Всероссийский интернет-конкурс педагогического...
description
Transcript of Всероссийский интернет-конкурс педагогического...
Всероссийский интернет-конкурс педагогического творчества
Номинация конкурса: педагогические идеи и технологии в профессиональном образовании
Название работы: «Методическая разработка по проведению урока по теме «Оформление отдельных
видов информационно-справочной документации. Требования к оформлению служебных писем».
Автор: Фадеева Светлана Владимировна преподаватель дисциплины «Компьютерное
делопроизводство» Место выполнения работы:
ГБОУ СПО «Новгородский областной колледж искусств им. С.В.Рахманинова»
Общие и профессиональные компетенции
ОКзнать и пониматьсмысл понятия: • Служебное письмоУметь* Различать виды служебных и
коммерческих писем* Использовать информационно-
коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности
ПКиспользовать приобретенные знания и умения впрактической деятельности и повседневной жизни.
Цель урока
Составление и оформление документов требует профессиональных знаний и навыков. Документы отражают деятельность организации. Успех или неуспех, а также правильное принятие управленческого решения имеют прямую зависимость от безошибочно составленного документа. Поэтому целью урока ставится дать теоретические и практические знания по составлению такого вида документа как Служебное письмо.
Техническая оснащенность урока
• Использование компьютеров• Наглядные и дидактические материалы,
наборы упражнений для практических и лабораторных работ.
• Наличие обучающих компьютерных программ по теме
Этапы урока I. Организационный.• II . Вводно-мотивационный.• Ш. Основной 1. Практические упражнения на
составление служебных писем. 2. Практические упражнения на
закрепление материала.• V. Рефлексивно-оценочный.
Письмо
- это наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.
- Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе осуществления деятельности.
Деловая корреспонденция
Служебные письма
Коммерческие письма
Коммерческие письма
оферта
рекламация
Письмо-запрос
Служебные письма
информационноегарантийное
сопроводительное
Письмо-просьба
Письмо-подтверждение
Письмо-напоминание
Письмо-извещение
Письмо-приглашение
Рекламное
циркулярные
Структура служебного письмаРеквизиты по ГОСТу Р 6.30-2003:
-Гриф ограничения доступа к документу;-Адресат;-Резолюция;-Заголовок к тексту;-Отметка о контроле;-Текст документа;-Отметка о наличии приложения;-Подпись;-Визы согласования документа;-Оттиск печати;-Отметка об исполнителе;-Отметка об исполнителе документа и направление его в дело;-Отметка о поступлении документа в организацию;-Идентификатор электронной копии документа
Структура текста письма
1часть- Мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма.
2 часть – Излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения.
3 часть – Формулируется ожидаемый результат, констатируется отказ, отклонение предложения
Язык и стиль служебного письма
Официально-деловой стиль:
- Нейтральный тон изложения текста
- Лаконичность и краткость текста
- Точность, ясность выражения мысли
Этикет в деловой переписке
* Соблюдение уважительного обращения к адресату;* Употребление заключительных формул вежливости; * Своевременность ответа на запрос;* Употребление слов благодарности партнеру за
ответ;*Не применение вычурных, слащавых выражений; *Формулировка напоминаний о выполнении каких-
либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений .
Макет оформления письма
Герб (или эмблема, товарный знак)
Наименование организации Гриф ограничения доступа
Справочный данные организации
Код предприятия Резолюция
Код формы документов
Дата, регистрационный номер Адресат
Ссылка на дату и входящий номер документа
Заголовок к тексту
ТЕКСТ
Отметка о приложении
Подпись
Визы
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении и
направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор
электронной копии
документа
Практические упражнения на составление служебных писем.
Даны тексты писем с реквизитами. Расположить реквизиты в соответствии с ГОСТом 6.30 -2003
• Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 35-6/14 от 00.00.00. О проекте № 0943. Санкт-петербургский университет гражданской авиации. Ваш проект № 0943 получен 0.00.00 , взят на учёт по контрольному листу № 107 и направлен 00.00.00 в отдел экспертизы проектов и смет для излучения и подготовки заключения. Приложение: копия контрольного листа на 1л. в 2 экз. Зам.директора института Р.А. Коваль. Исполнитель Иванов Игорь Петрович 89112345988 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
• Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 278-90 ок от 00.00.00 О плане научно-исследовательских работ на 20__год. Директору ВНИПИАСУ Смирнову Г.Н. Управление делами рассмотрело представленный проект плана НИР на 20—год и возвращает его без согласования, так как в нем не учтены предложения заказчика по теме 11.01 «Совершенствование документационного обеспечения управления». Начальник управления делами .В.И. Кудряшов. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направление его в дело
Практические упражнения на закрепление материала Оформить письма:Даны темы писем, реквизиты дописать самостоятельно:• Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании
технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции . ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
• Составьте оферту о подписании договора на поставку строительных материалов.• Составьте письмо-рекламацию к типографии «Наш бланк» о поставке бланков учета и
отчетности организации «ООО Триника».• Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной
фирмы «Альте»разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Тополя.
• Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному обществу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
• Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
• Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 7 апреля. Укажите условия участия в выставке.
При выполнении предложенных упражнений необходимо
использовать
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». 2. Применять формуляр-образец оформления
документа.
Домашнее задание В целях закрепления пройденного
материала составить: 1. Пример гарантийного письма. 2.Пример письмо-реклама.
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
2. Басаков М.И. Делопроизводство/Документационное обеспечение управления/Учеб.пос.-М.:Издательско-книготорговый цент,2002 г.-336 с.
3. Богоутдинова Ю.И. Об особенностях официально-делового стиля документов//Секретарское дело, 2000,№ 3-с.19-21
4. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб.пособие/И.Ю.Крылова.- М.: Бизес-Пресс,2005.-214 с.