ניהול מבוסס נתונים - איך עושים את זה במגזר השלישי
26
ניהול מבוסס נתונים יוני2015 |
-
Upload
nova -
Category
Government & Nonprofit
-
view
395 -
download
2
Transcript of ניהול מבוסס נתונים - איך עושים את זה במגזר השלישי
ניהול מבוסס נתונים
|2015יוני
? מי אנחנו–עמותת נובה
לארגונים חברתייםיעוץ אסטרטגי ויישום יהארגון המוביל בישראל בתחום
פרויקטי ייעוץ180-ניסיון בלמעלה מ, 2005עמותה רשומה מאז
ראשי צוותים , מנטורים בכירים מהמגזר העסקימתנדבים הכוללים 1,000-מעל ל
מצטיינים שלקחו חלק בפעילותייעוץ מובילות וסטודנטים בוגרי חברות
מיקוד אסטרטגיה
ארגונית
פיתוח אסטרטגיה
שיווקית
ייעול מערכי תפעולפיתוח הכנסות
עצמיות
בניית מערך מדידה
:תחומי ההתמחות שלנו
בניית קהילת בוגרים
הקדמה
3
הולכים ' מדידה ובקרהמערכי ' ,'ITמערכות ', 'ניהול ידע'מושגים כמו , בשנים האחרונות
מתוך הבנה כי שימוש נכון בנתונים , של עמותות בישראלותופסים מקום מרכזי בשיח
. ארגוניים הינו הכרחי לשם קבלת החלטות ניהוליות
בחרה להתמודד עם חלק , בשיתוף קרן רוטשילד קיסריה וקוביית רוטשילד, נובה
שמטרתו הינה להציג " ניהול מבוסס נתונים"מסוגיות אלו ופיתחה את תיק הידע
להגדיר את ניהול הנתונים כפרקטיקה , בקצרה את היתרונות שבניהול נתונים מסודר
פרויקט של /פעילות/לניהול נתונים עבור תוכנית( בסיסי)ולהציע כדוגמא מסד , ניהולית
. ארגון חברתי
של ניהול נתונים למרות שזהו חלק ( IT)תיק הידע אינו נוגע בהיבטים הטכנולוגיים
בלתי נפרד מניהול נתונים אפקטיבי ואנו ממליצים שלא לזנוח אותו כאשר מאמצים
. ניהול מבוסס נתונים כפרקטיקה ארגונית
!קריאה מהנה
מאמרים
. יד הנדיב,ח מדידה והערכה במגזר השלישי "דו
2010אוקטובר
דה , דבנפורט, למוצלחהופך פרויקט ניהול ידע מה
1998, ובירסלונג
וזכי פייגנבאוםאבי ,גלובליתאסטרטגיה תחרותית
2008, שפר
Impact of management by objectives on ,
organizational productivity, Rodgers & Hunter,
1991
: ניהול המשפיע על שיפור הביצועים במגזר השלישי
מה ניתן ללמוד ממנהלים מצליחים במגזר העסקי
2010, קריינדלרמיכאל , רונית עמית
נתונים ,"בישראלהעבודה של המגזר השלישי שוק
, קרןהילה יוגב ' ר חגי כץ וגב"ד2000-2009ומגמות
2013
2010, מידות, מדידה ומדדים במגזר השלישי
ממומחי , מעמותותמידע תיק הידע נכתב על בסיס אקדמייםמקורות מידע וממאמרים , תוכן
עמותות
תור המדבר
אוניברסיטה בעם
שיעור אחר
קו הזינוק
פעמונים
כנפיים של כרמבו
ילדים בסיכוי
בטרם
אופנים
מכינת אליאל
בית מוריה
מטבח קהילתי
חינוךמפעלות
אלומה
!אחרי
תפוח
מומחי תוכן
חיפהאוניברסיטת ,זידאןאליאס " ד
המרכז לחקר המגזר , גדרוןבנימין ' פרופ
השלישי
א"תאוניברסיטת ,אבור ענבל "ד
גנדירקרן , ר נעמה מירן"ד
קוביית רוטשילד, עדנה בטאן
