Как вести кадровое делопроизводство в удаленных...
Transcript of Как вести кадровое делопроизводство в удаленных...
12 марта 2013 г.вебинар
Как вести кадровое делопроизводство в
удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами
www.kdelo.ru
Автор и ведущая:
Наталия Кулаева,Руководитель Отдела аутсорсинга кадрового учетаABU Accounting Services
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru
Программа
Вопрос 1. Филиал и представительство: какие особенности правового статуса необходимо учитывать?
Вопрос 2. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении
Вопрос 3. Определяем круг полномочий руководителя Филиала
Вопрос 4. Нужно ли для Филиала отдельное штатное расписание и отдельная печать?
Вопрос 5. Как соблюсти сроки, установленные законодательством для кадровых процедур?
Вопрос 6. Как быть с работниками ликвидируемого Филиала
4www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
5
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru
Статус Представительства и Филиала
¾Представительство – обособленноеподразделение организации, которое представляет изащищает интересы организации
¾Филиал – обособленное подразделение организации,которое представляет и защищает интересы организации,но, кроме того, осуществляет все (или часть)производственных (профильных) функций организации.Очень часто у Филиала есть отдельный расчетный счет.
6www.kdelo.ru
Вебинар ««Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
7www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Варианты ведения кадрового делопроизводства в обособленных
структурных подразделениях:
¾ централизованный(в Головном офисе)
¾ децентрализованный(в обособленном подразделении)
8www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
При выборе способа ведения кадровой документации важно учитывать:
¾ количество работников Представительства или Филиала
¾ организационные и финансовые возможности компании
9
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru
Необходимые условия
Централизованный способ
Децентрализованный способ
Соблюдение сроков оформления кадровых документов
Соблюдение возможноКрайне затруднительно. Возможно только при использовании услуг экспресс-почты
Наличие специалистов, ответственных за ведение кадровых документов
Имеются в штатеИмеются в штате в случае большой численности персонала в подразделении. При небольшой численности - невозможно
Соблюдение установленных процедур по привлечению ксверхурочной работе и с выходные дни
Невозможно из-за проблем в оперативном оформлениикадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств
Возможно, и как правило, соблюдается
Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов
Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов
Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов
10www.kdelo.ru
Необходимые условия
Централизованный способ
Децентрализованный способ
Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов
Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов
Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов
Выдача личных документов работника (трудовой книжки и др.)
Затруднительна, возникает множество проблем по передаче документов в установленные законодательно сроки, риски, связанные с потерей, порчей документов при пересылке и т. д.
Дает возможность с соблюдением установленных сроков выдавать работникам личные документы по требованию работника при прекращении трудового договора
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
11www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Способы ведения кадрового делопроизводства в
обособленных структурных подразделениях:
сравнительная таблица
12
www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
РазличияЦентрализованный
способДецентрализованный
способ
1) Штатное расписание
Утверждается приказом по всейорганизации, включает всеобособленные структурныеподразделения. Далееоформляется выписка, заверяетсяуполномоченным должностнымлицом и передается вподразделение
Нет различий Нет различий
2) Правила внутреннего трудового распорядка
Утверждаются руководителеморганизации, с учетом мненияпредставительного органаработников (ст. 190 ТК РФ.)Работники головного офисазнакомятся с оригиналом Правил.Далее оформляется копия правил,заверяется уполномоченнымилицами, передается вподразделение, где хранится.Работники подразделениязнакомятся с заверенной копиейправил
Лист ознакомления с Правиламидолжен быть передан в головнойофис. Поэтому при данномварианте работник подписываетсяне под самой копией Правилвнутреннего трудового распорядка,а в отдельной расписке (илидругим косвенным способомознакомления). Оригинальныеподписи работников передаются ихранятся в головном офисе
После оформления копии ипередачи в обособленноподразделение хранится тамже. Работники подразделениязнакомятся с завереннойкопией Правил
13www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципыРазличия
Централизованныйспособ
Децентрализованный способ
3) Коллективный договор, локальные нормативные акты Аналогично пункту 2(ознакомление с ними работников согласно ст. 68 ТК РФ)
4) График отпусков
Утверждается с учетоммнения профсоюзногооргана организации.Ведется и хранится вголовном офисе
При необходимости заверенная вустановленном порядке выпискапередается в обособленноеподразделение. Информация опредоставленных отпусках и переносахвносится в график отпусков в головномофисе
Заверенная в установленном порядкевыписка передается в обособленноеподразделение, где в нее вносятсясведения о предоставленныхотпусках, переносах отпуска
5) Трудовые договоры
Типовой вариант трудовогодоговора утверждается вголовном офисе
Весь порядок оформления трудовогодоговора организован в головном офисе,после подписания руководителеморганизации отправляется вобособленное подразделение
Трудовой договор подписываетсяруководителем обособленногоподразделения либо другим лицом,далее подписывается работником.
