دارون اا

روارد اإدارة ا

١

/ إاد

ا اي

ارد اا ن أ

أو م

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢

بسم اهللا الرحمن الرحیم

)(

نجاة جمعان بإعداد هذه المحاضرة عن إدارة الوقت إللقائها على / عندما كلفتني الدكتورة

المدراء بالمؤسسة وذلك من اجل تنبیههم إلى مدى أهمیة الوقت وضرورة الحد من تسرب

ؤثر بالسلب على إنتاجیة المؤسسة ساعات العمل داخل المؤسسة والذي بدوره سی

نجاة . د( والعاملین فیها ، أدركت انه مع وجود مثل هذه القیادات اإلداریة الواعیة والشابة

داخل المؤسسة فإن المؤسسة سائرة قدما نحو الطریق ) أحمد / األستاذ –امین / األستاذ –

فطوال عملي ... البلدالصحیح الستعادة مكانتها ضمن أفضل عشر مؤسسات على مستوى

حق السابق في عدة شركات ومؤسسات حكومیة لم أقابل أشخاص یقدرون قیمة الوقت

وهو من األصدقاء الذین قدر لي أن أتعلم بصنعاء الملحق الثقافي الفرنسيبإستثناءقدره

منهم مدى أهمیة الوقت فهذا الشخص لم یكن یقوم بأي عمل إال بعد أن یكون قد خطط له

Emploi deویطلق الفرنسیون على دفتر المواعید إسم ( قا ودونه في دفتر مواعیده مسب

temp وقد اخبرني ذات یوم إنه لو فقد دفتر ) والترجمة الحرفیه لها هي توظیف الوقت

مواعیده فإنه سیقف عاجزا ال یدري ماذا یعمل كونه محدد لكل هدف في حیاته او عملة

بدى استغرابه من عدم استخدامنا لدفاتر المواعید والمذكرات وقت معین إلنجازه ، وقد أ

الخاصة بتقسیم األعمال الیومیة ومن العشوائیة التي نتعامل بها رغم أننا من الطبقة

المتعلمة في المجتمع الیمني ، وقد أكد لي بأن معظم األشخاص في البلدان المتقدمة ال

یمكنهم العیش دون تنظیم أوقاتهم

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣

ولیس في الذاكرة كما هو الحال عندنا وأنه الحظ بأن تنظیم الوقت من العالمات اكتابی

...الفارقة بین الدول المتقدمة والدول المتخلفة

لقد صارت إدارة الوقت أو تنظیم الوقت علم قائم بذاته وصار منهج ومادة تدرس في

وجد هنا في الیمن معاهد الجامعات والمعاهد اإلداریة في معظم دول العالم المتقدم وكذلك ت

تقدم دورات متخصصة في إدارة الوقت ولكن من واقع بحثنا وتقییمنا لمناهج هذه المعاهد

رأینا بأننا قادرین على توضیح وشرح ما تمثله إدارة الوقت بشكل أفضل من خالل هذا

من خالل المبحث الذي بین یدیكم والذي راعینا فیه الجوانب النظریة والتطبیقیة والسلوكیة

الشرح النظري والنماذج واالستبیانات العملیة والتي سوف تساعدكم إن شاء اهللا على

.تنظیم أوقاتكم بما یكفل الفائدة للجمیع

محمد أحمد جمعان كم شخصا منكم لدیه دفتر / وهنا أسألكم زمالئي العاملین بمؤسسة

. د ومفكرة لتقسیم وإنجاز األعمال یستخدمها بشكل یوميیمواع

زمالئي العاملین بالمؤسسة إن االستخدام السلیم للوقت یبین عادة الفرق بین اإلنجاز

واإلخفاق ، فساعات العمل موزعة على الجمیع بالتساوي ولكن هل الجمیع یقومون بإنجاز

األعمال فیها بالشكل الفعال وهل تستغل هذه الساعات االستغالل األمثل للقیام باألعمال

لفعالیة المناسبة ، فالمشكلة لیست في الوقت الذي ننفقه وإنما فیما تم استغالله ؟ المطلوبة با

إن المهم هو ماذا أنجزت في العمل ولیس كم مكثت (عائــش جمعان / وعلى رأي األستاذ

)... في العمل

زمالئي العاملین في المؤسسة أریدكم أن تنتبهوا إلى شئ هام وهو أن الوقت هذا الذي

في العمل لیس ملككم فأنتم قد بعتموه ألرباب العمل باألجر الذي تستلموه وهو تقضونه

أي أن وقت العمل أمانة عند كل . اآلن أمانة عندكم وأنتم ملزمون بتأدیتها على أكمل وجه

دارون اا

روارد اإدارة ا

٤

إن الله {مدیر أو موظف أو عامل وهو مطالب بعدم التفریط فیه أو إهداره لقوله تعالى

وذلك بأن نراعي اهللا في أعمالنا فاهللا ٥٨ النساء}مانات إلى أهلها تؤدوا األیأمركم أن

..یحب إذا عمل أحدنا عمال أن یتقنه

كما أنبه إلى ان العبرة لیست في إنفاق الوقت بل في استثماره ، مثله مثل أي رأس مال

. فسینمو ویؤتي ثماره فنحن نجد أن الوقت إذا أنفقناه ضاع ، أما إذا أستثمر

فمن الضروري على كل مدیر أو موظف أن یسال نفسه السؤال التالي هل أنا اقوم

باألشیاء الصحیحة ؟ قبل أن یسأل هل أنا أقوم باألشیاء بطریقة صحیحة ؟ إن ما سبق

.. یقودنا إلى القول إن الفرق بین الكفاءة والفعالیة في استخدام الوقت هو مفتاح القضیة

هناك فرق بین الكفاءة والفعالیة فمها كانت السرعة التي یقود بها الفرد سیارته نحو ف

ولعل هذا ما دفع . الجنوب ، فهو غیر فعال متى كانت وجهته الحقیقیة نحو الشمال

) اعمل بطریقة أذكى ال بمشقة أكثر ( تبني شعارتالجمعیة األمریكیة لتقویم المهندسین إلى

.نشغال أو بین الكفاءة والفعالیة یز بین الشغل واإلوذلك كمحاولة للتمی

:لقد تم تقسیم هذا المبحث الذي بین أیدیكم على ثالثة أقسام رئیسیة وهي كما یلي

:القسم األول.١

مفهوم الوقت.

مفهوم إدارة الوقت.

إدارة الوقت داخل العملیة اإلداریة.

مضیعات الوقت.

دارون اا

روارد اإدارة ا

٥

:القسم الثاني .٢

الوقت مبادئ توظیف.

إدارة الوقت في مواجهة الضغوط.

فوائد تنظیم وإدارة الوقت.

