Новые возможности систем управления корпоративным контентом - от управления т управления документами к нацеленности на документами к нацеленности на достижение результатовдостижение результатов

«CompanyMedia4You - Нити управления»

СЭД: Документирование деятельности

в интересах управления

ЕСМ: Управление неструктурированной

информацией

1.1. Электронные Электронные регистрационные журналы регистрационные журналы

2.2. Хранение электронных Хранение электронных образов и подлинниковобразов и подлинников

3.3. Процессы жизненного Процессы жизненного цикла документов:цикла документов:

1.1. электронное электронное согласование и согласование и визированиевизирование

2.2. электронные поручения электронные поручения и уведомления и уведомления

4.4. Электронный контроль Электронный контроль исполненияисполнения

5.5. Автоматизация деловых Автоматизация деловых процессовпроцессов

Управление документами. Предметная областьУправление документами. Предметная область

“…“…Enterprise Content Management Enterprise Content Management (ECM) – (ECM) – это технологии, используемые для это технологии, используемые для захвата, управления, хранения, захвата, управления, хранения, сбережения и предоставления сбережения и предоставления контента и документов. контента и документов.

Инструменты и стратегии Инструменты и стратегии ЕСМ призваны управлять ЕСМ призваны управлять неструктурированной информациейнеструктурированной информациейорганизации, где бы эта информация организации, где бы эта информация не находилась…”.не находилась…”.

Источник www.aiim.orgИсточник www.aiim.org

Пути расширения горизонтовПути расширения горизонтов

От документационного обеспечения…От документационного обеспечения… ……К управлению деятельностьюК управлению деятельностью

Точность и полнотаТочность и полнота(исключение потерь и искажений)(исключение потерь и искажений)

Упорядочение и Упорядочение и регламентированное хранениерегламентированное хранение

ИндивидуальноеИндивидуальноеавторствоавторство

ОбеспечениеОбеспечениедолговременнойдолговременнойцелостностицелостности

ДокументДокумент ВзаимодействиеВзаимодействие

ВысокаяВысокаядоступностьдоступность

Произвольность формыПроизвольность формы

КоллективноеКоллективноетворчествотворчество

В границах процессаВ границах процесса

Управление документами и управление Управление документами и управление деятельностьюдеятельностью

В то время как системы управления деятельностью порождают все большиеВ то время как системы управления деятельностью порождают все большиеобъемы цифровой деловой информации, объемы цифровой деловой информации, системы управления документами системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлятьдолжны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять

«Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей «Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей и разработчиков. Сложность приводит к тому, что продукты трудно и разработчиков. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство»за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство»Рэй ОззиРэй Оззи ( (Создатель Создатель Lotus Notes)Lotus Notes)

Мечта СЭД/ЕСМ – достичь того «совершенного мира, когда нужная Мечта СЭД/ЕСМ – достичь того «совершенного мира, когда нужная информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов». с использованием правильных инструментов». (Ken Bisconti is IBM’s Vice President, (Ken Bisconti is IBM’s Vice President, ECMECM Products and Strategy) Products and Strategy)

Бизнес-ценность – во взаимодействии компонентБизнес-ценность – во взаимодействии компонент

•Управление документами:

•Формализованная обработка ответственных документов

•Социальная среда:

•Контекстное взаимодействие людей, документов, задач

•Кейс менеджмент:

•Управляемая нацеленность на результат

•Аналитика контента:

•Принятие решений, основанное на фактах

Корпоративные вычисления Корпоративные вычисления 2010-20202010-2020Согласно новым воззрениям Согласно новым воззрениям AIIMAIIM

СЭД. Ключевые элементыСЭД. Ключевые элементы

•Документирование как сервис:

•корпоративная архитектура

•мультиязычность

•безопасная СЭД

•«кроссвзаимодействие» (межведомственность)

•Социальная среда:

•сервис обсуждения

•Кейс менеджмент:

•Управляемая нацеленность на результат

•Персонализация контента:

•персональные динамические коллекции документов

•Современный пользовательский интерфейс:

•управление задачами, временем, активностями

•Мобильная СЭД:•доступ из любого места в любое время

Организация работы с точки зрения современной СЭД

Должностные обязанности

Исполнение заданий

Регламентированные процессы

Случайные процессы

Проекты

ИнформацияИнформация

АктивностиАктивности

ПерсональныеПерсональныеколлекцииколлекциидокументовдокументов

ПроцессыПроцессы

•Корреспонденция

•Служебная

переписка

•Сигналы от

процессов

•Отчеты и сводки

•Электронная почта

•Заметки и

комментарии

•Справочная

информация

КорпоративныеКорпоративныеБД БД

•Ини

циат

ивна

я

рабо

та

•Выпо

лнен

ие зад

ач

•Кон

трол

ь

•При

няти

е ре

шен

ий

•Пла

ниро

вани

е

•Кол

лект

ивна

я

рабо

та

Новые требования к управлению Новые требования к управлению документамидокументами

•Сокращение усилий, направленных на учет (больше пользы меньшими ресурсами)

•Сокращение ручных операций

•Снижение операционных затрат

•Ускорение обработки запросов

•Соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования

•Ориентированность на требования бизнеса

•Ускорение доставки до множественных адресатов

Пользователи СЭДПользователи СЭД

Сотрудники функциональных подразделений

Руководители среднего звена

Делопроизводители \ Секретари \ Служба

ДОУ

ТОП-менеджеры

• Автоматизация своих процессов

• Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения.

• Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов

• Согласование и контроль

• Работа с проектами документов, согласование

• Контроль работы исполнителей

• Автоматизация профессиональной деятельности

• Повышение прозрачности процессов.

• Повышение скорости доставки управленческих решений.

• Своевременное получение информации, необходимой для принятия решений.

Основные участники документооборотаОсновные участники документооборота

Специалисты по предметным областям (делопроизводители, сотрудники договорных служб,

юристы, сотрудники служб контроля и т.п.)

Специализированные рабочие места предметных

специалистов, по направлениям деятельности

Линейные руководители подразделений Компании и

исполнители

Универсальные рабочие места участников электронного

документооборота

Руководители высшего звенаАРМ «Руководителя высшего звена» и мобильное рабочее место руководителя на I-Pad

Тип рабочего местаРоль в системе

Новый образ ключевого потребителя СЭДНовый образ ключевого потребителя СЭД

•«Эффективный управляющий»

человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов» организации функционировать и добиваться результатов» (П.Друкер)(П.Друкер)

•Бизнес аналитики

Люди, ответственные за бизнес процессы Люди, ответственные за бизнес процессы организацииорганизации

•Бизнес специалисты

Люди, участвующие в создании ценностейЛюди, участвующие в создании ценностей

«До настоящего времени многие заказчики по-прежнему в своих тендерных запросах подробно расписывают требования к карточкам документов, равно как и российские производители не стремятся изменять ситуацию». Эксперт приводит в качестве примера единственный известный ему прорыв за последнее время от "ИнтерТраста" в системе CompanyMedia, которая имеет гибкий и современный пользовательский интерфейс

http://doc.cnews.ru/top/2012/11/09/rynok_ecm_podtyanut_kompozity_i_oblaka_509319

Александр Бейдер, Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM директор по развитию направления ECM TerralinTerralinkk

Интерфейс. Мнение экспертаИнтерфейс. Мнение эксперта

Адаптация рабочего местаАдаптация рабочего места

•Индивидуальный, настраиваемый внешний вид рабочего места.

•Доступ ко всем текущим активностям

•Единая точка входа:

•к поручениям, заданиями, состоянию дел, результатам работ

•приближение пользователя к его данным

Персонализация: Персонализация:

Каждый настраивает внешний вид и расположение панелей под свои текущие задачи или предпочтения.

