Система электронного архива финансовой документации КОМОС ГРУПП

2КОМОС ГРУПП

Под управлением «КОМОС ГРУПП» работают:

• 3 птицефабрики,

• 4 производственные площадки по переработке молока,

• 2 свинокомплекса,

• 2 хладокомбината

• 2 эливатора и комбикормовый завод

Агропромышленный холдинг. Объединяет предприятия агропромышленного сектора и занимается производством, переработкой и реализацией продуктов питания. Все предприятия расположены на территории Удмуртии и Пермского края.

Предпосылки

Бухгалтерский, налоговый и другие виды учета осуществлялись децентрализовано непосредственно на предприятиях холдинга на основе бумажных документов

Дублирование учетных функций на каждом предприятии

Затруднен обмен данными и документами между предприятиями группы

Ограничен контроль для головной компании

Доступ к документам для специалистов центральной бухгалтерии холдинга был ограничен

Большие затраты на подготовку бухгалтерской, налоговой отчетностей

3

Управляющая компания определяет корпоративную стратегию развития, проводит единую инвестиционную, финансовую, техническую и информационную политику, управляет портфелем бизнесов.

1

2

3

4

5

6

←→

Пилотный проект «Вараксино»Целью создания электронного архива - повышение эффективности ведения бухгалтерского и налогового учета, а также финансового контроля деятельности предприятия за счет:

• обеспечения оперативного доступа к электронным образам бухгалтерских документов, в том числе из учетных систем;

• обеспечения долговременного хранения электронных образов документов и оперативного доступа к ним;

• сокращения времени на формирование ответов по требованиям/запросам налоговых и иных контрольных органов;

• своевременного отражения операций, производимых в бухгалтерском и налоговом учете за счет доступа к первичной бухгалтерской документации;

• увеличения производительности труда сотрудников благодаря сокращению времени на поиск бухгалтерских документов в текущей деятельности и документов архива;

• защиты бумажных документов от несанкционированного доступа, потерь или повреждений.

4

Развитие и тиражирование на другие предприятия группы

Объектом автоматизации наряду с бухгалтерией и юридическим отделом ОАО «Милком» являются предприятия, которые уже вошли или находятся на стадии присоединения к ОАО «Милком»:• Ижевский молочный завод (уже входит в ОАО «Милком»)• Глазовский молочный завод• Молочный комбинат «Сарапул-молоко»• Кезский сырзавод

5

По результатам пилотного проекта на предприятии «Птицефабрика «Вараксино» было принято решение реализовать проект создания электронного архива на предприятии «МИЛКОМ» и в управляющей компании «Комос групп».

6Автоматизированы операции

• Скан-образы снабжаются уникальными штрих-кодами и загружаются в электронный архив.

• В электронном архиве обрабатывается 166 видов документов

• В рамках проекта проведена интеграция ЭЛАР Саперион с ERP Axapta–, КАС «Бизнес Люкс» и ЭДО Directum

• Максимальное время поиска документа в архиве не превышает 10 секунд.

В агрохолдинге «КОМОС ГРУПП» внедрена система электронного архива. • Автоматизирован процесс обработки бухгалтерских документов,

обеспечено надежное хранение и быстрый поиск необходимых документов.

• Все документы оцифровываются при поступлении на предприятия

Информационное взаимодействие между подразделениями

7

Сотрудники управляющей компании имеют доступ ко всем документам электронного архива,

Сотрудники филиала – Торговой компании – только к документам филиала

8Результаты проектаБлагодаря реализованным проектам на предприятиях группы удалось достичь:• повышения скорости и качества обработки финансовых документов • уменьшения времени на подготовку комплектов финансовой документации (сроки подготовки по

РБСУ существенно сократились);• улучшения управляемости и прозрачности бизнеса за счет оперативного контроля деятельности

филиалов и дочерних зависимых обществ;• сокращения издержек и исключение рисков наложения штрафных санкций при прохождении

финансовых проверок;• повышения эффективности процедур внутреннего и внешнего аудита.• Оптимизирован бухгалтерский учет и финансовый контроль. • Упрощена процедура подбора материалов для налоговой отчетности и сокращены временные

затраты на подготовку ответов по требованиям налоговых и других проверяющих органов.• Кроме того, работа с электронным информационным ресурсом обеспечила сохранность

бумажных документов.

9Численные показатели УК «КОМОС ГРУПП» «МИЛКОМ» Птицефабрика

«Вараксино»

Общая численность сотрудников 13 000 по всей группе компаний «КОМОС-ГРУПП»Организована ли безбумажная работа бухгалтера да да даКоличество штатных технических специалистов для поддержки Системы ЭА

2 1 1

Среднее число обрабатываемых документовв месяц (на март 2016)

174 500 103 100 23 000

Текущее совокупное количество документов в ЭА (на март 2016)

1 770 000 4 134 000 831 000

Текущий совокупный объем документов в хранилище

370 Гб 835 Гб 120 Гб

С какими системами интегрирована СЭА КАС «Бизнес Люкс», Axapta, Directum

1С: 1С

Численность сотрудников бухгалтерий 80 100 37Численность сканировщиков, работающих в формате единого окна обработки документов

17 24 5

9

10

«Развитый дополнительный функционал автоматической подборки документации для ФНС позволяет существенно снизить время на подготовку документов в ответ на запросы от налоговых органов. Раньше, чтобы найти документы по запросу, необходимо было найти папки с запрашиваемыми документами (а они могли быть в архиве). Затем в папке подобрать необходимые документы, откопировать их, заверить каждый документ („верно“, подпись, расшифровка подписи, печать), отсканировать в формате PDF и оформить опись. Объем потраченного времени на подборку документов в бумажном виде зависел от запроса налогового органа. На сегодняшний день все достаточно просто. Заходим в электронный архив, ставим необходимые фильтры в соответствии с запросом и нажимаем клавишу „выгрузить в налоговый орган“. В сети автоматически формируется папка с выгруженными документами (заверенными и в формате PDF) и описью этих документов». Заместитель главного бухгалтера по бухгалтерскому учету „КОМОС ГРУПП“ Наталья Кашина.