یضم نماذج عدیدة وهامة توضح كیفیة إدارة الوقت وتوظیفه وأشكال : القسم الثالث.٣

اكنزي الخاص استهالك الوقت واستبیان خاص بالتسویف باإلضافة إلى نموذج م

وهذه النماذج تم . ذج أخرى على النشاطات اإلداریة ونمابمضیعات الوقت موزعة

. إعدادها لمساعدتكم في تقییم أنفسكم وكیفیة تعاملكم مع الوقت

/ أخوكم عبدالباسط صالح السعیدي

ر الموارد البشریة مدی

دارون اا

روارد اإدارة ا

٦

ام اول

:مفهوم الوقت : أوال

يإن الذین ینظرون إلى الوقت بعین االهتمام هم الذین یحققون إنجازات كثیرة ف

بأن الوقت قلیل لتحقیق ما یریدون ، حیاتهم الشخصیة والمهنیة ، وهم الذین یعلمون

وعلى العكس فإن المرء الذي ال یهتم كثیرا باإلنجازات ینظر إلى الوقت على أنه ذو

.قیمة قلیلة

فالوقت یعتبر مورد هام من موارد اإلنتاج وهو سریع االنقضاء وما مضى منه ال

.ض بشئ یرجع وال یعو

صة في مجال اإلدارة هو التعـریف الذي وأنا هنا أرى أن أنسب تعریف للوقت وبخا

وهو أن ) Webester's new world college dictionary(یشیر إلیه قاموس

وبناء علیة فإن ) هو الفترة التي تستغرق في أداء تصرف معین أو عملیة ما ( الوقت

.المقصود بالوقت هنا فترة الدوام الرسمي للعمل

دارون اا

روارد اإدارة ا

٧

: مفهوم إدارة الوقت : ثانیا

عندما یكثر الحدیث في الوقت الحاضر عن ندرة الموارد فإنه ینبغي أن یؤخذ

فالوقت هو أهم الموارد . باإلهتمام اإلقتصاد في أهم مورد وهو وقت المدیرین األكفاء

والموراد البشریة داخل المؤسسة هي . فإذا لم تتم إداراته فلن یتم إدارة أي شئ آخر

ذا العنصر اإلنتاجي بالفعالیة والكفاءة المطلوبتین المعنیة بضرورة حسن إستخدام ه

تعكس بالنتیجة كفاءة ) الوقت ( حیث أن كفاءة إدارة هذا المورد أو العنصر اإلنتاجي

األداء التنظیمي للمؤسسة ككل ، فلكل منظمة أهداف محددة تسعى لتحقیقها من خالل

وعلى . بما فیها الوقت تكریس إستثمار جمیع الموارد واإلمكانیات المتاحة لدیها

الرغم من األهمیة الكبیرة للوقت فأنه من أكثر الموارد هدرا وأقلها إستثمارا هنا في

المنظمات الیمنیة ، ویعود ذلك ألسباب عدة قد یكون من أهمها عدم اإلدراك الكافي

.للتكلفة المباشرة المترتبة على سوء إستثماره

ن ما یفوقها أهمیة هي كیفیة إدارة الوقت المتاح لنا نحن نعلم بأن كمیة الوقت مهمة لك

