldelas en skala som är anpassad till

den nya dataserien.

Fortsätt med Noodles (eller Noodles4.xlsx i övningsmappen). Det finns flera sätt att lösa

uppgiften, men i det här fallet väljer vi att skapa ett nytt stapeldiagram med alla fem

dataserierna (Produkterna och Personal) och därefter ändra serien Personal till en linje,

varvid du erhåller ett kombinationsdiagram. Detta tillgår på följande sätt:

Skapa diagrammet på vanligt sätt. Du märker, att programmet valt Produkt som vågrät

axel (kallas även horisontell, kategori- eller x-axel). Eftersom du önskar använda

kvartalen som x-axel, så trycker du på Design, Data, Växla rad/kolumn (Switch

Row/Column). Du önskar ta bort serien Summa. Detta gör du genom att välja Design,

Data, Markera data (Select Data) och Ta bort bocken vid Summa. Bekräfta med OK.


Välj därefter Design, Typ (Type), Ändra diagramtyp (Change Chart Type) och välj

Kombination (Combination), ändra Mr. Veggie till Grupperad stapel och se till att

Personal får en Sekundär axel (Secondary Axis) enligt bilden:

Du har nu ändrat serien Personal till en linje, där Excel automatiskt valt skala på den

nya axeln som Excel kallar sekundär värdeaxel. Spara filen.

Formatera lodrät axel Excel skapar ju automatiskt en skala som är anpassad till de dataserier som används.

Det är ju inte säkert att det är precis på det sätt du önskar. I så fall är det enkelt att

ändra skalan. För att ändra på den kan du antingen högerklicka på ett axelvärde och

välja Formatera axel (Format Axis) eller markera axeln, välja Lägg till

diagramelement, Axlar (Axis), Fler alternativ för sekundär lodrät axel (More

Options for Secondary Axis).


Som du ser, kan du här till exempel välja att 10 000 visas som 10.

En dialogruta med en mängd inställningsmöjligheter öppnar sig. Vi koncentrerar oss i

den här framställningen kring Alternativ för axel (Axis Options) och uppmanar

läsaren att på egen hand gå igenom övriga inställningsmöjligheter.

Iprickningarna visar, att Excel automatiskt har valt min, max, huvud (Major)- och

delenhet (Minor Unit), samt att den vågräta axeln korsar (Horizontal axis crosses) vid 0.

Om du önskar ändra på dessa värden är det endast att ändra de ifyllda värdena. Som

synes går det också att få logaritmisk skala (passar för exv. mätvärden där det är

mycket stor spridning i värdena). Väljer du värden i omvänd ordning (med detta menas

egentligen att positiva värden visas som negativa och tvärtom) kommer staplarna att

”hänga ner”. Slutligen kan du välja att kategoriaxel ska korsa vid maximalt värde.

Har du valt att visa tusental, erbjuds du här möjligheten att välja visningsenheter, dvs

en etikett med texten tusental (Thousands).

Välj lämplig skala på den sekundära lodräta axeln och du erhåller diagrammet nedan.


Formatera vågrät axel Öppna REGION 7.XLSX och ändra rubrikerna från jan till 07-01, feb till 07-02 samt mar

till 07-03. Ställ in formateringarna i tabellen så att Excel uppfattar det som

datumformat (yy-MM). Gör sedan ett standarddiagram av området A3:D8. Prova att

göra det genom att markera upp området och sedan trycka på F11-tangenten! Ändra

därefter till Design, Data, Växla rad/kolumn (Switch Row/Column).

Markera den vågräta axeln. Välj Layout, Axlar (Axis), Primär vågrät axel (Primary

Horizontal Axis), Fler alternativ för primär vågrät axel… (More Primary Horizontal

Axis Options…)

Här finns åtskilliga inställningar som du kan prova.

Formatera dataserie Det finns flera möjligheter att formatera det sätt varpå dataserierna visas i diagrammet.

Använd SVERIGE8.XLSX och gör ett standarddiagram på eget blad över de första tre

månaderna (av valfritt blad).

Markera serien Budget. Högerklicka, välj Formatera dataserie, Fyllning, Bild eller

strukturfyllning, ClipArt… (Format Data Series, Fill, Picture or texture fill,

ClipArt…. På bilden är valt en bild med användande av söktext blomkruka – flower

bucket – med hjälp av Bing).

För att det ska bli estetiskt tilltalande, kan det vara lämpligt att öka avståndet mellan

staplarna.


