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第十五章專案採購管理

Quiz

• 1.評估由其他設計公司寄送的圖騰設計理念

• 2.決定產品的圖騰由自己設計或發包• 3.找尋適合的產品原料供應商• 4.與下包商進行議價• 5.對下包商進行計價付款• 6.驗證下包商產品是否符合合約要求• 7.下包商產品品質不佳，進行扣款

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專案採購與獲得管理綜述

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專案採購的內涵 專案採購與獲得管理

(project procurement and acquisition management)

→包括從專案團隊外部購買或獲得為完成工作所需

的產品、服務或產出的過程

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專案採購的內涵 專案採購計畫管理的原理與方法

專案採購管理的六大因素

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專案採購的內涵 專案採購計畫管理的原理與方法

(1) 公開競爭性招標

(2) 有限競爭性招標

(3) 詢價採購

(4) 直接簽訂合約

(5) 自製或自己提供服務

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專案採購管理過程

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專案採購管理過程

專案採購管理過程之輸入、工具與技術、輸出

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(1) 規劃採購 (plan procurement)

(2) 執行採購 (conduct procurement)

－請求賣方回應 (request seller responses)

－選擇賣方 (select sellers)

(3) 管理採購 (administer procurement)

(4) 結束採購 (close procurement)

專案採購管理過程

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規劃採購 Plan Purchase

11規劃採購過程的輸入、工具與技術、輸出

規劃採購過程

12規劃採購過程的資料流圖

規劃採購過程

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(1) 範疇基準 (scope baseline)

－專案範疇說明 (project scope statement)

－產品說明 (product description)

－工作分解結構和工作分解結構字典

(WBS and WBS dictionary)

(2) 專案採購的限制條件 (constraints) 與

假設事項 (assumptions)

(3) 合作協議 (teaming agreement)

規劃採購的輸入

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(4) 風險登錄冊 (risk register)

(5) 風險相關的合約協議

(risk-related contractual agreements)

(6) 活動資源要求 (activity resource requirements)

(7) 專案時程 (project schedule)

(8) 活動成本估算 (activity cost estimates)

規劃採購的輸入

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(9) 成本績效基線 (cost performance baseline)

(10) 企業環境因素 (enterprise environment factors)

(11) 組織過程資產 (organizational process assets)

(12) 專案管理計畫 (project management plan)

(13) 其他相關的計畫

規劃採購的輸入

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(1) 自製 / 外購分析 (make-or-buy analysis)

(2) 專家判斷 (expert judgment)

規劃採購的工具和技術

對於自制的決策考慮 對於外購的決策考慮期望成本更低保密的需要需求獨特業務功能更全面且便於操作利用閒置的現有資源避免對賣方 ( 供應商 ) 的依賴避免不可靠的供應商確保產品的品質 ( 本身具備高品質生產能力 )

期望成本更低較少的要求通用的產品增加現有人力技術能力有限或缺乏有效利用供應商的技術和能力維持多管道來源 ( 多供應商 )間接進行控制

自制和外購的選擇 [ 舉例 ]

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(3) 合約類型 (contract types)

－固定總價合約或總包合約 (fixed-price or lump-sum contracts)

－成本補償合約 (cost-reimbursable contracts)

成本加酬金合約 (cost-plus-fee; CPF) 或 成本加成本百分比合約 (cost-plus-percentage of cost; CPPC)

成本加固定酬金 (cost-plus-incentive-fee; CPFF)

成本加激勵酬金 (cost-plus-incentive-fee; CPIF)

－工時和材料合約 ( 也稱單價合約 )

(time and material contracts; T&M)

規劃採購的工具和技術

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(4) 專案採購計畫文件的標準化

(5) 標準表格 (standard forms)

規劃採購的工具和技術

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(1) 採購管理計畫 (procurement management plan)

－專案採購工作的總體安排

－專案採購使用什麼類型合約

－所需採購資源的估價辦法

－專案採購工作與責任

－專案採購文件的標準化要求

－如何管理各種資源的供應商

－如何協調專案採購工作與其他工作

規劃採購的輸出

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(2) 採購工作條款 (Procurement Statement of Work)

(3) 專案採購作業計畫 (project procurement plan)

(4) 專案採購具體工作文件

(5) 自製 / 外購決定 (make-or-buy decisions)

(6) 合約工作說明書 (contract statement of work) 與

專案採購要求說明文件

規劃採購的輸出

21合約工作說明書 ( 模板 )

規劃採購的輸出 項目 工作說明書

專案背景 介紹總體專案的背景資料。工作範疇 詳細地描述所要完成的工作。時程要求 詳細說明工作的預計時程 / 進度要求。可交付成果時間表

詳細列出所要求的可交付成果列表，以及每一項可交付成果的具體描述和交付時間要求。

適用標準 詳細說明與執行該專案工作有關的任何特定的行業規則和標準。

驗收標準 描述買方組織如何確定專案工作是否能被接受。特殊要求 詳細說明可能需要的其他特殊要求。

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(6) －角色和責任

－安全

－工作地點

－工作進度里程碑 / 可交付成果

－數量

－賣方支付

－進度報告

－測試

－品質

－變更控制

規劃採購的輸出

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(7)變更請求 (requested changes)