حیث أنه باإلدارة الفعالة للوقت یمكن الوصول إلى إستخدام أفضل للوقت والقدرة

إن إدارة الوقت ال تسعى إلى . على إنجاز الكثیر من األعمال في كمیة الوقت نفسها

فعال ومحاولة تقلیل الوقت تغییره أو تعدیله او تطویره بل إلى كیفیة إستثماره بشكل

الضائع دون أي فائدة أو إنتاج ، إلى جانب محاولة رفع مستوى إنتاجیة العاملین

.خالل الفترة الزمنیة المحددة للعمل

وبالرغم من أهمیة الوقت وكونه من أهم موارد اإلدارة األساسیة إال أن كثیرا من

نوعه والضروري لكل شئ فهم المدیرین ال یحرصون على هذا المورد الفرید من

دارون اا

روارد اإدارة ا

٨

یقومون بأعمال ویمارسون نشاطات تعد ببساطة مضیعة للوقت ألنها تبدده دون أن

تحقق نتائج مناسبة فهي تستغرق الكثیرمن الوقت ویكون المردود منها لتحقیق

.)اإلستخدام األفضل للوقت المتاح ( األهداف قلیال جدا لذا یبقى الحل الوحید هو

وقد قسم علماء . للمدیرین أن یتعلموا كیف یدیرون عملیة تقسیم أوقاتهم وینبغي

: اإلدارة الوقت إلى أربعة اقسام وهي كالتالي

وهو الوقت الذي یستخدمه المدیر الفعال في التخطیط لألنشطة : وقت إبداعي.١

.المستقبلیة

شطة وهو الوقت الذي یستخدمه المدیر الفعال لتحدید األن : وقت تحضیري.٢

.الالزمة ألداء الخطط

.وهي الكمیة الالزمة من الوقت للقیام بالعمل : وقت إنتاجي.٣

وهو الوقت الذي یستخدمه المدیر الفعال للقیام بأعباء المسؤولیة : وقت عام.٤

.ونه ممثل لمنظمة ملتزمة بالمجتمعاالجتماعیة من اتصاالت وحضور اجتماعات ك

-:م تعریفین إلدارة الوقت وهما كما یليوفي نهایة هذا البند نسوق إلیك

بأنها تحدید ووضع أولویات ألهدافنا بحیث یمكن ( عرف همــلر إدارة الوقت

/ بینما عرف الدكتور) تخصیص وقت أكبر للمهام الهامة ووقت اقل للمهام التافهة

بأنها إستثمار الوقت بشكل فعال لتحقیق األهداف ( سهیل سالمة إدارة الوقت

) .حددة في الفترة الزمنیة المعینة لذلك الم

دارون اا

روارد اإدارة ا

٩

:إدارة الوقت داخل العملیة اإلداریة: ثالثا

سنتناول في هذا البند إرتباط الوقت مع بعض العملیات اإلداریة من تخطیط وتنظیم

.وتوجیه

بالرغم من أن التخطیط یأخذ وقتا طویال أول األمر ، فإنه : التخطیط والوقت.١

وقت ألنه یثمر نتائج أفضل ویوفر وقتا في األداء الحقیقي یعوض ذلك ال

ولكي یخطط المدیر جیدا ویحدد األولویات یجب علیه توضیح ،للنشاطات

األهداف جیدا وترتیبها حسب أولویاتها لتصبح طرق تحقیق تلك األهداف

إذ تبدأ عملیة تطبیق إدارة الوقت بفعالیة من خالل وضع خطة .. واضحة

ة متجانسة ذات اهداف محددة لكي یعرف المدیر اإلتجاه والطریق الذي متكامل

ویتم تحدید . یسیر فیه والهدف الذي یسعى إلى تحقیقه على المدى البعید والقریب

األهداف عادة بشكل هرمي قاعدته األهداف الیومیة تعلوها األهداف اإلسبوعیة

. جیة في القمة فالشهریة فالسنویة حتى نصل إلى األهداف اإلستراتی

إن وضع جدول زمني لألهداف یساعد كثیرا في قیاس مدى الكفاءة والفعالیة

في تحقیق األهداف خالل الفترة المحددة ، ویفترض توزیع النشاطات خالل

هذه الفترة المتاحة تبعا ألولویات األهداف أو جزئیاتها وذلك لیتسنى للمدیر

.ل الزمني المعد لذلكالعمل على تحقیق األهداف وفق الجدو

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٠

یرتبط التنظیم باإلدارة الجیدة للوقت إرتباطا وثیقا ، إذ دلت : التنظیم والوقت.٢

الدراسات والتجارب التي قام بها العدید من علماء اإلدارة على أن التنظیم الجید

حیث یرتبط موضوع الوقت بالتنظیم اإلداري .. ص الزمن المطلوب لإلنتاج قلی

عدة ، منها ضرورة تحدید مهام وإختصاصات العاملین وتقسیم العمل من نواحي

بینهم بشكل موضوعي وعادل ، كما یرتبط من خالل تجدید وتبسیط إجراءات

العمل المتبعة بإستبعاد ما هو غیر ضروري وذلك من خالل إعداد الدراسات

الالزمة التنظیمیة الالزمة ، إذ یؤدي طول اإلجراءات وتعقیدها وطول الفترة

.التي یتطلبها إنهاء العمل إلى التذمر الشدید من قبل العاملین والمستفیدین

یشكل التوجیه جزء كبیر من وقت المدیر بشكل عام ، لذا : التوجیه والوقت.٣

یجب علیه أن یكون على علم ودرایة بتوقیت التوجیه وبنفسیات وسلوكیات

في غیر مكانه وخارجا عن الوقت العاملین وبظروف المنظمة وإال كان التوجیه

كما إن إطالة زمن التوجیهات تجعل العاملین في ملل فال تحقق الفائدة . المحدد

المرجوة واألمل المنشود من التوجیه، لذلك فإن التوجیه في زمن قصیر خالل

.فترات متفاوتة یعطي النتائج المرجوة

دارون اا

روارد اإدارة ا

١١

:مضیعات الوقت: رابعا

ألة مضیعات الوقت بصفتها مشكلة أساسیة تواجه الجهاز تبرز إلى السطح مس

وتقف عائقا أمامها لتنفیذ أهدافها من .. اإلداري في جمیع المنظمات بشتى أشكالها

خالل اإلستخدام الفعال للوقت والنظرة الشاملة لمضیعات الوقت تقتضي اإللتفات إلى

:ما یلي

ت ، فالمدیر یضیع وقته كل توظیف غیر مالئم لوقت الفرد هو مضیع للوق.١

عمل أكثر أهمیة القیام بعندما ینفقه على العمل األقل أهمیة بینما كان بإمكانه

.واألهمیة هنا تقاس بأنشطة المدیر تجاه أهدافه

بالرغم من أن جمیع مضیعات الوقت یمكن تبریرها إال أنه مما ال شك فیه أن .٢

بأنشطة منتجة ، ومن هنا جمیع مضیعات الوقت یمكن ترشیدها ویمكن إحاللها

یبقى الفرد هو المسؤول عنها ویبقى الحل في یده ، فإدارة الوقت مفتاحها إدارة

.الذات وسوء إدارة الوقت یجعل المدیر غیر فعال

هما المضیعات الخارجیة قسمین رئیسیینویمكننا تقسیم مضیعات الوقت على

خارجیة فمصدرها أما الناس مثل والمضیعات الداخلیة ، اما بالنسبة للمضیعات ال

او األشیاء مثل القراءة وكتابة الرسائل والمذكرات . األسرة والعمالء والزمالء

وأما المضیعات الداخلیة فمصدرها داخلي ومن . ومطالعة اإلنترنت وغیر ذلك

وتتضمن التسویف وضعف التخطیط وعدم القدرة على قول .. الصعب التغلب علیها

.ال وغیرها

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٢

كل شئ یمنع المدیر من إنجاز ( مضیعات الوقت بأنها ماكنزيهذا وقد عرف

وقد أجمل ماكنزي مضیعات الوقت في خمسة ) األهداف بأكثر السبل المتاحة فعالیة

وثالثون مضیعة موزعة على النشاطات اإلداریة الرئیسیة وهي موضحة في النموذج

.المرفق بهذا المبحث

: العوامل التي تؤدي إلى ضیاع الوقت فیما یلي قد وضحدراكركما أن

.زیادة عدد اإلجتماعات عن الحد المعقول .١

. عدم كفایة المعلومات وأنظمة اإلتصال .٢

. المكالمات الهاتفیة الزائدة عن الحد .٣

.قراءة الصحف والمجالت .٤

.تضخم عدد العاملین .٥

.سوء اإلدارة وعدم كفاءة التنظیم .٦

.تسؤولیاعدم وضوح المهام والم.٧

.الزیارات المفاجئة .٨

.تالتردد في إتخاذ القرارا.٩

.الخوف من إرتكاب األخطاء .١٠

.التفویض غیر الصحیح وبدون إعطاء صالحیات .١١

.سوء ترتیب األولویات .١٢

.المقاطعات في أثناء العمل .١٣

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٣

.المجامالت والتفاعل اإلجتماعي داخل المنظمة .١٤

.والتخطیط لها البدء في تنفیذ المهام قبل التفكیر فیها .١٥

.اإلنتقال إلى مهمة جدیدة قبل إنجاز المهمة السابقة .١٦

.اإلهتمام بالمسائل الروتینیة القلیلة األهمیة .١٧

: ونحن نضیف ما یلي *

التسویف.

اإلفتقار إلى التنظیم.

اإلصغاء غیر الجید.

القرارات السریعة.

ممارسة األنشطة الشخصیة داخل المنظمة.