5
?מה זה ניהול מבוסס נתונים–לפני שמתחילים
"סט פעולות המאפשר לייצר מידע שמסייע למערך הניהולי בארגון"
הוא גישה –הוא לא עוד כלי ניהולי " נתוניםמבוסס ניהול "
אוסף הפעולות
של הנהגה והובלת
ארגון
מדדי ביצוע
תכנון
מדידה והערכה
ניהול תקציב
ניהול כוח אדם
קבלת החלטות
ניהול פרויקטים
בניית תכנית עבודה
אנליזה עיסקית
6
?"ניהול מבוסס נתונים"מה כולל
"סט פעולות המאפשר לייצר מידע שמסייע למערך הניהולי בארגון"
?באילו תחומים הארגון שלך משתמש בנתונים לשם ניהול
כלל פעילויות הארגון מייצרות מאגר אינסופי של נתונים•
על מנת לייצר ידע ...איסוף ועיבוד אלו מתוכם שרלוונטיים•
שישמש את מנהלי הארגון לניהולו
7
פערים מרכזיים במיצוי הפוטנציאל במגזר 2השלישי
חוסר בכוח אדם
ייעודי תומך
השקעה במערכות
תומכות
(2013, כץ ויוגב קרן" )מהעובדים הם עובדים במשרה פחות משנתיים61%נמצא כי "
עובדה זו מסבירה את החוסר . ממנהלי העמותות עבדו אי פעם במגזר העסקי30%-פחות מ"
(2010, עמית." )בידע ובכלים ניהוליים הנלמדים בתוכניות ניהול במגזר העסקי
מי שמכשיר -אם בכלל-אין כמעט...... -חינוך והכשרה לקויים בתחומי המדידה וההערכה
(2010, יד הנדיב." )מנהלים כיצד לצרוך כלי מדידה והערכה
אין עדין תהליכים , לצורך בהכשרת צוות מקצועירים"אלכנראה כי למרות המודעות של מנהלי "
(2010, עמית" )ארגוניים מובנים ומסודרים לטיפוח המשאב האנושי
, אלו הפכו לשיטה המקובלתפרקטיקותבמגזר העסקי
אך במגזר השלישי נראה שהן טרם הוטמעו בצורה מלאה בעשייה החברתית
8
פערים מרכזיים במיצוי הפוטנציאל במגזר 2השלישי
17%-כ? "למה לא מודדים"כשנשאלו . עמותות ונשאלו על מדידה110מחקר שבו התראיינו
אבל , אין לנו כסף להערכה מעוצבת של ממש" ;חוסר במימוןמהעמותות השיבו כי הסיבה הינה
(2010, מידות" )גם התורמים מסתפקים בניתוח ההישגים
או תוכנות ((CRMאמנם יש תוכנות מדף לניהול קשרי לקוחות ... -שימוש מוגבל בטכנולוגיה
זולות אבל נדמה שחסרות בישראל מערכות , מעבר ליםרים"אלכלניהול ביצועים שפותחו עבור
(2010, יד הנדיב... )לאיסוף נתונים ומדידהיותר
שנתית מצא שהשקעה , ב"מחקר שנעשה בארה. ל"פער זה מתעצם שבחונים את שנעשה בחו
ארגונית בחסכון של זמן עובדים והתייעלות 3מעל לפי מחזירות את עצמן ITבמערכות
(Bridgespan, 2008)
הפכו לשיטה המקובלת אך במגזר השלישי נראה שהן טרם הפרקטיקותבמגזר העסקי
הוטמעו בצורה מלאה בעשייה החברתית
חוסר בכוח אדם
ייעודי תומך
השקעה במערכות
תומכות
בחינת
האסטרטגיה
זיהוי הנתונים -לאור יעדי הארגון
קביעת שגרות , שנרצה לאסוף
המדידה ושגרות הניהול מבוססות
קביעת לוחות זמנים . הנתונים
. ואחראים
איסוף הנתונים
בתחומים שהוגדרו
, בחינת עמידה ביעדים
ממצאים והמלצות הצגת
לצורך קבלת החלטות
, עיבוד הנתונים והפיכתם למידע
