ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ: ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ: ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ

ТА СТАНДАРТУВАННЯ ТЕКСТІВ ТА СТАНДАРТУВАННЯ ТЕКСТІВ

Валентина Савчук,Валентина Савчук,кандидат філологічних наук, доцент кандидат філологічних наук, доцент

кафедри управлінської діяльності кафедри управлінської діяльності ВІППОВІППО

Імідж – зафіксований у масовій Імідж – зафіксований у масовій свідомості стереотипний емоційно свідомості стереотипний емоційно забарвлений образ когось або чогось. забарвлений образ когось або чогось. Відображує соціальні очікування певних Відображує соціальні очікування певних груп. Формується стихійно чи в груп. Формується стихійно чи в результаті роботи спеціалістів.результаті роботи спеціалістів.

Імідж навчального закладуІмідж навчального закладу

Імідж керівникаІмідж керівника

Савчук В.А.Савчук В.А.

Імідж керівника: основні компоненти

Самооцінка особистості

Мова документів

Зовнішній вигляд

Етика ділового спілкування

Моральні цінності особистості

Тактика спілкування

КУЛЬТУРА СКЛАДАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ЗОВНІШНІЙ ВИГЛЯД

ЗНАЙОМСТВО

ПРОВЕДЕННЯ ДІЛОВИХ КОНТАКТІВ

МОВЛЕННЯ

Успіх Успіх ділового ділового спілкуванспілкуванняня

Ягер Дж. Ягер Дж. Деловой этикет: как Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире выжить и преуспеть в мире бизнесабизнеса

Савчук В. А.Савчук В. А.

ДОКУМЕН-ТИ

ОРГАНІЗА-ЦІЙНІ

ДОВІДКО-ВО-ІНФОР-МАЦІЙНІ

КАДРОВО-КОНТРОЛЬ-

НІ

РОЗПО-РЯДЧІ

ОСОБИСТІ

ПОЛОЖЕННЯ, СТАТУТИ,

ІНСТРУКЦІЇ, ПРАВИЛА

ПОСТАНОВИ,УХВАЛИ,

РОЗПОРЯ-ДЖЕННЯ,НАКАЗИ,ВКАЗІВКИ

АКТИ, ЗВІТИ,ДОВІДКИ,

ПЛАНИ РОБІТ,ПРОТОКОЛИ,ДОПОВІДНІ,

РЕЦЕНЗІЇ

АВТОБІОГРА-ФІЇ, ЗАЯВИ,

УГОДИ,КОНТРАКТИ,

ОСОБОВІ ЛИСТКИ

ХАРАКТЕРИС-ТИКИ,

ДОРУЧЕННЯ,РОЗПИСКИ,

ЗАЯВИ

ЗАГАЛЬНІ ТЕХНІЧНІ ВИМОГИЗАГАЛЬНІ ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ

Times New RomanTimes New Roman;; 12-14 шрифт;12-14 шрифт; інтервал - 1,5;інтервал - 1,5; параметри сторінки: параметри сторінки:

зверху і знизу – 2 см,зверху і знизу – 2 см,

справа – 1 см, зліва –справа – 1 см, зліва –

не менше 2 см. не менше 2 см. Савчук В. А.Савчук В. А.

МОВА ДОКУМЕНТІВМОВА ДОКУМЕНТІВ

РУБРИКАЦІЯ РУБРИКАЦІЯ – поділ тексту на логічні складники. – поділ тексту на логічні складники. Нумерація рубрик здійснюється за допомогою літер (не Нумерація рубрик здійснюється за допомогою літер (не використовують букви використовують букви ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ьґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь), арабських і ), арабських і римських цифр (1.1, 1.1.1). римських цифр (1.1, 1.1.1).

СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ (с., м., смт, Леся Українка).СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ (с., м., смт, Леся Українка).

ДАТАДАТА (02.03.12; 16-17.03.12; 16.03-16.04.12; з 16 лютого (02.03.12; 16-17.03.12; 16.03-16.04.12; з 16 лютого до (по) 02 квітня 2012 р.). до (по) 02 квітня 2012 р.).

Савчук В. А.Савчук В. А.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ЗМІСТУЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ

лаконічність та точність;лаконічність та точність;

нейтральний тон викладу;нейтральний тон викладу;

сувора регламентація;сувора регламентація;

високе стандартування тексту;високе стандартування тексту;

наявність реквізитів.наявність реквізитів.Савчук В. А.Савчук В. А.

