Информационные системы менеджмента: Методические...

Методические указания к выполнению

лабораторных работ

Санкт-Петербург 2002

Содержатся указания к выполнению лабораторных работ по курсу <KURS>. Рассматриваются автоматизированные информационные системы (АИС) и автоматизированные рабочие места (АРМ), реально эксплуатиро-вавшиеся в подразделениях ГУАП. Сиcтемы выполнены, в основном, с ис-пользованием СУБД и систем программирования Xbase.

Лабораторные работы функционируют под управлением ОС семейства Windows ( 9х, Me, 2k, XP ) и установлены в папку (folder) "KVLR", ссылка на которую выведена на "рабочий стол".

Примечания.

1. Переключение шрифтов осуществляется <Right Ctrl> 2. Переключение окон осуществляется мышью или <Tab> 3. Мышь срабатывает от одного клика (а не от двух). 4. В меню можно попасть нажав <F3> или с помощью мыши 5. Выход из редактора отчетов - <Alt X>

Лабораторная работа № 1

"Рабочее место Получателя бюджетных средств"

Цель работы - ознакомиться с рабочим местом подготовки данных для удален-ной банковской системы.

I. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

Программа предназначена для подготовки платежных документов и от-правки в банк или Федеральное казначейство электронным способом. Программное обеспечение делится на следующие основные части:

- ввод, просмотр, редактирование платежных документов; - ведение архива; - получение и ведение справочников НСИ: - выгрузка выборки из базы данных для отправки в банк; - процедуры обслуживания . Информация вводятся в базу данных с первичных документов, которые

готовятся в соответствующих службах учреждения. При вводе данных произ-водится контроль информации. Навигация осуществляется с помощью системы стандартных двух уровневых меню и описывается ниже. Имеется встроенный HELP, вызываемый по кл. <F1>

ЗАПУСК ПРОГРАММЫ

1. На "рабочем столе " войти в папку KVLR и кликнуть на ярлык LR-1

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ

ГЛАВНОЕ МЕНЮ ->

-> НСИ: Официальные справочники Федеральные справочники Региональные справочники Локальные справочники

-> ПЛАТЕЖКИ -> МЕНЮ ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ Ввод: ввод и редактирование пл. поручений (см. HELP <F1>)

Редакт.: редактирование ранее введенных п. п. (см. F1>) -> ОТПРАВКА: подготовка к отправке в банк. -> АРХИВ: ведение архива платежных поручений

ЗАДАНИЯ.

1. Ознакомиться с Локальными справочниками и, в частности, с КБК1 ... КБК5, которые потребуются в данной работе и в Л.р. № 4 2. Создать несколько платежных поручений. 3. Посмотреть их в редакторе 4. В НСИ - локальные справочники посмотреть, что изменилось 5. Прокомментировать результаты п-та 4. 6. Отправить в архив.

Примечания. 1. Переключение шрифтов осуществляется <Right Ctrl> 2. Переключение окон осуществляется мышью или <Tab> 3. Мышь срабатывает от одного клика (а не от двух). 4. В меню можно попасть нажав <F3> или с помощью мыши 5. Выход из редактора отчетов - <Alt X>

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Преимущества использования справочников 2. Недостатки использования справочников


"Учет командировок и подотчетных лиц"

Цель работы: ознакомиться с принципами построения и работы автоматизиро-ванной системы бухгалтерского учета (АСБУ).


Программа предназначена для автоматизации учета финансовой дея-тельности университета. Она осуществляет:

- бухгалтерский учет командировок - бухгалтерский учет подотчетных лиц - ведение бухгалтерской документации (журнал-ордер, оборотная ведо-

мость ) - аналитический учет расходов ( расшифровки, контировки (разбиения по

статьям , счетам, параграфам) и др.

Программное обеспечение делится на следующие основные части:

- ввод c первичных документов, просмотр, корректировка данных; - поиск и получение выборки по различным критериям; - получение основных бухгалтерских документов; - процедуры обслуживания . Информация вводятся в базу данных с первичных документов, которые

готовятся в соответствующих службах учреждения. При вводе данных произ-водится контроль информации. Предусматривается корректировка данных. На экране (и в отчетах) данные представлены в привычной для работников фи-нансовых подразделений форме. Документы печатаются по утвержденной форме. На основании введенной информации за отчетный период:

- подсчитываются итоговые суммы (дебет, кредит, сальдо); - формируются оборотные ведомости; - формируются журналы-ордера. - выдаются расшифровки.

Навигация осуществляется с помощью системы стандартных двух уровневых меню и описывается ниже.




