《企业公共关系》（邵继红赵应文主编）

• 理解公共关系文书的内涵及特点。• 掌握新闻稿、公关工作计划、公关书信、公关柬帖、

公关函件、简报的撰写。• 了解公关文书的写作原则、文体形式、公务文书的

要求。

第十五章公共关系文书

《企业公共关系》（邵继红赵应文主编）

学习目的与要求


引例

擦干眼泪，奋起直追

第一节公关文书概述• 公共关系文书是社会组织为了树立组织良好形象，在与社会

公众交往过程中记录信息，交流信息，传递情感，表达意图，互相联络的文字材料。

• 公关文书涉及的面很广。一般来说，公关部门及其公关人员在对内对外联系的过程中，经常是通过函件、报告、报道、计划、总结、公文、简报、书信、请柬等形式和社会公众交流沟通的。这些文字语言媒介，往往直接表达着社会组织的政策方针，体现着组织的形象声誉，反映着组织的文化素养。所以，要搞好社会组织的公共关系工作，必须在公关文书写作方面具有较强的能力和水平。


• 一、公关文书的特点• 1 、实用性。• 2 、使用范围较广。• 3 、信息容量比较大。• 4 、表达的艺术性。• 5 、较高的权威性。• 6 、传播的单向性。• 7 、接受的主动性。• 8 、反馈的间接性。• 9 、储存的长久性。


• 二、公关文书的写作原则• 公共关系文书属于应用文，它与一般的应用文具有共同性。因

此也要求在写作上坚持主题鲜明、结构紧凑、层次清楚、文字流畅等原则。

• 公关文书除了上面所要求的原则外，还有自身的一些特殊原则。• 1 、立意准确。• 2 、注重实际。• 3 、语言生动。• 4 、文字简练。• 5 、迅速及时。• 6 、大方得体。


第二节公关文书的基本文体形式• 一、新闻稿• 新闻稿，包括向新闻界提供的各种信息，它是社会组织与

新闻界保持密切联系和良好合作关系的纽带。社会组织若要使自己和社会公众达到信息上的沟通和联系，就必须经常向新闻界提供一些时效性强、有新闻价值的稿件。

• 从对外公共关系技术来说，社会组织要能提供较好的新闻稿，主要应当掌握两种文体的撰写技术，一种是新闻报道，另一种是说明介绍。


• 1. 新闻报道• 撰写新闻报道应在“新、特、众”上下功夫。• 新，是指信息的时间及时性。• 特，指新闻信息的内容，一定要有社会组织自身的特点、

特色。• 众，也就是要求社会组织的新闻报道稿一定要与公众有着

某种联系，即要有社会意义。• “ 新、特、众”这三点汇集起来，可以叫做“新闻点”，

是支撑整篇新闻报道稿的关键。因此，公共关系工作人员在撰写新闻报道时，要以敏锐的观察力和深刻的分析力捕捉“新闻点”。


• 2. 说明介绍稿• 说明介绍是针对一些新闻价值比较小，但是对社会组织有

益的事件或服务项目、产品等进行的比较详细清楚的说明。• 撰写说明介绍稿件，要注意三个特点：• 一是知识性，要使公众了解一些以前不了解的知识；• 二是趣味性，要使公众感兴趣，产生好奇心，在题材的选择和写作的技巧上，切忌叙述平淡的食物和使用枯燥的文字；

• 三是普及性，对一些专业性较强的产品，要尽可能用通俗易懂的文字去描述，使公众能够突破专业性知识缺乏的障碍。



世界上最大的软件厂家微软公司来汉开办讲座

目前中国最大的软件销售全国性连锁组织——“联邦公司”，请来目前世界最大软件厂家——“微软公司”，于昨日上午在武汉举办了软件技术讲座。这也是微软公司在湖北地区的首次讲座。

这次讲座介绍了才发行不久的为全球所瞩目的 Windows95 及相关软件。武钢、长委、葛化等大型企业、科研院所也派员参加了这次讲座，借此一探电脑软件行业的最新动向。

有行家认为，这次讲座的空前盛况从侧面反映了近年武汉地区电脑用户已有飞速的增长。

【例文】

• 二、公关工作计划书• 制定公关工作计划，首先要进行前期调查研究，通过调查研究掌握组织和公众状况，明确公关问题，确立公关活动所要达到的目标，然后制定具体行动方案。

• 具体的公共关系项目可分四种类型：一是利用社会组织现有设施举行的活动项目；二是以提供信息为内容的活动项目；三是专门介绍产品或服务的活动项目；四是利用节假日、纪念日等特殊时机举行的活动项目。

• 撰写公关工作计划，在写作主要以表述事项为主，语言要简洁、扼要、明确、具体。在结构上，先写公关工作的指导思想、总的目标，然后再写公关活动项目。



【例文】×× 公司公共关系部

2006 年第一季度工作计划2005 年 12 月 30 日

为了更好地开展我公司公共关系工作，协调公司与外部公众及公司内部各部门之间的关系，提高社会知名度和美誉度，公共关系部将在 2006 年第一季度开展以下工作：

一、 1 月中旬至 2 月上旬，召开我公司宣传新年度工作重点、推出新产品（ ×× 型微机系统）的新闻发布会，由公共关系部负责筹办。 1 月 5 日前筹办就绪， 1 月 8 日向公司总经理汇报筹办情况（包括邀请的新闻单位、新闻发布会文字材料、答记者问的准备工作等）。初步拟定在 1 月 18 日前后召开发布会。负责人：××× 。