: یعات الوقت والسیطرة علیها فعلى المدیر القیام بما یلي ولمواجهة مض

، تجزئة الوقت إلى وقت یمكن ضبطه وهو الوقت الذي یتحكم فیه المدیر.١

. وقت ال یمكن ضبطه وهو وقت اإلستجابة لألحداث وطلبات اآلخرین وإلى

والمدیر الفعال هو الذي یحاول زیادة الوقت الخاضع للضبط وذلك عن طریق

یم المهام المطلوب إنجازها على أوقات العمل بما في ذلك الوقت المخصص تقس

.لمتابعة مرؤسیه

التحدید الواضح للعمل من حیث أهدافه وإستراتیجیاته بحیث یمكن تحدید .٢

نوع المعلومات المطلوبة والضروریة وترتیب األولویات حیث أنه من األفضل

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٤

التشتت في أمور كثیرة في الوقت نفسه ، القیام بعمل واحد في وقت واحد بدال من

: ونستعین في تحدید األولویات بثالث خطوات رئیسیة

مبكر ، متأخر ( ترتیب ورود الموضوع.(

عاجل ، آجل ( اإلستعجال.(

مهم ، غیر مهم ( مدى إسهام الموضوع في تحقیق أهداف المنظمة.(

تحقیق م أنه ال یمكنكما وجدت تجمیع قائمة یومیة بالمهام التي یجب تحقیقها وإذ.٣

بالقائمة، موها بمراجعة المهام التي وضعتم في القائمة، فعلیكموهكل شيء وضعت

. بتفویض بعض المهامواأو أن تقوم

بصفة مستمرة قد ألنفسكم موها الوفاء بالمهام التي وضعتم إن عدم استطاعتك

.تنظیم الجید للوقت وهو على النقیض تماما من غرض ال- م في معنویاتكمیبكصت

الضوء على ما هو ون دائما تلقتجعلكممن شأن عملیة وضع األولویات أن .٤

. موها ألنفسكمسوف تتعلق تلك المهام دائما بأهداف المدى الطویل التي وضعت. مهم

السؤال . مواجهة یومیة بمهام قد تبدو مهمة ویلزم تنفیذها اآلنونوسوف تجد

كیف یتواءم ذلك مع الصورة " هو توجهوه ألنفسكم الجدیر بالذكر الذي یجب أن

".بأكملها ؟

بعض م ینتظرون منكقكمفإن أفراد فر" للعملؤساء أو رراء مدمباعتبارك.٥

وهذا یعني أنه یجب . قدوة لهمم لهم باعتباركماألفعال، منها ما یكون حول قیادتك

بها، ومن األفضل وا المهام النهائیة التي یجب أن تلتزمألنفسكم وا أن تضعمعلیك

في تحقیق ذلك، فإن العملیة تشمل في ثنایاها أن تكون ون وحتى تنجحونهاأن تسبق

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٥

بحیث یتم تخصیص الوقت الكافي م القدرة على وضع التخطیط وتنظیم عملكملدیك

.للواجبات المهمة

للقدوة الجیدة بإتمام ما یلزم إتمامه خالل ساعات العمل مالجزء اآلخر تمثلك.٦

.رسمیةال

للوقت وهذا هو مفتاح التطور م على وعي تام بكیفیة استخدامكواأن تكون.٧

إلى م أوراق العمل معكواال یجب أن تصحب . بهاونالمستمر للطریقة التي تعمل

.المنزل إال في الحاالت االستثنائیة

على ما یلتزم تحقیقه والذي یمكن أن ونهاوتعتمد طرق االتصال التي تختار.٨

عد أمرا ی للمكالمات الهاتفیة مأثر رئیس على تخصیص جزء من وقتكله یكون

وقد تسبب استخدام البرید , مفیدا جدا، حیث إننا مهیأون ذهنیا لتلك الواجبات

تكلفته تقل كثیرا بل وحتى في الفي السرعة فقط، لیس اإللكتروني في إحداث ثورة

.عن الوسائل األخرى لالتصال

بوضع مقابالت وجها لوجه بالعمالء أو الوكالء، علیك عمل مونیدرعندما ت.٩

إذا كانت تلك المقابالت . في بؤرة حدث هذه المقابلةمنفسكأ واهدف للمقابلة لتجعل

ون عدة في أن تعقدوا دائما أن تجتهدم، علیكمتنعقد في أماكن تبعد عن مقر عملك

نتقال والوقت تكلفة االونلقاءات في ذات المكان في نفس الیوم بحیث تدخر

.المفقود

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٦

م اا

- :مبادئ توظیف الوقت: أوال

إن مبادئ توظیف الوقت تندرج تحت عدد من الفئات والتي سوف نستعرضها

-:فیما یلي

قبل اإلقدام على أیة خطوة في وضع الخطط - :ما هدفي في مجال عملي

ما م واستوعبتم أدركت قدتكونواواالستراتیجیات الخاصة بتنظیم الوقت البد أن

وهذا الهدف موجود في ) يالوظیفهدف ال (أعمالكمرض الرئیسي من غهو ال

فتحدید الهدف الوظیفي هو أساس عملیة الوظائفبطاقة التوصیف الخاصة ب

لمهام ومسؤولیات وواجبات كمإدارة الوقت، باإلضافة إلى ضرورة إدراك

.وظائفكم

بشكل یومي أو تضعونهاداف التي وهي األه- :وضع األهداف المساعدة

البد ، ) الهدف الوظیفي ( الرئیسي أسبوعي أو شهري لغرض تحقیق الهدف

أن تكون جمیع هذه األهداف محددة ویمكن قیاس نتائج تحقیقها مراعاةن م

متصف م أمامكونهویمكن بلوغها حیث یجب أن یكون الهدف الذي تصنع

كما أن یجب أن تكون ،بعض التحدي مبالواقعیة، كما أنه یجب أن یحمل لك

تلك األهداف في فترات إنجازاألهداف مقیدة بوقت محدد أي أنه البد من

.زمنیة محددة

وهذه الخطة البد من أن تتضمن األهداف - :القیام بوضع خطة عمل

ر أو المتوسط أو البعیدی هل هي من األهداف ذات المدى القص،ونوع األهداف

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٧

وعلى اآلخرین إثر كمدید ما هي الفوائد التي سوف تعود علی باإلضافة إلى تح

أثناء تنفیذ الخطة وما متنفیذ خطة العمل مع توضیح العوائق التي قد تواجهك

مناسبة لتلك العوائق مع وضع توقیتات زمنیة لبدء ونهاهي الحلول التي تر

التي تم العمل وتاریخ اإلنجاز مع توضیح النتائج التي تم تحقیقها واألعمال

ون نموذج لخطة عمل یمكنكم االستفادة دتنفیذها وفي آخر هذا المبحث ستج

.منه

إن إعداد واستخدام السجل الزمني یساعدكم في - : إعداد السجل الزمني

تقییم أداء عملكم الیومي ومعرفة ماذا تم إنجازه وما لم یتم إنجازه وذلك للرد

أشعر كأنني لم أنجز شيء (ض وهو على التساؤل الذي قد یخطر على بال البع

اإلنجاز وما هي مدىفالسجل الزمني یعطیكم معلومات قیمة عن ) الیوم

ومن ضمن النماذج الملحقة بهذا المبحث وضعنا . الوقت لدیكممضیعات

.نموذج لسجل زمني تستطیعون استخدامه

البد من أن تصنعوا بعض الواجبات - : وضع الواجبات في أولویات

یة وأن تسألوا أنفسكم ما مدى أهمیة هذه الواجبات، وما مدى درجة الیوم

ویمكننا تقسیم .. استعجالها حیث أنه یجب وضع الواجبات تبعا ألولویاتها

-:الواجبات إلى خمس فئات

وهي الواجبات التي یجب إتمامها فورا-:مهمة وعاجلة .

