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المستمر للتكوين الوطنية الندوة

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Colloque national de la formation continue

La qualité en formation continue et évaluation de son impact sur l’administration

- pour une formation efficiente et ciblée -

14 décembre 2010 Nadia EL HNOT

Chef Division Formation

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SOMMAIRE

Introduction Pourquoi entreprendre une démarche qualité

en formation ? Comment entreprendre une démarche qualité

en formation ? Qualité de l’identification et de la définition des

besoins de formation Qualité de la conception et de la mise en

œuvre du plan de formation Qualité de l’évaluation de la formation

Conclusion

على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةاإلدارة أداء

Introduction

La GRH constitue le projet prioritaire du chantier de Modernisation de l’Administration et de la gestion publique.

Ce Projet vise à disposer d’une Administration performante, efficiente, responsable et citoyenne, dotée d'une structure humaine où prévalent la compétence et le professionnalisme.

La formation est placée au cœur des stratégies de développement des RH, afin d’accompagner les changements organisationnels et structurels et les nouvelles missions, de valoriser son capital humain, améliorer en continu les compétences des fonctionnaires et réaliser l’adéquation entre les profils et les exigences des postes.

Le participant ou le bénéficiaire de la formation se trouve au centre des intérêts.


I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ?

Pour tout gestionnaire la question de l'efficacité est de première importance

Toute formation ne donne pas lieu automatiquement au développement des compétences individuelles

La formation n’améliore pas de facto le fonctionnement d'une organisation / administration.


I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? suite1

la formation continue se trouve confrontée au défi d’allier la performance et l’efficience.

La mise en place d’un système de FC structuré et efficace est complexe et délicate du fait que ce dispositif, assimilé à un système scientifique, n’est pas aussi prévisible et maitrisable.

Les conditions de succès de la formation sont l’adoption de la démarche qualité et la garantie du retour sur investissement pour l’administration.

Les normes universelles de qualité, en management en général et en formation en particulier, adaptées au contexte de l’administration marocaine permettraient d’améliorer l’organisation et de libérer des disponibilités et des ressources.


I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? suite2

Quels résultats recherche-t-on lors d’une démarche

qualité en formation ?

Anticiper sur les besoins Maîtriser la conformité des prestations Maîtriser la satisfaction des bénéficiaires de la formation Améliorer les performances des processus pédagogiques, des prestations de service et du système qualité lui-même Donner confiance aux acteurs et partenaires de la formation Mesurer les retours sur investissement

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةII. Comment entreprendre une démarche qualité en

formation ?

La formation continue une série de processus distincts.

Processus d’identification et de définition des besoins de formation Processus de conception et de mise en œuvre du plan de formation Processus d’évaluation de la formation

La démarche qualité appliquée à l’ingénierie d’une session de formation peut être appliquée à tout le cycle et porter sur l’ensemble de ces processus.

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةII.1. Qualité de l'identification et de la définition des

besoins de formation

Pour assurer la qualité à cette étape, les stratégies et outils proposés doivent susciter la collaboration et la participation des fonctionnaires.

Faire l’économie d’une analyse des besoins peut coûter cher en termes de qualité.

L’identification et la définition des besoins de la formation devraient prendre en considération les besoins individuels, collectifs et d’organisation.


besoins de formation suite1

… et tenir compte

Parcours professionnel des fonctionnaires Connaissances implicites et explicites Ecarts entre le rendement actuel et le rendement attendu Savoir-faire de leadership et de management Approche Genre Outils de planification et d’amélioration Création d’équipes Habileté à communiquer Culture et comportement social Connaissance des marchés et des besoins et attentes des fonctionnaires Créativité et innovation.



Au niveau du MAEC, les besoins prennent compte de différents paramètres et sont recensés par différents outils :

Les orientations stratégiques et politiques du top management du Département Le contexte des relations internationales en perpétuelle mutation Un Maroc actuel en mouvement Les évolutions technologiques Le guide du diplomate marocain, élaboré en 2009 Le manuel des procédures consulaires élaboré pour formaliser et faciliter le travail des agents consulaires



Les évaluations des sessions précédentes Les rapports annuels d’activité Les diagnostics sectoriels : diplomatiques, consulaires, économiques,… Les besoins collectifs opérationnels, fonctionnels et techniques définis par les Directeurs et les autres responsables Les recommandations du Brainstorming organisé par le MAEC en 2009 Les ateliers d’insertion et de réaffectation organisés au mois de septembre en faveur des fonctionnaires rappelés des Ambassades et consulats à l’administration centrale Les questionnaires et fiches de besoins individuels