, חקר פערים בין ביצוע לתכנון
וכן , ריכוז הסברים לפערים
הצעות וחלופות לצמצום הפערים
ביצוע
מעקב ובקרה של מטרות אסטרטגיות
באמצעותמדידה
תכנון
קבלת החלטות
מדידה ובקרה
קבלת החלטות בארגוןמעודדינתונים
10
ניהול מבוסס נתונים צריך להיעשות מתוך ראיה ארגונית
אסטרטגיה ארגונית
מדדי הצלחה ויעדים
3שגרת מדידה 2מדידה שגרת1שגרת מדידה
נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים
11
אסטרטגיית הארגון ומדדי ההצלחה : Iשלב קובעים אילו נתונים נאסוף לאורך זמן
אסטרטגיה ארגונית
מדדי הצלחה ויעדים
נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים
:אסטרטגיה ארגונית
עתידית ומוגדרתמן תכנון הצמיחה והפיתוח של הארגון תוך הגדרת מטרות לתקופת ז
:מדדי הצלחה ויעדים
על פיהן יוכל הארגון לדעת האם הוא מגשים את . נגזרים מהמטרות האסטרטגיות
התכנון שבוצע
12
יש לאמץ שגרות , לאחר קביעת המדדים: IIשלב מדידה שכל הארגון מחויב אליהם
מדידה שגרת1שגרת מדידה
2
3שגרת מדידה
נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים
שגרות מדידה מאפשרות איסוף נתונים אפקטיבי לאורך זמן
:מדידהשגרות
מגדירות את שלבי עיבוד הנתונים והפיכתם למידע בר שימוש
" מידע"את הנתונים צריך להפוך ל: IIIשלב "ידע"ולאחר מכן ל
ידע
מידע
נתון
דרג ניהולי DIKW Pyramid–פירמידת המידע זמןממד
–מידע מאורגן
אקסיומות מסודרות, תיאוריות
–נתונים מקושרים
עובדות, הצהרות, משפטים
בדידים , פריטים, עובדות
-אובייקטיביים
טים"מק, טבלאות, מספרים, מילים
יש להגדיר , לצורך כך(: המשך)IIIשלב שגרות ניהול נתונים בארגון
ארגוניתאסטרטגיה
מדדי הצלחה ויעדי התכנית
שגרת
1מדידה
שגרת
2מדידה
שגרת
3מדידה
נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים נתונים
:נתוניםשגרות ניהול
הפיכת המידע לידע המאפשר לאמוד עמידה
למידה ארגונית וקבלת , ביעדים שהוגדרו
החלטות
הנתונים צריך להביא תובנות לארגון עיבוד
הנתונים אינם מביאים לתובנות אם . זמןלאורך
:אזי שנעשו אחת משתי טעויות
שגוייםהוגדרו נתונים •
שגרות ניהול הנתונים אינן מבוססות בארגון•
!איסוף ועיבוד הנתונים צריך להביא לכם ערך, תהליך הגדרת
נתונים יכולים להתייחס למספר רמות ניהול בארגון
תוצאות
מוטבים
פעילויות
תשומות
?מה הבעיה שהארגון מנסה לפתור–מטרות הארגון
מה ? מי קהלי היעד עליהם אני צריך להשפיע
?התוצאה המצופה לכל קהל יעד
או פרויקטים המבוצעים להשגת המטרה, תהליכים
מערכות טכנולוגיות, כסף, א"משאבים במושגי כ
דוגמאות לכלי מדידה לאיסוף נתונים
:תוצאות
:מוטבים
:פעילויות
:תשומות
כמות , מטרות
. ואיכות
יכולות לבטא
גם צמיחה של
פעילות
, משאבים פיזיים
חומרי , א"כ
'עבודה וכו
סקרים•מדידת שינוי אליו רוצים להגיע•
מחקרי הערכה•
קבוצות ביקורת•
השוואות •