Markera en serie, välj Formatera dataserier (Format Data Series), gruppen

Alternativ för serie (Series Options), Ändra Mellanrum i x-led (Gap width) från

standardvärdet till ett högre värde. Staplarna blir smalare.

Ta sedan fram snabbmenyn för serien Budget och välj Formatera dataserier (Format

Data Series). Ändra valet Sträck ut (Stretch) till Stapla (Stack).

Serien Budget formateras med Stapla (Stack). Markera sedan serien Utfall och

formatera den med Toning (Gradient) och välj lämplig variant.

Undersök slutligen vilka olika möjligheter som finns för formatering av dataserier.


Formatera rityta En fin bakgrundsbild på ritytan (Plot Area - bakgrunden) kan göra sig bra. Högerklicka

på Ritytan (Plot Area) och välj Formatera rityta… (Format Plot Area…). Ändra först

färgen till en mycket ljus färg. Välj därefter Bild eller strukturfyllning (Picture or

texture fill), Fil… (File…) och Region Skåne.wmf i övningsmappen.

Infoga trendlinje Du kan också låta Excel göra en analys av dina data och beräkna en trendlinje, som

sedan (eventuellt) kan användas som prognos.

Fortsätt med SVERIGE8.XLSX. Gör ett standarddiagram av Utfall för januari-juni.

Markera därefter dataserien och välj Snabblayout, Lägg till diagramelement,

Trendlinje (Trendline), Fler alternativ för trendlinje (More Trendline Options).

Flera varianter av beräkningsmetoder finns. Standardvalet är Linjär (Linear)

regression. Acceptera detta.


Linjär regression motsvarar Minsta kvadratmetoden för beräkning av linje och

lutning, som många lärt sig på gymnasiekursen i matematik och kanske har tillämpat

på någon laboration i fysik.

Välj Prognos Vidarebefordra (Forecast Forward – borde nog hetat Prognos framåt på

svenska) 6 punkter. Tryck Stäng (Close) och Excel har gjort en prognos för resten av

året!

Om du vill, att trendlinjens ekvation ska skrivas ut i diagrammet, så bockar du i rutan

Visa ekvation i diagrammet (Display Equation on chart).

Ytterligare intressanta alternativ finns dessutom.

Spara egen anpassad diagramtyp Du kanske vill använda den design du just skapat som en

mall? I så fall ser du till att diagrammet har precis den

färgsättning, axelskala, formatering etc. som du önskar.

Rensa den från sådana rubriker du inte vill ska ingå i

grunddesignen.

Högerklicka på ditt diagram, så öppnas en snabbmeny:

Därefter väljer du Spara som mall (Save As Template). Då erbjuds du att ge namn till

ditt anpassade diagram. Som standard sparas det i en mapp Charts med filtillägget

*.CRTX.


När du ska använda en mall, väljer du Design, Ändra diagramtyp (Change Chart

Type), Mallar (Templates).

Miniatyrdiagram

(Sparklines) Det går att skapa ett litet diagram i en enda cell, om du exempelvis vill visa

trenden för försäljning.

1. Markera först den cell, där miniatyrdiagrammet ska skapas.

2. Välj Infoga (Insert) och klicka på den diagramtyp du väljer. I bilden ovan har

Kolumn (Column) valts. Stapeldiagram kallas för kolumndiagram här.

3. Fyll dialogrutan med det dataområde du ska använda.


5. Vid behov kan därefter diagrammet formateras.


Datasäkerhet

I Excel finns säkerhet på flera nivåer. Du kan skydda en viss del av en kalkyl, du kan

skydda ett kalkylblad eller en hel arbetsbok, och slutligen kan filen förses med lösenord.

Du kan också låsa formler.

Skydd Följande steg utförs, när du ska skydda en del av ett kalkylblad.

Markera

Markera den del av kalkylbladet som inte ska vara skyddad.

Formatera celler

Välj Formatera celler… (Format Cells… - lämpligen via snabbmenyn). Ta fram fliken

Skydd (Protection) och ta bort markeringen vid valet Låst (Locked). Välj OK.

Skydda blad

Högerklicka på bladfliken och välj Skydda blad (Protect Sheet). Därefter har du

möjlighet till olika inställningar, och om du önskar lägga på ett lösenord eller inte.


Borttagande

När skyddet ska tas bort, högerklickar du på bladfliken och väljer Ta bort bladets

skydd (Unprotect Sheet). Om lösenord har lagts på, så ska detta anges för att skyddet

ska kunna tas bort.