НАКАЗНАКАЗ

Це Це розпорядчий документрозпорядчий документ, який видається , який видається керівником установи і стосується організаційних та керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань, звідси і поділ на 2 групи:кадрових питань, звідси і поділ на 2 групи:

- - кадровікадрові (щодо особового складу; оформлюють (щодо особового складу; оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення);відрядження, відпустки, заохочення, стягнення);

- - організаційніорганізаційні (при затвердженні перспективних, (при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів; тобто ініціативні, які структурних підрозділів; тобто ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації, на виконання виникають усередині організації, на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів).розпоряджень керівних (вищих) органів).

Савчук В. А.Савчук В. А.

НАКАЗ. РЕКВІЗИТИ НАКАЗ. РЕКВІЗИТИ Назва міністерства, якому підпорядковано Назва міністерства, якому підпорядковано

організацію.організацію. Повна назва установи.Повна назва установи. Назва документа.Назва документа. Номер наказу.Номер наказу. Дата укладання (зліва).Дата укладання (зліва). Назва населеного пункту, де розташований Назва населеного пункту, де розташований

заклад (справа).заклад (справа). Заголовок «Про…».Заголовок «Про…». Текст: констатаційна частина, розпорядча Текст: констатаційна частина, розпорядча

частина.частина. Посада першого керівника установи (зліва), Посада першого керівника установи (зліва),

підпис, ініціали та прізвище (справа).підпис, ініціали та прізвище (справа).Савчук В. А.Савчук В. А.

Констатаційна частина (Констатаційна частина (причина видання наказу, причина видання наказу, основні факти, мета видання наказу; якщо основні факти, мета видання наказу; якщо підставою є розпорядчий документ вищого органу, підставою є розпорядчий документ вищого органу, то вказується його назва, номер, дата, заголовок, то вказується його назва, номер, дата, заголовок, а також передається зміст певного розділу статті, а також передається зміст певного розділу статті, який є підставою для видавання конкретного який є підставою для видавання конкретного наказу).наказу).

Розпорядча частинаРозпорядча частина починається словом починається словом «наказую» і складається з пунктів, кожен з яких «наказую» і складається з пунктів, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. Текст викладу нумерують арабськими цифрами. Текст викладу подають у наказовій формі, починаючи з дієслова подають у наказовій формі, починаючи з дієслова (зарахувати, звільнити, наголосити, призначити (зарахувати, звільнити, наголосити, призначити тощо).тощо).

Якщо в одному пункті перераховано кілька Якщо в одному пункті перераховано кілька осіб, то прізвища вказують в алфавітному порядку. осіб, то прізвища вказують в алфавітному порядку. В останньому пункті зазначають службовців, на В останньому пункті зазначають службовців, на яких покладено контроль за виконанням наказу. яких покладено контроль за виконанням наказу.

Савчук В. А.Савчук В. А.

ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ Документ може затверджуватися посадовцями, Документ може затверджуватися посадовцями,

компетенцією яких є розв’язання питань, про які компетенцією яких є розв’язання питань, про які йдеться в документі. Пишеться у йдеться в документі. Пишеться у верхній правій верхній правій частині перед назвою.частині перед назвою.

без спец. видан. для цього докум. без спец. видан. для цього докум. ←← Затверджую Затверджую (без лапок)(без лапок)

Директор ЗОШ Директор ЗОШ (повне наймен. посади)(повне наймен. посади) (підпис) Б. В. Корольов(підпис) Б. В. Корольов

26.04.1126.04.11 затв. спец. вид. для цього докум.затв. спец. вид. для цього докум. ←←

Затверджено Затверджено (без лапок)(без лапок)наказом директора ЗОШ наказом директора ЗОШ (пов. найм. посади)(пов. найм. посади)

№ № 41-в від 03.09.1141-в від 03.09.11

РЕЗОЛЮЦІЯРЕЗОЛЮЦІЯ

У резолюції фіксується вказівка У резолюції фіксується вказівка керівництва щодо виконання керівництва щодо виконання документа: документа: До наказу. До відома. До До наказу. До відома. До виконання.виконання. Підпис керівника, дата. Підпис керівника, дата.

Марчук О. В.Марчук О. В.

До наказуДо наказу

(підпис керівника)(підпис керівника)

09.09.1109.09.11

ПРОТОКОЛПРОТОКОЛ

Протокол – документ Протокол – документ колегіальних органів, у якому колегіальних органів, у якому

фіксують місце, час, мету й фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад.конференцій, засідань, нарад.