סטטיסטיות
שיעור נשירה/שיעור השתתפות•
שביעות רצון•
המלצה% •
שינוי התנהגות•
(בפועל או תפישות עולם)שינוי התנהגות •
כמות לקוחות חוזרים•
סקרים•
מחקרי הערכה•
תיעוד הלקוח במסגרת התוכנית•
ראיונות איכותיים•
מעקב ארוך טווח אח בסיס לקוחות•
כמות פעילויות•
כמות משתתפים•
כמות מפגשי הכשרה •
איכות מפגשי הכשרה•
בקרת איכות על תכנים•
ז תוכנית"עמידה בלו•
תיעוד פעילויות•
שימוש בגאנט עבודה•
תוכנות , שימוש בתוכנות ניהול פרויקטים•
(או לחילופין אקסל)ניהול לקוחות
גביה•
עמידה בתציב•
יחס בין עובדים למתנדבים/כמות מתנדבים•
'תוכנית שיווק וכו/קיום של מאגר ידע•
(לרוב עיבוד מידע על אקסל)ניתוחים פנימיים•
?איך בדרך כלל מודדים?מה בדרך כלל מודדים
השפעה על השיח
הציבורי
השפעה על
המדיניות במגזר
הציבורי
חקיקה
השפעה על זירת הכנסת
השפעה על ממסד ציבורי
דיונים בתקשורת בנושא
שהועלה על ידי אור ירוק
דיונים ברשתות חברתיות
ב של עמותת"פרויקט זה: דוגמא
יצירת מודעות אזרחית
בדרכיםבטיחות לנושא ספציפית לאחריות הממשל-
שינוי תרבות הנהיגה
והתנהגות משתמשי
הדרך
הנעת אזרחים לפעולה
בנושא בטיחות בדרכים
אזרחים שכתוצאה מהמפגש עם
אור ירוק פועלים בתחום בטיחות
מפעילות התנועה כחלק , בדרכים
בנפרד ממנואו
מתנדבים
נסיעהמהירות
חגורות )שימוש באמצעי ריסון ברכב
(בטיחות ומושבי בטיחות לילדים
נהיגה תחת השפעת אלכוהול
שימוש בקסדות בקרב רוכבי אופניים
2011מצב הבטיחות בדרכים בישראל
שביעות רצון הציבור מהפעילויות מידת
הנעשות להפחתת תאונות דרכים
מידת הביטחון האישי של הציבור
בכביש
? איך ישפיעו מטרות הפרויקט על הנתונים שיאספו וכלי המדידה בהם ישתמשו
השפעה על התנהגות התא המשפחתי בדרכים
פיתוח מודעות המתנדב
:בדרכיםלהתנהגות בטוחה
העצמה אישית של
. המתנדב
+ סקר)שינוי בהתנהגות הילדים וההורים •
בין גן עם מתנדבים מול גן ללא מתנדבים השוואה
(.באותה העיר
השוואת)ירידה בכמות תאונות דרכים •
(בין עריםסטטיסטיקות
העלאת מודעות הילדים
להתנהגות בטוחה בדרכים
העלאת מודעות ההורים בנושא
הבטיחות בדרכים באמצעות
ילדיהם
העלאת מודעות הגננות
לחשיבות הנושא בגנים
בחינת מודעות •
הילד להתנהגות
שאלון)נכונה בכביש
(.אסוציאציות
הביטויים בגן של נושא כמות•
פינת )הבטיחות בדרכים
(.בטיחות בדרכים קבועה בגן
הפעילויות שבהן שולבו כמות•
מחוץ )תכני בטיחות בדרכים
(.לשעות הפרויקט
שתופס נושא הבטיחות הנפח•
שאלון)בדרכים באסיפות ההורים
אמצע , השוואת תחילת+ לגננת
(.וסוף שנה
עיסוק הילדים בבטיחות נפח•
בדרכים והבאת המסרים הביתה
תקשורת עם , שאלון להורים)
(. לוח בגן, מיילים: ההורים
העיסוק נפחבחינת •
בבטיחות בדרכים במפגשי
.הקמפוס
שביעות רצון שאלון•
.מהפרויקט
שנתית של גמלאים כמות•
.שעזבו בפועל
ב "הגדרת מדדים לפרויקט זה: דוגמא