Skydd av arbetsbok

Om istället hela arbetsboken ska skyddas väljs Granska, Skydda arbetsbok (Review,

Protect Workbook). Genom detta val kan en användare förhindras att lägga till blad och

dessutom begränsa användningen av arbetsboken till vissa användare. Den senare

funktionen kräver att tjänsten IRM (Information Rights Management) installeras.

Övningsuppgift Öppna filen NOODLES7.XLSX. Skydda området B4:E7. Kontrollera att skyddet fungerar.

Ta sedan bort det igen.

Filskydd När du sparar arbetsboken, kan du välja att lägga på ett lösenord på filen. Därmed

kommer ingen inte att kunna förhandsgranska eller öppna filen utan angivande av

lösenord.

Följande metod används för att lägga på filskyddet:

Välj Arkiv, Spara som…, Verktyg…, Allmänna alternativ (File, Save As..., Tools,

General Options…). Om du skriver in ett lösenord i fältet Lösenord (Password to open),

så kommer arbetsboken att bli omöjlig att öppna eller förhandsgranska utan angivande

av rätt lösenord. Om du anger ett

lösenord i fältet Lösenord för

skrivskydd (Password to modify), så

kommer alla att kunna se arbetsboken,

men för att kunna skriva i den måste

lösenord anges. Om rutan

Rekommendera filskydd (Read-only

recommended) är markerad, så kommer

den som öppnar filen att rekommenderas

att öppna den med skrivskydd.


Observera att lösenorden är skifteskänsliga, dvs. Noodles och NOODLES är olika

lösenord.

Säkerhetskopia

Bockar du i Skapa alltid säkerhetskopia (Always create

backup), så får du automatiskt en säkerhetskopia av

föregående version av din arbetsbok. Filen får namnet

Säkerhetskopia av (Backup of) före filnamnet och erhåller

filtillägget xlk. Backupfilen öppnas under eget alternativ i Arkiv, Öppna,

Säkerhetskopior (File, Open, Backup Files).

Övningsuppgift Spara den öppna filen (NOODLES7.XLSX) under namnet NOODLES0.XLSX med angivande

av Skapa alltid arbetskopia (Always create backup) och med lösenord NOODLES. Gör

någon ändring i filen och spara den igen under samma namn. Öppna backupfilen!

Säkerhetsnivå Du kan också välja säkerhetsnivå

Arkiv, Alternativ, Säkerhetscenter, Inställningar för säkerhetscenter,

Makroinställningar (File, Options, Security, Center Settings for Security Center,

Macro Settings ger dig denna möjlighet.

Dölja formler Om du vill, att

användaren av din fil inte

ska kunna se, hur du

konstruerat dina formler,

så kan du dölja dem. Du

gör på liknande sätt som

när du skyddar delar av

din kalkyl. Efter det att du

markerat de celler som du

önskar dölja, så väljer du

Formatera celler…,

Skydd, Dold (Format

Cells…, Protection,

Hidden), varefter du

lägger på skydd genom att

högerklicka på bladfliken

och välja Skydda blad…

(Protect Sheet…).

Övningsuppgift Dölj formlerna i

NOODLES7.XLSX utan lösenord. Kontrollera att formlerna inte syns i Formelfältet.

Stäng sedan filen utan att spara.


Automatspara Med funktionen för Automatisk filåterställning, kan du låta Excel automatiskt spara

filen till disk. Gör på följande sätt:

Välj Arkiv, Alternativ, Spara (File, Options, Save)

Bocken framför Spara information för återskapning (Save AutoRecover information)

visar att funktionen är aktiv. Det är grundinställningen. Du kan dessutom välja var

någonstans lagringsplatsen ska ligga. Om du har en hemmamapp på nätverket, så kan

den vara en lämplig sådan lagringsplats. Denna funktion är aktiverad som standard.

Övningsuppgift Startvärdet är som synes 10 minuter, men detta kan naturligtvis ändras till önskat

tidsintervall

Öppna filen SVERIGE.XLTX, kontrollera att bladet heter SVERIGE, skrivskydda filen,

spara den som SVEA.XLSX och stäng den.

Öppna SVEA.XLSX. Kontrollera att lässkyddet fungerar. Stäng filen.

Lösningsförslag: SVEA1.XLSX (lösenord: dc) i övningsmappen.