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٨

ثیر على إتمام المشروعات وهي تلك الواجبات التي لها تأ-:مهمة غیر عاجلة

.وتصبح من األولویات خالل فترة زمنیة قصیرة

وهي واجبات غیر مهمة لكنها تتطلب منا اتخاذ إجراءات -: عاجلة غیر مهمة

.فوریة مثل حضور االجتماعات واالتصاالت الروتینیة

وهي من الواجبات التي لیست مهمة ولیست عاجلة ونحن -:عمل مزدحم

بعض األحیان لنقنع أنفسنا بأننا مشغولون جدا في الوقت الذي ال نستخدمها في

عوا تلك ض أن تبدنفعل فیه شيء سوى العبث باألوراق على المكتب وعموما ال

.الواجبات ضمن خطة عملكم وذلك لمنع تسرب الوقت

وهي تلك األشیاء التي ال تحقق أي فائدة على اإلطالق -:مضیعة الوقت

. للعمل

جدا أولویة ثانیة أولویة أولى

مهم أولویة رابعة أولیة ثالثة

ال

ال عاجل جدا

) واجب األداء( نموذج ضمن النماذج وفي آخر هذا المبحثوسوف تجدون

تستطیعون استخدامه لتحدید ووضع الواجبات في أولویات مع تحدید أوقات

. وأولویاتهاتهاإنجازها وفقا ألهمی

رسم توضیحي لترتیب األولویات من ( .)ناحیة مدي إستعجالها و أهمیتها

دارون اا

روارد اإدارة ا

١٩

تنظیم األوراق واستخدام الهاتف: -

م األوراق یهدف إلى تجنب السماح بتكدس األوراق على مكاتبكم ین تنظإ) أ

ب تعتبر مناطق عمل ال مناطق تخزین، كاتموذلك لتجنب التشویش حیث أن ال

ولكي تكونوا منضبطین أمام أعمالكم الورقیة فال بد من التعامل معها مباشرة

-:باختیار ما یلي

اتخاذ اإلجراء الالزم بشأنها فورا.

تحریرها فورا إلى من یلزم.

حفظها داخل أحد الملفات.

إلقائها في سلة المهمالت.

ي والموضح سابقا تستطیعون تحلیل كمیة الوقت الذي یضیع باستخدام السجل الزمن*

ومن ثم نستطیع ترشید تلك المكالمات . في المكالمات سواء كانت واردة أم صادرة

.واختصار الوقت الزمني المتفق علیها

التخلي عن بعض الواجبات ي أن عملیة التفویض تعن- :التفویض

وتفید عملیة .ك الواجباتلشخص ما ولیس التخلي عن المسؤولیة عن تل

تحرر أوقاتكم بحیث تستطیعون عمل المزید من الواجبات كونهاالتفویض في

. وتختبرون مرؤسیكم لترون ما مدى الجودة التي ینفذون بها العمل. المعقدة

إضافة إلى تهیئة الفرص ألحد المساعدین أو من ینوبون عنكم لكسب الخبرات

.المفیدة

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٠

-: في مواجهة الضغوطوقت إدارة ال: ثانیا

.من المعروف أن إدارة الوقت بكفاءة هو أحد العوامل الرئیسیة في تقلیل الضغوط

كم بعدم السیطرة على أنفسكم ناتجا عن شعوركمفكثیرا ما یكون الضغط الذي علی

وإلیكم بعض المواقف التي تجعلكم . إما في العمل أو في المنزل أو في كلیهما

.واقعون تحت ضغوطتشعرون بأنكم

علیكم القیام بالكثیر من األعمال لكن ال تجدون الوقت الكافي إلنهائها.

كن تجنبة أم ال، بحیث یترككم تشعرون مالتأجیل، سواء أكان من الم

.بالغضب أو الضیق

عمل كل شئ بضعف معدل عملكم المعتاد االندفاع في محاولة.

عمل عند عودتكم للمنزلعدم قدرتكم على نسیان مسئولیاتكم في ال.

على االسترخاء یوم اإلجازةین أن تجدوا أنفسكم غیر قادر.

أن تصبحوا غیر صبورین مع اآلخرین عندما ال یتسم عملهم بالسرعة

. متناول أیدیهم فيالواجبة في األمور التي تكون

االعتقاد بأنكم بحاجة إلى مواعید ال تقبل التأجیل ویحب إجراءها في

.تلبیتها لبینما أنتم ال تشعرون بالدافعوقت محدد

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢١

- :فوائد تنظیم وإدارة الوقت: ثالثا

ك فوائد عدیدة لمسنا بعضها فیما سبق لكن دعونا نضع بعضا منها اآلن لهنا

وأستطیع القول أنكم سوف تكونون قادرین على إضافة غیرها من عندكم ؟ وهذه

-:الفوائد هي كالتالي

- :الفوائد العامة *

النتائج أثناء العمل وفي المنزل وأثناء وقت الراحةمن تحقیق المزید.

تحقیق حیاة أكثر توازنا.

تقلیل الضغوط في حیاتكم.

أن تكونوا أكثر انضباطا وحزما.

تحقیق المزید من تركیز الرؤیا لتدعیم جهودكم.

تحقیق المزید من الدافع إلتمام ما تریدون.

النجاح في حیاتكم العملیةأن تنعموا بالمزید من.

زیادة تقدیركم ألنفسكم وإیمانكم بأنفسكم.

بدال ) أنا أستطیع (وأن یكون لدیكم المزید من الحافز والتحرك بفكركم نح

).أنا ال أستطیع(من

-:الفوائد الوظیفیة *

-: إذا كنتم تجیدون إدارة وقتكم فإنكم سوف تصبحون

أكثر إنتاجا.

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٢

على استغالل الفرص الوظیفیةأكثر قدرة.

أكثر تنظیما في أسالیب عملكم.

أكثر قدرة على التفویض.

أكثر قدرة على العمل في المجاالت الرئیسیة.

أكثر سیطرة على المعوقات.

أكثر قدرة على التركیز.

أكثر قدرة على تجنب التأجیالت.

أكثر قدرة على التحلي بروح الفریق.

-:الفوائد لآلخرین *

إن مقدرتكم على إدارة أوقاتكم ال تعطیكم الفوائد أنتم لوحدكم ولكن یمكن أن

-:تفیدوا اآلخرین أیضا ویتضمن ذلك ما یلي

المحیطین بكممن األفراد تحسین توظیف الوقت لكل فرد.

تحسین االنضباط بصورة شاملة.

استخدام اآلخرین لوقتهم بصورة أكثر فائدة.

األمثلة والقدوة الحسنةوضع النماذج الجیدة من.

لمهارات من خالل التفویضلتنمیة وتطور عام في تحمل المسئولیة.

وقع اآلخرین ومعرفة المنتظر منهمم متنمیة المعرفة وتفه.