:תוצאות
:מוטבים
הוגדרו
ארבעה
סוגי
: לקוחות
, מתנדבים
, ילדים
הורים
וגננות
מפגשי רכזיםמפגשי קמפוס הפעילות בגן
הגנים כמות•
בהם מתקיימת
*הפעילות
מפגשי כמות•קמפוס
מפגשי כמות•רכזים
כמות•מתנדבים
מתנדבים יחס•רכזים-
שמירה על •
הכיסוי בין יחס
מטה עבודי
לעובדי שטח
בניית תוכנית •שיווק לעיריות
ומועצות
שיפור ואיזון הפריסה הארצית
התאמת מספר הגנים הפועלים )
(.במחוז לגודלו
שיפור שיווק התוכנית
בעיריות ובמועצות
בקרת איכות על התכנים
המועברים
הגדלת מספר המועצות
והעיריות המשתתפות
בפרויקט
הישובים כמות•
החדשים בתכנית
איכות מקצועי ברףעמידה •
(שאלון למתנדב, תצפיות)
הגמלאים כמות•
המכירים את התוכנית
ומודעים לאפשרות
(במחוז/ בעיר )להתנדב גנים בכל מחוזכמות•
חומרים מקצועיים •
למתנדב
(.כמות ואיכות מקצועית)
.קיום מאגר מתודות•
ב "הגדרת מדדים לפרויקט זה: דוגמא
:פעילויות
:תשומות
מטרות
כמות
. ואיכות
יכולות
לבטא גם
צמיחה של
פעילות
משאבים
, א"כ, פיזיים
חומרי עבודה
'וכו
שיווק עובדי מטהידע מקצועי
למתנדביםרכזים מתנדבים
(גמלאים)
"פרויקט"נרצה להתמקד באפיון מסד נתונים של
מסד נתונים על פרויקט או פעילות הינו מסד הנתונים הראשוני איתו מתחילות ,מנסיוננו
עמותות לעבוד
תהליכים או פרויקטים המבוצעים להשגת המטרהפעילויות
?"פרויקט"של *מדוע ההתמקדות במסד נתונים
פרויקט אחדאחוז גבוה מהארגונים החברתיים מפעילים לפחות
פועל יוצא לתכנון וליעדים הפרויקט מהווה ביטוי לכישורי הליבה והוא , בארגונים אלו
האסטרטגים
כך שניתן לנסח מוצר אחד , אחוז השונות בין הארגונים השונים ברובד זה הוא נמוך
מהםשמתאים למספר גבוה
: נתוניםמסד *
המאורגנים במבנה קבוע ומקושרים , מאגרי נתונים בנושא מסוים"
"ביניהם
מפגש
מוטבים
תשתית וספקים
(מקבלי שכר וחברי הנהלה, מתנדבים)כלל נותני השירות בארגון
(חברי מועדון, חניכים, קהל יעד)כלל מקבלי השירות בארגון
(חדרי לימוד, מזון, הסעות)כלל גורמי החוץ שנמצאים במגע עם הארגון
מתנדבים ופעילים
קטגוריות4-לאת הנתונים עצמם נחלק
זהו למעשה אירוע מסוים , הנקודה בה מתקיים חיתוך בין הגורמים
(.לפחות שני גורמים)שקורה בארגון
במסד הנתונים יכול להכיל כל אחד מרמות הניהול בארגון שפורטו כל אחד מהגיליונות
לעיל
?כיצד יראה מסד נתונים של פעילות
תחוםמוטביםסוג שדהנתונים נדרשים
מתנדבים
ופעילים
ארגון תשתית
מפגשוספקים
פרטי קשר
vvvטקסטשם פרטי
vvvטקסטשם משפחה
vvטקסטכתובת מגורים
vvvמספרנייד' מס
vvמספרטלפון בעבודה' מס
vvvמספרטלפון קווי' מס
vטקסטשם איש קשר
בקרה והערכה
vטקסטסיבת הפניה
1-100vמספר בין אחוז השתתפות
vתאריךתאריך הצטרפות לתכנית
1-5vמספר בין מידת התאמה לתכנית
1-100vמספר בין ציונים
vטקסטפירוט התוכניות בהן מוטב השתתף
vטקסטהתפקיד אותו מילא המוטב