Övningsuppgift Öppna originalet SVERIGE.XLTX (SVEMALL.XLTX om du ej gjort denna), Skydda hela

bladet ”Sverige” med undantag av cellerna B4:C9, kontrollera att skyddet fungerar,

spara och stäng.


Mallar

En mall (template) är ett blad eller en arbetsbok som innehåller grundinställningar och

eventuell text, siffror och formler. Mallen kan användas som underlag när du skapar en

kalkyl. Du kan till exempel använda en mall som räknar ut körersättning. Det enda du

behöver komplettera varje körersättningskalkyl med är de aktuella värdena. När du

öppnar en mall öppnas en kopia av denna och de ändringar du gör i kalkylen påverkar

givetvis inte originalmallen.

Skapa en mall Först behöver du aktivera möjligheten att spara egna mallar på ett enkelt sätt.

För att skapa ett mallarkiv gör du så här: Välj Arkiv, Alternativ, Spara (File, Options,

Save)

Gör en lämplig inställning för Standardplats för personliga mallar:

Skapa arbetsboken med text, siffror, formler och formatinställningar.

Välj Spara som... (Save as…) i Arkiv (File)-menyn.

Ange filnamn.

Välj Excel-mall (Excel Template) i listan Filformat (Save as type).

Klicka på OK.

Mallen kommer automatiskt att visas vid Arkiv, Nytt, Personligt (File, New, Personal)

Övningsuppgift Skapa följande kalkyl:


I cellerna C20, F20, H20 och H21 ska det finnas formler.

Eftersom det endast är meningen att den anställde endast ska fylla i B3:D17 samt

F3:H18, ska resten av bladet skyddas med lösenord. Genomför detta!

Spara sedan kalkylen som en mall med namnet TJÄNSTERESOR. Stäng mallen.

Lösningsförslag: TJÄNSTERESOR1.XLTX i övningsmappen.

Använda en mall Välj Nytt... (New…) i Arkiv- (File) menyn.

Välj därefter Personligt (Personal). En dialogruta med dina mallar öppnas tillsammans

med en förhandsgranskningsruta. Markera önskad mall.

Klicka på OK.

Övningsuppgift Skapa en arbetsbok med hjälp av mallen TJÄNSTERESOR.XLTX och fyll i valfria värden i

kalkylen. Spara som JAN-2007. Stäng filen och öppna ytterligare en arbetsbok med hjälp

av mallen. Konstatera att mallen är oförändrad och stäng sedan arbetsboken.

Redigera en mall För att redigera en mall, det vill säga öppna originalet och inte en kopia, gör du så här:

Klicka på Arkiv, Öppna (File, Open).

Välj Filformat Mallar (Templates), leta rätt på mallen, markera och klicka på OK.

Gör önskade redigeringar.

Klicka på knappen Spara.

Övningsuppgift Öppna SVERIGE8.XLSX från övningsdisketten.

Spara kalkylen som mallen SVERIGE.XLTX och stäng den.

Lösningsförslag: SVEMALL.XLTX i övningsmappen.

Sökvägar för mallar Excel söker efter mallarna i en mapp med namnet Mallar på den lokala hårddisken. Var

den finns beror bl.a. på din Windows-version. Om du t.ex. har gemensamma mallar för

din arbetsplats på en nätverksenhet, så kan du göra så att även dessa mallar blir lika

enkelt tillgängliga. Gör så här:

Välj Arkiv, Alternativ, Avancerat, Allmänt, Vid start öppnas alla filer i (File,

Options, Advanced, General, At startup, open all files in).

Skriv där in sökvägen till mappen med de gemensamma mallarna. Du måste dock

konstatera att det inte finns vanliga arbetsböcker (XLSX-filer etc) i samma mapp, för om

det gör det, så kommer dessa att startas vid programstarten!


Automall Om du vill ha ett visst format på alla nya arbetsböcker du öppnar kan du använda en så

kallad automall. När du har skapat en arbetsbok med de inställningar du vill ha för alla

nya arbetsböcker sparar du mallen med namnet BOK.XLTX (Book.xltx). Därefter anger du

sökvägen till platsen med mallen enligt avsnittet ”Sökväg för mallar”. Mallen utnyttjas

sedan när du väljer CTRL+n eller väljer Nytt (New) på Arkiv (File)-menyn och sedan

Tom arbetsbok (Blank Workbook).