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٣

ام اث

واإلستبیانات والرسوم التوضیحیة التي توضح كیفیة جیضم هذا القسم العدید من النماذ

: مرتبة كالتالي إدارة الوقت وتوظیفه وهي

.ان خاص بأشكال إستهالك الوقت لتحدید ما هي مضیعات الوقت یإستب.١

.إستبیان خاص لتوضیح عادات التسویف.٢

.إستبیان خاص بكیفیة إدارة أوقاتكم حالیا .٣

.نموذج لسجل زمني .٤

.نموذج لخطة عمل .٥

.نموذج خاص بأولویات الواجبات .٦

.نموذج ماكنزي التوضیحي لمضیعات الوقت.٧

وهذه اإلستبایانات والنماذج تم إعدادها لمساعدتكم في تقییم أنفسكم وكیفیة تعاملكم مع

.وهي مرفقة بهذا المبحث. الوقت

النماذج

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٤

اإلستبیان األول

)مضیعات الوقت (شكال استهالك الوقتإستبیان أل

محمد أحمد جمعان ننظر هنا إلى مضیعات الوقت/ دعنا عزیزي المدیر بمؤسسة

تم إدراجها ضمن تصنیف فئات مختلفة، ابدأ العمل خالل كل فئة وتناولها واحدة التي

وعندما توافق على نص محدد، ألي منها، ضع عالمة بالمربع ،تلو األخرى

.المناسب، وإذا لم توافق على النص، أترك المربع فارغا

أوافقالبیانم

:القدرة على أن أكون منضبطا في عملي

.ع قائمة باألعمال التي یجب أداؤهاال أض١

.أو أغراضا لنفسي/ ال أضع أهدافا ٢

.أضع أهدافا أو أغراضا، ولكني ال استخدمها فیما بعد ٣

.ث اآلخرین، وكثیرا ما أقاطع عملهمأحب أن أحد ٤

.لدي ضعیفة ومن السهل أن أفقد إنتباهي مستویات التركیز ٥

. أداء عدة مهام في نفس الوقت كثیرا ما أحاول ٦

.أحب أن أكون عامال مشتركا وفاعال في كل شيء ٧

.كثیرا ما أقوم بإجراء اتصاالت اجتماعیة أثناء العمل ٨

: القدرة على قولك ال

.أسعد بمساعدة اآلخرین ١

٢ ال أحب التفكیر في كوني سببا إلصابة اآلخرین باإلحباط الذي

.شعر بأنني مهمیجعلني أ

".ال"بدال من أقول " نعم"األقرب دائما أن أقول ٣

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٥

.أجد أنني كثیرا ما تحدث مقاطعتي أثناء العمل ٤

٥ أمیل إلى الموافقة على المواعید النهائیة التي أشك في قدرتي

.على الوفاء بها

٦ أجد من الصعب جعل المقابالت مع الزائرین مختصرة، حتى

. غیر مخططة من قبللو كانت

٧

أمیل إلى التعامل مع األمور التي لیست ضمن األولویات

الكبرى بدال من الواجب الذي یتعین علي العمل به، حتى لو

.كنت أعلم أنها أقل أهمیة

:القدرة على أن أكون منضبطا عند التحدث عبر الهاتف

.خص العمل ت الأمیل للحدیث عبر الهاتف في أمور اجتماعیة ١

.نادرا ما أقوم بتلخیص النقاط المهمة في نهایة المكالمة ٢

.أقوم بإجراء المكالمات الهاتفیة في الوقت المناسب وبالطریقة الالئقة ٣

.نادرا ما أقوم بتدوین المالحظات أثناء المكالمات الهاتفیة ٤

٥ شیا مهما تفي بعض األحیان احتاج إلجراء مكالمة ثانیة ألني نسی

.أثناء المكالمة األولى

.في بعض األحیان أنسى تمریر الرسائل لآلخرین ٦

.نادرا ما أعرف مقدار الوقت الذي ظلت منشغال فیه بالمكالمة الهاتفیة ٧

.أقوم بطلب رقم الهاتف ثم أنسى من الذي طلبته ٨

:القدرة على أن أسیطر على نفسي وأن أتدبر أمري

.أرحب بالمشاركةال ١

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٦

.أحب أن أكون طرفا في كل ما یدور حولي ٢

.أشعر بأنه توجد أوراق كثیرة مطلوب التعامل معها ٣

٤ أعتقد أن قدراتي الروتینیة ضعیفة في التعامل مع الشئون اإلداریة

.العامة

.أجد أني ال أولي االهتمام الالزم ألداء بعض الواجبات ٥

. منتظمأشعر بأني غیر ٦

.كثیرا ما أشعر بأنه یوجد الكثیر من العمل الروتیني ٧

.لم أقم بوضع نظام لقراءة الوثائق ٨

.أشعر بأني أعمل في بیئة عمل غیر مرتبة ٩

.أشعر بأنه من الصعب بدء عمل ما أجده مزعجا ١٠

.أستغرق وقتا طویال حتى أكون مهیأ لكتابة الخطابات والتقاریر ١١

:القدرة على االتصال بصورة جیدة

.أمیل ألن أقول ما أرید فقط ١

٢ أضع في اعتباري فقط المعلومات التي أحتاجها، ولیس المعلومات

.التي یحتاجها غیري

٣ كثیرا ما أفكر في أن باقي اإلدارات ال تهتم إال بما لدیها من مشكالت

.فقط

.تجیبون لمطالبيكثیرا ما أجد أن اآلخرین ال یس ٤

اآلخرون ال یتفهمون ما لدي من أولویات ٥

٦ عندما یتعین علي أن أقول لآلخرین ما أحتاجه یبدو لي أنه یستغرق

.وقتا طویال، لذا كثیرا ما ال أهتم

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٧

٧ كثیرا ما أظن أنه یتعین على اآلخرین معرفة ما لدي من أولویات

.واحتیاجات

ن منضبطا في االجتماعات بما في ذلك االجتماعات غیر القدرة على أن تكو

:الرسمیة حتى تلك التي تعقد مع فرد واحد فقط

.لیس لدي مفكرة اجتماعات وتوقیتات لكل موضوع ١

.كثیرا ما ال یوجد هدف واضح ومحدد لالجتماع ٢

.في بعض األحیان أجد أن بعض الحاضرین لیس هناك داع لحضورهم ٣

.را ما أجد اآلخرین یخرجون عن الموضوعكثی ٤

٥ كثیرا ما أكون في حاجة أن أضع بعض النقاط أمام الحاضرین، ولكن

.الفرصة ال تواتیني

٦ غالبا ما یتحدث كثیر من الحاضرین في وقت واحد، لذا یغفل اآلخرین

.عن الموضوع الرئیس

.تمریر بعض محاضر االجتماع یستغرق وفقا طویال ٧

. عنه االجتماعفرال توجد نقاط عمل واضحة لما یس ٨

.ال یبدو أن هناك أحدا یتابع خطوات العمل التي تم تحدیدها ٩

:القدرة على مراجعة األنظمة واإلجراءات

.كثیرا ما تسود الفوضى مكتبي

.لیست هناك إجراءات واضحة ومحددة للتعامل مع الوثائق

.معلومات في الملفات بصورة منتظمةال یتم حفظ ال

أولویات رئیسي في العمل سواء أكان ذلك بصفة یومیة أم لمال أع