После старта программа предложит выбрать отчетный период (месяц и год). Отчеты будут выдаваться именно для этого периода. Изменить год и ме-сяц можно в главном меню и в меню подотчетных лиц (только месяц)

ГЛАВНОЕ МЕНЮ -> РАБОТА : Окно списка подотчетных лиц - состоит из таблицы и формы, переход

между которыми осуществляется по <Tab> или мышью. Вводить и редактиро-вать данные можно как на форме, так и в таблице, т.к. форма - это одна строка таблицы.

Здесь вводятся:

- подотчетные лица (через соответствующие справочники) - суммы выданные под отчет - сроки, на которые выданы суммы - документы - авансовый отчет - возвращенные суммы

Контрольный расчет производится в верхнем меню. Можно просчитаь одного человека или всю базу данных. Там же имеются кнопки поиска, сортировки, просмотра остатков, операций, контировок, установки отчетного месяца. Отчеты выдаются в пункте ОТЧЕТЫ. При вводе суммы, принятой по авансовому отчету, оператор автоматически по-падает в контировку (распределение), где введенная сумма разбивается по статьям, счетам и параграфам для последующего анализа. В отчете выдается журнал-ордер, обороты, расшифровка по 200 счету (расходы учреждения), расшифровка по параграфам. Т.о., можно определить: кто, сколько и на что потратил деньги и кто финансировал. Там же выявляются должники.

ЗАДАНИЯ.

1. "Выдать" под отчет суммы нескольким лицам. 2. Сосчитать 3. Объяснить результат. 4. "Принять" авансовый отчет 5. Выполнить разбиение принятой суммы (контировку)

п.п. 2, 3 6. Выдать полный отчет. контировка 7. Объяснить его связь с введенными суммами и контировками.


ВОПРОСЫ.

1. Что такое справочник (в смысле баз данных) 2. Справочник с вводом ссылки в поле реквизита (преимущества и недостатки) 3. Справочник с непосредственным вводом значения в поле реквизита (преиму-щества и недостатки).


“Учет бюджетного и внебюджетного финансирования”

Цель работы: ознакомиться с принципами построения и работы автоматизиро-ванной информационной системы.


Программа предназначена для автоматизации учета финансовой дея-тельности университета. Она осуществляет интегральный и аналитический учет бюджетного и внебюджетного финансирования.

Программное обеспечение делится на следующие основные части:

- ввод c первичных документов, просмотр, корректировка данных; - поиск и получение выборки по различным критериям; - получение основных бухгалтерских документов; - процедуры обслуживания . Информация вводятся в базу данных с первичных документов, которые

готовятся в соответствующих службах учреждения. При вводе данных произ-водится контроль информации. Предусматривается корректировка данных. На экране (и в отчетах) данные представлены в привычной для работников фи-нансовых подразделений форме. Документы печатаются по утвержденной форме. На основании введенной информации за отчетный период:

- подсчитываются итоговые суммы (дебет, кредит, сальдо); - формируются оборотные ведомости; - формируются журналы-ордера. - выдаются расшифровки.

Навигация осуществляется с помощью системы стандартных двух уровневых меню и описывается ниже. Примечания. 1 Мышь срабатывает от одного клика (а не от двух). 2 В меню можно попасть нажав <F3> или с помощью мыши 3 Выход из редактора отчетов - <Alt X>




После старта программа предложит выбрать отчетный период (месяц и год). Отчеты будут выдаваться именно для этого периода. Изменить год и ме-сяц можно в главном меню и в меню подотчетных лиц (только месяц)

ГЛАВНОЕ МЕНЮ -> ВНЕБЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ - > ГОСБЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

ВНЕБЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

В окне набираются заголовки распоряжений, которые содержат: - заказ-наряд, по которому финансируют - номер и срок действия распоряжения Предусмотрены:

- сортировка и поиск по различным критериям - просмотр и редактирование справочников - выдача отчетов и др.

Ткнув мышью в колонку «СП» (или нажав <Enter>, находясь в этой ко-лонке), попадаем в окно «Содержимое распоряжения». Здесь распределяются суммы по сотрудникам или объектам с использованием справочников. Кон-троль производится просчетом и сравнением сумм. БЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ - аналогично вне бюджетному one.

ВОПРОСЫ

1. Преимущества индексации 2. Недостатки индексации

ЗАДАНИЯ

1. Создать справочник «подразделений» (можно использовать номера групп ).

2. Создать справочник «должностей» 3. Создать справочник «категорий» 4. Создать справочник «сотрудников» 5. Создать несколько «распоряжений» 6. Выдать отчеты, указанные в пункте верхнего меню «Отчеты» 7. Прокомментировать результаты.

Примечания.

1. Переключение шрифтов осуществляется <Right Ctrl> 2. Переключение окон осуществляется мышью или <Tab> 3. Мышь срабатывает от одного клика (а не от двух). 4. В меню можно попасть нажав <F3> или с помощью мыши 5. Выход из редактора отчетов - <Alt X>


АРМ БУХГАЛТЕРА "БАНК"

Цель работы: ознакомиться с принципами построения и работы автома-тизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ).