Plats för anteckningar


Makron

Ett makro är en serie kommandon och instruktioner till Excel. Du kan när som helst

köra makrot, det vill säga spela upp makrot och utföra instruktionerna, med ett enda

kommando. Makron används till exempel för att förenkla komplicerade uppgifter som du

utför ofta. Om du skapar ett makro för uppgiften blir det som att ha ett skräddarsytt

kommando för just den uppgiften.

I det här kapitlet tar vi upp hur du skapar ett så kallat procedurmakro genom att spela

in tangent- och mustryckningar. Det tas också upp hur du använder, det vill säga spelar

upp, makron och hur du kopplar dessa till ett kortkommando. Det finns givetvis mycket

mer att säga om makron, men detta får du lära dig i fördjupningskursen. I detta kapitel

förmedlas endast en insikt om vad makro är för någonting och du får lära dig tillräckligt

mycket för att kunna skapa egna makron genom inspelning.

Inspelning av procedurmakro Det enklaste sättet att skapa ett makro är att helt enkelt spela in tangent- och

mustryckningar. När du sedan kör makrot kommer allt du gjorde under inspelningen att

spelas upp igen.

För att starta inspelningen av ett makro gör du så här:

1. Välj Visa (View), Makron (Macros).

2. Klicka på Spela in makro… (Record Macro…).

3. Ange ett namn på makrot.

4. Ange eventuellt en beskrivning av makrot.

5. Ange (om du så önskar) det Kortkommando som du kan välja.


7. Utför de tangent- och mustryckningar som ska ingå i makrot.

8. Tryck på knappen Stoppa inspelning (Stop recording) i statusfältet eller välj

Visa, Makron, Stoppa inspelning (View, Macros, Stop recording).

En arbetsbok med makro måste sparas som Makroaktiverad Excel-abetsbok

(*.xlsm).

Valet av kortkommando är något begränsat. En del bokstäver är ju upptagna

av viktiga kommandon. Om du ändå anger ett sådant, så byter det kommandot

betydelse! Då kan du istället välja att hålla Shift nedtryckt, när du anger

bokstaven, så blir det ett unikt kommando!


Övningsuppgift Skapa ett makro som stänger av rutnätet (Stödlinjer - Gridlines, hittas under Visa,

Stödlinjer – View, Gridlines). Namnge makrot till RUTNÄTAV och koppla det till

kortkommandot CTRL + r.

Kör För att starta makrot kan du antingen använda kortkommandot eller göra följande:

Klicka på Visa, Makron, Visa makron (View, Macros, View Macros).

Välj vilket makro det är du vill spela upp genom att markera det i listan.

Klicka på knappen Kör (Run).

Övningsuppgift Kör makrot du precis skapade. Spara arbetsboken under namnet MAKRO.XLSM.

Övningsuppgift Fortsätt med samma arbetsbok

Spela in ett makro (döps till Titel och ge det kortkommandot Ctrl+SHIFT+t som gör

följande:

Infogar två nya rader högst upp i kalkylbladet.

Markerar cell A1.

Ändrar teckenstorleken i denna cell till 18.

Sätter fetstil och kursiv stil.

Markerar cellerna A1:H1 och centrerar texten över kolumner.

Gör bakgrunden i dessa celler grå och texten röd.

Skriver in ditt namn i cell A1.

Markerar cell A2

En lösning finns sparad som MAKRO 1.XLSM.


Databaser

Skapa Du skriver in en databas på ett vanligt kalkylblad, men du bör endast ha en databas på

varje kalkylblad. Databas (database) är Excels namn på något som dessutom ofta kallas

lista, tabell, matris eller till och med tabellmatris. Register kan också vara en lämplig

benämning ibland.

Övningsuppgift Skriv in följande databas. Spara som MEDLEMMAR. Rubrikerna är formaterade med fet

stil och Arial, 10 punkter. Om du vill, kan du nöja dig med att skriva in de första 2

posterna och sedan öppna den färdigifyllda filen MEDLEMMAR1.XLSX.

Poster, fält och fältnamn Allmänt gäller att en databas består av poster (records - t.ex. namnen i listan ovan),

fältnamn (field name - rubrikerna: medlemsnr, förnamn etc. – kallas ibland också

etiketter) och fält (field - varje cell som innehåller data som ingår i en post). En av

reglerna för databaser är att varje fältnamn måste vara unikt, dvs. du ska inte använda

samma fältnamn flera gånger. I så fall får du skilja dem åt som t.ex. Telefonnr1 och

Telefonnr2. Du bör heller inte utelämna fältnamnet.