二、为融洽公司与全体职工关系，公共关系部拟在春节前夕举办系列联谊活动，包括舞会、游园灯会、老年职工座谈会，邀请公司负责人出席。时间安排在 1 月 20 日—— 25 日之间。负责人：××× 。

三、为扩大公司影响，支持社会福利事业，支持教育事业，本公司已决定向残疾人协会和 ×× 中学各捐赠微机 4台。此事业已委托公共关系部主办。公共关系部将于 3 月 5 日前提出具体方案， 3 月 20 日前后实施。同时，与新闻部门联系报道事宜。负责人：××× 。

四、为向社区公众传播本公司的工作信息，公共关系部拟于 3 月 8 日至 18 日邀请本社区公众代表（分2批， 30 一 60人），参观本公司。届时，请有关负责人接待。实施方案 3 月 1 日前交总经理。负责人：××× 。

…

• 三、公关书信与柬帖• 1 、公关书信• （ 1）慰问信• 慰问信是在公关活动中，为了表示对某些组织、某些公众

的关怀所使用的书信格式。• 写慰问信时，要表示出非常亲切、关怀的感情，使被慰问

的公众有情义深厚、温暖如春的感觉。要在慰问信中热情赞颂被慰问对象的工作成绩、可贵精神，表示出深深的理解之意。写作语气要诚恳、真切，文字要朴实，篇幅要短小。



【例文】

春节的慰问—— XX远洋运输公司致全体船员、职工、家属的慰问信

鸿雁传书关山度，春节假期慰亲人。值此一年一度新春佳节来临之际，我们谨向处在深化改革第一线奉献着辛勤劳动的远洋船员、职工们，向身负家庭重担、任劳任怨的海员职工家属们，致以节日的问候和祝贺，祝同志们新春快乐，家庭幸福，工作顺利！…………（略去的内容分别是在过去的一年里公司所取得的总成绩，广大海员为公司

做出的贡献，海员家属默默的奉献，新的一年中奋斗目标，等等——作者注）迎新春，展宏图。让我们团结在党中央周围，继续发扬中国海员的光荣传统，同心

同德，艰苦奋斗，振奋精神，迎接时代的挑战，以优异的成绩迎接国庆六十周年。恭祝同志们新春快乐，龙马精神！

X X 远洋运输公司

中共 XX远洋运输公司委员会 XX远洋运输公司工会委员会

二零零九年二月

• （ 2）便函• 便函是公关活动中不可缺少的宣传工具，是公关人员与公

众保持联系、沟通思想、联络感情的一种正式形式。• 便函的写作要求主题简洁明了，用词准确贴切，布局条理

清楚。• 便函的称呼应用亲切的方式表达，如“尊敬的先生”、

“尊爱的顾客”等。• 便函的正文应开门见山，一语中的，文字畅晓，准确无误，

语言真诚，简练生动。• 便函的结尾应写上礼貌语言，如“祝您健康”、“顺颂安

好”等。



【例文】中国大酒店公关部经理常玉萍

给所有宾客的便函亲爱的宾客：欢迎×××阁下光临中国大酒店！广州不仅有中国“南大门”之称，亦被誉为美食者之天堂。中国大酒店的多个餐厅，提供各式各样的

中西美食，无论驰名中外的地道广州菜，还是正宗欧美佳肴，皆应有尽有，名副其实是“食在中国”。敝店为求让宾客尝遍世界风味，二楼西餐厅正在举行“美国食品双周”，牛排阁为您挑选最佳美式牛

排，最具鲜美、嫩滑之特色，配以烤马铃薯，先天玉蜀黍，十足之美国口味，更有青翠诱人之沙律及各式香醇加州美酒，任君选择。

若阁下嗜好汉堡包，不要错过丽廊餐厅及逸致轩推出的各式汉堡包，均为纯正美国口味。款式尤多，从夏威夷式至纽约式必有一款合您心意。阁下光临敝店，恰逢“美国食品双周”，愿诸君畅游美国食品世界……

谨祝阁下有一舒适居停！

公共关系部经理常玉萍

× 年 × 月 × 日

• 2 、公关柬帖• （ 1）请柬• 请柬是社会组织为了开展某项活动对公众发出邀请的简要

文字形式。• 在公关活动中，常常要对外发出邀请，邀请信一般采用请

柬形式。请柬一般都是印制的。其形状和大小可根据请柬的内容自行设计。请柬的封面颜色可不限，多选用红、蓝、白等色。不论使用自行设计的请柬还是使用固定的填空请柬都要注意仔细核对书写的地点、人名、内容、时间是否清晰无误。