Савчук В. А.Савчук В. А.

Зразок заявиЗразок заяви

ДиректоровіДиректорові ЗОШ № 2 м. КиєваЗОШ № 2 м. Києвап. Старушикп. Старушику у Л. В.Л. В.

учителя початкових класівучителя початкових класівМайструк Надії ОлександрівниМайструк Надії Олександрівни

ЗаяваЗаява Прошу звільнити мене з посади Прошу звільнити мене з посади

вчителя початкових класів у зввчителя початкових класів у зв’язку з ’язку з виходом на пенсію.виходом на пенсію.

31.08.11 31.08.11

(підпис)(підпис)

ХАРАКТЕРИСТИКАХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика – документ, у якому Характеристика – документ, у якому надано оцінку ділових і моральних надано оцінку ділових і моральних якостей працівника як члена колективу якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на за період, який він відпрацював на даному підприємстві.даному підприємстві.

Зразок-шаблон: Зразок-шаблон:

http://www.school9.poltava.ua/xar/http://www.school9.poltava.ua/xar/Савчук В. А.Савчук В. А.

РЕЦЕНЗІЯРЕЦЕНЗІЯ

ПланПлан1.1. Актуальність матеріалів.Актуальність матеріалів.2.2. Структура рецензованої роботи.Структура рецензованої роботи.3.3. Недоліки (якщо є).Недоліки (якщо є).4.4. Можливість використання в Можливість використання в

навчально-виховному процесі.навчально-виховному процесі.5.5. Посада рецензента, підпис, ініціали, Посада рецензента, підпис, ініціали,

прізвище.прізвище.6.6. Печатка.Печатка.

Савчук В. А.Савчук В. А.

ЗАПРОШЕННЯЗАПРОШЕННЯ

РеквізитиРеквізити1.1. Назва документа.Назва документа.2.2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку).Звертання до адресата (у Кл. відмінку).3.3. Текст, що містить назву, дату й час заходу, місце Текст, що містить назву, дату й час заходу, місце

проведення тощо.проведення тощо.4.4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або

назва структури, яка запрошує.назва структури, яка запрошує.5.5. Відбиток печатки (якщо треба).Відбиток печатки (якщо треба).

ЗразокЗразокВельмишановна Ольго Іванівно!Вельмишановна Ольго Іванівно!

Запрошуємо Вас на ювілейні урочистості, присвячені Запрошуємо Вас на ювілейні урочистості, присвячені 10-річчю НВК № 5 м. Києва, що відбудуться 10-річчю НВК № 5 м. Києва, що відбудуться

4 квітня 2011 р. в актовій залі навчального закладу4 квітня 2011 р. в актовій залі навчального закладу (вул. Лисенка, 21) о 17.00.(вул. Лисенка, 21) о 17.00. Із повагою адміністрація,Із повагою адміністрація,

педколектив й учніпедколектив й учні

ЛИСТЛИСТ

Коваль Коваль Юлія Василівна Юлія Василівна (адресант – Н. в.)(адресант – Н. в.)пр. Волі, 43, буд. 12, к. 56пр. Волі, 43, буд. 12, к. 56м. Київ-23м. Київ-230002300023Україна Україна (якщо в іншу державу)(якщо в іншу державу)

Тхорук Тхорук Раїсі Леонтіївні Раїсі Леонтіївні (Д. в.)(Д. в.)вул. Ярослава Мудрого, 9 вул. Ярослава Мудрого, 9

м. Здолбунів-2м. Здолбунів-2Рівненська обл.Рівненська обл.

3570235702

ВИМОГИ ДО ПРЕЗЕНТАЦІЇВИМОГИ ДО ПРЕЗЕНТАЦІЇ стислий виклад;стислий виклад; ретельне структурування матеріалу;ретельне структурування матеріалу; висновки, правила, визначення великим висновки, правила, визначення великим

планом;планом; використання схем, діаграм;використання схем, діаграм; рядок – 6-8 слів, а слайд – 6-8 рядків;рядок – 6-8 слів, а слайд – 6-8 рядків; обсяг тексту не більше 50-ти слів;обсяг тексту не більше 50-ти слів; слайди яскраві, в одному стилі;слайди яскраві, в одному стилі; під кожним слайдом – підпис автора.під кожним слайдом – підпис автора.

Савчук В. А.Савчук В. А.

Електронна адреса:Електронна адреса:

Savchuk-VA@ukr.netSavchuk-VA@ukr.net