Post

Fältnamn

eller Rubrik Fält


Tabell Excel har en speciell tabellfunktion. Den får du,

om du gör på följande sätt:

Ställ markören i någon cell i den befintliga

databasen.

Välj Infoga, Tabell (Insert, Table).

Acceptera standardvalen enligt bild.

Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och

listpilar bredvid fältnamnen.

Välj Design, Konvertera till område (Convert to Range) om du önskar återgå till

standardfunktion. Färgsättningen återgår däremot inte.

Övningsuppgift Öppna MEDLEMMAR1.XLS, som finns i övningsmappen.

Lägg till en valfri post. Notera att tabellen automatiskt utökas med den nya posten.

Spara arbetsboken.

Sortera Snabbsortering stigande (A till Ö resp. 0 till 99) eller fallande kan du göra genom att

markera en cell i den kolumn du ska sortera efter och sedan trycka på någon av

sorteringsknapparna i gruppen Data, Sortera och filtrera (Sort & Filter). Om du har

infogat tabell enligt beskrivningen ovan, så kan du som alternativ trycka på

filterknappen vid aktuellt fältnamn och där utföra sorteringen. Om du vill sortera efter

flera sorteringsnycklar använder du istället metoden nedan.

I gruppen Data finns knappen Sortera... (Sort…). Den använder du om du vill sortera

din databas med fler alternativ (max 64) än dem som de enkla sorteringsknapparna ger.


Gör så här: 1. Välj Sortera... (Sort by…) i Data-gruppen.

2. I rutan Sortera efter (Sort On) anger du vilket fält du vill sortera efter.

3. I nästa kolumn väljer du Värden (Values - som är standardvalet), Cellfärg (Cell

Color), Teckenfärg (Font Color) eller Cellikon (Cell Icon).

4. Välj om sorteringen ska vara A-Ö, dvs stigande (Ascending), Ö-A, dvs fallande

(Descending) eller efter en Anpassad lista (Custom List - där veckodagar och

månader finns som standardval).

5. Om du vill sortera efter mer än en nyckel trycker du på Lägg till nivå (Add

Level) och upprepar valen.

6. Klicka på OK.

Om någon cell i huvudsorteringskolumnen är tom, så kommer den att hamna sist

oavsett om det är stigande eller fallande sorteringsordning.

För att säkerställa möjligheten att återgå till den ursprungliga sorteringen kan

du lägga in en extra kolumn med ett löpnummer innan sorteringen gjorts.

Någon automatisk indexering eller skapande av löpnummer finns inte i Excel.

Övningsuppgift Sortera databasen efter Postnummer.

Övningsuppgift Sortera databasen med Ort som första sorteringsnyckel, Gatuadress som andra och

Efternamn som tredje sorteringsnyckel.


Sök

Sökning

Gör så här:

1. Välj gruppen Start, Redigering, Sök och markera (Home, Editing, Find &

Select).

2. I menyn väljer du Sök… (Find…)

3. I kalkylbladsläget kan du ange ett sökvillkor.

Alternativ:

Du kan välja att sökfunktionen ska skilja mellan Filköping och FILKÖPING

genom att sätta en bock i rutan Matcha gemener/VERSALER (Match case).

Om du bockar i rutan Matcha hela sökinnehållet (Match entire cell contents),

så skulle du i exemplet hitta Filköping men inte Filköping C.

I ger möjlighet att välja aktuellt Blad (Sheet) eller hela Arbetsboken

(Workbook)

Du kan också välja att söka Radvis (By Rows) eller Kolumnvis (By Columns).

Sök i (Look in)-rutan har alternativen Formler (Formulas), Värden (Values)

och Kommentarer (Comments).

Om du först markerat en del av databasen, så kommer sökningen att inskränkas

till just det området.

Om du trycker på fliken Ersätt… (Replace…) kommer du att kunna byta ut

söktexten mot en annan. I detta läge kan du dessutom välja att byta alla

förekomster av sökordet med knappen Ersätt alla (Replace All).

Övningsuppgift Sök efter alla förekomster av Filköping i databasen.


Jokertecken

När du fyller i fältet Sök efter (Find what) kan du använda de s.k. jokertecknen (Wild

cards), exv. betyder D* alla poster där fältinnehållet börjar på bokstaven D i det angivna

fältet. Asterisken (*) betyder flera tecken, hur många (även 0!) och vilka som helst. Det

andra jokertecknet ? betyder exakt ett tecken, vilket som helst. Fler jokertecken kan

användas i sökningen.