.أسبوعیة

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٨

.لست أدري ما الذي یفعله اآلخرین في مجاالت أخرى داخل الشركة

كثیرا ما أقضي وقتا طویال في البحث عن أشیاء فوق مكتبي أو في

محل عملي

دارون اا

روارد اإدارة ا

٢٩

مراجعة أشكال استهالك الوقت

ما المجاالت التي ترید العمل من خاللها ؟ ضع قائمة لها، وضع األولویات لتلك

. على عملك الیومياألثرالتي تعتقد أنها سوف یكون لها أكبر

إن الجزء من هذا االستبیان " ال"هل هناك شيء محدد، مثال قدرتك على أن تقول

إذا . مقابل ما به من نقاطها أكثر من أي جزء آخر تضع به عالماتیوجدالذي

كان األمر كذلك فأي منها ؟

لماذا تسبب لك تلك المظاهر المشكالت ؟*

؟لنفسك لتغییر تلك المظاهرهاما اإلجراءات التي سوف تتخذ*

؟یهانما الفوائد التي سوف تج*

.ائج االستبیانالمراجعة الذاتیة باستخدام نت اآلن ؟كوقتكیف توظف *

من خالل وقتك وعن مستوى مهاراتك الحالیة لتوظیف نفسك عنهما الذي علمت *

؟اإلستبیان السابق

حدا أعلى ضع(ما المجاالت التي تود تنمیتها خالل األشهر الثالثة القادمة ؟ *

.) في ثالثة مجاالت لتعمل علیها معا في وقت واحدلنفسك

ل كذلك في المنز(ي یضیع فیها وقتك حالیا أثناء یوم العمل قائمة لألنشطة الت ضع*

). شئتإن

تكون قد أوفیت بأهداف عملك ؟ یها حتى ما الواجبات األساسیة التي یجب أن تؤد*

). الوظیفي توصیفال العون الكبیر من خالل ون هذه سوف تجدمفي حالتك(

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٠

ملك ؟ وضع أولویات عك ، و عادة عند اتخاذ قرارهكیف تتج*

أو غیرهم، .. أو العمالء مؤسسةالتصال بزمالئك أو طاقم العمل بالي عندما تجر*

ي المعتاد ؟ها مما الطرق التي تستخد

ذلك ؟ ضع قائمة بما یجب توصیله وكیف فعلت كهل هناك طرف أكثر فاعلیة لعمل*

ذلك حتى اآلن ؟

في أي وقت من النهار تشعر أنك في كامل طاقتك ووعیك ؟ *

؟أي أنواع الواجبات تقوم بتنفیذها في هذا الوقت *

بعد أن تكون قد أجبت على األسئلة السابقة، فسوف یتوفر لك اآلن صورة شاملة

من . وعلیك أن تستعمل إجابتك كنقطة للبدایة. لقدراتك الذاتیة على توظیف وقتك

لدیك تالال من العمل فأنت تعلم أن. رق الفرد في أحداث الیوم أثناء العملغالسهل أن ی

الذي یجب أن تؤدیه، لذا یجب علیك أن تخوض في خضم تلك التالل یوما بعد یوم،

إن الوسیلة الوحیدة التي تستطیع بها . ولكنك ال تشعر أبدا أنك تحقق النجاح المنشود

تغییر طریقة العمل التي تسیر علیها هي أن تتخذ خطوة للوراء تبحث من خاللها ما

عمله في الوقت الراهن، ثم بعد ذلك تقریر التغییرات التي یمكنك أن تجربها تقوم ب

حتى تصبح أكثر فاعلیة في عملك، لیست المسألة أن تجري التغییر من أجل التغییر،

ولكنك في حاجة إلجراء التغییر حتى تجني ثمار إعادة التفكیر في طریقة حیاتك، وأن

إن االستبیان . قك وأن تحیى حیاة أكثر اتزاناتقلل مستوى الضغوط التي تقع على عات

الذي فرغت من إتمامه قبل ذلك یوجه تفكیرك ألداء بعض المهام الخاصة بأسالیب

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣١

عملك، وكم من الوقت یضیع نتیجة لذلك، وال یكون ذلك إال بزیادة وعیك بالمشكالت

عد ذلك أن ثم یمكنك ب. التي تضیع وقتك، وهذا یدفعك ألن تتخذ بعض االختیارات

. تقرر أي المجاالت تخوض فیها أوال حتى تجني أكبر الفوائد

/ اإلسم م ٢٠٠: / / التاریخ :التوقیع

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٢

التسـویـف

كما هو الحال بالنسبة للمظاهر األخرى لتوظیف الوقت بأن تتأمل نفسك بشكل محدد جدا

.وأن تحدد المجاالت التي ترغب في تنمیتها

.ث درجات فأقلعلیك بوضع قائمة لتلك المظاهر التي سجلت ثال-١

إذا كان هناك أكثر من ثالثة مظاهر سجلت تلك الدرجة، فحدد منها الثالثة التي -٢

.یكون لها التأثیر األكبر على أداء عملك

قد تكون هناك مهام . قم بتحدید أربعة أو خمسة واجبات تعلم أنك انتهیت منها تماما-٣

مهام اعتدت أن تضعها أو قد تكون هناك. محددة ظلت معلقة في رأسك لبعض الوقت

.جانبا وتؤخر تنفیذها

واآلن قم بوضع قائمة باإلجراءات التي ترى أنه من الضروري اتخاذها حتى -٤

.تمضي في العمل قدما إلى األمام

التغلب على التسویف

هل تظن أن العمل غیر مهم بصفة . هنك تصورا للسبب الذي یدفعك للتسویفذضع في

قرر متى . تؤدي بسرعة أو تتخلص منه إذا كان توقیته غریباخاصة؟ إذن علیك إما أن

وعندما تكون قد أتممتها سوف " واجبات حتمیة األداء"یمكنك أداءه، وقم بإضافة لقائمة

عندما. تكون في إطار ذهني إیجابي كما سیتولد لدیك دافع أقوى ألداء الواجبات األخرى

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٣

اهلك ألیام وأسابیع، فإنها سوف تستنزف تكون لدیك واجبات غیر مریحة معلقة على ك

لذلك علیك أن تقوم بتنمیة عادة جدیدة في . حیویتك وطاقتك وتسبب لك الكثیر من االكتئاب

.نفسك تدفعك للقیام بتنفیذ الواجبات غیر المریحة أوال

قم بتفتیت الواجبات الضخمة إلى أجزاء صغیرة تستطیع التعامل معها، ثم ضعها في خطط

بعضها سوف یعتمد على البعض . ءات التي علیك اتخاذها ورتبها تبعا ألولیاتهااإلجرا

.ذلك یضمن لك إتمام تنفیذ المهمة بأكملها في وقتها المحدد. اآلخر الذي تم تنفیذه أوال

قائمة المراجعة

حدد مهام العمل لهذه اللحظة، تلك التي تستغرق خمس دقائق أو أقل تتضمن تلك المهام ما

-:لي ی

تجمیع كل األوراق التي لها عالقة بالمشروع داخل ملف واحد، بحیث یكون كل شيء

.مهیأ أمامك لتبدأ

قراءة الوثائق المهمة التي لها عالقة بالمهمة أوال .