(8) 更新專案管理計畫

(project management plan updated)

(9) 採購文件包 (Procurement Documents)

規劃採購的輸出

24採購文件類型

規劃採購的輸出 採購文件類型 簡要說明

出價邀請 (invitation for bid ， IFB)

主要用於常規產品的採購，最低的價格是贏得合約的主要因素。這種情況下，買方必須能清晰、準確地描述所採購產品。

報價請求 (request for quotation ， RFQ)

用於小額、商品類的採購。

建議書請求 (request for proposal ， RFP)

主要用於非標準、複雜的產品採購，涉及金額較大。大多數情況下，要經過討論和談判過程才能達成協議。

備註：除了上述三種採購文件類型外， PMI認為談判邀請(invitation for negotiation) 和分包商初始反應 (contractor initial response) 也是採購文件時經常採用的文件類型。

25商源評選準則 ( 範例 )

規劃採購的輸出 (10) 商源評選準則 (source evaluation criteria)

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執行採購

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◎請求賣方回應 (request sellers response) ：

指從潛在的或應徵的賣主處獲取關於怎麼樣滿足專

案需求的答覆的過程

◎選擇賣方過程 (select sellers) ：

指接受投標書或建議書，並根據評估準則選定一個

或多個可接受的合格供應商

執行採購過程

28執行採購過程的輸入、工具與技術、輸出

執行採購過程

29執行採購過程的資料流圖

執行採購過程

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(1) 採購管理計畫 (procurement management plan)

(2) 採購文件包 (procurement documents package)

(3) 來源評估準則 (source evaluation criteria)

(4) 合格賣方清單 (develop qualified sellers list)

(5) 賣方建議書 (seller proposals)

執行採購的輸入

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(6) 專案文件 (project documents)

－風險登錄冊 (risk register)

－風險相關的合約協議

(risk-related contractual agreement)

(7) 自製或外購決策 (make-or-buy decisions)

(8) 合作協議 (Teaming Agreement)

(9) 組織過程資產 (organizational process assets)

執行採購的輸入

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(1)投標人會議

(seller conference or bidders conferences)

(2)建議書評估技術 (proposal evaluation techniques)

－加權系統 (weighting system)

－篩選系統 (screening system)

－賣方評級系統 (seller rating systems)

(3) 獨立估算 (independent estimates)

執行採購的工具和技術

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(4) 採購談判 (procurement negotiation)

(5) 專家判斷 (expert judgment)

(6)廣告 (advertising)

(7)網路搜尋 (Internet Search)

執行採購的工具和技術

34談判者及其談判目標

執行採購的工具和技術 談判者 談判目標買方

( 專案組織 )

合理的價格，合約必須在規定的進度和績效限度內完成，確保合約中具有監督合約履行的條款。

賣方( 供應商 )

透過提供合約產品獲得一定的利潤，擴大企業產品的市場佔有率，獲得公眾對產品的認可。

專案經理獲得公平、合理的價格，同時保證合約在規定的時程和績效限度內完成，與賣方 ( 供應商 ) 保持良好的關係。

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(1) 獲選的賣方 (selected sellers)

(2)授予採購 (procurement award)

(3) 資源行事曆 (resource calendars)

(4)變更請求 (requested change)

執行採購的輸出

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(5) 採購管理計畫更新

(procurement management plan updates)

(6) 更新專案文件 (project document updates)

(7) 合約 (contract)

(8) 採購管理計畫 (contract management plan)

執行採購的輸出

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執行採購的輸出

定義定義所有技術術語和合約所特有的其他術語，以此表明買賣雙方對術語含義達成一致。這並不是一個詞彙表，但雙方需要理解這些定義並達成一致。

工作範疇 /工作說明

買方希望賣方提供的服務或產品的描述。買方可能會以建議書中的 SOW 為基礎，但是如有必要，你就邀根據更新的知識、賣方請求和合約判定的任何新發現的細節對 SOW 進行檢查和重寫。

角色和責任 描述由誰完成工作、批准工作、監督合約並管理所描述的工作。這也可能包括由誰供應設備和設施。

技術規格和可交付成果

提供具體的衡量標準、規格和其他技術要求以及賣方工作的所有可交付成果的細節。這可能包括為正常運作而制定的詳細服務水準協議。

對要求的解釋 對專案要求提出優先順序 ( 專案重要性排列的順序 ) 。

進度計劃 說明預計賣方提供里程碑或可交付成果的常規日期。

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執行採購的輸出 品質保證 / 控制 描述預期的視察或檢查。這一部分可能包括詳細的服務水準協

議，以及記分卡或測試質量要求。

擔保 / 保證

詳細說明產品壽命為多長 ( 如驗收後 5年為保固期 ) 或者滿足特定標準的預期。本部份可能包括對設備、工藝、績效或過程、設計的明確保證。另一個要考慮的保證就是買方的暗示保證，也就是賣方所提供的產品是有市場銷路的、是可以讓買方放心使用的這就是那些不成文的法律協議之一，但是法庭會認為這是一個很好的、可信的協議。