Filter Ett annat sätt att söka är att filtrera fram endast de poster som du vill se. Detta kan du

göra med en funktion som heter Filter (tidigare autofilter).

Om du har valt att Infoga tabell (Inser Table), så finns redan Filter aktiverat. Om du så önskar kan du istället göra så här:

1. Markera någon cell i databasen.

2. Välj Filter i Data-gruppen.

Till höger om varje fältnamn finns nu en listpil. När du klickar på listpilen

kommer en lista upp där du kan välja vilka poster

som ska visas.

3. Välj önskat fält, klicka på listfilen och bocka för de

villkor du vill använda i filtreringen.

Övningsuppgift

Se till så att MEDLEMMAR.XLSX eller

MEDLEMMAR1.XLSX är öppen. Autofiltrera listan så

att endast medlemmar i Filköping visas.

För att visa alla poster igen efter en autofiltrering gör

du så här:

1. Markera någon cell i databasen.

2. Välj Ta bort (Clear) i Data-gruppen vid Sortera

och filtrera (Sort & Filter).

Om du väljer Markera allt (Select All) i varje

filtermeny vid fältnamnen kommer också alla att visas, liksom om du väljer att

avmarkera Filter i Data-gruppen.

Övningsuppgift Visa alla posterna i MEDLEMMAR eller MEDLEMMAR1 med valfri metod.


Textfilter

Du kan även anpassa ditt filtreringsvillkor genom att klicka på listpilen för det textfält

du vill använda i filtreringen och i listan välja Textfilter (Text Filter), Anpassat filter

(Custom Filter). I dialogrutan som kommer fram kan du välja 2 samtidiga villkor. Titta

igenom listan över de olika jämförelseuttrycken! Du finner t.ex. "är större än" (is greater

than), "börjar med" (begins with) och "innehåller" (contains).

Talfilter

Om du väljer ett talfält, kan du också välja

att exempelvis posterna med de 10 högsta

värdena visas. Där kan t.ex. även de 5

lägsta värdena (eller procenten!) visas!

Jokertecknen (? och *) kan också användas,

exempelvis betyder M* alla poster där fältet

inleds med bokstaven M, medan M? betyder

alla poster med två tecken varav det första

är M.

Lägg märke till betydelsen av OCH (AND) resp. ELLER i det anpassade autofiltret. Det är s.k. logiskt OCH, vilket

innebär att sökvillkoren på båda raderna måste vara uppfyllda samtidigt för

att posten ska komma med i urvalet. Det logiska ELLER betyder att det räcker

om ett av villkoren är uppfyllda!

Om du utför en beräkning med en filtrerad lista, så kommer endast de synliga posterna

att tas med. Detsamma gäller utskrift.

Filtret stänger du av genom att åter välja Data, Filter.


Övningsuppgift 1. Öppna BILAR 1.XLSX i övningsmappen.

2. Välj bladet Databas.

3. Sortera registret efter Bilmärke (i första hand) och Årsmodell (i andra hand).

Övningsuppgift 1. Filtrera listan med autofilter så att endast ”Volvo 740” visas.

2. Lägg märke till informationen i Statusfältet längst ner.

3. Återställ, filtrera därefter på så sätt att alla bilar av märket ”Ford” (oavsett

modell) som är av årsmodell 1990 eller nyare visas.

4. Återställ listan så att alla poster visas igen.

Övningsuppgift 1. Filtrera fram de bilar vars Utpris ligger mellan 50000 och 75000.

2. Återställ listan.

Övningsuppgift 1. Filtrera fram alla bilar vars färg är ”Röd” eller någon variant av röd (Mörkröd,

Röd metallic).

2. Återställ listan.


Plats för anteckningar


Inställningar

De flesta inställningar du kan göra i Excel finns samlade i Arkiv, Alternativ (File,

Options). Inställningarna är samlade på blad uppdelade i olika kategorier.

Vanliga alternativ På bladet Allmänt (General) kan du bestämma vad som ska visas på skärmbilden i

Excel.

Bland inställningarna bör du förvissa dig om att ditt Användarnamn (User Name) är

riktigt. Dina filer sparas nämligen normalt med detta namn inbäddat i metadata.

Om du dessutom önskar ett visst antal blad i en ny arbetsbok, så kan du rationalisera

ditt arbete genom att ändra inställningen vid Inkludera så här många blad (Include

this many sheets) från standardvärdet 1 till något värde i området 2-255.