14www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципыРазличия
Централизованныйспособ
Децентрализованный способ
где подписывается работником.Один вариант трудовогодоговора выдается работнику,другой отсылается в головнойофис, где и хранится
Договор выдается работнику наруки, другой вариант хранится вобособленном подразделении
6. Дополнительные соглашения и приложения к договоруПри добавлении, изменении условий трудового договора аналогично пункту 57. Приказы по основной деятельностиИздаются иподписываютсяруководителеморганизации. Принеобходимости ознакомитьсотрудников с даннымприказом оригиналприказа или выпискаотсылается в обособленноеподразделения
После подписания приказа(выписки) в обособленномподразделении отправляется надальнейшее хранение вголовной офис
После подписания приказа(выписки) в обособленномподразделении хранится там же.Если руководителю подразделенияпередано право издавать приказы поосновной деятельности, то приказиздается и доводится до сведениясотрудников на месте. Оригиналхранится в подразделении
15www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
РазличияЦентрализованный
способДецентрализованный
способ8. Личная карточка № Т-2
Отсутствуют Оформляется в головном офисе, отсылается наподписание второй страницы карточки № Т-2(автобиографические данные) и раздела 2 (приемна работу) в обособленное подразделение.Подписывается работником и отсылается обратнов головной офис, где на второй страницекарточки № Т-2 подписывается работникомкадровой службы и хранится в головном офисе.Сведения во все разделы не требующиеподписания работником вносятся в головномофисе ответственным должностным лицом. Привнесении записей в раздел 2 (прием и переводы),требующих ознакомление работника,пересылается в подразделение, подписываетсяработником и отправляется обратно. Привнесении записи о прекращении трудовогодоговора подписывается работником кадровойслужбы и отсылается в подразделение дляподписания работником, затем отправляется вголовной офис на хранение
Оформляется в обособленномподразделении, подписываетсяработником и ответственнымсотрудником на месте. Привнесении записи о прекращениитрудового договораподписывается работникомкадровой службы и работником.После подписания хранится вобособленном подразделении
16www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципыРазличия
Централизованныйспособ
Децентрализованный способ
9. Приказы по личному составуОтсутствуют Издаются и подписываются
руководителем организации.Оригинал приказа отсылается вобособленное подразделение послеподписания приказа работникомотправляется на хранение в головнойофис
Издаются и подписываетсяруководителем обособленного подразделения. Оригинал приказа после подписания работником хранится в подразделении
10. Табель учета рабочего времениВедется в обособленном подразделении (в связи с невозможностью исполнения ч. третьей ст. 91 ТК РФ)
Оформленный табель учета рабочеговремени по итогам учетного периодапередается в головной офис, гдеобрабатывается и хранится
Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода обрабатывается и хранится в подразделении.
11. Расчетный листТиповая форма расчетноголиста утверждается руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников (ч. вторая ст. 136 ТК РФ)
Индивидуальные расчетные листыоформляются в головном офисе,отправляются в обособленноеподразделения для письменногоинформирования работников
Индивидуальные расчетные листы оформляются непосредственно в обособленном подразделении и выдаются работникам не позднее днявыплаты заработной платы
17www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
РазличияЦентрализованный
способДецентрализованный
способТрудовая книжка, Книга учета движения трудовых книжекОтсутствуют Оригинал трудовой книжки отсылается в
головной офис, где она регистрируется вкниге учета движения трудовых книжек ихранится. Все записи в трудовые книжкивносятся в головном офисе. Припрекращении трудового договора записьвносится в головном офисе, после этоготрудовая книжка вместе с книгой движениятрудовых книжек отправляется вобособленное подразделение, где работникрасписывается в получении трудовойкнижки под записью об увольнении и вкниге учета движения трудовых книжек.Либо при выдаче трудовой книжкиоформляется расписка о получениитрудовой книжки, которая высылается вголовной офис и подкрепляется к книгеучета движения трудовых книжек
Оригинал трудовой книжкипринимается на ведение ихранение в обособленномструктурном подразделении.При проведении кадровыхпроцедур, требующих внесениязаписей в трудовые книжки,записи вносятся непосредственнов обособленном подразделении.При прекращении трудовогодоговора запись вносится вподразделении. Работникрасписывается под записью обувольнении и в книге учетадвижения трудовых книжек вполучении трудовой книжки
Порядок действий по открытию Филиала и назначению его руководителя:
1) Принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения;
2) Принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации общим собранием (советом директоров);
3) Действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица);
4) Издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц работников филиала, а также их должностные оклады;
5) Заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).
18www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Обратите внимание:
Работодателем для работников Филиала будет юридическоелицо, создавшее филиал, а руководитель будет егопредставителем. Поэтому в трудовых договорах в качествеработодателя указывается юридическое лицо.
Приказы об отпусках, поощрениях и т.д. будет издаватьдиректор филиала, заявление и приказ об увольнении будеттакже подписывать он.
В трудовой книжке в обязательном порядке будет указанонаименование юридического лица, открывшего филиал.
19www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Образец доверенности для Руководителя Филиала
20www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?
Штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.
21www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»от журнала
Записи в трудовых книжкахВ трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть у
казано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ)
22www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»от журнала
Печать организации или печать филиала?
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлениябланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» непредусматривают возможности заверения записей в трудовых книжкахкакими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основнойпечати организации.Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (поколичеству филиалов и представительств компании) дляиспользования в обособленных подразделениях.Обратите внимание:Круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен бытьопределен приказом руководителя организации.
23www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»от журнала
Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?
| Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать,то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам,предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).
| Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такаяобязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или вколлективном договоре.
| При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейсязарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска,выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средниймесячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дняувольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).
| Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровойслужбы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации внезависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношенияс работниками должны быть оформлены по установленным правилам: всеопределенные законодательством сроки создания документов, подписания иознакомления с ними работников должны быть соблюдены.
24www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
25
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»от журнала
Спасибо за внимание!
Если у вас остались вопросы, отправляйте их по адресу[email protected]
www.kdelo.ru