合約管理 描述過程、時間框架和合約管理的加強，包括相應的流程。

價格和支付條款 包括價格資訊和發票及付款進度計劃，包括相應的流程。

可能適用的法律、規章和稅收條款

你所處的狀態特有的或者管理該專案具有特色的任何法律規定或限制這一部分由律師來制定。同樣，會計師應該適當幫助確定將會涉及哪些稅收。

條款包括與賣方談判的常規和特定條款及條件，律師負責建立這一部份。這一部分可能包含為了優化績效而設立的激勵 /獎勵費用條款，還可能包括誰擁有產品或服務的哪一部份，尤其是涉及到工作結果、相關數據或者知識產權的時候。

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執行採購的輸出 提前終止條款 描述如果當出於某種原因，賣方或買方無法履行合約的時候，應

當怎樣解除合約以及怎樣分配已進行的工作獲得款項。

責任和保險

如果專案或產品被中斷、延遲或失敗，描述相關責任。你應該把買賣雙方的損失和賠償、不可抗因素，以及如果由於自然原因或事故出現延遲會導致的結果都考慮在內。總體而言，你應該了解你的保險需求，如責任、個人防護或財產損失所需的常規商業保險。

機密、隱私和安全

描述機密要求。你需要確定如果公司沒有保密政策，你將怎樣處理機密信件。

員工招募 該條款防止買賣雙方在一定時間內挖走對方的員工。

爭端 以向上級報告、調停和其他解決爭端的方法處理時間框架和順序等應實施逐級上升的部份。

合約完成表明何時合約收尾，合約收尾時間與服務產品最終交付的時間可能不完全相同。合約可能包括多個 SOW，或者可能因新工作而延期。但是合約本身應該有一個最後結束日期。合約收尾時間應以正式收到所有可交付成果和合約正式結束的時間為依據。

合約應該包括的所有資訊

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管理採購 Administrate Contract

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(1) 專案計畫實施 (project plan implementation)

(2) 績效報告 (performance reporting)

(3) 品質控制 (quality control)

(4)變更控制 (change control)

管理採購過程

42合約訂立的兩種方式

管理採購過程 方式 集中訂立

(centralized contracting)分散訂立

(decentralized contracting)

定義

公司裡的一個職能部門負責所有專案的全部合約的訂立與管理過程。適用於職能型組織結構的公司。

各專案的專案經理控制與其專案相關的合約的訂立與管理。適用於專案型組織結構的公司。

優點

容易控制所有的合約；統一管理更加經濟；合約訂立程式易於實現標準化。

專案經理擁有更大的控制權；合約訂立人員熟悉專案的具體要求，針對專案需求，更具靈活性與適用性。

缺點

如果幾個專案同時需要訂立合約，則合約管理辦公室可能成為瓶頸；對專案的要求關注很少。

進行很多重複的工作，管理成本增加；沒有標準合約的訂立政策。

43管理採購過程的輸入、工具與技術、輸出

管理採購過程

44管理採購過程的資料流圖

管理採購過程

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(1) 合約 (contract)

(2) 績效報告 (performance reports)

(3)已批准的變更申請 (approved change requests)

(4) 工作績效資訊 (work performance information)

(5) 選擇的賣方 (selected sellers)

管理採購的輸入

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(1) 採購變更控制系統 (contract change control system)

(2) 買方主持的績效評審

(buyer-conducted performance review)

(3)檢查和稽核 (inspections and audits)

(4) 專案績效報告 (project performance reporting)

(5)支付系統 (payment system)

(6)索賠管理 (claims administration)

(7)紀錄管理系統 (records management system)

管理採購的工具和技術

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(1) 更新組織過程資產

(organizational process asstes updates)

－信函文件 (correspondence)

－支付進度和請求 (payment schedule and requests)

－賣方績效評估文件

(seller performance evaluation documentation)

(2)變更請求 (change requestes)

－建議的矯正措施 (recommended corrective action)

管理採購的輸出

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(3) 合約文件 (contract documentation)

(4) 更新專案管理計畫

(project management plan updates)

－採購管理計畫 (procurement management plan)

－合約管理計畫 (contract management plan)

管理採購的輸出

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結束採購

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(1)整理專案合約文件

(2)稽核專案採購合約

(3)終止專案合約

結束採購過程

51結束採購過程的輸入、工具與技術、輸出

結束採購過程

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結束採購過程的資料流圖

結束採購過程

53

(1) 專案管理計畫 (project management plan)

－採購管理計畫 (procurement management plan)

－合約管理計畫 (contract management plan)

(2) 採購文件 (procurement documentation)

(3) 組織過程資產 (organizational process assets)

－結束採購過程 (contract closure procedure)

結束採購的輸入

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(1) 採購稽核 (procurement audits)

(2)談判解決 (negotiated steelements)

(3)紀錄管理系統 (records management system)

結束採購的工具和技術

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(1) 結束的採購 (cloaed procurement)

(2) 更新組織過程資產

(organizational process assets updates)

－採購文件 (procurement files)

－交付標的正式驗收 (deliverable acceptance)

－經驗學習文件 (lessons learned documentation)

結束採購的輸出

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Q & A