Formler

(Formulas) R1C1 referenstyp (R1C1 reference style) ändrar referenstypen för rad- och

kolumnrubriker samt cellreferenser. Referenstypen är som standard av formen A1, där

kolumnen anges med en bokstav och raden med en siffra, men kan ändras till formen

R1C1, där både kolumner och rader namnges med siffror (detta alternativ används i

Microsoft Multiplan – föregångaren till Microsoft Excel).

Åtskilliga andra inställningar görs här.


Språkkontroll

(Proofing) Åtskilliga inställningar (som du kanske känner igen från Microsoft Word)

finns här, och du väljer om dessa ska användas i Excel.

Spara

(Save) Här kan du till exempel välja att använda Excel 97-2003 eller OpenDocument

Spreadsheet (*.ods) som standardformat.


Språk

(Language) Här finns inställningarna för bl.a. Redigeringsspråk (Editing Languages)

och Gränssnittsspråk (Display Language).


Avancerat

(Advanced)

Redigeringsalternativ

(Editing options) Flytta markering efter att du tryckt på Retur (After pressing Enter,

move selection) flyttar automatiskt den aktiva cellen i angiven riktning, när du trycker

på ENTER för att skriva in en formel eller konstant i en cell. Standardvalet är riktning

Ned (Down).

Infoga decimaler automatiskt (Automatically insert a decimal point) anger om

decimaltecken ska infogas automatisk i de tal som du skriver in som heltal i kalkylblad.

Exempel: med 2 fasta decimaler angivna, så kommer inmatningen 1000 att tolkas som

10,00. Med värdet -3 fasta decimaler blir det istället 1 000 000!

Aktivera fyllningshandtaget samt dra-och-släppa celler (Enable fill handle and cell drag-

and-drop) gör så att du kan flytta och kopiera celler och data genom att dra.

Tillåt redigering direkt i celler (Allow editing directly in cells) gör så att du kan redigera

direkt i en cell genom att dubbelklicka i cellen.


Fyll i cellvärden automatiskt (Enable AutoComplete for cell values). Om de första

tecknen du skriver entydigt matchar en befintlig indatapost i kolumnen fylls resten

automatiskt i.

Zooma med IntelliMouse-hjulet (Zoom on roll with IntelliMouse) bockar du för om du har

mus med hjulknapp och du vill att hjulknappen ska zooma i stället för scrolla.

Använd systemavgränsare: Om du önskar använda decimalpunkt fast Windows har

decimalkomma som standardinställning, går det att ändra detta här.

Klipp ut, kopiera, klistra in

(Cut, Copy, and Paste) Störs du av de smarta etiketterna som visas när du klistrar in?

Här kan du välja att dessa inte ska visas.

Skriv ut

(Print) Om du vill att skrivaren automatiskt ska gå över i högkvalitetsläge när du till

exempel skriver ut diagram, så kan du bocka i rutan här.


Visa

(Display) Visa detta antal dokument i listan (Show this number of Reccent Documents)

anger det antal arbetsböcker som ska visas under menyvalet Arkiv, Senaste (File,

Recent). Värden 0-50 kan väljas, 25 är standardvärde.

Visa alla fönster i aktivitetsfältet (Show all windows in the Taskbar) gör att du kan växla

mellan dina arbetsböcker på samma sätt som du växlar mellan öppna program.

Lägg särskilt märke till alternativen vid Visa för celler med kommentarer (For cells with

comments, show)!

Visa alternativ för den här arbetsboken

(Display options for this workbook) Bland annat bladflikar och rullningslister kan döljas,

om du så önskar.

Visa alternativ för det här kalkylbladet

(Display options for this worksheet) Bland annat kan du välja att celler med 0-värde ska

visas tomma! Detta kan ha betydelse för beräkningar i formler samt för diagram.


Formler (i gruppen Avancerat)

(Formulas) Vid beräkning av den här arbetsboken (When calculating this workbook)

Här finner du bland annat en viktig inställning av datum för kompatibilitet med

Macintosh-versionen av programmet.

Allmänt

En viktig inställning är Skala innehållet för pappersstorlekarna (Scale content for)

A4 och 8,5

© DC UTBILDNING 2016 fk - upplaga... · 2017. 3. 30. · Windows-plattformen fick man i och med...

Documents

Transcript of © DC UTBILDNING 2016 fk - upplaga... · 2017. 3. 30. · Windows-plattformen fick man i och med...