Автоматизированная система бухгалтерского учета (АСБУ), предназна-чена для автоматизации учета финансовой деятельности университета: подго-товки и ведения бухгалтерской документации (платежные поучения, банковские выписки, оборотные ведомости, журналы-ордера и др.) Программное обеспечение делится на следующие основные части:

- ввод c первичных документов, просмотр, корректировка данных; - поиск и получение выборки по различным критериям; - получение основных бухгалтерских документов; - выгрузка выборки из базы данных для отправки в банк; - процедуры обслуживания . Информация вводятся в базу данных с первичных документов, которые

готовятся в соответствующих службах учреждения. При вводе данных произ-водится контроль информации. Предусматривается корректировка данных. На экране (и в отчетах) данные представлены в привычной для работников фи-нансовых подразделений форме. Документы печатаются по утвержденной форме. На основании введенной информации (платежные поручения, банков-ские выписки, контировки) за отчетный период:

- подсчитываются итоговые суммы; - формируются оборотные ведомости; - формируются журналы-ордера.

Навигация осуществляется с помощью системы стандартных двух уровневых меню и описывается ниже. Примечание. Мышь срабатывает от одного клика (а не от двух).




ГРУБОЕ ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтер оформляет платежные документы, которые передаются в банк или Федеральное казначейство. После этого деньги считаются выплаченными и на основании платежных документов делается банковская выписка, регистри-рующая факт выплаты. Затем банковская выписка «контируется» - т.е. суммы из платежных документов разбиваются по статьям расходов для анализа, учета и контроля. Т.о., между созданием платежек и банковской выпиской - наличист-вуют пространственный и временной промежутки.

РАСХОД

Операции с расходными документами: оформление расходных платеж-ных поручений, ввод экономической классификации, ведение базы данных пла-тежных поручений, редактирование справочника назначений.

Навигация: РАБОТА -> РАСХОД -> МЕНЮ РАСХОД -> -> ОФОРМЛЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ

Далее, согласно подсказкам на экране, оформляется и редактируется платежное поручение, заполняется экономическая классификация. Примечание. Экономическую классификацию можно посмотреть в разделе НСИ главного меню программы "Рабочее место пользователя" (Лабораторная работа № 1): LR-1 -> ГЛАВНОЕ МЕНЮ -> НСИ -> Локальные справочники.

ПРИХОД

Навигация: РАБОТА -> ПРИХОД -> МЕНЮ ПРИХОД -> -> ОФОРМЛЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ Далее - аналогично расходу

БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА

Операции: заполнение, просмотр, контировка (разбиение по счетам или статьям) суммм банковской выписки и др.

Навигация: РАБОТА -> БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА -> РАБОТА С Б.ВЫПИСКАМИ -> -> МЕНЮ БАНКОВСКОЙ ВЫПИСКИ РАБОТА -> БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА -> ДВИЖЕНИЕ СРЕДСВ ПО ОРГАНИЗАЦИЯМ - отчет по движению средств за отчетный период. РАБОТА -> БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА -> ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТА - - выдается месячный бухгалтерский результат (журналы-ордера и оборотные ведомости ). РАБОТА -> ПЛАТЕЖКИ - упрощенный редактор расходных пл.поручений РАБОТА -> ОРГАНИЗАЦИИ - редактор организаций, расчетных и коррес-пондирующих счетов, база данных банков и филиалов. Примечание. Организации, банки, счета можно также вводить, редактировать, удалять при создании платежных поручений. РАБОТА -> РАСЧЕТНЫЕ СЧЕТА - ввод и редактирование р.счетов для гос-бюджета. Счета из этого справочника считаются госбюджетными. РАБОТА -> СЧЕТ-ФАКТУРА - создание счетов-фактур и контировка (разбие-ние) платежных документов на счета-фактуры. ОФК бюджет и ОФК внебюджет - отправка соответствующих платежных доку-ментов в федеральное казначейство или банк.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. Назовите основные подсистемы АРМ. 2. Что такое Xbase ?

ЗАДАНИЯ

1. Создать "свою" организацию. (имя, банк, реквизиты и пр.) 2. Создать несколько организаций - контрагентов 3. Создать несколько расходных и приходных платежных поручений. 4. Создать банковскую выписку.(для этого необходимо знать дату и сумму пре-дыдущей БВ !) 5. Обязательно записать дату и сумму банковской выписки !) 6. Отконтировать банковскую выписку. (для этого необходимо знать дату и сумму данной БВ !) 7. Получить отчет (журнал-ордер и оборотную ведомость) 8. Объяснить результат. 9. Создать счет-фактуру (ы) .


Информационные системы менеджмента: Методические...

Documents

Transcript of Информационные системы менеджмента: Методические...