Персонализация:Персонализация:

Рабочее пространство делиться по вертикали или по горизонтали

Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы

Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу

Список разделов настраивается под нужды сотрудника

Ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

Управление рабочим временем, Управление рабочим временем, нацеленность на результатнацеленность на результат

•Повышение продуктивности работы

•Освобождение головы от запоминания текущих задач

•Корреляция с кейс-менеджментом

«Для меня появление системы (CompanyMedia) представляется знаковым событием потому, что в новой версии кейс-менеджмент позиционируется как одно из основных нововведений».

«Период, когда кейс-менеджмент больше походил на идею, чем на класс приложений постепенно завершается».

http://mxsmirnov.wordpress.com/2012/10/09/company-media-4-0/

Максим Смирнов, Максим Смирнов, главный архитектор ВымпелКомглавный архитектор ВымпелКом

Кейс менеджмент. Мнение экспертаКейс менеджмент. Мнение эксперта

Advanced Advanced (Adaptive) (Adaptive) Case ManagementCase Management

•Оптимизация достижения результата в любом деле

•Простой просмотр всех документов кейса

•Динамическое управление рабочим циклом

•Инструментарий для быстрой разработки шаблонов кейсов

•Изучение опыта на основе анализа прошлых дел

•Контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы

Процессы Люди

Информация

Компоненты адаптивного кейс-Компоненты адаптивного кейс-менеджментаменеджмента•Метаданные кейс-файла;

•Контакты - заинтересованные лица и организации;

•Документы и электронные формы;

•Бизнес-процессы (Основной процесс в котором кейс-файл участвует как целое и вспомогательные процессы по отдельным документам и задачам);

•Бизнес-правила;

•События/Действия);

•Коммуникации по кейсу;

•Отчеты по кейсу

Мобильная СЭД.Мобильная СЭД. Мнение экспертаМнение эксперта

«Ускорение взаимодействия играет для нас принципиальную роль. Решение, которое предложено компанией ИнтерТраст, изумительно ложится на нашу действительность».

Юрий Кулаков,Юрий Кулаков,Начальник управления документационногоНачальник управления документационногои информационного обеспеченияи информационного обеспеченияаппарата Губернатора Ямало-Ненецкогоаппарата Губернатора Ямало-Ненецкогоавтономного округаавтономного округа

Физические типы рабочих мест Физические типы рабочих мест

2. Планшетный – работа стилусом

Клиент NotesWEB-браузер

1. Обычный компьютер - работа с мышкой и клавиатурой

4. Смартфоны и КПК

3. iPad

Мобильная СЭДМобильная СЭД

Приложение iDocs на планшете Apple iPad

•Предоставляет руководителю все необходимые возможности для удалённой и оперативной работы с документами.

•Позволяет руководителям работать вне своего рабочего места и в режиме offline.

•Простой, удобный, «нативный» интерфейс

•Поддержка русского, англиского и других языков

•Высокая оперативность принятия решений

•Доступ к необходимой информации в любой момент времени

•Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.

Мобильная СЭДМобильная СЭД

При работе с документами пользователь может выполнять следующие задачи:

•Просматривать поступившие на его имя документы и выдавать резолюции или присваивать им статус "принято к сведению"

•Принимать решение об утверждении или отказе в подписи документа.

•Согласовывать проекты документов или перенаправлять на "согласование до визы".

•Исполнять поступившие от вышестоящего руководителя документы или делегировать исполнение.

iDocs

Задачи социальной среды для СЭДЗадачи социальной среды для СЭД•Коллективное создание корпоративных документов в дружественной удобной среде

•Снижение бюрократических барьеров в коммуникациях

•Независимость от третьих сторон, непосредственно не участвующих в достижении целей совместной деятельности

•Взаимодействие с сервисами документационного обеспечения

•Предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование

Сервис «Обсуждение». Сервис «Обсуждение». Первый шаг к социализацииПервый шаг к социализации

Изменение роли Изменение роли «управляющего документами»«управляющего документами»

•От регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей

•Новые зоны ответственности

•Документирование всей значимой для организации информации

•Органичное подключение сервисов СЭД к деловым взаимодействиям

•Поддержка принятия решений