Etapes et sources d’identification des besoins individuels et collectifs

Entretien de développement, élément clé d’identification des besoins individuels, utilisé au MAEC mais non systématisé, coûteux en termes financier et de temps. Demande écrite de formation : Cette étape est formalisée au MAEC Détermination de l’urgence et d’importance des besoins en compétences. Les priorités au MAEC sont établies en fonction de l’importance stratégique d’une compétence pour le Ministère et pour le fonctionnaire ainsi que du degré de maîtrise actuel de cette compétence Reprise des résultats du Référentiel des Compétences : pour annuler ou réduire les écarts entre les compétences requises et existantes. Le MAEC a élaboré son REC. Reprise de l’analyse de la GPEEC : afin de considérer les besoins futurs des Départements. Le MAEC est en cours de réalisation de la GPEEC. Synthèse de l’analyse du REC et GPEEC et inventaire des besoins et attentes

Validation de l’analyse des besoins par le comité de validation.

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةII.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du

plan de formation

Analyse cohérente des besoins de formation identifiés

+ définition des priorités démarrage planification et conception d’un plan de formation.

Afin de respecter la démarche qualité, le plan de formation devrait comprendre notamment :

les objectifs et résultats attendus les programmes, échéances, méthodes et contraintes La population cible Les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires L’identification des intervenants internes et externes Les modes d’évaluation

Les mesures d’efficacité et d’impact sur le Département.


plan de formation suite1

Chaque action planifiée devrait faire l’objet d’un cahier des charges qui clarifiera les buts, servira aux appels d’offres, permettra le suivi…

Chaque module de formation devrait faire l’objet d’une fiche d’orientation pédagogique détaillée



Le plan de formation = plan d’action de développement des compétences regroupant toutes les actions de formation planifiées, structurées en fonction des axes prioritaires en lien avec la stratégie du ministère, des besoins collectifs et attentes individuelles de formation. Le plan de formation prend en compte l’impact des formations passées afin d’améliorer les processus et assurer le respect de l’amélioration continue. Un plan de formation respectant la démarche qualité devrait être :

pluriannuel, articulé avec les plans opérationnel et stratégique du Département établi sur au moins 3 années et détaillant la première année orienté par un schéma directeur indiquant les grandes priorités être un support de communication entre les différents acteurs.


II.2. Qualité de la conception et de la mise en

œuvre du plan de formation suite3

Dispositif de formation du MAECUn plan triennal 2010 / 2012, regroupant quatre Plans de formation :1. Plan de Formation transversale 2. Plan de Formation spécifique 3. Plan de Formation pré-mutation

4. Plan de Coopération internationale

أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودة اإلدارةII.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite4

Plan de formation transversale :comprend les formations communes et générales, jugées stratégiques et en cohérence avec les orientations du Ministère 1. Gestion des RH 2. Ingénierie de la formation 3. Management 4. Système d’information 5. Langues …etc

أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودة اإلدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite5

Plan de Formation spécifique : Il vise le développement des compétences qui correspondent au cœur des métiers du MAEC 1.Métier diplomatique 2.Consulaire consulaire


Plan de Formation prémutation : Etabli annuellement au profit du personnel éligible à la mutation aux ambassades et aux consulats du Royaume. 1. Tronc commun 2. Cycle diplomatique3. Cycle consulaire

4. Formations spécifiques prémutation

Le plan prémutation 2010 a été réalisé intégralement de mai à juin. Il a concerné 177 cadres et agents mutés à l'étranger en 4040 jhf et a été exécuté en interne et en externe.


Plan de la coopération internationale :

C’est le plan des formations réalisées dans le cadre de la coopération bilatérale ou multilatérale, soit par l’envoi de fonctionnaires en stage à l’étranger ou l’invitation d’experts étrangers pour assurer des formations au profit des cadres du Ministère.



Les plans de formation sont établis selon un canevas type (fiche d’orientation pédagogique F.O.P.) Toutes les fiches d’orientation pédagogique relatives aux plans ont été soigneusement élaborées et finalisées. Le plan de formation du MAEC a été entièrement codifié et traduit en référentiel de formation et mis sur le système GISRH. Les sessions de formation réalisées pour chaque module sont chargées au fur et à mesure de leur mise en œuvre La documentation relative aux actions de formation est mise sur l’espace formation en intranet. Cette documentation sert également de références lors de la préparation aux examens professionnels.