vתאריךתאריך נשירה
vטקסטשם מלווה
vטקסטהתקדמות בתוכנית
vטקסטבקשות
vטקסטמשוב העמותה על המוטב
הפקת לקחים ממוטבים
vטקסטאופן חשיפת המועמדים לעמותה
הערכת מועמדים שלא התקבלו
לתכנית vטקסט
vטקסטמשוב המוטבים על התוכנית
vטקסטמקום עבודהכישורים ומידת התאמה
תחוםמוטביםסוג שדהנתונים נדרשים
מתנדבים
ופעילים
ארגון תשתית
מפגשוספקים
פרטי קשר
vvvטקסטשם פרטי
vvvטקסטשם משפחה
vvטקסטכתובת מגורים
vvvמספרנייד' מס
vvמספרטלפון בעבודה' מס
vvvמספרטלפון קווי' מס
vטקסטשם איש קשר
בקרה והערכה
vטקסטסיבת הפניה
1-100vמספר בין אחוז השתתפות
vתאריךתאריך הצטרפות לתכנית
1-5vמספר בין מידת התאמה לתכנית
1-100vמספר בין ציונים
vטקסטפירוט התוכניות בהן מוטב השתתף
vטקסטהתפקיד אותו מילא המוטב
vתאריךתאריך נשירה
vטקסטשם מלווה
vטקסטהתקדמות בתוכנית
vטקסטבקשות
vטקסטמשוב העמותה על המוטב
הפקת לקחים ממוטבים
vטקסטאופן חשיפת המועמדים לעמותה
הערכת מועמדים שלא התקבלו
לתכנית vטקסט
vטקסטמשוב המוטבים על התוכנית
vטקסטמקום עבודהכישורים ומידת התאמה
:מסד הנתונים יוגדר לפי מספר פרמטרים
-סוג השדה
סוג תיאור
הנתון המוקלד
למערכת
גיליונות פרטניים לכל אחת
מהקטגוריות
קטגוריה –תחום
אליה משוייכים
הנתונים-נתונים נדרשים
כלל הנתונים
הקיימים במסד
הנתונים
4-עבור כל אחת מ
Vמסומן הקטגוריות
במקום בו מומלץ לאסוף
את הנתון
? כיצד נבנה את המסד
24
נמפה את הנתונים אותם , לאחר הגדרת המדדים והיעדים שנגזרו מהאסטרטגיה1.
לפי התחומים אליהם הם משתייכים, נרצה לאסוף
יש לוודא שהנתונים הולמים את שגרות המדידה שהוגדרו 2.
"פרויקט"גיליונות לפי ארבעת הקטגוריות שמאפיינות 4נבנה 3.
1נגדיר את העמודות לפי הנתונים שמופו בשלב , בכל גיליון4.
השורות בכל אחד מהגיליונות יהוו את הישות הנמדדת 5.
נוסיף במידת הצורך נתונים ייחודים לפרויקט הנמדד, בכל אחד מהגיליונות6.
–מיקוד הוא מהאתגרים המרכזיים בבניית מסד הנתונים למדוד משתנים רבים מדי ואינם מקדישים די זמן כדי לברר עם עצמם מה עליהם ארגונים רבים מנסים
בידיהםאת התשובות לאחר שיהיו וכיצד יישמו , באיזו מסגרת זמן, לדעת
תובנות מרכזיות
25
עמידתו , ניהול מבוסס נתונים הינו גישה ארגונית אשר מגדילה את יעילות הארגון
ביעדים ואת האפקטיביות שלו
הגדירו מראש את -תכנון מוקדם הוא אבן היסוד לניהול מבוסס נתונים מוצלח
את שגרות המדידה ושגרות הניהול מבוססות , הנתונים אותם תרצו לאסוף
הנתונים
מפו אילו נתונים רלוונטיים –בארגון נתונים יכולים להתייחס למספר רמות ניהול
לרמות השונות
עדיף במערכות . בנו מסד מפורט בו תתעדו את הנתונים אותם החלטתם לאסוף
ITניתן להתחיל גם על , אך אם אין, מתאימותExcel .
תל אביב, 26סעדיה גאון
–פרויקט נובה
NOVA
Project
NOVA
Project
NOVA_Project