،إدراج قائمة باألفراد الذین قد یكونون على عالقة وثیقة بالمشروع وتحدید أسمائهم

وتوضیح أدوارهم

. الهاتف الخاص بكل واحد منهم ورقم

التحدث إلى أحد الزمالء عن كیفیة الدخول في المشروع .

/ اإلسم م / / :التاریخ

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٤

اإلستبیان الثالث

نمـوذج تقییمـي خـاص بكیفیـة إدارة وقتـك

- :ضع أمام كل سؤال العالمة التي تكون أقرب الحقیقة

ما مدى مقدار إجادتك لتوظیف وقتك اآلن ؟-١

إلدارة وقتي ال تسبب لي مشكلةأن إجادتي: جید جیدا .

ال مشكلة، على الرغم من أني أشعر في بعض األحیان أني واقع تحت ضغط.

أشعر بأني دائما تحت ضغط .

اشعر بأن حیاتي غیر متوازنة، ال أفعل شیئا غیر العمل، ولیس لدي وقت للعب.

عملي هو كل حیاتي، لذا أقوم بالتركیز على ذلك فقط .

ع أهدافا وواجبات واضحة لكل یوم ؟هل تض-٢

نعم

أحیانا

ال

هل تنتهي واجباتك وأهدافك الیومیة ؟-٣

نعم

أحیانا

ال

هل تعلم أین یضیع وقتك أثناء النهار ؟-٤

دائما

غیر مؤكد

أبدا

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٥

لیوم تقوم فیه بتنفیذ أهم هل أنت واع، ألفضل أوقاتك أثناء النهار، هذا الجزء من ا-٥

واجباتك ؟

دائما

أحیانا

أبدا

ائمة لألشیاء التي یجب علیك عملها، هل تضع أولیات ـندما تقوم بعمل قــع-٦

للواجبات ؟

نعم

أحیانا

ال

هل تضع تصورا لعدة وسائل لالتصال ثم تختار منها أكثرها كفاءة لتنفیذ المهمة ؟-٧

دائما

غالبا

ال

هل تقوم ببذل الجهد ألداء مهام عملك خالل ساعات العمل الرسمیة ؟-٨

نعم

أحیانا

ال

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٦

هل لدیك ذات االنضباط أمام المواعید النهائیة للعمل، كما یفعل فریق العمل الذي -٩

یتبعك ؟

دائما

أحیانا

ال

ي، وكذلك عمل غیرك ؟ عن غیرك في تنظیم عملك الشخصؤهل تشعر بأنك كف-١٠

ال

أحیانا

نعم دائما.

:االســم

:التوقیـع

:التاریـخ

!!

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٧

: الیوم م : / / التاریخ

الفترة الثانیةالفترة األولى

اإلستخــــدام الوقت اإلستخــــدام الوقت

٥ ٨٫٣٠

٥٫٣٠ ٩

٦ ٩٫٣٠

٦٫٣٠ ١٠

٧ ١٠٫٣٠

٧٫٣٠ ١١

٨ ١١٫٣٠

٨٫٣٠ ١٢

١٢٫٣٠

١

١٫٣٠

النموذج األولنموذج لسجل زمني شخصي یجب إتمام بیاناته كل نصف ساعة

: اإلسم :التوقیع

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٨

النموذج الثاني

نموذج لخطة عمل

نوع الهدفالهدف

ما أهمیة ذلك ؟٤-١-٥-٢-٦-٣-

:على اآلخرین :الفائدة الرئیسیة التي تعود على

الحلول العوائق ١ -١-٢-٢-٣-٣-٤-٤-٥-٥-٦-٦-٧-٧-

تاریخ اإلنجاز تاریخ البدایةعدد

الساعات نتائج تم تحقیقها

نوع المهام المطلوب إنجازها

دارون اا

روارد اإدارة ا

٣٩

النموذج الثالث

نموذج خاص بأولویات الواجبات

تاریخ البدء األولویة الواجبات تاریخ

اءاإلنتهمراجعة التقدم

دارون اا

روارد اإدارة ا

٤٠

النموذج الرابع

یعة موزعة على النشاطات مضیعات الوقت كما أجملها ماكنزي في خمسة وثالثون مض

الرئیسیةاإلداریة

الرغبة في إنجاز العمل منفردا .االنخراط في األعمال الروتینیة

. غیر فعال تفویض . تدني في مستوى التحضیر

.االفتقار إلى التنسیق .عدم القدرة على إدارة النزاع

.عدم مالحظة التغیرات : المشكالت الخاصة بالموظفین

.موظفین غیر مدربین .موظفین غیر مناسبین

تأهیل أعلى أو أقل من المطلوب

عدم التنظیم الشخصي قیام بالعمل أكثر من مرة

جهود متكررة عدم وضوح السلطة والمسؤولیة

وجود أكثر من رئیس لموظف واحد

عدم وجود أهداف وأولویات تطویل في األولویات

ترك النشاط قبل اإلنتهاء منه مشكالت إداریة طارئة

عدم وجود موعد نهائي لإلنجاز محاولة إنجاز الكثیر في وقت واحد

التأجیل

قرارات هزیلة الحاجة إلى حقائق

قرارات بواسطة مجموعة

.اإلجتماعات غیر المجدیةعدم وضوح اإلتصاالت الرأسیة واألفقیة

.سؤ الفهم !!.الرغبة في التسلیة

)زوار ومكالمات ( مقاطعات عدیدة عدم وجود معاییر رقابیة

كمة وجیدة رقابة مح عدم فاعلیة في اإلدارة

!! عدم قدرة اإلداري على اإلجابة بالنفي

دارون اا

روارد اإدارة ا

٤١

بحث السابق والذي قمت بإعداده متم من سیاق الوفي األخیر أعزائي القراء وكما الحظ

أنه موجه لفئة . لمدراء اإلدارات ورؤساء األقسام في مؤسسة محمد أحمد جمعان في الیمن

معینة وهم اإلداریون في المؤسسات بشكل عام سواء أكانت تجاریة أم خدمیة أو حتى

/ تشجیع األخ والزمیل في صیغة ملف بي دي إف بعد الكتیبوقد أعددت هذا .. إجتماعیة

اغي لنشره على اإلنترنت آمال من اهللا أن یستفید منه األخوة القراء یإبراهیم محمد الس

وكما وضحت سابقا كان قد أعد بیوهذا الكت.. والمهتمین بكیفیة تنظیم وإدارة أوقاتهم

حق في أثناء عملي في مؤسسة محمد أحمد جمعان وهو یعود لمكتبة المؤسسة ولیس لي ال

ولكن لمعرفتي الشدیدة لحبهم .. نشره إال بعد إستثناء من یملك الحق وهم مالكي المؤسسة

مجاني وال أحتسب علیه أي أجر سوى دعوة ال للخیر ونشر المعرفة فإني أضع هذا الكتیب

والسالم علیكم ..ولكل من ساهم في نشر الكتیبلي ولهم .. من أخ مسلم في ظهر الغیب

... وبركاته ورحمة اهللا

عبدالباسط السعیدي

دارون اا

روارد اإدارة ا

٤٢

!!

٤٣