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةII.3. Qualité de l’évaluation de la formation

Rôle de l’évaluation :

dresser un bilan, diagnostiquer (forces et faiblesses) pronostiquer (orienter dans les choix futurs)

L’évaluation = processus visant à améliorer d’une manière continue la formation c’est un vecteur de qualité sans laquelle un système de formation devient inefficace La recherche de la qualité est intimement associée à l’évaluation qui en est une phase importante L’assurance qualité ne peut se faire sans un référentiel d’évaluation, qui reste toutefois le maillon faible du processus

Assurer le concept qualité dans l’évaluation c’est apprécier plusieurs critères : l’efficacité, l’efficience, l’équité, la conformité, la cohérence, la pertinence, l’équilibre entre le savoir, le savoir faire et le savoir être…

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةII.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite1

Qu’est ce qu’on évalue et par quels moyens?

Le niveau de satisfaction (questionnaire, fiche d’évaluation à chaud ) L’acquisition des apprentissages et maîtrise des connaissances (questionnaire, fiche, entretien, quiz) Le transfert des apprentissages / évaluation à froid plusieurs semaines après l’action de formation (questionnaire, fiche, entretien) L’impact sur le Département et les fonctionnaires (grille, bilan)


Habituellement une seule étape dans le processus d’évaluation « à chaud » est retenue à la fin d’un stage ou d’une session.

Assurer le concept qualité exige d’évaluer tout le processus de formation et durant toutes les étapes, en amont et en aval, par différents acteurs. Ceci est possible en ayant recours aux évaluations préalable, initiale, en cours d’action, en fin de sessions, à froid et finale.

Le résultat de ces différentes évaluations permet de maîtriser la mise en œuvre du dispositif de formation, de mesurer l’efficacité de l’action et de dégager les actions correctives et préventives.


Au MAEC, nous avons recours aux :

évaluations préalables et initiales pour constituer des groupes homogènes par leur niveau, hétérogènes pour leur complémentarité, respectant l’approche Genre et l’ancienneté, pour briefer le formateur des exigences nouvelles et d’éventuelles adaptations,… par le biais de questionnaires évaluations en cours de formation pour vérifier l’atteinte des objectifs intermédiaires et mener des améliorations préventives, par le biais d’entretiens avec les participants et les formateurs ; évaluations de fin de sessions par le biais des fiches d’évaluation à chaud, de quelques entretiens, de tests lors de formations techniques (cas d’applications consulaires, formation des régisseurs, formations des adouls…)


évaluations à froid, 4 à 6 mois après l’action de formation connaître les difficultés rencontrées lors de l’application des connaissances acquises

(ex. de la formation consulaire pour le déploiement du passeport biométrique) et mesurer des indicateurs tels que le

nombre de rejets de dossiers (cas des formations pour les régisseurs) par le biais des fiches d'évaluation à froid

évaluations finales pour vérifier l’atteinte des objectifs une fois les effets de la formation stabilisés, par le biais de rencontres avec les responsables, de grilles et de bilans

Parallèlement, un tableau de bord pour suivre les indicateurs principaux et l’atteinte des objectifs a été mis en place par le MAEC.


L’évaluation à plusieurs niveaux permet de mettre en place un

processus d’amélioration continue, gage de la qualité totale,

garantissant une ressource humaine qualifiée, outillée,

efficace, valorisée, motivée, confiante, évoluant dans un

environnement administratif et social efficient, valorisant,

moderne, stable et proactif

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةConclusion

Investir dans la formation pour accroître les compétences exige des administrations de se doter de ressources

professionnelles pour encadrer les efforts et de mettre en place une structure de gestion efficace de la formation continue.

Pour atteindre la qualité totale, ne faudrait-il pas agir bien en amont, càd au niveau de la formation initiale ou d’insertion?

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودةConclusion

le MAEC sera doté dès janvier 2011 d’une académie diplomatique qui accueillera les nouvelles recrues pour une année de formation de haut niveau en diplomatie, relations

internationales, langues, protocole, connaissance approfondie du Royaume, Management, communication, négociation…

La création de l'Académie diplomatique s'insère dans une vision globale de diplomatie moderne, proactive et agissante et

s'inscrit dans une démarche cohérente et collective de recherche d’excellence et de qualité totale.

اإلدارة أداء على آثاره وقياس المستمر التكوين جودة

انتباهكم على وشكرا

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