Сокращение времени на подготовку документов в ФНС

Сокращение расходовКомпания получила возможность существенно сократить расходы на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных документов и, прежде всего, счетов-фактур, а также время на доставку, регистрацию и согласование документов.

В «КОМОС-ГРУПП» теперь есть возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами – поиск, загрузка, сверка, согласование, отслеживать их движение.

12Опыт оптимизации процессов обработки документации

• СУЭК • ОМК• Русснефть • Томскнефть• НЛМК• СГК• РФФИ

• Ростелеком• ТНК-BP• Комос Групп• Компания автодилер*• Крупный банк (Top 5)*• ФосАгро• Крупный ретейл*

*Подписано соглашение о неразглашении

Заказчики о результатах проектов

Если раньше компания тратила значительные средства и время на пересылку документов, причем вес пересылаемых или перевозимых документов исчислялся тоннами, то теперь передача отсканированных документов, поиск документов и передача внешним системам происходит в электронном архиве в режиме реального времени»Яценко С. Г., Начальник отдела системы электронного архива ОАО «СУЭК».

Сокращение затрат на логистику

«Применяемая система ЭЛАР САПЕРИОН практически избавила компанию СУЭК от штрафов за несвоевременное предоставление налоговой отчетности. Исходя из практики прошлых лет, сумма штрафов, которые компания заплатила бы за два последние года, в шесть раз перекрыла стоимость владения системой управления электронным архивом ЭЛАР САПЕРИОН в этот период.

Совсем недавно перед компанией стоял выбор — заплатить 43 млн штрафа государству или за оставшиеся три дня сформировать отчет для налоговой инспекции. По старой схеме сотрудники потратили бы три дня только на поиск документации, а ее еще нужно было бы доставить из подразделений, собрать и сшить».Яценко С. Г., Начальник отдела системы электронного архива ОАО «СУЭК».

Исключение штрафов

«Мы для себя в холдинге поняли, что будем строить единую модель учетной функции и систематизировать процесс обработки и хранения первичных документов. Философия была в том, что документы, отданные в службу единого окна, дальше не двигаются никуда»А. В. Митенков. Директор по информационным технологиям ОМК, генеральный директор ООО «ОМК-Аудит».

Оптимизация процессов

«Проект по внедрению электронного архива в ОМК начался в 2010-м году и стал базой для последующей организации ОЦО. Мы хотели реформировать в компании ведение бухгалтерского и налогового учета, оптимизировать обработку большого количества документов. В качестве ECM-платформы для электронного хранилища была выбрана система ЭЛАР Саперион, отвечающая нашим основным требованиям: высокая производительность, отказоустойчивость, возможность хранения файлов любого формата и регламентирование доступа к ним», Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота "ОМК-Информационные технологии".

Заказчики о результатах проектов

15

Столы бухгалтеров больше не завалены бумагой. Специалисты департамента бухгалтерского учета работают исключительно с электронными образами. Очень удобно и то, что наши коллеги из департамента налогообложения отныне не обращаются к нам для подбора отчетных документов, а сами находят необходимые для предоставления в ФНС данные в электронном архиве. Обеспечена сохранность документов и безопасный доступ к информации».С.В. Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета центра обслуживания «ФосАгро».

Переходный период уже позади, сейчас мы привыкли к интерфейсу ЭЛАР САПЕРИОН и довольны возможностью работать с графическими образами и отсутствием бумажных документов, которые остаются во фронт-офисе. Благодаря оповещениям, приходящим по электронной почте, наши специалисты всегда осведомлены о поступлении новых данных на обработку, это ускоряет рабочий процесс и повышает его эффективность».А.И. Лужинская, специалист департамента по работе с персоналом ЦО «ФосАгро».

Повышение эффективностиЗаказчики о результатах проектов

Заказчики о результатах проектов

«Уже по итогам начального периода эксплуатации системы стала очевидна эффективность использования возможностей электронного архива при подготовке подборок документов по запросам налоговых органов, отражении операций в бухгалтерском и налоговом учете, осуществлении закупочной деятельности, а также при расчетах с контрагентами. Эффективность использования системы достигается за счет мгновенной доступности документов из интерфейсов специализированных учетных систем, используемых на рабочих местах сотрудников АО «ОГК-1»

К использованию функциональности электронного архива в своей повседневной деятельности проявили интерес и другие подразделения АО «ОГК-1», которым также необходимо иметь оперативный доступ к документам по своему направлению. Это позволяет говорить о большом потенциале по развитию и расширению функциональных возможностей внедренного решения».Киров С.А., Заместитель исполнительного директора по экономике и финансам АО «ОГК-1»

Повышение эффективности

17

+7 (495) 274-31-31office@elar.ru

Корпорация ЭЛАРwww.elar.ruwww.saperion.ru

Посетите наши ресурсы:

Спасибо за внимание!