• 书写请柬时一定要注意字迹工整、漂亮、大方。



【例文1】

兹定于 ×年 ×月 ×日（星期六）下午二时在 ××俱乐部举行 ×× 联欢会。（内容：游艺、棋类、录像、谜语、交谊舞、卡拉 OK 等。）届时敬请光临

×× 公司

（每柬一人）


【例文2】

Dr and Mrs Friedman Request the pleasure of your Company at dinner Friday, the fourth of May At eight o’olock(p.m) Nanjing Hotel

译文：弗里德曼博士和夫人谨订于 5 月 4 日（星期五）下午 8 时在南京饭店举行晚宴，敬请光临。

• （ 2）贺卡• 贺卡是公关活动中表示祝贺情感的一种简便书面方式。• 贺卡是社会组织与公众之间感情上的一种联系和交流。寄送贺卡虽然简便，但也要认真填写祝贺之意。为了使贺卡更亲切感人、别具一格，一些大型的社会组织还可以特意制作本单位专门的贺卡。

• 贺卡的形状、大小均无严格规定，一般为 12*21（ cm）的长方折页形。

• 封面应有恭贺致意之类的祝辞。内页上应有亲切的贺语，并注上制作或送发单位的名称、地址、网站、电子邮箱、电报、电话等。



【例文】

感谢您在过去的一年中对我局的关心和支持，并祝您在新的一年中事业发达，再展宏图。

Many thanks for the concerns andfovours you showed to Beijing Tou

-rism Administration in the past year,and best wishes for your greatersuccess in the coming new year.

北京市旅游事业管理局BEIJING TOURISM ADMINISTRATION

中国：北京霞公府街 ×号 ×Xiagongful Street ， Beijing China

电话： ×××××××× TEL： ××××××××

电挂： ×××× 北京 Cable： ××××BEIJING

电传： ××××BTTC CN Telex： ×××××BTTC CN

（内页一）（内页二）

标记

• 四、函件、公文、简报• 1 、函件• 公关函件是处理公关事务的往来信件。它是上下级和

各平行组织或不相隶属的组织之间在洽谈和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

• 函件的特点是具有往来性和简便灵活性，它是以成对的形式出现的，有来函必要复函，有发函必有回函。在写作上，它不受公文格式的严格限制，如不用正式文件头，可不编文件号，有时还可以不拟标题，行文自由，简便灵活，篇幅也较短。


• 函件的构成有四个部分。• （ 1）标题。大体有四种写法：• 一是公文规范标题法，即由发函机关、事由和文种组成。• 二是由发函机关、事由、受函机关和文种组成。• 三是由事由和文种组成。• 四是特殊标题法。• （ 2）受文机关。• （ 3）正文。由三项内容构成。一是发函因由，写为什么原

因发此函。复函先告知情况。二是商洽、询问或答复的事项。三是结语。

• （ 4）落款。


• 2 、公文• 公文是公务文书。它是公共关系部门在处理各种事务中形成

的体式完整、内容系统的各种书面材料。• 按使用范围公文可分为专用公文和通用公文两大类：一类为专用公文。另一类为通用公文。即我们通常所说的公文。

• 公文具有权威性和约束力，公文的格式要求规范化，一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关印章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

• 写作公文要条理清晰，文字简练，措词造句准确，论理合乎逻辑，引文合乎文法，使用标点符号正确，并符合保密制度。


• 3. 简报• 简报是一种汇报工作、反映问题、交流信息的一般性文体，

是公共关系实务中一种常用常见的文件。• 按其性质，简报可分为业务工作简报、中心工作简报和会议简报三种；按刊出日期分，有定期的，也有不定期的；按阅读范围分，有的只供领导阅读，属于内部机密文件，也有的发行较广，属于一般公开文件。

• 从性质和作用上来讲，简报具有汇报性、交流性和指导性三大特点。从写作上看，简报又具有“快”、“简”、“准”、“精”、“新”、“活”等特点。


• 简报的写作有固定格式，它由四个部分组成。• （ 1）报头• 一般是固定的。由简报名称，简报编制单位，发简报时间和期号组成。

• （ 2）标题• 可用新闻标题法，也可用文章标题法，还可用公文标题法。• （ 3）正文• 一般由开头、主体和结语组成。• （ 4）报尾• 在简报末页，一般在两条平行横线之间，注明“抄报”、

“抄送”和“下发”单位。


• 1 、简答公共关系文书及特点。• 2 、简答公关文书的写作原则。• 3 、简答常用的公共关系文书的文体形式。• 4 、新闻稿有哪些文体及撰写要求？• 5 、公关书信有哪些形式及撰写要求？• 6 、简答公关柬帖及形式。• 7 、简答公关函件及构成部分。• 8 、简答公文及撰写要求。• 9 、简答简报及特点、写作格式。

【复习思考题】



案例分析

星巴克建立公关品牌的秘诀星巴克建立公关品牌的秘诀

思考题：1 、讨论星巴克建立公关品牌秘诀的启示。2 、为什么说公共关系文书在公共关系实务中是十分重要的“交通工具”？

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